Organisationsbestyrelsesmøde den 22. september 2014, kl KAB, Studiestræde 38, mødelokale 3, 3. sal

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 22. september 2014, kl KAB, Studiestræde 38, mødelokale 3, 3. sal Til stede: Afbud: Fra KAB: Gerd Karlsen, Anette Ågård Nielsen, Hans Laustsen, Erik Moesby Nordstrøm, Thomas Jensen, Annelise Refshauge og Niels Bjerre Degn John Ehrbahn, Palle Rye, Boye Korndal og Rolf Andersson Kurt Rytter, Christian Fries, Frank Carlsen, Jens Løth, Anne Brønnum, Dea Maria Petersen, Finn Larsen og Dorthe Hald Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat Revisionsprotokol... 3 Sager til drøftelse og beslutning: Udpegning af vinder af logo-konkurrencen Ny brochure for Samarbejdet med Furesø Vandforsyning KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale Afskaffelse af diæter ved BL-kurser... 8 Sager til orientering: Fremtidssikring i Vængerne igangsættes Meddelelser fra formanden Nyt fra Byrådet Udlejningsforhold i Farum Midtpunkt - PCB - status Farum Midtpunkt Miljøsagen status Farum Midtpunkt Blok 12 og Farum Midtpunkt boligombygninger status Farum Midtpunkt lavtagene status Farum Midtpunkt forholdene i blokkene Orientering om driftssager Orientering om lancering af Psykiatrilinjen Orientering om beboerklagenævnssager Orientering om Udbetaling Danmark Eventuelt /23

2 Bilag 3: Forslag til 1., 2. og 3. pladsen i logo-konkurrencen... 4 Bilag 4: Udkast til brochure om... 4 Bilag 6.1: Servicerammen... 8 Bilag 6.2: Velkomstbrev... 8 Bilag 6.3: Opslag Ny beboer i opgangen/blokken... 8 Bilag 11: Oversigt over udlejning for perioden den 1. januar 2010 til den 15. september Bilag 20: Oversigt over beboerklagenævnsager /23

3 Inden organisationsbestyrelsesmødet gik i gang, bad Kurt Rytter om få et nyt orienteringspunkt på dagsordenen: Orientering om Udbetaling Danmark. 1. Godkendelse af referat Referatet fra organisationsbestyrelsens møde den 25. juni 2014 er fremsendt til organisationsbestyrelsen med anmodning om eventuelle kommentarer. Der er ikke i den mellemliggende periode fremkommet bemærkninger til referatet, hvorfor dette fremlægges til godkendelse, underskrift og indsættelse i protokollen. Indstilling: at organisationsbestyrelsen godkender referatet, der efterfølgende underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, og det blev efterfølgende underskrevet af formanden. 2. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i bekendtgørelse af lov om boligbyggeri fremlægges selskabets revisionsprotokol, idet det bemærkes, at der ikke siden sidste organisationsbestyrelsesmøde er foretaget indførelse i protokollen. Indstilling: at organisationsbestyrelsen tager ovenstående til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. Sager til drøftelse og beslutning: 3. Udpegning af vinder af logo-konkurrencen Før sommerferien i år udskrev en logo-konkurrence med præmier til de 3 bedste forslag. En 1. præmie på kr., en 2. præmie på kr., og en 3. præmie på kr. 3/23

4 Konkurrencen løb til den 9. juli 2014, og den blev annonceret i Furesø Avis og fik omtale i Frederiksborg Amts Avis. Derudover spredte KAB budskabet om konkurrencen på og på KAB s Facebook-side. Der blev indleveret hele 77 forslag fra mange forskellige steder i landet, dog primært fra Furesø Kommune. Logo-udvalget, som består af Gerd Karlsen, Anette Ågaard Nielsen og Erik Moesby Nordstrøm har i sommerferien haft tid til at kigge på forslagene, og de har udvalgt forslag til 1., 2. og 3. pladsen, bilag 3. Når vinderen er udvalgt, kan der eventuelt udarbejdes en pressemeddelelse med citater fra formanden for og vinderen. Pressemeddelelsen kan sendes til lokalaviserne. Dertil kan KAB udarbejde en artikel til hjemmesiden og magasiner. Det samlede budget for konkurrencen var på kr., og der er anvendt ,25 kr. til præmier og annoncering. Bilag 3: Forslag til 1., 2. og 3. pladsen i logo-konkurrencen Indstilling: at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om 1., 2. og 3. plads i logokonkurrencen og efterfølgende offentliggørelse. Organisationsbestyrelsen godkendte logo-udvalgets forslag til 1., 2. og 3. plads i logokonkurrencen og besluttede samtidig, at der udarbejdes en pressemeddelelse til lokalaviserne med citater fra formanden for og vinderen af logokonkurrencen. 4. Ny brochure for På organisationsbestyrelsesmødet den 10. februar 2014 besluttede organisationsbestyrelsen at få udarbejdet en brochure om af JS/Danmark. Der anvendes midler fra markedsføringskontoen i boligselskabet. Nu har JS/Danmark udarbejdet et forslag til en brochure, hvori forslag til vinderen af logokonkurrencen er indarbejdet. Pris Brochuren er på 12 sider, hvilket medfører, at boligselskabets udgifter udgør kr. inkl. moms. Derudover opkræver JS/Danmark en årlig udgift på kr. for hosting af den digitale version af brochuren. På mødet gennemgås forskellige typer af papir, samt priser for disse. Bilag 4: Udkast til brochure om 4/23

5 Indstilling: at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om godkendelse af brochuren samt valg af papirtype. Dea Maria Petersen gjorde opmærksom på, at brochuren skal gennemskrives og bearbejdes sprogligt, inden den bliver trykt. Erik Moesby Nordstrøm foreslog, at der i brochuren bliver skrevet om, hvilken type lejligheder, der udbydes i. Anette Ågård Nielsen foreslog, at det under Vængerne bliver nævnt, at der er et beboerhus, som alle 3 afdelinger kan benytte. Kurt Rytter bad organisationsbestyrelsen være opmærksom på, at det ikke er en udlejningsbrochure. Han foreslog, at der i brochuren er henvisning til KAB s hjemmeside for yderligere information. Gerd Karlsen roste, at JS/Danmark har fået indarbejdet s nye logo i brochurens illustrationer. Christian Fries havde taget eksempler på papirtyper med til organisationsbestyrelsesmødet med henblik på at vælge papirtype. De forskellige papirtyper blev delt rundt til mødedeltagerne. Kurt Rytter mindede organisationsbestyrelsen om, at JS/Danmark opkræver et årligt beløb på kr. for hosting af den digitale version af brochuren. Organisationsbestyrelsen spurgte til oplaget på brochuren, og Christian Fries oplyste, at brochuren bliver trykt i eksemplarer. Organisationsbestyrelsen godkendte brochuren med de nævnte rettelser herunder udgiften til hosting, og det blev samtidig besluttet, at brochuren bliver trykt på ubestrøget papir. 5. Samarbejdet med Furesø Vandforsyning Bestyrelsesmedlem Erik Moesby Norstrøm har på Farum Vandværks seneste generalforsamling fået afvist sit kandidatur til bestyrelsen for vandværket med den begrundelse, at han ikke ejer en bolig. Det førte til, at organisationsbestyrelsen på mødet den 25. juni 2014 besluttede, at dette afslag skulle uddybes af vandværket, og at regelgrundlaget for dette afslag burde undersøges. 5/23

6 og dets rettigheder Der blev gennemført en lovændring vedrørende forbrugerindflydelse i vandforsyningsselskaber med virkning fra oktober 2010 og en tilføjelse i august Disse lovændringer er dog ikke relevante, da Furesø Vandforsyning allerede opfylder kravene om forbrugerrepræsentation i bestyrelsen. Det er således andelshavere, der her vælger flertallet af bestyrelsens medlemmer direkte. Dialog med Furesø Vandforsyning KAB har kontaktet Furesø Vandforsyning og refereret til hændelsesforløbet. Sagen er blevet behandlet i Furesø Vandforsynings bestyrelse, og den meddeler herefter, at afslaget skyldes, at det alene er ejerboliger, der er andelshavere. Almennyttige boliger kan vælge en repræsentant, der alene har stemmeret til generalforsamlingen, hvilket ifølge Furesø Vandforsyning også var dirigentens forklaring på generalforsamlingen. De henviser derudover til deres vedtægter. I Furesø Vandforsynings vedtægters 3 er det beskrevet, at enhver, der har tinglyst adkomst til fast ejendom i andelsselskabets forsyningsområde, kan blive andelshaver. Dette kriterium opfylder og dets afdelinger. Derudover er det ikke i vedtægterne beskrevet, at et almennyttigt boligselskab alene har stemmeret. Boligselskabets bestyrelse burde således som andelshaver på lige fod med de øvrige andelshavere kunne opstille til valg til bestyrelsen. Disse forhold har vi bedt om kommentarer til fra Furesø Vandforsyning. Vi er i løbende dialog med Furesø Vandforsyning, og på organisationsbestyrelsesmødet gives en aktuel status. Indstilling: at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om det videre forløb. Christian Fries har kigget på Furesø Vandforsynings vedtægter, hvoraf det fremgår, at kun andelsshavere kan stille op til bestyrelsen. er p.t. ikke andelshaver. Ifølge Furesø Vandforsynings egen fortolkning af deres vedtægter er en andelshaver en person, og derfor kan et boligselskab ikke være en repræsentant. KAB deler ikke denne opfattelse af definitionen af en andelshaver. Der var i organisationsbestyrelsen enighed om, at Christian Fries får sagen yderligere belyst blandt andet i forhold til, hvor mange penge hæfter for ved eventuelt medlemskab, og hvilke erfaringer andre boligorganisationer har med lignende sager. Punktet tages op igen på næste organisationsbestyrelsesmøde. 6/23

7 6. KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale Boligorganisationerne har igennem noget tid efterspurgt et øget fokus på den lokale service, som har afgørende betydning for beboernes trivsel og tilfredshed i hverdagen. Beboerne har sideløbende efterlyst bedre information ved indflytning. På baggrund af denne efterspørgsel tilbyder KAB nu at igangsætte en proces, der kan danne ramme for en lokal dialog om og prioritering af den lokale service. Herunder at byde nye beboere velkommen til afdelingen gennem mere målrettet og professionel information. Til dialogen om service er der udviklet et værktøj, der kan bidrage til, at I lokalt får sat fokus på en række servicetemaer. Værktøjet kalder vi Servicerammen, bilag 6.1. Servicerammen er udviklet i et samarbejde med KAB s Forvaltningsudvalg samt de fire Beboerrepræsentantskaber, som har formuleret de obligatoriske servicemål. I hvert tema indgår en række obligatoriske servicemål, som foreslås at være generelt gældende for alle boligafdelinger i KAB-fællesskabet. Den enkelte boligorganisation vurderer de obligatoriske servicemål og beslutter, om man ønsker at tilføje yderligere obligatoriske servicemål for egne afdelinger. Det anbefales, at der i hvert servicetema maks. indgår 3-5 obligatoriske servicemål, der kan afspejle, hvad boligorganisationen særligt har fokus på. Servicerammen indeholder 5 temaer: 1. At bo og leve alment, 2. Service af ude- og fællesarealer, 3. Service på ejendomskontoret, 4. Service hjemme hos beboeren og 5. Service via it. Efter boligorganisationens behandling af servicerammen skal servicerammen diskuteres og udfyldes med eventuelt yderligere servicemål lokalt. Ejendomsleder/driftschef har en dialog med afdelingens medarbejdere om de obligatoriske servicemål og tilføjer i samarbejde med afdelingsbestyrelsen eventuelt yderligere servicemål. I servicerammen indgår KAB s nye velkomstkoncept, bilag 6.2. Til denne del af servicerammen er der under KAB s projekt En hånd til alle udviklet en ny metode og en række redskaber til brug for ejendomskontorernes modtagelse af nye beboere. Den nye velkomst er udviklet på baggrund af erfaringerne fra En hånd til alle, ideer fra de fire Beboerrepræsentantskaber, en arbejdsgruppe med en driftsleder og en driftschef samt en testrunde i 6 afdelinger. Det nye velkomstkoncept fra ejendomskontorerne består af følgende 2 elementer: 1. Driftslederen (eller anden medarbejder) ringer den kommende beboer op og aftaler tidspunkt for nøgleudlevering, samt informerer om lejlighedens stand særligt hvis der er B-ordning. I dag henvender den kommende beboer sig selv til ejendomskontoret. 2. På indflytningsdagen udleverer driftslederen: a) Et velkomstbrev med praktiske og lokale oplysninger herunder info om fejl og mangelliste, info om A- eller B-ordning, vaskeri, tv, internet, beboerlokale og af- 7/23

8 fald. Afsender er boligorganisationen, men brevet udfyldes og udleveres af driftslederen eller anden medarbejder, der står for indflytningen. b) Opslag, bilag 6.3, der kan udfyldes af nye beboere og omdeles via ejendomskontoret i opgangen. Opslaget fortæller f.eks., at Peter og Ditte flytter ind med 2 børn i 1. tv. den 1. juni. c) En magnet der f.eks. kan sættes på køleskabet med ejendomskontorets oplysninger. Afdelingen betaler selv for disse magneter til nye beboere. d) Et visitkort med navn på den medarbejder, der flyttede beboeren ind og et telefonnummer, der er aktivt i hele arbejdstiden i 14 dage, hvis der skulle opstå problemer. Afdelingen betaler selv for visitkort og eventuelle omkostninger for telefonnummer. Processen med servicerammen behandles af organisationsbestyrelserne og efterfølgende i afdelingerne i løbet af efteråret 2014 og det tidlige forår Målet er, at den samlede proces på både organisations- og afdelingsniveau er gennemført med udgangen af juni Bilag 6.1: Servicerammen Bilag 6.2: Velkomstbrev Bilag 6.3: Opslag Ny beboer i opgangen/blokken Indstilling: at organisationsbestyrelsen beslutter, - at de foreslåede obligatoriske servicemål, der indgår i servicerammen, kan godkendes og derefter fastlægger den videre proces. - om der lokalt i boligorganisationens afdelinger skal indgå yderligere obligatoriske servicemål i servicerammen end de allerede fastsatte. - at det nye velkomstmateriale indgår i boligorganisationens obligatoriske servicemål i servicerammen. Organisationsbestyrelsen besluttede at godkende de foreslåede obligatoriske servicemål, der indgår i servicerammen og derefter at fastlægge den videre proces. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der lokalt i boligorganisationens afdelinger skal indgå yderligere obligatoriske servicemål i servicerammen og derefter fastlægges den videre proces. Organisationsbestyrelsen besluttede, at det nye velkomstmateriale skal indgå i boligorganisationens obligatoriske servicemål i servicerammen. 7. Afskaffelse af diæter ved BL-kurser Der er i dag en praksis, hvor beboervalgte ved deltagelse i et BL-kursus får udbetalt en dagsdiæt på 116 kr. 8/23

9 Sidste år var der 119 deltagere fra 17 boligorganisationer, der havde i alt 201 kursusdage, der deltog i et BL-kursus og dermed har fået udbetalt diæten. Der er to forhold, der begrunder indstillingen om afskaffelse af diæter ved BL-kurser. 1. Diæter er ikke skattepligtige, men de skal indberettes til SKAT. Hvis man derfor er på kontanthjælp, vil diæten blive modregnet. Det betyder, at nogle deltagere er bedre stillet end andre. 2. Der er uforholdsmæssig meget administration forbundet med udbetalingen, så det langt overstiger det beløb, den enkelte får udbetalt. Organisationsbestyrelsen for SAB har på deres møde den 22. april 2014 besluttet helt at afskaffe diæter i forbindelse med kurser. Afskaffelsen af diæter vil ikke påvirke muligheden for at få transportgodtgørelse, der videreføres efter de gældende regler. Indstilling: at organisationsbestyrelsen beslutter, at diæter til BL-kurser afskaffes. Organisationsbestyrelsen besluttede, at diæter til BL-kurser afskaffes. Sager til orientering: 8. Fremtidssikring i Vængerne igangsættes Projektet med at fremtidssikre almene boliger i KAB-fællesskabet er nu blevet revideret og videreudviklet til en version 3.0. Det betyder, at endnu flere boligafdelinger kan få gavn af de forskellige erfaringer herunder Nordvænget I+II og Sportsvænget. har allerede bevilget midler til fremtidssikring af Vængerne, og projektet kan nu igangsættes. Det indledende arbejde med at tage billeder af afdelingerne og skitsere processen for projektet er allerede gennemført. I løbet af efteråret kommer vi til det konkrete arbejde med udarbejdelsen af fremtidssikringsanalyserne. I dette forløb vil afdelingsbestyrelserne blive præsenteret for forskellige forslag på baggrund af interviews samt bygnings- og tegningsgennemgange. Dette fungerer som grundlag for en drøftelse af de bygningsmæssige fremtidsperspektiver for afdelingerne. På nærværende møde udleveres 2 brochurer. En brochure om hvad fremtidssikring grundlæggende går ud på og en brochure rettet mod afdelingsbestyrelserne og det konkrete arbejde. 9/23

10 Hvad er Fremtidssikring? Fremtidssikring er et værktøj til at sikre modernisering og forbedring af boliger og boligområder, så de bliver ved med at være tidssvarende og attraktive. Det handler om at skabe tidssvarende boliger og boligområder til en kvalitet og en pris, som beboere kan og vil betale. Det er afgørende for at forblive en velfungerende afdeling med engagerede beboere, der har lyst til at blive boende i mange år. Christian Fries rundsender de 2 brochurer til organisationsbestyrelsen. 9. Meddelelser fra formanden Formanden orienterer om eventuelle aktuelle sager. Gerd Karlsen fortalte, at medlemmerne af KAB s repræsentantskab i sidste uge har modtaget forslag til KAB s målsætningsprogram. Deadline for tilbagemelding er den 28. september Kurt Rytter, Hans Laustsen og Gerd Karlsen har været til møde med Niels Thygesen i Furesø Kommune vedrørende fællesarealerne i Farum Midtpunkt. Lørdag den 20. september 2014 blev der afholdt åbent hus og markedsdag i Farum Midtpunkt. Arrangementet blev en stor succes med rigtig mange fremmødte. Gerd Karlsen takkede markedsføringsgruppen for det flotte arrangement og deres store arbejdsindsats. Anette Ågård Nielsen fortalte, at hun har talt med Rolf Andersson vedrørende programmet til s seminar den 14., 15. og 16. november Herudover skal vi have det endelige deltagerantal på plads hurtigst muligt. Forvaltningsrevisionen er på programmet om fredagen. Det blev besluttet, at Christian Fries vælger hvilke områder, der skal tages op. 10/23

11 10. Nyt fra Byrådet Niels Bjerre Degn orienterer om eventuelle aktuelle sager. Niels Bjerre Degn havde ikke noget nyt at orientere om, men vil tage relevante emner fra organisationsbestyrelsesmødet med tilbage til Byrådet. Organisationsbestyrelsen tog beretningen til efterretning. 11. Udlejningsforhold i Udlejningssituationen afdelingerne Udlejnings- og fraflytningsprocenterne i familieboliger for er følgende: Antal 2010 % 2011 % 2012 % 2013 % 1/ Sportsvænget ,3 2 4,8 5 11,9 2 4,8 3 7,1 Nordvænget I , ,5 2 1,7 Nordvænget II , , ,0 11 5,5 Farum Midtpunkt , , , ,3 203* 12,7* 15/9- % *Der er i perioden genudlejet 203 boliger heraf 30 genhusninger og 51 boliger i blok 45 (ud af 54 mulige) og 20 ombyggede boliger (ud af 27 mulige). Når genhusning og udlejning af blok 45 og ombyggede boliger trækkes ud, giver det en nettoudlejning på 102 boliger svarende til 6,4 %. I samme periode er der fraflyttet 126 boliger svarende til 7,8 %. Fraflyttet dækker over flytninger ud af Farum Midtpunkt såsom dødsboer, fogedudsættelser og almindelige flytninger. Genhusninger internt i afdelingen er ikke medtaget. Den 1. september 2014 blev der indberettet 1 stk. tom bolig i Farum Midtpunkt med lejetab til Landsbyggefondens database. Oversigt over udlejning for perioden 1. januar 2010 til 15. september 2014 er vedlagt som bilag 11. Udlejning af boliger til flygtninge På baggrund af beslutning på organisationsbestyrelsesmødet den 25. juni 2014 er der indgået aftale med Furesø Kommune om leje af 2 boliger i Farum Midtpunkt til brug for flygtninge. Aftalen løber frem til den 31. december /23

12 s udlejningsaftale med Furesø Kommune Organisationsbestyrelsen godkendte den 24. juni 2013 kriterierne for fleksibel udlejning herunder at borgere, der søger efter skilsmissekriteriet, skal være bosiddende i Furesø Kommune. Ved gennemskrivning af aftalen i marts 2014 faldt ordene i Furesø Kommune ud ved en fejl. Det medførte, at Furesø Kommune afviste at godkende aftalen. Sagen blev taget op på organisationsbestyrelsesmødet den 25. juni 2014, uden at der skete en kontrol af den oprindelige beslutning fra juni 2013, hvorfor der blev truffet en beslutning om at afvise at tage ordene i Furesø Kommune ind i aftalen på et forkert grundlag. Administrationen går ud fra, at organisationsbestyrelsen står ved beslutningen fra juni 2013 og ser bort fra beslutning taget juni Udlejningssituationen Farum Midtpunkt Udsættelser Farum Midtpunkt Der er i 2012 effektueret 51 udsættelser i Farum Midtpunkt. I 2013 er der effektueret 33 udsættelser. I perioden 1. januar til 9. september 2014 er der effektueret 14 udsættelser (9 foged, 3 nøgleafleveringer, 2 fastholdt). Genhusning Farum Midtpunkt Der er pr. 1. september 2014 reserveret 24 boliger til genhusning. Udlejning via lokal ejendomsmægler EDC og home har tilsammen anvist 11 familier, siden aftalen blev indgået i juli Åbent hus september 2014 Der afholdes et stort åbent hus arrangement den 20. september Der er udarbejdet en særlig præsentationsfolder af Farum Midtpunkt og en flyer vedrørende åbent husarrangementet. Præsentationsfolder og flyer er sendt ud til ca opnoterede, der har Farum Midtpunkt som ønsket afdeling, ligesom der skete en omdeling på Almene Boligdage i Bella Centret. Genudlejning af Blok 44 Genudlejning af Blok 44 er sat i gang. Boligerne lejes ud pr. 15. december Der er sendt orienteringsbrev om ledige boliger så betids, at de boligsøgende har mulighed for at komme til åbent hus den 20. september Der er forventeligt 8 midlertidige genhusede familier, der skal retur til Blok /23

13 Genudlejning af ombyggede boliger Blok 24, 25 og 26 Der skal genudlejes i alt 12 boliger - 6 stk. til den 1. december 2014 og 6 stk. til den 15. januar Genudlejningen er begyndt. Aktuelt er der 6 boliger, der ikke er udlejet. Vurdering af udlejningssituationen i Farum Midtpunkt Det går ikke helt tilfredsstillende med udlejningen. Der har de seneste par år været en støt efterspørgsel på boliger i Farum Midtpunkt, og en del har ladet sig skrive op på ventelisten. Henover sommeren 2014 er der dog blevet længere imellem ja-tak svarene, og det tager længere tid at få den enkelte bolig genudlejet. Åbent hus arrangementet den 20. september 2014 har til formål at skabe fornyet interesse for Farum Midtpunkt og få endnu flere til at tilvælge afdelingen. Selvom succeskriteriet på, at 80 % af boligerne er udlejet inden den 15. september 2014, blev nået for Blok 45, er der bekymring omkring udviklingen. I de kommende år skal Farum Midtpunkt fastholdes i den positive udvikling, ved at afdelingen fortsat bringes i de boligsøgendes erindring som en positiv tilvalgsmulighed. Opbygningen af ventelisten til 4-rums boligerne skal fastholdes og udvides. Samlet set skal markedsføringen af Farum Midtpunkt intensiveres i takt med, at blokkene under PCB-renovering bliver færdige til genudlejning. Fra KAB s side vurderer vi aktuelt udlejningssituationen som tilfredsstillende, men en lille bekymring om udviklingen på sigt, når de kommende PCB-renoverede blokke frigives. Bilag 11: Oversigt over udlejning for perioden den 1. januar 2010 til den 15. september Farum Midtpunkt - PCB - status Blok 46 Ekstra opgaver og udbedring af mangler i fortsættelse af 1-års gennemgang er nu i gang. Byggeregnskabet er endnu ikke modtaget fra revisionen. Blok Blok 45 er klar til indflytning den 15. september 2014, og Blok 44 vil være klar den 15. december Det er cirka 2 måneder før aftalt og reducerer lejetabet med et væsentligt beløb. 13/23

14 Samarbejdet med entreprenør og bygherrerådgiver forløber stort set fint. Især er der lige nu fint samarbejde mellem driften og entreprenøren i forbindelse med færdiggørelsen af Blok 45, hvor driften udfører en del driftsopgaver før indflytning. Desværre har der i flere tilfælde været forhøjet indhold af PCB i afkastluft fra luftrenserne. Dette har ført til, at Furesø Kommune har sendt en indskærpelse om at overholde de opstillede miljøvilkår for projektet. Furesø Kommune var også på uanmeldt tilsyn i juni, hvor der beklageligvis var en del unøjagtigheder, der har ført til en række spørgsmål og krav. Der arbejdes målrettet på fejlsøgning, forbedring af dokumentation, optimering af arbejdsprocesser m.m. Desværre er der også p.t. en mulighed for en tvist mellem bygherre og entreprenør. Da kontrakten for Blok skulle indgås, var der lange forhandlinger, der både omhandlede afslutning af Blok 46 og vilkår for arbejdet i Blok Et af kernepunkterne var luftrensere. Luftrenserne består af flere dele - en ventilator, et kulfilter, der optager PCB en samt et partikelfilter. Da PCB-renovering stadig er en ny opgave, findes der ikke mange erfaringer, og det er således svært at forudsætte levetid for kulfiltrene, der skal udskiftes, når de er mættede. Derfor blev det besluttet, at bygherre påtog sig denne risiko. Imidlertid er der nu uenighed om, hvorvidt risikoen dækker hele luftrenseren eller blot en del af den kulfiltret. 13. Farum Midtpunkt Miljøsagen status På det seneste organisationsbestyrelsesmøde blev organisationsbestyrelsen orienteret om, at der var udfordringer med tilslutninger af VVS- og El-tilslutninger i gennembrydningen i Blok A. Det er løst, og der er ved at blive lagt sidste hånd på at færdiggøre overflader i gennembrydningen. Det er besluttet at inddække den fritlagte repos på niveau 3 med glas for at give mulighed for ugeneret passage af repossen. Aktivitetspladsen er i god fremdrift og forventes færdiggjort til december 2014 sammen med den ny boldbane. Sideløbende med arbejder på aktivitetspladsen og boldbanen sker der terrænreguleringer af rabatten mod Frederiksborgvej og afsætning af belysning af træerne i rabatten. Byggesagen forventes gennemført efter godkendt plan og økonomi. 14/23

15 Efter aflevering af gennembrydningen, aktivitetsplads og boldbanen igangsættes etableringen af ny stålsti på langs af blokkene fra Birkhøjmarken til den kommende plads foran plejecenteret mod syd. Indstilling: at organisationsbestyrelsen taget orienteringen til efterretning. 14. Farum Midtpunkt Blok 12 og 13 På organisationsbestyrelsesmødet den 25. juni 2014 blev bestyrelsen orienteret om, at der var indgået forlig om forlænget byggetid med aflevering den 1. marts 2014 og forventet indflytning den 1. april Der ud over blev bestyrelsen orienteret om, at den afholdte opmandsvurdering medførte en beregnet ekstrabetaling til entreprenøren på ca. 3,1 mio. kr. inkl. moms for håndtering af affald samt betaling for massive betondæk, som entreprenøren ikke kunne se i udbudsmaterialet. Belysningsarmaturer i terræn kunne ikke blive afgjort og søges i øjeblikket løst ved forlig. Hoffmann har den 4. juli 2014 meddelt, at de ikke ønsker at følge opmandsvurderingen, men vil have uenigheden afgjort ved en voldgiftsafgørelse. Bygherre har endnu ikke modtaget en meddelelse om indbringelse for Voldgiftsnævnet. Byggesagen er belastet af meget store krav om ekstrabetalinger for ekstraarbejde og honorarkrav fra totalrådgiver, JJW, for især øget rådgivning i forbindelse med mange projektændringer og -justeringer samt omfangsændringer, der er nødvendige at iværksætte for at sikre, at byggeriet gennemføres, som forventet. Det belaster både samarbejdet mellem tilsynet, entreprenøren og bygherre, belaster økonomien og byggetiden, som på nuværende tidspunkt er bag ud i forhold til den tidsplan, der blev godkendt i april For at presse Hoffmann til at udarbejde en tidsplan for byggeprocesserne og for at sikre, at der er overensstemmelse mellem det leverede og det udbetalte til Hoffmann, bliver der foretaget tilbageholdelse i ratebetalingerne. Det betyder, at der er sket tilbageholdelse på 50 % af ratebetalingen for maj og 100 % tilbageholdelse af ratebetalingen for juni, juli og august /23

16 Der arbejdes intenst af totalrådgiver, bygherrerådgiver og KAB på at få Hoffmann til at leve op til sit ansvar som hovedentreprenør og fremlægge en tidsplan, der kan bygges efter, og som kan anvendes til at synliggøre aflevering, som forudsat i aftalen om byggetidsforlængelse fra april Der foreligger endnu ikke en godkendt tidsplan for den resterende byggeperiode. Det er bygherrerådgivers og totalrådgivers klare opfattelse, at Hoffmann sagtens kunne øge bemandingen på byggepladsen betydeligt og samtidig synliggøre en brugbar detaljestyring af byggeprocesserne for at øge fremdriften i byggeriet. Tilsynet og bygherrerådgiver søger dialogen med Hoffmann for at få fremdrift og en effektiv byggeproces. I modsætning til byggeudfordringerne er der glædelig forventning hos Susanne Mortensen, socialudvalgsformand i Furesø Kommune, som var på besøg på byggepladsen den 19. august Hun glæder sig over byggeriets gode intentioner og til, at Furesø Kommune kan tage plejecenteret og genoptræningscenteret i brug. I forbindelse med besøget blev navnet på plejecenteret afsløret. Centeret kommer til at hedde Svanepunktet. Indstilling: at organisationsbestyrelsen taget orienteringen til efterretning. 15. Farum Midtpunkt boligombygninger status De første to etaper af boligombygninger er taget i brug henholdsvis den 1. september 2014 og den 15. september Umiddelbart før færdiggørelsen blev det konstateret, at der skulle udføres sikring af faldstammer i den nye type et-plans boliger i dobbeltdækker ombygningen. Arbejdet er omfattende, da der blandt andet skal demonteres en del af køkkenet. Derfor var det ikke muligt at udføre før indflytning. Beboerne er blevet informeret. Udlejningen af de nye 2 og 3 rums boliger forløber fint. Budgettet forventes overholdt. 16/23

17 16. Farum Midtpunkt lavtagene status Renoveringen af tagene er nu afsluttet i Blok 35 og 36, og Blok 33 og 34 forventes afsluttet snarest. Der arbejdes på Blok 31 og 32. Selve arbejdet forløber fint, men der har været og er stadig mange udfordringer med at få trafikken på stamvejen til at glide. Det er aftalt, at der kun må spærres et spor på stamvejen ad gangen, men det er ikke altid, det kan lykkes. Der er ofte store lastvogne, der læsser materialer af og kraner op på tagene. Disse biler har støtteben, der rækker udover den ene bane. Stilladsfolkene har to lastvogne, der næsten dagligt er på pladsen, da opsætning og nedtagning/flytning sker kontinuerligt. Projektet har brug for adskillige affaldscontainere, der også placeres langs stamvejen. Derudover er der også trafik til de andre projekter, hvor også boligombygningsprojektet får materialer leveret til Nygårdterrasserne. Oprydning og placering af materialer sker ikke altid hensigtsmæssigt. Der er nu en skærpet opfølgning på aftaler. Det er aftalt, at det sikres, at containere afmærkes forskriftsmæssigt med lys, at der opsættes rød/hvide bånd som markering ved containere og materialeoplag, og at oprydning intensiveres. 17. Farum Midtpunkt forholdene i blokkene Som helhed, skønnes Farum Midtpunkt som fredeligt og kun få blokke henvender sig om problemer omkring uro. Blok 11 er den blok, hvor der stadig er de største problemer med grupperinger af unge, og deres utilpassede adfærd i og omkring blokken. Forebyggelseskonsulenten har et godt og konstruktivt forhold til nogle af de ressourcestærke beboere i blokken. Oplysninger peger alle mod den samme gruppering af uroskabende unge i aldersgruppen år +/-. De fleste med anden etnisk baggrund end dansk. Der er stadig problemer med hunde af ikke godkendt race, og forebyggelseskonsulenten foreslår, at der snarest udsendes en erindring om regler vedrørende husdyrhold (specielt hunde) og hvilke typer, der ikke kan godkendes i Farum Midtpunkt, enten som et indlæg i Midtpunktet eller som et nyhedsbrev fra forebyggelseskonsulenten. 17/23

18 Gerd Karlsen gjorde opmærksom på, at der er et øget problem med knallerter i Farum Midtpunkt, hvilket også var tilfældet i lørdags ved åbent hus og markedsdagen. Hun efterspørger, at forebyggelseskonsulenten er mere synlig i gadebilledet. Frank Carlsen forklarede, at forebyggelseskonsulenten har begrænsede muligheder, og at hans arbejdsopgaver primært er af forebyggende karakter. 18. Orientering om driftssager Farum Midtpunkt Betonrenovering Betonrenovering og reparation af det katodiske anlæg i Paltholm- og Bybækterrasserne er afsluttet. Det katodiske anlæg eftergås i Birkhøjterrasserne i efteråret Der startes i løbet af september måned 2014 med facaderenovering af de 2 elevatortårne ved 215 i Blok A og nr. 3 i Blok C. Facaden/fundamenterne på de 2 sikringsrum i Blok A mod Frederiksborgvej renoveres. Ovenstående arbejder forventes at være afsluttet medio Renovering/udskiftning af elevator Elevatorerne i Blok A 215 samt Blok C vil være under renovering fra slutningen af september måned 2014 til midten af december 2014 måned. Brunata begyndte den 1. juni 2014 med at aflæse vandmåler og udskifte alle varmemålere, da det har vist sig, at der er problemer med sendeenheden i varmemålerne, som blev monteret sidste år. Udskiftning af varmemålerne udføres som en garantisag. Arbejdet var forventet afsluttet medio juli måned Arbejdet er p.t. ikke endeligt afsluttet, da der mangler omkring 100 restantboliger, som ikke har givet adgang eller er en del af boligombygningssagerne. Driften arbejder tæt sammen med E&P for at klargøre boligerne i Blok 45 til udlejning den 15. september Samarbejdet omkring Blok 45 er forløbet perfekt, og samarbejdet fortsætter med Blok 44, så blokken kan være klar til indflytning den 15. december Ventilationsprojektet Arbejdet med brandlukning og renovering af ventilationssystemet er afsluttet i Blok 45 og forventes at starte i Blok 44 i løbet af november/december måned. 18/23

19 Byggeregnskab for ventilationsprojektet vil først foreligge, når de sidste ventilations- og brandlukningsarbejder er afsluttet i Blok 41 til 44 i forbindelse med afslutningen af PCBsagen. Projektet følger tidsplanen i PCB-renoveringen. Skovvang Der er p.t. 45 boliger udlejet på plejehjemmet, og kommunen forventer at udleje ekstra 5 boliger pr. 14 dag, så det forventes, at plejecenteret er fuldt udlejet den 15. oktober Der har været afholdt 1-års gennemgang med Byggeskadefonden. Rapporten er modtaget og videresendt til entreprenøren/rådgiveren. Der har efterfølgende været afholdt 1-års gennemgang med entreprenøren for uden- og indendørsarealerne. Manglerne er stadigvæk ikke udbedret fra entreprenørens side. Der er efterfølgende blevet konstateret en ny utæthed i taget på et nyt sted. De 3 ombyggede bryggerser Ombygningen er forlængst afsluttet, men der udestår stadigvæk en afklaring af pladsforhold ved en afsætningsbordplade og et fryseskab. Det er totalrådgiveren DOMINIA s vurdering, at det kan løses ret enkelt, men løsningen lader vente på sig til stor frustration fra brugernes side. Der ud over pågår kun almindelige ren- og vedligeholdelsesarbejder. Generelt Ny elev Der annonceres efter en ny elev til. Det forventes, at der afholdes samtaler i uge 40. Uddannelsesforløbet starter pr. 1. november Sportsvænget Vindue/dør projekt Projektet er afsluttet med et godt resultat til følge. Der indhentes tilbud på maling af opgange samt på udskiftning af belysningen til LED-lys i endnu en kælder. Der ud over pågår kun almindelige ren- og vedligeholdelsesarbejder. Nordvænget I Der indhentes tilbud på maling af opgange samt på udskiftning af belysningen til LED-lys i endnu en kælder. Der ud over pågår kun almindelige ren- og vedligeholdelsesarbejder. 19/23

20 Nordvænget II Der indhentes tilbud på udskiftning af belysningen til LED-lys i endnu en kælder. Der ud over pågår kun almindelige ren- og vedligeholdelsesarbejder. Generelt Græsklipper samarbejdet med Midtpunktet er ophørt. Under Vængerne, Generelt bad Anette Ågård Nielsen om at få ændret Maskinsamarbejdet med Midtpunktet er ophørt. til Græsklipper samarbejdet med Midtpunktet er ophørt. 19. Orientering om lancering af Psykiatrilinjen Den 15. august 2014 lancerede KAB et nyt tiltag, som er blevet efterspurgt blandt beboere og ejendomsfunktionærer. Det er en telefonisk rådgivningslinje, som ejendomsfunktionærer og beboere kan ringe til for at få sparring og rådgivning i forbindelse med beboere med psykisk sygdom. Telefonen besvares af fagpersonale fra Psykiatrifonden, og der er åbent på hverdage mellem kl I tidsrummet kl dog kun for akutte henvendelser. Det er gratis for ansatte og beboere i KAB s administrerede selskaber at benytte linjen. Psykiatrilinjen er et forsøg under KAB`s projekt En hånd til alle, og kører indtil videre fra den 15. august 2014 til den 15. august I uge 33 blev der sendt information om linjen ud til samtlige ejendomskontorer, organistionsbestyrelsesformænd og afdelingsformænd. KAB indsamler løbende statistik på brugen af linjen, og til foråret 2015 vil vi evaluere linjen og undersøge, om det er en ydelse, der skal implementeres efter projektets udløb. 20/23

21 20. Orientering om beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges oversigt over verserende og afsluttede beboerklagenævnssager i for perioden Bilag 20: Oversigt over beboerklagenævnsager 21. Orientering om Udbetaling Danmark Udbetaling Danmark blev etableret i 2010 og drives af ATP i Hillerød. Ideen er at samle offentlige udbetalinger ét sted for at opnå effektiv og ensartet behandling af borgerne. I marts 2013 overtog Udbetaling Danmark ansvaret for fastsættelse og udbetaling af den individuelle boligstøtte (boligsikring og boligydelse). Udbetaling Danmark trækker data om den enkelte almene bolig fra et centralt huslejeregister, kaldet Boligportalen. Den er oprettet i Landbyggefondens regi som en udbygning til det eksisterende register over alle almene boliger - Alle boligorganisationer skal indberette til Boligportalen. KAB leverer data til det nye register og kvalitetstjekker data. Det er vigtigt, da Udbetaling Danmark baserer udbetalingen af boligstøtte på disse data. Da der er tale om tilpasning til ny lovgivning og myndighedskrav, er KAB s udgifter hertil inkluderet i den normale boligadministration. De enkelte boligorganisationer har derfor ikke haft direkte omkostninger i denne forbindelse. For den enkelte beboer betyder det, at henvendelser omkring boligstøtten ikke længere kan rettes til kommunen, men skal rettes til Udbetaling Danmark. Det gælder både ved ny ansøgning om boligstøtte og de løbende udbetalinger. Etableringen af Udbetaling Danmark har gjort det lettere at udbetale boligstøtte direkte til boligorganisationen mod en tilsvarende nedsættelse af lejen for den pågældende lejer. Indbetaling af boligstøtten foregår dermed automatisk, og afdelingerne er altid sikret den del af huslejen, som boligstøtten udgør, også hvis huslejen ikke betales. Kurt Rytter orienterede organisationsbestyrelsen om ovennævnte og beklagede, at det ikke er blevet kommunikeret ud tidligere til organisationsbestyrelsen. Gerd Karlsen gjorde opmærksom på, at systemet ikke tager højde for fremlejeretten. 21/23

22 Organisationsbestyrelsen foreslog at spørge Finn Larsen, om der kan udarbejdes et opslag til de afdelinger, der har fremlejeret. Dette bliver sat i værk. Dea Maria Petersen oplyste, at der også kan være udfordringer i forbindelse med genhusninger. Organisationsbestyrelsen accepterede, at de er blevet informeret på bagkant og tog orienteringen til efterretning. 22. Eventuelt Møder i 2014 Organisationsbestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde: Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde , kl i KAB , kl i Farum , kl i Farum Seminar Møder i 2015 Organisationsbestyrelsesmøde Budgetmøde , kl i KAB (ny dato) Forslag til organisationsbestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde: Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde , kl i KAB , kl i KAB , kl i KAB , kl i KAB , kl i KAB , kl i Farum , kl i Farum 22/23

23 Forslag til afdelingsmøder: Nordvænget I , kl Nordvænget II , kl Sportsvænget , kl Plejecenter Skovvang , kl (ny tid) Nordvænget II , kl Generalforsamling: Ejerforeningen Skovvang , kl Gerd Karlsen havde modtaget takkekort fra følgende: Lars Friis takker organisationsbestyrelsen for opmærksomheden i forbindelse med hans fratrædelse i juli Susanne Kühl takker organisationsbestyrelsen for opmærksomheden i forbindelse med hendes fratrædelse i august Inga Seier Petersen takker organisationsbestyrelsen for opmærksomheden i forbindelse med hendes 65 års fødselsdag. Anne Brønnum takker organisationsbestyrelsen for opmærksomheden i forbindelse med hendes 60 års fødselsdag. John Ehrbahn takker organisationsbestyrelsen for opmærksomheden i forbindelse med hans 70 års fødselsdag. 23/23