Organisationsbestyrelsesmøde den 22. august 2016, kl i fælleshuset Mølleengen, Mølleengen 64, 4040 Jyllinge

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 22. august 2016, kl i fælleshuset Mølleengen, Mølleengen 64, 4040 Jyllinge Til stede: Fra KAB: Afbud fra: Indholdsfortegnelse Selskabet: Godkendelse af referat efter afholdt organisationsbestyrelsesmøde den 1. juni Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning: Mulighed for nybyggeri i Svogerslev Status på Generationernes Byhus i Musicon og drøftelse af skitser Nedsættelse af byggeudvalg Musicon og Tunet "Pas på huslejen" 360-grader-analyser og overvejelser om fremtidig drift af nye boligafdelinger Genhusningsstøtte til Ellebo i Ballerup... 8 Sager til orientering: Status på ansættelsen af driftschef Status på Tunet Tag-sag i Mølleengen Nybyggeri Almen+ Tømmergården Frit valg af TV-pakker på vej Udbudsloven og decentrale enheder Orientering om selskabets investeringer Beboerklagenævnssager Orientering om kommende møder 2016/ Eventuelt /15

2 Bilag 15: Beboerklagenævnsstatistik /15

3 Selskabet: 1. Godkendelse af referat efter afholdt organisationsbestyrelsesmøde den 1. juni 2016 Referatet fra ovenfor anførte organisationsbestyrelsesmøde er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Referatet godkendes og underskrives af formanden. 2. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i "Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 93, stk. 5" fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Der er ikke tilført revisionsprotokollen yderligere siden sidste møde. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Sager til beslutning: 3. Mulighed for nybyggeri i Svogerslev Ejendomsudviklingsfirmaet NPV A/S har tilbudt boligorganisationen at erhverve en parcel i udkanten af Svogerslev, hvor der er lokalplanlagt en mulighed for at opføre 21 boliger på i alt m 2. 3/15

4 Bebyggelsens placering Boligerne skal opføres inden for maksimumbeløbet for alment boligbyggeri på kr. Det vil erfaringsmæssigt give en husleje på kr. pr. m 2 pr. år, svarende til kr. om måneden for 100 m 2 lavenergi rækkehus. De vil kunne opføres som AlmenBolig+, hvis dette ønskes. I så fald vil huslejen blive ca. 10 % lavere. Men ellers kan de opføres som klassiske rækkehuse. Projektillustration Kommunen skal søges om dispensation for dette. Det kan betyde, at bebyggelsen har mulighed for at blive op til ca. 800 m 2 større og rumme op til 30 boliger. Kommunen skal søges om at give grundkapitalstøtte, og den vil formentlig stille krav om, at bebyggelsen også skal rumme en lille del mindre boliger til enlige. Lokalplanen giver ikke mulighed for kun at opføre 2-etages rækkehuse. Der er også krav om 1-plans byggeri. Da der er lokalplan på grunden, vil byggeriet kunne igangsættes forholdsvist hurtigt, formentlig med et tilsagn allerede i Dette afhænger dog af, om kommunen er indstillet på at meddele grundkapitalstøtte. Byggedirektør i KAB, Rolf Andersson, deltager under dette punkt, og vil svare på spørgsmål. 4/15

5 Bebyggelsesplan Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender at indstille projektet til godkendelse på repræsentantskabsmødet, samt at der bevilges kr. fra arbejdskapitalen som udlæg til projektudvikling. 4. Status på Generationernes Byhus i Musicon og drøftelse af skitser Arkitekt Jesper Martin deltager under dette punkt. Baggrund Den 22. marts 2016 godkendte repræsentantskabet det betingede køb af byggegrunden i Musicon, hvor boligselskabet ønsker at opføre 72 almene familieboliger. Status Sammen med Roskilde Kommunes borgmester blev den betingede grundkøbsaftale underskrevet den 21. april I samarbejde med NB4 arkitekter er kommunen nu i gang med at udarbejde lokalplan til projektet. Hertil er NB4 nu i gang med at skitsere de almene boliger sammen med de private rækkehuse. 5/15

6 På organisationsbestyrelsesmødet er det forventningen, at NB4 arkitekter vil fremlægge oplæg til projektet, hvor boligfordeling samt fordeling af familieboliger og boliger til seniorbofællesskabet vil fremgå. Tidsplan Tidsplanen for projektet følger nedenstående terminer: Betinget grundkøbsaftale: 27. april 2016 Kommunen udarbejder lokalplan: marts 2017 Skema-A: maj 2017 Myndighedsprojekt: august 2017 Skema-B: oktober 2018 Grundkøb overdragelse: oktober 2018 Byggestart: november 2018 Aflevering: marts 2019 På grund af den lange periode med behandling af lokalplanen vil det først være i løbet af foråret 2017, at det bliver nødvendigt med løbende møder i boligselskabets nedsatte byggeudvalg. Økonomi Den samlede anlægssum for projektet forventes at være på 164 mio. kr. Udgifterne til projektet dækkes ved optagelse af byggelån på baggrund af Skema A- og B-godkendelserne. Frem til Skema A-godkendelse i maj 2017 forventes det, at der kan komme udlæg på op til kr., som efter Skema A finansieres af byggesagen. I forhold til boligfordelingen vil Jesper Birn Lindeberg komme med oplæg til huslejeniveauer på de forskellige typer af boliger. Næste møde i byggeudvalget Det skal findes en dato i november 2016, hvor der afholdes statusmøde i byggeudvalget. Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter skitserne til Generationernes Byhus. 5. Nedsættelse af byggeudvalg Musicon og Tunet Til nybyggerierne af Tunet og Generationernes Byhus i Musicon skal der nedsættes følgegrupper. I følgegruppen for Tømmergården sidder Leif Tingvad, H.C. Thigaard og Lisbet Berthelin. 6/15

7 Indstilling: Organisationsbestyrelsen træffer beslutning om antal medlemmer i følgegrupperne for Generationernes Byhus og Tunet og valg af medlemmer. 6. "Pas på huslejen" 360-grader-analyser og overvejelser om fremtidig drift af nye boligafdelinger Boligorganisationerne og afdelingerne skal passe på huslejen og samtidig skal græsset fortsat slås, hækken klippes og sneen ryddes sammen med de øvrige mangfoldige driftsopgaver. Krav om besparelser i den almene boligsektor er på vej fra Regeringen. Mange beboere i KAB-fællesskabet bliver fattigere i disse år. De har mindre råd til husleje, blandt andet på grund af nedskæringer i boligstøtten. Selv 2 % i årlig huslejestigning betyder voldsomt meget for denne gruppe. Samtidig varsler Regeringen krav om besparelser i den almene sektor. Derfor sætter KAB nu temaet om husleje og effektiv drift til debat. Organisationsbestyrelsen har både et ansvar for og en særlig rolle i at fremme afdelingernes arbejde med effektiv drift og dermed huslejens størrelse. Huslejens størrelse besluttes som bekendt af beboerne på afdelingsmødet. Forud for afdelingsmødet er der foregået en lang forberedelse af budgettet mellem afdelingsbestyrelsen og driften. Diskussionen med afdelingerne er vigtig, men ikke tilstrækkelig til at opnå resultater. Andre grunde til at kigge på huslejen og mulighederne for en mere effektiv drift er: - Boligorganisationerne og afdelingerne bliver mere konkurrencedygtige - Afdelingerne kan opnå mere attraktive arbejdspladser - Attraktive arbejdspladser tiltrækker bedre ledere. Boligorganisationen bør derfor sætte en strategisk tilgang til effektiv drift på dagsorden, som afklarer: Hvad koster vores nuværende drift? Kan vi gøre noget anderledes? Hvad ønsker vi at opnå med en mere effektiv drift? Både boligorganisationen og afdelingerne har brug for et værktøj, som med tal og ord belyser situationen i afdelingen og peger på muligheder for forbedringer. KAB har derfor udviklet et analyseværktøj en såkaldt analyse, der gennemgår driften. Analysen tegner et præcist billede af den enkelte afdelings drift. Det sker på baggrund af tal, observationer og rapporter om afdelingen samt interview med driftsteamet. Ud fra analysen stiller KAB giver KAB anbefalinger, til hvordan driften kan gøres mere effektiv og professionel. Boligorganisationen opnår med analysen et overblik over afdelingerne, som kan anvendes i organisationens strategiske arbejde og til god dialog med afdelingsbestyrelserne. Afdelings- 7/15

8 bestyrelserne får et redskab, som kan anvendes i dialogen med beboerne og de ansatte, og som helt praktisk kan bruges til at træffe beslutninger om at sætte nye initiativer i gang. Bemærk: Materialet til henholdsvis organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne vil blive præsenteret på organisationsbestyrelsesmødet. En analyse koster kr. ekskl. moms, hvis man har eget ejendomskontor og kr. ekskl. moms ved fælles ejendomskontor. Køber boligorganisationen analysen for alle afdelinger, giver KAB en rabat på 25 %. Analysen er ikke indeholdt i det almindelige administrationsbidrag, da det er en overbygning til den almindelige drift. Der er tale om et omfattende analysearbejde af alle parametre af betydning for driften. Indstilling: Organisationsbestyrelsen beslutter, at købe analyser for afdelingerne Baunehøjparken, Mølleengen og Sværdagergård. 7. Genhusningsstøtte til Ellebo i Ballerup Ellebo i Ballerup Ejendomsselskab skal gennemgå en meget omfattende renovering, der indebærer nedlæggelse af 60 stk. 1-rums boliger og omdannelse af en stor del af de øvrige boliger, der enten blive større eller mindre. Alle beboerne skal som minimum genhuses midlertidigt i 5-7 måneder. Beboerne i 1-rums boligerne og en del af beboerne i de boliger, der omdannes, skal genhuses permanent. Der er i Ballerup Ejendomsselskab og de øvrige boligselskaber i Ballerup Kommune kun et meget begrænset antal 1- og 2-rumsboliger. Der er henover sommeren 2016 gennemført genhusningssamtaler med de berørte beboere. Der er 15 beboere, der har udtrykt ønske om at blive permanent genhuset i andre boligselskaber i KAB. Fællesskabet, herunder 1 beboer der ønsker at flytte til en 3-rums bolig i Baunehøjparken under. Permanent genhusning udenfor bopælskommunen kan godt gennemføres, hvis der er enighed om det. 8/15

9 Såfremt indstillingen godkendes, iværksættes genhusningen, når en egnet bolig bliver ledig. Eventuel tomgangsleje indtil boligen bliver anvist, dækkes af byggesagen i Ellebo. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender, at støtter Ballerup Ejendomsselskab med permanent genhusning i 1 stk. bolig. Sager til orientering: 8. Status på ansættelsen af driftschef Der afholdes ansættelsessamtaler ultimo august med henblik på ansættelse af driftschef fra 1. oktober I mellemtiden er Christian Fries stedfortræder. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 9. Status på Tunet Den 8. december 2015 godkendte repræsentantskabet projektgrundlag samt indgåelse af grundkøbsaftale for opførelse af 20 flygtningeboliger, 40 ungdomsboliger samt 4 familieboliger i Roskilde, Trekroner. Status Siden repræsentantskabets godkendelse af projektet den 8. december 2015 har Roskilde Kommune sendt en lokalplan 634 i høring. Den 25. maj 2016 godkendte Kommunalbestyrelsen Skema A for projektet og hermed også den tilhørende økonomi. Der er ligeledes indgået en betinget aftale med Roskilde Kommune om køb af grunden. På denne baggrund er der nu indgået rådgiveraftale med Tegnestuen Vandkunsten. Vandkunsten skal tegne videre på det godkendte projekt og prissætte projektet, inden det udbydes i totalentreprise. Ud over Tegnestuen Vandkunsten er der ligeledes indgået aftale om bygherrerådgivning i forbindelse med udbud af totalentreprisen for projektet. På vegne af boligselskabet har KAB anvendt rammeaftalerne med de firmaer, som er forhåndsgodkendt til at indgå aftale med boligselskabet. HolteProjekt har vundet dette udbud, hvorfor de allerede før sommerferien er gået i gang med at sætte sig ind i projektet. Det anbefales, at boligselskabet nedsætter et byggeudvalg, hvor økonomi og projektopfølgning løbende kan behandles. 9/15

10 Sammen med Roskilde Kommune, Roskilde Universitet samt øvrige uddannelsesinstitutioner i lokalområdet vil der blive brugt ressourcer på information og dialog, der skal være med til at sikre en stor interesse for projektet. KAB er i gang med at forberede en informationsstrategi, der skal være med til at forstærke denne interesse. Det er Stine Kofod fra KAB, der står for denne del. Tidsplan I dialog med Vandkunsten og de nye bygherrerådgivere er der udarbejdet en opdateret tidsplan for projektet. Projektet følger således nedenstående hovedterminer. Arkitekttegninger, beskrivelser og tekniske beregninger august november 2016 Udbud af totalentreprise november 2016 februar 2017 Skema B januar februar 2017 Byggestart marts 2017 Indflytning marts 2018 Økonomi Fordi Rokilde Kommune har godkendt Skema A, kan al finansiering nu lægges ind under projektets økonomi. Udlæg fra selskabet i forbindelse med grundkøb og projektudvikling vil derfor blive lagt ind under projektets samlede økonomi. Det er også på den baggrund, at der nu er indgået aftaler med rådgivere, der skal være tilknyttet projektet. I det nedsatte byggeudvalg vil der løbende være budgetopfølgning på projektet. På grund af det store fokus der er på projektet, er der gode muligheder for at søge fonde og organisationer, der kan støtte projektet. I løbet af efteråret 2016 er det således målet at afdække, hvem der kan være interesseret i at give støtte. KAB har ansvaret for udarbejdelse af driftskonceptet og vil i samarbejde med og Roskilde Kommune definere delelementerne, herunder opnåelse af ønsket beboersammensætning, håndtering af eventuelle konflikter m.v. Dette arbejde sættes i gang senere på året. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 10. Tag-sag i Mølleengen Beskrivelse Tagudskiftningen består af to etaper, hvoraf etape I omfatter den del af boligerne, der er bygget som de første i afdelingen samt fælleshuset. 10/15

11 Etape II omfatter den resterende del af boligerne, som blev bygget et par år efter de første. Etape I Her bliver rygningsstenene på tagene gennemgået og rettet op. I samme forbindelse eftergås isoleringen på lofterne. Etape II Her skal undertagene udskiftes, da de er utætte. Det betyder, at alle tagstenene skal fjernes. Derpå udlægges et nyt fast undertag med tagbrædder og tagpap. Dernæst afstandslister, lægter og nye betontagsten. Alle ovenlysvinduer i etape II udskiftes i samme forbindelse. Inddækninger omkring ovenlysvinduer og kviste udskiftes ligeledes. Der har været afholdt licitation, hvor fem udvalgte entreprenører fik mulighed for at byde på sagen. Den vindende entreprenør med den laveste pris blev Arne Petersen Snedkermester A/S fra Greve. Arne Petersen er et velrenommeret firma, som er godt kendt fra en række andre byggesager i KAB regi. Økonomi Efter licitationen ligger Skema B, som efter licitation er budgetteret til cirka 3 mil. kr., under det beboergodkendte budget i Skema A. Således er der luft i budgettet, og eventuelle uforudsigelige udgifter vil kunne indeholdes i projektøkonomien. Tidsplan Efter licitationen er der kontraheret med Arne Petersen, og der er etablereret byggeplads i juli Byggeperioden forventes at blive fra medio august 2016 til medio december Indstilles: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 11. Nybyggeri Almen+ Tømmergården Byggeriet er nu inde i den afsluttende fase. Alle indvendige arbejder er afsluttet, og der er aftalt indvendig mangelgennemgang medio august /15

12 Beplantning og de sidste færdiggørelser af haveanlæg og belægninger udføres i takt, med at blokkene færdiggøres. Hække kan dog først plantes i løbet af efteråret på grund af den relativt tørre sommer. Der er aftalt aflevering af byggeriet den 6. september På det tidspunkt forventes alle arbejder at være afsluttet. Byggepladshegnet bibeholdes frem til indflytningen den 15. september 2016 for at sikre mod uvedkommende adgang. Alt i alt er byggeriet forløbet planmæssigt, således at den planlagte indflytning den 15. september 2016 gennemføres. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 12. Frit valg af TV-pakker på vej En ny lov om TV-pakker er vedtaget. Loven gør det muligt for lejere at fravælge at modtage og betale for TV-programpakker, som tilbydes i deres boligafdeling. Loven træder i kraft den 1. juli 2016, men vil først gælde pr. 1. januar 2018 for såkaldte sløjfeanlæg, hvor det ikke umiddelbart er muligt at frakoble enkelthusstande. Der er nogle forbehold vedrørende lejernes frie valg af TV-pakker: - Eksisterende kontrakter, som er indgået mellem boligafdelinger og eksterne programleverandører, skal respekteres i kontrakternes løbetid. Det betyder, at lejernes frihed til at fravælge programpakker først træder i kraft, når eksisterende kontrakter med eksterne leverandører udløber, eller når kontrakterne kan opsiges. - I ejendomme med stikledningsanlæg, kan den enkelte lejer ikke fravælge at være med i selve anlægget, som afdelingen har etableret. Den faste udgift til drift af anlægget skal stadig betales af den enkelte lejer. KAB arbejder for gode priser og individuelle løsninger, hvor den enkelte beboer handler direkte med udbyderen. KAB arbejder også for, at man i de gældende kontrakter kan slippe for de valgte TV-pakker og selv vælge frit, som loven lægger op til. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning 12/15

13 13. Udbudsloven og decentrale enheder Pr. den 1. januar 2016 trådte en ny udbudslov i kraft. En af ændringerne i loven er tilføjelse af en ny 31, som beskriver, hvordan decentrale enheder opfattes i forhold til udbud. Det er imidlertid KAB s opfattelse, at den nye 31 ikke har nogen betydning for den måde, som KAB og boligorganisationer/-afdelinger håndterer udbud på. Tilføjelsen af den nye 31 er derimod en kort beskrivelse af den praksis, der allerede anvendes i KAB-fællesskabet, som tidligere udsendt i dagsordenspunkt af 31. august 2010 Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik. Den praksis, der følges, er, at alle afdelinger medtages, hvis udbuddet sker i boligorganisationen, eller hvis flere afdelinger indgår. Hvis kun én afdeling indgår i udbuddet, medtages kun den afdeling i udbuddet. Ovenstående gælder også ved benyttelse af ramme-/indkøbsaftaler indgået af KAB. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 14. Orientering om selskabets investeringer Som nævnt på sidste organisationsbestyrelsesmøde ser det ud til at 2016 bliver et betydeligt bedre år for vores investeringsforeninger end 2015 var. Som det fremgår af nedenstående tabel, så har den gennemsnitlige værdiudvikling for de tre foreninger i de første godt syv måneder af 2016 således været + 3,80 %-point, og pilen peger stadig opad. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 9. aug Værdiudvikling hidtil 2016 Værdiudvikling hele ,86 114,21 +3,33 %-point -0,01 %-point SEB ,03 115,04 +4,01 %-point +0,04 %-point Nykredit Port ,28 117,35 +4,07 %-point -0,14 %-point 13/15

14 Den usikkerhed som den seneste tid har præget de finansielle markeder, herunder især Storbritanniens EU-afstemning, ser heldigvis ikke ud til at have haft den store effekt på obligationsmarkedet i hvert fald ikke i negativ retning. Man skal dog naturligvis altid holde sig for øje, at der kan forekomme betydelige udsving - positive såvel som negative - og indskud i investeringsforeningerne skal derfor ses som en langsigtet investering. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15. Beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges som bilag 15 oversigt over beboerklagenævnssager i for perioden Bilag 15: Beboerklagenævnsstatistik Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16. Orientering om kommende møder 2016/2017 Organisationsbestyrelsesmøder i 2016: Tirsdag den 22. november 2016, kl , lokalt (ny tid) Repræsentantskabsmøder i 2016: Tirsdag den 6. december 2016, kl , lokalt (ny dato) Afdelingsmøder i 2017: Baunehøjparken, tirsdag den 14. marts 2017, kl , lokalt Sværdagergård, tirsdag den 14. marts 2017, kl , lokalt Mølleengen, onsdag den 15. marts 2017, kl , lokalt Organisationsbestyrelsesmøder i 2017: Tirsdag den 21. marts 2017, kl , lokalt Tirsdag den 6. juni 2017, kl , lokalt Tirsdag den 22. august 2017, kl , lokalt Tirsdag den 21. november 2017, kl , lokalt 14/15

15 Repræsentantskabsmøder i 2017: Tirsdag den 5. december 2017, kl , lokalt Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Eventuelt 15/15