Microflex Ticketing system WMR Guide

Transkript

1 Microflex Ticketing system WMR Guide Microflex A Division of Ticketmaster, 1

2 Indhold. INTRODUKTION...2 LOGIN PROCEDURE...3 WMR RAPPORTER BILLET INFORMATION Eventopgørelse Event detaljer Pristype-grupper Salg pr. leverings metode PERIODE INFORMATION Transaktions periode opgørelse Movement periode detaljer KUNDE INFORMATION Kundeliste Top kunder Kunder pr. postnr SALGSSTEDSINFORMATION Salgssteder...23 MICROFLEX RAPPORTER...24 SCHEDULE DELEN...26 WMR MOBIL UDGAVE WMR:ME BETA VERSION...29 Introduktion. Web rapporterne er et Internet baseret rapporterings værktøj, der gør det muligt for arrangører selv at fremfinde deres egen salgstal og marketings data, på en nem og let tilgængelig måde. Informationerne præsenteres ved tal, tabeller og grafer. WMR 16 stk. rapporter er specielt udviklet til WMR. Microflex 14 stk. rapporter er overført fra Microflex til WMR de resterende rapporter følger løbende i de næste opgraderinger. Scheduler funktionalitet der er udviklet til, at sætte autorapporter op. WMR Mobile udgave WMR:me funktionalitet til at køre udvalgte rapporter via mobiltelefon til mobiltelefonen. Denne guide introducerer hver del af systemet og tilbyder detaljeret information om hver rapport og funktion. Værd venligst opmærksom på, at da Microflex rapporterne (i øjeblikket 14) er præcise kopier af rapporterne i Microflex er beskrivelsen for hver ganske kort. 2

3 Login procedure. Gå på nettet på hjemmesiden Vælg herefter menupunktet WMR-rapporter i øverste venstre side. Nedenstående skærmbillede vises. Indtast her det brugernavn og password du har fået udleveret af BILLETnet. Hvis du har BILLETnets billetsystem MicroFlex på din computer, kan du bruge de samme login-oplysninger, som du bruger til at logge på billetsystemet. 3

4 WMR rapporter. Efter login fremkommer nedenstående skærmbillede. Vælg her menuen Standard rapporter i venstre side. 4

5 1. Billet information. 1.1 Eventopgørelse. Under menuen 1. Billetinformation vælg da rapporttyp 1.1 forestillingsopgørelse. Denne rapport giver arrangøren et overordnet overblik over hvad der er blevet solgt til valgte events i dag og akkumuleret. Rapporten viser en opsummering af alle salg og reservationer for hver event i den valgte periode eller venue. Under event dates har du en række prædifinerede event datoer. Hvis du selv ønsker at skræddersy din rapport, marker da choose events. Klik herefter på Modify Current event list (se rød pil i midten): 5

6 Vælg her for hvilken periode, du ønsker at se events. Klik herefter på Vælg ny eventperiode. Nu kan du vælge for hvilken venue / spillested du ønsker rapporterne og vælge de pågældende events eller gruppe. Klik herefter på Use selected events 6

7 Når de ønskede parameter er indtastet/valgte, klikkes der på Kør rapport-knappen (se yderste højre røde pil). 7

8 I midten af billedet kan du vælge om rapporten skal gemmes som Pdf-fil, CSV-fil eller XLS-fil. Du kan også klikke på Opret job. Dette betyder, at du kan gøre således at rapporten hver dag genereres og sendes som fil til din e- mail- adresse. SE MERE PÅ SIDE 26 8

9 1.2 Event detaljer. Denne rapport kan bruges af arrangøren til at se salget for hver enkelt event og holde styr på hvordan salget er delt i detaljer. Rapporten har to dele: Salg pr. prisgruppe og Salg pr. pristypee. Event detalje-rapporten kan kun køres for én event ad gangen. Den specifikke event findes ved at vælge venue og event. Herefter klikkes på Kør rapport-knappen I højreside af billedet. Salg pr. prisgruppee viser salget for den valgte events fordelt på priskategorier, blokeringer, reservationer, ledige og solgte. Rapporten viser også hvad der er solgt i dag og akkumuleret. Salg pr. pristypee viser alle salg for den valgte event fordelt på pristype og prisgruppe. 9

10 Begge dele af rapporten kan ses som et cirkeldiagram i bunden af rapporten. 10

11 1.3 Pristype-grupper. Denne rapport gør det muligt, at se salg opdelt i pristype-grupper for eventerne. Pristype-grupper defineres af Client Support. Rapporten kan køres for venues eller events og ydermere har arrangøren muligheden for at vælge en specifik genre eller gruppe af events. Eksemplet herunder viser rapporten kørt for en kort event periode og for én event gruppe. Denne rapport viser et salg hvor inden Pris type-gruppee er blevet valgt i Microflex. De eneste to grupper vist indikerer lokalt salg og med ingen Pris type-gruppe valgt. Det specifikke eksempel viser også rapporten som den ser ud kørt for en event gruppe, men i dette eksempel er der 4 pristype-grupper defineret. Eksemplet viser også at der kun er solgt billetter fra én af pristype-grupperne, resten uden salg vises stadig med intet beløb og 0 i antal. 11

12 Det følgende eksempel viser en rapport kørt for en enkelt event dato for alle event grupper. I den valgte periode er der fundet fire events. Fra toppen og ned viser hver tabel hver gruppe med tilknyttede events, event datoer, event titler og venus. Vær venligst opmærksom på, at i dette tilfælde er disse informationer slettet af hensyn til fortrolighed. I bunden af siden vises totalen. Totalen tæller hver event én gang, selvom en event godt kan forekomme i flere af event grupperne. 12

13 13

14 1.4 Salg pr. leverings metode. (sales per delivery method) Denne rapport giver arrangører mulighed for at se salg fordelt på leverings metoder. Rapporten kan køres for venuer eller eventer og I denne rapport har arrangøren muligheden for at vælge alle eller en bestemt leverings metode. Indstil den periode for hvilken du vil se køre rapporten. Klik herefter på Change event period. Vælg event under rullemenuen og klik herefter på Kør rapport. 14

15 2. Periode information. 2.1 Transaktions periode opgørelse. Denne rapport kan bruges til at få en ide om hvornår i salgsperioden reservationer og salg er foretaget. For eksempel når det ønskes at følge effekten af en kampagne eller andet for at følge udviklingen i salget. Rapporten viser alle salg og reservationer for den eller de valgte events delt op i transaktions datoer. Transaktionsperioden kan udvælges. Dataene vises også i en graf. For at køre rapporten vælges den ønskede venue eller event. I denne rapport er såvel event periode og transaktionsperiode valgfri. Transaktionsperioden i denne rapport starter altid med den dato der første gang blev solgt billetter til eventen. Sidste dag er dags dato. (se de røde pile). Hvis du klikker på menuen Chart c i venstre side, fremkommer report eksporten som grafer. 15

16 16

17 2.1 Movement periode detaljer. Denne rapport kan bruge til at få en ide om alle bevægelser i salgsperioden. Rapporten er meget detaljeret og kan for eksempel bruges til at se alle bevægelser på et dagligt plan, men selvfølgelig også for en længere periode. Rapporten viser bevægelser i salg og reservationer. Bemærk at event titlen og venuen er blevet fjernet i dette tilfælde, men vil fremgå i produktion. Hvis nødvendigt er det muligt at nulstille alle søgekriterier. Alle valg under venue og event nulstilles når dette vælges. 17

18 Vær opmærksom på at transaktionsperioden i denne rapport som udgangspunkt star til dags dato og en måned tilbage. Perioden kan ændres til en hvilken som helst periode. Både start og slut dato fra inkluderes. Denne rapport kan køres for en gruppe af eventer. De grupper der kan vælges er dem der defineres i 3.07, Event regroupment dette sker i Client Support. 3. Kunde information. 3.1 Kundeliste. Denne rapport er den overordnede kundeliste og kan bruges i flere situationer: Som kundeliste i tilfælde af aflysning, som en reservations rapport, som en generel liste over kunder og deres pladser, m.m. Rapporten er en liste bestående af kunder for den eller de valgte eventer. Rapporten viser kunde ID, navn, adresse, telefon nr., , plads detaljer (herunder prisgruppe, pristype, sektion, række, første og sidste plads, pris og total pris), antal billetter og beløb: Det er muligt at rokere rundt i listen, de understregede overskrifter er aktive og hvis de klikkes på sorters listen efter denne overskrift, enten faldende eller stigende. Venue og event vælges og rapporten kan køres for kunder der enten har købt eller reserveret billetter eller begge dele. Derudover er transaktionsperioden også valgbar. Denne kundeliste kan køres for alle eller en bestemt pristype, lige såvel som den kan køres for en bestemt eller alle leverings metoder. Når feltet Vælg levering er blankt er der intet filter på rapporten. Når alle leveringer er valgt vil rapporten inkludere alle salg der har en leveringsmetode tilknyttet. Det vil være en liste kun over solgte billetter, for eksempel med leverings metoden NetBillet eller Ticket fast. 18

19 Informationerne i Plads detaljer, antal og beløb vises som i rapporten herunder: I bunden kan rapportens udfald eksporteres og gennem som enten Excel eller CSV fil eller rapporten kan tilføjes til Schedule delen af WMR. Se mere om Schedule under dette punkt. Transaktionsperiodens standardindstilling dækker over hele perioden der omhandler transaktioner. Note til Danmark: Kunder der har købt billetter på posthuset er med i rapporten, men leveringsmetoden kan ikke vælges da disse transaktioner ikke tilknytter sig nogen leveringsmetode i Microflex. 19

20 3.2 Top kunder. Denne rapport er udarbejdet som et værktøj til at finde den bedste kunde. Kriterierne er det kr./øre. beløb kunden har brugt på billetter. Rapporten viser kunde ID, navn, adresse, telefon nr., , beløb og antal billetter: Når paramenterne for rapporten vælges er der nogle valgmuligheder, foruden venue og event. For eksempel kan et minimumsbeløb indtastes, ligesom antal kunder der skal fremgå af rapporten kan vælges. Bemærk at rapporten har et maksimum på 100 kunder. Til sidst er det muligt at indtaste en transaktionsperiode for at tilpasse rapporten endnu mere. I bunden kan rapportens udfald eksporteres og gennem som enten Excel, CSV, Pdf fil eller rapporten kan tilføjes til Schedule delen af WMR. Se mere om Schedule under dette punkt. Transaktionsperioden i denne rapport starter altid med den dato der første gang blev solgt billetter til eventen. Sidste dag er dags dato. 20

21 3.3 Kunder pr. postnr. Denne rapport opdeler antallet af kunder efter postnummer. Data viser salget fordelt på kundernes postnummer og kan buges til at egens/område bestemmer kunder der køber billetter til eventen. Data vises også i et cirkeldiagram. Efter at have valgt venu og en bestemt event er det også muligt at vælge transaktionsperioden. Rapporten kan køres på én eller alle pristyper. 21

22 Transaktionsperioden i denne rapport starter altid med den dato der første gang blev solgt billetter til eventen. Sidste dag er dags dato. 22

23 4. Salgsstedsinformation. 4.1 Salgssteder. Denne rapport kan for eksempel bruges til at vise gode og dårlige salgstal på regionsbasis og derfor hjælpe arrangøren til at målrette sin markedsføring mere effektivt. Rapporten viser salg og reservationer pr. salgssted og kan bruges til at holde øje med hvor billetterne bliver solgt og reserveret. Ydermere er informationerne også illustreret i et cirkeldiagram. I bunden kan rapportens udfald eksporteres og gennem som enten Excel eller CSV fil eller rapporten kan tilføjes til Schedule delen af WMR. Se mere om Schedule under dette punkt. 23

24 Event perioden kan ændres hvis det ønskes. Når det nye dato interval er indtastet kan datoerne aktiveres på den gældende rapport ved at klikke på Vælg ny eventperiode knappen. Start og slut datoerne er inkluderet i eventperioden. Microflex rapporter. Det har siden august 2006 været muligt at køre et antal Microflex rapporter direkte i WMR. Disse integrationsprocesser er startet ved, at tage de første 10 rapporter og integrere dem i WMR, hvor de resterende rapporter fra Microflex følger løbende. I Microflex fanen er de første 10 rapporter WMR delt i to grupper. De to grupper er Kasse (Cashiers) og Event rapporter. Disse rapporter beskrives kort I de følgende sektioner. 24

25 Kasserapporter. 1.14: MF rapport; Sales by hour. Denne rapport bruges hovedsalig af salgssteder og viser salg, returneringer og transaktioner for events delt på dage og intervaller. Event rapporter. 2.01: MF rapport; Event Report. Rapporten deler solgte, reservationer, ledige og blokeringer, samt viser dette i totalen og for hver kategori. Rapporten tager også højde for Dynamic Pricing (prisstigninger/fald på en event under salget), samt afspejler alle priser korrekt. 2.04: MF rapport; Cumulative sales for events. Rapporten viser kumuleret salg for alle de valgte events. Viser antal, beløb og procentfordeling. 2.05: MF rapport; Event daily sales report. Rapporten viser salg kumuleret og i en valgt periode. 2.13: MF rapport; Sales for a show by period. Rapporten viser salg for events delt på kategori og pristype, samt hvad der er lokalt salg og hvad der er network salg. 2.15: MF rapport; Cumulative sales for an event group. Rapporten viser kumuleret salg og antal for eventgrupper. 2.29: MF rapport; Occupancy report. Rapporten viser informationer og salg, reservationer, kapacitet og belægning m.m. Alle data vises ved antal, beløb og procenter. 2.33: MF rapport; Supply by Price type. Rapporten viser salg og reservationer på en pristype med udbud (som oftest menu pristyper). 2.42: MF rapport; Event summary. Rapporten viser salg og reservationer. Rapporten specificerer salget på invitationsbilletter. (INV.) 2.43: MF rapport; Extended sales report. Denne rapport bruges hovedsalig af salgssteder da det er en udvidet salgsrapport. 25

26 Schedule delen. WMR Scheduleren er et værktøj, hvori man kan opsætte automatiske rapport opgaver. Værktøjet kan bruges til at vælge rapporter i WMR og oprette automatiske s til udvalgte modtagere. Vær venligst opmærksom på at kun rapporter, der allerede nu kan eksporteres kan bruges i Schedule delen. Rapporter der ikke kan eksporteres (eller ikke har gem som eller Schedule knappen) vil løbende blive opdateret til også at have denne funktion. De automatiske rapporter kan sættes på til at køre med en varietet af forskellige mønstre og s kan sendes til en eller flere modtagere. Når en rapport køres vil der nu være en ny knap til brug ved Scheduleringer af jobs for den valgte rapport: Schedulering og indstilling af gentagelser. Når denne knap aktiveres guides brugeren gennem schedulerings processen. I den første del af schedulerings processen, skal brugeren indtaste en overskrift/beskrivelse for scheduleringen, vælge eksport format (Excel, Pdf, csv, html m.m.), et gentagelses mønster og variation af gentagelser. 26

27 Mail og modtager opsætning. I mail og modtager opsætningen kan en opsummering den opsætning man har sat op i Schedule delen ses, ligesom man her skal opsætte modtager delen af rapporten. Afsendelses typen vælges og modtager/ene indtastet og til sidst kan den tekst besked man ønsker indtastes, hvis man ønsker det. 27

28 Schedulerede rapporter. På den sidste side i Schedule delen kan en opsummering af alle de jobs man har opsat ses, her kan jobbene også redigeres, hvis man ønsker det. I opsummeringen er det muligt at se en oversigt over jobs og om jobbene er aktive eller inaktive på det givne tidspunkt. Såfremt man ønsker at ændre noget, kan det gøres direkte her, ved at markere jobbet og vælge Rediger job. I øjeblikket kan man kun bruge Schedule delen i de rapporter, der allerede kan eksporters til Excel og CSV. Så snart eksport er defineret for en rapport (dette sker ad hoc) vil Schedule knappen også blive tilgængelig for rapporten. I øjeblikket kan man fra følgende rapporter benytte Schedule delen: o WMR 1.1 Eventopgørelse 28

29 o WMR 1.4 Salg pr. leveringsform o WMR 3.1 Kundeliste o WMR 3.2 Top kunder o WMR 4.1 Salgssteder Når man vælger at køre ugentligt genereres rapporten kl. 06:00 Når man vælger at køre månedligt genereres rapporten kl. 07:00 WMR Mobil udgave WMR:me Beta version. WMR Mobil udgaven er en ny funktionalitet, der tilbyder WMR salgstal på mobiltelefoner og andre typer af håndholdte apparater. Ideen med denne ny funktion er at gøre det muligt for arrangører at få salgstal når som helst og hvor som helst. Den første version tilbyder 3 rapporter med detaljeret information om billetsalg, hvor billetterne er solgt og hvem der har købt dem. Yderligere rapporter og funktionalitet for mobil udgaven følger over de næste opgraderinger. Mobil udgaven tilbyder 3 rapporter: 1. Salg pr. event 2. Salg på en periode 3. Kunder 29

30 Salg pr. event rapporter viser basale salgsdata Kapacitet, antal solgte, antal solgte I dag, reserverede blokerede, ledige og værdi af solgt. Salg på en periode, er den rapport der viser salgstal på en periode. Perioden kan defineres til at vise pr. dag, pr. uge, pr. måned, pr. kvartal eller pr. år. Rapporten viser antal ad solgte billetter og beløb. Kunde rapporten viser kundedata og indeholder de mest basale kundedata navn, adresse, telefon nr. m.m. såvel som detaljeret plads data, blandt hvilket det også er muligt at søge. Få adgange til WMR Mobil udgaven (WMR:me). For at få adgange til WMR Mobile rapporterne, skal brugeren have oprettet et login i Microflex. For at få adgang til WMR Mobil i Beta udgaven skal brugeren åbne følgende side og følge instruktionen: Danmark wmr.billetnet.dk/mobile Bemærk venligst at login navnene er følsom for store/små bogstaver. Måden at navigere i rapporterne vil afhænge af telefonmodellen man bruger, men typisk er det nødvendigt at stå i redigerings tilstand inden man indtaster. Menuen vil give brugeren tre rapporter at vælge imellem, men der vil også være opsætnings delen, hvor sproget kan ændres. For at downloade og burger WMR mobil udgaven, skal telefonen have en fungerende mobilopkobling. Brugeren skal referere til deres mobil selskab for hjælp med konfiguration af Internet adgangen. Hvis brugeren har problemer med at downloade Mobil udgaven til deres telefon, eller andet der kan give dem problemer med at få adgang, skal de kontakte Client Support. Client Support skal herefter melde fejlen via de normale kanaler (alle problemer skal rapporteres til Microflex European Application Support MEAS via RT). Understøttede mobile modeller. Alle nye Nokia mobiler med JAVA MIDP 2.0 Alle nye Sony Ericsson mobiler med JAVA MIDP 2.0 Bemærk at Sony Ericsson M600i, Nokia Communicator og andre avancerede mobiler kan have problemer med at køre programmet. 30