Udbudsmateriale. Aarhus Kommune. Offentligt udbud. Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41. Aarhus Kommune

Transkript

1 Udbudsmateriale Offentligt udbud Aarhus Kommune Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 Aarhus Kommune Februar 2015

2 Udbudsmateriale Aarhus Kommune Februar 2015

3 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 3 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING OMFANG Den udbudte kørsel Oversigt over pakker Oversigt over lokaliteter VIGTIGE DATOER Kontrakter Tilbudsfasen SITUATIONSBESKRIVELSE ORGANISATION Organisering af befordringsområdet i Aarhus Kommune IMPLEMENTERING AF AARHUS KOMMUNES INDKØBSPOLITIK - FOKUS PÅ GEVINST, EFFEKTIVISERING SAMT BRUGERVENLIGHED MILJØZONER DIALOG MED MARKEDET PROCEDURER OG KONKURRENCEVILKÅR VILKÅR FOR AFGIVELSE AF TILBUD Udbudsform Afgivelse af tilbud Mercell Sourcing Service Kørselspakker Alternative bud Vedståelsesfrist Aftalegrundlag Konsortier og underleverandør Tilbudsgivers forbehold Ejendomsret FORMKRAV TIL TILBUDDETS OPBYGNING, INDHOLD OG AFLEVERING Formkrav Kommunikation og spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Oplysninger om tilladelser og vogne / dokumentation Mangler i tilbud TILBUDSBEHANDLING Registrering og åbning Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse Udgifter ved tilbudsgivning Tildelingsliste UDVÆLGELSESKRITERIER TILDELINGSKRITERIUM PROCEDURE FOR BEHANDLING AF TILBUD KRAVSPECIFIKATION GENERELLE OPLYSNINGER KRAV TIL VOGNE Vogntyper Generelle krav til vogne TURDISPONERING KØRSLENS UDFØRELSE Børnene Fast chaufførteam Dialog mellem chauffør og forældre Orientering om ankomst Servicetid... 19

4 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side Afvigelser i kørsel på dagen Afvigelser ift. den planlagte tid Ændring af ruter Sikkerhed befordring af bevægelseshæmmede Magtanvendelse Ledige pladser i vognen Ændringer i retningslinjerne for kørslens udførelse KVALITETSSIKRING Evaluering og dokumentation Databehandleraftale USIKKERHED I UDBUDTE PAKKER ANTAL TIMER PÅ PAKKEN BORTFALD AF PAKKER SNITFLADE MELLEM AARHUS KOMMUNE OG TILBUDSGIVER UNDER DAGLIG DRIFT KONTAKT TIL AARHUS KOMMUNE Specielt om brug af DRIFTSOVERVÅGNING TILBUDSDISPOSITION GENERELLE FORMKRAV UDKAST TIL KONTRAKT BILAG... 39

5 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 5 1. Indledning 1.1 Omfang Udbuddet omfatter specialkørsel af børn bevilliget efter serviceloven 41, til og fra SFO, børnepasningstilbud, aktivitetscentre, institutioner o. lign., samt aflastning i Aarhus Kommune, hvor der ligger et fast kørselsmønster. Kørslen udbydes i pakker. Hver pakke er en rammeaftale, der indeholder et antal timer pr. uge Den udbudte kørsel Område Kørselstype Antal vogne og pakker Samlet antal timer i udbud (estimeret) Aarhus Kommune Kørslen omfatter i mindre omfang kørsel uden for Aarhus Kommune. Kørsel med fast kørselsmønster 43 pakker, svarende til 43 vogne 387 timer pr. uge (ekskl. tomkørsel) Oversigt over pakker Pakkenummer Pakkenavn Ca. antal køredage pr. år* Vogntype** Antal køreplantimer pr. uge

6 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side * Estimeret ** Minimumskrav En nærmere beskrivelse af pakkerne findes i bilag Oversigt over lokaliteter Lokaliteter Stensagerskolen Vorrevangsskolen SFO Møllevangskolen Klubberne Holme Søndergård Kathrinebjergskolens SFO Hjulbjergvej SFO Sødalskolens SFO Børnehaven Nygårdsvej Lyseng svømmehal Sølystskolen SFO Hasle skole SFO Klubberne A45 Beder skoles SFO Skovvangsskolens SFO Stensagergården Skæring Skoles SFO Ellekærskolen Klubben Peter Fabers Vej Hårups skoles SFO Rudolf Steiner Skolen Tovshøjskolen Klubben Musvågevej Klubben Holmstrup Mark Højvangskolen IKH Beder Ungdomsklub Langagerskolens SFO Klubben Holme Vestergaard Den integrerede institution Rideskolen Skovfryd Børnehuset Valnødden Adresse Stensagervej 11, 8260 Viby J Vorregårds Alle 109, 8200 Aarhus N Møllevangs Alle 20, 8210 Aarhus V Nygårdsvej 5, 8270 Højbjerg Katrinebjergvej 60, 8200 Århus N Hjulbjergvej 66, 8270 Højbjerg Louisevej 29, 8220 Brabrand Nygårdsvej 13, 8270 Højbjerg Lysengvej 4, 8270 Højbjerg Egå Havvej 5, 8250 Egå Herredsvej 15, 8210 Århus V Aldersrovej 45, 8200 Aarhus N Fuldenvej 140, 8330 Beder Skovvangsvej 150, 8200 Aarhus N Stensagervej 9, 8260 Viby J Skræing Skolevej 200, 8250 Egå Jernaldervej 5, 8210 Aarhus V Peter Fabers Vej 35, 8210 Aarhus V Delfivej 1, 8530 Hjortshøj Strandvejen 102, 8000 Aarhus C Janesvej 2, 8220 Brabrand Musvågevej 32, 8210 Aarhus V Holmstrupgårdvej 34, 8220 Brabrand Klokkeskovvej 1, 8260 Viby P.P. Ørumsgade 9, 8000 Aarhus C Kirkebakken 41, 8330 Beder Bøgeskov Høvej 10, 8260 Viby J Højbovej 9, 8270 Højbjerg Venøvej 7, 8381 Tilst Rækkevej 4, 8370 Hadsten Banevej 2, 8320 Mårslet

7 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 7 Vuggestuen det blå hus Vuggestuen Kornbakken Rundhøjskolens SFO Langenæs Klubben Hylke Ridecenter Børnehaven Stenhøjgård Børnehaven Thorhavnsgade Klubberne Tranbjerg Skovvang Ridecenter D.I.I. Paletten KlubRundhøj Skjoldhøjskolen Børnehuset Kirkedam Klub: Zone 64 Frijsbak Rideskole Vuggestuen Trekanten Børnegården Rundhøj Fredensvang Børnehave Læssøgades SFO Fysiocenter Aarhus Næshøjskolens SFO Institutionen Skattekisten Trige Søndergård fritidsklub Skovbrynet Haurumsvej 18, 8381 Tilst Kornbakke Alle 58, 8200 Århus N Holmevej 200, 8270 Højbjerg Langenæsstien 6C, 8000 Aarhus C Hylkevej 46, 8660 Skanderborg Tværgade 5, 8340 Malling Thorhavnsgade 16, 8200 Aarhus N Torvevænget 5C, 8310 Tranbjerg Østermøllevej 17, 8380 Trige Klokkeskovvej 9, 8260 Viby Rundhøj allé 83, 8270 Højbjerg Skjoldhøjvej 11, 8381 Tilst Kirkedammen 29a, 8000 Aarhus C Brobjergparkvej 64, 8250 Egå Skjesbergvej 25, 8860 Ulstrup Kildehøjen 4-6, 8240 Risskov Rundhøj alle 28, 8270 Højbjerg Vidtskuevej 27, 8260 Viby J Læssøesgade 24, 8000 Aarhus C Vesterbrotorv 1-3, 8000 Aarhus C Gammel Stillingvej 424, 8462 Harlev Knudrisgade 7B, 8000 Århus C Trige Centervej 75, 8380 Trige Hestehavevej 10, 8270 Højbjerg Der kan ske frafald og tilførsel af lokaliteter i hele aftalens løbetid, inkl. evt. forlængelse. Ud over kørsel til de nævnte lokaliteter, vil der være kørsel til privatadresser. 1.2 Vigtige datoer Kontrakter Kontraktstart (skolestart er 9. august 2015) Kontraktløbetid 12 måneder Tidligste kontraktudløb Forlængelsesmulighed Option på forlængelse i 2*12 måneder Tilbudsfasen Frist for modtagelse af spørgsmål 27. marts 2015, kl. 11:00* Frist for svar på spørgsmål 1. april 2015 Tilbudsfrist 8. april 2015, kl. 14:00 Forventet beslutning om tildeling Uge 17 Frist for indsendelse af dokumentation (der ikke skal sendes med tilbuddet) Ved underskrivelse af kontrakten Forventet indgåelse af kontrakt Uge 19

8 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 8 Vedståelsesfrist 8. oktober 2015 Dette gælder også ved underskrivelse af kontrakten med en anden tilbudsgiver. *Spørgsmål der modtages senest 10 dage før tilbudsfristen, forventes at blive besvaret, mens de spørgsmål, der sendes efter denne frist, kun vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest seks dage før tilbudsfrist. 2. Situationsbeskrivelse 2.1 Organisation Aarhus Kommune er en magistratsstyret kommune, hvilket betyder, at kommunen har 5 økonomisk selvstyrende magistratsafdelinger samt Borgmesterens Afdeling. Dette udbud omfatter magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse. Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse varetager opgaver inden for områderne familie og beskæftigelse samt sociale forhold. Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside Organisering af befordringsområdet i Aarhus Kommune Aarhus Kommune indfører med dette udbud en ny organisering af befordringsområdet. Den nye organisering er illustreret i figur 1: Figur 1 Visitering og udbuddets genstand Handicapcentret for Børn, der organisatorisk er placeret under Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse, er ansvarlig for visiteringen af børnene til den udbudte kørsel. Det er ligeledes Handicapcentret for Børn der fastsætter, hvilket serviceniveau det enkelte barn har krav på. Den udbudte kørsel bevilliges efter Serviceloven 41: 41: Kommunalbestyrelsen skal yde dækning af nødvendige merudgifter ved forsørgelse i hjemmet af et barn under 18 år med betydelig eller varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller indgribende kronisk eller langvarig lidelse. Det er en forudsætning, at medudgifterne er en konsekvens af den nedsatte funktionsevne.

9 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 9 Udbuddet omfatter kørsel til og fra SFO, børnehaver, aktivitetscentre og andre børnepasningstilbud (i det følgende betegnet som institutioner) samt aflastning hvor der ligger et fast kørselsmønster. Brugergruppen: - Hjemmeboende børn og unge med betydelig og varigt nedsat fysisk og/eller psykisk funktionsevne. Fakta om brugergruppen: - Typiske diagnoser: Udviklingsforstyrrelser (ADHD eller autisme), fysiske handicaps (kørestolsbrugere), og udviklingshæmmede. - Alder: 0 18 år, med meget få under 3 år. Enkelte børn kan være udadreagerende. Dette løses i praksis ved at barnet visiteres til befordring med fast ledsager eller visiteres til solokørsel. Kørselsplanlægning Aarhus Kommunes kørselskontor står for planlægningen af kørslen og vil forud for kørselsstart sende en fast køreplan til tilbudsgiver. Ved ændringer i kørselsbehovet på dagen, fx ved sygdom el. lign., har tilbudsgiver selv ansvaret for tilpasning af kørslen. Tilbudsgiver vil blive afregnet efter den oprindeligt af kørselskontoret planlagte tid. Chauffører må ikke hente børn mere end 10 minutter før den planlagte tid, med mindre dette er aftalt direkte med forældrene. Ved ændringer på længere sigt ændres køreplanen af Aarhus Kommunes kørselskontor. Al aftale om kørsel skal gå igennem Aarhus Kommunes kørselskontor. Tilbudsgiver vil ikke modtage betaling for udført kørsel, der ikke er aftalt med Aarhus Kommunes kørselskontor. Se mere om planlægning af kørsel samt kørslens udførelse under afsnit 4 og udkast til kontrakt afsnit 7 9. Kontraktstart er planlagt til , men Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at benytte en rullende kontraktstart, således at enkelte pakker igangsættes i løbet af august, dog senest Det forventes at alle pakker starter senest ved skolestart, men senere opstart af pakker vil blive meddelt snarest muligt. Pakker afregnes fra igangsættelse. 2.2 Implementering af Aarhus Kommunes indkøbspolitik - fokus på gevinst, effektivisering samt brugervenlighed Visionen for indkøb i Aarhus Kommune er: På indkøbsområdet er og skal Aarhus Kommune være en professionel samarbejdspartner, som ud fra en helhedsbetragtning sikrer størst mulige gevinster til gavn for kommunens borgere og byens udvikling. Professionalisme, bæredygtighed og samhandel er den bærende ramme for den nye indkøbspolitik. Aarhus Kommunes indkøb af såvel varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver tager afsæt i en helhedsbetragtning og koncerntankegang. Med professionalisme for øje vil Aarhus Kommune med indkøb på tværs af kommunen skabe gevinst og effektivisering for kommunen som helhed. Samtidig foretager Aarhus Kommune ved sine indkøb en prioritering af såvel økonomiske betragtninger som bæredygtige hensyn eksempelvis i forhold til miljø, arbejdsmiljø samt sociale og etiske normer. Med fokus på behovet i kommunen, kommunikation og dialog samt et fortsat sigte på forbedring af indkøbsaftalernes brugervenlighed ønsker Aarhus Kommune at sikre, at kommunens institutioner og afdelinger køber ind i overensstemmelse med indkøbspolitikken. Hensigten er, at det skal munde ud i en højere grad af aftaleoverholdelse i kommunen, både til fordel for kommunens aftaleleverandører og Aarhus Kommune.

10 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 10 Med indkøbspolitikken ønsker Aarhus Kommune desuden at indgå i et tæt og forpligtende samarbejde med kommunens samhandelspartnere, der er attraktivt for begge parter. Grundlaget for samarbejdet er effektivisering, videndeling og nytænkning, hvor udfordringer løses i fællesskab 2.3 Miljøzoner Der er indført miljøzone i Aarhus Midtby. Miljøzoneordningen har som mål at begrænse partikelforureningen i tættere byområder, hvor mange mennesker færdes og hvor der tale om relativt snævre gaderum. Forurening med partikler indebærer en betydelig sundhedsrisiko. I miljøzonen er der krav om, at dieselkøretøjer over 3,5 tons indregistrerede som lastbiler og busser - har påmonteret et partikelfilter - med mindre køretøjet opfylder EURO 4 motornormen. De nævnte køretøjer skal i miljøzonen være forsynet med et miljøzonemærke, som udstedes ved ordinære bilsyn. Udenlandske køretøjer er ikke omfattet af mærkningen, men skal opfylde de tekniske krav. Miljøstyrelsen kan i særlige tilfælde dispensere fra partikelfilterkravet. 2.4 Dialog med markedet Aarhus Kommune har forud for bekendtgørelsen af udbuddet, været i dialog med markedet. En opsamling heraf fremgår i anonymiseret form i bilag Procedurer og konkurrencevilkår 3.1 Vilkår for afgivelse af tilbud Udbudsform Udbuddet gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud Afgivelse af tilbud Mercell Sourcing Service Udbuddet vil blive foretaget som et elektronisk udbud. Det betyder at tilbudsgiverne skal afgive tilbud elektronisk via Mercell Sourcing Services hjemmeside på (herefter kaldet MSS). Tilbuddet inkl. alle bilag skal uploades og sendes igennem MSS inden tidsfristen udløber. Brug af MSS er omkostningsfrit for tilbudsgiver. Tilbudsgiver vil, 3 dage før tilbudsfristen udløber, modtage en påmindelse omkring opgaven pr. . For at uploade tilbud skal tilbudsgiver have digital signatur eller NEM-ID. Har tilbudsgiver ingen af delene kontaktes MSS på support@mercell.com eller tlf Angiv firmanavn og opgaven, det handler om. Tilbud modtaget på andre måder end gennem MSS vil ikke blive komme i betragtning. Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til MSS på support@mercell.com eller tlf

11 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side Kørselspakker Der kan afgives tilbud på et, flere eller alle udbudte kørselspakker Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 6 måneder fra fristen for modtagelse af tilbud. Også selvom der indgås kontrakt til anden side Aftalegrundlag Aftale vil blive indgået på basis af det udkast til kontrakt, der indgår i dette udbudsmateriale som kapitel Konsortier og underleverandør Der modtages ikke tilbud fra konsortier. Der må alene anvendes underleverandør i akutte tilfælde, ved sygdom eller vognnedbrud. Tilbudsgiveren er ansvarlig for at underleverandøren overholder samtlige af Aarhus Kommunes krav i henhold til den indgåede kontrakt Tilbudsgivers forbehold Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, medfører at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Aarhus Kommune ret til at se bort fra tilbuddet. Hvis andet ikke er anført, er eventuelle faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, kun gældende i det omfang de ikke strider mod nærværende udbudsmateriale. Såfremt tilbudsgiver opretholder eventuelle faglige forbehold, som ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet, skal dette derfor angives eksplicit i tilbuddet. Det understreges, at opretholdelse af faglige forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, kan medføre, at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. ovenstående. Såfremt tilbudsgiverne vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser, vil disse blive bortfortolket. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås Ejendomsret Udbudsmaterialet og de informationer, der findes heri, er Aarhus Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Det må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden skriftlig tilladelse. 3.2 Formkrav til tilbuddets opbygning, indhold og aflevering Formkrav Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på dansk. Dog kan årsrapporter afleveres på engelsk. Endvidere kan bilagsmateriale tillige være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Aarhus Kommune anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale fra svensk, norsk eller engelsk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. MSS:

12 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 12 Tilbudsblanketter samt øvrige dokumenter skal udfyldes og vedhæftes under dokumenter i MSS. Der er tale om accept af rammeaftalevilkår, minimumskrav samt tilbudspriser. Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsblanketten, jf. bilag 5: vejledning til afgivelse af tilbud (selvstændigt dokument), da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse Kommunikation og spørgsmål til udbudsmaterialet Al kommunikation vedrørende dette udbud skal ske skriftlig via kommunikationsmodulet i MSS. Alle spørgsmål og besvarelser vil, i anonymiseret form, blive gjort tilgængelige via MSS inden fristen. Spørgsmål bedes opstillet på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Frist for modtagelse af spørgsmål til udbudsmaterialet er den , kl. 11: Tilbudsfrist Tilbuddet skal være afleveret elektronisk gennem MSS senest onsdag den, 8. april 2015 kl Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem Oplysninger om tilladelser og vogne / dokumentation Tilbudsgivere, som får tildelt kontrakt, skal ved kontraktstart være i besiddelse af gyldig bustilladelse eller taxitilladelse til alle vundne pakker, der idriftsættes fra kontraktstart. Som dokumentation skal tilbudsgiver udfylde og indsende oplysningsskemaet i bilag 4 oplysningsskema (selvstændig fil). Dokumentationen skal medsendes sammen med tilbuddet. Evt. forhåndsgodkendelse accepteres, og kopi heraf skal ligeledes indsendes sammen med tilbuddet. Tilbudsgiver skal i dette tilfælde senest have en gyldig tilladelse ved kontraktsunderskrift. Oplysningsskemaet skal returneres med anførelse af tilladelsestype, tilladelsesnr., udløbsdato og udstedende myndighed samt registreringsnr., dato for 1. indregistrering og dato for 1. ibrugtagning på den vogn, der skal knyttes til kørslen. Oplysningsskemaet skal returneres elektronisk i regnearks-format (eksempelvis Excel) via MSS. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til på forlangende at få fremsendt kopi af gyldige tilladelser samt kopi af gyldige registreringsattester eller anden relevant dokumentation for alle vogne, der udfører kørsel for Aarhus Kommune. Venter tilbudsgiveren på levering af vogn(e), kan registreringsnr. mv., indsendes efter aftale med Aarhus Kommunes kørselskontor. Tilbudsgivere, som ikke indsender dokumentation, kan miste deres kontrakt, medmindre andet er aftalt med Aarhus Kommunes kørselskontor Mangler i tilbud Aarhus Kommune gør opmærksom på, at såfremt et tilbud ikke er vedlagt de krævede oplysninger og dokumenter, vil Aarhus Kommune være berettiget til og i de tilfælde, hvor manglende oplysninger ikke lovligt kan indhentes efterfølgende, forpligtet til at afvise tilbuddet i sin helhed. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiveren følger anvisningerne for udarbejdelsen af tilbud og vedlægger de ønskede oplysninger og dokumenter i tilbuddet. 3.3 Tilbudsbehandling Registrering og åbning Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive registreret efterhånden, som de modtages.

13 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 13 Tilbuddene vil blive åbnet den 8. april 2015, kl. 14:00. Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen. Alle tilbud vil blive behandlet fortroligt. Tilbud er omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse Gennemgang af tilbuddene er planlagt til uge Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen jf. Lov nr. 492 af 12. maj 2010 om samtidig underretning af samtlige ansøgere, tilbudsgivere mv. Der vil endvidere ske offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter. I Underretningen til de tilbudsgivere, der modtager et afslag, vil det vindendes tilbuds samlede tilbudssum blive oplyst, da Aarhus Kommune har pligt til at angive en begrundelse for tildelingen. Det præciseres, at i henhold til Lov nr. 492 af 12. maj 2010 må Aarhus Kommune tidligst underskrive kontrakten efter udløb af en standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag hvor kommunen har afsendt underretning til alle tilbudsgivere om valg af tilbudsgiver(er). Dvs. kontrakten underskrives tidligst på 12. dagen fra fremsendelsen af underretning. Det forventes, at der kan indgås aftaler i uge 19 eller umiddelbart herefter Udgifter ved tilbudsgivning Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Aarhus Kommune uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret eller udleveret Tildelingsliste Aarhus Kommune vil udarbejde en tildelingsliste med oplysninger om tilbudsgivere, pakkenumre og tilbudspriser, samt eventuelle forbehold. Tildelingslisten offentliggøres på MSS hjemmeside. Der kan ikke kræves indskrænkning i det nævnte oplysningsomfang. 3.4 Udvælgelseskriterier Forud for vurderingen af det afgivne tilbud vil der ske en vurdering af virksomhedens egnethed i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation, som skal vedlægges tilbuddet. Dokumentation skal afleveres via Mercell Sourcing Service, i henhold til afsnit 3.2, Formkrav. Tilbud, der ikke indeholder den efterspurgte dokumentation, kan Aarhus Kommune afvise som ukonditionsmæssige, eller Aarhus Kommune kan under overholdelse af ligebehandlingsprincippet vælge at anvende bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 (implementeringsbekendtgørelsen) 12. Der vil således ikke være mulighed for at eftersende manglende dokumentation, medmindre Aarhus Kommune vælger at benytte sig af de begrænsede muligheder, de udbudsretlige regler giver herfor. De krav, der er stillet som udvælgelseskriterier, skal dokumentere tilbudsgivernes generelle egnethed til at udføre den udbudte specialkørsel. Udvælgelseskriterierne er krav, der skal være opfyldt ved aflevering af tilbuddet. Aarhus Kommune er berettiget til at afvise tilbudsgiveren som uegnet til at udføre den udbudte opgave, af andre årsager end de nedenfor nævnte. De stillede udvælgelseskriterier er:

14 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 14 Tilbudsgiverens personlige forhold: Tro og love erklæring 1: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 2 denne formular skal benyttes. Tro og love erklæring 2: Tro- og loveerklæring på at alle chauffører tilknyttet kørslen har en blank (negativ) børneattest. Tro og love erklæring 3: Tro og loveerklæring om, at tilbudsgiveren ikke befinder sig i én af de af direktiv 2004/18/EF artikel 45, stk. 1 og stk. 2. litra a d anførte situationer. Hvis tilbudsgiver afgiver en urigtig erklæring, jf. Tro- og loveerklæring 1, kan tilbudsgiveren i henhold til Lovbekendtgørelse om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, nr. 336 af 13. maj straffes med bøde. Hvis en af ovenstående tro- og loveerklæringer afgives med urigtige oplysninger, og disse er afgivet svigagtigt, har Aarhus Kommune ret til at forkaste tilbuddet, jf. udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra g. Aarhus Kommune forbeholder sig desuden ret til selv at kontrollere, hvorvidt tilbudsgivere, der påtænkes tildelt kontrakt, er omfattet af én af de førnævnte situationer, ligesom Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at kræve dokumentation herfor fra tilbudsgiveren. Befinder tilbudsgiveren sig i én af de i udbudsdirektivet artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-d anførte situationer, vil tilbudsgiveren blive udelukket fra at deltage i udbuddet. Økonomisk og finansiel kapacitet: I muligt omfang (dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver startede sin virksomhed) årsrapporter for de seneste 2 afsluttede regnskabsår Er tilbudsgiver etableret inden for de seneste 2 år vedlægges årsrapport for det regnskabsår, som tilbudsgiver måtte have afsluttet. Redegørelse for virksomhedens status p.t., eventuelle koncernforhold og uddybning af specielle forhold, der fremgår af de vedlagte årsrapporter, kan medsendes. Hvis tilbudsgivers seneste årsregnskab er mere end 6 måneder gammelt skal der fremsendes ledelsesattesteret erklæring, om at der ikke er sket væsentlige ændringer i tilbudsgivers balance og egenkapital siden seneste årsregnskab. Teknisk kapacitet: Referenceliste over de betydeligste lignende opgaver, der er udført i løbet af de sidste tre år. Her skal angives tidspunkt, kunde samt kontaktperson og kontaktoplysninger hos den pågældende kunde. 3.5 Tildelingskriterium Der skal afgives en selvstændig timepris på hver pakke. Blandt de konditionsmæssige tilbud vil der efterfølgende blive tildelt kontrakt til én tilbudsgiver pr. pakke ved anvendelse af tildelingskriteriet laveste pris.

15 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 15 Prisen skal afgives under det forhold, at der ikke gives afregning for tiden brugt mellem vognens hjemsted og rutens fiktive start- og slutsted, samt tomkørselstid og tomtid mellem ture. En vogn kan kun tildeles en kørselspakke. Såfremt en tilbudsgiver står til at vinde flere pakker med den samme vogn, eller flere pakker end han kan vedstå, tildeles han de pakker hvor der er størst difference til næstlaveste tilbud. Hvis flere tilbudsgivere på samme pakke har samme laveste pris, vil kontrakten blive tildelt ved lodtrækning. Der vil for hver pakke blive indgået en selvstændig kontrakt. I tilfælde, hvor Aarhus Kommune skønner et tilbud som værende et unormalt lavt bud, kan Aarhus Kommune indhente oplysninger om baggrunden for det afgivne tilbud. Disse oplysninger vil blive behandlet fortroligt. Hvis Aarhus Kommune vurderer et tilbud som værende et unormalt lavt bud, kan Aarhus Kommune vælge at afvise tilbuddet. Tilbudsgiverne opfordres til at byde på så mange pakker som muligt, da dette øger chancerne for at få tildelt kontrakten på en eller flere af pakkerne. Der kan ikke tilbydes ekstra rabat ved at byde på flere pakker. 3.6 Procedure for behandling af tilbud De indkomne tilbud vil blive behandlet efter følgende procedure: 1. Udvælgelseskriterier: I første omgang udvælges de egnede tilbudsgivere ud fra en vurdering af de oplysninger, der er krævet under udvælgelseskriterier. 2. Mindstekrav/ufravigelige krav: I anden omgang vurderes tilbuddenes konditionsmæssighed i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav/ufravigelige krav. Såfremt mindstekravene / de ufravigelige krav ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikke-konditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling. 3. Tildeling af kontrakt: I tredje omgang vurderes de konditionsmæssige tilbud i forhold til tildelingskriteriet laveste pris, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af kontrakt.

16 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side Kravspecifikation 4.1 Generelle oplysninger Oversigt over de udbudte pakker findes i bilag 12. For at give et mere detaljeret overblik over hvordan kørslen planlægges, er der vedlagt kørelister for pakke 1, 10, 20, 40, 41 og 42. Kørelisterne findes i dokumentet detaljerede pakkebeskrivelser, på MSS. Kørsel planlægges af Aarhus Kommunes kørselskontor. Samtlige krav oplistet i kravspecifikationen er mindstekrav, som skal være opfyldt. 4.2 Krav til vogne Vogntyper Vognene er delt op i følgende vogntyper: - Vogntype 2 - Vogntype 5 Specifikke beskrivelser og krav til vognene findes i bilag 9. Det står tilbudsgiver frit for at afgive tilbud med en vogn med højere vogntypenummer end angivet på den enkelte kørselspakke, men aldrig med et lavere vogntypenummer. Vogntypenummeret kan ikke ændres i kontraktens løbetid, uden forudgående accept fra Aarhus Kommunes kørselskontor Generelle krav til vogne Alle vogne skal til enhver tid opfylde alle love og myndighedskrav vedrørende personbefordring. Vogne og udstyr skal endvidere opfylde de krav til indretning og færdselssikkerhed, som myndighederne måtte stille hertil, herunder lovpligtige eftersyn af eks. handicaplifte mv. Tilbudsgiver skal i hele kontraktperioden, inkl. evt. forlængelse, have en gyldig registreringsattest for hver af de tilbudte vogne. I kontraktperioden, inkl. evt. forlængelse, forpligter tilbudsgiver sig til at opfylde følgende krav til vognene. Kravene er minimumskrav, som skal opfyldes af alle vogne. I forbindelse med kontraktindgåelsen kan Aarhus Kommune indhente mere detaljerede oplysninger om de enkelte vogne. Alle vognene skal være vel vedligeholdte, rene og fremtræde præsentable Alle vogne, der anvendes til kørslen, skal være røgfrie dette gælder også e- cigaretter og lign. Alle vogne skal være udstyret med førstehjælpskasse og ildslukker på mindst 1 kg Alle vogne skal være forsynet med vinterdæk i perioden 1. november 31. marts Vognene må i aftaleperioden inkl. Eventuel forlængelse ikke være over 8 år gamle De vogne der anvendes til kørslen, skal være egnede til kørselsopgaven. De forskellige ture stiller forskellige krav til vognudstyr og indretning. Omkostninger til indkøb og vedligeholdelse af udstyr til vognene, betales af tilbudsgiver. Definition af vognens alder Vognens alder baseres på datoen for første ibrugtagning af vognen. Formålet hermed er at undgå at produktionsmåned/-år afviger væsentlig fra første registreringsdato i Danmark, hvilket eksempelvis kan forekomme ved import af vogne, som har været registreret i udlandet og er importeret som brugte herfra. Tvivlstilfælde afgøres af Aarhus Kommune.

17 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 17 Skiltning Skilt, udleveret af Aarhus Kommune, skal kunne ses tydeligt udefra under kørslens udførelse. Sikkerhedsseler og fastspænding Der er pligt til at anvende sikkerhedssele i henhold til gældende lovgivning. Enhver fastspænding af kørestol/passager skal altid opfylde lovgivningens krav, herunder at kørestole fastspændes med 4-punkts strop- eller selebespænding fastgjort til vognbunden. Derudover skal alle børn og ledsagere inkl. Kørestolsbrugere fastspændes i 3- punkts sikkerhedssele. Chauffør er ansvarlig for, at både kørestol og passager er forsvarlig fastspændt i henhold til gældende regler. Såfremt kørestol ikke kan fastgøres efter forskrifterne, må barnet ikke befordres i kørestolen, og Aarhus Kommunes kørselskontor skal underrettes. Øvrige hjælpemidler (sammenklappelige kørestole, gangstativer, rollatorer mv. samt iltflasker) skal være fastgjort under kørslen. I tilfælde hvor autostol eller siddepude er lovpligtig påhviler det tilbudsgiveren at sikre at dette forefindes og anvendes i køretøjet. Udgifter hertil påhviler tilbudsgiveren. Autostole skal være godkendt efter ECE eller 44-04, eller i-size. Kørselskontoret vil ved udsendelse af tur angive eventuelt behov herfor. Øvrige krav Registreringsattest og indregistrering Tilbudsgiveren skal, i hele kontraktperioden, inkl. evt. forlængelse, have en gyldig registreringsattest for den af kontrakten omfattede vogn. De anvendte vogne skal opfylde den i Danmark på vognens første indregistreringsdato gældende EU-norm for emissioner. Udskiftning af vogne Aarhus Kommunes kørselskontor skal godkende permanent udskiftning af en vogn minimum 5 hverdage før udskiftningen. Ved ikke-planlagt udskiftning af en vogn skal Aarhus Kommunes kørselskontor informeres herom hurtigst muligt. Ved udskiftning af vogne i kontraktperioden kan Aarhus Kommunes kørselskontor tillade, at tilbudsgiver udskifter en vogn med en vogn med højere vogntypenummer. Prisen for den udførte kørsel ændres ikke. Telefoniudstyr I samtlige vogne samt reservemateriel skal der forefindes telefoniudstyr. Aarhus Kommune, forældre og institutioner skal kunne ringe direkte til vognen, og chaufføren skal kunne ringe til Aarhus Kommune, forældre og institutioner. Der må ikke føres nogen former for private samtaler, når der er passagerer i vognen. Udstyret skal fungere således, at det til enhver tid kan betjenes under kørsel efter gældende lovgivning. Udstyret må ikke benytte højtaler i vognen. GPS Alle vogne skal være udstyret med GPS med opdateret kortmateriale. Omkostninger hertil afholdes af tilbudsgiveren. Midlertidigt materiel

18 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 18 Kan det tilbudte materiel ikke indsættes fra kontraktstart, skal tilbudsgiver oplyse hvilket midlertidigt materiel, der bliver anvendt til kørslen. Midlertidigt materiel skal forhåndsgodkendes af Aarhus Kommune og skal erstattes af det tilbudte materiel senest en måned efter kontraktstart. Vejhjælp Alle vogne skal desuden være tilknyttet abonnement på vejhjælp. 4.3 Turdisponering Aarhus Kommune anvender et IT system til planlægning og udsending af den udbudte kørsel. De vindende tilbudsgivere skal kunne modtage turene digitalt, og kan vælge en digital løsning der modsvarer kommunens krav til monitering af den daglige turkørsel: 1) En Applikations-løsning Tilbudsgiver kan vælge at leje en Android applikation (3500kr/bil/år) til sin egen Androidenhed og modtage turkørsler via denne applikation. Androidenheden skal kunne modtage data (minimum via 3g) via mobilnetværket. Applikationen vil udsende en turliste fra kommunens IT system, med informationer om kørslerne der skal udføres, og applikationen vil monitere kørslen med stempling af på/afstignings tider samt vogn positioner (GPS monitering) og data vil efterfølgende blive anvendt til afregning af kørslerne. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at skaffe en Androidenhed som har en passende størrelse (vi anbefaler en skærm på minimum 5 ) der gør det muligt at betjene ved af/påstigning med data abonnement samt en holder til vognen. Turen udsendes således: 2) En integrationsløsning baseret på SUTI standarden Tilbudsgiver kan (såfremt tilbudsgiver har et selvstændigt IT vognstyringssystem, der understøtter SUTI standarden) vælge en direkte integration til Kommunens IT kørekontor via SUTI standarden. Integrationen skal følge den konfigurations-standard som er udleveret med udbudsdokumenterne, jf. bilag 13 (selvstændig fil). Tilbudsgiver dækker selv udgifter til denne integration og afprøvning via egen IT leverandør. Turen udsendes således: Aarhus Kommune afholder udgifter til egen IT leverandør i forbindelse med SUTI integrationen, men Aarhus Kommune er ikke ansvarlig for udgifter, som vedrører tilbudsgivers eget IT hardware (herunder data og smartphone/android-enhed) samt IT software (herunder SUTI integration).

19 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 19 Aarhus Kommune anbefaler tilbudsgiver grundigt at gennemlæse vedlagte databehandleraftale inden valg af løsning jf. bilag Kørslens udførelse Børnene Alle børnene er visiterede til ordningen. Børnene skal hjælpes ind og ud af vognen. Kørslen skal som udgangspunkt udføres fra kantsten til kantsten, således at chaufføren hvor det er nødvendigt hjælper barnet ind og ud af bilen, og sikrer sig at der er nogle klar til at tage imod barnet. Enkelte børn kan desuden visiteres til speciel service (ikke udtømmende liste): - Almindelige ganghjælpemidler - Kørestolsbrugere - Medtagelse af ledsager - Håndaflevering Er der ikke nogle til at tage imod barnet kontaktes Aarhus Kommunes kørselskontor Fast chaufførteam Ruterne fastlægges efter anvisning fra kommunen. Hver kørselspakke skal have et fast chaufførteam til at udføre kørslen, således at der er 1 primær chauffør på pakken, og 2 sekundære faste chauffører. Dette kan fx være i tilfælde af sygdom, ferie eller lignende Dialog mellem chauffør og forældre Inden opstart af kørsel kan forældre have et behov for at tale med chaufføren for at aftale praktiske forhold omkring kørslen, fx: - Nogle børn har brug for at se chaufføren - Aftale regler med forældre om det enkelte barn (fx er nogle følsomme over for støj) - Nogle børn har brug for faste pladser i vognen, samt knytter sig til specielle genstande, som kan give tryghed. Dette skal så vidt muligt accepteres af chaufføren - Udveksling af telefonnumre Chaufførerne skal være indstillet på at indgå i denne dialog. Kørselskontoret afsætter tid hertil i køreplanlægningen og tilbudsgiver afregnes med sædvanlig timepris Orientering om ankomst Sker der ændringer på selve kørselsdagen, der ikke går gennem kørselskontoret, skal tilbudsgiver underrette forældrene telefonisk, 10 minutter før ankomst på adressen Servicetid Chaufføren skal maksimalt vente 3 minutter på hver opsamlingsadresse, hvis ikke andet er opgivet for det enkelte barn eller kørselspakke. Udover de 3 minutters ventetid kan der forekomme ekstra servicetid, fx til at barnet kan komme ombord på vognen. Aarhus Kommune tillægger ekstra servicetid til børn der er visiteret til speciel service, således: Almindelige ganghjælpemidler Kørestol Medtagelse af ledsager 3 minutter 5 minutter 1 minut

20 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 20 Håndaflevering 10 minutter Afvigelser i kørsel på dagen Børns sygemelding og andre akutte meldinger der medfører afvigelse i kørslens udførelse på dagen, meldes direkte af forældre til tilbudsgiver. Det er tilbudsgivers ansvar at underrette chaufføren, og foretage de nødvendige ændringer i kørslen. Sådanne mindre ændringer af køreplantimerne på under 15 minutter pr. dag planlægger tilbudsgiver selv med den pågældende institution og forældre, alt efter hvad der er aktuelt. Tilbudsgiver afregnes til den af kørselskontorets planlagte tid Afvigelser ift. den planlagte tid Hvis vognen ankommer til en adresse tidligere end 10 minutter før den planlagte tid, må chaufføren ikke sætte børnene af, med mindre der er truffet aftale med kørselskontoret, forældrene eller institutionen. Hjemkørsel fra institutioner sker senest 10 minutter efter den planlagte tid. Hvis ikke alle børn der er planlagt til at skulle med vognen, er med vognen, og der ikke er truffet direkte aftale mellem tilbudsgiver og forældre, skal dette straks meldes til Aarhus Kommunes kørselskontor. De anførte møde- og hjemkørselstidspunkter kan ændres gennem hele aftaleperioden. Det er tilbudsgiverens ansvar at sørge for, at tidspunkterne overholdes Ændring af ruter Ruterne revideres løbende som følge af indvundne erfaringer om køretider i forbindelse med til- eller afgang af børn til ordningen. Ruterne revideres i øvrigt, hvis andre forhold gør det nødvendigt for institutionerne at ændre på kørslen Sikkerhed Chauffører skal tage de fornødne hensyn og yde den hjælp, der er nødvendig, for at kørslen kan udføres på bedst mulige og sikreste måde for det enkelte barn. Herunder sikre, at af- og påstigning kan foregå på en sikkerhedsmæssig forsvarlig måde, at kørestole er fastspændt under kørslen, samt at kørestolsbrugeren er fastspændt til kørestolen. Chaufføren må ikke fjerne sig længere væk fra vognen, end at han kan have opsyn med børnene. Chaufføren må ikke tilbyde børnene mad, drikke, eller slik under udførelsen af kørslen befordring af bevægelseshæmmede Alle chauffører der befordrer kørestole, skal have gennemført uddannelsen Befordring af bevægelseshæmmede, inden de sættes til selvstændig tjeneste i den aftalte kørsel for Aarhus Kommune. Udgiften hertil afholdes af tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal efter anmodning kunne dokumentere gennemførelsen skriftligt over for Aarhus Kommune. Tilbudsgivere, der opnår kontrakt på pakker hvor der er krav om liftvogn, skal kunne dokumentere, at samtlige chauffører i chaufførteamet på pakken, har gennemført uddannelsen Magtanvendelse Fysisk og psykisk magtanvendelse, ydmygende eller anden form for nedværdigende behandling af passagerer må ikke finde sted. Undtagelsesvis kan det blive nødvendigt at anvende fysisk magt, hvis en passager udviser voldsom eller truende adfærd i en sådan grad, at der er nærliggende risiko for at passageren vil gøre skade på sig selv eller andre. Denne magtanvendelse skal indskrænkes til det absolut nødvendigste, og skal gennemføres på den mest mulige lempelige måde. Har magtanvendelse fundet sted, skal Aarhus

21 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 21 Kommunes kørselskontor straks underrettes. Undlader tilbudsgiver at underrette Aarhus Kommunes kørselskontor om tilfælde hvor der har været anvendt magtanvendelse, anses dette for en væsentlig misligholdelse af kontrakten Ledige pladser i vognen Hvis der er ledige pladser i vognen, mens der befordres børn efter denne aftale, disponerer Aarhus Kommune over disse. Tilbudsgiver eller chauffør må ikke tage initiativ til, at der befordres fremmede personer med vognen uden forudgående at have indhentet tilladelse fra Aarhus Kommunes kørselskontor Ændringer i retningslinjerne for kørslens udførelse Aarhus Kommune kan løbende revidere og ajourføre retningslinjerne for kørslens udførelse. Tilbudsgiver og chauffører er forpligtet til at følge disse retningslinjer. 4.5 Kvalitetssikring Evaluering og dokumentation Tilbudsgiver skal kunne dokumentere, at de stillede krav til kvalitet opfyldes. Opfølgningen skal ske i tæt samarbejde med Aarhus Kommune. Fra Aarhus Kommunes side kan der blive fulgt op på kravene ved brugerundersøgelser, klagebehandling og stikprøvekontrol. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at foretage inspektion af de til kørslen benyttede vogne. Tilbudsgiveren og dennes ansatte accepterer at medvirke i løbende evalueringer af befordringen, fx ved besvarelse af spørgeskemaer mv Databehandleraftale Tilbudsgiver behandler personoplysninger om borgerne på Aarhus Kommunes vegne. Tilbudsgiver må ikke behandle de overdragne oplysninger til andre formål end de formål, som fremgår af nærværende aftale. Tilbudsgiver er i overensstemmelse med Lov om behandling af personoplysninger, jf. Lov nr. 429 af 31. maj 2000 med senere ændringer, 42, stk. 2, forpligtet til at indgå en skriftlig databehandleraftale med Aarhus Kommune, samt at overholde Sikkerhedsbekendtgørelsen, jf. Bekendtgørelse af 528 af 15. juni Databehandler aftaler vil blive indgået i forbindelse med indgåelse af kontrakt. Databehandler aftale findes under bilag Usikkerhed i udbudte pakker Den enkelte pakke indeholder et cirkatal for hvor mange timer pakken forventes at have, ekskl. kørsel mellem vognens hjemsted og første og sidste tur, samt tomkørsel mellem ture. Kørselspakkerne er beskrevet ved en fiktiv start og slutadresse for hver tursegment. Kørselspakkerne er lavet på grundlag af statistik fra 1. halvår 2014, hvilket betyder at der kan ske væsentlige ændringer, der vil få indflydelse på de enkelte pakker inden driftsstart. 5.1 Antal timer på pakken De(n) valgte tilbudsgiver(er) skal vedstå den tilbudte timepris selvom timeantallet kan variere med +/- 30 % ift. de specificerede antal timer på kørselspakken. Timeantallet kan variere fra uge til uge, og tilbudsgiver må acceptere et større udsving end +/- 30 %, så længe Aarhus Kommunes kørselskontor får planlagt kørsel på pakken inden for de +/- 30 % over en 3 måneders periode.

22 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 22 Kan kørsel ikke planlægges således at timeantallet holdes inden for +/- 30 %, er tilbudsgiver dog garanteret betaling for 70% af de specificerede timer på pakken. 5.2 Bortfald af pakker Der en række forhold, der kan medføre, at der ikke er grundlag for enkelte pakker, fx: Forældre har mulighed for at vælge en kontant udbetaling i stedet for leveret kørsel Bevillinger kan stoppes fra dag til dag Bopælsændring Dødsfald Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at opsige disse pakker med 3 måneders varsel. 6. Snitflade mellem Aarhus Kommune og tilbudsgiver under daglig drift 6.1 Kontakt til Aarhus Kommune Kontakten til Aarhus Kommune skal altid ske igennem kørselskontoret. Aarhus Kommune skal primært kontaktes via på befordring@aarhus.dk (der kan ske ændring af e- mail adressen inden driftsstart) eller telefonisk på hverdage i tidsrummet 08:00 til 16:00. Mail overvåges på hverdage i tidsrummet 08:00 til. På øvrige tidspunkter, inkl. weekender og helligdage, kan Aarhus Kommune kun kontaktes telefonisk, og kun med spørgsmål vedrørende driften den pågældende dag Specielt om brug af må ikke bruges til at oplyse om rettelser eller ændringer til den samme dag - dette vil altid skulle meddeles telefonisk til Aarhus Kommune, med mindre andet er aftalt direkte med Aarhus Kommune. Tilbudsgiver opfordres til at benytte ved spørgsmål der har generel karakter, samt hvis der er ændringer, der har en mere omfattende karakter. Dette kan fx være ved indsættelse af nyt materiel eller ændring af kontaktoplysningerne til vognene. Tilbudsgiver skal altid meddele Aarhus Kommune hvis tilmeldte vogne ikke er disponible. Dette skal ske senest dagen før kl. via Driftsovervågning Kørselskontoret hos Aarhus Kommune har ret til at overvåge afviklingen af den samlede kørsel og løse opståede problemer, der ikke umiddelbart kan løses af tilbudsgiver/chaufføren. 7. Tilbudsdisposition 7.1 Generelle formkrav Tilbudsafgivelsen skal indeholde følgende dele: 1. Udfyldt blanket om tilbudsgivers generelle forhold 2. Tro og lover erklæringer 3. 1 udfyldt tilbudsblanket pr. pakke 4. Oplysninger om tilladelser og vogne Tilbudsgiver skal kun udfylde 1 blanket om tilbudsgivers generelle forhold, uanset hvor mange pakker der bydes på. Tilbudsgiver skal udfylde 1 tilbudsblanket for hver pakke tilbudsgiver byder på. Tilbudsgiver skal udfylde skemaet oplysninger om tilladelser og vogne, samlet for alle de pakker der bydes på.

23 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side 23 Dokumentet Vejledning til afgivelse af tilbud, beskriver hvordan tilbuddet skal udformes for at være konditionsmæssigt. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Hvis ikke andet udtrykkeligt fremgår af tilbuddet, lægges udbudsmaterialet til grund som en del af tilbuddet. Det skal understreges, at kapitel 8 Udkast til kontrakt også er en del af udbudsmaterialet. Du finder blanketterne som bilag, og som selvstændige dokumenter på MSS.

24 Aarhus Kommune, Specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 februar 2015 Side Udkast til kontrakt Nærværende udkast til kontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontraktudkastet skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontraktudkastet udfyldes af Aarhus Kommune i tilfælde af en aftaleindgåelse. (Hvis tilbudsgiver har forbehold for bestemmelserne i kontrakten skal dette tydeligt angives i tilbudsgivers tilbud jf. udbudsmaterialets kapitel 3. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit vedrørende retsvirkningerne af forbehold.) Rammeaftale om Udførelse af specialkørsel af børn under 18 år efter Serviceloven 41 mellem [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR nr.] (herefter kaldet Leverandøren) og Aarhus Kommune Rådhuspladsen Aarhus C (herefter kaldet Aarhus Kommune)