Dette notat er Økonomiafdelingens forslag til udarbejdelse af en fælles skabelon til budgetopfølgningen.

Transkript

1 Forslag til skabelon for månedlig budgetopfølgning I den reviderede forretningsgang vedrørende samlet budgetopfølgning fremgår det at "Fagudvalgene orienteres månedlig via budgetopfølgninger fra direktørområderne/budgetansvarlige. Opfølgningerne foretages i samarbejde med Økonomiafdelingen, Budget- og regnskabsfunktionen, og foregår så vidt muligt efter fælles retningslinier m.h.t. form og indhold (fælles skabelon)". Dette notat er Økonomiafdelingens forslag til udarbejdelse af en fælles skabelon til budgetopfølgningen. Detaljeringsgrad Rapporteringen til fagudvalgene: Budgetopfølgningens hovedtal præsenteres for Økonomiudvalgets eget område på direktørniveau og for fagudvalgenes områder på afdelingschefniveau. I vedlagte bilag 1 fremgår rapporteringsniveuet pr. udvalg. Fokus er dermed på et overordnet niveau, og ikke på om afvigelser opstår på den ene eller den anden aftaleenhed. Hvert udvalgsområde kan ligeledes definere enkelte fokusområder, der hver gang eller ad hoc tages med. Områderne vælges ud fra deres udgiftsmæssige tyngde. På Økonomiudvalgets område vil det f.eks. være relevant hver måned at fokusere på lønudgifterne. Rapporteringen finder sted gennem en skabelon, hvor tal og tekst indarbejdes. I bilag 2 er skabelonen som eksempel udfyldt på Økonomiudvalgets område. Baggrundsmateriale: Ud over en skabelon til den egentlig rapportering til fagudvalgene, vil Økonomiafdelingen også gerne udvikle en fælles regnearksrapportering som baggrundsmateriale til afrapporteringen. I bilag 3 er et eksempel på vicekommunaldirektørens område. Eksemplet skal illustrere, at forbruget måned for måned indtastes i regnearket. Tallene med blåt/rødt er forbrug. Disse tal indtastes af Budget- og Regnskab. I regnearket indtaster Budget- og Regnskab også månedsbudgetter som tolvtedele af årsbudgettet. Ønsker de enkelte afdelinger mere præcise skøn over månedsbudgetterne, kan disse også indarbejdes i samarbejde mellem afdelingerne og Budget- og Regnskab. De enkelte afdelingers opgave er at skønne over forbruget i de kommende måneder, og taste dette ind i regnearket. I regnearket indgår således budget, forbrug og forventet forbrug måned for måned. Afdelingernes skøn over kommende måneders forbrug og forklaringer på evt. afvigelser sker som udgangspunkt uden generel indsamling af informationer fra de enkelte aftaleenheder. Informationer fra aftaleenhederne indhentes kun i det omfang, der er behov herfor. Det er således ikke meningen, at aftaleenhederne i yderste led (såsom skoler, plejehjem mv.) skal opleve den månedlige budgetopfølgning som en øget administrationsopgave. Efter aftale med direktørområderne kan grafiske illustrationer udarbejdes på baggrund af budgettal, forbrug og skøn over de kommende måneders udvikling. Som et eksempel kan ses bilag 4. 1

2 Selve dagsordenspunktet skrives af Økonomiafdelingen på baggrund af et møde mellem Økonomiafdelingen og Direktørområdet. Rapporteringstidspunkter Det skal tilstræbes, at budgetopfølgningerne behandles på udvalgsmøderne så hurtigt som muligt efter et månedsskifte. Placeringen af udvalgsmøderne først på måneden betyder dog, at budgetopfølgningen først kan behandles på udvalgsmødet den efterfølgende måned, eksempelvis kan budgetopfølgningen fra marts først kan behandles i maj. Der laves ikke budgetopfølgning på maj måned, da der ikke er udvalgsmøder i juli. Desuden må det forventes, at det vil være et ret omfattende arbejde at udarbejde baggrundsregnearkene, og der vil derfor gå lidt tid inden materiale kan være klar til brug i direktørområderne. Opfølgningen på januar må derfor ske på baggrund af rapporter udtrukket fra økonomisystemet, mens selve dagsordenspunktet kan skrives i den foreslåede skabelon. Det tilstræbes, at regnearkene er klar til opfølgningen på februar måned. Forudsætninger En væsentlig forudsætning for at Budget- og Regnskab kan udarbejde brugbare regneark, som baggrundsmateriale til rapporteringen, er at der er en klar ansvarsfordeling for alle aftaleenheder, således aftaleenhedernes budgetmæssige rammer er afklaret. Det er også væsentligt, at der på de enkelte direktørområder er personer, der kan varetage opgaven med at skønne over kommende måneders forbrug, taste disse ind og som input til dagsordens punktet forklare eventuelle afvigelser samt iværksatte handlinger. 2

3 Bilag 1 Strukturtekst (i kr.) Korr. Vedt. Budget 2008 Forbrug 2008 pr ult. Forventet afvigelse Forventet resultat Økonomiudvalget 10 Direktion Direkionssekretariat Vicekommunaldirektørområdet Børn og Ungedirektøromrrådet Kultur og Udviklingsdirektørområdet Socialdirektørområdet Teknik og Miljødirektørområdet GRAND TOTAL Arbejdsmarkedsudvalget 50 Socialdirektørområdet 510 Jobcenter Beskæftigelsesafdelingen Socialområdet GRAND TOTAL Børne- og Ungdomsudvalget 30 Børn og Ungedirektøromrrådet 310 Børn og Familieområdet Daginstitutionsområdet Undervisningsområdet GRAND TOTAL Kultur- og Udviklingsudvalget 40 Kultur og Udviklingsdirektørområdet Kulturområdet Udviklingsområdet GRAND TOTAL Teknik- og Miljøudvalget 50 Socialdirektørområdet * 530 Pleje-området Socialområdet Teknik og Miljødirektørområdet Beredskabsgården Forsyningsområdet Natur-,Miljø-,Vej og Parkområdet Plan- og Byggeområdet 499 GRAND TOTAL

4 Sundhedsudvalget 40 Kultur og Udviklingsdirektørområdet 430 Sundhedsområdet GRAND TOTAL Voksen- og Plejeudvalget 50 Socialdirektørområdet 510 Jobcenter Beskæftigelsesafdelingen Pleje-området Socialområdet GRAND TOTAL * På Teknik- og Miljøs politiske udvalg fremgår administrative koder fra pleje- og socialområdet. Disse skal ikke fremgå her, og ændres. 4

5 Bilag 2 Eksempel på Budgetopfølgning for Økonomiudvalget marts måned 2008 Resumé: Eksempel med tal fra Vicekommunaldirektørens område Strukturtekst (i kr.) Korr. vedt. Budget 2008 Forbrug 2008 pr ult. marts Forventet afvigelse Forventet resultat Økonomiudvalget 10 Direktion Direktionssekretariat Vicekommunaldirektørområdet Børn og Ungedirektørområdet Kultur og Udviklingsdirektørområdet Socialdirektørområdet Teknik og Miljødirektørområdet GRAND TOTAL Begrundelse for afvigelser og beskrivelse af iværksatte handlinger til budgetoverholdelse Direktionen: Direktionssekretariat: Vicekommunaldirektørområdet: Mindreforbruget skyldes i indeværende år, men forventes opvejes af merforbrug næste år. Børn og Ungedirektørområdet: Kultur- og Udviklingsdirektørområdet: Socialdirektørområdet: Teknik- og Miljødirektørområdet: Fokusområde Den samlede lønudvikling 5

6 Bilag 3 Strukturtekst Korr. vedt. Budget 2008 Afvigelse i forhold til budget Gns. budget pr. mdr. Forsupple ment januar februar marts...dec Forventet resultat 20 Vicekommunaldirektørområdet * Sundhedsområdet 0 62 Sundhedsudgifter m.v Kommunal genoptræning og vedligeholdelsestræning Personbefordring 0 90 Andre sundhedsudgifter Begravelseshjælp Befordringsgodtgørelse Sociale opgaver og beskæftigelse m.v Førtidspensioner og personlige tillæg Personlige tillæg m.v Briller, personlige tillæg pgf 14, stk. 1 (pgf 17, stk.2) Medicin, personlige tillæg pgf 14, stk. 1 (pgf 17, stk. 2) Tandlægebehandling, personlige til- læg pgf 14, stk. 1 (pgf 17, stk. 2) Fysioterapi, fodterapi, kiropraktor-og psykologbehandling, personlige Supplemet til pensionister med nedsat pension (brøkpension), Andre personlige tillæg pgf 14, stk.1 (pgf 17, stk. 2) Briller, helbredstillæg, pgf 14a (pgf 18) Medicin, helbredstillæg, pgf 14a (pgf 18) Tandlægebehandling, helbredstillæg pgf 14a, stk. 1 (pgf 18, stk. 1) Tandprotese, helbredstillæg, pgf 14astk. 4 (pgf 18, stk. 4) Fysioterapi, kiropraktor- og psykologbehandling, helbredstillæg Fodbehandling, helbredstillæg, pgf 14 a, stk 4 (pgf 18, stk. 4) Varmetillæg med 75 pct. refusion, pgf 14, stk. 2 og 3 (pgf 17, stk Tilbagebetaling af personlig tillæg ydet med 75 pct. refusion før Tilbagebetaling af personlige tillægydet med 50 pct. refusion i perioden Tilbagebetalingspligtige personlige tillæg Refusion af varmetillæg Berigtigelser Refusion af personlige tillæg og helbredstillæg

7 06 Administration Administrativ organisation Administrationsbygninger Grunde og Bygninger Sekretariat og forvaltninger Administrationsudgifter overført tilforsyningsvirksomhederne Personale Materiale- og aktivitetsudgifter It, inventar og materiel Betaling andre off. myndigheder Indtægter Lønpuljer m.v Lønpuljer Overenskomstmæssige puljer Personale Betaling andre off. myndigheder Tjenestemandspensioner Udbetaling af Tjenestemandspensioner Udbetaling af Tjenestemandspensioner Pensionsforsikringspræmier

8 Bilag Vicekommunaldirektørens område - eksempel 8 februar marts april maj juni juli august september oktober november december Eftersupplement Måned Forbrug + skøn Budget januar Forsupplement kr.