Direktionen BESLUTNINGSREFERAT

Transkript

1 Direktionen BESLUTNINGSREFERAT Sted: Mødelokale 250, rådhuset Dato: Onsdag den 26. juni 2019 Start kl.: 9:00 Slut kl.: 13:00 Medlemmer: Kommunaldirektør Christian Bertelsen (formand) Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Vej- og ejendomschef Kim T. Jensen Arbejdsmarkedschef Erik Holck Hansen Fraværende: Arbejdsmarkedschef Erik Holck Hansen Norddjurs Kommune

2 Indholdsfortegnelse Side 1. Gennemgang af beslutningsprotokoller og dagsordener. Fælles opfølgning på centrale temaer og strategisk problemløsning Økonomi Information fra regionale fora, herunder kommende møder og aktiviteter Punkter til behandling Eventuelt, herunder punkter til næste møde...11 Bilagsoversigt...13 Norddjurs Kommune

3 1. Gennemgang af beslutningsprotokoller og dagsordener. Fælles opfølgning på centrale temaer og strategisk problemløsning. Åben sag Sagsgang DIR Sagsfremstilling Udvalgenes beslutningsprotokoller gennemgås umiddelbart efter udvalgsmøderne og udvalgenes dagsordener gennemgås forud for udvalgsmøderne. Gennemgangen foretages af den pågældende direktør. Gennemgang af beslutningsprotokol for: Børne- og ungdomsudvalgets møde den 20. juni 2019 Kultur- og fritidsudvalgets møde den 24. juni 2019 Voksen- og plejeudvalgets møde den 25. juni 2019 Ekstraordinært møde i økonomiudvalget den 25. juni 2019 Ekstraordinært møde i kommunalbestyrelsen den 25. juni 2019 Gennemgang af dagsorden for: Øvrige punkter til behandling Tilsynsrapporters synlighed på aftaleholderes hjemmeside. Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen orienterer. o Status og beskrivelse af situationen på Børn- og Ungecenter Norddjurs o Ledelsesmæssige initiativer der er i gang og på vej o Orientering til politisk niveau herunder evt. behov for redegørelse 1

4 Principper for ændret budgettidsplan. Budgettidsplanen forventes justeret som følge af at aftale mellem Regering og KL om kommunernes økonomi i 2020 først forventes efter sommerferien. Stabschef Kim Bruun Nielsen orienterer. Opfølgning på henvendelse fra Dansk Socialrådgiverforening. Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen orienterer. Tilbagemelding på artikel i Socialrådgiveren med særlig henblik på lovens overholdelse. Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen orienterer. Kommende møder, aktiviteter samt formål Møde i Administrationsbygningen i Allingåbro den 27. juni Økonomiske konsekvenser De økonomiske konsekvenser beskrives i dagsordenspunkterne til møderne i de stående udvalg m.v. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at de nævnte beslutningsprotokoller og de nævnte dagsordener gennemgås. Beslutning i Direktionen den Direktionen gennemgik beslutninger fra ovennævnte politiske møder Øvrige punkter til behandling Tilsynsrapporters synlighed på aftaleholderes hjemmeside. Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen orienterer. o Status og beskrivelse af situationen på Børn- og Ungecenter Norddjurs o Ledelsesmæssige initiativer der er i gang og på vej o Orientering til politisk niveau herunder evt. behov for redegørelse Velfærdsdirektøren har foranlediget en redegørelse til børne- og ungdomsudvalget og økonomiudvalget. Heri er også indeholdt påbuddet fra Arbejdstilsynet samt Arbejdstilsynets kvitteringsskrivelse. 2

5 Principper for ændret budgettidsplan. Budgettidsplanen forventes justeret som følge af at aftale mellem Regering og KL om kommunernes økonomi i 2020 først forventes efter sommerferien. Stabschef Kim Bruun Nielsen orienterer. Fagudvalgene behandler - jf den gældende budgettidsplan - tekniske korrektioner og mængderegulering i uge 32, økonomiudvalget i uge 33 og endvidere afholdes orienteringsmøde for kommunalbestyrelsen 16/8. Stabschefen foranlediger, at der udarbejdes forslag til den efterfølgende del af budgettidsplanen, hvor der i videst mulig omfang vil blive taget hensyn til principperne i den gældende budgettidsplan. Opfølgning på henvendelse fra Dansk Socialrådgiverforening. Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen orienterer. Der blev givet en orientering om den igangværende proces på myndighedsområdet. Velfærdsdirektøren foranlediger, at der udarbejdes en sag til økonomiudvalgets møde 15/8 med en status på de igangsatte initiativer, der skal skabe klarhed overfor de rejste spørgsmål og genfinde samarbejdet i børne- og familieområdet. Tilbagemelding på artikel i Socialrådgiveren med særlig henblik på lovens overholdelse. Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen orienterer. Velfærddirektøren tager initiativ til at sikre en overholdelse af lovgivningen med særlig henblik på Servicelovens 50. Det blev endvidere aftalt, at der gives en orientering til børne- og ungdomsudvalget og økonomiudvalget. Kommende møder, aktiviteter samt formål Møde i Administrationsbygningen i Allingåbro den 27. juni

6 Kommunaldirektør Christian Bertelsen, vej og ejendomschef Kim T. Jensen, kultur og fritidschef Trine Grejsen mødes med medarbejderne i administrationsbygningen i Allingsåbro. 4

7 2. Økonomi Åben sag Sagsgang DIR Sagsfremstilling For at følge den økonomiske udvikling og gennemførelsen af budgettet indeholder direktionens møder et fast punkt om kommunens økonomi. På mødet behandles: Hovedoversigt for maj 2019 Tekniske korrektioner budget 2020 Økonomiske konsekvenser Direktionen følger den økonomiske udvikling og vurderer løbende budgetopfølgningerne på de forskellige områder. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Direktionen den Hovedoversigt for maj 2019 Hovedoversigten ved udgangen af maj 2019 viser, at budgettet og servicerammen samlet set overholdes. Børne- og ungdomsudvalget og voksen- og plejeudvalget indmeldte ved udgangen af maj et merforbrug på samlet set 18,4 mio. kr. Fagudvalgene har efterfølgende fundet besparelser indenfor egne udvalg på samlet 5,3 mio. kr. og kommunalbestyrelsen besluttede på mødet den 18. juni, at tilføre de to udvalg samlet set 12,2 mio. kr. fra de centrale puljer under ØK. Disse beslutninger er indarbejdet i hovedoversigten. Merforbruget på det to udvalg er dog steget 5

8 yderligere, og der er fortsat et merforbrug på 0,6 mio. kr. for BUU og 0,3 mio. kr. for VPU indenfor servicerammen, der forudsættes fundet i fagudvalgene, jf principper for økonomistyring. Indtægterne forventes at blive 4 mio. kr. lavere end budgetlagt, forklaringen på dette er fortsat, at halvdelen af tilskuddet til særligt vanskeligt stillede kommuner i 2019 allerede blev udbetalt i efteråret Nettoanlægsbudgettet på 28,6 mio. kr. overholdes. Der er merindtægter i 2019 som primært vedrører salg af jord ved gl. Estrup, hvor indtægten er disponeret til Kattegatcentret i Tekniske korrektioner budget 2020 Drøftet. De tekniske korrektioner og mængdereguleringer forelægges til politisk behandling i fagudvalgene i uge 32/33. 6

9 3. Information fra regionale fora, herunder kommende møder og aktiviteter Åben sag Sagsgang DIR Sagsfremstilling I forbindelse med deltagelse i en række regionale fora skal direktionen informeres om samt drøfte emner og sager, der behandles i de forskellige regionale fora, herunder: Generelle emneområder KKR (politiske udvalg for de 19 kommuner i Region Midtjylland) KD-net (kommunaldirektør netværket for de 19 kommuner i Region Midtjylland) Kontaktudvalg (politisk udvalg bestående af de 19 borgmestre i Region Midtjylland samt regionsrådets formand) K98 Business Region Aarhus Fagområder VisitAarhus Center for Offentlig Ledelse DASSOS Europæisk kulturregion Midttrafik/letbaneråd Arbejdsmarkedsstyregruppen Kulturring Østjylland RAR Østjylland (Regionale Arbejdsmarkedsråd). Rådet for fremtidens kompetencer. Økonomiske konsekvenser Ingen. 7

10 Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at informationer om kommende og afholdte møder gennemgås. 8

11 4. Punkter til behandling Åben sag Sagsgang DIR Sagsfremstilling I økonomiaftalen mellem regeringen og KL for 2019 understreges kommunernes rolle mht. at implementere verdensmålene lokalt igennem partnerskaber om bæredygtig lokal udvikling, og målene indgår f.eks. også som ramme for Region Midtjyllands udviklingsstrategi. Direktionen i Norddjurs Kommune arbejder med FN s 17 verdensmål for bæredygtig udvikling som en overordnet begrebsramme, for at sikre fokus på at arbejde innovativt og fokusere på eksekvering og langsigtede effekter inden for kommunens forskellige fagområder som fx bosætning, omsorg, uddannelse, miljø, sundhed og infrastruktur. Verdensmålene giver mulighed for at arbejde værdibåret og retningsskabende og kan styrke de tværgående perspektiver igennem et helhedsfokus på kommunen som samfund med en række emnemæssige udfordringer. På de områder, hvor det giver værdi, lader direktionen derfor verdensmålene fungere som kobling til konkrete udviklingsprojekter og tværfaglige samarbejdsformer, og lader dem være styrende for udviklingen af eksterne partnerskaber, samt inddragelse af borgere og civilsamfund. Direktionen har følgende øvrige punkter til behandling: Direktionens årsplan Udkast til møder for kommunaldirektøren i de tre administrationsbygninger Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at punkterne behandles. 9

12 Bilag: 1 Åben Årshjul for direktionen, pr. 16. maj /19 2 Åben Udkast - Møder mellem kommunaldirektør og administrative 97881/19 medarbejdere i de tre administrationsbygninger Beslutning i Direktionen den Drøftet. 10

13 5. Eventuelt, herunder punkter til næste møde Åben sag Sagsgang DIR Sagsfremstilling Til de kommende direktionsmøder er der foreløbig følgende punkter: Implementering af Fase 2 generelt på som punkt ved alle direktionsmøder. Konsekvenser af Folketingsvalget den 5. juni Dansk Byggeri erhvervsanalyse Fagchefers deltagelse i direktionsmøder o Tonny Olsen den 21. august 2019 o Erik Holck Hansen den 18. september 2019 o Søs Fuglsang den 22. oktober 2019 o Trine Grejsen den 4. november 2019 o Kim Bruun Nielsen den 18. december 2019 Drøftelse og fastlæggelse af Øvrige punkter til behandling under dagsordenens punkt 1 på det næste direktionsmøde. Beslutning i Direktionen den Til direktionsmøde 30/7 er der følgende emner: Konsekvenser af Folketingsvalg 5. juni gennemgang af Retfærdig retning for Danmark Budgettidsplan Dansk Byggeri erhvervsanalyse Øvrige emner til efterfølgende direktionsmøder: Møde med ny beredskabsdirektør (afventer introduktionsplan) 11

14 12

15 Bilagsoversigt 4. Punkter til behandling 1. Årshjul for direktionen, pr. 16. maj 2019 (76031/19) 2. Udkast - Møder mellem kommunaldirektør og administrative medarbejdere i de tre administrationsbygninger (97881/19) 13

16 Underskriftsside Kommunaldirektør Christian Bertelsen (formand) Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Vej- og ejendomschef Kim T. Jensen Arbejdsmarkedschef Erik Holck Hansen 14

17 Bilag: 4.1. Årshjul for direktionen, pr. 16. maj 2019 Udvalg: Direktionen Mødedato: 26. juni Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 76031/19

18 Årshjul for direktionen 2019 Hovedoversigt/budgetopfølgning pr. ultimo oktober Finanslov Digitalt samarbejde Dialogmøder mellem fagchefer og direktion Resultatkontrakt med turismeorganisationen for Aarhus og Djursland Handleplan for KL s økonomiske analyse Budget Tidsplan for regnskab Takstoversigt Hovedoversigt/budgetopfølgni ng pr. ultimo august Datasikkerhed Beredskab Erhvervsklimamålinger (August: DI, Dansk Byggeri) Partnerskabsaftale med VIA University College Dialogmøder mellem fagchefer og direktion Erhvervshuset Faseopdelt forandringsproces Velkomstarrangement for tilflyttere 28. september Region Midtjyllands udkast til sundheds- og hospitalsplan Hovedudvalg 14/11 4. kvartal Chefforum 13/11 Chefforum 6/9 Hovedudvalg 19/8 3. kvartal Hovedudvalg 6/12 Lederdag 7/1 Sammenhæng for borgerne Hovedudvalg 13/5 1. kvartal 2. kvartal Chefforum 6-7/6 med CDEU (politikere i bestyrelse, borgmester, nøglemedarbejdere og kommunaldirektør) Hovedudvalg 7/2 Chefforum 6/3 Hovedudvalg 2/5 Budgetanalyser Budgetproces Hovedoversigt/budgetopfølgni ng pr. ultimo marts Plan- og udviklingsstrategi Kommuneplan Projekter med Poul Due Jensens Fond Partnerskabsaftale med Aarhus Universitet Organisationsforandring Dialogmøder mellem fagchefer og direktion Årsregnskab og overførsler Befolkningsprognose 2020: Region Midtjyllands sundheds- og hospitalsplan Økonomiaftale Anlægsforslag Tekniske korrektioner og mængdereguleringer Hovedoversigt/budgetopfølgnin g pr. ultimo maj Status på aktiviteter i Østjysk Ledelsesakademi Status på tværgående grupper i organisationen Organisationsforandring Dialogmøder mellem fagchefer og direktion Revision af alle koncernpolitikker Håndbog for kommunalbestyrelsen Velkomstarrangement for tilflyttere 11. maj Status på det politiskadministrative samarbejde Politisk ramme for Region Midtjyllands sundheds-og hospitalsplan Folketingsvalg 5. juni

19 Bilag: 4.2. Udkast - Møder mellem kommunaldirektør og administrative medarbejdere i de tre administrationsbygninger Udvalg: Direktionen Mødedato: 26. juni Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 97881/19

20 Møder for kommunaldirektøren i administrationsbygningerne i Allingåbro, Glesborg og Grenaa Forløb og ramme Kommunaldirektøren sætter i form af oplæg 2-3 større emner på dagsordenen, som har særlig betydning for organisation og medarbejderne. Emnerne for møderne vælges og udfoldes i dialog med de chefer og direktører, som har til huse i administrationsbygningerne. Der er undervejs og efter hvert korte oplæg mulighed for fri dialog. Møderne giver supplerende information og dialog i forhold til de emner, som også måtte behandles parallelt fx i MED systemet. Formål At øge fokus på de fælles koncernemner, herunder emner fra chefforum. At sikre ensartet information blandt de medarbejderne i administrationen. At sikre større synlighed kommunaldirektøren som øverste personaleansvarlig, og de administrative medarbejdere imellem. At lette implementeringen af større fælles beslutninger ved at nå ud til de enkelte medarbejdere. At give mulighed for direkte dialog og spørgsmål. Målgruppe Medarbejderne fra administrationen med arbejdsplads i de tre administrationsbygninger. Evt. kan indkaldelsen også sendes til de øvrige lokationer med administrative medarbejdere, så medarbejdere her har mulighed for at deltage. Direktører og chefer kan vurdere behovet for dette. Alle ansatte i administrationsbygningerne er velkomne, også chefer og ledere. Eksempler på emnegrupper Internt rettede organisatoriske emner med udspring i beslutninger i kommunalbestyrelse, direktion eller chefforum. Fx faseopdelt forandringsproces. Gode historier fra Norddjurs Kommune: Steder hvor vi er lykkedes med forandring, forbedring, hvor vi markerer os positivt mv. Fx målinger. Spot på aktuelle større politiske beslutninger med betydning for store dele af kommunens borgere, områder, eller organisation. Fx proces om kommuneplan. Større nationale beslutninger med betydning for arbejdsgange, organiseringer, Personalemæssige forhold fx forandringer i bygningerne, Økonomiske forhold. Fx budgetproces, aktuelle nøgletal mv. Hyppighed To årlige møder. Det første møde lægges i slutningen af 2019.

21 (Der er i juni blevet afholdt to indledende møder i Allingåbro og Glesborg, og der planlægges samme møde i Grenaa til august 2019.) Varighed 30 min. Kommunaldirektøren forsøger at prioritere tilstedeværelse i administrationsbygningerne i forbindelse med møderne fx til frokost. Indkaldelse Der laves en kalenderindkaldelse for et år ad gangen. Møderne lægges gerne på fredage, men den konkrete tidsmæssige planlægning aftales med cheferne i administrationsbygningerne for at sikre en hensigtsmæssig placering. Kommunikation og dagsorden I forbindelse med den første kalenderinvitation udsendes en beskrivelse af målgruppe, formål, ramme mv. En uge forud for hvert møde opdateres kalenderinvitationen med de 2-3 emner, som er på dagsordenen.