Personalemøde i Facility Services og KundeService

Transkript

1 Personalemøde i Facility Services og KundeService Tid: Fredag, den 11. november 2011, kl Fraværende: Janette Rist, Iris Hansen, Doris W. Jensen og Lykke Meinicke Genoptaget: Fredag, den, kl Sted: Fraværende: Mødelokale Øst, Trekanten 9, Vojens Bahrija Bjelosevic, Inge-Merete Bøje Rud Bendorff, Hanne Lebeck Andersen og Tina Hansen Dagsorden blev genoptaget på mødet i december, da diverse punkter ikke nåede at blive behandlet på mødet i november. Dagsorden Pkt. 1. Godkendelse af dagsorden Referat Godkendt Pkt. 2 Godkendelse af referat fra mødet den 9. september 2011 Pkt. 3 Orientering fra Ellen - midtvejsstatus - mål for kursusforløb Godkendt Seneste referat fremsendes fremover med dagsordenen. Midtvejsstatus Vi er nu halvvejs gennem den 3-årige prøveperiode. Der er sendt oplæg til Direktionen og Økonomiudvalget om: Hvor er vi kommet til? Hvilke udfordringer har vi haft/er der? Hvad skal der til for at det lykkes? Status for Facility Services blev uddelt og gennemgået. Opgaven med at have en bestiller/kunde har været en udfordring. Rengøring har fået stor anerkendelse af deres arbejde rundt i kommunen. Henning Schrøder har møde med den nye kommunaldirektør Henrik Græsdal i næste uge (uge 46). Mål for 2011 Generelle og afdelingsspecifikke mål blev udleveret og gennemgået. Der skal findes mål for Hvad kan være relevant som mål for vort område?

2 Kom med forslag og tag emnet op på de små personalemøder. Kursusforløb Evaluering af dag 1 i procesforløbet. Der var flere tilkendegivelser, bl.a.: Hårdt at sidde stille så længe Mål nås ikke Diskussion vedr. holdinddeling Spild af penge Adm. analyse Analysen af hele Haderslev Kommunes administration vil blive vurderet, hvor og hvordan vi kan gøre ting anderledes for at spare. Der er oplistet 16 forslag til områder, som behandles i Direktionen tirsdag, den 20. december og i Økonomiudvalget den 23. december. Du opfordres til løbende at følge med i Onsdagsnyt. Evaluering af ServiceCenter Materiale vedr. ServiceCenter behandles i Direktionen den 10. januar 2012 og i Økonomiudvalget den 23. januar Strategiforum Der var møde i Strategiforum i tirsdags, hvor blandt andet kursusforløbet og SC infofolder blev evalueret. Pkt. 4 (kl ) Orientering om evaluering af ServiceCenter, v/henning Schrøder og Thomas Kallenbach Der pågår en midtvejsevaluering af hele ServiceCenter, og der er udarbejdet en Spørgeguide til alle chefgrupper samt ServiceCenter. I dag handler det dog kun om Facility Management og KundeService. Der har været mange tilbagemeldinger lige fra yderst tilfreds til meget utilfreds. Mærkedage Der ønskes et udleveringssted til gaver på Haderslev Rådhus. Der er et ønske om, at tilskudsreglerne vedrørende tilskud til receptioner forenkles. Post Mange fejlleverancer.

3 Post bliver væk eller er længe undervejs (Hansborg/ Nørregade). Der bør defineres få knudepunkter med evt. modtagesekretær. Pedeller Positive meldinger omkring oprettelse af HelpDesken. Mangler dog tilbagemeldinger/opfølgning på opgaver. Problematik omkring håndværkerhjælp blev diskuteret. Bygning C Tømning af skraldespande 1 x ugentlig på alle kontorer. Brandinstruks Brandinstruks til Rådhuscentret 7, Vojens, efterlyses. Linda Skøtt: Er undervejs, bliver sat op mandag (14.11.). Byrådssalen Den skal gøres pæn og klar til brug om fredagen. Lys Der skal automatik på lyset i administrationsbygningen. Trykkeri Overalt tilfredshed med Trykkeriets service. Dog var der ønsker om lidt længere åbningstid. Kantine Generel udmelding: Alt for dyr. Ønsker om bredere og grønnere udvalg. Tilskuddet til kantinedriften er reduceret fra 1,2 mio. kr. til kr., hvilket selvfølgelig har prismæssige konsekvenser. Vigtigt at komme ud og møde bestillerne. Vi har en kommunikationsopgave: Hvorfor koster maden det, den gør? Ovennævnte kan måske lyde af meget, men husk på, vi er et område, hvor vi kun hører, hvis noget ikke virker. Rigtig meget i dagligdagen fungerer meget fint. Pkt. 5 Arbejdsmiljø og Trivsel Arbejdsmiljø: Husk at vælge repræsentant inden 28. november Per Koustrup og Linda Skøtt er genvalgt som arbejdsmiljørepræsentanter for ServiceCenter.

4 Du kan henvende dig til en af dem eller Ellen Enné, hvis du har noget i forbindelse med dit arbejdsmiljø. Der blev gjort opmærksom på, at der mangler lys ved trappen ned til kantinen i administrationsbygningen i Vojens. Det er temmelig risikabelt (mørkt) at gå dér, og vi risikerer, at vore leverandører ikke vil levere varer til os. Linda Skøtt har rejst problematikken overfor Ole Malle, Teknik og Miljø. Indtil videre må hovedindgangen benyttes. Dette tages op i arbejdsmiljøgruppen. Bygning C, Pedelbolig og Nørregade 41, Haderslev Flytning af møbler og affald foregår på en meget uhensigtsmæssig måde. Ellen Enné: Det er som udgangspunkt ikke en opgave for pedellerne at flytte møbler. Der skal bruges ekstern hjælp, og serviceområdet må selv betale for dette. Opstår der udfordringer, så kontakt Linda Skøtt. Trivsel Vi er kommet godt fra start. Både kantiner og pedeller er startet op med månedlige personalemøder. Med hensyn til emnerne, vi har valgt at arbejde med, tages disse op på møderne i Da der er 5 emner, vil der være 5 personalemøder i Formand og næstformand aftaler nærmere. Det er vigtigt, at postfunktionen får besked om ændring/flytning/ophør af personale, for at får post fordelt rigtigt. Der udarbejdes materiale om dette. Kursusdagene den 4. og 5. januar 2012 er flyttet til den 25. og 26. januar 2012, og disse afholdes i mødelokalerne på Haderslev sygehus. Deltagerne på holdene er orienteret. Pkt. 6 Økonomi Udsat til næste møde. ServiceCenter er en virksomhed, hvor indtægter og udgifter skal gå lige op.

5 Pkt. 7 Personaleforhold 2011 viser som helhed et mindre ekstraforbrug. Pedelområdet har et mindreforbrug. Rengøring balancerer. Trykkeriet er under pedelområdet, men det ser fint ud. Kantiner er ikke helt afklaret endnu, men omsætningen ser dog ud til at svare til det budgetterede. Udsat til næste møde. MUS-samtaler er alle afholdt. Næste runde bliver i efteråret 2012, dog er der altid plads til samtaler hos Ellen. Vor langtidssygemeldte kollega forsøges dækkes ind, men det er endnu uvist, hvornår kollegaen er tilbage. Virksomhedscenter: 3 pladser besat med 1 i kantinen i Haderslev 1 i kantinen i Vojens 1 i pedelfunktionen Regning vedrørende mentorfunktion sendes til Jobcentret. Pkt. 8 Orientering fra ServiceMED Henning Schrøder orienterede fra mødet den Husk at sende referater til Karin Kaasgaard. Trivsel: Henning Schrøder har deltaget i en gruppe sammen med Lisbeth Jacobsen, Birthe Skøtt og Claus Dall med henblik på at komme med forslag til indsatsområder for Den Centrale Stab og ServiceCenter. Gruppen har indstillet, at de 4 indsatsområder, som HovedMED har foreslået (Mobning, Sammenhæng mellem arbejdsopgaver og ressourcer, Anerkendelse/Feedback og Efteruddannelse), også tages op i DCS/SC + Information. Disse 5 emner kobles op på LETT-værdierne, og det er vigtigt, at disse bliver sat på dagsordenen 1 x årligt. Økonomi: Budgettet er vedtaget. Der skal foretages en analyse af hele administrationen med henblik på besparelser, 5 mio. kr. i mio. kr. hvert af årene fremover. Besparelser vedrører hele Haderslev kommune, inkl. institutioner m.v.

6 Der er afholdt møde i onsdags (14.12.), hvor der arbejdes videre med trivselsemnet information tillige med den værdifulde arbejdsplads i henhold til LETTværdierne, herunder det sociale kapitel, vedrørende Haderslev kommune som rummelig arbejdsplads. ServiceCenter var til evaluering. ServiceCenter er repræsenteret i ServiceMED med 2 fra MadService og Peter Skau fra Trekanten i Vojens. Pkt. 9 Eventuelt Efter mødet blev der holdt valg til næstformand. Valgt blev: Pia Fabricius. Næste møde: Fredag, den 16. december 2011, kl i mødelokale Øst, Trekanten. Møderækken for 2012 aftales mellem formand og næstformand. Pia Wrona sender link til referater på Intranettet med dette referat.