Områdeudvalg administrationen REFERAT

Transkript

1 REFERAT Sted: Mødelokale 2, rådhuset Dato: Onsdag den 4. december 2013 Start kl.: 12:30 Slut kl.: 14:15 Medlemmer: Eva Iversen (Formand) Peter Kirchhoff Larsen (HK) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Carsten Povlsen (HK) Lotta Dybdahl Sandsgaard (Ledelse) Helle Steffensen (HK) Karen Skau (Ledelse) Connie Borup Hansen (3F) Kirsten Højgaard (Næstfmd.) (DS) Bodil Hiort (TL) Lisbeth Skyum (DS) Jacob Therchilsen (AC) Agnete Munk Nielsen (DS) Grethe Wehner Andersen (AMR) Jytte Skiffard (HK) Klaus Dahlin (AMR) Fraværende: Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Bodil Hiort (TL) Klaus Dahlin (AMR) Norddjurs Kommune

2 Indholdsfortegnelse Side 1. Godkendelse af referat Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Drøftelse af arbejdsskadestatistik 3. kvartal Drøftelse af fraværsstatistik Opfølgning på Norddjurs Kommunes sygefraværsprojekt Den Kommunale Kompetencefond Godkendelse af mødeplan for Information fra hovedudvalget Information fra ledelsen Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg Information og kommunikation til lokaludvalg Eventuelt...16 Bilagsoversigt...17 Norddjurs Kommune

3 1. Godkendelse af referat Åben sag Godkendelse af referat fra mødet den 11. september Opfølgning fra mødet den 11. september 2013: På mødet foreslog medarbejdersiden at der laves arbejdsmiljøgrupper bestående af alle arbejdsmiljørepræsentanter for rådhuset og hver af administrationsbygningerne, for at styrke samarbejdet om arbejdsmiljøet i de enkelte bygninger på tværs af afdelingerne. Ledersiden har drøftet forslaget, og man ønsker at fastholde den struktur vi allerede har som følger af MED-aftalen. Der er dog ikke noget til hinder for, at arbejdsmiljørepræsentanter samarbejder på tværs af afdelinger hvor det findes hensigtsmæssigt.. Indstilling Formanden indstiller, at referatet godkendes. Beslutning i Områdeudvalg den Medarbejdersiden gav udtryk for, at man synes, at det var en skam, at der ikke er mulighed for en formel organisering af ekstra arbejdsmiljøgrupper på de enkelte huse. Referatet blev godkendt. 1

4 2. Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold A00 13/4701 Åben sag Det fremgår af MED-aftalen, at områdeudvalget skal informeres om budgetopfølgningen. Der foretages 2 årlige budgetopfølgninger, der forelægges kommunalbestyrelsen. Derudover foretages månedlige budgetopfølgninger. Formanden informerer om status på budgetopfølgningen.. Indstilling Formanden indstiller, at informationen modtages. Beslutning i Områdeudvalg den Formanden informerede om budgetopfølgningen og om at der på nuværende tidspunkt ikke er noget der giver anledning til konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. Områdeudvalget modtog informationen. 2

5 3. Drøftelse af arbejdsskadestatistik 3. kvartal A00 13/4713 Åben sag Det fremgår af statistikken, at der i 3. kvartal 2013 har været 1 arbejdsskader vedr. kontorarbejde af karakteren andet, som har resulteret i 0 sygedage og 2 arbejdsskadet vedr. andet af karakteren andet, som har resulteret i 0 sygedage.. Til sammenligning var der i 3. kvartal arbejdsskader vedr. kontorarbejde henholdsvis 1 skade af karakteren arme/ben og 1 skade af karakteren andet, samlet betød disse arbejdsskader 14 sygedage. Herudover var der 1 arbejdsskabe vedr. andet af karakteren ryg, der har forårsaget 14 sygedage. Der har således været samme antal arbejdsskaber, men et fald i antal sygedage.. Indstilling Formanden indstiller, at statistikken drøftes. Bilag: 1 Åben Arbejdsskadestatistik kvartal adm. område /13 Beslutning i Områdeudvalg den Arbejdsskadestatistikken blevet drøftet. 3

6 4. Drøftelse af fraværsstatistik A00 13/4771 Åben sag Der arbejdes fortsat på at udfærdige en fraværsstatistik for hele Norddjurs Kommune og også for områdeudvalgets område. På hovedudvalgets møde den 15. maj 2013 blev det aftalt, at der ikke ville blive fremlagt en ny fraværsstatistik, før den er helt klar. Det samme gælder for områdeudvalget for.. Indstilling Formanden indstiller, at drøftelse af punktet udgår ved dette møde. Beslutning i Områdeudvalg den Drøftelse af punktet udgik ved dette møde. 4

7 5. Opfølgning på Norddjurs Kommunes sygefraværsprojekt A00 13/4774 Åben sag Sagsgang OA Områdeudvalget har bedt alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status om 3 gange årligt at udfylde og indsende initiativskema i forbindelse med opfølgningen på Norddjurs Kommunes sygefraværsprojekt. De udfyldte initiativskemaer samt den udarbejdede vejledning til udfyldelse af initiativskemaer er vedlagt som bilag. Skema fra Skole- og dagtilbudsområdet eftersendes til områdeudvalget og vedlægges referatet som bilag.. Indstilling Formanden indstiller, at skemaernes indhold drøftes. Bilag: 1 Åben Skemaer fra lokaludvalg /13 Beslutning i Områdeudvalg den Områdeudvalget glædede sig over at have modtaget skemaer fra alle lokaludvalg og at disse var udfyldte i henhold til den udsendte vejledning. Skemaerne var udfyldt med stor kvalitet og særligt det, at der var gode tiltag som andre afdelinger kunne have glæde af, var områdeudvalget meget tilfreds med. Nogle medarbejdere havde givet udtryk for at det kunne være svært at få nogle oplysninger til at passe ind i en bestemt kasse i skemaet og der vil derfor i skemaet fremadrettet blive tilføjet en kasse med Yderligere bemærkninger hvor lokaludvalgene kan komme med yderligere bemærkninger eller kommentarer. 5

8 Arbejdsmarkeds- og borgerservicechefen orienterede om at der i jobcentret og borgerservice den 22. oktober 2013 blev afholdt arbejdsmiljødag med besøg fra rejseholdet fra Videncenter for arbejdsmiljø. Temaet var fra stress til trivsel og var den arbejdsmiljødag der i første omgang var foreslået til områdeudvalget. 6

9 6. Den Kommunale Kompetencefond G00 13/21770 Åben sag I forbindelse med overenskomst- og aftalefornyelserne pr. 1. april 2013 blev der indgået aftale om etablering af Den Kommunale Kompetencefond. Fonden muliggør, at de medarbejdergrupper, der er omfattet af aftalen, kan søge om tilskud til kompetencegivende efter- og videreuddannelse hos anerkendte udbydere. Det drejer sig om OAO-gruppen og størstedelen af FTF-gruppen. Aftalen, der indeholder en udtømmende oversigt over de omfattede faglige organisationer og overenskomstområder, er vedlagt dagsordenen som bilag. Fonden administreres af en styregruppe bestående af repræsentanter fra KL og KTO. Denne fond er overenskomstmæssigt aftalt og har på trods af navnesammenfald ikke noget med de tidligere trepartsmidler at gøre. Der er tale om midler, der gives som supplement til den kompetenceudviklings indsats der allerede finder sted i kommunen. Det er en forudsætning for tilskud fra fonden, at der foreligger en udfyldt individuel udviklingsplan som er udarbejdet i henhold til Norddjurs Kommunes MUS materiale. HR-afdelingen informerer om Den kommunale Kompetencefond.. Indstilling Formanden indstiller, at punktet drøftes. Bilag: 1 Åben Protokol Kompetencefond KL /13 7

10 Beslutning i Områdeudvalg den HR-afdelingen informerede om at midlerne i Den Kommunale Kompetencefond fortrinsvis skal anvendes til kompetencegivende efter- og videreuddannelse hos anerkendte udbydere. På HK, DS og TL s område er det hovedsageligt akademiuddannelser, diplomuddannelser og masteruddannelser. Der kan søges om kr. pr. år pr. medarbejder og udgangspunktet for ansøgningerne er MUS-samtaler og de udviklingsplaner der bliver lavet i forbindelse hermed. Det er vigtigt, at udviklingsplanerne er meget konkrete. Det er en forudsætning for tildeling af midler, at der er en kommunal medfinansiering på minimum 20 % af det ansøgte beløb. HR-afdelingen har undersøgt spørgsmålet om hvordan medfinansieringen på 20 % skal forstås, og KL oplyser, at kommunerne skal afholde 20 % af udgiften til efter- eller videreuddannelsen. HR-afdelingen har den 10. december 2013 sendt en mail til alle ledere i Norddjurs Kommune, hvor lederne opfordres til at gøre sig fortrolige med mulighederne i Den Kommunale Kompetencefond. 8

11 7. Godkendelse af mødeplan for G00 13/21711 Åben sag Formanden og næstformanden har udarbejdet et udkast til mødeplan for Indstilling Formanden indstiller, at mødeplanen godkendes. Bilag: 1 Åben Mødeplan /13 Beslutning i Områdeudvalg den I forbindelse med planlægningen af møderne i 2014 var der ikke taget højde for direktionsmødernes placering og det har derfor været nødvendigt at flytte 3 ud af 4 møder i forhold til den med dagsorden udsendte dagsorden. Den nye plan er vedhæftet som bilag. Sekretæren indkalder alle via kalenderen og alle medlemmer opfordres til at bruge kalenderen til at give accept/afbud til møderne. HR-afdelingen gør opmærksom på, at der ved arbejdsmiljødagen den 14. januar 2014 skal vælges arbejdsmiljørepræsentanter til områdeudvalget for de kommende 2 år. 9

12 8. Information fra hovedudvalget A00 13/4823 Åben sag Dette punkt er et fast punkt på områdeudvalget for s dagsorden og her vil være oplistet de punkter, som hovedudvalget har på deres punkt: Information og kommunikation, som er rettet mod områdeudvalgene. Der bliver udarbejdet en guide til områdeudvalgene, der beskriver hvilke emner, der skal være beskrevet i arbejdsmiljørapporterne til hovedudvalget. Formålet er at sikre, at hovedudvalget får de informationer der er nødvendige for at gennemføre den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Guiden vil erstatte den nuværende skabelon. Hovedudvalget henleder desuden opmærksomheden på den godkendte mødeplan for Områdeudvalgene bedes planlægge deres møder i henhold til planen.. Indstilling Formanden indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Områdeudvalg den Områdeudvalget har også lavet en vejledning til udfyldelse af arbejdsmiljørapporterne og sekretæren sørger for at den bliver rettet til så den passer med det hovedudvalget sender ud. Næstformanden oplyste at områdeudvalget for har fået af hovedudvalget ros for arbejdsmiljørapporterne de sidste 2 år. Områdeudvalgets mødeplan er lavet så det passer med hovedudvalgets møder. 10

13 9. Information fra ledelsen Åben sag Ledelsen informerer om aktuelle emner. Beslutning i Områdeudvalg den Formanden informerede om direktionens beslutning om at holde ekstraordinært lukket i den 23. december I den forbindelse kan det oplyses, at Østergade ikke længere hører til og direktionsbeslutningen gælder derfor ikke for Østergade. Arbejdsmarkeds- og borgerservicechefen informerede om, at ombygningen af den nye borgerbetjening nu er færdig. Hun vil gerne takke alle de involverede for den tålmodighed, de har udvist i forbindelse hermed. Hele tanken omkring den nye borgerreceptionen er, at borgerne bliver mødt af en borgerguide, som skal hjælpe borgerne med betjening både når de skal trække et nummer til yderligere betjening og til at hjælpe dem med en digital løsning. Den overordnede idé er, at borgerbetjeningsområdet skal være borgernes serviceområde, hvor anonymitet og diskretion er i højsædet. Der har dog været flere borgerhenvendelser omkring gennemgangen af mange kolleger i borgerreceptionen. Det sker i forbindelse med frokost og eftermiddagskaffe, og derfor er der blevet sendt en mail til alle på rådhuset, hvor man beder om, at borgerreceptionen ikke bruges til gennemgang. Arbejdsmarkeds- og borgerservicechefen bad alle kolleger huske på, at borgerreceptionen på sin vis er borgerguidernes kontor og gennemgang er derfor ikke hensigtsmæssig. Medarbejdersiden foreslog at der også bliver sendt en mail ud til andre afdelinger omkring hvordan proceduren er, når man ankommer til rådhuset. 11

14 Medarbejdersiden foreslog også, at de afdelinger, som ikke har deres normale gang i borgerreceptionen kan lave en aftale uden for åbningstiden, hvor man kan blive vist rundt i borgerinformationen. Arbejdsmarkeds- og borgerservicechefen informerede også om, at der i jobcentret og borgerservice i 2013 har været og i 2014 vil komme flere reformer. Det får store konsekvenser for borgerne og at der i den forbindelse kan opstå utilfredshed blandt borgerne, hvilket kan resultere i et yderligere pres på medarbejderne. Man har allerede foretaget en del omorganiseringer pga. reformerne. Arbejdsmarkeds- og borgerservicechefen er opmærksom på, at ikke alle medarbejderne føler sig godt nok informeret i den forbindelse. Det er afdelingslederne, der på personalemøder informerer om de ændringer, der sker både pga. reformer og andre ting. Det er også en udfordring for jobcentret og pt. også borgerservice, at der ikke er tillidsrepræsentanter i jobcenter og borgerservice, og der er derfor indledt en dialog med FTR for HK og DS. Formanden informerede om, at man har undersøgt muligheden for at anvise en anden lokalitet til rygerne på rådhuset i Grenaa og på administrationsbygningen i Allingåbro. Det er desværre ikke muligt at anvise en anden lokalitet og da man er nødt til at sikre et røgfrit arbejdsmiljø for alle medarbejdere, må sagen behandles i hovedudvalget med henblik på en drøftelse af eventuelle ændringer af rygepolitikken. 12

15 10. Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg Åben sag Medarbejderne informerer om aktuelle emner. Beslutning i Områdeudvalg den Medarbejdersiden informerede om, at de gerne ville have et punkt på næste mødes dagsorden omkring MED-aftalens 6 og 7 særligt vedrørende drøftelse af organisationsændring. 13

16 11. Information og kommunikation til lokaludvalg Åben sag Formålet med punktet er, at områdeudvalget drøfter, om der på baggrund af mødet er emner, der skal informeres ud til lokaludvalgene og personalemøder med MED-status. Derudover kan der være emner, som områdeudvalget mener der skal informeres om. Beslutning i Områdeudvalg den Områdeudvalget vil gerne opfordre alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status til at være opmærksomme på Den Kommunale Kompetencefond, som blev etableret i forbindelse med overenskomst- og aftalefornyelserne pr. 1. april Fonden muliggør, at de medarbejdergrupper, der er omfattet af aftalen, kan søge om tilskud til kompetencegivende efter- og videreuddannelse hos anerkendte udbydere. På HK, DS og TL s område er det hovedsageligt akademiuddannelser, diplomuddannelser og masteruddannelser (hele eller delvise forløb). Denne fond er overenskomstmæssigt aftalt og har på trods af navnesammenfald ikke noget med de tidligere trepartsmidler at gøre. Der er tale om midler, der gives som supplement til den kompetenceudviklings indsats der allerede finder sted i kommunen. Der kan søges om kr. pr. år pr. medarbejder og midlerne tildeles alene når der er en kommunal medfinansiering på minimum 20 % af det ansøgte beløb. Udgangspunktet for ansøgningerne er MUS-samtalerne og de udviklingsplaner der bliver lavet i forbindelse hermed. Det er vigtigt, at udviklingsplanerne er meget konkrete. 14

17 Den nye borgerreception er nu færdig og den overordnede idé er, at borgerbetjeningsområdet skal være borgernes serviceområde, hvor anonymitet og diskretion er i højsædet. Der har dog været flere borgerhenvendelser omkring gennemgangen af mange kolleger i borgerreceptionen. Det sker i forbindelse med frokost og eftermiddagskaffe, og derfor er der blevet sendt en mail til alle på rådhuset, hvor man beder om, at borgerreceptionen ikke bruges til gennemgang. Områdeudvalget for vil gerne viderebringe Arbejdsmarkeds- og borgerservicechefens opfordring til alle kolleger om at huske på, at borgerreceptionen på sin vis er borgerguidernes kontor og at gennemgang derfor ikke er hensigtsmæssig. HR-afdelingen gør opmærksom på, at der ved arbejdsmiljødagen den 14. januar 2014 skal vælges arbejdsmiljørepræsentanter til områdeudvalget for de kommende 2 år. 15

18 12. Eventuelt Åben sag. Beslutning i Områdeudvalg den Intet at behandle. 16

19 Bilagsoversigt 3. Drøftelse af arbejdsskadestatistik 3. kvartal Arbejdsskadestatistik kvartal adm. område (156048/13) 5. Opfølgning på Norddjurs Kommunes sygefraværsprojekt 1. Skemaer fra lokaludvalg (156983/13) 6. Den Kommunale Kompetencefond 1. Protokol Kompetencefond KL (157099/13) 7. Godkendelse af mødeplan for Mødeplan 2014 (156094/13) 17

20 Underskriftsside Eva Iversen Kim Bruun Nielsen Lotta Dybdahl Sandsgaard Karen Skau Kirsten Højgaard (Næstfmd.) Lisbeth Skyum Agnete Munk Nielsen Jytte Skiffard Peter Kirchhoff Larsen Carsten Povlsen Helle Steffensen Connie Borup Hansen Bodil Hiort Jacob Therchilsen Grethe Wehner Andersen Klaus Dahlin 18