Referat Onsdag den 26. september 2018, kl Nordborgvej 6, Nordborg

Transkript

1 BOLIGSELSKABET DANBO Referat Onsdag den 26. september 2018, kl Nordborgvej 6, Nordborg Side 1 af 6 BOLIGSELSKABET DANBO Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

2 Indholdsfortegnelse: 1. Organisation Økonomi Afdelingerne Administrationen: LUKKET PUNKT Næste møde: Eventuelt... 6 Bestyrelsesmedlemmer: Jens T. Wolff, Helle Kjær Christensen, Karsten Nielsen, Gert Paasch, Niels Thomsen, Bente Pia Christensen og Ejner Pustelnik Ansatte: Jimmy Povlsen deltager ikke i dette møde. Morten Christensen, inspektør, til behandling af punkt 3.a.1. Afbud: Ingen Side 2 af 6 BOLIGSELSKABET DANBO Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

3 1. Organisation 1.a. Godkendelse af referat fra seneste møde Indstilling: Indstilles til godkendelse. Beslutning: Referat godkendt. 1.b. Foreningsanliggender 1.b.1 8. Kreds Orientering v/jens T. Wolff. 1.b.2 Kontaktudvalg Sønderborg Der har været afholdt møde den 22. august 2018 hos NAB B O O Indstilling: Til orientering. Beslutning: 1.b Taget til efterretning. 1.c. Bestyrelsesanliggender 1.c.1 Fælles åbningstider Forslag til fælles åbningstider på tværs af alle administrationskontorer. B * Indstilling: Beslutning: 1.c.1 Bestyrelsen ønskede at bibeholde de nuværende åbningstider, men lukket om onsdagen. Mandag-tirsdag kl Lukket mellem kl og Onsdag lukket. Torsdag kl Lukket mellem kl og Fredag kl c.2 Afdeling 22 Godkendelse af budget Der har været afholdt afdelingsmøde den 6. september Beboerne kunne ikke godkende budgettet for 2019 under konto 107 vandafgift og administrationsbidrag. Dette ville udløse en huslejestigning på 3,9% - Se bilag. B * Side 3 af 6 BOLIGSELSKABET DANBO Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

4 Indstilling: Det indstilles at organisationsbestyrelsen godkender budgettet 2019 for afdeling 22, til endelig godkendelse af kommunen. Beslutning: Bestyrelsen godkendte budget 2019 for afdeling 22, til videre behandling ved kommune. 1.c.3 Vandafledningsafgift I afdelingerne 19 og 22 indgår vandafledningsafgift i afdelingernes budget. Jf. almenlejeloven bør udgiften til vandafledning dog indgå i forbrugsregnskabet i stedet, således at hver enkelt bolig betaler for eget forbrug. Budgetterne for 2019 er vedtaget, så forholdet foreslås rettet i budgetterne for Da der er tale om en juridisk afvejning, ligger beslutningskompetencen hos boligorganisationens bestyrelse, og ikke hos afdelingen. Indstilling: Det indstilles, at vandafledningsafgift i afdelingerne 19 og 22 fra 2020 udgår af afdelingernes budgetter, og at der i stedet udarbejdes fordelingsregnskab for udgiften. Beslutning: Bestyrelsen vedtog omlægning af vandafledningsafgift til forbrugsregnskabet, hvis der er juridisk hold i det. 1.c.4 Veteran-pleje fremadrettet. Indstilling: D Beslutning: Bestyrelsen besluttede at stoppe veteranudflugter, juleafslutning og julegaver for veteraner pr. 1. november Brev vil blive sendt ud til alle veteraner snarest. 2. Økonomi 2.a. Budgetkontrol organisationen Balance år til dato Indstilling: O * Beslutning: Taget til efterretning. Side 4 af 6 BOLIGSELSKABET DANBO Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

5 3. Afdelingerne 3.a.1. TA Renoverings-/byggeskadesager Oversigt over byggesager O 3.a.2 Udlejningen O * Flyttestatistik Fraflytninger Flyttestatistik Fraflytning og indflytning Lejeledighed Ledige boliger pr. 1. september 2018 Ledige lejemål 2018 fordelt på afdelinger Tab ved lejeledighed Indstilling: Beslutning: 3.a.1 Taget til efterretning. 3.a.2 Taget til efterretning. 4. Administrationen: LUKKET PUNKT Mødeplan 2018/ Næste møde: O Onsdag den 21. november 2018 Jimmy deltager Onsdag den 9. januar 2019 Jimmy deltager Onsdag den 13. marts 2019 Revisormøde/Budgetmøde Jimmy deltager Onsdag den 15. maj 2019 Jimmy deltager Onsdag den 19. juni 2019 Konstituerende møde Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Nordborgvej 6, Nordborg, kl Efter mødet vil der være spisning på kontoret. Onsdag den 23. januar 2019, kl Orienterende repræsentantskabsmøde. Starter med spisning Tirsdag den 28. maj 2019, kl Ordinært repræsentantskabsmøde Fælleskursus i SALUS: Introduktion for nyvalgte: Afholdes hvert andet lige år. Side 5 af 6 BOLIGSELSKABET DANBO Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

6 Næste gang 4. oktober 2018 Hotel Tønder Hus, Tønder BSJL, TARN og JP Budget Torsdag den 7. marts 2019 Folkehjem i Aabenraa BSJL og JP. Vedligeholdelse og fraflytning Torsdag den 12. september 2019 Folkehjem i Aabenraa BSJL og AJ 6. Eventuelt Tak fra Løgumkloster Andels Boligforening. Nyt system til dagsordener og referater for bestyrelsen er undervejs. Taget til efterretning. Happi og beboerkontakt. Taget til efterretning. Der har været afholdt møde mellem økonomiudvalget og formænd den 30. august Taget til efterretning. Der har været afholdt møde mellem kommunen og boligforeningerne i Sønderborg Kommune den 27. september Taget til efterretning. Nordborg, den 27. september 2018 Jens T. Wolff formand Helle Kjær Christensen næstformand Bente Pia Christensen Gert Paasch Karsten Nielsen Niels Thomsen Ejner Pustelnik Side 6 af 6 BOLIGSELSKABET DANBO Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

7 Bilag 1 b 2

8

9 Bilag 1 c 1 Forslag til fælles åbningstider på tværs af alle administrationskontorer Der er i dag forskellige åbnings- og telefontider på vores administrationskontorer. Det giver udfordringer både i forhold til beboere- og ansøgere, der kan have svært ved at gennemskue, hvornår vi har åbent, og internt i forhold til planlægning af møde- og kursusaktivitet. Som det er i dag er det nødvendigt med ekstraordinær lukning, når medarbejdere skal samles på tværs af kontorer. Det foreslås derfor, at vi indfører en ugentlig lukkedag (om onsdagen). Tværgående mødeaktivitet vil så fremover blive lagt denne dag. En ugentlig lukkedag vil herudover (især på de mindre kontorer) give mulighed for bedre tilrettelæggelse at arbejdsopgave, som bedst gennemføres uden afbrydelser. Det er ledelsesopfattelse, at de ændrede åbningstider ikke vil medfører en ringere beboerservice. Dette bygges bl.a. på erfaringerne fra lokalkontorerne i Tønder og Gråsten, hvor der gennemlængere tid har været en mere begrænset åbningstid. Der foreslås følgende fælles åbningstider: Mandag: Tirsdag: Onsdag: Lukket Torsdag: 10:00 17:00 Fredag: 10:00 12:00 Enkelte lokalkontorer har meget begrænset bemanding, og er derfor meget sårbare i forhold til fravær ved ferie, sygdom o.l. Der kan derfor være behov for yderligere begrænsning af åbningstiden på disse kontorer.

10 Bilag 1 c 2

11

12

13 Bilag 2 a

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23 Bilag 3 a 2

24

25 Bilag 3 a 2

26

27

28 Bilag 3 a 2

29

30

31