Y s Men International Region Danmark. DG Manual Hjælpen til Distrikts Guvernøren

Transkript

1 Y s Men International Region Danmark DG Manual Hjælpen til Distrikts Guvernøren 2014

2 Indhold DG Manual Forord:... 3 Organisationsopbygning:... 3 Sektioner:... 3 Distrikt:... 4 Distrikts Guvernør:... 4 DGs opgaver er:... 4 DGEs opgaver:... 5 Distriktsmøder:... 5 Distriktsledelsesmøder:... 5 Distriktsråd/Distriktsrådsmøde:... 5 Link til eksempler på forretningsorden og/eller Distriktsvedtægter:... 6 Eksempel på dagsorden til et distriktsrådsmøde:... 6 Distriktskonference:... 6 Dagsorden Distriktskonference:... 7 Regionsråd/Regionsrådsmøde:... 7 Første regionsrådsmøde... 7 Anden regionsrådsmøde... 8 Tredje regionsrådsmøde... 8 Rapportering:... 8 Klubbesøg:... 8 Træning:... 9 Træningen af vicepræsidenter:... 9 Emner til træningen: Bilag: Lovgrundlaget: Tjekskema for vicepræsidenter: Ledelse: Model til analyse: Problemløsnings og beslutningsmodel: Version J. Byskov Side 2

3 Planlægningsmodel: Hjemmeside: Distriktshjemmeside: Regionens hjemmeside: Arkivering: Kalenderen: Forord: Manualen er tænkt som en hjælp, eller forberedelse til opgaven som Distrikts Guvernør (DG).Manualen er et opslagsværk hvori nyttige oplysninger kan findes, og kan samtidig virke som et værktøj i et nyt job, hvor der populær sagt ikke er plads til fejltagelser. Da DG kun besidder jobbet i et år, er det vigtigt, at tingene virke første gang. En manual skal altid betragtes som et hjælpeværktøj og ikke en færdig opskrift. Der skal være plads til at den enkelte kan præge jobbet og til stadighed, være klar til at udvikle og danne egne målsætninger. Når manualen anvendes elektronisk kan man, ved hjælp af indholdsfortegnelsen klikke sig frem til det ønskede tekstområde. Der er ligeledes indsat en del link til hjemmesider. Organisationsopbygning: Sektioner: Region Danmark er inddelt i 5 sektioner, plus 1 i Central og Østeuropa. De 5 sektioner er opdelt i 15 distrikter i Danmark, og 3 i Central og Østeuropa. Hver sektion indeholder 2, 3 eller 4 distrikter. Version J. Byskov Side 3

4 Distrikt: Et distrikt er et geografisk område indenfor en region med 3 eller flere klubber. Størrelse på og antal af distrikter i en region vil afhænge af klubbernes antal. Distrikternes antal og område fastlægges af regionsrådet. Region Danmark består af 18 distrikter 3 Østeuropæiske og 15 danske. Distriktet er klubbens nærmeste kontakt til det internationale fællesskab. DG er i samarbejde med sektionens regionsledelses medlem (RLM) formidleren af budskaber mellem klubberne og regionsledelsen. Distrikts Guvernør: Hvert distrikt ledes af en DG, som 2 år før sin tiltræden vælges til Distrikts Guvernør Elect Elect (DGEE) af distriktets klubber på den årlige distriktskonference, og året efter til Distrikts Guvenør Elect (DGE). DGs embedsperiode er normalt et år. Undtagelsesvis kan genvalg finde sted og kun én gang. Distriktsledelsen består af DG, DGE og DGEE. Til at hjælpe sig i det daglige arbejde kan DG udpege en sekretær (DS), sekretær jobbet kan bestrides af DGE eller DGEE. Jobbet som distriktskasserer kan ligeledes besættes af DGE eller DGEE. Derudover kan DG udpege en eller flere distriktsassistenter. Så som BF assistenten eller Webmaster, som kan benævnes distriktsstaben. DGs opgaver er:. At være leder for distriktet, og derigennem være formidler mellem klub og region. At gennemføre besøg hos distriktets klubber mindst en gang om året. At have fokus på klubbernes målsætninger og planer. At indkalde, distriktsrådet mindst to gange årligt, sætte dagsorden, lede distriktsrådsmøderne, for derigennem at påvirke klubberne, i en udviklende og positiv retning. At sikre gennemførelse og lede den årlige distriktskonference. At DGi samråd med DGE sikre, at der foregår træning af distriktets præsidier og udvalg, med det sigte at styrke Y s Men s værdier og motto, styrke kammeratskab og lederskab, styrke personlig udvikling og udsyn, forståelse for organisationsstrukturen og viden om forskellige fonde. - samt fokus på udviklingsplaner/pejlermærker fra Region Danmark At indsende rapporter til regionen. At repræsenter distriktet i regionsrådet, samt til regionskonference. At have fokus på RD s motto, tema og planer At lytte til klubberne og formidle videre til regionen (rapporter) At være klubbernes tillidsmand. At Iværksætte fælles tiltag for distriktets klubber, så som Extension, PR, eller administration. At deltage i Region Danmarks årlige præsidentmøde. At deltage i træningsmøder arrangeret af Region Danmark. Version J. Byskov Side 4

5 Ledelse bør over for klubberne være inspirerende, vejledende og rådgivende. Ledelse er i denne henseende ikke at være bestemmende eller besluttende, da klubberne er suveræne, og dermed selvbestemmende. DGEs opgaver: Være stedfortrædende, I DGs fravær. Deltage i distriktsledelsesmøder og distriktsrådsmøder. Indkalde og afholde orienterings og planlægningsmøde for vicepræsidenterne. Sikre at planlægningen sker tidsnok til at klubber kan få programsat emnerne. Forestå planlægningen af det kommende år distriktsprogram. Deltage i regionens træningsprogram. Deltage i det årlige præsidentmøde. Forestå træning af klubbernes præsidier og udvalgsformænd. Distriktsmøder: Distriktsmøder eller distriktsklubmøder alt efter hvad man væger at kalde dem, kan planlægges og afholdes som det enkelte distrikt ønsker. Nogle distrikter vælger at starte klubåret med et åbningsmøde hvor der foretages ledelsesoverdragelse, andre holder et møde midt på året og kalder det for et midtvejmøde og endelig er der nogle der afslutter året med det og der foretager ledelsesoverdragelse. I distrikter hvor der er klubber hvor initiativet og virkelysten er svundet lidt ind kan det være godt og positiv med jævnlige distriktsmøder, derved hjælper man klubmedlemmerne til oplevelser de ellers ikke ville have fået. Man kan også ønske at gøre brug af en foredragsholder som en enkelt klub ikke magter økonomiske, og derved blive flere om at betale. Distriktsledelsesmøder: DG indkalder efter behov til distriktsledelsesmøder, hvori det vil være passende at distriktsledelsen og distriktsstaben (distriktets, skatmester, sekretær, webmaster og BR assistent) deltager. Sammen med indkaldelsen bør følge en dagsorden. DG leder mødet, og sikrer at der bliver taget referat, som indgår i distriktsprotokollen Distriktsråd/Distriktsrådsmøde: Distriktsrådet består af distriktsledelsen og to medlemmer fra hver klub i distriktet, nemlig klubpræsidenten og et andet præsidiemedlem, eller et af klubben valgt distriktsrådsmedlem. Distriktsrådsmøde indkaldelse bør ske to gange om året, og bør fastlægges i samråd mellem DG og den pågældende RLM. Distriktsrådet træffer beslutning i de tilfælde, hvor regionens love, vedtægter og retningslinjer fastsætter bestemmelser herom, og virker tillige som rådgivende for distriktsledelsen. Distriktsrådet fastsætter i øvrigt selv sine vedtægter og forretningsorden. Det er praktisk hvis disse er udfærdiget således, at de kan ændres af distriktsrådet, og ikke nødvendigvis skal forelægges generalforsamlingen/distriktkonferencen. Sekretæren og BF- assistent og webmaster deltager normalt i distriktsrådets møder, dog uden stemmeret. Version J. Byskov Side 5

6 Link til eksempler på forretningsorden og/eller Distriktsvedtægter: På Region Danmarks hjemmeside er der link til mange distrikter hvor der kan hentes inspiration til forretningsorden og vedtægter. Eksempel på dagsorden til et distriktsrådsmøde: Dagsorden: 1. Velkomst, indledning og præsentation 2. Siden sidst 3. et aktuelt emne (evt. indlæg af en udefrakommende) 4. Nyt fra klubberne: gerne indlæg fra vicepræsidenterne om deres forventninger til det kommende klubår inkl. Forventninger til distriktet (max 3. min.) 5. Punkter til debat og evt. beslutning: Skal vi i Distrikt have et fælles udvalg til extension. Hvad skal distriktets hjemmeside indeholde. 6. Nyt Fra DGE om kommende arrangementer. 7. Nyt fra BF assistenten 8. Nyt fra webmaster 9. Nyt fra regionen (RLM) 10. Distriktsmeddelelser 11. Eventuel. 12. Afslutning. Distriktsrådet kan beslutte hvilke fællesarrangementer der skal være i distriktet, ud over møder af forskellig art, kan det være udvalg til at løse specielle opgaver, så som træning, extension i ind eller udland, eller udviklingsprojekter. Distriktskonference: DG bærer ansvaret for at der hvert år inden udgangen af april måned afholdes en Distriktskonference, hvortil alle klubbers præsidium, som et minimum er repræsenteret. Konferencen skal være åben for alle medlemmer, herunder også medlemmer af ikke chartrede klubber. Senest 12 uger før konferencen udsender distriktsguvernøren til alle distriktets klubber, og til distriktsledelsen, en forhåndsmeddelelse om tid og mødested for konferencen, med angivelse af frist for indsendelse af forslag til vedtagelse, eller emner til drøftelse, herunder forslag til kandidater til DGEE. Senest 4 uger før konferencen udsendes til alle klubber i distriktet og til distriktsledelsen en endelig indkaldelse bilagt dagsordenen. Version J. Byskov Side 6

7 Afgørelser på en distriktskonference træffes ved almindelig stemmeflerhed. Hver chartret klub i distriktet, der har opfyldt sine forpligtelser over for regionen, har 1 stemme for hver påbegyndt 10 medlemmer, baseret på den sidst afgivne indberetning til regionen over medlemstallet. Medlemmer af distriktsledelsen har hver 1 stemme. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. En repræsenteret klub kan dog altid udøve sin stemmeret fuldt ud, uanset det mødte antal repræsentanter fra klubben. Stemmeberettigede deltagere i en distriktskonference har tillige forslags ret. Dagsorden Distriktskonference: Dagsordenen for den årlige distriktskonference skal blandt andet indeholde følgende punkter: A. Valg af dirigent B. Valg af referenter og stemmetællere C. Distriktsguvernørens beretning D. Evt. distriktsassistenters beretninger E. Klubpræsidiernes beretninger F. Behandling af indkomne forslag G. Valg af distriktsguvernør/ distriktsguvernør elect elect (DGEE) kommende distriktsguvernør elect H. Fastsættelse af tid og mødested for næste konference I. Eventuelt For at fremme sammenholdet i distriktet, samt udvide medlemmernes horisont og kendskabet til andre ysmen i bevægelsen er det givende at gøre distriktskonferencen til andet end en generalforsamling. Punkter som et oplysende foredrag, festmiddag med underholdning, alternativ program til ledsagere under generalforsamlingen, kunne være muligheder. Jo bedre program, jo større er muligheden for stor deltager tilslutning. Regionsråd/Regionsrådsmøde: Regionsrådet består af regionsledelsen og samtlige distriktsguvernører. Regionslederen (RD) skal indkalde regionsrådet mindst 2 gange årligt. Det er sædvane, at udover de to samlinger, mødes regionsrådet umiddelbart før regionskonferencen. Forud for hvert reionsrådsmøde indsender DG en rapport med oplysninger om distriktets aktiviteter og planer, samt hvad regionslederen måtte ønske at få oplyst. Heri har DG mulighed for at stille forslag, komme med nye ideer, til viderebehandling af regionsledelsen. Første regionsrådsmøde. Afholdes i første halvdel af august, som opstart til DGs embedsperiode. Her får man de sidste oplysninger om årets projekter, RDs tema, og hvad regionsledelsen ellers måtte have af nyttige oplysning og inspirerende indlæg. For at have en solid baggrund for arbejdet, er det vigtigt, at DG deltager i møderne arrangeret af regionen. At læse et referat giver aldrig samme inspiration som det at være til stede og have mulighed for at være aktiv i debatterne. DGs rapport bør være præget af planlagte tiltag i distriktet, samt spørgsmål til regionsledelsen, hvis man måtte have sådanne. Version J. Byskov Side 7

8 Anden regionsrådsmøde. Afholdes i første halvdel af januar, og virker som et midtvejsmøde, med opfølgning på første halvdel af klubåret. RD beretter om første halvårs forløb og tiltag, deriblandt beslutninger taget af regionsledelsen. Der vil derudover typisk være indlæg fra Y s Men International, og fra nogle af regionens tjenesteledere. Der gøres typisk status over regionsprojektet/regionsprojekterne. DGs rapport bør være præget af første halvårs aktivitet, distriktsrådsmødet, klubbesøgene samt opsamlede ideer fra disse. Det er vigtigt, at ideer som fremkommer i klubberne bæres videre af DG. Tredje regionsrådsmøde Som afholdes i juni, typisk lørdag formiddag, hvor regionskonferencen stater over middag. Mødets hovedemne er altid gennemgang af generalforsamlingsdagsordenen. Ligeledes vil indkomne forslag blive forelagt og muligvis drøftet. Rapportering: Ud over at indsende egne rapporter i forbindelse med regionsrådsmøderne, påhviler det også DG at indsamle henholdsvis august og februar rapporter og videresende dem til regionssekretæren (RSA). Augustrapporten skal være RSA i hænde omkrig den 20. juli. Februarrapporten skal være RSA i hænde omkring den 20. januar Klubbesøg: DG bør aflægge besøg i alle klubber i distriktet, mindst et besøg, og gerne to i hvert klubår, (andet klubbesøg kan erstattes af et møde med præsidierne). Disse besøg vil have en gensidig betydning. DG kan holde sig orienteret om den enkelte klubs virksomhed og trivsel, og den enkelte klub kan hos DG indhente råd og vejledning om alle tænkelige spørgsmål og opståede problemer. Gennem DG s personlige kontakt med klubmedlemmerne og klubbernes præsidier, vil DG kunne hjælpe og vejlede til gavn for trivselen i de enkelte klubber, til gavn for hele vor bevægelse. Når DG s klubbesøg tilrettelægges - gensidigt og på rette måde vil det være disse besøg, som afdækker og formidler IMPULSER - INSPIRATION - NYE VEJE for vor bevægelse. Når indlæg til klubbesøgene planlægges, er det vigtigt at DG holder sig ajour med den informationsstrøm, der allerede er tilflydt medlemmerne, og understøtte dette, frem for blot at komme med det samme som nyhedsbreve og Gongongen allerede har beskrevet. I god tid før klubbesøget bør DG kontakte præsidenten, for at forhøre sig, om der er særlige forhold klubben ønsker belyst, samtidig kan der briefes om hvilke emner DG vil koncentrer sig om. Det er meget væsentligt, at DG ved sit besøg i en klub bliver programsat med rimelig tid. En velforberedt DG vil have behov for mindst en halv time under selve klubmødet. Samt før eller efter klubmødet afholder møde med klubbens præsidium. Der bør være en dagsorden, der er aftalt mellem præsidenten og DG, og gerne udsendt på forhånd af DG med egen punkter, plus hvad Version J. Byskov Side 8

9 klubbens præsidium måtte have. En dagsorden sikrer at man kommer igennem de vigtigste punkter. Dagsordenen bør indeholde aktuelle spørgsmål, opgaver og Y s Men s bevægelsen i almindelighed. DG bør efter mødet være i besiddelse af aktuel status for klubben. Men ikke mindst, lytte sig frem til medlemmernes ønsker og krav til regionen. For derefter at give dem videre ved rapporteringen. DG må altid være parat til at støtte klubberne samt formidle den assistance, der kan være nødvendigt, eller der bliver bedt om. Finder DG, at klubben er nødlidende, er det vigtigt at der stilles hjælp og rådgivning til rådighed. I sådanne situationer kan DG søge støtte hos sektionens RLM og evt. tjenestelederen på området RSD/EMC. Succesraten stiger i takt med DGs forberedelse og planlægning, jo bedre et indlæg er forberedt, jo større udbytte får tilhørerne. Træning: Formålet er gennem træning at styrke, og skabe udvikling og fornyelse i bevægelsen. Danne grobund for godt lederskab, samt bidrage til medlemmernes personlige udvikling og oplysning. Distriktet og dermed DG og DGE, gerne i samråd med RLM/RLME forestår træningen af præsidiemedlemmer, og udvalgsformænd, så disse får forståelse for godt lederskab, samt bidrage aktivt til udviklingen af klubberne. Ligeledes bør DG støtte klubberne og dens præsidier i at sikre at medlemmerne får forståelse for organisationens opbygning, dens forskellige fonde, samt iværksætte tiltag som fremmer medlemmernes personlige udvikling og udsyn. Træningen af vicepræsidenter: Træningen af vicepræsidenter bør påbegyndes senest i januar måned i det år, hvor de skal være præsident fra den 1/7. og næste gang i april eller maj måned. Det er vigtigt at præsidenterne er klædt på til at tage opgaven som præsident, for at det skal blive en god oplevelse. Regionens mål bliver kun ført ud i livet, hvis der er sat klare mål i klubben. Første træning i januar kunne indeholde følgende: 1. Nedsættelse af udvalg i klubben: 2. Skal der etableres nye udvalg? 3. Er der udvalg der skal nedlægges? 4. Valg/udpegning af formand og næstformand for de enkelte udvalg.(formand bør have været med i udvalget året før. 5. Fordeling af øvrige medlemmer i udvalg med hensigtsmæssig rokering fra år til år. 6. Arbejdsbeskrivelser for de forskellige udvalg 7. Målsætning for udvalgene. 8. mål for bidrag til fonde og programmer, BF, TOF, ASF, EF og YES 9. mål for tilgang af nye medlemmer i klubben Version J. Byskov Side 9

10 Emner til træningen: Nyttige spørgsmål som kan stilles til vicepræsidenter og kommende udvalgsformænd. Er det attraktivt og rart at være med i klubben. Hvorfor? Hvorfor ikke? Er der en god ånd og tone imellem klubmedlemmerne? Hvorfor? Hvorfor ikke? Er medlemmerne stolte af at være klubmedlem? Kommer medlemmerne med til Distrikts-, Regions- Area- og Internationale konferencer? Hvorfor? Hvorfor ikke? Holdes der 3 minutter? Kunne det kombineres med at der en gang imellem blev holdt 5 minutter om udsyn? Fællesmøder: Er det møder, som virkelig giver medlemmerne mulighed for at opleve sjov, alvor, udsyn. I det hele taget møder, som bidrager til et godt kammeratskab og oplevelser, som medlemmet ikke har mulighed for i andre sammenhæng? Extension: Har klubben et extension udvalg? Hvorfor? Hvorfor ikke? Sæt mål for tilgang af nye medlemmer. Er din klub med i et extensionudvalg på Distriktsplan? Har klubben en plan og mål for tilgang af nye medlemmer på længere sigt? Giver klubbens love gode muligheder for tilgang af nye medlemmer Broderskabsforbindelser: Har din klub er forbindelse? Hvis ikke, vil det så ikke være en idé at etablere en? Partnerskabsaftaler: Har din klub indgået aftaler? Hvis ikke, var det så ikke på tide at gøre det? Holdes der møder med K-familien? Week4you: Planlægger din klub at deltage med noget der gør vores bevægelse kendt? Hjemmeside: Har din klub en hjemmeside? Fungerer den godt? Klubadministration: Ledelse og organisation Love regler: regionens love, opbygning og revision af klublove. Kommunikation og formidling økonomi, moms, forvaltning. Bevægelsens fonde, og projekter (ASF, BF, EF, TOF, YES) Version J. Byskov Side 10

11 Bilag: Lovgrundlaget: Artikel V - Sektioner og distrikter 18 Regionen inddeles i sektioner og distrikter. Hver sektion består af et antal distrikter, hvert omfattende et geografisk område. Et distrikt bør omfatte mindst 3 klubber. 19 Sektionernes og distrikternes antal og område fastsættes af regionsrådet efter indstilling af regionsledelsen. (VR 500). Hvis en klub ønsker at blive henført til et andet distrikt, kan klubben skriftligt over for regionslederen fremsætte ønske herom. Et sådant ønske skal derefter imødekommes, medmindre dette nægtes med to tredjedels flertal af regionsrådet. 20 Inden for hver sektions område vælges et regionsledelsesmedlem (RLM). Medlemmet vælges af sektionens klubber ved en brevafstemning 2 år før vedkommende tiltræder, og virker indtil sin tiltræden som stedfortræder for sektionens RLM og benævnes i denne periode som RLM-elect (RLME) (VR 501). Regionsledelsesmedlemmernes valgperiode følger regionslederens valgperiode, dog således at funktionstiden er 2 perioder. Genvalg for en ny 2-års periode kan undtagelsesvis finde sted én gang (VR ). Regionsledelsesmedlemmerne deltager som repræsentant for regionsledelsen (dog uden stemmeret) i de distriktsrådsmøder, der afholdes af distrikterne inden for egen sektions område (VR 504). 21 Hvert distrikt ledes af en distriktsguvernør (DG), som 2 år før sin tiltræden vælges til distriktsguvernør elect elect (DGEE) (VR 703 og 705) på den årlige distriktskonference. Næste år rykker vedkommende op som distriktsguvernør elect (DGE). Distriktsguvernørernes valgperiode følger regionslederens valgperiode. Distriktsguvernørerne fungerer normalt i ét år. Undtagelsesvis kan genvalg finde sted én gang (VR ). 22 Distriktsguvernøren er dels regionens repræsentant over for klubberne og dels klubbernes talsmand over for regionen. 23 Distriktsguvernøren leder distriktet i samarbejde med distriktsledelsen og distriktsrådet (VR 508). 24 Distriktsledelsen består af distriktsguvernøren (DG), distriktsguvernør elect (DGE) og distriktsguvernør elect elect (DGEE). Distriktsledelsen holder møde efter behov. 25 Distriktsrådet består af distriktsledelsen og 2 medlemmer fra hver klub i distriktet, nemlig klubpræsidenten og et andet præsidiemedlem eller et af klubben valgt distriktsrådsmedlem (VR 509). Distriktsguvernøren skal indkalde til distriktsrådsmøde mindst 2 gange årligt. 26 Til bistand i det daglige arbejde kan distriktsguvernøren udpege en sekretær og en eller flere distriktsassistenter (VR 510). 27 Samtlige ledere skal være medlem af en lokal klub inden for sektionens eller distriktets område. Version J. Byskov Side 11

12 Ledelse PR- Extension Program Aktiviteter Klub- liv DG Manual Tjekskema for vicepræsidenter: Et skema som DG kan udlevere ved januar træningen til vicepræsidenterne. Sæt flueben ved de udsagn der passer på din klub, hvis udsagnet ikke passer helt så undlad at sætte flueben. Der er et godt sammenhold og kammeratskab i klubben Klubben har faste procedure for hvordan mærkedage og sygdom behandles Klubben har faste procedure for medlemmer der ikke længere kan være så aktiv som før Klubben evner at tage hånd om hinanden ved sygdom og fraværd Alle medlemmer udviser engagement i klubbens virke Klubben gør hvad den kan, for at alle medlemmer befinder sig godt Klubmedlemmerne deltager jævnligt i konferencer og konventer Klubben har venskabsklub, broder- klubforbindelse Klubbens aktiviteter er nøje afstemt med medlemmernes antal og alder Hovedparten af klubmedlemmerne deltager aktiv i klubbens aktiviteter Klubbens aktiviteter bliver jævnligt vurderet om de er givtige, tidssvarende, og bevaringsværdige Vi har ingen aktiviteter som dominerer for meget i klubben Vi ser jævnligt på muligheder for nye aktiviteter i klubben Klubben har et spændende og velafpasset program Alle klubbens medlemmer deltager hovedsagelig i alle programsatte tiltag i klubben Klubbens program indbefatter fællesskab med andre klubber Klubben har programpunkter der tager udgangspunkt i årets tema (fra regionen) Medlemmerne er i høj grad bekendt med bevægelsens fonde og projekter Klubbens medlemmer får passende informationer om regionale og internationale forhold Klubben har et samarbejde med andre foreninger (KFUM&KFUK, spejdere, FDF, eller andre) Antallet af medlemmer i klubben er passende Medlemmers alder er passende til klubbens virke Medlemmernes alder og sammensætning sikre klubben drift mange år frem i tiden I klubben gøres der tilstrækkelig for at få nye medlemmer Klubben har en jævn tilgang af nye medlemmer Klubben gør tilstrækkelig opmærksom på sig selv under Week4You kampagnen Klubben har en velfungerende PR strategi i form af PR- konsulent eller udvalg Vores klub er kendt i lokalområdet Klubben ser jævnligt på muligheden, for at deltage i at starte en ny klub Klubben er demokratisk med frie valg til alle poster Klubben har et passende antal udvalg der dækker klubbens virke tilstrækkeligt Klubben har arbejdsbeskrivelser for alle udvalg Klubledelsen sikre altid en hensigtsmæssig udvalgssammensætning Alle medlemmer har adgang til referater fra alle udvalg og præsidiet Klubben har en velfungerende hjemmeside Klubben har indgået partnerskaber med andre foreninger Klubledelsen er altid repræsenteret ved rådsmøder og konferencer Klubledelsen gennemgår altid referater og rapporter fra alle udvalg Klubbens ledelse sikre i fornødent omfang at mulighed for medlemspleje er muligt Som vicepræsident er det vigtigt at forberede sig til året som præsident. Det gøres blandt andet ved at sætte sig mål, og finde passende udviklingsmuligheder for klubben. Gennemgå ovenstående skema der vil sikkert være linjer hvor der ingen flueben er. Disse linjer er udviklingsmulighederne. Version J. Byskov Side 12

13 Ledelse: At lede er at skabe resultater sammen med andre, og gerne de bedste resultater i forhold til tilgængelige resurser. At vejlede rådgive og formidle kræver: viden, træning og forberedelse, man kan, som så ofte sagt, trække hesten til truget, men ikke tvinge den til at drikke. Som formidler kan man ikke tvinge nogen til at høre efter og agerer, men man kan gøre det så interessant at man ikke kan udlade at høre efter, og lade sig inspirere til derefter at prøve at udføre noget af det oplevede. Det eneste der kommer af sig selv er nullermænd og lommeuld, alt andet bliver til ved hårdt og ihærdigt arbejde. At lede er i meget lille grad at udøve magt, men i høj grad at delegerer, inspirer og ikke mindst motiverer. For at opnå de ønskede resultater kan det være nyttig at gøre brug af nogle værktøjer, herunder er beskrevet nogle modeller til henholdsvis, analyse, problemløsning, samt planlægning. Model til analyse: SWOT-analysen er et strategisk redskab, som I kan bruge til at synliggøre styrker, svagheder, muligheder og trusler ved strategiske beslutninger og projekter. Hvis vi ser på den vandrette inddeling står der INTERN og EKSTERN de resultater der havner i de 2 øverste kasser har størst betydning for vore interne forhold, hvis vi analysere en klub, kunne det være: klubliv, kammeratskab, fremmødeprocent, aktivitetsgrad, indtjening. Hvor de nederste kasser også kan få betydning for klubben eksterne forhold. Vores muligheder for extension, den positive velvilje i befolkningen, i det hele taget vores image. Vi kunne bruge et eksempel: analyser forskellen på om en klub er blandet eller ikke. Ufyld modellen først for en blandet og derefter for en ikke, og sammenlign de to, der vil nu dannes et billede. S (strongs) W (weakness) O (oppotunities) T (treats) Stærke sider: Hvad er godt, og hvad er vi gode til Svage sider: Hvad vil være dårligt og hvad er vi mindre gode til Muligheder: Hvilke positive effekter og muligheder skaber det Trusler: Hvilke negative effekter og trusler skaber det Version J. Byskov Side 13

14 Problemløsnings og beslutningsmodel: Ved Kan Vil Gør Nogle beslutninger skal af sagens natur træffes hurtigt. Andre gange har man længere tid til at overveje hvad beslutningen skal Ved være. Uanset hvad, så skal ledernes beslutninger være så kvalificerede som muligt. Vi kender alle til hovsa beslutninger eller direkte forkerte beslutninger, ofte taget på et for spinkelt grundlag og uden ordentlig omtanke. Man kan træffe beslutninger på fornemmelser og intuition, på baggrund af vaner (sådan plejer vi at gøre her), på et pres fra andre eller på en systematisk måde. Hvis du ønsker at træffe systematiske beslutninger, kan du bruge Gør Kan Ved Ved VED-KAN-VIL-GØR modellen, som er velegnet, når man som Vil leder står over for de lidt mere komplicerede beslutninger. Ved Aller først må du dog tage stilling til, om det rent faktisk er en Ved beslutning, som du bør træffe om den ligger inden for dit beslutningsområde, ansvar og beføjelser. Den kunne jo høre hjemme hos et højere niveau eller et lavere niveau! Man må også overveje, om det er en beslutning, som man selvstændigt skal træffe eller om andre skal involveres i beslutningen dette er jo også en beslutning! Generelt er det sådan, at hvis man selv har været med til at træffe en beslutning, er chancen for, at den bliver implementeret væsentlig større. Ved: Beskriv problemet / opgaven Fakta Yderlige informationer Vil: Vurder fordele/ulemper Risiko Hvad er realistisk Hvad er konsekvenserne *Hovedprincip for brainstorm Kan: Brainstorming* Skriv ideerne ned Der findes ingen rigtige/forkerte ideer Følg reglerne, der må ikke diskuteres Det er ikke en konkurrence Gør: Handlingsplan: Hvad Hvem Hvordan Hvornår Vent med at dømme: Lyt til ideerne, skriv dem ned og brug dem i den videre proces Byg på andres ideer: De andre har sikkert set noget, du ikke har set. Tag én samtale ad gangen: Fasthold fokus på emnet Tilskynd til vilde ideer: Man skal ikke lade sig begrænse af, hvad der umiddelbart kan realiseres. Udvælgelsen af de brugbare løsninger kommer senere. Brainstorming: 4 gyldne regler Kritik og vurdering er absolut forbudt det er som at træde på speeder og bremse på samme tid. Målet er at få mange ideer. Kvantitet frem for kvalitet. Spontanitet ønskes. Vilde ideer ønskes de kan evt. bearbejdes og blive brugbare. Kombination og forbedring af ideer. Der opstår en kædereaktion, som kan ende med en brugbar idé som kombination af flere vilde ideer. Version J. Byskov Side 14

15 Planlægningsmodel: En god plan er halvdelen af arbejdet, det modvirker stress og forvirring, hvis først tankerne kører i ring, og man ikke kan finde struktur i noget. Det hele bliver bandet sammen: slå græsplanen, distriktskonference, vaske vinduer, fødselsdagsbesøg, træning, klubmøde, vaske vinduer, og der imellem skal man måske også på arbejde. Så går det ud over produktiviteten, arbejds- og livsglæden, og nattesøvnen kan blive truet. Først og fremmest er det vigtigt med en overskuelig kalender, ikke blot for en selv, men også for ægtefælden og resten af familien. Det at ens virke er synlig og overskuelig hjælper til ikke at glemme eller lave to aftaler samtidig. Derefter skal man søge for at vurderer og prioriterer sine opgaver. Så man ikke tilsidesætter ting der betyder meget, frem for ting der ikke betyder så meget. Hertil kan også anvendes en model, med det formål at skabe et overblik og en synliggørelse af opgavernes prioritet. Derved kan man undgå i første omgang at bruge tid på opgaver som ikke er så vigtige og som ikke haster. De opgaver der bliver skrevet ind i det mørkeblå felt skal selvfølgelig løses først. Derefter tager man fat i opgaverne i det lyseblå felt. For så at være nået til det grønne felt. Mens man kan fylde tiden ud med opgaverne i det grå felt som jo hverken er vigtige og ej heller haster. Version J. Byskov Side 15

16 Hjemmeside: En velopdateret hjemmeside er et godt værktøj henholdsvis for ledelser og for brugere. Størstedelen af regionens distrikter har en hjemmeside, nogle med meget indhold, og andre med et absolut minimum. Distriktsledelsen og dermed DG bærer ansvaret for hjemmesiden, altså ikke webmasteren, denne udfører arbejdet men for indhold og retningslinjer bærer ledelsen ansvaret. Eksempel på retningslinjer: Distriktshjemmeside: Formålet med at have en hjemmeside i distriktet er: At informere medlemmer og andre interesserede om Y s Men s bevægelsen At formidle nyheder samt afspejle de aktiviteter, der finder/har fundet sted i distriktet og klubberne. At formidle klubbernes aktiviteter og program til hinanden. At virke som kalender for distriktets klubber At give let adgang til referater og beretninger Brug andre hjemmesider til inspiration. Adgangen til distrikternes site går via regionens site under menupunktet: Links til klubber m. m. Regionens hjemmeside: På regionens hjemmeside kan du finde næsten enhver information du måtte stå og mangle som DG, så som følgende: Håndbogen: hvori mange nyttige oplysninger om Y s Men s bevægelsen kan læses Love og vedtægter, samt modeller for love og vedtægter for klubber. Rapporter: med faktuelt data om organisationen. Referater: fra regionsrådsmøder, regionsledelsesmøder, regionskonferencer. Regions meddelelser: Brochuremateriale: ekstension, fremtidsplaner, Week4You,m. m. PR materiale: foldere, visitkort, medlemsbeviser. Projekter: aktuelle og tidligere regionsprojekter, skattefradragsprojekt, internationale projekter Fonde og programmer: ASF, BF, EF, TOFGPF, YES. på den del af hjemmesiden der kaldes intranet skal du anvende en kode for at komme ind, brugernavnet er dit medlemsnummer, kodeordet har du fået tilsendt, men er det mistet klikker du på har glemt kodeord, Og du får tilsendt et på mail. Version J. Byskov Side 16

17 Når du er logget på intranet, åbner der sig en mængde nye menupunkter ved at klikke på Intranet Herunder finder du alle de informationer der er skjult for offentligheden. Det er en god ide at bruge lidt tid på at surfe lidt rundt i de forskellige menupunkter for at se hvad der gemmer sig. Arkivering: Det påhviler DG at sørge for at det materiale, der fremkomme inden for det år hvor denne har praktiseret, bliver afleveret til Regionsarkivet i Holstebro. Nedenstående liste angiver det materiale som skal arkiveres: 510 Distriktsledelsesmøde 511 Indkaldelser/dagsorden DG 512 Rapporter DG 513 Bilag i øvrigt DG 514 Mødereferater DG 530 Distriktskonference 531 Indbydelse DG 532 Generalforsamlings indkaldelse/ program inkl. bilag fra forslag DG 533 Generalforsamlingsreferat DG 550 PR, information og ekstension 551 Ekstensionsmateriale DG 552 Distriktsmeddelelser DG 570 Historie 571 Jubilæumsskrifter DG 572 Historier DG 520 Distriktsrådsmøder 521 Indkaldelser/dagsorden DG 522 Rapporter DG 523 Bilag i øvrigt DG 524 Mødereferater DG 540 Træning i distrikt 541 Præsidietræning indkaldelser/ program med bilag DG 542 Udvalgstræning indkaldelser/program med bilag DG 560 Distrikts økonomi 561 Budget DG 562 Perioderegnskab DG 563 Årsrapport DG Version J. Byskov Side 17

18 Kalenderen: Et typisk år i Region Danmark forløber som anført i nedenstående kalender, med særlig hensyn til de tiltag og arrangementer DG samt DGE skal være opmærksom på. Herudover findes der på Region Danmarks hjemmeside en Planlægningskalender som dækker: Region, Sektion, Distrikt og Klub. (her indsættes link når kalenderen er på plads) August. Deltage og aflægge rapport til regionsrådsmøde Distriktsrådsmøde Præsidentmøde September Klubbesøg 1. runde med præsidiemøde Distriktsledelsesmøder planlægges Sektionsledelsesmøde Oktober Evt. distriktsmeddelelse udsendes November DGE træning Januar Starte evt. klubbesøg 2. runde Evt. distriktsrådsmøde afholdes Evt. distriktsledelsesmøde Indvarsle kommende distriktskonference Indsamle og forsende augustrapporterne Deltage samt aflægge rapport ved regionrådsmøde. DGE og DGEE træning Træning af vicepræsidenter Februar Distriktsrådsmøde Marts Sektionsledelsesmøde Udsende dagsorden for distriktskonferencen DGE skal have kontakt til vicepræsidenter April Evt. distriktsmeddelelse udsendes Afholde distriktskonferencen Træning af præsidiemedlemmer og udvalgsformænd Juni Regionsrådsmøde Regionskonference Distriktsoverdragelse Juli Area eller verdenskonvent Version J. Byskov Side 18