INTERNE REGLER FOR PRAKTIKOPHOLD OG STUDIEBESØG I EUROPA-PARLAMENTETS GENERALSEKRETARIAT

Transkript

1 INTERNE REGLER FOR PRAKTIKOPHOLD OG STUDIEBESØG I EUROPA-PARLAMENTETS GENERALSEKRETARIAT

2 DEL I: PRAKTIKOPHOLD Kapitel 1 Almindelige bestemmelser Artikel 1 De forskellige former for praktikophold i Europa-Parlamentets Generalsekretariat 4 Artikel 2 Anvendelsesområde 4 Artikel 3 Administrativ og finansiel kompetence 4 Artikel 4 Det Rådgivende Udvalg om Praktikophold 4 Artikel 5 Generelle adgangsbetingelser 5 Artikel 6 Adgangsprocedure 5 Artikel 7 Praktikaftale 7 Artikel 8 Praktikantens generelle forpligtelser 7 Artikel 9 Vejlederens opgaver 7 Artikel 10 Suspension af praktikopholdet 8 Artikel 11 Praktikopholdets førtidige ophør 8 Artikel 12 Praktikopholdets ophør 8 Artikel 13 Arbejdstid 9 Artikel 14 Rejseudgifter ved påbegyndelsen og afslutningen af praktikopholdet 9 Artikel 15 Tjenesterejse-/transportudgifter under praktikopholdet Godkendelse af tjenesterejsen Godtgørelse af opholds- og underholdsudgifter Godtgørelse af transportudgifter Proceduren for tjenesterejseordrer og udgiftserklæringer Artikel 16 Syge- og ulykkesforsikring 11 Artikel 17 Ferie 11 Artikel 18 Tjenestefrihed 11 Artikel 19 Sygeorlov 11 Artikel 20 Uberettiget fravær 13 Kapitel 2 Bestemmelser om praktikophold for personer med en universitetsgrad Artikel 21 Formålet med og former for praktikophold for personer med en universitetsgrad 13 Artikel 22 Generelle adgangsbetingelser 13 Artikel 23 Praktikopholdets varighed 13 2

3 Artikel 24 Økonomiske rettigheder 14 Kapitel 3 Bestemmelser om uddannelsespraktikophold Artikel 25 Uddannelsespraktikantopholds formål og særlige adgangsbetingelser herfor 14 Artikel 26 Praktikopholdets varighed Ikke-obligatoriske praktikophold Obligatoriske praktikophold, jf. artikel 25, stk Artikel 27 Tilskud 15 Kapitel 4 Bestemmelser om praktikanter i tredjelande, der ikke er kandidatlande Artikel 28 Formål 16 Artikel 29 Særlig adgangsprocedure 17 Artikel 30 Praktikopholdets varighed 17 Artikel 31 Rejseudgifter og tjenesterejse-/transportudgifter under praktikopholdet 17 DEL II: STUDIEBESØG Artikel 32 Generelle bestemmelser 18 DEL III: AFSLUTTENDE BESTEMMELSER Artikel 33 Tvister 19 Artikel 34 Behandling af personoplysninger 19 Artikel 35 Ikrafttræden 19 3

4 DEL I: PRAKTIKOPHOLD Kapitel 1 - Generelle bestemmelser Artikel 1 De forskellige former for praktikophold i Europa-Parlamentets Generalsekretariat For at bidrage til europæisk uddannelse og borgernes faglige uddannelse samt for at give borgerne indblik i institutionens virksomhed tilbyder Europa-Parlamentets Generalsekretariat forskellige muligheder for praktikophold: a) såkaldte "Robert Schuman"-praktikophold for personer med en universitetsgrad (almen retning og journalistisk retning) b) uddannelsespraktikophold c) praktikophold for konferencetolke og praktikophold for oversættere d) "ad hoc"-praktikophold baseret på aftaler indgået mellem Parlamentet og eksterne organisationer. Artikel 2 Anvendelsesområde Nærværende regler finder anvendelse på alle de former for praktikophold, som Europa-Parlamentets Generalsekretariat tilbyder, med undtagelse af dem, der er nævnt i artikel 1, litra c) og d), for hvilke der gælder særskilte regler. Artikel 3 Administrativ og finansiel kompetence 1. Den myndighed, som har kompetence til at bevilge alle praktikophold, der er omfattet af nærværende regler (herefter benævnt den kompetente myndighed), er generaldirektøren for personale eller dennes stedfortræder. 2. Når Europa-Parlamentets budget er vedtaget, fastsætter den kompetente myndighed det maksimale antal praktikophold i hver kategori, der kan gennemføres i regnskabsåret, og den procentdel af praktikopholdene, der kan forlænges i henhold til artikel 26 i disse regler. Artikel 4 Det Rådgivende Udvalg om Praktikophold 1. Det Rådgivende Udvalg om Praktikophold (herefter benævnt Praktikudvalget) fører tilsyn med praktikopholdenes kvalitative indhold og afvikling og sørger for de rette rammer for modtagelse af praktikanterne. Praktikudvalget kan rette henstillinger herom til generalsekretæren. Praktikudvalget høres om ethvert udkast til ændring af disse regler. 2. Praktikudvalget er sammensat af en repræsentant for hvert generaldirektorat, der udpeges af generalsekretæren blandt de tjenestemænd, der er ansvarlige for praktikophold i hvert af disse generaldirektorater 1 Generalsekretæren udpeger Praktikudvalgets formand og sekretær samt en 1 Selvstændige tjenestegrene som kabinetter og selvstændige direktorater knyttet til disse kabinetter anses for at 4

5 observatør fra Det Paritetiske Ligestillingsudvalg (COPEC). 1. Praktikanten Artikel 5 Generelle adgangsbetingelser a) skal være statsborger i en af Den Europæiske Unions medlemsstater eller et kandidatland, jf. dog stk. 2 b) skal være fyldt 18 år ved praktikopholdets start c) skal have indgående kendskab til et af Den Europæiske Unions officielle sprog d) må ikke tidligere have fået bevilget et praktikophold eller i mere end fire på hinanden følgende uger have udført et lønnet arbejde betalt over Den Europæiske Unions budget e) skal fremlægge en straffeattest, der er mindre end et år gammel og stammer fra praktikantens seneste opholdssted, hvis praktikanten skal beskæftige sig med børn. Hvis straffeattesten kommer fra et land, hvor der findes en særlig model for folk, der har kontakt med børn, skal dette dokument fremlægges. 2. Uanset bestemmelserne i stk. 1, litra a), kan borgere fra andre tredjelande end kandidatlandene gennemføre et praktikophold i Europa-Parlamentet med indtil 10 % af det samlede antal praktikophold som omhandlet i artikel 3, stk. 2, hvis de har fået tilladelse hertil af den kompetente myndighed efter gennemgang af deres sag. 3. De udvalgte ansøgere fra tredjelande skal opfylde eventuelle krav om visum forud for deres indrejse i det land, hvor praktikopholdet skal finde sted. De udvalgte ansøgere skal navnlig sikre, at deres visum gælder i hele praktikperioden, og at deres visum ikke alene giver dem ret til at bevæge sig uden problemer i det land, hvor praktikopholdet skal finde sted, men også i Belgien, Luxembourg og Frankrig, hvor Parlamentets tre arbejdssteder er placeret. Visumgebyrer betales ikke af Europa-Parlamentet. Artikel 6 Adgangsprocedure 1. Der kan udelukkende ansøges om praktikophold på Europa-Parlamentets hjemmeside. Ansøgerne udfylder den elektroniske ansøgningsformular, som efter validering importeres til Kontoret for Praktikopholds database. De modtager derefter en kopi af deres ansøgning og et registreringsnummer. 2. Kontoret for Praktikophold undersøger, om ansøgerne opfylder de generelle adgangsbetingelser i artikel 5 og de særlige adgangsbetingelser for de forskellige former for praktikophold fastsat i artikel 22 og 25. For hvert enkelt opholds vedkommende fremsender kontoret på baggrund af ansøgernes ønsker alle relevante oplysninger om den pågældende ansøgning, der opfylder adgangsbetingelserne, og det antal praktikanter, generaldirektoratet skønner at kunne modtage, til de kompetente tjenestegrene i generaldirektoraterne. falde ind under denne betegnelse. 5

6 3. De kompetente tjenestegrene i generaldirektoraterne behandler disse ansøgninger på grundlag af ansøgernes kvalifikationer og egnethed, de specifikke behov forbundet med generaldirektoraternes planlagte arbejde og deres muligheder for at modtage praktikanter. 4. For hver indstillet ansøger angiver de kompetente tjenestegrene i generaldirektoraterne den tjenestegren, som ansøgeren skal tilknyttes, og vejlederens kontaktoplysninger og fremsender det program, som vejlederen har udarbejdet for praktikopholdet. Ved ens kvalifikationer og egnethed sørger de berørte tjenestegrene for, at de indstillede ansøgere fordeles på bredest mulige geografiske grundlag, og at der sker en ligelig kønsfordeling. De kompetente tjenestegrene meddeler Kontoret for Praktikophold deres valg af ansøgere i prioriteret rækkefølge. 5. Europa-Parlamentet fører en personalepolitik baseret på princippet om lige muligheder og træffer eventuelt positive foranstaltninger for personer med handicap. 6. Ud fra de indstillede ansøgere opstiller den kompetente myndighed listen over de ansøgere, der kan komme i betragtning, under hensyntagen til det samlede antal praktikophold, der er fastsat i henhold til artikel 3, stk Efter hver udvælgelsesprocedure underretter Kontoret for Praktikophold Praktikudvalget om, hvor mange ansøgninger der er modtaget, hvor mange ansøgere der opfylder adgangsbetingelserne, og hvor mange der er optaget. 8. Ansøgerne får personlig meddelelse om resultatet af deres ansøgning til den adresse, der er angivet i ansøgningsformularen. De udvalgte ansøgere får tilbudt et praktikophold med oplysning om deres vejleders e- mailadresse. De kan henvende sig til vejlederen for at få programmet for praktikopholdet og oplysninger om de emner, der skal behandles, og de opgaver, de vil få tildelt. Hver udvalgt ansøger skal inden for de i forslaget fastsatte frister indsende: a) ansøgningsformularen, dateret og underskrevet b) praktikaftalen, behørigt underskrevet af ansøgeren selv og eventuelt af hans/hendes uddannelsesinstitutions repræsentant c) den underskrevne erklæring om tavshedspligt og diskretion d) dokumentation for deres nationalitet e) kopier af eksamensbeviser, de har anført i deres online-ansøgning f) eventuelt det dokument, der er omhandlet i artikel 5, stk. 1, litra e) g) eventuelt, og afhængigt af det valgte praktikophold, de relevante certifikater i henhold til de særlige adgangsbetingelser (artikel 22 og 25). Der kræves en officiel oversættelse af dokumenterne, hvis de ikke er affattet på et af Den Europæiske Unions officielle sprog. 9. Alle ansøgere, som ikke bliver udvalgt, som trækker deres ansøgning tilbage, eller som afviser et tilbud om praktik, kan indgive ny ansøgning for en senere praktikperiode. 10. Resultatet af udvælgelsesprøven offentliggøres ikke. 11. Et praktikophold giver i intet tilfælde praktikanten status som tjenestemand eller ansat i Den Europæiske Union og berettiger på ingen måde til senere ansættelse. Artikel 7 Praktikaftale 6

7 1. Alle ansøgere, der har fået tildelt et praktikophold ved Europa-Parlamentet, skal underskrive en standardpraktikaftale. Aftalen kan eventuelt underskrives af en repræsentant for uddannelsesinstitutionen. 2. Det er kun denne aftale, der anvendes. Parlamentet underskriver ikke praktikaftaler, der foreslås af praktikantens uddannelsesinstitution. Artikel 8 Praktikantens generelle forpligtelser 1. Med sin accept af tilbuddet om et praktikophold i Europa-Parlamentet forpligter praktikanten sig til at overholde institutionens interne regler. 2. Under hele praktikopholdet er praktikanten tilknyttet en vejleder. 3. Praktikanten skal følge de anvisninger, han eller hun får af vejlederen og af lederne i den tjenestegren, hvori den pågældende er placeret, og skal overholde de administrative direktiver fra den kompetente myndighed. Praktikanten skal også overholde Europa-Parlamentets interne bestemmelser, herunder sikkerhedsbestemmelserne. 4. Praktikanten skal bidrage til arbejdet i den tjenestegren, som han eller hun er tilknyttet. Ophavsretten til det arbejde, der udføres under praktikopholdet, tilhører Europa-Parlamentet. 5. Praktikanten skal iagttage almindelig tilbageholdenhed og diskretion om de forhold og oplysninger, som han eller hun får kendskab til under opholdet i institutionen. Praktikanten må ikke til nogen videregive dokumenter eller oplysninger, der ikke er blevet offentliggjort, medmindre institutionen på forhånd har givet tilladelse hertil. Denne forpligtelse gælder også efter praktikopholdets ophør. 6. Praktikanten må ikke have erhvervsmæssige forpligtelser over for tredjemand, der er uforenelige med praktikopholdet. 7. Praktikanten er forpligtet til at overholde reglerne i det land, hvor praktikopholdet gennemføres, herunder navnlig reglerne om registrering i kommunens folkeregister. Artikel 9 Vejlederens opgaver 1. Vejlederen udarbejder et program for praktikopholdet og overvåger praktikantens arbejde under hele praktikopholdet. Vejlederen skal efter anmodning fra den udvalgte ansøger inden praktikopholdets begyndelse sende praktikanten programmet for praktikopholdet og oplysninger om de emner, der skal behandles, og de opgaver, den pågældende vil få tildelt. 2. Vejlederen bistår praktikanten i alle administrative spørgsmål og varetager den administrative forbindelse mellem denne og Kontoret for Praktikophold. 3. Vejlederen meddeler straks Kontoret for Praktikophold enhver væsentlig begivenhed, der indtræffer under praktikopholdet, og som denne har konstateret eller er blevet informeret om af praktikanten (herunder fravær, sygdom, ulykker). 4. Vejlederen udarbejder en udtalelse om praktikopholdet efter den dertil opstillede model og attesterer praktikopholdets faktiske varighed. 7

8 Artikel 10 Suspension af praktikopholdet 1. Den kompetente myndighed kan suspendere praktikopholdet midlertidigt i højst en måned efter begrundet anmodning fra praktikanten, stilet til den kompetente myndighed og påtegnet af vejlederen. Under de samme betingelser kan vejlederen i behørigt begrundede tilfælde også anmode om suspension af praktikopholdet. 2. Under en midlertidig suspension af praktikopholdet suspenderes Europa-Parlamentets og praktikantens respektive rettigheder og forpligtelser, uden at dette berører bestemmelserne i artikel 8, stk. 4 og 5. Artikel 11 Praktikopholdets førtidige ophør 1. Den kompetente myndighed kan bringe praktikopholdet til ophør inden udløbet af den bevilgede periode: efter begrundet anmodning fra praktikanten, stilet til den kompetente myndighed og påtegnet af vejlederen efter begrundet anmodning fra vejlederen, påtegnet af dennes generaldirektør og stilet til den kompetente myndighed, navnlig af tvingende organisatoriske årsager, utilstrækkelig indsats fra praktikantens side, eller hvis denne ikke opfylder sine forpligtelser eller på eget initiativ efter at have hørt praktikanten, navnlig af tvingende organisatoriske årsager, eller hvis praktikanten ikke opfylder sine forpligtelser. 2. Såfremt der er tale om en anmodning fra vejlederen, skal vejlederen underrette praktikanten skriftligt om årsagen til, at man påtænker at indgive en anmodning, og give praktikanten mulighed for at komme med bemærkninger hertil mundtligt eller skriftligt efter praktikantens eget valg. Herefter indgiver vejlederen en anmodning til den kompetente myndighed om ophør af praktikopholdet. Ved modtagelsen af anmodningen kan den kompetente myndighed tilbyde praktikanten at forsætte sit praktikophold i en anden tjenestegren, uden at praktikanten er forpligtet til at acceptere dette tilbud. Såfremt praktikanten accepterer tilbuddet, skal praktikaftalen tilføjes en klausul. 3. Såfremt praktikopholdet bringes til ophør før tid som følge af en begrundet anmodning fra vejlederen eller på eget initiativ, udsteder den kompetente myndighed en begrundet beslutning til praktikanten. Artikel 12 Praktikopholdets ophør 1. Med forbehold for det i artikel 11 fastsatte ophører praktikopholdet ved udløbet af den bevilgede periode. 2. Ved praktikopholdets ophør udarbejder praktikanten en rapport om praktikopholdet efter en formular, som er opstillet dertil. Efter den samme formular udarbejder vejlederen en evaluering af praktikopholdet. Formularen underskrives af praktikanten og vejlederen. Vejlederen sender den til Kontoret for Praktikophold. 8

9 3. Såfremt praktikanten har opfyldt samtlige sine forpligtelser, udsteder Kontoret for Praktikophold et certifikat efter den dertil opstillede formular, hvorpå angives praktikopholdets varighed, tjenestegrenen og praktikstedet samt vejlederens navn. Artikel 13 Arbejdstid Arbejdstiderne er tilsvarende dem, som gælder for Europa-Parlamentets personale. Arbejdstiderne kan tilpasses i forbindelse med praktikophold vedrørende børn (praktikophold i en vuggestue). Artikel 14 Rejseudgifter ved påbegyndelsen og afslutningen af praktikopholdet 1. Ved praktikopholdets påbegyndelse og afslutning har praktikanten ret til et fast godtgørelsesbeløb som bidrag til dækning af udgifter til rejsen mellem den faste bopæl og praktikstedet. Dette gælder dog kun, såfremt afstanden mellem de to steder er over 50 km. Ved seneste faste bopæl forstås den adresse, som ansøgeren har angivet i forbindelse med udfyldelsen af online-ansøgningsformularen. Kontoret for Praktikophold kan efter en skriftlig, begrundet anmodning fra ansøgeren ændre denne adresse, såfremt anmodningen har fundet sted inden datoen for praktikopholdets påbegyndelse. I så fald vil denne adresse være seneste faste bopæl. Der gemmes en kopi af adresseændringen i ansøgerens sagsmappe. Efter praktikopholdets begyndelse kan anmodninger om ændring af bopælsadressen i intet tilfælde efterkommes. Betaling i forbindelse med rejsen til praktikstedet sker senest seks uger efter praktikopholdets begyndelse, mens betaling i forbindelse med tilbagerejsen sker senest seks uger efter praktikopholdets ophør, forudsat at Kontoret for Praktikophold har modtaget den relevante dokumentation, korrekt udfyldt, dateret og underskrevet. 2. Det faste godtgørelsesbeløb udregnes på følgende grundlag: 0,1326 EUR pr. km inden for en afstand af 1 til og med km 0,0884 EUR pr. km inden for en afstand af km til og med km 0,0000 EUR for afstande ud over km. Kilometergodtgørelsen tilpasses årligt pr. 1. januar. De ovenfor anførte værdier er fra året Uanset denne artikels stk. 1 vil rejseudgifterne i forbindelse med praktikopholdets ophør ikke blive godtgjort, såfremt praktikopholdet inden for den første måned afbrydes endeligt efter anmodning fra praktikanten (jf. artikel 11, stk. 1, første led), medmindre anmodningen er begrundet i tvingende omstændigheder. På samme måde kan den kompetente myndighed, såfremt den inden for praktikopholdets første måned bringer praktikopholdet til ophør efter anmodning fra vejlederen eller på eget initiativ, beslutte, at hjemrejseudgifterne ikke skal godtgøres. Den kompetente myndighed kan ligeledes beslutte, at hjemrejseudgifterne ikke skal godtgøres, såfremt den bringer praktikopholdet til ophør mellem praktikopholdets anden måned og den i praktikaftalen fastsatte dato for praktikopholdets ophør efter anmodning fra vejlederen eller på eget initiativ grundet praktikantens manglende opfyldelse af sine forpligtelser. 4. Europa-Parlamentet kan i intet tilfælde godtgøre rejseomkostninger i forbindelse med midlertidig 9

10 suspension eller genoptagelse af praktikopholdet. Artikel 15 Tjenesterejse-/transportudgifter under praktikopholdet Godkendelse af tjenesterejsen 1. Under praktikophold kan praktikanterne sendes på tjenesterejse til Europa-Parlamentets tre arbejdssteder (Bruxelles, Luxembourg og Strasbourg) for at følge det parlamentariske arbejde. 2. Praktikanter, der er tilknyttet Europa-Parlamentets informationskontorer, kan foretage tjenesterejser uden for Europa-Parlamentets tre arbejdssteder i det land, hvor praktikopholdet gennemføres. 3. Hver kompetent tjenestegren fastsætter, under hensyntagen til sit behov, tjenesterejsernes varighed med et maksimum på 2 dage (eksklusiv rejsetid) pr. hele måned af praktikopholdet. Godtgørelse af opholds- og underholdsudgifter 4. I forbindelse med tjenesterejser til et af Europa-Parlamentets tre arbejdssteder har praktikanten ret til et fast godtgørelsesbeløb på 180 EUR for de første 24 timer af tjenesterejsen og et på 90 EUR pr. 12. time for den resterende del af tjenesterejsen, inklusiv rejsetid. Såfremt praktikanten ikke skal overnatte under tjenesterejsen, er godtgørelsesbeløbet begrænset til 65 EUR pr. tjenesterejse. I forbindelse med tjenesterejser uden for Europa-Parlamentets tre arbejdssteder har praktikanten ret til dagpenge og godtgørelse af hoteludgifter (mod forelæggelse af en faktura) i overensstemmelse med de gældende interne regler om tjenesterejser og befordring. Såfremt tjenesterejsen finder sted inden for en radius af 50 km fra praktikstedet, er godtgørelsesbeløbet begrænset til 65 EUR pr. tjenesterejse. De ovenfor angivne godtgørelsesbeløb reguleres i overensstemmelse med bestemmelserne om dagpenge og fast indkvarteringsgodtgørelse for tjenesterejser til de tre arbejdssteder, som udføres af tjenestemænd og øvrige ansatte i Europa-Parlamentet. 5. Godtgørelsesbeløbet udgør: en forskudsbetaling på op til 70 % af det samlede beløb (eksklusiv transport) for nævnte tjenesterejse og restbeløbet, som udbetales ved modtagelse af en erklæring om godtgørelsesberettigede udgifter og eventuelle bilag. Europa-Parlamentet kan tilbagesøge beløbene helt eller delvist, hvis tjenesterejsen aflyses eller afkortes, eller hvis udgiftserklæringen ikke modtages inden udløbet af den angivne frist. Hvis praktikanten får tilladelse til at foretage en tjenesterejse i de sidste 15 dage af sin praktikperiode, har han/hun ikke ret til et forskud. Godtgørelse af transportudgifter 6. I forbindelse med tjenesterejserne anvendes de mest hensigtsmæssige og omkostningseffektive 10

11 transportmidler. I det omfang der er ledige pladser, kan praktikanten benytte sig af de chartertransporter, Europa- Parlamentet organiserer. Rejser med bil godtgøres ikke, bortset fra rejser mellem de tre arbejdssteder (afrejsested og tjenesterejsested). 7. Transfer-relaterede udgifter (parkering, offentlig transport, taxa) godtgøres ikke. 8. Uanset tjenesterejsens destination vil godtgørelsen for transportudgifter i alle tilfælde være begrænset til: prisen på anden klasse for rejser med tog prisen på økonomiklasse for rejser med fly alt efter hvad der er mest omkostningseffektivt. 9. Ved tjenesterejser mellem de tre arbejdssteder (afrejsested og tjenesterejsested) er dokumentation ikke påkrævet. Ved alle andre tjenesterejser, herunder tjenesterejser i det land, hvor praktikopholdet gennemføres (for praktikanter ved informationskontorer), eller fra et informationskontor til et af de tre arbejdssteder, er følgende dokumentation påkrævet: for rejser med tog: billetten for rejser med fly: billetten og de originale boardingkort. Hvis praktikanten selv lægger pengene ud til billetten, skal der også vedlægges dokumentation for betaling (kvitteret original regning). 10. Praktikanten kan benytte sig af Europa-Parlamentets rejsebureau, i hvilket tilfælde han/hun ikke behøver at lægge transportudgifterne ud. Parlamentet kan tilbagesøge de forudbetalte beløb helt eller delvist, hvis tjenesterejsen aflyses eller afkortes, eller hvis udgiftserklæringen ikke modtages inden udløbet af den angivne frist. Hvis praktikanten får tilladelse til at foretage en tjenesterejse i de sidste 15 dage af sin praktikperiode, skal han/hun lægge transportudgifterne ud. Proceduren for tjenesterejseordrer og udgiftserklæringer 11. Inden tjenesterejsens afgang affatter vejlederen et udkast til tjenesterejseordre. Generaldirektøren eller dennes stedfortræder godkender tjenesterejsen senest en uge før den påbegyndes. 12. Efter hjemkomsten fra tjenesterejsen udfylder praktikanten en udgiftserklæring, som underskrives af vejlederen. Udgiftserklæringen skal fremsendes til Enheden for Tjenesterejser senest 10 kalenderdage efter tjenesterejsens afslutning. Når der er gået 15 kalenderdage, tilbagesøges ethvert forudbetalt beløb automatisk fra praktikanten. Artikel 16 Syge- og ulykkesforsikring 11

12 1. Praktikanten skal under hele praktikopholdet være forsikret mod risici i forbindelse med sygdom og ulykke. Europa-Parlamentet tegner en syge- og ulykkesforsikring for den pågældende, som er et supplement til den nationale eller enhver anden forsikringsordning, praktikanten måtte have. 2. Efter anmodning fra praktikanten kan Europa-Parlamentet også forsikre den pågældendes ægtefælle og børn. I så tilfælde betaler praktikanten selv forsikringspræmien. Artikel 17 Ferie 1. Praktikanten har ret til to feriedage for hver måneds gennemført praktikophold. Ferieanmodninger afleveres til vejlederen, der påtegner dem og fremsender dem til Kontoret for Praktikophold. Ikke afholdte feriedage godtgøres ikke. 2. Praktikanten har ret til ferie på de officielle fridage, som figurerer på listen over Europa- Parlamentets helligdage og kontorlukningsdage, såfremt praktikantens ophold falder på disse dage. Artikel 18 Tjenestefrihed 1. Praktikanten kan efter forudgående meddelelse til sin vejleder anmode Kontoret for Praktikophold om tjenestefrihed i overensstemmelse med de bestemmelser, der gælder for Europa-Parlamentets tjenestemænd. Anmodningen om tjenestefrihed og understøttende dokumentation sendes til Kontoret for Praktikophold med undtagelse af lægeerklæringer, som skal sendes til Europa- Parlamentets Lægetjeneste (Bruxelles eller Luxembourg). 2. Såfremt praktikanten er nødt til at vende tilbage til sit uddannelsessted for dér at følge obligatoriske kurser eller tage eksamener, godkendes det nødvendige antal fraværsdage på betingelse af, at uddannelsesstedet tilvejebringer dokumentation herfor. 3. Den kompetente myndighed træffer afgørelse om bevilling af tjenestefrihed efter stk. 1 eller 2 på baggrund af den forelagte dokumentation. 4. Såfremt praktikanten ikke får bevilget tjenestefrihed med henblik på at følge et kursus, kan den pågældende anmode om suspension af praktikopholdet, jf. artikel 10. Artikel 19 Sygeorlov 1. I tilfælde af sygdom skal praktikanten straks den første fraværsdag underrette sin vejleder og/eller den berørte tjenestegren herom. 2. Såfremt fraværet overskrider tre på hinanden følgende kalenderdage, skal praktikanten fremsende en lægeerklæring til Europa-Parlamentets Lægetjeneste (Bruxelles eller Luxembourg). 3. Under alle omstændigheder er sygefravær uden lægeerklæring gennem hele praktikopholdet begrænset til en dag pr. måned regnet ud fra praktikopholdets samlede varighed. Artikel 20 Uberettiget fravær 12

13 Såfremt praktikanten er fraværende, uden at det er berettiget i henhold til en afgørelse om suspension af praktikopholdet, jf. artikel 10, eller reglerne om sygeorlov, jf. artikel 19 underretter vejlederen Kontoret for Praktikophold herom. Kontoret anmoder pr. brev, som sendes til den angivne adresse, praktikanten om at møde op i den tjenestegren, han eller hun er tilknyttet, inden for en uge efter, at brevet er kommet den pågældende i hænde. Efter udløbet af denne frist afgør den kompetente myndighed, om praktikopholdet skal anses for ophørt i henhold til artikel 11 og i givet fald fra hvilken dato. Kapitel 2 Bestemmelser om praktikophold for personer med en universitetsgrad Artikel 21 Formålet med og former for praktikophold for personer med en universitetsgrad 1. Disse praktikophold er forbeholdt personer med eksamensbevis fra et universitet eller anden højere læreanstalt. De skal give praktikanten mulighed for at supplere de kundskaber, han eller hun har erhvervet under studiet, og give den pågældende indsigt i Den Europæiske Unions og særligt Europa-Parlamentets virksomhed. 2. Der tilbydes to retninger: almen retning journalistisk retning Artikel 22 Generelle adgangsbetingelser 1. Enhver ansøger til denne form for praktikophold skal, på det tidspunkt, hvor fristen for indgivelse af ansøgninger udløber, have eksamensbevis for afsluttet studium ved universitetet eller anden højere læreanstalt af mindst tre års varighed. 2. Ansøgere til et journalistisk praktikantophold skal derudover dokumentere en faglig kompetence ved enten at have udgivet publikationer, være optaget i journalistforbundet i en af Den Europæiske Unions medlemsstater eller have erhvervet en journalistuddannelse, der er anerkendt i en af Den Europæiske Unions medlemsstater eller et kandidatland. Artikel 23 Praktikopholdets varighed 1. Praktikophold for personer med en universitetsgrad har en varighed af fem måneder. Nedenstående tabel viser praktikperioderne og fristen for modtagelse af ansøgninger: Opholdets påbegyndelse Varighed Ansøgningsperiode marts 5 måneder 15. august oktober oktober 5 måneder 15. marts maj 2. Disse praktikophold kan ikke forlænges. 13

14 Artikel 24 Økonomiske rettigheder 1. Personer med en universitetsgrad, som bevilges et praktikophold, modtager et stipendium. 2. Beregningsgrundlaget for praktikstipendierne er den månedlige grundløn for en tjenestemand i lønklasse AD5, løntrin 4, med anvendelse af justeringskoefficienten for det land, hvori praktikopholdet gennemføres; for praktikanter, som udøver deres funktioner uden for Den Europæiske Union, anvendes justeringskoefficienten 100%. Det månedlige stipendium udgør 25 % af dette beløb. Det udbetales i EUR hver den 15. i måneden. 3. Beløbet ajourføres årligt pr. 1. januar og angives på Europa-Parlamentets hjemmeside. 4. Er praktikanten gift og/eller har forsørgerpligt over for et eller flere børn, har den pågældende, ud over stipendiet, ret til et husstandstillæg på 5 % af referencebeløbet nævnt i stk. 2. Ved beregning af husstandstillægget anvendes ligeledes justeringskoefficienten for det land, hvori praktikopholdet gennemføres. 5. Såfremt praktikanten under praktikopholdet har en lønindtægt eller modtager et stipendium fra en anden kilde, trækkes der et beløb, som svarer til denne eksterne indtægt, fra det beløb, som praktikanten har ret til i henhold til stk. 1 og Praktikanten kan ved sin ankomst anmode om at få udbetalt et forskud på den første måneds stipendium, hvilket kan bevilges af den kompetente myndighed. Forskuddet kan ikke overstige 90 % af det månedlige stipendium. 7. Praktikanten har eneansvaret for sine skattemæssige forpligtelser. Stipendiet er ikke underlagt fællesskabsbeskatning. 8. Hvis praktikopholdet ophører inden den fastsatte dato herfor, udbetales stipendiet i forhold til det antal dage, opholdet har varet, på grundlag af tredivtedele. 9. Mod forelæggelse af behørig dokumentation kan en handicappet praktikant modtage en supplerende godtgørelse på højst 50 % af stipendiet. Hvis den kompetente myndighed beslutter at tildele praktikanten en sådan supplerende godtgørelse, fastsætter den varigheden heraf, eventuelt efter samråd med Lægetjenesten. Kapitel 3 Bestemmelser om uddannelsespraktikophold Artikel 25 Uddannelsespraktikantopholds formål og særlige adgangsbetingelser herfor 1. Europa-Parlamentet tilbyder personer, som inden det tidspunkt, hvor fristen for indgivelse af ansøgninger udløber, har opnået eksamensbevis for afsluttet ungdomsuddannelse, som er adgangsgivende til universitetet, eller som har gennemført en erhvervsuddannelse på et tilsvarende niveau, mulighed for at gennemføre et praktikophold. Disse praktikophold er særligt forbeholdt studerende, der som led i uddannelsen skal gennemføre et praktikophold og er fyldt 18 år på dagen for praktikopholdets begyndelse. 2. Såfremt praktikopholdet er obligatorisk som led i en uddannelse ved universitet eller anden højere læreanstalt som led i en videregående erhvervsuddannelse tilrettelagt af et almennyttigt organ (f.eks. 14

15 offentlige institutter eller organer) som adgangsbetingelse for at udøve et erhverv, kan Europa-Parlamentet modtage personer, der opfylder de generelle adgangsbetingelser, efter begrundet anmodning fra disse organer eller de instanser, der bevilger adgang til at udøve et erhverv. Artikel 26 Praktikopholdets varighed 1. Uddannelsespraktikophold har en varighed af en til fire måneder. Nedenstående tabel viser praktikperioderne og fristen for modtagelse af ansøgninger: Den kompetente myndighed kan dog fravige praktikopholdets begyndelsesdato og varighed, hvis det er obligatorisk og en integrerende del praktikantens uddannelse, jf. artikel 25, stk. 2. Ikke-obligatoriske praktikophold Opholdets påbegyndelse Varighed Ansøgningsperiode januar højst 4 måneder 1. august - 1. oktober maj højst 4 måneder 1. december - 1. februar september højst 4 måneder 1. april - 1. juni Obligatoriske praktikophold, jf. artikel 25, stk. 2 Opholdets påbegyndelse Varighed Frist for indgivelse af ansøgninger 1. Mellem den 1. januar og den 30. april mindst en måned 1. oktober 2. Mellem den 1. maj og den 31. august mindst en måned 1. februar 3. Mellem den 1. september og den 31. december mindst en måned 1. juni 2. Praktikopholdenes varighed kan undtagelsesvis forlænges med højst to måneder efter afgørelse fra den kompetente myndighed. Vejlederen retter i dette øjemed en begrundet anmodning, påtegnet af generaldirektøren, til den kompetente myndighed mindst to uger inden praktikopholdets ophør. Praktikopholdet forlænges uden afbrydelse og gennemføres på samme sted, i samme tjenestegren og med den samme vejleder. Artikel 27 Tilskud 1. Praktikanten modtager et månedligt tilskud, hvis størrelse fastsættes i praktikaftalen. 2. Tilskuddets størrelse kan beregnes ved anvendelse af justeringskoefficienten for det land, hvori praktikopholdet gennemføres; for praktikanter, som udøver deres funktioner uden for Den Europæiske Union, anvendes justeringskoefficienten 100%. Tilskuddet udbetales i EUR hver den 15. i måneden. 3. Beløbet ajourføres årligt pr. 1. januar og angives på Europa-Parlamentets hjemmeside. 4. Der ydes ikke husstands- eller handicaptillæg. 15

16 5. Såfremt praktikanten under praktikopholdet har en lønindtægt eller modtager et stipendium fra en anden kilde, trækkes der et beløb, som svarer til denne eksterne indtægt, fra det beløb, som praktikanten har ret til i henhold til stk Praktikanten kan ved sin ankomst anmode om at få udbetalt et forskud på den første måneds tilskud, hvilket kan bevilges af den kompetente myndighed. Forskuddet kan ikke overstige 90 % af det månedlige tilskud. 7. Praktikanten har eneansvaret for sine skattemæssige forpligtelser. Tilskuddet er ikke underlagt fællesskabsbeskatning. 8. Hvis praktikanten ikke er til stede i hele måneden, eller hvis praktikopholdet ophører inden den fastsatte dato, udbetales tilskuddet i forhold til det antal dage, opholdet har varet, på grundlag af tredivtedele. Kapitel 4 - Bestemmelser om praktikanter i tredjelande, der ikke er kandidatlande Artikel 28 Formål 1. Europa-Parlamentet giver alle borgere fra tredjelande, der ikke er kandidatlande, og for hvilke der findes et forbindelseskontor, mulighed for at gennemføre et praktikophold dér med de begrænsninger, der følger af bestemmelserne i artikel 5, stk Ansøgeren kan enten gennemføre et praktikophold for personer med en universitetsgrad eller et uddannelsespraktikophold i overensstemmelse med bestemmelserne om sådanne praktikophold. 3. Praktikopholdet for personer med en universitetsgrad eller uddannelsespraktikopholdet kan omfatte en periode på et af Europa-Parlamentets tre arbejdssteder efter en periode på forbindelseskontoret. Praktikanten underrettes i så fald herom senest en måned før afslutningen på perioden på forbindelseskontoret. 4. Hvis praktikopholdet omfatter en periode på et af Parlamentets tre arbejdssteder, skal forbindelseskontoret finde et praktiksted til praktikanten i en af Parlamentets Generalsekretariats tjenestegrene (herefter benævnt værtstjenestegrenen). Det kontakter i dette øjemed det berørte generaldirektorats enhed for menneskelige ressourcer for at bestemme værtstjenestegrenen, idet der tages hensyn til praktikantens kvalifikationer og egnethed, de specifikke behov forbundet med værtstjenestegrenens planlagte arbejde og dens muligheder for at modtage praktikanter. 5. Vejlederen er tilknyttet forbindelseskontoret. Hvis der gennemføres en praktikperiode på et af de tre arbejdssteder, bistås den pågældende af en delegeret vejleder i værtstjenestegrenen. Artikel 29 Særlig adgangsprocedure Uanset bestemmelserne i artikel 7 er adgangsproceduren som følger: a) Der ansøges om praktikophold ved at sende en ansøgning til forbindelseskontoret. Ansøgningen skal være ledsaget af en anbefaling fra den institution, ansøgerne kommer fra, jf. artikel 25, stk. 2. b) Forbindelseskontoret undersøger, om ansøgerne opfylder de almindelige adgangsbetingelser i artikel 5 og de særlige adgangsbetingelser for de forskellige former for praktikophold fastsat i artikel 22 og

17 Forbindelseskontoret behandler endvidere ansøgningerne på grundlag af ansøgernes kvalifikationer og egnethed, de specifikke behov forbundet med det planlagte arbejde og mulighederne for at modtage praktikanter. Forbindelseskontoret foretager om fornødent udvælgelsen af ansøgere i tæt samråd med værtstjenestegrenen. c) Den kompetente myndighed opstiller i samråd med forbindelseskontoret listen over ansøgere senest en måned inden praktikopholdets begyndelse. Forbindelseskontoret giver ansøgerne personlig meddelelse om resultatet af deres ansøgning. Artikel 30 Praktikopholdets varighed 1. Uanset bestemmelserne i artikel 23 har praktikophold for personer en universitetsgrad en varighed af tre eller fem måneder, afhængigt af om de omfatter en periode på et af de tre arbejdssteder. Nedenstående tabel viser de forskellige perioder. Periode på forbindelseskontoret Varighed Periode på et af de tre arbejdssteder Varighed januar april 3 måneder og 16. april juni 2 måneder april juli 3 måneder og 1. oktober november 2 måneder september december 3 måneder og 16. januar marts 2 måneder 2. Hvis uddannelsespraktikopholdet omfatter en periode på et af Europa-Parlamentets tre arbejdssteder, er denne periode som følger: Periode på et af de tre arbejdssteder Varighed april juni 2 måneder 2 1. oktober november 2 måneder januar marts 2 måneder Artikel 31 Rejseudgifter og tjenesterejse-/transportudgifter under praktikopholdet 1. Uanset bestemmelserne i artikel 14 har praktikanter i tredjelande, der ikke er kandidatlande, ikke ret til det faste godtgørelsesbeløb for udgifter til rejsen mellem den faste bopæl og praktikstedet ved praktikopholdets påbegyndelse og afslutning. 2. Hvis praktikopholdet omfatter en periode på et af Europa-Parlamentets tre arbejdssteder, betragtes denne periode som en tjenesterejse. Praktikanten har i så fald, uanset bestemmelserne i artikel 15, udelukkende ret til godtgørelse af transportudgifterne. Denne godtgørelse udbetales på grundlag af dokumentation inden for et maksimumbeløb (prisen på økonomiklasse). Maksimumbeløbet ajourføres årligt pr. 1. januar og angives på Europa-Parlamentets hjemmeside. Praktikanten har ikke ret til godtgørelse af opholds- og underholdsudgifter. Godtgørelsen af transportudgifterne sker mod forelæggelse af en udgiftserklæring ledsaget af billetten, det originale boardingkort og dokumentation for betaling (kvitteret original regning). Ved udrejsen forelægges bilagene for Kontoret for Praktikophold. Ved hjemrejsen forelægges bilagene for forbindelseskontoret. Bortset fra dette tilfælde finder bestemmelserne i artikel 15 fortsat anvendelse. Den ovennævnte tjenesterejse udelukker navnlig ikke tjenesterejser mellem de tre arbejdssteder. DEL II: STUDIEBESØG 17

18 Artikel 32 Generelle bestemmelser 1. Studiebesøg skal give borgere på mindst 18 år mulighed for at uddybe studier af særlige emner, der vedrører den europæiske integrationsproces, på en af følgende måder: gennem adgang til dokumenter i Europa-Parlamentets bibliotek eller arkiver (i begge tilfælde kun i Luxembourg) kontakt til medlemmer af Europa-Parlamentet eller tjenestemænd med særlige fagkundskaber, som over for den pågældende har tilkendegivet, at de står til rådighed. 2. Studiebesøg varer højst en måned. 3. Personer, der ønsker at gennemføre et studiebesøg, skal stile deres anmodning til den kompetente myndighed mindst to måneder inden den ønskede begyndelsesdato for besøget. Kontoret for Praktikophold undersøger de givne muligheder for studiebesøg hos Europa-Parlamentets tjenestegrene, organer eller medlemmer og underretter de interesserede om, hvorvidt deres anmodning kan efterkommes. Der kan dog bevilges et studiebesøg med henblik på adgang til dokumenter i Europa-Parlamentets bibliotek eller arkiver med kortere varsel afhængigt af de givne muligheder for studiebesøg hos de berørte tjenestegrene. 4. Anmodningen skal bestå af følgende: en begrundelse med angivelse af, hvilket emne der skal studeres, og hvor og i hvilken periode besøget ønskes gennemført et curriculum vitae en kopi af passet. 5. Personer, der har fået bevilget et praktikophold i Europa-Parlamentet, kan tidligst indgive en anmodning om et studiebesøg efter seks måneder. 6. Europa-Parlamentet bidrager ikke til dækning af eventuelle udgifter forbundet med studiebesøg, uanset udgifternes art. DEL III: AFSLUTTENDE BESTEMMELSER Artikel 33 Tvister 1. Såfremt praktikanten vil gøre indsigelse mod en afgørelse truffet med hjemmel i nærværende regler, kan den pågældende stile en begrundet klage til den kompetente myndighed eller, hvis klagen er rettet mod denne myndighed, til generalsekretæren. Den kompetente myndighed eller generalsekretæren giver herefter praktikanten et begrundet svar inden for tre måneder. 2. En afgørelse truffet med hjemmel i nærværende interne regler kan ligeledes indbringes for Den Europæiske Unions Ret i henhold til artikel 263 i TEUF 1. En eventuel klage indgivet henhold til stk. 1 suspenderer ikke fristen i artikel 263 i TEUF. 1 Konsolideret udgave af traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde 18

19 Artikel 34 Behandling af personoplysninger Alle praktikanters såvel som praktikansøgeres personlige oplysninger behandles i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger. Artikel 35 Ikrafttræden 1. Disse interne regler træder i kraft den 1. februar Praktikophold, som er påbegyndt den 1. februar 2013, herunder dem, som forlænges før eller efter denne dato, vedbliver at være omfattet af de interne regler for praktikophold og studiebesøg i Europa-Parlamentets Generalsekretariat af 2. februar Med undtagelse af disse tilfælde ophæves de nævnte regler ved ikrafttrædelsen af nærværende regler. Udfærdiget i Luxembourg, den 1. februar 2013 Klaus WELLE Generalsekretær 19