Tilbud på hybridvalg. Afholdelse af Ældrerådsvalg 2013 i Furesø Kommune

Transkript

1 Tilbud på hybridvalg Afholdelse af Ældrerådsvalg 2013 i Furesø Kommune Februar 2013

2 Baggrund og formål Nærværende projekttilbud har til formål at beskrive en samlet løsning for gennemførelse Ældrerådsvalget 2013 i Furesø Kommune. Mere specifikt gennemgår projekttilbuddet delydelser, organisering og timing i forberedelsen og gennemførelse af en valghandling med integreret stemmeafgivelse; internet og brevstemmer. Nærværende projektforslag bygger dels på en indledende samtale mellem Furesø Kommune og selskaberne bag Assembly Voting om principper og ønsker til valghandlingens organisatoriske og tekniske afvikling. Dels på de erfaringer, vi har erhvervet os gennem afholdelse af lov- og vedtægtsbestemte valg i en række andre kommuner og demokratiske foreninger. Vi stiller gerne op til en uddybende præsentation af vores forslag til en valgløsning ifm. det kommende Ældrerådsvalg i Furesø Kommune. For uddybende systembeskrivelse se Bilag 1. Med venlig hilsen Henrik Emanuelsen Projektleder / Valgkonsulent Aion ApS Assembly Voting henrik@aion.dk Aion ApS Søhøjen Roskilde Aion Assembly IT-Universitetet Rued Langgaardsvej 7, 5. 2

3 CVR: København S Om Assembly Voting Assembly Voting er et samarbejde mellem Siemens A/S og Aion ApS, hvor vi arbejder for at fremme den demokratiske deltagelse i samfunds- og foreningsliv. Gennem sammentænkning af demokratiske processer og nye teknologiske muligheder for lokalt engagement, debat og stemmeafgivelse, har vi udviklet en række kvalificerede og tidssvarende demokratiske deltagelsessystemer og valgsystemer. Tilsammen udgør løsningerne en demokratisk infrastruktur, der styrker såvel den daglige deltagelse i det lokale demokrati, som sikkerheden og dokumentationen omkring de løbende valghandlinger til råd, brugerbestyrelser, m.m.. Assembly Voting er i dag Danmarks mest benyttede elektroniske valgsystem, og har siden starten i 2001 været benyttet ved 350 valghandlinger og afstemninger med mere end vælgere. Assembly Voting er blevet benyttet i 35 kommuner, bl.a. Københavns Kommune, Aarhus Kommune, Frederiksberg Kommune, Helsingør Kommune, Køge Kommune, Esbjerg Kommune og Roskilde Kommune. Endvidere benytter alle større faglige organisationer i Danmark Assembly Voting til afholdelse af lov- og vedtægtsbestemte valg; 3F, Dansk Metal, FOA, BUPL, HK, Dansk Magisterforening, Ingeniørforeningen (IDA), Dansk Sygeplejeråd, m.fl. Om DemTech Demokratisk teknologi Virksomhederne bag Assembly Voting deltager som partnere i DemTech Demokratisk teknologi ved IT Universitetet i København. Blandt projektpartnerne er bl.a. Københavns Kommune, Aarhus Kommune, Frederiksberg Kommune og KL. DemTech har til formål at udvikle og dokumentere sikre e-valgsteknologier til gennemførelse af valghandlinger i overensstemmelse med de grundlæggende principper i den danske valglov. DemTech løber frem til sommeren 2016, og er blandt verdens største forskningsmæssige satsninger i udviklingen af sikre e-valgteknologier. Projektet er bl.a. støttet af Det Strategiske Forskningsråd, samt en række af verdens førende forskere i e-valgteknologi. DemTech udvikler nye teknologier, der styrker sikkerheden for e-valg og tilgængeligheden for bl.a. syns- og læsehæmmede. Disse 3

4 forskningsdokumenterede teknologier bliver løbende implementeret i Assembly Voting systemerne. Læs mere om Assembly Voting på assemblyvoting.com Læs mere om DemTech demokratisk teknologi på demtech.dk Læs mere om Assembly Votings undervisningsaktiviteter på valgeterdit.net 4

5 Om tilbuddet til Furesø Kommune Tilbuddet bygget op som en full service valgløsning, hvor Assembly Voting forestår forberedelse og gennemførelse af alle tekniske dele i valghandlingen. Furesø Kommune kontrollerer og godkender løbende de enkelte dele. Grundmodul: Tilvalg 1: Tilvalg 2: Tilvalg 3: Alle aktiviteter omkring organisering og teknisk gennemførelse af hybridvalg ved Ældrerådsvalget 2013 i Furesø Kommune Digitalt valglistesystem. Let og sikker registrering og validering af modtagne brevstemmer. Opsætning, test, undervisning og drift af løsning Print og forsendelse af valgmateriale; opsætning, korrektur, porto og pakning. Kandidatmodul; integreret systemet til registrering, validering og præsentation af kandidater. Grundmodul Hybridvalg (internet og postale stemmer) Kandidatpræsentation i valgsystem m. billede og valgtekst Skabelon til postale valgmaterialer; følgebrev, valgkort, og stemmeseddel Info-tekster; Sikkerhed og anonymitet, Sådan stemmer du og Hotline service Testforløb af valgsystem og valgprocedurer Datakonvertering og integritet-test af data med printleverandør Telefonisk hotline service ( ) Serverovervågning hele døgnet gennem hele perioden Modul (med tilhørende procedure) til håndtering af bortkomne valgkort og udstedelse af valgkort til nyregistrerede vælgere Real time opgørelse af udvikling i stemmeprocent (elektroniske stemmer) Resultatopgørelse m. dubletcheck, validering og resultatpræsentation Valgbog (dokumentation); log af teknisk gennemførelse og personlige henvendelser Tilvalg 1 Elektronisk valglistesystem Digitalt valglistesystem til registrering og godkendelse af modtagne postale brevstemme Opsætning og drift af valglistesystem i hele valghandlingen Log in med adgang til krypteret internetbaseret elektronisk valglistesystem Registrering og validering modtagne postale brevstemmer via unik stregkode (ikke valgkode!) på returkuvert 5

6 Dokumenteret dubletcheck (elektroniske og postale stemme) ved afsluttet valghandling Mulighed for flere samtidige systembrugere - 3 håndscannere stilles til rådighed Tilvalg 2 Kandidatmodul Internetbaseret kandidatmodul, der via et dedikeret selvbetjeningsmodul gør det muligt for kandidater at registrere, validere og præsentere deres kandidatur. Oplysninger om kandidaterne kan bruges i valgsystemet for øget information ved selve valghandlingen. Kandidatregistrering indtastning af personlige oplysninger; navn, cpr-nr., e- mail Kandidatvalidering på baggrund af de personlige oplysninger som kandidaten har opgivet. Kandidatpræsentation hvor kandidaten efter endt registrering og validering har mulighed for at præsentere sit kandidatur i tekst og billeder. Mulighed for at linke til hjemmeside og fuld integration med forskellige sociale medier. Kandidaten har mulighed for at redigere i præsentationen indtil en fastsat skæringsdato. Tilvalg 3 Print og forsendelse af valgmaterialer Print og forsendelse af valgmaterialer til stemmeberettigede vælgere. Inkl. integritetstest af data mellem printleverancer og valgsystem. Følgebrev / valgkort (A4) 4-sidet A5 kandidatoversigt Stemmeseddel C4 forsendelseskuvert. M5 stemmeseddelkuvert m. stregkode Forsendelse Holdet omkring løsningen Assembly Voting vil generelt kunne bistå Furesø Kommune med rådgivning og konkrete idéer fra tidligere afholdte valg i arbejdet med at sikre en engagerende og tillidsskabende vælgeroplevelse af Ældrerådsvalget i Furesø Kommune. Herunder kommunikationen med vælgerne omkring brugen af og sikkerheden ved e-valg. De deltagende virksomheder i løsningen repræsenterer hvert deres speciale, men har samtidig stor erfaring med samarbejde omkring valghandlinger, hvilket sikrer 6

7 den nødvendige høje kvalitet og leveringssikkerhed i alle processer af valgforløbet. Virksomhederne i løsningen er: Aion ApS Teknisk set up og organisering af valghandling Siemens A/S Drift og overvågning af afstemningssystemet Assembly Voting Strålfors A/S Print og forsendelse af valgmateriale Videre dialog Nærværende tilbud er et forslag til hvorledes virksomhederne bag Assembly Voting vil kunne afholde det forestående Ældrerådsvalg i Furesø Kommune. Vi indgår meget gerne i en dialog omkring justeringer af ydelser og organisering. Vi ser frem til at høre fra jer Assembly Voting, feb Aion og Siemens 7

8 Afstemningsmedier Muligheder for at afgive stemme Assembly Voting giver mulighed for at vælge mellem forskellige afstemningsmedier. Alle medier er integreret i ét samlet system, der sikrer: At kun stemmeberettigede har mulighed for at stemme At der for hver stemmeberettiget kun registreres en gyldig stemme, uanset hvilket afstemningsmedie der benyttes At der er fuld anonymitet omkring den afgivne stemme Nedenstående præsentation forudsætter at Furesø Kommune beslutter at gennemføre Ældrerådsvalget 2013 som et hybridvalg, med mulighed for at stemme via internettet eller via postal stemmeseddel. Postalt valgmateriale Den stemmeberettigede modtager valgkort / følgebrev med beskrivelse af elektronisk stemmeafgivelse, samt postalt valgmateriale til afgivelse af traditionel brevstemme (anonym stemmeseddel og returkuvert med stregkodeidentifikation til validering i elektronisk valglistesystem). Det er også muligt at medsende anonym inder-kuvert. Valgkort/følgebrev indeholder endvidere en beskrivelse af afstemningsperioden og kontaktoplysninger på hotline service. Stem via internet Linket til valgsystemet kan gøres tilgængeligt på en række hjemmesider, fx Furesø Kommunes hjemmeside, Ældrerådets hjemmeside, særskilt hjemmeside for Ældrerådsvalget, m.fl. Gerne med brug af spotfelter! 8

9 Den stemmeberettigede klikker på Valg til Ældreråd 2013 STEM HER hvorefter forsiden af valgsystemet åbnes i et nyt vindue. Der logges på via valgkode (fremsendt med postalt valgkort). Valgsystemet kontrollerer, om man er stemmeberettiget. Har man ret til at stemme fremkommer en elektronisk stemmeseddel, hvor der klikkes på den ønskede kandidat. Stemmen skal bekræftes for at registreres i valgsystemet. Assembly Voting udarbejder grafisk illustrerede beskrivelser, der gøres tilgængelige ved link til valgsystem; Sikkerhed og anonymitet, Sådan stemmer du og Kontakt hotline service Stem via postal stemmeseddel Det postale stemmemateriale fremsendes sammen med valgkort / følgebrev. 1. Vælgeren sætter kryds ud for den kandidat man vil stemme på 2. Stemmesedlen lægges i frankeret returkuvert med printet modtageradresse og stregkode (en unik numerisk kode ikke at forveksle med valgkoden). 3. Stemmematerialet sendes med posten. Registrering og validering af modtagne postale stemmer kan foregå via elektronisk valglistesystem, som beskrevet i Tilvalg 1. Forslag til opgørelse (gyldighedsprincip): I tilfældet af en modtaget elektronisk og postal stemme fra samme person, vil den elektroniske stemme blive annulleret. Dette princip er langt det mest udbredte i faglige foreninger og i kommunerne, ligesom det er langt det letteste at håndtere ift. dubletcheck. Uanset valg af gyldighedsprincip vil det elektroniske valglistesystem gøre dubletcheck langt mere sikkert, dokumenteret og håndterbart. 9

10 10

11 Faser og aktiviteter, forberedelse og gennemførelse af Ældrerådsvalg Fase 1 - Opsætning af valgsystem og valgprocedurer Dataformat og struktur Specifikation af data, datatræk og sikkerhed i udveksling af data mellem Furesø Kommune og valgsystemet v. Assembly Voting. Aktiviteter gælder både vælgerlister og kandidatlister Furesø Kommune: Ansvarlig for datatræk i overensstemmelse med fremsendte specifikationer Assembly Voting: Fremsender specifikationer på datatræk (struktur og format) til Furesø Kommune. Assembly Voting bistår gerne udtræk. Opsætter sikker sftp server til dataforsendelse mellem Kommunen og Assembly Voting. Herunder fremsendelse af specifikation til brug af sftp server. Tekster og grafik til valgsystem Afklaring af grafiske elementer og tekster i valgsystemet, der sikrer bedst mulig overblik, tilgængelighed og autoritet i valghandlingen for vælgerne. Assembly Voting: Udarbejder forslag på brug af grafik og tekster i valgsystemet. Furesø Kommune: Kommenterer og godkender brug af grafik og tekster i valgsystemet Fastlæggelse af principper for resultatopgørelse. Afklaring af principper for optælling; gyldige/ugyldige stemmer, håndtering af bortkomne stemmer, forkert registrerede stemmeberettigede, den postale stemmes gyldighed i tilfælde af postal og elektronisk stemme fra samme stemmeberettigede. Tilpasning af modul til håndtering af bortkomne valgkort og forkert registrerede vælgere Assembly Voting: Udarbejder forslag m. tilhørende webservice (modul) til håndtering af valgkort. Udarbejder forslag til gyldighedsprincip og håndtering af dubletcheck af valglister for elektronisk og postal afgivet stemme fra samme stemmeberettiget. Herunder principper for overdragelse af valgresultat af postale stemmer fra Furesø Kommune Furesø Kommune: Kommenterer og godkender principper og løsningsmoduler Overdragelse af resultater. Afklaring af format og detaljeret beskrivelse af resultatformidlingen via resultathjemmeside. Valgbestyrelse har mulighed for beskyttet adgang til resultathjemmeside 11

12 ifm. godkendelse af valgresultatet forud for offentliggørelsen. Assembly Voting: Udarbejder forslag til webbaseret resultatpræsentation og dokumentation for valghandlingens gennemførelse (valgbog) m. log af teknisk gennemførelse og log af personlige henvendelser Furesø Kommune: Kommenterer og godkender principper og resultatmodul Håndtering af papirstemmer. Afklaring af procedurer for registrering af afgivne postale stemmer, samt procedure modtagelse, opbevaring og opgørelse af valgresultat for postale stemmer. Assembly Voting: Udarbejder forslag til registrering af postale stemmer (Se Tilvalg 1). Udarbejder forslag til håndtering af postale stemmer ifm. modtagelse, opbevaring og opgørelse. Furesø Kommune: Kommenterer og godkender forslag Opsætning af procedure for print. Afklaring af procedure for håndtering af printopgave; manuel og elektronisk integritetstest af flettedata fra database med stemmeberettigede i samarbejde med den valgte printvirksomhed. Assembly Voting: Udarbejder forslag til procedure for sikker udveksling af data (sftp server) og gennemførelse af integritetstest Furesø Kommune: Kommenterer og godkender Opsætning af Assembly Voting. Valgsystemet sættes op til Ældrerådsvalget i Furesø Kommune 2013: internetbaseret stemmeafgivelse og postale stemmer. Systemet testes internt, evt. i samarbejde med Furesø Kommune Assembly Voting: Sætter valgsystemet (og tilhørende moduler) op i overensstemmelse med de vedtagne principper i fase 1 Fase 1 skal være afsluttes senest 8 uger før valget åbner. 12

13 Fase 2 Udvikling af materialer til valghandlingen Strategi for kommunikation om valghandling. Fastlæggelse af strategi og aktiviteter i kommunikationen af valg og valgsystem til vælgerne. Aktiviteterne skal bidrage til at sikre kendskab og tillid til valghandlingen. Assembly Voting: Udarbejder forslag til overordnet strategi og aktiviteter i formidlingen omkring valgsystemet Furesø Kommune: Kommenterer og godkender Valgkort og stemmeseddel. Der skal udarbejdes valgmateriale til brug for gennemførelse af valghandlingen: 1) Valgkort der annoncerer valget og gør vælgerne opmærksomme på mulighederne for at stemme. 2) Postal stemmeseddel med de opstillede kandidater. Begge materialer skal bedst muligt understøtte den samlede vælgeroplevelse af en let tilgængelig og sikker valghandling. Assembly Voting: Udarbejder forslag til valgkort og postal stemmeseddel (tekst og grafik). Furesø Kommune vil inden blive kontaktet omkring ønsker til indhold Furesø Kommune: Kommenterer og godkender Informationsmaterialer om valghandling. Materialer der dokumenterer valghandlingens gyldighed, og generelt bidrager til at besvare de spørgsmål der måtte være omkring stemmeafgivelsen: Sådan stemmer du, Hotline service og Om valgsystemet (opbygning og sikkerhed, dokumentation for valghandling) Assembly Voting: Udarbejder forslag til de 3 tekster, der både kan lægges på kommunens valghjemmeside, og bruges ifm. udlevering af postalt stemmemateriale Furesø Kommune: Kommenterer og godender Bemærk I Assembly Voting har vi stor erfaring med at styrke valgdeltagelsen, og vil løbende være til rådighed med ideer og anbefalinger til indsatser, der kan øge vælgernes deltagelse i valghandlingen. Fase 2 skal være afsluttet senest 6 uger før valget åbner. 13

14 14

15 Fase 3 Test af valgsystem og organisering af valghandlingen I den tredje fase gennemføres et realistisk testvalg, hvor valgsystem, print og gennemførelsesprocedurer testes forud for åbningen af valget. Forberedelse af testvalg. Test-datatræk, opsætning af testvalg, og udsendelse af valgmateriale til testpersoner. Assembly Voting: Udarbejder testplan med oversigt over testdeltagere og logbog til test. Sætter valgsystemet op og forestår udsendelse af valgmateriale til testpersoner i samarbejde med printleverandør Furesø Kommune: Kommenterer og godkender testplan. Fremsender liste med testdeltagere Gennemførelse af testvalg. Alle testpersoner modtager valgkort. Herefter afgiver de deres stemmer fra de 2 forskellige afstemningsmedier; internet og postalt. Hver enkelt testperson nedskriver sine stemmeaktioner i en logbog, som samles i Valgbestyrelsen for valget. Evalueringsmøde omkring testresultat. Sammenligning af testpersonernes resultat fra logbøgerne med valgsystemets resultat. Eventuelle uoverensstemmelser undersøges til bunds, og i tilfælde af systemfejl vil disse blive rettet og testet igen. Som afslutning på testvalget foretages en mere generel evaluering af stemmeafgivelsen Furesø Kommune: Indkalder til og forestår afholdelse af evalueringsmøde. Kommenterer og godkender testen. Bemærk: Først ved godkendt testresultat vil valgsystemet blive taget i anvendelse! Assembly Voting: Fremlægger valgresultat og dokumentation forud for offentliggørelse af testdeltagernes samlede resultat. Evt. fejl rettes og testes igen. Fase 3 skal være afsluttet senest 4 uger før valget åbner. 15

16 Fase 4 Åbning af Ældrerådsvalg i Furesø Kommune Et forløb der sættes i gang 8 dage forud for åbning for valghandlingen. Vælgerlisten genereres så tæt på valghandlingen som muligt for at undgå fremsendelse af valgmateriale til afdøde. Dag 1 - Opdateret liste med stemmeberettigede og kandidater. Furesø Kommune: Opdateret vælgerudtræk og kandidatliste fremsendes til Assembly Voting via sikker sftp, jf. fase 1 Assembly Voting: Bekræfter modtagelse Dag 1 - Konvertering af data Assembly Voting forestår konvertering af vælgerdata. Herunder data til printleverandør (udsendelse af valgmaterialer). Alle data behandles i beskyttet datamiljø (se bilag) Dag 2 - Opdatering af Assembly Voting systemet Assembly Voting: Opdatering af valgsystem (vælgere/kandidater) Dag 3 - Print, kuvertering og forsendelse påbegyndes. Printleverandør: Gennemfører integritetstest med Assembly Voting og printer valgkort Assembly Voting: Gennemfører integritetstest med Printleverandør Dag 7 - Valgmaterialer afsendes til vælgere Printleverandør: Udsender valgkort / valgmateriale Furesø Kommune: Lægger link til valgsystem op i spotfelt på kommunens hjemmeside og andre relevante sider, fx Ældrerådets egen hjemmeside, m.fl. Dag 8 - Åbning for stemmeafgivelse Assembly Voting: åbner for adgang til valgsystemet Dag 8 - Åbning for modtagelse af postale stemmer Furesø Kommune: åbner for modtagelse, registrering og sikker opbevaring af postale stemmer 16

17 Dag 8 - Åbning af telefonisk hotline service og vælgermodul Assembly Voting: åbner for hotline service ( ) på telefon og mail. Åbner modul til håndtering af bortkomne valgkort / nye vælgere m.m. Dag 8 Adgang til real time opgørelse af valgdeltagelse. Assembly Voting: Giver Furesø Kommune adgang til online modul hvor udviklingen i valgdeltagelsen kan følges. Hvis Furesø Kommune benytter Tilvalg 1 (elektronisk valgliste-system), kan den samlede opgørelse laves løbende ved at lægge de elektronisk og postalt afgivne stemmer sammen. Furesø Kommune: Opgør løbende valgdeltagelsen og står for offentliggørelse Dag N Lukning af valghandling Furesø Kommune: Lukker for modtagelse af gyldige postale stemmer på aftalt dato og klokkeslæt (i fase 1) Assembly Voting: Lukker for stemmeafgivelsen via valgsystemet på aftalt dato og klokkeslæt (i fase 1) 17

18 Fase 5 Resultatopgørelse og evaluering af valgforløb Resultat af elektronisk afstemning og postale stemmer Furesø Kommune: Opgør valgresultatet af de postale stemmer, og overdrager postal vælgerliste til Assembly Voting (evt. elektronisk via Tilvalg 1 elektronisk valglistesystem) Assembly Voting: Gennemfører dubletcheck og eliminerer dubletter i henhold til principper fastlag i fase 1. Opgør valideret resultat af elektronisk afgivne stemmer via beskyttet hjemmeside som Furesø Kommune har adgang til. Det postale resultat kan lægges til det elektroniske, så resultathjemmesiden udgør det samlede valgresultat for Ældrerådsvalget i Furesø Kommune. Siden kan evt. offentliggøres når Furesø Kommune har godkendt valgresultatet. Dokumentation for valghandlingen. Assembly Voting: Genererer valgbog m. logfil over valgets tekniske gennemførelse og log filen over de personlige henvendelser Furesø Kommune: Godkender (evt. via Valgbestyrelse) valghandlingen med udgangspunkt i valgbogen. Ved indsigelser behandles disse efter gældende regler Furesø Kommune står for offentliggørelse af valgresultatet Assembly Voting: Det elektroniske valgresultatet vil være klar umiddelbart efter lukning af valghandlingen Destruktion af stemmer efter indsigelsesperiodens ophør. Assembly Voting: Efter indsigelsesperiodens udløb vil databasen med de afgivne stemmer blive destrueret Samlet valgevaluering. Der bør være en evaluering af hele valgets forløb med deltagelse af Furesø Kommune og Assembly Voting. Evalueringen bør kigge på den tekniske, organiserende og kommunikative gennemførelse af valget. 18

19 19

20 Tilvalg 1 Elektronisk valglistesystem Det elektroniske valglistesystem stilles til rådighed for Furesø Kommune. Det elektroniske valglistesystem gør det muligt at: 1. Validere stemmeret hos vælgere der henvender sig for at stemme postalt (Status: Må gerne stemme, har stemt eller må ikke stemme) Vælgeren møde frem med sit valgkort eller sygesikringsbevis. På valgkortet er printet en stregkode der kan aflæses med håndscanner. Det er også muligt at indtaste CPR-nr. 2. Registrere udlevering af postalt stemme Ved udlevering af stemmemateriale skal medarbejderen trykke Godkendt. Derved er vælgeren registreret som valgdeltager, og skulle vedkommende henvende sig igen, vil opslaget i valglistesystemet vise Har stemt 3. Løbende opgørelse af antallet af postale stemmer Et synligt statistikmodul gør det muligt løbende at følge med i antallet af registrerede vælgere 4. Udgør basen over vælgere der har stemt postalt til dubletcheck Når valget er lukket er det muligt at udtrække en vælgerliste over de vælgere der har modtaget postalt valgmateriale. Derved er det muligt at sikre et præcist og sikkert dubletcheck Bemærk: Der er ingen kobling mellem det elektroniske valgsystem og de afgivne postale stemmer! Valglistesystemet er en webservice, der er være tilgængelig for flere 20

21 samtidige brugere. Det er let at betjene, og Assembly Voting vil gennemføre et lille træningsforløb forud for igangsættelse af valghandlingen. Tilvalg 1 - (fortsat.) Link og login til elektronisk valglistesystem. Furesø Kommune modtager et link og personlige log in s til de personer (Valglistebrugere) der skal betjene valglistesystemet Brug af elektronisk valglistesystem. Valglistebrugere klikker på link (fremsendt via mail) og indtaster personlige kode til aktivering af valglistesystem. Håndscanner indsættes via USB port. Herefter fremkommer en forside hvorfra valglistebrugerne kan scanne stregkode på valgkort. Kan stregkoden ikke læses, kan den numeriske værdi indtastes. Alternativt indtastes CPR nr. Alle aktiviteter logges i systemet, så kontrol af stemmeret og registrering af afgivet stemme kan dokumenteres Krypteret datakommunikation. Al datakommunikation i det elektroniske valglistesystem krypteres, ligesom et uafhængigt system sørger for kontinuerlig back up, så alle data kan genskabes i tilfælde af systemnedbrud. Der er tilknyttet hotline-support og teknisk overvågning af systemet gennem hele brugsperioden 21

22 TILVALG 2 Kandidatmodul Kandidatmodulet integrerer kandidatregistrering, kandidatvalidering og kandidat-præsentationer i et og samme system. De anvendte systemer er dedikerede til kandidat-transaktioner ifm. valghandlinger, og sikrer dermed en let betjent brugerflade for kandidater og en høj sikkerhed i dataudvekslingen mellem kandidat og den valgansvarlig enhed (database m. valgbare borgere, valgsystem og kandidatpræsentationssystemer). Samtidig er kandidat-præsentationerne let overskuelige og sammenlignelige for vælgerne, og fuldt ud integreret med sociale medier; Facebook, LinkedIN, Youtube og evt. egne hjemmesider. Internetmodul til registrering af kandidaters valgprogram o Assembly Voting udarbejder forslag til opsætning af kandidatpræsentationsmodul; billede, CV oplysninger, valgtekst, debatfunktion (listeside), integration af sociale medier, m.m. o Furesø Kommune kommenterer og godkender opsætning o Furesø Kommune fremsender data på administratorer fra Kommunen o Assembly Voting kan anvende CV oplysninger, billede og de 800 første anslag tekst til liste og kandidatprofiler i valgsystemet (se nedenfor) Eksempel på kandidatvisning i valgsystemet Supplerende funktion validering af kandidatur Kandidatmodulet kan også anvendes til validering af kandidaturer. Dvs. at det enkelte medlem kan lade sig registrere som kandidat via indtastning af oplysninger i registreringsmodul. Herefter vil kandidaturet blive kontrolleret i indlæst medlemsdatabase. Kandidaterne kan ændre deres profil indtil umiddelbart før valghandlingens påbegyndelse. Herefter låses profilerne. Ved alle ændringer i egne profiler informeres kandidaterne 22

23 En integreret mailservice holder kandidaten løbende a jour med kandidatprofilens status. Det er muligt at fastholde en sideløbende papir-løsning til registrering af kandidater, hvor kandidaterne efterfølges indtastes i systemet. BEMÆRK: Erfaringen viser klart, at det skal være let og overskueligt at lade sig opstille. Virker processen uoverskuelig fravælger mange potentielle kandidater muligheden. Vi har indhentet de første erfaringer med on the fly modul til validering af kandidater. Umiddelbart efter registreringen af kandidaturet, får kandidaten besked om udfaldet, samt adgang til at udfylde sin kandidatprofil (via personlig log in). Det betyder flere kandidater og lavere frafald under vejs i processen. Internetmodul til validering af kandidater o Furesø Kommune vælger i samarbejde med Assembly Voting validerings-parametre. Herunder info-tekster til mailudsendelse (bekræftelsesmail) o Assembly Voting tilpasser valideringsfunktion til valideringsparametre o Furesø Kommune kommenterer og godkender o Funktionen lanceres i forbindelse med den generelle rekrutteringskampagne, fx via Furesø Kommunes hjemmeside, ældrerådets hjemmeside og andre informationskanaler. Generelt: Løsningerne hostes af Assembly Voting, men med klar grafisk Furesø Kommune afsenderidentifikation. 23

24 Økonomi Budgettet er bygget op omkring de ovenfor beskrevne aktiviteter og de erfaringer vi har gjort os i tilsvarende valghandlinger. Vi forudsætter at de modtagne postale stemmesedler registreres og opgøres af valgbestyrelse / Furesø Kommune Grundmodul - Valgorganisering og afstemning Teknisk design og organisering af valghandling Udarbejdelse af skabelon for postale valgkort / stemmesedler Konvertering og integritetstest af data til postale valgmaterialer (til printleverandør) Afstemning via internet og brev Test af valgsystem og organisering af valghandling Hosting af valgsystemet Kryptering af datakommunikation i systemet Hotline service kl (tlf. og mail) Serverovervågning System til håndtering af bortkomne valgkort (ny udsendelser og genudsendelser af valgkort) Opgørelse af stemmeprocent Resultatopgørelse og validering Valgbog: Dokumentation for valghandlingens gennemførelse; logfil over valgets tekniske gennemførelse og log over personlige henvendelser I alt Kr ,-* Tilvalg 1: Elektronisk valglistemodul Opsætning af valglistemodul Test af og træning af brugere Udlån af 3 håndscannere 24

25 Hosting / drift af løsning i 3 måneder I alt Kr ,-* Tilvalg 2: Kandidatmodul Selvbetjent registrering af kandidatur Automatisk validering af kandidater i henhold til data fra Furesø Kommune Selvbetjent personlig kandidatpræsentation med tekst, billeder og integration med sociale medier Test og introduktion til modulet Hosting / drift af kandidatmodul i 3 mdr. I alt Kr ,-* (Prisen på kandidatmodul kan reduceres til kr ,- hvis der udelukkende er tale om et kandidatpræsentationsmodul uden selvbetjent registrering og automatisk validering af kandidatur) Tilvalg 3: Print og forsendelse af valgmaterialer Tilbuddet omfatter en udsendelse af stk. og er ekskl. porto. Print og forsendelse håndteres af Strålfors. Data- og systemarbejde o Opsætning af brev 1 variant o Ekstra korrektur pr. variant o Opsætning af ekstra udskrivning + evt. gendanne ark Materialer o Papir A4 90 gr. 4+0 o C5 udsendelseskuvert 4+0 o Bilag gr. stemmeseddel o Svarkonvolut o Kundeleveret materiale folder o Repromateriale ca. 25

26 Print + kuvertering af stemmeseddel i C5 o Klargøring og produktionsopstart incl. Gendan o Printopstart pr. variant o A4 print følgebrev/stemmeseddel o Maskinelopstilling kuvertering o Maskinel kuvertering 3 bilag o Tillæg for C-post sortering o Transport til postcenter I alt kr ,43* * Alle priser er ekskl. moms * Halvdelen af beløbet faktureres ved accept af projektaftale, og den resterende del ved afsluttet og godkendt valghandling * Der tages forbehold for trykfejl 26