Ledelse af frivillige

Transkript

1 Køb bøgerne i dag Ledelse af frivillige V/ Sociolog og forfatter Foredragsholder og konsulent i Ledfrivillige.dk Grundlægger af RETRO og Yogafaith Danmark giver dig redskaber og inspiration til ledelsesopgaven baseret på undersøgelser blandt best practice-ledere og personlig erfaring med ledelse

2 Definition af frivilligt arbejde Ulønnet arbejde Organiseret arbejde (bredt forstået) Udføres ikke kun overfor nærmeste familie

3 Hvad vil du høre om? Erfaring med frivillige? Hvad er dine største udfordringer?/ Hvad vil du gerne høre mere om?

4 Om frivillighed i DK Der er mange foreninger (ca ) Man er med i en periode Frivilligt arbejde som en forhandling eller win-win Man skal bruge tid på ledelse af frivillige - en god frivillighedskultur opstår ikke af sig selv Frivilligt arbejde som en del af min identitet og selvfortælling Frivillig er ikke ansatte der arbejder gratis - frivillighed kan give noget specielt Frivillighed er populært - man vil gerne engageres! Frivillige bærer store og vigtige opgaver

5 Udfordringer Frivillige er engagerede i kort tid / i en periode Uklare forventninger til frivillige Travlhed. Administrative opgaver tager tiden (manager kontra leder) For få ressourcer og økonomiske midler sættes af til frivillighedsudvikling Få frivillige ledere er uddannet i ledelse Tordenskjolds soldater - de få laver det meste

6 Ledelse - nogle overordnede perspektiver

7 Ledelsesruten Forskellige opgaver og ansvarsområder afhængigt af hvor du er på ledelsesruten Det er vigtigt, at alle er enige om hvordan vi involverer frivillige for at skabe et godt arbejdsmiljø Hvem har ansvaret for de frivillige og leder dem? Menighedsråd Typisk: Ansatte, frivillig koordinator

8 Refleksioner om ledelse Begrebet ledelse er ikke altid populært En leder skaber samling omkring beslutninger og angiver den fælles retning At lede andre - få taleret - kræver tillid til lederen Tillid er ofte noget, som man fortjener sig til. Fx ved at vise, at man er en god leder eller ved at andre fortælle det om en Man er ikke automatisk leder, fordi man har en lederposition (uformelle ledere)

9 Teamledelse - hvordan? Udfører primært arbejdet - fx med kirkekaffe, ensomme, børnene osv. Arbejder primært med de frivillige og den interne kultur fx skabe gode teams, frivilligpleje osv.

10 Tegn din frivillig-organisering Tydeligt kommunikerede værdier/formål med frivilligt arbejde Fast struktur/ rammer Top down/ instruerende Teamarbejde Enkeltpersoner Inddragende/ faciliterende Løs struktur/ rammer Ikke tydeligt kommunikerede værdier/formål med frivilligt arbejde

11 Tegn din frivillig-organisering Tydeligt kommunikerede værdier/formål med frivilligt arbejde Fast struktur/ rammer Top down/ instruerende Teamarbejde Enkeltpersoner Inddragende/ faciliterende Løs struktur/ rammer Ikke tydeligt kommunikerede værdier/formål med frivilligt arbejde

12 Tegn frivilligorganiseringen Hvordan ser kirkens frivilligorganisering ud lige nu? (Sæt nogle prikker og tegn en figur) Hvordan vil du gerne, at den ser ud i fremtiden? (Sæt nogle prikker og tegn en ny figur på samme papir) Snak med sidemanden om forskellen på de to spind

13 Frivilliges legeplads Hvor stor er frivilliges legeplads? Hvad må de blande sig i, varetage af opgaver og hvad må de ikke? Ansatte Frivillige Frivillige Ansatte Hvorfor vil I gerne have frivillige?

14 Hvordan involvere kirke-frivillige? Case 1. Frivillige opfattes som en ressource, der udfører opgaver fastlagt af fx ansatte, MR, koordinator. På den facon fremmes kirkens arbejde bedst. Værdier: Kvalitetssikring, kontrol Den instruerende (uddelegerende, top-down, lille mulighed for medejerskab) Case 2. Frivillige bydes velkommen. Der bruges ikke mange ressourcer (tid / penge) på frivillige. Frivillige og kirkens ansatte, bestyrelse ect. kører forskellige parallelle løb. Værdier: frihed, rummelighed Den passive/ servicerende (mulighed for medejerskab er til stede, stor frihed) Case 3. Frivilliges engagement opfattes som en værdi i sig selv. De er fortalere for kirken. Frivilliges egne initiativer fremmes og støttes inden for kirkens rammer. Prioritering af frivilligpleje (økonomisk og ressourcemæssigt) Værdier: motivation og ejerskab Den faciliterende (igangsættende, rammesættende, medejerskab skabes)

15 Typer frivillige De trofaste frivillige. (De, som er med længe og har ejerskab. Har ofte ledelsesansvar) De projektorienterede frivillige. (Lægger tid og energi i en kort intens periode, hvorefter man giver slip) Ad hoc frivillige. (Bruger tid i ny og næ og ikke på fast basis. Løser ofte konkrete praktiske opgaver)

16 (Team-)ledelse af frivillige i praksis - hvordan?

17 Ledelse - definition: At fremme motivation til at arbejde for kirkens formål og værdier typisk gennem 4 opgave-områder en selvledende opgave en social opgave en kommunikativ opgave en organisatorisk opgave

18 En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Skab og stemning og mulighed for dannelse af fællesskab Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige og til hele kirken Formidl kirkens/teamets formål og vision positivt og jævnligt Sørg for at frivillige får tilstrækkeligt overblik/ viden (fx god introduktion) Klargør forventningerne til indsatsen (forventningsafstemning) En organisatorisk opgave Udvikle en struktur der gavner arbejdet (teams, kontaktpersoner, sikre økonomi) Uddeleger og samle op på opgaver Hold overblikket - undgå at blive fanget af enkeltsager Frem udvikling af nye initiativer Sørg for at frivillige er klædt på til opgaverne Spot / hverv potentielle frivillige og ledere

19 Motivation Fastholde

20 Motivation Hvornår var du sidst stærkt motiveret? Hvad fremprovokerede det? Hvad synes du fremmer motivation?

21 Citat Det med at have indflydelse, det tror jeg er vigtigt. Det hænger sammen med det at lytte, men jeg tror det er vigtigt at give indflydelse. Dem, som bliver ledere i vores foreninger skal træffe nogle beslutninger, og det giver en fantastisk power. Det giver lyst til at lave endnu mere - når man rent faktisk har indflydelse og ikke bare sidder som en marionetdukke - eller fordi at nogen skal jo sidde der. (Morten, Viborg Idrætsråd) Esther Skov Rygaard

22 Citat Nogle (frivillige forældre) var droppet hurtigt ud af forældregruppen og det undrede mig, fordi det var kun 4 møder om året, de skulle komme til. Men så tænkte jeg, at det måske var humlen ved det hele. De havde svært ved at se, hvilken forskel de egentlig gjorde i spejdergruppen. (Annett, Gruppeleder, KFUM-Spejderne) Esther Skov Rygaard

23 Definition af motivation Motivation er de faktorer, der aktiverer, retningsbestemmer og opretholder adfærd i forhold til at nå et bestemt mål Faktorer kan både være biologiske, psykologiske og socialt betingede Motivation må aldrig blot blive en smart metode Motivation er ikke manipulation. (Man får andre til at gøre noget de egentlig ikke vil eller har lyst til.)

24 Tjek temperaturen Vurder på en skala fra = slet ikke. 5= i høj grad. Er formålet / visionen attraktiv og meningsgivende? (Hvorfor skal jeg være med?) Er det frivillige arbejde udviklende og interessant? (Hvad får jeg ud af det?) Kan der opbygges et fællesskab omkring arbejdet, så man ikke er eneste ildsjæl? (Hvem skal jeg gøre det sammen med? Flere om ansvaret) Er der særlige områder, som du skal arbejde med?

25 Indre og ydre... Indre motivationsfaktorer: meningsgivende opgaver, lyst, medbestemmelse, sociale faktorer Ydre motivationsfaktorer: belønning, bonus, gaver, gratis telefon osv. Overfokusering på de ydre motivationsfaktorer, kan underminere den indre motivation dvs. fjerne glæde fra selve arbejdet og underminere næstekærligheden!

26 Motivationsmodellen Ejerskab Begejstring Motivation Uengageret Skuffelse Vrede Hvad gør frivillige uengagerede, skuffede og måske vrede?

27 Motivationsdræbere Dårlig kommunikation (man ved ikke hvad der sker og hvorfor) Uhensigtsmæssige strukturer (tidsspilde) For travle ledere Dårlig teametik (kritik, dårlig stemning på møder mm.) Manglende mulighed for indflydelse på arbejdsområdet Beslutninger som tages hen over hovedet på en Skuffelse over andres manglende indsats Uudtalte forventninger (fx opgaver som man ikke forventede)

28 Motivationsmodellen Hvad fremmer motivation, begejstring og ejerskab? Ejerskab Begejstring Motivation Uengageret Skuffelse Vrede Hvad gør frivillige uengagerede, skuffede og måske vrede?

29 Motivationstyper Arbejdshesten: Yde en præstation - at gøre noget særlig, nå et ambitiøst mål Idealisten: kæmpe for en sag, gøre en forskel for andre med næstekærlighed. Tjene Gud Forhandleren: Status, indflydelse, netværk, CV Relationisten: Fællesskabet og den dynamik der opstår i relationer Udviklingsøgeren: Udvikle sig personligt, udvikle eller bruge kompetencer og evner

30 Målsætningsteori - visioner Specifikke mål er mere præstationsfremmende end generelle mål Vanskelige mål - hvis de accepteres - har større motivationskraft end lette mål Feedback på resultater udløser større præstation end ingen feedback (Latham & Lee 1986)

31 Motiveret i forskellige faser 1.fase: Entusiasme, høje forventninger, idéudvikling, drømmen 4.fase: Det optimale team. Man kender hinanden, støtter hindanden, høj tillid 2.fase: Virkeligheden rammer: De andre kan ikke... Det er sværere end forventet.. 3.fase: Vi kender hinanden og jeg kan godt. Rutiner opbygges, god opgavefordeling

32 Intern kommunikation og videndeling

33 Citat Man skal vælge forskellige kommunikationskanaler, så de frivillige hører det samme minimum tre gange. Det er vigtigt at tænke i, hvilke kanaler eller samlinger der brugers til at kommunikere ting ud. Der ud over skal man være opmærksom på, at hvis man hører noget fra en, som man har tillid til, så er man bare mere lydhør. (Ia, Souschef, Ældre Sagen) Esther Skov Rygaard

34 Citat Det med at få kommunikeret visioner ud, det har vi været for dårlige til, det ved jeg... Oprindelig var visionen udviklet sammen med medlemmerne, men i det, at vi i ledelsen beslutter os for at gøre det, glemte vi at kommunikere ud til medlemmerne. Det er rigtig effektivt, at gennemføre idéer når vi er så få i ledelsen, som vi er, men man skal bare lige huske at kommunikere det ud til medlemmerne. (Frivillig leder. UPTV)

35 Kommunikation Kommunikation er afledt af latinske ord (communis, communicatio og communicare) som betyder: fælles meddelelse, dele med nogen, gøre fælles Alt er kommunikation - både det vi siger og ikke siger. Det vi gør - og ikke gør Intern kommunikation kan defineres som: Formidling som har til formål at skabe gavnlige relationer mellem personer for der igennem at motivere til at samarbejde om organisationens formål og værdier

36 Kommunikation Kanal Afsender Modtager Typisk har man fokus på sig selv som afsender. Tænkning: Er budskabet klart og tydeligt fra afsenderens hånd, vil personen vil forstå budskabet

37 Receptionsmodellen Definition af kommunikation: Kommunikation har fundet sted, når modtageren har forstået budskabet sådan som afsenderen har intenderet det Fokus på modtageren!

38 Fokus: modtageren Modtageren er styret af sin egen indre verden, hvor filtrering af budskaber sker. Afkodningen afhænger bl.a. den følelsesmæssig tilstand Vi filtrerer typisk budskaber: Generaliseringer (tilsvarende erfaringer) Undladelser (høre kun det vi er optaget af) Forvrængninger (vores opfattelse, forventninger til afsenderen) Tillid til afsenderen er afgørende for hvordan vi afkoder et budskab

39 Intern kommunikation Op Menighedsrådet, præsten, ministeriet (beslutninger som er taget, updates, emner du ønsker de forholder sig til) På tværs Andre ansatte, frivillige teamledere (beslutninger, nice to know ting, koordinerer datoer) Ned De frivillige, kirkegængere, sognebørn (fx referater, dagsorden, invitationer, nyhedsbreve)

40 Kanal / medie Mundtlig: Møder, telefonsamtaler, skype Skriftlig: Mail, Facebook, Podio, sms, plakater, håndbøger, guides, fælles kalender fx på google osv. Skriftlig kommunikation - her går det ofte galt! - er bedst til: Viden- og informationsdeling mellem grupper / teams (fx Nu har jeg snakket med Jens om lån af trailer ) Rundsende invitation til fester mm. Korte spørgsmål, som kan besvares relativt enkelt (ikke debatter) Koordinere fx mødedatoer Positive updates Sammenfatte aftaler man har haft over telefonen

41 God mailkultur Mails er en tidsrøver. Overvej 2 gange om du skal ikke skal ringe. Råd til god mailkultur: Sørg for at headeren/overskriften beskriver det emne, som behandles i mailen Giv en kort respons på mails. Fx Spændende! Jeg vender tilbage senere Start og afslut høfligt. Fx Hej. Håber du har haft en god weekend? Vær ekstra opmærksom på, at det står klart i mailen hvad du forventer at modtageren skal give respons på. Undgå ironiske bemærkninger Undgå lange mails. De færreste får dem læst grundigt Overvej om (noget af) den information du sender ud med fordel kan gives på møder i stedet for

42 Forventningsafstemning Forklar: hvilket ansvarsområde eller opgave varetager du? Spørg: hvad forventer? Hvorfor synes du opgaven er spændende? Hvad motiverer dig? Fortæl: hvad får du ud af at være med? (kurser, CV, fællesskab) Fortæl: kirkens, dine eller teamets forventninger fx: forventet tidsforbrug forventet forpligtelsesperiode/ hvordan stopper man og overdrager opgaver? Hvornår er det ok, at afmelde fremmøde? praktiske ting fx. hvor hurtigt skal man svare på , hvilke ting forventes det, at man deltager i fx kurser? Hvordan fungerer vi som team? Kultur og stemning Spørg: Lyder det rimeligt? Er vi enige? Skriv forventningerne til den frivillige ned, så I har det på skrift!

43 Forventningsafstemning i ledelsesteamet / team m. opgaver Alle fortæller/brainstormer over: Hvad skal der til for at jeg fungerer godt i dette team? (værdier, principper) Samtale om de nævnte principper Der vælges nogle principper/værdier ud. Metoder: afstemning eller sammenskrivning eller ledelsen gør det (vælg metode) Snak om hvordan principperne kan udformes i praksis (fx. alle svarer på mails fx via et set eller like ) Lov hinanden at dette er vores principper (praksisværdier)

44 Hvervning af aktive frivillige

45 Hvervningstrappen Ekstern hvervning Intern hvervning 6 5 Frivillige med ejerskab 4 Den motiverede frivillige 3 Den engagerede frivillige Den interesserede frivillige 2 Den potentielle frivillige 1 Den fremmede frivillige

46 Bred og specifik hvervning Bred hvervning - alle, som står inde for organisationens værdier, er velkommen Specifik hvervning - udvælgelse fx efter kompetencer/ personlighed

47 Hvervning Indirekte Aktiv (og direkte) Intern hvervning blandt frivillige og medlemmer Attraktiv intern kultur / miljø. Hvervning foregår naturligt Prik på skulderen Headhunting Jobopslag Intranet Frivillige finder egne afløsere Ekstern hvervning uden for organisationen Positiv branding Events, der fortæller om organisationen Frivillige som ambassadører Prik på skulderen Headhunting Jobopslag Organisationens website Samarbejde med foreninger Hverveevents PR (artikler) Sociale medier Plakater, foldere

48 Prik på skulderen Find et uforstyrret rum for samtalen Fortæl om de gode egenskaber, du ser i vedkommende. Vær konkret Fortæl hvad organisationen og arbejdet går ud på: Beskriv hvor meningsgivende arbejde er hvad opgaven indebærer forventet tidsforbrug hvor længe personen forventes at tage opgaven på sig ect. Giv personen tid til at tænke over forespørgslen. En uforpligtende kigger, kan være en god ide

49 Jobopslag - how to Attention/

50 Jobopslag - how to Spændende overskift Hvad mangler du/i overordnet frivillige til (2 linjer) og hvad får du ud af at være med? (Punktform: 3-4) Hvad er projektet for en størrelse? (2-3 linjer) Hvis der er flere opgaver: Hvilke opgaver søges frivillige til? (Punktform: 3-5 punkter) Hvad forventer vi af dig? (Punktform: 3-5 punkter) Kontaktinformation Altid: vær ærlig, kort og præcis samt så indbydende som mulig

51 Afrunding Hvad tager du med herfra og hvad skal du gøre ved det? Opdag Handling Refleksion Planlægning

52 Metode: fx