Samarbejdsrammer for frivillighed i Center for Sundhed og Omsorg

Transkript

1 Samarbejdsrammer for frivillighed

2 Indholdsfortegnelse Hvorfor samarbejde?... 2 Hvorfor samarbejdsrammer?... 3 Muligheder... 4 Det særlige ved frivillighed... 5 Kommunikation og fælles mål... 6 Anerkendelse og respekt... 7 Tavshedspligt... 8 Tovholdere for frivilligheden Grænser Formidling af kontakt mellem borger og frivillige tilbud Udgifter til aktiviteter Forsikring Viden og resurser Værktøjskasse Hvis du vil vide mere Samarbejdsrammer for frivillighed 1

3 Hvorfor samarbejde? Egedal Kommune har som mål at blive bedre til at involvere civilsamfundet. Baggrunden for dette er en tro på, at den energi, det engagement og de kompetencer, der er i civilsamfundet, kan supplere de kommunale institutioner og føre til nye og bedre fælles løsninger til glæde for alle. Når det drejer sig om omsorg for de ensomme, plejehjemsbeboerne og svage eller udsatte grupper, så ser vi, at frivillige kan noget helt særligt. Frivillige giver ikke kun deres tid de giver også noget af sig selv. Center for Sundhed og Omsorg (herefter CSO) vil sikre, at frivillige, der vil yde en indsats og gøre en forskel for andre, ikke oplever at skulle bruge tid på bureaukrati. Samtidig vil CSO være katalysator for, at flere borgere kan få glæde af en frivillig indsats og det netværk og den livsglæde, der følger med frivilligheden. Derfor vil CSO være medspiller i at starte nye frivilligt forankrede projekter eller aktiviteter og gøre en indsats for at udbrede kendskabet til alle de tilbud, der allerede eksisterer på frivilligområdet. 2 Samarbejdsrammer for frivillighed

4 Hvorfor samarbejdsrammer? Jo bedre frivillige og ansatte samarbejder, jo bedre kan vi i fællesskab hjælpe de borgere, der har brug for nærvær og omsorg. Med rammerne for samarbejdet sikrer vi et fælles udgangspunkt, så vi ikke skal starte forfra, hver gang vi skal samarbejde om noget nyt eller med andre end dem, vi plejer at samarbejde med. Samarbejdsrammerne fungerer som en formel markering af CSO s intentioner om samarbejde med frivillige. Rammerne skal sikre et godt samarbejde mellem ansatte i CSO og frivillige, hvor udgangspunktet er borgernes ønsker og behov. Samarbejdsrammerne er tænkt som et fælles dokument, som både frivillige og ansatte kan bruge som vejledning i et givent samarbejde. Samarbejdsrammer for frivillighed 3

5 Muligheder Der er mange former for samarbejde. Det kan være samarbejde om en enkelt aktivitet eller event eller dagligt samarbejde i samspil mellem ansatte i CSO og frivillige, fx på Aktivitetscenteret. En anden samarbejdsform kan være når ansatte i CSO formidler kontakt mellem borgere og et frivilligt tilbud. CSO ønsker, at der er fokus på muligheder, og på hvordan vi sammen kan få ting til at lade sig gøre, frem for at sætte en masse regler op, der kan begrænse frivilligheden. Ønsker man at starte et nyt samarbejde eller udvide et eksisterende samarbejde, kan frivillighedsvejlederen hjælpe i gang. Det er også vigtigt for samarbejdet, at man skal bryde barriererne og ikke lave nye. Man skal gøre det nemt at være frivillig Frivillig 4 Samarbejdsrammer for frivillighed

6 Det særlige ved frivillighed Frivillighed er noget særligt, der er drevet af lyst og engagement. Frivilligheden er mangfoldig, og den kan være organiseret på mange måder. Nogle frivillige er en del af en større forening, og andre er enlige svaler. Mange frivillige er ildsjæle, der lægger en stor indsats her og nu men måske ikke har energien om et halvt år. Derfor skal man respektere, at frivillighed kan være omskiftelig, og at tilbud og aktiviteter kan ændre sig, når nye frivillige kommer til, eller lukke ned, når de frivillige kræfter ikke længere er der. Det betyder ikke, at man ikke kan lave bindende aftaler med frivillige, men de skal tage udgangspunkt i konkrete opgaver og have en realistisk tidsramme. Frivillige påtager sig opgaver, som de synes er meningsfyldte og er til gavn for modtageren. Derfor skal man i samarbejdet tilstræbe, at opgaverne stemmer overens med de frivilliges forventninger, så samarbejdet bliver givende for borgerne og den frivillige. De frivillige tager ikke hyggen og omsorgen for beboerne fra os de giver endnu flere hyggelige situationer Ansat i CSO Samarbejdsrammer for frivillighed 5

7 Kommunikation og fælles mål Det er vigtigt, at man har en løbende dialog mellem samarbejdspartnere, således at eventuelle problemer kan tages i opløbet, og at man sikrer sig, at man har et fælles mål med samarbejdet. Det anbefales, at der laves en lokal aftale om, hvordan kommunikationen skal foregå. Det kan fx være gennem jævnlige dialogmøder mellem frivillige og ansatte, og/eller der kan udpeges kontaktpersoner blandt de ansatte og de frivillige, der sørger for at videregive relevante informationer. Et nøgleord er forventningsafstemning. Altså at man sørger for løbende at tale med hinanden om, hvad man ønsker og forestiller sig om samarbejdet, og hvilke mål man har. Uden humor går det ikke det er indgangen til dialog Frivillig Vi plejer at sige at man som frivillig er fri lige indtil man påtager sig en opgave. Så er man selvfølgelig forpligtet til at følge den til dørs Frivillig 6 Samarbejdsrammer for frivillighed

8 Anerkendelse og respekt Det er vigtigt, at den enkelte frivillige anerkendes for sin indsats. Det er vigtigt med en gensidig respekt for hinandens arbejde og gode vilje. Dette kommer både til udtryk, når man ser hinanden og giver et klap på skulderen for en god indsats, og når man hjælper hinanden ved at give og modtage konstruktiv kritik. CSO inviterer frivillige, ledelsen i CSO og politikerne i Social- og Sundhedsudvalget til et årligt dialogmøde. Her vil der være mulighed for at drøfte fælles anliggender og dele gode erfaringer. Samarbejdsrammer for frivillighed 7

9 Tavshedspligt Både ansatte og frivillige kommer i kontakt med fortrolige oplysninger om de borgere, de har med at gøre. Ansatte i CSO har en lovpligtig tavshedspligt, der gør, at de ikke må videregive personlige oplysninger til udenforstående. Frivillige, der kommer i kontakt med borgere gennem CSO, skal overholde en tilsvarende tavshedspligt, der også gælder, efter man er stoppet som frivillig. Frivillige skal informeres om tavshedspligten, inden de begynder et samarbejde i regi af CSO. Frivilliges tavshedspligt Tillidsforholdet mellem den frivillige og borgerne er vigtigt, derfor må den frivillige ikke videregive fortrolige oplysninger, som den frivillige har fået kendskab til, til en tredje part. Det er vigtigt at huske, at vi er et lokalsamfund, hvor mange kender hinanden. Tavshedspligten omfatter oplysninger om personens private forhold, som fx oplysninger om religion og hudfarve, oplysninger om politiske, foreningsmæssige, seksuelle og strafbare forhold, om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer, misbrug og lignende. Andre oplysninger om enkeltpersoner, som ikke er umiddelbart tilgængelige for enhver, kan desuden være underlagt tavshedspligt. Det gælder fx oplysninger om familiemæssige og økonomiske forhold eller sociale problemer. 8 Samarbejdsrammer for frivillighed

10 Ansattes tavshedspligt Så vidt det er muligt, skal de ansatte dele deres viden om borgerne med de frivillige, så de frivillige er godt klædt på til at møde borgernes behov. Ansatte må gerne videregive tavshedspligtbelagte oplysninger, der er nødvendige for, at den frivillige kan udføre sin opgave, men der skal altid foretages en konkret vurdering af nødvendigheden af at videregive oplysningerne. I det omfang det er muligt bør man få borgerens accept, før man videregiver oplysninger til de frivillige. Nogle oplysninger har så privat karakter, at de ikke må deles med frivillige uanset omstændighederne. Her kan de ansatte fortælle de frivillige, hvordan de skal forholde sig til en borger med særlige behov, men ikke de bagvedliggende grunde. Er man som ansat i tvivl, bør man drøfte sagen med sin leder, inden man videregiver oplysninger til frivillige. Samarbejdsrammer for frivillighed 9

11 Tovholdere for frivilligheden Frivillige er som udgangspunkt selvledende og har en intern ledelsesstruktur i de enkelte foreninger. Frivillige kan dermed ikke pålægges at referere til en ansat leder. Der er mulighed for, at man kan gå i dialog om løsningen af bestemte opgaver eller om hjælp til bestemte borgere, men frivillige kan frit vælge, om de vil påtage sig en opgave. Hvis den frivillige ikke er tilknyttet en forening eller en organisation, kan koordinationen af opgaver og opfølgning på trivsel være forankret hos en ansat kontaktperson eller teamlederen for det enkelte område. En frivillig kan påtage sig en opgave, men ikke pålægges en opgave Frivillig Vi har gode erfaringer med at slippe kontrollen og lade de frivillige få frihed til at stå for arrangementer de tager selv ansvar for det hele det er deres event, vi skal bare hjælpe med til, at beboerne kommer Ansat i CSO 10 Samarbejdsrammer for frivillighed

12 Grænser Frivillige må ikke overtage opgaver, som kommunen er forpligtet til at løse. Det er vigtigt, at både frivillige og ansatte er opmærksomme på, hvilke opgaver, der er fagopgaver, og hvilke opgaver frivillige kan påtage sig. Frivillige må ikke løse opgaver, der er bestemt i lovgivningen eller kræver visitation, ligesom personlig pleje (fx toiletbesøg, vask og administrering af medicin) og afprøvning af hjælpemidler er de ansattes opgaver. Dette gælder også selv om den frivillige eventuelt har den faglige viden til at kunne løse opgaven. Hvis en ansat eller en frivillig oplever, at en grænse bliver overtrådt, skal dette føre til en dialog mellem parterne. Kan det ikke løses i situationen, inddrages teamlederen eller kontaktpersonen for frivillige blandt de ansatte, samt bestyrelsen for den frivillige forening. Der kan på de enkelte områder / arbejdspladser laves mere detaljerede beskrivelser omkring grænserne mellem frivilligt og fagligt arbejde, ligesom der kan laves en mere detaljeret beskrivelse af rammerne for frivillighed på den enkelte arbejdsplads. Dette skal ske i dialog med de frivillige, der er på området, og frivillighedsvejlederen kan inddrages, hvis det ønskes. Vi frivillige vil ikke stå i en situation, hvor vi kommer til at tage de ansattes job. Det, vi laver, skal være flødeskummen på øllebrøden Frivillig Samarbejdsrammer for frivillighed 11

13 Formidling af kontakt mellem borger og frivillige tilbud Et samarbejde kan ofte bestå i, at ansatte i CSO, der har kontakt til borgere med særlige behov, hjælper med at formidle kontakt mellem borgerne og et frivilligt tilbud. Medarbejderen bør flere gange tale med borgerne om hvor vidt de ønsker at indgå i et frivilligt tilbud, inden der tages kontakt til foreningen. Dette er for at sikre, at det reelt er et ønske, og altså borgerens behov og ikke medarbejderens. Det er væsentligt, at borgeren orienteres om, hvilke muligheder det frivillige tilbud indebærer. I den forbindelse vil det være optimalt at uddele en brochure til borgeren om det frivillige tilbud. Når kontakten formidles gennem en ansat i CSO, vil det være godt, hvis medarbejderen har mulighed for at deltage i det første møde mellem borgeren og frivillige repræsentanter for tilbuddet. Ved kontakt fra en medarbejder til foreningen skal der oplyses væsentlige forhold, som de frivillige skal være opmærksomme på. 12 Samarbejdsrammer for frivillighed

14 Udgifter til aktiviteter Det skal ikke koste noget at være frivillig. Hvis man som frivillig indgår i aktiviteter i regi af CSO, fx er inviteret med til højtider eller mærkedage, spiser den frivillige med på samme vilkår som beboere. Udgifter til materialer til aktiviteter i regi af CSO refunderes, så længe indkøbet er aftalt på forhånd. Foregår aktiviteten i regi af en selvstændig forening, er det som udgangspunkt foreningen, der står for at afholde, hvad der måtte være af udgifter. Foreninger har mulighed for at søge Egedal Kommune om 18-midler til frivilligt socialt arbejde. Ved arrangementer og aktiviteter, der afholdes i samarbejde mellem CSO og en eller flere foreninger, aftales det på forhånd, hvordan udgifter fordeles. Samarbejdsrammer for frivillighed 13

15 Forsikring Frivillige er som udgangspunkt ikke dækket af kommunens forsikringsordning. Det er derfor vigtigt, at man som frivillig enten selv sørger for at tegne en privat familie/ansvars og ulykkesforsikring eller sikrer sig, at den forening, man er tilknyttet, har en forsikring. I forhold til kørsel gælder det, at hvis den frivillige kører i sin egen bil, så gælder den frivilliges egen forsikring. Kører den frivillige derimod i en bil/bus, der tilhører CSO, gælder kommunens forsikring. Hvis der er en begrundet risiko for, at en opgave kan medføre arbejdsskader, må den ikke udføres af frivillige, ligesom frivillige så vidt muligt ikke skal udføre opgaver, der i forsikringsmæssig forstand karakteriseres som ulønnet arbejde. Det vil blandt andet sige, at ansatte ikke skal have instruktionspligt over for de frivillige. Vil man vide mere om forsikringsforhold for frivillige, kan man se dokumentet i værktøjskassen. 14 Samarbejdsrammer for frivillighed

16 Viden og resurser Man skal ikke have en særlig uddannelse for at være frivillig, men det kan i nogle tilfælde være en fordel, at frivillige får mere viden om et emne, de er i berøring med. Det kan fx være viden om demens, fysisk aktivitet eller køkkenhygiejne. CSO vil gerne dele den faglige ekspertise, der er i centeret, ved at udbyde åbne kurser for frivillige inden for relevante emner. CSO vil så vidt muligt stille egnede lokaleresurser til rådighed for frivillige og foreninger. Samarbejdsrammer for frivillighed 15

17 Værktøjskasse Værktøjskassen er en samling af guides og dokumenter om emner, der kan være relevante for frivillige og ansatte. Værktøjskassen bliver løbende opdateret med relevante dokumenter. Den indeholder blandt andet: Inspirationsliste til introduktion af nye frivillige på en CSO arbejdsplads Skabelon til samarbejdsaftale Inspirationsguide til forventningsafstemning og formulering af fælles mål Information om tavshedspligt Information om frivillige på dagpenge eller efterløn Detaljeret information om forsikringsforhold Guide til brug af kørestol Kort om håndtering af borgere med demens Viden om hygiejne 16 Samarbejdsrammer for frivillighed

18 Hvis du vil vide mere? Hvis man har brug for mere viden om frivillighed, hvilke muligheder der er i CSO, eller gerne vil have hjælp til at starte et projekt op, så kontakt: Frivillighedsvejleder Astrid Sandmark Tlf.: astrid.sandmark@egekom.dk Eller læs mere på Egedal Kommunes indgang til frivilligheden. Center for Sundhed og Omsorg Egedal Kommune Rådhustorvet Stenløse Samarbejdsrammer for frivillighed 17

19

20