Referat fra mødet i Administrationens Lokal-MEDudvalg den 25. august 2008

Transkript

1 Referat fra mødet i Administrationens Lokal-MEDudvalg den 25. august 2008 Deltagere: Jens Erik Sørensen, Morten Christensen, Grethe Hassing, Danni Giørtz-Jørgensen, Lise Terkildsen, Henrik E. Jørgensen, Charlotte Dalby, Anders W. Rasmussen, Poul Masud, Søren Bastholm, Bettina Bonde, Birger Møller Rex. Mikael Carlsen deltog under pkt. 8 og 9. Afbud: Referent: Ole Bonde, Jette Kousgaard Ulfkjær Lise Terkildsen 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt med den bemærkning at pkt. 6. vedrører flexregistreringer og ikke flexordningen som sådan. 2. Godkendelse af referat fra mødet 16. juni 2008 Referatet blev godkendt. 3. Opfølgning fra beslutninger på sidste møde Intet under dette punkt 4. Budget 2009 Jens Erik Sørensen orienterede om budgetmateriale Udgifterne er steget med 9,5 %. Det er mange penge, der mangler, hvis der skal opretholdes en uændret aktivitet. Henrik E. Jørgensen spurgte til budgettet for Hertil svarede Jens Erik Sørensen, at der ser ud til at blive overskridelser på handicapkørslen. Eller holder det reviderede budget. Anders W. Rasmussen spurgte, om der kommer personalereduktioner i Jens Erik Sørensen svarede, at det var der ingen planer om, men at han ikke kunne garantere for, hvad der eventuelt måtte komme. 1

2 5. Regnskab 07 Jens Erik Sørensen orienterede om, at regnskabet var godkendt af bestyrelsen den 22. august 08. KPMG havde ikke udtrykt forbehold, men dog bemærket, at regnskabet havde været længe undervejs. Der skal indarbejdes nogle procedurer, så regnskabsfunktionen/bogholderiet styrkes. Bettina Bonde bemærkede, at eftersom man har været tilbageholdende med at besætte ledige stillinger i administrationen, har der været nogle, der har trukket et stort læs. Hun stillede forslag om honorering herfor i form af et engangstillæg. Jens Erik Sørensen erklærede sig enig i, at der er mange, der har ydet en stor indsats. Han takkede herfor. 6. Flex-registrering Poul Masud og Anders W. Rasmussen orienterede om erfaringerne fra VAT, hvor der ikke var et flex-registreringsystem. Det vigtigste er, at der er tillid medarbejderne imellem og mellem ledere og medarbejdere. Da man gik bort fra flexregistreringsystemet, var der i starten stor skepsis blandt medarbejderne. Der var mulighed for at føre et skufferegnskab, men det blev ikke brugt til noget. Synspunktet var, at medarbejderne var ansat til at løse en opgave og ikke til at sidde på arbejdspladsen x-antal timer. Fokus var dermed på opgaven fremfor på timetallet. I en travl periode, var man forpligtet til at orientere sin leder om, at det brændte på. Herudover kunne man selv disponere sin tid og sit arbejde. Det gav nogle friheder. Poul Masud bemærkede, at eftersom vi skal registrere på sagstyper og bestillere, vil der alligevel skulle finde en registerering sted, selvom flexregistreringen afskaffes. Han stillede spørgsmålstegn ved, hvor meget merværdi det giver for Midttrafik at registrere. Han nævnte endvidere muligheden for et to-delt system, hvor nogle medarbejdere flexregistrerer og andre ikke gør. Poul Masud tilføjede at 30 timer på flex en ikke nødvendigvis er et udtryk for, at man arbejder meget: Det handler om kvalitet og en effektiv opgaveløsning. Bettina Bonde bemærkede, at afskaffelsen af flex-registreringssystemet handler om tillid og om moderne ledelse. Hun stillede sig tvivlende overfor, om Midttrafik er modent til dette. Hun fremsatte forslag om en forsøgsordning 1 eller 2 steder i huset. Charlotte Dalby bemærkede, at hun havde lovet at bringe videre fra Kundeservice, at de ikke synes, at det er en god idé at afskaffe flex-registreringssystemet. Jens Erik Sørensen bemærkede, at afskaffelse af flex-registreringssystemet, kunne være interessant som led i et organisationsudviklingsprojekt. Det kræver, at der bliver dedikeret noget opmærksomhed hertil, herunder overvejelser om motivation og håndtering af modstand. 2

3 Personligt ser han helst selv, at det kun drejer sig om at få løst opgaven. På den anden siden, vil han ikke være med til at splitte organisationen på grund af det. Under alle omstændigheder skal der ske en registrering til bestillerne. Anders W. Rasmussen bemærkede, at Kadot er tungt at bruge. Hertil svarede Morten Christensen, at vi er i gang med at undersøge markedet. Kadot vil ikke blive erstattet med noget andet, der ikke er godt nok. Der var enighed om, at der ikke iværksættes et forsøg med afskaffelse af tidsregistrering lige nu. Morten Christensen opfordrede til, at medarbejdersiden vendte det med sit bagland, inden man eventuelt går i gang med et forsøg. Spørgsmålet tages op igen om ½ år. 7. MUS-samtaler Lise Terkildsen orienterede om de kommende MUS-samtaler. MUS-samtalerne foreslås afholdt i periden 15. september til medio november. På LMUs novembermøde drøftes kompetenceudviklingstiltag og strategier, bl.a. som opfølgning på MUS-samtalerne, jf. Procedure for dørftelse af overordnede retningslinjer for efterog videreuddannelse af medarbejdere, herunder generel uddannelsesplanlægning. Bettina Bonde gav udtryk for, at hun ser frem til MUS-samtalerne. Hun opfordrede til at alle medarbejdere får det rigtige koncept. Lise Terkildsen orienterede om, at MUS-konceptet sendes til alle lederne inden samtalerne sættes i gang. Det er ok at tilrette konceptet, så det skræddersys til den enkelte afdeling, dog således at de overordnede emner, bør indgå. 8. Lokalesituationen Mikael Carlsen orienterede om planen for lokalernes anvendelse. Principperne er, at afdelingerne skal sidde så tæt sammen som muligt, omrokeringen skal ske inden for de nuværende bygningsrammer og afdelingslederne bestemmer, hvem der skal sidde hvor i egen afdeling. Planen vil blive sendt til afdelingslederne til kommentering og udfyldning. Flytningen kommer til at foregå i september. På længere sigt er der talt med udlejer om udvidelse af lejemålet. Det vil komme til at afhænge af finansieringen. Bettina Bonde bemærkede, at hun regnede med at blive inddraget som SR. 9. Orientering fra sikkerhedsgrupperne a) Mikael Carlsen overtager funktionen som sikkerhedsleder pr. 1. september 08 og indtræder herefter i LMU i stedet for Danni Giørtz-Jørgensen. Søren Bastholm gav udtryk for, at sikkerhedsrepræsentanterne burde have været orienteret forud. Jens Erik Sørensen beklagede. b) Mikael Carlsen orienterede om opfølgningen på APV-handlingsplanerne. Der er forhold, som har afventet den nye lokaleplan. Hvad angår rengøringen, afholdes 3

4 der møde med rengøringsselskabet, og der indhentes kontrolbud. Der afholdes møde med udlejer om støjdæmpning af ventilationsskakterne. I forhold til kantinedriften har det været drøftet, hvad der kan gøres inden for de eksisterende rammerne. Der vil blive udsendt et spørgeskema til medarbejderne om, hvad der efterspørges og hvor meget man er villig til at betale. Danni Giørtz-Jørgensen orienterede om, at de fleste af de øvrige forhold, APVundersøgelsen afdækkede, er ved at være på plads. Nogle af tiltagene er dog mere langsigtede. Der har ikke været en evaluering af forløbet endnu. 10. Medarbejdergoder Det udsendte materiale om beskatning af personalegoder blev drøftet. Bettina Bonde gav udtryk for, at det var et godt materiale at få ud og foreslog, at der blev arbejdet videre med det. Bettina Bonde blev valgt som tovholder for en gruppe, der skulle gennemgå materialet. Fra ledersiden deltager Morten Christensen. Det fremsendte forslag om mulighed for sundhedsforsikring for ansatte med familie indgår i gruppens arbejde. 11. Ansættelse på særlige vilkår Lise Terkildsen orienterede om det fremsendte notat om ansættelse på særlige vilkår i Midttrafik, der indeholder forslag til politik for området. Notatet blev drøftet. Der var forskellige synspunkter på afvejningen af Midttrafiks sociale engagement og hensynet til de allerede ansatte og opgaveløsningen. Det blev slået fast, at Midttrafik altid vil være åbne for samarbejde med kommunen i forhold til ansættelse på flexjob. 12. Seniorpolitik Lise Terkildsen orienterede om det fremsendte forslag til revideret seniorpolitik. Bettina Bonde gav udtryk for at der burde være en minimumsrettighed for den enkelte i forhold til at etablere en seniorordning og foreslog at det kunne være 1 dags frihed om ugen med lønreduktion. Hun gav udtryk for, at det er meget værdifuldt at fastholde seniorerne. Jens Erik Sørensen slog fast, at han ikke var tilhænger af, at der skulle være tale om automatik men foretrak individuelle løsninger. Hvis medarbejdersiden ønsker ændringer til udkastet, foreslog han, at de udarbejder et konkret forslag. 13. Sygefravær Sygefraværsstatistikken pr. 30. juni 2008 blev drøftet. 14. Evaluering af mødet 4

5 Charlotte Dalby gav udtryk for at det havde været et godt møde med en god tone og gensidig respekt. 15. Eventuelt Intet under eventuelt. 5