Referat fra Administrationens ekstraordinære Lokal-MEDudvalg

Transkript

1 Dato Journalnr Sagsbehandler Telefon 28. februar Jytte Groth Referat fra Administrationens ekstraordinære Lokal-MEDudvalg 18. januar 2010, kl Sted Søren Nymarksvej 3 Mødetidspunkt Mødedeltagere Ledersiden: Jens Erik Sørensen, Merete Lundgaard Nielsen, John Kristensen, Bente Brink og Lise Terkildsen. Medarbejdersiden: Flemming Mogensen, Anders Winkler Rasmussen, Anders Brogaard, Henrik Jørgensen, Thomas Nielsen, Bettina Bonde, Charlotte Dalby Pedersen, Søren Bastholm, Jette Ulfkjær Referent: Jytte Groth Afbud Adam Søe Hansen 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. 2. Trivselsundersøgelsen. Lise orienterede om status. Alle har fået den generelle rapport + rapporten fra egen afdeling. Bearbejdelsen af rapporten fra egen afdeling skal ske i dialogmøder i de enkelte afdelinger. Afdelingerne skal senest 1. februar 2010 afrapportere, herunder udarbejde handleplaner. LMU orienteres om afdelingernes handleplaner i mødet 8. marts og i mødet 8. juni får LMU en opfølgning på handleplanerne. Dagsordenen for mødet er at find ud af, hvad vi fælles skal arbejde sammen om. Jens Erik præsenterede ledelsens bemærkninger til den generelle rapport. Der henvises til de på mødet udleverede plancher. Plancherne vedlægges som bilag til referatet. Nedenstående er supplerende bemærkninger til plancherne: Generelt: Ledelsen havde forventet en højere svarprocent end 82,6. Den gennemsnitlige score på 5,14 dækker over betydelige forskelle mellem de enkelte afdelinger. Herefter blev de enkelte hovedemner i trivselsundersøgelsen gennemgået.

2 Job og organisering: Lederne skal være langt bedre til at give faglig feed-back. Indflydelse: Det er væsentligt at få tydeliggjort forventninger og få spurgt ind til medarbejdernes svar. Ledelse: Det er ubetinget lederens pligt konsekvent at tydeliggøre organiseringen i egen afdeling. Det er vigtigt at italesætte ligeværdig behandling. En væsentlig værdi i Midttrafik er ligeværdig behandling. Jens Erik deltager gerne i afdelingernes dialogmøder, hvis det giver merværdi. Samarbejde: Samarbejdet på afdelingsniveau skal forbedres i forhold til opgaveløsningen. Læring og udvikling: Der skal arbejdes på 3 fronter: Afklaring af hvilken efteruddannelses- og kompetenceudvikling, der skal iværksættes i Midttrafik samt den økonomiske ramme Fast punkt i MUS-samtalerne Kommunikation italesættes i hele Midttrafik Krav i arbejdet: Det er ikke et problem i sig selv at have meget at lave, men det bliver det, hvis det påvirker den enkelte følelsesmæssigt. Det må også forventes travlhed på sigt, men travlheden vil få en anden karakter intelligent travlhed. Engagement: Det er ok med overvejelser om jobskifte, men det er et problem, hvis det er udtryk for strukturelle problemer i Midttrafik. Tilfredshed: Der er givet udtryk for at der ikke sker en udvikling af medarbejdere, at der er tale om middelalderlig ledelse. Der er behov for at italesættelse i form af konkrete eksempler. Stress: Ledelsen er optaget af, at stressramte medarbejdere bliver samlet op af politikker og foranstaltninger. Andre temaer: Synliggørelse af lønpolitikken. Det vil bl.a. ske på et fællesmøde. IT og telefoni: Der vil blive gennemført en brugerundersøgelse og efterfølgende udarbejdes handleplaner. Ledelsen opfordrer til, at de tales om det i de enkelte afdelinger. Forslag til bedre balance mellem arbejde og privatliv: Politikken om hjemmearbejdsdage tydeliggøres. Forventninger skal afstemmes. Der skal altid tages udgangspunkt i opgaveløsningen. Personalegoder: Pr. 1. februar 2010 træder den nye kantineordning i kraft. Forslag til øget trivsel: Afdelingslederne skal fremover i højere grad informere om, hvad der sker i Midttrafik generelt. 2

3 Bettina supplerede medarbejdersidens skriftlige oplæg (vedlagt referatet) med følgende kommentarer: I modsætning til ledelsen fandt man svarprocenten (82,6) fin. Man havde lavere forventninger til svarprocenten. Mange kolleger savner tilbagemeldinger fra nærmeste leder. Flere ønsker om en fast ugentlig hjemmearbejdsdag. Man når mere, når man arbejder hjemme = højere effektivitet. Overraskende at 19 % er utilfredse med arbejdsmiljøet. Det kræver en dyberegående undersøgelse af hvor det kommer fra. Skal behandles afdelingsvist. Det bør undersøges nærmere, hvad der ligger til grund for manglende udbytte af MUS. Der ønskes en anderledes seniorpolitik en politik med mere indhold. Stressproblematikken skal være en prioriteret opgave hos den nye sikkerhedsrepræsentant (for det administrative personale). Det opleves, at der er få kursusmidler i de enkelte afdelinger. Den økonomiske ramme er generelt for lille. Det er utilfredsstillende at finansiering af fællesarrangementer tages af kursusmidlerne. Der er generelt for få uddannelsesmuligheder inden for trafikområdet. Jette bemærkede, at der bør være en bedre tidsmæssig placering af opgaver, således at ekstraopgaver ikke lægges i perioder med særlig spidsbelastning. Man skal blive bedre til at definere opgaven, f.eks. skal det være klart, hvor opgaven skal ligge, mulighed for at inddrage eksperter fra andre afdelinger. Og endelig skal vi øve os i at tænke bredere i forhold til opgaveløsningen. Jette bemærkede endvidere, at ledelsen i højere grad bør høre medarbejderne inden der træffes beslutninger med henblik på at sikre et bedre beslutningsgrundlag. F.eks. fik Videbæk opgaven med passagertællinger. Opgaven kunne mere hensigtsmæssigt have ligget et andet sted. Medarbejderne i Videbæk har følt sig voldsomt presset i en længere periode. Anders B. gjorde opmærksom på, at den lave svarprocent i Billetkontrollen skyldtes dårlig information om, at trivselsundersøgelsen skulle besvares elektronisk. John og Anders drøfter nærmere, hvorvidt der er behov for at gennemføre en ny trivselsundersøgelse i Billetkontrollen. Der var enighed om at arbejde videre med følgende punkter: Bedre håndtering og afhjælpning af stress-symptomer. Handlinger: Udbrede kendskabet til stresspolitikken og tilhørende værktøjer Udbrede kendskab til faresignaler. Det kan f.eks. ske på fællesmøde med oplæg fra en ekstern foredragsholder. Blive bedre til at strukturere arbejdsopgaver. 3

4 Intelligent tilrettelæggelse af arbejdet (afdelingsbestemt) Kursus i hvordan man får styr på sin tid, få planlagt og tilbagemeldt. Endnu bedre ledelse. Lederne skal lave handleplaner på ledelsesmæssige handlinger. Enighed om at evaluere seniorpolitikken i løbet af foråret. Synliggørelse af løndannelsen. Det er en fællesudfordring for ledelse og tillidsrepræsentanter. Der mangler information om hvornår og hvordan lønforhandlingerne sker i Midttrafik. HR-afdelingen og tillidsrepræsentanterne evaluerer, når forhandlingerne for 2010 er afsluttet. Orientering på fællesmøde. Arbejdsmiljøproblematikken. Sikkerhedsgrupperne skal komme med et oplæg om håndtering af de arbejdsmiljømæssige problemstillinger. IT og telefon. Der laves en brugerundersøgelse med efterfølgende handleplaner. MUS-proces. Forslag om, at der evalueres efter hver omgang med MUS. Tilbagemeldinger til HR-afdelingen med efterfølgende orientering af LMU. Hjemmearbejde. 2-delt. God sammenhæng mellem arbejds- og privatliv på den ene side og øget fleksibilitet på den anden. Politikken for hjemmearbejde evalueres ud fra fakta. Kompetenceudvikling. Fælles rammer. Kompetenceudviklingsstrategien revideres i foråret Fælles tiltag fra HR. HR-afdelingen sammenskriver konklusionerne fra i dag. Efter høring går vi i gang med forslagene. 3. Orientering fra direktøren om organisationen. Jens Erik orienterede om en mindre organisationsændring i Afdelingen for Køreplanlægning, Udbud og Kontrakter. Organisationsændringen medfører, at 2 af 3 koordinatorstillinger ændres til gruppelederstillinger. Der vil være en gruppeleder for analyse- og datagruppen og en gruppeleder for køreplanlæggerne. Den sidste koordinatorstilling nedlægges. Nedlæggelsen får ingen personalemæssige konsekvenser. 4. Eventuelt Medarbejdersiden foreslog en LMU-temadag uden for huset. Kompetenceudvikling kunne være et godt tema. Jette Kousgaard Ulfkjær stillede forslag om, at der bestilles ost/marmelade til 4

5 rundstykkerne, da ikke alle spiser smør. 5. Evaluering af mødet. Godt møde med en god dialog. Den grundige forberedelse var givetvis en medvirkende faktor hertil. Der var forstyrrelser fra det tilstødende mødelokale. Det blev foreslået, at vi fremover bestiller begge lokaler til LMU-møderne. 5