Netværksinfo 14. juli 2016

Transkript

1 Netværksinfo 14. juli 2016 Indhold Kort referat af koordinatormødet 8. juni Skiltning... 2 Liv og Land hjemmesiden... 3 Bestyrelsesmedlemmers kønsfordeling... 3 Timeregistrering... 3 Optælling af koordinators vejledninger... 3 Vedr. 10 % sanktionen... 3 Orientering om håndtering og konsekvenser i sager, hvor Kommissionen vurderer, at tilbudsloven ikke er overholdt... 5 Status på PROMIS... 6 Overførsel af midler fra år til år... 6 Ansøgningsdatoer i Nyt fra sagsbehandlerne... 6 Opfølgning på udsendelse 1. maj... 7 Gode projekteksempler skal indsamles... 7 LAG/FLAG-fordeling af driftsmidler... 7 Kort referat af koordinatormødet 8. juni 2016 Om formiddagen kunne LAG-sekretariatets jurist, Henrik Nielsen, og vores nye jurist Camilla Stine Simonsen, som er startet i sekretariatet den 1. maj, præsentere regler vedrørende udbud og rimelige priser. Der blev orienteret om området for underhåndsbud og reglen i tilbudslovens 12, stk. 5. (dvs. reglen om, at udbyderen skal meddele, om tildeling af ordren vil ske på grundlag af kriteriet laveste pris eller kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ), og at der ikke er krav om licitation efter tilbudsloven for sager over 3 mio. kr., når udbyder er en privat eller offentlig retlig enhed. Dette uddybes mere udførligt nedenfor. Henrik og Camilla gennemgik også begrundelseskrav og klagevejledning i forhold til afslag på ansøgning om projektmidler. Begrundelseskravet i forvaltningsloven blev gennemgået i forhold til, at afslag på ansøgninger om projektmidler fra LAG skal begrundes konkret, at der skal være klagevejledning mv. Der var en drøftelse af, om der også skal være en konkret begrundelse i de tilfælde, hvor ansøger får et mindre beløb, end det, der blev ansøgt om. Det blev oplyst, at det skal der som udgangspunkt, da LAG er omfattet af forvaltningsloven. 1

2 Der var også forespørgsler vedrørende aktindsigt. Her blev det oplyst, at koordinatorerne selv skal behandle aktindsigtsanmodninger om LAGens behandling af ansøgninger, herunder hvor ansøger har fået afslag fra LAG en. Reglerne for aktindsigt blev overordnet ridset op: Forvaltningsloven skal anvendes, hvis den, der henvender sig, er part i sagen, og offentlighedsloven skal anvendes, hvis pågældende ikke er part i sagen, som fx en journalist eller en anden ansøger. Videre skal der udarbejdes en afgørelse med begrundelse og klagevejledning, hvis der ikke gives fuld aktindsigt, og der udtages fx oplysninger, som er personfølsomme eller består i erhvervshemmeligheder. Kirsten Birke Lund forklarede efterfølgende om ELARD (European LEADER Association for Rural Development) og dets arbejde. Se Om eftermiddagen blev der gennemgået og drøftet en lang række øvrige punkter af Netværkscenterets medarbejdere, Dea, Pernille og Allan. Herfra skal nævnes styring af integreret LAG s LAG- og FLAGdriftsramme, skiltningsregler og med henblik på orientering af Det Nationale Landdistriktsnetværk, at LAGsekretariatet gerne vil indsamle Best Practise -cases og måle på, hvor mange henvendelser LAG erne får fra potentielle og støttede ansøgere. LAG-sekretariatet tog også imod kommentarer til den nye Besigtigelsesrapport, der skal styrke kontrollen af ordningerne, og dokumentet inkl. instruks blev tilrettet i fællesskab. Endelig kan det nævnes, at LAG-sekretariatet oplyste, at man er i gang med at se på en model for overførsel af uforbrugte driftsmidler samt uforbrugte og annullerede projektmidler, der skal sikre en øget økonomisk fleksibilitet. Nogle af punkterne opsummeres herunder. Skiltning Vi meddelte på seneste koordinatormøde, at der er nye regler for skiltning. For LAG: Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2016/669 af 28. april 2016 om ændring af gennemførelsesforordning nr. 808/2014, bilag III Krav om skiltning, hvis projektet har modtaget et tilskud der overstiger kr. Ved publikationer, web osv. gælder tidligere krav Ved lokaler for lokale aktionsgrupper, der finansieres over LEADER, anbringes et oplysningsskilt eller en informativ plade For FLAG: Ingen krav om skiltning for projekter der får tilskud fra Den Europæiske Hav- og Fiskerifond (EHFF) Det gælder både skiltning ved projekter og på informationsmateriale (f.eks. publikationer og web) Integrerede LAG/FLAG: Ved skiltning ved lokaler for integrerede lokale aktionsgrupper skal EU-flaget suppleres med teksten: Den Europæiske Union. De Europæiske Struktur- og Investeringsfonde. Denne tekst erstatter henvisningen til Landbrugsfonden, da der er tale om flere fonde. 2

3 Liv og Land hjemmesiden Vi har foretaget forskellige rettelser og opdatering på livogland.dk her i løbet af foråret. Vi håber, det er blevet lidt mere overskueligt. Bestyrelsesmedlemmers kønsfordeling EU har stor fokus på, at der er en kønsmæssig jævn fordeling af medlemmerne i bestyrelserne. Derfor opfordres bestyrelserne ved generalforsamlingen til at opfordre til at både mænd og kvinder stiller op til bestyrelserne. Det er vigtigt, at denne opfordring fremgår af referatet af generalforsamlingen. Timeregistrering Netværkscenteret kigger på det skema, som er tilgængeligt for koordinatorerne til at registrere timer. Det er vigtigt, at det fremgår af tekstfeltet, hvilken aktivitet, der er udført. Det vil blive tilrettet og I vil få det sendt ud, ligesom det lægges på hjemmesiden. Optælling af koordinators vejledninger Vi vil meget gerne undersøge, hvor mange vejledninger, I har. Vi udarbejder derfor et skema, som vi over en periode vil bede jer registrere. Dette skema vedhæftes NetværksInfo. Koordinatorerne opfordres til at registrere vejledninger af forskellig art i september, oktober og november. Erhvervsstyrelsen vil gerne have optælling retur senest den 16. december Vedr. 10 % sanktionen Det kan oplyses, at sanktionsreglen fremgår af Kommissionens gennemførselsordning nr. 809/2014 af 17. juli 2014 hermed citeret: KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) Nr. 809/2014 af 17. juli 2014 KAPITEL III Uretmæssigt udbetalte beløb og administrative sanktioner Artikel 63 Hel eller delvis tilbagetrækning af støtten og administrative sanktioner 1. Betalinger beregnes på grundlag af de beløb, der findes støtteberettigede under den administrative kontrol omhandlet i artikel 48. Den kompetente myndighed gennemgår den indsendte betalingsanmodning fra støttemodtageren og fastsætter, hvilke beløb der er støtteberettigede. Den fastsætter: a) det beløb, der skal betales til støttemodtageren, på grundlag af betalingsanmodningen og beslutningen om at yde støtte b) det beløb, der skal betales til støttemodtageren, efter at det er undersøgt, om udgifterne i betalingsanmodningen opfylder støttekriterierne. Hvis det beløb, der er fastsat i henhold til andet afsnit, litra a), overstiger det beløb, der er fastsat i henhold til litra b) i nævnte afsnit, med mere end 10 %, anvendes en administrativ sanktion, der er fastsat i henhold 3

4 til litra b), på beløbet. Bøden er lig med forskellen mellem de to beløb, men overstiger ikke tilbagetrækning af hele støtten. Der anvendes dog ingen sanktioner, hvis støttemodtageren til den kompetente myndigheds tilfredshed kan påvise, at han ikke selv er skyld i, at det beløb, som ikke er støtteberettiget, er anført, eller hvis den kompetente myndighed på anden måde finder det godtgjort, at den berørte person ikke er skyld heri. 2. Den i stk. 1 omhandlede administrative sanktion anvendes med de fornødne ændringer på ikkestøtteberettigede udgifter, der er identificeret ved kontrol på stedet, jf. artikel 49. I det tilfælde er de udgifter, der undersøges, de samlede udgifter, der er afholdt i forbindelse med den berørte operation. Dette berører ikke resultaterne af de tidligere kontroller på stedet for de berørte operationer. Erhvervsstyrelsen er forpligtet til at følge forordningens regler, herunder at anvende sanktionsreglen, når der er grundlag herfor. Forklaring vedrørende 10 % reglen Hvis ansøgeren anmoder om udbetaling til udgifter, der ikke er tilskudsberettigede, og det anmodede beløb overstiger det beløb, ansøgeren er berettiget til, med 10 pct. eller mere, risikerer ansøgeren en nedsættelse. Nedsættelsen udgør forskellen mellem det beløb ansøgeren anmoder om, og det beløb ansøgeren er berettiget til. Dette kaldes 10 pct. - reglen. Hvis ansøgeren kan godtgøre, at ansøgeren ikke selv er skyld i at have anmodet om for stort tilskud, skal udbetalingen ikke nedsættes. Det er ansøgers ansvar at sætte sig ind i det gældende regelsæt, herunder i tilsagnsbetingelserne. Det betyder, at Erhvervsstyrelsen skal sanktionere, selv om ansøger hævder, at han ikke kendte til klare og utvetydige regler, og derfor mener, han var i god tro. Hvis Erhvervsstyrelsen ud fra sagens oplysninger må konstatere, at ansøger ikke vil kunne godtgøre, at han ikke selv var skyld i, at der blev søgt om for meget, trækkes det overskydende beløb ud af udbetalingen, og der sanktioneres med forskellen. Erhvervsstyrelsen kan også, hvis der er grundlag herfor, konkludere, at ansøgeren har været uden skyld i at have anmodet om for stor en udbetaling, og sagen afgøres med en udbetaling af det støtteberettigede beløb uden sanktion (dvs. det ikke-støtteberettigede beløb fratrækkes uden sanktion). Generelt skal indlysende fejl kunne afsløres i forbindelse med en kontrol af de oplysninger, der er angivet i sagens dokumenter. Der kan være tale om fejl af ren praktisk karakter, der viser sig ved en simpel gennemgang af dokumenterne, som for eksempel at rubrikker i ansøgnings-/udbetalingsskemaet er ikke udfyldt eller mangelfuldt udfyldt, der er regnefejl i opgørelsen af de samlede tilskudsberettigede udgifter, eller det er indlysende, at der er byttet om på tal, for eksempel kr. i stedet for kr. Der kan også være tale om fejl, der viser sig ved, at oplysningerne i samme eller forskellige dokumenter ikke stemmer overens, som for eksempel regnefejl, uoverensstemmelse mellem oplysninger på samme blanket. Hvis det f.eks. er tydeligt, at ansøger utilsigtet har medtaget den samme udgift to gange, uoverensstemmelser mellem sagens forskellige dokumenter. Hvis der f.eks. fejlagtigt anmodes om udbetaling af 100 %, når det er tydeligt, at tilsagnet er på 50 %, eller hvis der er forskel mellem en udgift angivet i bilagsoversigten og den vedlagte faktura, vil Erhvervsstyrelsen efter en konkret vurdering af sagens samlede oplysninger kunne nå frem til, at der er tale om en indlysende fejl i udbetalingsanmodningen, og der vil ikke skulle sanktioneres efter 10 % reglen. 4

5 De nævnte fejl kan karakteriseres som hændelige fejl, og vil normalt kunne anerkendes som indlysende fejl. Erhvervsstyrelsen skal altid vurdere den konkrete sag, for at kunne konkludere, om der er tale om en indlysende fejl, og alle sagens relevante oplysninger skal tages med i vurderingen. De konkrete oplysninger i udbetalingsanmodningen skal sammenholdes med sagens øvrige oplysninger, og spørgsmålet skal afgøres på grundlag af alle foreliggende kendsgerninger i det enkelte tilfælde. Orientering om håndtering og konsekvenser i sager, hvor Kommissionen vurderer, at tilbudsloven ikke er overholdt På foranledning af kommissionens revisioner i bl.a. februar og juni måned 2016, følger hermed en kort beskrivelse af den fremtidige håndtering af tilbudsloven fra Erhvervsstyrelsens side, herunder for sager, hvori der er givet tilsagn i 2015 og frem. Udgangspunktet er, at der sanktioneres med 5-25 % i de støtteberettigede udgifter (og kun på den budgetpost, det vedrører), hvis tilbudsloven kun er overholdt delvist. I sager omfattet af tilbudsloven (dvs. bygge- og anlægssager, hvor entreprisesummen overstiger kr. ekskl. moms) er det besluttet, at det først er på udbetalingstidspunktet, at der skal foreligge dokumentation for at tilbudsloven er overholdt. I forbindelse med behandlingen af tilsagnet skal der foreligge to sammenlignelige overslag eller tilbud til vurdering af tilskudsberettigede udgifter. Det formelle underhåndsbud kan således afvente at blive gennemført i projektperioden, efter at der er givet tilsagn. Herved opnås også mulighed for, at arkitektudgifter forbundet med gennemførelse af udbuddet kan indgå i det støtteberettigede beløb. Ovennævnte gælder tillige for tilsagn meddelt i 2015 og tidligere i Reglerne vedrørende tilbudslovens 12, stk. 5 fremgår af vejledningen fra marts 2015 side 39 afsnit Eksempel 1 Der er oprindeligt gennemført en udbudsrunde, men tilsagnshaver vælger en entreprenør, der ikke var en del af runden. Der sanktioneres med 25 %. Et støtteberettiget beløb i en entreprise på kroner nedsættes til kroner. Hvis støtteprocenten er 20 %, nedsættes det udbetalte støttebeløb således fra kroner til kroner. Hvis støtteprocenten er 50 %, nedsættes der fra til kroner. Tilsagnshaver mister herved henholdsvis og kroner. Eksempel 2 Sanktionsniveauet vil være 5-10 % fx i sager vedr. manglende overholdelse af tilbudslovens 12, stk. 5. Ved 10 % sanktion vil det føre til en reduktion fra til kroner i de støtteberettigede udgifter, hvorved der reduceres henholdsvis fra til kroner og fra til kroner, svarende til eller kroner ved tilskudsprocenter på 20 og 50. Der vil muligvis, i meget begrænset omfang, være sager, hvor der helt kan undlades sanktion, men det tilrådes så vidt muligt at sørge for overholdelse af tilbudsloven. Særligt bemærkes, at revisionen har lagt meget vægt på, at der altid skal foreligge 2-4 tilbud fra den samme udbudsrunde (Underhåndsbud), med mindre det kan dokumenteres, at det ikke kan lade sig gøre, og at det billigste/mest økonomisk fordelagtige af disse skal antages. 5

6 Dokumentation for overholdelse af tilbudsloven Inden for rammerne af tilbudsloven skal ansøger som dokumentation indsende følgende: 1) Et download af den opfordringsskrivelse (eller ved offentlig licitation udbudsannonce), som ansøger har sendt til tilbudsgiverne, og som har været på udbud.dk. Det skal fremgå af skrivelsen (annoncen): a. Hvilken ydelse, der udbydes (den udbudte opgave skal vedrøre det projekt, der søges om tilskud til) b. Den valgte udbudsprocedure c. Evt. tidsfrister d. Kontaktoplysninger e. Om der ved valget af leverandør vil blive lagt vægt på kriteriet laveste pris eller kriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud. 2) De modtagne tilbud, både det valgte og det/de ikke valgte. Tilbuddene skal opfylde følgende krav: a. De skal være afgivet på sammenligneligt grundlag, jf. oplysningen i annoncen b. De må ikke være kunstigt opdelt for at komme under tærskelværdien. Status på PROMIS Slutudbetaling og rapport I fik for et stykke tid siden en meddelelse om, at slutudbetalingsmodulet i PROMIS blev lanceret. Det gjorde det også men vi ville lige gerne rette de få ting, som måtte være af fejl. Desværre viste det sig, at der var flere større ting, som skulle rettes, og det er vi nu i gang med at få rettet. Derfor er det endnu ikke åbnet helt op. I skal derfor stadig gøre som I plejer, altså sende slutudbetalingsanmodningen og slutrapporten ind på gammeldags vis. Vi forventer, at det hele snart er på plads, og I vil naturligvis få besked herom, når det er helt oppe at køre. Erfaringsopsamling Vi har fået go til, at de erfaringer, som I kom med i den erfaringsopsamlingsrunde først på året sættes i gang. Det er ikke alle ændringsforslag, som vi har taget med, men en stor del af det. Processen sættes i gang i løbet af efteråret. Overførsel af midler fra år til år Erhvervsstyrelsen arbejder fortsat på en løsning, som kan give en øget økonomisk fleksibilitet for LAGerne. Ansøgningsdatoer i 2017 Ansøgningsdatoerne vil være de samme som i Som i år er LAG og FLAG opdelt i to grupper, som hver har tre ansøgningsfrister til at sende ansøgninger ind til Erhvervsstyrelsen. Se vedhæftede fil med datoer. Nyt fra sagsbehandlerne Vi vil lige benytte anledningen til at minde jer om jeres ansvar med at kvalitetssikre ansøgninger, inden de kommer ind til os. Vi oplever en svingende kvalitet i ansøgningerne. Jo bedre ansøgningen er oplyst, jo hurtigere kan vi sagsbehandle og dermed fremsende tilsagn. Derfor opfordrer vi til, at I sikrer at alt er korrekt, inden I skifter status i PROMIS til indstillet af LAG. Vær især opmærksom på: at alle relevante bilag er vedlagt ansøgningen at der indsendes to tilbud ved udgifter over kr. 6

7 at udgifterne er korrekt placeret i budgettet, fx at skiltning ikke fremgår under anlægsbudgettet. Det kan have betydning ved udbetalingstidspunktet, især hvis der kommer udgifter under anden leverandør, som ikke fremgår af ansøgningen. at vi også tit anmoder om udspecificering af opgaver /arbejdsbeskrivelser både for frivillige og for konsulenter. Opfølgning på udsendelse 1. maj Der vedhæftes en opdateret besigtigelsesrapport og instruks, som lovet på koordinatormødet 8. juni Den skal anvendes fra nu af. Den vil blive lagt ud på hjemmesiden. Første stikprøvekontrol af koordinatorfunktionen er udsendt. I forbindelse hermed vil vi gerne erindre de tre nye FLAGer om, at de skal indsende den nødvendige dokumentation for ansættelsen af deres koordinator senest 31. august 2016, jf. Erhvervsstyrelsens mail af 27. april 2016 vedrørende Meddelelse om iværksættelse af tiltag i forbindelse med opfølgning på EU Kommissionens revision af LAGordningerne. Gode projekteksempler skal indsamles Der er behov for at indsamle gode projekteksempler til programmet. Disse eksempler vil bl.a. kunne anvendes til at indgå på vores hjemmeside, så potentielle ansøgere kan danne sig et indtryk af, hvad man kan søge penge til. Eksemplerne kan anvendes til generelle presseaktiviteter, til ministeren, og til evalueringsbrug. Vi har udarbejdet et skema til brug for indsamlingen af denne viden, således at de oplysninger, vi får ind, kan sammenlignes. Skemaet er udsendt til alle koordinatorer, og fristen for indsendelse er den 14. oktober LAG/FLAG-fordeling af driftsmidler Fordelingsnøgle besluttes på bestyrelsesmøde Skal afspejle den reelle fordeling af udgifter mellem LAG og FLAG. Skal fremgå af referatet. Derefter skal den anvendes konsekvent. Kan fx udregnes som forholdstallet mellem FLAG- og LAG-midler. Der er tre modeller, som udgifterne skal fordeles efter: Udgifter der alene vedrører LAG skal betales 100 % af LAG-driftsmidler, ligesom udgifter, der alene vedrører FLAG, skal betales 100 % af FLAG-midler. Andre udgifter, som ikke lige kan deles op på denne måde, fx husleje, telefon og lignende, skal fordeles efter en bestyrelsesbesluttet, forudbestemt fordelingsnøgle. Alternativt kan man have udgifter, som er mere eller mindre det ene eller det andet, som man på udgiftsbilaget redegør for fordelingen af, hvis den fastsatte nøgle ikke er dækkende. Netværkscenteret vil udarbejde en ny udgave af Bilag til skema 2, som kan anvendes af de integrerede LAG/FLAG, hvor fordelingsnøglen er indarbejdet på forhånd. 7