AFTALE MELLEM Børn & Unge og Miljø & Teknik OM OG SELVEJENDE DAGINSTITUTIONER I SVENDBORG KOMMUNE

Transkript

1 AFTALE MELLEM Børn & Unge og Miljø & Teknik OM VEDLIGEHOLDELSE OG ENERGISTYRING PÅ DE KOMMUNALE OG SELVEJENDE DAGINSTITUTIONER I SVENDBORG KOMMUNE Formål Formålet med en aftale er at opnå en ensartet standard på dagtilbudsområdet og udnytte og anvende de økonomiske resurser optimalt. Mål At vedligeholdelsesarbejderne udføres til brugernes tilfredshed, ved at arbejdet planlægges og udføres i samarbejde med institutionerne, og ved at indgåede aftaler overholdes af alle parter i forhold til ressourcerne. At kommunens vedligeholdelsesbudgetter overholdes. At arbejderne udføres der, hvor det er mest effektivt, hvorved de samlede ressourcer på sigt kan reduceres i kraft af en bedre udnyttelse af de økonomiske midler. Succeskriterier At vedligeholdelsesaktiviteterne på daginstitutionerne inden for de givne rammer bliver planlagt og udført bl.a. ved forebyggende vedligeholdelse, så mængden af akut vedligeholdelse beløbsmæssigt bliver bragt ned til at udgøre under 25% af den planlagte vedligeholdelse i løbet af en 5-årig periode. (Det vurderes, at akut vedligeholdelse i dag udgør ca. 80% og forebyggende vedligeholdelse ca. 20% af det samlede budget til bygningsvedligeholdelse). At miljøhensyn skal indgå som en naturlig del af vedligeholdelsesarbejderne på lige fod med hensyn til funktion og økonomi. At der udvikles og implementeres metoder til konstatering og dokumentation af brugertilfredsheden.

2 1. Opgaven Arbejdet omfatter styring og udførelse af vedligeholdelsesarbejder på de kommunale og selvejende daginstitutioner. Opgaven opdeles, således at Miljø og Teknik overtager ansvaret for: Klimaskærm Tekniske installationer Terræn Institutionen bibeholder ansvaret for den indvendige vedligeholdelse og den daglige drift. Aftalen omhandler 20 kommunale og selvejende daginstitutioner med i alt 46 ejendomme med et samlet etageareal på i alt m 2 (brutto). Bilag 1: Liste over institutioner der er omfattet af aftalen. Det budgetmæssige grundlag er beskrevet i 7. De selvejende institutioner i Byparken er ikke med i ordningen, men de indgår i aftalen med legehuse og legeredskaber, herunder årligt legepladscheck. Varmtvandsbassinet i Jægermarken er ikke med i ordningen. Kortsigtede løsninger herunder pavillioner opført 2007 samt Humlebiens klubhus, Melbyvej 5, Bulderby og Stalden, Skårup Skovmølle er ikke med i ordningen. Opgaven kan opdeles i følgende delopgaver: Delopgave / aktivitet Første år: A`jourføring af eksisterende tilstandsrapporter og udarbejdelse af 10-årige drifts- og vedligeholdelsesplaner samt konkrete vedligeholdelsesplaner i overensstemmelse med kommunens vedligeholdelsesbudgetter. Tidspunkt for udførelse Inden for perioden januar til juli Følgende år: Inspektion af bygningerne og opdatering af vedligeholdelsesplanerne. 1 års og 5 års eftersyn Prioritering af årets vedligeholdelsesarbejder i samråd med fagforvaltning og institution. Oktober til januar, første gang oktober Inden for perioden januar til april, første gang juli Udførelse af planlagt vedligeholdelse. Hele året, første gang i Udførelse af akut- og oprettende vedligehold. Hele året, første gang i Energistyring og grønt energiregnskab. Hele året, første gang i Risikostyring. Hele året, første gang i Sikkerhedstjek af legepladser. Årligt, første gang oktober - november Resultatrapport. Årligt, første gang marts Udbud og optimering af serviceaftaler. Inden for perioden maj til august Rammeaftaler med håndværkere. Inden for perioden maj til august

3 2. Afgrænsning af arbejderne omfattet af aftalen 2.1 Drifts- og vedligeholdelsesarbejder, der vedrører følgende bygningsdele, -komponenter og installationer er omfattet af aftalen: Klimaskærm og bærende konstruktioner Tage, ydervægge, vinduer og yderdøre inkl. Glas og lukkebeslag, udvendige trapper og fritstående vægge. Lys- og kraftinstallation Kabler, el-tavler, automatik, afbrydere og kontakter. Udvendige belysningsarmaturer Væglamper, parklamper, projektører m.v. ekskl. lyskilder. Varmeanlæg Hele anlægget. Brugsvandsanlæg Hele anlægget inkl. armaturer. Sanitet Klosetter, håndvaske, køkkenvaske rengøringsvaske og vaskerender. Ventilationsanlæg Hele anlægget samt små faste ventilatorer i forbindelse med rumventilation. Afløb Afløbsrør, vandlåse, gulvafløb, tagrender og nedløb. Kloak, regn-, dræn- og spildevand Ledninger, brønde, pumper, dæksler, riste m.v. Overdækninger og udhuse Fritliggende skure, halvtage og pergolaer. Legehuse og legeredskaber Årligt sikkerhedstjek og udførelse af forebyggende vedligeholdelse med udgangspunkt i legepladsrapport. Den daglige kontrol af legepladser og akutte udbedringsarbejder påhviler institutionen. Faste hegn og stativer Træ- og trådhegn, cykelstativer, træ- og ståltrapper, solafskærmninger, udvendige skilte og flagstænger. 3

4 Friarealer Belægninger på pladser og parkeringspladser. Renhold Rensning af tagrender, ventilationskanaler, kedler og afløbssystemer Energistyring og energimærkningsordning Udsendelse af registreringsskemaer til registrering af energiforbrug Udarbejdelse af budgetter til alle institutioner. Justering af indeklima (varme og ventilation) via opkoblede CTS-anlæg. Minimering af el-, vand- og varmeforbrug ved Automatisk DataOpsamling. Grønt energiregnskab en gang årligt for alle institutioner. Udførelse af energimærkning i henhold til lovkrav. Energistyring og energimærkningsordning honoreres særskilt som en variabel ydelse indenfor aftalens budget. Serviceaftaler Administration og optimering af serviceaftaler vedrørende klimaskærm, tekniske installationer og terræn. Det drejer sig pt. om serviceaftaler på følgende områder: Kedler Ventilationsanlæg Automatik på varme og ventilationsanlæg Udgiften til serviceaftaler afholdes af institutionen. På sigt tilstræbes at indgå fællesaftaler på alle serviceaftaler. 2.2 Drifts- og vedligeholdelsesarbejder som ikke er omfattet af aftalen: Aftalen omhandler ikke genopretning af bygninger og bygningsdele. 4

5 Indvendig vedligeholdelse af overflader I gulvplan, vægplan og loftplan. Indvendige skillevægge, lofter og døre Alle tunge og lette vægge. Nedhængte lofter. Alle indvendige døre. Nøgler og cylindre I alle indvendige døre, yderdøre, hængelåse. møbellåse m.v. Indvendige belysningsarmaturer Pendler, bord-, loft- og væglamper, lysstofarmaturer, spots osv. Lyskilder Alle ind- og udvendige lyskilder - lysstofrør og glødepærer. Inventar Alt løst og nagelfast inventar. Hårde hvidevarer Køleskabe, komfurer, tørreskabe, emhætter, vaskemaskiner osv. Pleje Græsplæner, træer, buske, hække og levende hegn. Daglig drift Udskiftning af defekte sikringer og lysarmaturer, rensning af tilstoppede gulvafløb og vandlåse, udbedring af toiletter der løber og vandhaner som drypper, vandpåfyldning og udluftning af varmeanlæg samt justering af ure. Renovation Administration og styring af affaldsbortskaffelse. Indeklima (undtaget ventilationsanlæg), hygiejne og arbejdsmiljø Snerydning og grusning Ud- og indvendig renhold Pudsning af vinduer Fjernelse af graffiti Reparationer efter hærværk Forsikringsforhold Betaling af el, vand, afløb og varme Alarmanlæg 5

6 2.3 Risikostyring Sikring mod hærværk, alarmanlæg, tyveri af ejendomsinventar, forsyningssvigt og nedbrud af tekniske installationer, brandsikring, sikkerhed på legepladser og sikring af enkeltpersoner. Risikovurderingen udføres i samarbejde mellem institutionen og Svendborg Kommunes Risikokoordinator. 3. Møder 3.1 Koordineringsmøder mellem direktørområderne Der afholdes koordineringsmøder mellem Miljø og Teknik og repræsentanter for Børn og Ungeområdet hvert kvartal og i øvrigt efter behov. Formålet med koordineringsmøderne er at afklare alle spørgsmål vedrørende vedligeholdelsesplaner, arbejds- og tidsplaner samt økonomi, herunder evt. omprioriteringer som følge af ændrede budgetforudsætninger. Gruppen, der består af to insitutionsledere, en repræsentant fra distriktsteam, en repræsentant fra økonomi og to repræsentanter fra Byggerådgivningen, har kompetence til at løse eventuelle konflikter i forbindelse med tolkning af samarbejdsaftalen. Koordineringsmøderne anvendes desuden til drøftelse af samarbejdet med institutionerne, herunder tilbagemeldinger eller klager fra institutionerne. Miljø og Teknik udsender dagsorden og laver et kortfattet beslutningsreferat fra koordineringsmøderne. 3.2 Møder med institutionerne Miljø og Teknik, Byggerådgivning aftaler selv tidspunkter og rækkefølge af besigtigelser og udførelse af vedligeholdelsesarbejder med de enkelte institutionsledere samt bestyrelsen i selvejende institutioner i egne bygninger. 4. Miljø og Tekniks generelle relationer til daginstitutionerne Når Miljø og Teknik, Byggerådgivning har udarbejdet arbejdsplaner for den kommende tids vedligeholdelsesarbejder, skal det aftales direkte med institutionen hvor, hvornår og hvordan vedligeholdelsesarbejderne kan udføres. Arbejdsplanerne udsendes samlet til alle institutionerne. Aftalte begrænsninger i arbejdstid og -omfang skal respekteres, og evt. ændringer af arbejdsplanerne i forhold til det aftalte skal straks meddeles institutionen. 6

7 5. Prioritering af vedligeholdelsesarbejderne Vedligeholdelsesarbejderne udføres i prioriteret rækkefølge. Prioriteterne er som følger: Prioritet 0. Reservedele i forbindelse med serviceeftersyn og lovpligtige eftersyn. Prioritet 1. Myndighedskrav Prioritet 2. Sikkerheds- og sundhedsmæssige forhold Prioritet 3. Akutte skader på bygningsdele og installationer med risiko for væsentlige følgeskader. Prioritet 4. Forebyggende vedligehold af tekniske installationer Prioritet 5. Forebyggende vedligehold på bærende konstruktioner og klimaskærm. Prioritet 6. Forebyggende vedligehold på terræn og legepladser Prioritet 7. Genopretning Prioritet 8. Brugerønsker Der anvendes desuden følgende skala til beskrivelse af den enkelte bygningsdels tilstand. Den anvendte skala er: Karakter 1, som nyt Karakter 2, god tilstand Karakter 3, acceptabel Karakter 4, mindre god Karakter 5, dårlig Karakter 6, sikkerhedsrisiko for personer 6. Kontaktpersoner og kommunikation Miljø og Teknik, Byggerådgivning udpeger en medarbejdergruppe som får den enkelte daginstitution som sit særlige ansvarsområde. Denne medarbejdergruppe vil tillige være institutionens kontaktpersoner i direktørområdet. Alle henvendelser mellem parterne besvares som hovedregel samme dag eller senest den efterfølgende dag. Beskeder om ikke-akutte forhold fremsendes som e-post (mt@svendborg.dk) mellem parterne. Telefonopkald bør kun ske i forbindelse med sager om uopsættelige forhold. 7

8 7. Budget Prisen er fastsat til 120 kr. pr. m 2 i 2008-priser til udvendig, installationer og terræn, herunder legepladser. Der er i 2008 afsat kr. Prisregulering for udvendig vedligehold, installationer og terræn følger V & S priser for akut og planlagt vedligehold. 8. Miljø og Tekniks ydelser Tilstandsvurdering, tilstandsrapporter og gennemførelse af vedligeholdelse samt energistyring er variable ydelser der honoreres på timebasis. Miljø og Tekniks ydelse i forbindelse med almindelig vedligehold svarer ca. til 1 årsværk ~ timer, hvoraf controllerfunktionen, som er en fast opgave, udgør 550 timer. Der honoreres for kr. ~ 9 % af rammen. Legepladsinspektion honoreres særskilt. Controllerfunktionen er en fast ydelse, der ikke honoreres for. Projektering af mindre opgaver og gennemførelse af genoprettelsesprojekter samt almen rådgivning følger seneste beslutning omkring faste og variable opgaver i Byggerådgivning. Miljø og Teknik udarbejder regnskab over faktisk forbrug. Miljø og Teknik kontere, attestere og anviser. 9. Evaluering Samarbejdsaftalen evalueres hvert år af parterne, første gang marts 2009 med udgangspunkt i en årsberetning med statusopgørelse. 10. Aftalens varighed Samarbejdsaftalen er fortløbende og kan opsiges af parterne til et budgetår med min. 6. mdr. varsel. Aftalen træder i kraft 1. januar 2008 under forudsætning af behandling i Udvalget for Børn og Unge den 9. januar