Bestyrelsesmøde DOMI-ADMINISTRATION A.M.B.A. Mødedato: 27. januar 2014 Klokken : 17.00

Transkript

1 DOMI-ADMINISTRATION A.M.B.A. 1 Bestyrelsesmøde Mødedato: 27. januar 2014 Klokken : Bestyrelsen: init.: Formand Freddie Vedel Nielsen FVN Næstformand Torben Høholt Jensen THJ Best.medlem Svend Erik Jensen SEJ Best.medlem Hanne Frydendahl HF Ledelsen: Direktør/Referent Uffe Vithen UV Afbud fra: EMNER TIL BEHANDLING 1. Godkendelse af dagsordenen. BESLUTNING Godkendt uden bemærkninger. 2. Godkendelse af referatet fra den 22. august Godkendt uden bemærkninger. 3. Underskrive referatet fra repræsentantskabsmøde den 24. maj Ingen bemærkninger herefter underskrevet. 4. Orientering fra formanden. a) Fusion: herunder opfølgning af visionsugen uge 48 samt formandsmødet den 5. december 2013 og 21. januar Visionsugen: Der var enighed om, at Mette Gebert fra Århus Købmandsskole gjorde det godt. Fulgte strategien med eget indlæg og kun meget lidt fusionssnak. Lige efter bogen. Bestyrelsen lod sig inspirer og vil ikke udelukke, at lignende tilbud i fremtiden kunne tilbydes afdelingsbestyrelsesmedlemmer (vi har jo alle brug for inspiration). Formandsmødet 5. december Dagsorden med 11. punkter på dagsordenen - punkt 1 var fusionsplaner.

2 2 Bestyrelsen havde lagt op til, at det var vigtigt at få så mange ting belyst på mødet, hvorfor der allerede ved udsendelsen af invitationen var indkald til et ekstra formandsmøde den 21. januar Da mødet sluttede kl. ca havde vi kun været igennem dagsordens punkt. 1 så også blev lovet genoptaget på næst formandsmøde. Referatet fra formandsmødet den 5. december 2013: Freddie byder velkommen og vil være aftenens ordstyrer. 1. Din boligforening har planer om at fusionerer Uffe fortæller kort om de 4 møder, i visionsugen, som omhandlede Kommunikation, Kultur og forandring, Mødeledelse og Præsentationsteknik. a) Administrationens drift, økonomi og organisation. b) Sammenligningstal på dispositionsfonden, arbejdskapitalen og den samlede egenkapital. Uffe fortæller om trækningsretten fra landsbyggefonden, værdipapirer, foreningsandele, dispositionsfonden, opskrivningshenlæggelser, arbejdskapital og egenkapital i alt, og hvilken andel det procentvis andrager for henholdsvis BMB og AAB. På denne måde har man mulighed for at se, hvad det betyder økonomisk for BMB og AAB, hvis de fusionerer. (Bilag 1). Tallene er fra den 31/ Administrationsbidraget bliver sammenlignet for de 2 boligorganisationer, hvor det fremgår, at der vil være en besparelse på 600 kr. pr. år pr. boligenhed (4.199 kr. minus kr. = 600 kr.) ved en fusion. (Bilag 1). Tallene er fra den 31/ tillagt en fremskrivning mod budget DOMI er CVR registreret i Århus kommune, på denne måde får boligorganisationen mulighed for at få byggekvoter både i Århus kommune og i Odder kommune, da det ikke er afgørende for Odder kommune, hvor boligorganisationen er CVR registreret. Administrationsbygningen ligger på Tornøegade i Odder. Og det er hensigten, at sådan

3 vil det være fremover. 3 Uffe gennemgår organisationsplanen. (Bilag 2). c) Afdelingskonkurser, lejeledighed mv. Hvad er konsekvensen ved en fusion, hvis en afdeling går konkurs fx i AAB. Det vil kun betyde noget for den enkelte afdeling i AAB, da afdelingen er at betragte som en selvstændig økonomisk enhed. Det vil sige, at det ingen betydning har for alle de andre afdelinger i de 2 selskaber. Hvad vil det betyde, hvis der opstår lejeledighed ved en fusion. Ved lejeledighed skal pengene tages fra den fælles dispositionsfond. I regnskabsåret 2012 kostede lejeledighed ca kr. i BMB og ca kr. i AAB. d) AarhusBolig. Med hensyn til at leje boliger ved en fusion. Hvad vil det fx betyde for en lejer i afdeling 24 i AAB. Lejeren vil have førsteret til at leje en bolig i afdeling 24, derefter vil lejeren have de samme muligheder for at leje en bolig i de øvrige lejemål i BMB og AAB. Endelig vil lejeren have mulighed for at leje boliger i Aarhus Bolig ca boliger. (Bilag 3). Fordele og ulemper ved en fusion: Fordele: - Ved en fusion vil der være mulighed for at indgå nogle bedre aftaler med eksterne leverandører. - momsfritagelse - vi har allerede opnået markant bedre pris på forsikringer. - bedre udnyttelse af mandskabet - bedre udnyttelse af maskinparken Ulemper: - beboerne i BMB har fået længere til administrationen. - kun 1 dag åben i Malling - der er for beboerne blevet længere indtil direktionen

4 4 Referatet fra formandsmødet den 21. januar 2014: Freddie byder velkommen og derefter tager Uffe over. Tanken er, at vi arbejder hen imod en fusion, som vi skal tage beslutning om den 22. maj Uffe fortæller om baggrunden for administrationsselskabet. Og han giver uddybende information om muligheden for at søge en lejlighed i Århus Bolig. Priser ved fusion: Ajourføring (opnotering): 100 kr. pr. år Aktiv søgende (besked via ) er inkluderet i ajourføringsgebyret. Aktiv søgende (besked med brev med frimærke på): 300 kr. Snak om fordele og ulemper ved en blog, hvor der vil være mulighed for at debattere omkring fusionen. Der blev lavet et hurtigarbejdende udvalg vedr. om vi skal have en blog. Udvalget består af: Anders Immerkær, Veilgårdsparken Malling og Per Kaas Mortensen, Vestergade - Odder og en person fra administrationen. Vi blev færdige med punkt 1a, b, c og d ved sidste formandsmøde. Se referatet fra formandsmødet den 5. december Så vi fortsætter med punkt 2: Nybyggeri. 2) Nybyggeri. DOMI administration er ved at opføre 16 almene boliger på Parkvej i Odder, som kommer til at ligge i forlængelse af afdeling 27 - Østergade. 3) Fælles husorden, vedligeholdelsesreglement og havereglement. Tanken er at lave et fælles reglement, som vi kalder et standardreglement, fx for vedligeholdelses- og havereglementet, for tæt lav byggeri og etage byggeri. Hensigten er, at det kan benyttes til nye afdelinger indtil det første afdelingsmøde, hvor afdelingen så har mulighed for at lave deres eget reglement.

5 Administrationen har styringen. Og Uffe udvælger 4 personer fra forskellige afdelinger, og sørger for første indkaldelse. Første møde vil tidligst blive efter regnskabsaflæggelse i uge 21/ ) Service og drift organisering. Bjarne orienterer om service og drift. Hver gang der kommer en ny lejer (tilflytter) i afdelingen, så sendes en besked via til afdelingens formand. Ved individuel modernisering overvejes det, at rørene på badeværelset udskiftes samtidigt. Pga. der har været nogle afdelinger, som har været ramt af vandskader på nyistandsatte badeværelser. Afdelingen afholder udgiften til udskiftning af rørene. Vedr. energibesparelser er serviceafdelingen ved at skifte til LED pærer mange steder. 5) Reglerne for afd. håndværkere blandt andet 3- dages reglen. Der må gå 3 dage fra beboeren henvender sig til servicekontoret vedr. et problem, inden der er truffet aftale om besøg. Vurderes det at der skal rekvireres eksterne håndværkere - har disse også en frist på 3 dage til at kontakte beboeren. Som det er i dag får beboerne besøg fra service - hvis de selv har tid - indenfor 3 dage. Det samme gælder eksterne håndværkere. Der er undtagelser for 3-dages reglen fx ved nybyggeri der har entreprenøren en frist på 14 dage fra vi har anmeldt et problem. Hvis serviceafdelingen selv laver opgaven, fordi man ikke kan vente, så skal afdelingen selv afholde udgiften. Hvis man venter på en reservedel er der heller ikke mulighed for at overholde 3-dages reglen. 6) Tankerne omkring drift, hvor vi kan udnytte rabat på fx større vinduesudskiftninger. Der kan produceres om vinteren og isættes til foråret - det giver lavere priser i licitationer. Der tænkes også i at samle større udskiftninger via rammeaftaler. 7) Interne meddelelser. Husk at sende beskeder via til 5

6 6 administrationen, hvis I ønsker at få noget arbejde udført. 8) Rådighedsbeløbskonto / tilskud i forbindelse med afdelingsmøder. Husk at sende regnskabet vedr. rådighedsbeløbet til administrationen, hvis I stadigvæk har penge på kontoen og har ønske om at få sat flere penge ind på kontoen. 9) Kursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer den 28. januar. Kurset er fyldt op. 10) Styringsdialogmøde med Kommunerne. Det fungerer godt og professionelt i Århus Kommune og det fungerer mindre godt i Odder Kommune. 11) Reserver fælleshuset via hjemmesiden. Vi er i gang med at få produceret et lille program, så beboerne selv kan reservere fælleshuset via hjemmesiden. 12) Eventuelt Freddie runder mødet af og minder om stormødet den 11. marts 2014 for alle beboerne. Husk at videregive informationen til beboerne. b) Stormøde den 11. marts Det blev besluttet at mødet skulle afholdes i Spektrum Odder. TUEN Fremkommer med oplæg til invitation. c) Samordningen / koordineringen / ligestilling af personalet i forbindelse med fusionen. Ledelsesgruppen er i gang med at undersøge de økonomiske konsekvenser ved en virksomhedsoverdragelse af personalet i en ny boligforening. Der er store forskelligheder i ansættelsesforholdene blandt personalegrupperne. Der er tale om virksomhedsoverdragelse hvorfor ansættelseskontrakter, lokalaftaler og andre forhold skal ensrettes. Dette afklares med tillidsfolk, ESL og HK.

7 d) Vedtægter e) Fusionsdokumentet. f) Mission g) Visioner h) Fordele og Ulemper (FAQ) 7 Udkast foreligger. 1) Repræsentantskabsmedlemmer valgt på afdelingsmødet skal have en personlig suppleant. 2) I 10, stk. 3 ændres til bolighavende. Udarbejdes af advokat Lars Wolthers. Udkast er tidligere udsendt - ikke behandlet Udkast er tidligere udsendt ikke behandlet Oprettes hurtigst muligt på hjemmesiden. i) Forslag fra Ole Krabbe Olesen Starupvej: At der på hjemmesiden oprettes en særlig blog, hvor alle kan deltage i diskussionen om en evt. fusion. Der blev på formandsmødet nedsat til hurtigarbejdende udvalg som skulle sørge for et debatforum på Facebook. 5. Revisionen har den 11. november foretaget et uanmeldt kasseeftersyn af foreningens likvide beholdning. Underskrevet. Revisionsprotokollat (side 12) underskrives af den samlede bestyrelse. 6. Eventuelt 7. Kommende møder 7. april 2014 kl Fælles bestyrelsesmøde (repræsentantskabsmøde) herunder bl.a. godkende oplægget til fusionsdokumentet. Odder den / 2014 Bestyrelsens godkendelse af referatet: