Domea Vejle-Børkop Referat af organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 16. marts 2017 kl Damhaven 3, 1.tv., 7100 Vejle

Transkript

1 Domea Vejle-Børkop Referat af organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 16. marts 2017 kl Damhaven 3, 1.tv., 7100 Vejle Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domea.dks bestyrelse Bestyrelsens konstituering Undersøgelse for korroderede murbindere Regulering af indskud ved genudlejning Personaleforhold Generel orientering lukket punkt Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Markedsføring og synlighed Vejle Messen ift. KO - møde 1/ Nybyggeri og renovering Driftsbudgetter Afd Ved Sønderåen/Brundalen Tilskud til ABA-anlæg Antenne - Egely Alle/Vindinggårdparken, Vejle, afd Antenne - Soltoften 1 19 B, Børkop, afd Reparation af elevatorer i Vedelsgården, afd Teknisk rådgiver Udbud og byggetekniske udfordringer/skader Radonmåling i boligen, Elbækparken 21, Børkop, afd Udbud af istandsættelse ved fraflytning Orientering om driftsforhold Mødeplanlægning Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Jens-Anker Gjelstrup, formand Jane Elgø, næstformand Ann Pia Brunbjerg Svend Gjesager Jonna Ipsen Peter Brandt Svend Erik Johansen Øvrige deltagere: Kundechef Jørgen Guldmann (JGN), Administrationen Udsendt den 21. marts 2017

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Godkendt. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 1. december Referat: Taget til efterretning. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Der har været to møder i byggeudvalget og et møde i koordinationsudvalget. Bestyrelsen er via mail løbende orienteret om mulige byggemuligheder. Yderligere information i hhv. pkt. 4 og 5. Taget til efterretning. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Domea.dks budgetopfølgning viser, at økonomien er god, og resultatet forventes bedre end budgetteret. Økonomidirektør Bent Fjord har valgt at gå på pension, der afholdes afskedsreception, nærmere info følger. Der er iværksat en ansættelsesprocedure for den nye økonomidirektør, og ansøgerfeltet tegner godt. Til det kommende valg til Domea.dks bestyrelse, er Jens-Anker Gjelstrup af en enig bestyrelse indstillet til valg af formand. Taget til efterretning. Side 2 af 11

3 3.3 Bestyrelsens konstituering Efter repræsentantskabsmødet den 1. december 2016 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Jens-Anker Gjelstrup Formand Repræsentantskabet 2018 Jane Elgø Næstformand Repræsentantskabet 2017 Svend Gjesager Medlem Repræsentantskabet 2018 Ann Pia Brunbjerg Medlem Repræsentantskabet 2018 Jonna Ipsen Medlem Repræsentantskabet 2017 Peter Brandt Medlem Repræsentantskabet 2017 Svend Erik Johansen Medlem Domea Med Domea.dk som forretningsfører. Referat: Taget til efterretning. 3.4 Undersøgelse for korroderede murbindere Forsikringsmægleren Willis har gjort administrationen opmærksom på, at der kan være problemer med tærede murbindere i ejendomme opført i perioden 1939 til 1984, hvor der er anvendt bindere af jern. Problemet med de tærede bindere er dobbelt. Først og fremmest er problemet naturligvis, at der er risiko for, at ydermurene styrter sammen fx i forbindelse med en stærk storm. Problemet er imidlertid også, at forsikringsselskaberne formentlig ikke vil yde dækning for skader i forbindelse med nedstyrtende mure, medmindre boligorganisationen kan dokumentere, at man har fulgt myndighedernes anbefalinger på området. Problemerne med tærede murbindere har været kendt i hvert fald siden den stærke december storm i 1999, og i 2003 anbefalede Byggestyrelsen alle bygningsejere at undersøge, om murbinderne i bygningerne var i forsvarlig stand. Problematikken er stadig aktuel, efter endnu et murkollaps indtrådt under en storm i januar 2015 på grund af korroderede bindere. Statens Byggeforskningsinstitut har i 2005 udgivet en såkaldt SBI-anvisning (nr. 211) om, hvordan problemerne kan afdækkes og løses. Willis anbefaler, at boligorganisationen følger SBI-anvisningen og omgående foretager en teknisk gennemgang af de relevante ejendomme, hvor man undersøger, hvorvidt murbinderene er i en forsvarlig stand. Det skal sikres, at der foreligger dokumentation for, at den sagkyndige gennemgang er foretaget. Dette kan modvirke problemer med afvisning af dækning på grund af mistanke om manglende vedligehold. Notat fra Willis er vedlagt. Domea.dk har gennemført et udbud og efterfølgende indgået en rammeaftale med to leverandører, der kan gennemføre og dokumentere de fornødne tekniske gennemgange af murbindere. For Hovedstadsområdet samt Nord- og Vestsjælland er der indgået aftale med firmaet Gaihede, mens der for resten af landet er indgået aftale med firmaet Nordsjællands Bygningsrådgivning. Side 3 af 11

4 For jeres boligorganisation anbefales det, at nedennævnte afdelinger/bygninger gennemgås. De angivne priser for de tekniske gennemgange er overslag, og der vil alt efter bestyrelsens beslutninger skulle indhentes konkrete tilbud Det indstilles, at bestyrelsen drøfter situationen herunder sagens økonomi og tager stilling til det videre forløb. Referat: Medtages til behandling på næste møde. 3.5 Regulering af indskud ved genudlejning Ved genudlejning kan indskudsbeløb reguleres uden kommunal godkendelse, hvis blot indskuddet efter regulering ikke overstiger kr. 232,00 /m 2 for den enkelte bolig (2016/2017-niveau). Indskud reguleres ikke automatisk. I ældre afdelinger er beløbet derfor ofte utilstrækkeligt til at dække lejernes forpligtelser overfor afdelingen - herunder udgifter i forbindelse med fraflytning. For i at sikre afdelingerne økonomisk anbefaler Domea.dk generelt at indskud forhøjes ved fraflytning til det maksimale beløb i afdelinger, hvor det har relevans. For boligorganisationens afdelinger udgør de aktuelle indskud: Afdeling Indskud i kr. pr m / /187/ /382/ / /325 Depositum i kr. pr m /195/202/204/205/206/209/212/215/220/224/ /129/132/140/ /208/209/259/ / /212/214/216/223/229/255/261/262/279/280/ /282/285/288/300/301/ /123/136/146/216 Hvis indskud i hele afdelingen ligger over eller under kr. 232,00 pr. m 2, så indskrives gennemsnittet. Hvis afdelingens boliger ligger på begge sider af grænseværdien, så må det beskrives nærmere. På den baggrund anbefales det, at indskud fremover reguleres ved genudlejning i afdelingerne. Beslutningen kan træffes af organisationsbestyrelsen. Reguleringen skal ikke godkendes af afdelingsmødet, idet de nuværende beboere ikke berøres af reguleringen (medmindre de på et senere tidspunkt flytter internt). Side 4 af 11

5 Domea.dks arbejde med beregning og registrering af nye beløb for de enkelte boligtyper faktureres overfor boligorganisationen som en tilvalgsydelse efter medgået tid. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at indskud reguleres ved genudlejning til kr. 232,00 pr. m 2 i afdelingerne. Referat: Bestyrelsen godkendte med 6 stemmer for og 1 imod, at administrationen regulerer indskud ved genudlejning til kr. 232,00 pr. m Personaleforhold Generel orientering lukket punkt 3.7 Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Sammenlægning af boligafdelinger kan bidrage til at gøre deres drift og økonomi mindre sårbar og forbedrer ofte mulighederne for at rekruttere til afdelingsbestyrelse og andet frivilligt arbejde. Herudover vil større boligafdelinger fra 1. januar 2016 som hovedregel skulle betale et lavere administrationsbidrag til Domea.dk end de mindre boligafdelinger. Det anbefales, at der arbejdes hen imod en sammenlægning af følgende afdelinger: Afd Trianglen Afd.? Processen: Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger skal godkendes på forhånd af afdelingsmødet i de berørte afdelinger og af boligselskabets repræsentantskab. Meddelelse om den godkendte sammenlægning skal gives til kommunen og Landbyggefonden samt Statens Administration, men ingen af disse kan omgøre den trufne beslutning. Efter sammenlægningen, skal beboerne inden 6 måneder indkaldes til første afdelingsmøde i den nye afdeling. På dette møde skal beboerne vælge deres nye fælles afdelingsbestyrelsen og blandt andet tage stilling afdelingsbestyrelsens størrelse og valgmetoden ved valg af formand. Der kan gå op til 6 måneder fra den juridiske sammenlægning ved regnskabsskæring til sammenlægningen er på plads i alle Domea.dks administrative systemer (herunder på hjemmesider). Huslejen: Huslejen i de berørte afdelinger skal udlignes over en periode på maksimalt 10 år fra sammenlægningen. Lejeforskelle, der skyldes forskelle i afdelingernes kapitaludgifter på sammenlægningstidspunktet kan dog opretholdes. Tilsvarende gælder lejeforskelle, der kan henføres til forskelle i lejemålenes indbyrdes brugsværdi. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der arbejdes hen imod en sammenlægning af de nævnte afdelinger på den angivne dato. Side 5 af 11

6 Det indstilles til bestyrelsen at godkende principperne for huslejeudligning i den sammenlagte afdeling. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om vedligeholdelsesordningen i den sammenlagte afdeling, såfremt afdelingerne i dag har forskellige ordninger. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om den sammenlagte afdelings navn. Det indstilles til bestyrelsen at bemyndige formanden og næstformand til at træffe endelig beslutning vedrørende midlertidig afdelingsbestyrelse i den sammenlagte afdeling, såfremt de eksisterende afdelingsbestyrelsesmedlemmer ikke i tide kan nå til enighed. Referat: Bestyrelsen godkendte, at: sammenlægning af afd med anden afdeling principperne for huslejeudligning i den sammenlagte afdeling at A-ordningen skal være gældende at formanden og næstformand bemyndiges til at træffe endelig beslutning vedrørende midlertidig afdelingsbestyrelse i den sammenlagte afdeling, såfremt de eksisterende afdelingsbestyrelsesmedlemmer ikke i tide kan nå til enighed. 4 Markedsføring og synlighed Vejle Messen ift. KO - møde 1/2 Det blev besluttet på Koordinationsudvalgsmøde den 1. februar 2017, at boligselskaberne deltager på Vingstedmessen den 28. og 29. oktober 2017 samt Vejle boligmesse i Koordinationsudvalget mødes i august for at planlægge detaljerne omkring deltagelse i messerne. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bemærkede, at Vejle boligmesse i 2017 ikke havde været en god oplevelse. 5 Nybyggeri og renovering Status på Trianglen, næste byggemøde afholdes den 9. marts 2017 orientering gives på mødet. Referat: Vejle Byråd godkendte den 22. februar skema A for Trianglen. 5.1 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Side 6 af 11

7 Afd. Navn Stigning i % 8703 Bøgeparken 1, Enggårdstoften 0, Vårfluevej 1, Vindingvej m.fl Mølholm Landevej 1, Åkæret 1, Atriumhaven 1, Amaliegade m.fl Elbækparken m.fl Ved Sønderåen/Brundalen 1, Tønnesgade/Vedelsgade 2, Egely Alle/Vindinggårdparken 1,35 Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01. juli 2017 til 30. juni 2018 var vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Godkendt. 5.2 Afd Ved Sønderåen/Brundalen Tilskud til ABA-anlæg ABA-anlægget der betjener Ved Sønderåen 16, er blevet udskiftet pga., at der ikke længere kunne skaffes reservedele til det daværende anlæg. ABA-anlægget betjener alene de beskyttet boliger på adressen Ved Sønderåen 16, Vejle, familieboligerne i afdelingen er ikke dækket at ABA-anlægget. For at friholde familieboligerne for udgiften, søger afdelingsbestyrelsen omkostningen på ca ,- dækket af selskabets dispositionsfond. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til om omkostningen på ca. kr ,- afholdes af dispositionsfonden/arbejdskapitalen. Referat: Bestyrelsen godkendte, at omkostningen på ca. kr ,- til ABA-anlægget afholdes af dispositionsfonden/arbejdskapitalen. 5.3 Antenne - Egely Alle/Vindinggårdparken, Vejle, afd I forbindelse med renovering af antenneanlæg i afd Vindinggårdparken/Egely Alle søger afdelingsbestyrelsen et tilskud til projektet fra organisationens dispositionsfond. Den samlede pris for renoveringen er på kr ,- Afdelingsbestyrelsen søger om tilskud på kr ,- og et lån fra Dispositionsfonden på restbeløbet, til afvikling over 5 år. Renoveringen omfatter udskiftning af stikdåser i alle afdelingens lejemål og opgradering af forstærker anlæg og stikledninger, således at anlægget fremtidssikres til 1218 MHz, som er den frekvens, afdelingens antenneleverandør fremadrettet vil levere fra medio 2017 til afdelingen. Side 7 af 11

8 Afdelingens forstærkerantenneanlæg blev opgraderet omkring 2002, antennedåser og stikledninger er aldrig udskiftet og er således opført i 1972 og Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til tilskud samt lån fra dispositionsfonden/arbejdskapitalen. Referat: Bestyrelsen godkendte, et tilskud fra dispositionsfonden/arbejdskapitalen på kr , Antenne - Soltoften 1 19 B, Børkop, afd I forbindelse med renovering af antenneanlægget i afd. 8753, på adressen Soltoften 1-19B, søger administrationen et tilskud til projektet fra organisationens dispositionsfond. Den samlede pris for renoveringen estimeres til kr ,- Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til tilskud fra dispositionsfonden/arbejdskapitalen. Referat: Bestyrelsen godkendte, et tilskud fra dispositionsfonden/arbejdskapitalen på kr , Reparation af elevatorer i Vedelsgården, afd Der er ofte tilkald på fejl på elevatorerne. Der har vist sig et behov for reparation og udskiftning af sliddele og styringer på 3 elevatorer og en personlift for ca. kr ,-. Til orientering kan det oplyses, at huslejen i Vedelsgården er på niveau med Mølholmhave og Søsteren. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at omkostningen til reparation af 3 elevatorer og en personlift afholdes af dispositionsfonden/arbejdskapitalen. Referat: Bestyrelsen godkendte, at omkostningen til reparation af 3 elevatorer og en personlift afholdes af dispositionsfonden/arbejdskapitalen. 5.6 Teknisk rådgiver Udbud og byggetekniske udfordringer/skader Til rådgivning ved udbud samt belysning af byggetekniske udfordringer/skader kan der i komplicerede sager være brug for, at der indhentes ekstern rådgiver. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at administrationen gives bemyndigelse til at rekvirere eksterne rådgivere i komplicerede sager, samt at omkostninger til eksterne rådgivere afholdes af dispositionsfonden/arbejdskapitalen. Referat: Bestyrelsen godkendte, at administrationen bemyndiges til at rekvirere eksterne rådgivere i komplicerede sager, samt at omkostninger til eksterne rådgivere afholdes af dispositionsfonden/arbejdskapitalen. Side 8 af 11

9 5.7 Radonmåling i boligen, Elbækparken 21, Børkop, afd Der er udført 3 radonmålinger a 2 mdrs. varighed i boligen, Elbækparken 21, Børkop. I et værelse blev der mål 80 Bq, hvilket er normalt. Gennemsnit af alle målinger i Danmark er ca. 75 Bq. I stuen blev der målt 117 Bq, hvilket er let forhøjet, i forhold til kravet ved nybyggeri efter BR10 på max 100. Før BR10 trådte i kraft, var den ingen lovkrav, men en anbefaling på max 200 Bq. Der er målt et forhøjet niveau på 236 Bq i det værelse, der antages at være mest udsat pga. placering tæt på teknikrum. Dette overskrider altså den gamle anbefalede grænse på max 200. Indtil 2011 anbefalede danske myndigheder en værdi på max 200 Bq/m3 for radonniveauer indendørs generelt. Men efter indførelsen af BR10 kom der et krav på max 100 gældende for nybyggeri. Nogle lande har fastholdt 200 Bq som grænse og i USA er grænsen ca. 150 Bq. Det målte radonniveau kan svinge hen over året. Det skyldes at der i opvarmningssæsonen opstår et undertryk inde i bygningerne, hvorved radon lettere trænger ind i husene gennem revner i terrændæk, rørgennemføringer og lign. En måling i januar kan således antages at være ca. 15% over årsgennemsnittet. En måling i juli kan tilsvarende antages at være 15% under årsgennemsnittet. Udover måletidspunktet har også ventilation og målehøjden indflydelse på måleresultatet. Hverken Domea.dk eller BL har en officiel holdning til spørgsmålet. Udlejer har som administrationen ser det, ingen pligt til at foretage sig noget ift. radon, men alt efter den konstaterede forekomst har Energistyrelsen nogle forskellige anbefalinger til, hvordan radonforekomsten kan nedbringes. Disse er fx beskrevet i Boligejer.dks Radonguide. Det må bero på en konkret vurdering, om der i den enkelte afdeling eller bolig skal gennemføres foranstaltninger til nedbringelse af radonniveauet. Beslutning om iværksættelse af større arbejder (og afholdelsen af udgifter til disse) skal godkendes af afdelingsmødet og organisationsbestyrelsen, idet der jo ikke er handlepligt efter lovgivningen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt drøfter boligselskabets fremtidige politik for Radon i boligerne. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og følger situationen. Formanden pointerede, at evt. henvendelser fra pressen vedr. radon ikke skal håndteres af den lokale administration. 5.8 Udbud af istandsættelse ved fraflytning Orientering gives på mødet. Referat: JGN orienterede om, at det har været afholdt udbud af istandsættelse ved fraflytning for perioden til og med Side 9 af 11

10 På baggrund af licitationen og de digitale synsrapporter for tidligere gennemførte fraflytninger, er der beregnet en besparelse på 0,9 % i gennemsnit i forhold til tidligere fraflytningsudgifter. Beregningen er foretaget ud fra 4 tidligere gennemførte syn, fordelt på 2 fra hvert af de to tidligere selskaber, hvor det var muligt at sammenligne ydelserne direkte for udført male-, gulv- og rengøringsarbejde. Taget til efterretning. 5.9 Orientering om driftsforhold Orientering gives på mødet. Referat: Der er pt. ved at blive etableret personalefaciliteter i Vindinggårdparken 15. I afd. 8712/ Mølholm Have bliver der lavet et forsøg med robotplæneklippere. 6 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i Bestyrelsesmøde (regnskabsmødet) kl Hotel Munkebjerg Ordinært repræsentantskabsmøde kl Hotel Munkebjerg 7 Eventuelt Referat: Svend Erik Johansen fortalte om et nyt boligprojekt i Svendborg. Der er kun sat en foreløbig dato samt tidspunkt for Bent Fjords reception. Ledelsessekretariatet/direktion melder snarest endelig dato og tidspunkt ud ved en officiel invitation. Der sørges for transport til receptionen af administrationen for Jane Elgø, Ann Pia Brunbjerg, Svend Gjesager, Peter Brandt og JGN - Forventet returafgang fra Københavns Hovedbanegård kl. ca Side 10 af 11

11 Side 11 af 11