Domea Vejle-Børkop Referat af organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 24. juni 2015 kl På Børkop Vandmølle, Vandmøllevej 4, 7080 Børkop

Transkript

1 Domea Vejle-Børkop Referat af organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den. juni kl. 6. På Børkop Vandmølle, Vandmøllevej, 7 Børkop Dagsorden: Godkendelse af dagsorden... Godkendelse af referat... Boligorganisationen.... Lukket punkt.... Orientering om landsretssag med boet efter Holger Jacobsen Nyborg og, Lejemålet Englystparken, 7 Børkop.... Orientering fra Domeas bestyrelse.... Udlejningsforhold.... Personaleforhold Generel orientering....6 Godkendelse af omkostninger til bil....7 Det nye logo.... Orientering om driftsforhold....9 Årets sommerfest Dialogpunkter med kommunen... 6 Mødeplanlægning... 6 Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Jens-Anker Gjelstrup (JAG), formand Birthe Holst, næstformand Jonna Ipsen Peter Brandt Svend Gjesager Ann Pia Brunbjerg Svend Erik Johansen Øvrige deltagere: Kundechef Jørgen Guldmann Nielsen (JGN), Administrationen Servicekoordinator Mia L. Coordt, Administrationen Udsendt den 9. juni

2 Godkendelse af dagsorden Referat: Godkendt. Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 7. marts. Referat: Birthe Holst informerede om, at der var lavet en tilføjelse i referatet ift. Brochurerne. Bestyrelsen godkendte tilføjelsen og tog referatet til efterretning. Boligorganisationen. Lukket punkt. Orientering om landsretssag med boet efter Holger Jacobsen Nyborg og, Lejemålet Englystparken, 7 Børkop Orientering gives på mødet. Referat: JGN informerede om, at boet frafaldt sagen kort før retsmødet, hvorfor Domea Vejle-Børkop uden yderlige vandt sagen.. Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Svend Erik informerede om, at der i Nyborg havde været formandsvalg og Jens-Anker Gjelstrup blev valgt som formand for Domea med overvældende flertal. JAG udtrykte tilfredshed med, at vedtægterne blev godkendt med stort flertal. Bestyrelsen udtrykte generel tilfredshed med det nye elektroniske afstemningssystem. Svend Erik informerede om der er planlagt et bestyrelsesmøde i september, hvor der bliver snakket strategi. Side af 7

3 . Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 97 personer. Heraf har 9 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Listen er gældende for familieboligerne Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste Aktive pr. bolig 7 Bøgeparken m.fl. 7 9, ,9,6, 7 Enggårdstoften ,,, 76 Vårfluevej ,6 9,9 7 Kirsebærvej m.fl. 6 7 Mølholm Landevej 7 Åkæret , Buen 7 Amaliegade m.fl. 7 Elbækparken m.fl Tønnesgade/Vedelsgade 77 Ved Sønderåen ,,,,,7,76,,,,7,,,,9,,69,6,67 7 Brundalen 6 Side af 7

4 79 Egely Alle/Vindinggårdparken ,,,97,, Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Referat: JGN informerede om, at der sidste måned var 7 boliger i tomgang, i denne måned er der,. Der er kun tomme boliger tilbage i Bøgeparken. Annoncering på Boligportalen og i ugeaviser, samt åbent hus med møbleret boliger på Buen har været med til at sænke tomgangen. JAG informerede om, at Domea arbejder på en løsning med en ny digital udlejningsplatform, som er mere brugervenlig. Bestyrelsen godkendte, at huslejen på ledige boliger på Irisvej på 9 m, samt Kragelundvej 7 og 7 bliver nedsat med kr...- pr. måned i måneder. Bestyrelsen vil på et senere møde drøfte, om huslejenedsættelsen for Soltoften, Irisvej og Kragelund skal være permanent, samt drøfte om huslejen for de øvrige beboere burde sættes tilsvarende ned. Der blev nedsat en arbejdsgruppe, bestående af Birthe Holst, Peter Brandt samt Jørgen Guldmann Nielsen, som skal se på, om annonceringen af tomgangsboliger kan forbedres. JGN indkalder gruppen til møde.. Personaleforhold Generel orientering Orientering om relevante personaleforhold. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Referat: Benny Kold hjælper til med græsslåning i sommerperioden med 6 timer om ugen. Ejendomspersonalet inkl. Administrationen, der er tilknyttet Domea Boligservice, var til et personalearrangement på Vandel Gokart bane. Det hjælper til i det daglige samarbejde at mødes på anden vis ud over det faglige..6 Godkendelse af omkostninger til bil Leasingsaftalen på Fiat Fiorino, udløb den. maj. Bilen er frikøbt for.,- + moms i alt 6.,- hertil kommer omkostninger. Side af 7

5 Det indstilles, at omkostninger til bil afholdes af dispositionsfonden/ arbejdskapitalen, idet bilen bliver brugt til servicering af boliger i alle afdelinger, og vedligeholdelsesomkostningerne dermed minimeres for alle afdelinger. Det indstilles at bestyrelsen godkender omkostninger til bil afholdes af dispositionsfonden/arbejdskapitalen. Referat: Bestyrelsen godkendte, at omkostningerne til Fiat Fiorino afholdes af dispositionsfonden/arbejdskapitalen. JGN orienterede om, at Jakob Obel har indkøbt en Toyota og græsklipper og trailer, samt Gert Bendiktsen har købt en peugeot. Det blev vedtaget at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af Birthe Holst, Svend Gjesager, Jørgen Guldmann samt Per Hjort, som skal arbejde med reklamer på bilerne. JGN informerede endvidere om, at Koordinationsudvalget har besluttet, at det nye logo ikke skal være på arbejdstøjet. Navnet på boligselskabet skal stå på forsiden af jakker, trøjer, t-shirts m.v., og på bagsiden skal der stå Domea Boligservice..7 Det nye logo Status på det nye logo ift. Markedsføringsmateriale som fx krus. Referat: MLC informerede om, at krus igen kan købes fra ca. uge 9, MLC skriver ud til samtlige bestyrelsesformænd og informerer dem. Birthe Holst bad om, at man hurtigst muligt får ændret de skilte, som står ved afdelingerne, da bl.a. telefonnummeret er forkert. Domea Boligservice arbejder videre med sagen.. Orientering om driftsforhold Fastholdelse af ejendomsmester løn på nuværende niveau (drøftelse af ledelsestillæg). Referat: Besparelser på kto. i forbindelser med omlægning ifm. og ejendomsmesternes lønniveau blev drøftet. Bestyrelsen var enig om at fastholde tidligere beslutning om, at lønnen for en ejendomsmester ikke skal nedsættes. Jakob Obel blev rost for at gøre et godt stykke arbejde. Side af 7

6 Servicecentret har fået udviklet et godt team med et godt samarbejde, de fleste beboere er tilfredse, men der er stadigvæk mulighed for forbedringer..9 Årets sommerfest Årets sommerfest holdes i år. august i Københavnsområdet. Lige som sidste år bliver det et brag af en fest med aktiviteter og tema. I år forlænges festen til kl.. De af jer, der har medarbejdere, som er ansat i boligorganisationerne, bedes derfor allerede nu overveje, om der er råd til at disse medarbejdere deltager. På den måde kan I orientere jeres medarbejdere om muligheden for at deltage før eller samtidig med, at datoen meldes ud. Prisen bliver på niveau med sidste år svarende til ca..7 kr. per deltager inkl. moms. Det indstilles, at bestyrelsen godkender prisen per deltager til årets sommerfest. Referat: Godkendt.. Dialogpunkter med kommunen Affaldsordningen foreslået af JAG 7. marts Det indstilles, at bestyrelsen godkender dialogpunktet. Referat: Godkendt Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i. -- Bestyrelsesmøde kl.., Hotel Munkebjerg -- Ordinært repræsentantskabsmøde kl. 7., Hotel Munkebjerg Referat: Bestyrelsen var enig om, at der skulle afholdes et møde omkring oktober, der indkaldes i slutningen af august/primo september. Taget til efterretning. Side 6 af 7

7 Eventuelt Referat: JGN informerede om, at brochuren næsten er fuldt betalt, der mangler kr.., alt andet er betalt af sponsorater. Bestyrelsen var enig om, at kr.. dækkes af dispositionsfonden. JGN fortalte, at hans søn er kommet i tømmerlære i Vinding Tømmerforretning. Vejle kommune har tidligere garanteret for lån i råderetssager. Ministeret har overfor Vejle kommune påpeget, at det ikke er lovligt. Hamburg-turen blev aflyst grundet for få deltagere. JAG fortalte om muligheden for, at Domea Vejle-Børkop indgår i et sponsorat med Erhvervsklubben tilknyttet Vejle Fodboldklub. Det er et fantastisk sted at networke med kommunen, håndværkere samt andre interessenter. Det koster kr.. årligt for adgang med person og kr.. årligt for adgang med personer. Bestyrelsen var enig om, at sætte et forslag til godkendelse på næste dagsorden. Referatet godkendt den Formandens underskrift Side 7 af 7