Domea Vejle-Børkop Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 4. september 2014 kl På Damhaven 1, 7100 Vejle

Transkript

1 Domea Vejle-Børkop Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 4. september 2014 kl På Damhaven 1, 7100 Vejle Dagsorden: 1 Valg af dirigent Orientering fra formanden Orientering om status på servicecentret og I-syn i Vejle samt personale Orientering om nye afdelingsnumre for afdelingerne i Vejle Orientering om mulig sag vedr. refusion af husleje Indstilling til ansættelse af grøn driftsleder Indstilling til køb af annonce på adgangsbilletten til kunstudstillingen på Domus den 1. og 2. november, pris kr Dispensation fra karenstid (lukket punkt) Brug af kr fra dispositionsfonden til vedligeholdelse i afd Mødeplanlægning Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Svend Hviid Mogensen, formand Birthe Holst, næstformand Jens-Anker Gjelstrup Claus Bech Andersen Inga Pedersen Jørgen Hersom Erik Byriel Else Marie Thrane - afbud Jonna Ipsen Svend Gjesager Svend Erik Johansen Øvrige deltagere: Servicekoordinator Mia L. Coordt, Domea - Referent Domea Boligcenter Vejle, den 5. september 2014

2 1 Valg af dirigent Organisationsbestyrelsen skal vælge en dirigent til at lede mødet. Det indstilles til bestyrelsen at vælge dirigent. Referat: Svend Hviid Mogensen valgtes som dirigent og bød bestyrelsen velkommen. Bestyrelsen godkendte nyt punkt til dagsordnen, pkt. 9, brug af kr til vedligeholdelse i afdeling Der blev på opfordring fra formanden holdt en kort præsentationsrunde af hvert bestyrelsesmedlem. 2 Orientering fra formanden Referat: Svend orienterede om, at der med servicecentret og sammenlægningen af selskab 86 og 87 vil være en ny kultur, hvor vi vil fremstå som et hold. Bestyrelsen forventer bedre service, når samdriften er helt integreret. Det er vigtigt, at bestyrelsen bakker op om den nye kultur. Svend er overbevist om, at der vil blive et godt samarbejde i det nye selskab og i det nye servicecenter. Bestyrelsen er ved at udarbejde en informationsskrivelse til samtlige beboere, det er vigtigt at understrege, at det er bestyrelsen, som sender dette materialet ud, og ikke administrationen. Materialet vil blive omdelt samtidigt med informationerne fra administrationen. Forretningsordnen for selskab 86 medsendes referatet, således bestyrelsen kan kigge den igennem til næste møde og få den revideret og tilpasset det nye selskab Domea Vejle-Børkop. Svend var til møde med Vejles borgmester m.fl. og det var ikke den store succes ift. endnu en Søster, da kommunen ikke vil være med til flere almene boligprojekter p.t. Bestyrelsen vil dog arbejde videre sammen med administrationen om et projekt på Fundervej. 3 Orientering om status på servicecentret og I-syn i Vejle samt personale Referat: Svend præsenterede kort medarbejderne på det nye servicecenter. Mia orienterede om, at tidplanen med opstart den 1. oktober 2014 forventes at holde, samt at budgettet forventes at blive overholdt. Mia fremviste kort en foreløbig skrivelse, som beboerne vil få udleveret, indeholdende navn og nr. på det nye servicecenter samt visitkort, som ejendomspersonalet kan udlevere, indeholdende de samme oplysninger. Side 2 af 6

3 Jonna har trukket udgivelsen af beboerbladet, da hun gerne vil have, der medfølger oplysninger med omkring det nye servicecenter ift. Kontaktoplysninger samt åbningstider. Jørgen Guldmann skal godkende de endelige oplysningsskemaer, før de udleveres. Svend informerede om, at I-syn forløber planmæssigt med forventet opstart i Vejle pr. 1. januar 2015 i de afdelinger, hvor der p.t. ikke holdes I- syn. Svend orienterede bestyrelsen om, at der foretages I-syn, baseret på de gode erfaringer fra bl.a. Børkop og andre selskaber i Domea. I-syn er omkostningsbesparende for både selskabet, men også fraflytter. Der kommer udbud på istandsættelse af flyttelejligheder, følgende virksomheder indbydes til at give pris: Rengøring Grøns`s rengøring M.B erhvervsrengøring EE rengøring Birns Rengøring Anders Andersens rengøring Gulvslibning Bo Palm Kalhave gulvservice Johns gulvslibning Maler Malerfirma Jens Madsen Niels Ærø Maler Enterprise Peter Riis Karsten Mørk Mikkelsen & Ludvigsen Det anbefales, fra Casper Magnussen fra Årstiderne, at indbyde 4-5 entreprenører fra hvert fag. Bestyrelsen skal godkende, de firmaer, som kommer med i udbudsrunden. Har bestyrelsen et eller flere firmaer ud over de nævnte, som de ønsker skal med på listen, skal de kontakte administrationen. Michael Sørensen er tiltrådt stillingen som driftsleder pr. 1. september 2014, Michael blev valgt ud fra 43 ansøgere. Jonna Ipsen udtrykte bekymring omkring Michaels løn i overgangsperioden, hvem skal betale, Svend kommenterede, at lønnen, når Michael har driftsleder funktion, selvfølgelig ikke belaste den ene afdeling, men vil blive korrekt fordelt. Bestyrelsen vil gerne se den endelige kontrakt med SSG. Administrationen arbejder på sagen. Side 3 af 6

4 4 Orientering om nye afdelingsnumre for afdelingerne i Vejle Referat: Mia orienterede om, at de nye afdelingsnumre for Vejle bliver som følger: 86-1 Ændres til Ændres til Ændres til Ændres til Ændres til Ændres til Ændres til Ændres til Ændres til & 09 fra Orientering om mulig sag vedr. refusion af husleje Referat: Svend orienterede om, at der i forbindelse med gentagende vand indtrængen i vinduesparti i afd muligvis kan forventes en sag om huslejerefusion. Bestyrelsen bakkede op om, at de ikke skal gå ind i sagen. Beboeren må gå via beboerklagenævnet eller til egen forsikring. Der blev rejst spørgsmål om, om det kan slå tilbage på entreprenøren. 6 Indstilling til ansættelse af grøn driftsleder Referat: Bestyrelsen godkendte at ansætte en grøn driftsleder som ansvarlig for de grønne områder. Bestyrelsen forventer, at den nye driftsleder har personaleansvar, lederevner, er ansvarsbevidst og i stand til på bedste måde at fordele arbejdet. 7 Indstilling til køb af annonce på adgangsbilletten til kunstudstillingen på Domus den 1. og 2. november, pris kr Referat: Bestyrelsen godkendte køb af annonce på adgangsbilletten samtidigt med at der laves plakater, som hænges op i udstillingen. Det bliver Bøgeparken, som bliver markedsført, set ud fra den synsvinkel, at det er vigtigt i det nye sammenlagte selskab at få udlejet de tomme boliger. Svend informerede om, at der vil blive udarbejdet en liste, hvor bestyrelsen kan blive skrevet op, så der er gratis adgang til udstillingen. Side 4 af 6

5 8 Dispensation fra karenstid Referat: Punktet er lukket. 9 Brug af kr fra dispositionsfonden til vedligeholdelse i afd Referat: Punktet udgik og medtages på næstkommende bestyrelsesmøde. 10 Mødeplanlægning Referat: Næstkommende bestyrelsesmøde er den 21. oktober 2014 kl , bestyrelsen forespørger på muligheden for at afholde mødet i de nye lokale for servicecentret, administrationen vender tilbage, når det er konstateret, om der er plads til 12 personer. Alternativt afholdes mødet i Egely Allé 14, kælderen, hvor Svend Gjesager så vil stå for forplejning til mødet. I henhold til boligselskabets vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligselskabets bestyrelse skal godkende budgetter for boligselskab og alle afdelinger senest 3 måneder inden næste regnskabsårs begyndelse for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Bestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde afholdes i november/december. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato, -tid og -sted for møder og arrangementer i perioden til og med næste ordinære repræsentantskabsmøde. Følgende møder er besluttet: Ordinært organisationsbestyrelsesmøde torsdag d. 20. november 2014, kl på Hotel Munkebjerg, 7100 Vejle. Ordinært repræsentantskabsmøde torsdag d. 20. november 2014, kl på Hotel Munkebjerg, 7100 Vejle. Efterfølgende vil der være fællesspisning for repræsentantskabsmedlemmerne. 11 Eventuelt Drøftelse af julefrokost i afd , Vindinggårdparken og Egely Allé, Vejle: Referat: Der blev på mødet spurgt, hvorfor der kun var 3 afdelingsbestyrelser med i arrangementet, formanden påpegede, at det ikke er hensigtsmæssigt, at en enkelt afdeling vælger at afholde et socialt arrangement for kun 3 ud af i alt 8 afdelinger i det tidligere Domea Vejle. Dels sender det et forkert signal om, at man ikke bakker op om det nye fælles- Side 5 af 6

6 skab, som jo inkluderer alle 11 afdelinger i det nye selskab, og dels er ejendomsfunktionærerne ikke ansatte i afdelingerne men i Domea Vejle- Børkop. Hvis vi skal skabe et nyt fællesskab, skal medarbejderne i begge de gamle selskaber behandles ens. Hertil sagde Jens Anker, at han ikke vurderede, at arrangementet (julefrokosten) kan aflyses, da det allerede er meldt ud (og bestilt). Endvidere blev der på mødet spurgt til, hvad det pågældende arrangement har kostet de sidste år. (Formandens kommentar: Dette er relevant, da der er tale om et arrangement, som finansieres af beboernes penge, og da det således er vigtigt, at der er gennemsigtighed om, hvad pengene bruges til). Jens Anker fortalte, at udgifterne dækkede kuvertpris (kr. 285) plus et par øl pr. person, og at dette i øvrigt var godkendt på et afdelingsmøde (det fremgik ikke, om budgetrammen for de samlede udgifter var godkendt, eller om det blot var selve afholdelsen af arrangementet). Bestyrelsen påtænker, at der fremadrettet fra 2015 skal være en fælles julefrokost for samtlige afdelinger og ejendomspersonale. Birthe Holst ønskede Inga Pedersen tillykke med fødselsdagen. Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 6 af 6