Den Kommunale Digitaliseringsforening CVR:

Transkript

1 Den Kommunale Digitaliseringsforening CVR:

2 LEDELSESPÅTEGNING Bestyrelse og direktion har dags dato aflagt årsrapporten for 2016 for Den Kommunale Digitaliseringsforening. Årsrapporten er aflagt i overensstemmelse med årsregnskabsloven. Vi anser den valgte regnskabspraksis for hensigtsmæssig, således at årsrapporten giver et retvisende billede af foreningens aktiver og passiver, finansielle stilling samt resultatet. Årsrapporten indstilles til generalforsamlingens godkendelse. Rapporten er udgivet den 9. maj Side 2

3 Side 4 Præsentation af DIGIT Vision Målsætninger Kerneopgaver Side 7 Årets projektresultater Projekter og programmer Program 0 foreningens fundament Igangsatte foranalyser Involvering af forretningsområderne Side 13 Strategiplan Side 15 Medlemmernes oplevelser Peter Frost Tina Pedersen Henriette Johansen Sanne Snogdahl Nina Jensen & Lisbeth Hald Side 21 Årets økonomi Resultatopgørelse 2016 Anvendelse af overskud fra 2016 Side 3

4 Præsentation af DIGIT Digitaliseringsforening Sjælland Side 4

5 Torsdag den 17. marts 2016 skrev kommunaldirektørerne fra 11 sjællandske kommuner under på at stifte Digitaliseringsforening Sjælland (DIGIT) et stærkt samarbejde med fokus på at sætte yderligere positivt skub i den kommunale digitale udvikling. Den 1. januar 2017 trådte Ringsted kommune ind i selskabet, og dermed blev vi 12. VISION DIGITs vision er at etablere et fælles og ensartet fundament for fremtidens forretningsdrevne digitalisering og undervejs skabe synlige resultater for medlemmerne. Med det menes der, at der gennem foreningens arbejde med digitaliseringsprojekter sikres en ensretning af ITsystemlandskabet samt tilhørende forretningsprocesser på de store service- og myndighedsopgaver, så det bliver muligt at samarbejde, tænke nyt og innovativt samt effektivisere på tværs af medlemskommunerne. Derudover er det væsentligt, at forretningsområderne oplever foreningens arbejde som værdiskabende og understøttende i forhold til at kunne gevinstrealisere. MÅLSÆTNINGER Foreningens projektaktiviteter skal alle understøtte de to følgende strategiske målsætninger: Mere effektiv digitalisering Omkostningseffektiv gennemførsel af fælles digitaliseringsprojekter og -programmer, en øget effektivisering i den efterfølgende driftsfase forudsat, større harmonisering af IT-landskabet blandt medlemskommunerne samt et øget antal gennemførte værdiskabende implementeringsaktiviteter i kommunerne, i forhold til hvad den enkelte kommune kunne gennemføre alene. Højere kvalitet i digitaliseringen En mere ambitiøs og faglig kompetent tilgang til styring og implementering af digitaliseringsprojekter- og programmer med fokus på realisering af værdiskabende gevinster i forretningen samt et højere fokus på videndeling og kompetencemæssig kapacitetsopbygning på tværs af foreningen. Side 5

6 KERNEOPGAVER Kerneopgaverne i DIGIT er projekt- og programledelse af tværgående digitaliseringsprojekter nationale eller egne projekter, besluttet på tværs af medlemskommunerne. DIGITs sekretariat understøtter projekterne med program- og projektledelsesressourcer, IT-arkitektressourcer og proceskonsulentressourcer. Derudover understøtter sekretariatet med koncepter og konkrete metoder til dette i form af projekt- og programmodel med tilhørende styringsdokumenter, IT-arkitekturprincipper med tilhørende værktøjer samt koncept og værktøjer til business case-arbejde, gevinstrealisering, organisatorisk implementering og uddannelse. Se strategiplan side 13 for foreningens nuværende og kommende projektaktiviteter. Sekretariatet står for den overordnede kommunikation med foreningens ledelsesfora, med følgegruppen af digitaliseringschefer samt med projektstyregrupperne og projektgrupperne. Digitaliseringscheferne udgør single-point-ofcontact i forhold til foreningens overordnede arbejde til hver enkelt kommune. Generalforsamlingen Alle kommunaldirektører Bestyrelsen Kommunaldirektører Peter Frost (Bestyrelsesformand/SRO), Køge Jan Lysgaard Thomsen, Kalundborg Thomas Horsholm Therkildsen, Næstved* Beskæftigelse og borgerservice Fagchefer fra alle kommuner Børn og kultur Fagchefer fra alle kommuner DIGIT er organiseret som en forening ud fra organisationsdiagrammet til højre. Bestyrelsen og direktionen består af 3 repræsentanter fra henholdsvis de 12 kommunaldirektører og de 12 digitaliseringschefer. Der er årligt rotation i begge grupper, hvor et medlem skiftes ud, så alle kommuner får del i ledelsen af foreningen. Fagcheferne fra de 12 kommuner udgør forretningsområderne. Når foreningen gennemfører digitaliseringsprojekter inden for et forretningsområde, udpeges der blandt fagcheferne en styregruppe bestående af 3 fagchefrepræsentanter. Direktionen Digitaliseringschefer Ole Bech (formand), Roskilde Ole Lollike, Holbæk Bo Guntofte, Næstved Sekretariatet Projektchef Malene Barman Rasmussen IT-arkitekt Thomas Martinsen Projektkonsulent Masja Parby Studentermedhjælper Marie Erichsen Social og sundhed Fagchefer fra alle kommuner Teknik og miljø Fagchefer fra alle kommuner Administration Fagchefer fra alle kommuner IT Fagchefer fra alle kommuner Fag-forretningsudvalg med tre fagchefer * udtrådt af bestyrelsen pr Side 6

7 Årets projektresultater Side 7

8 2016 var DIGITs første leveår, men på trods af den unge alder, er der sket meget på tværs af de 12 medlemskommuner. Som det første blev foreningens sekretariat etableret med de første medarbejdere; projektchef ansat pr. 1. maj, og IT-arkitekt og projektkonsulent ansat pr. 1. august. PROJEKTER OG PROGRAMMER Hovedfokus for DIGIT har været opstart af de tværgående projektgrupper omkring monopolbrudsprojekterne: Sags- og Partsoverblik (SAPA) Støttesystemerne (STS) Kommunernes Ydelsessystem (KY) Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD). Projektgrupperne består af de lokale projektledere fra hver kommune, og hver gruppe ledes af de fire pilotkommuners projektledere. Sekretariatets projektchef fungerer som overordnet programleder. På trods af forsinkelserne med Støttesystemerne har der været mange relevante aktiviteter i projekterne på tværs af medlemskommunerne. Siden vinteren 2016 har STS og SAPA dog ligget i dvale, mens KY- og KSD-projektgrupperne arbejder sammen en gang om måneden frem mod sommerferien Fokus i de to projekter er udarbejdelse af en opdateret business case. Indlånte tværgående ressourcer: SAPA: Heidi Larsen, Næstved STS: Jesper Storgaard, Greve KY: Henriette Orizi, Vordingborg KSD: Sanne Snogdahl, Køge. Resultater i monopolbrudsprojekterne Fælles konsulentanalyse af adgangsstyring og ITsikkerhed gennemført af Strand og Donslund som del af STS-projektet til en lavere pris end kommunerne ville kunne opnå egenhændigt. Fælles indkøb af nødvendige software-komponenter (Identity Provider), hvor foreningen har opnået en særlig rabat på grund af vores størrelse. Gennemførte as-is-analyser af bruger og rettighedsstyring på tværs af de 12 kommuner. Disse danner blandt andet grundlag for ensartet to-be-proces på bruger og rettighedsstyring i Økonomi og lønssystemet (ERP). Opgaven er gennemført med få gennemgående ressourcer efter standardiserede metoder. Side 8

9 Igangsættelse af tværgående arbejdsgrupper med fokus på at løse implementeringsopgaver med færrest mulige ressourcer og mest mulig kvalitet (for eksempel fælles arbejdsgruppe omkring digital post og fjernprint samt arbejdsgruppe omkring udarbejdelse af kommunespecifikke breve). Gevinsten er, at begrænsede ressourcer løser opgaver for alle kommuner. Udarbejdelse af en ensartet business case-skabelon til ITsystempriser med ensartede forudsætninger og beregningsgrundlag samt vejledning. Udarbejdelse og opdatering af ensartet forretningsbusiness case-skabelon med ensartede forudsætninger og beregningsgrundlag på KSD samt KY inklusiv vejledning til lokal opdatering i medlemskommunerne. I KY og KSD er der blandt projektledere, gevinstejere og faglige medarbejdere i medlemskommunerne udarbejdet og implementeret gevinstrealiseringskoncept. Gennemførsel af lokale gevinstrealiseringsworkshops i medlemskommunerne på KSD (KY efter sommerferien 2017). Øvrige projektaktiviteter Ud over arbejdet med monopolbrudsprojekterne blev det besluttet på økonomi og lønsystem (ERP) styregruppemødet den 4. januar 2017, at de 7 kommuner, der var gået sammen om et fælles udbud, også ønskede at samarbejde om en fælles implementering af det nye ERP system, og at dette videre samarbejde skulle ske i regi af DIGIT. Foreningens sekretariat har derfor med en tværgående projektleder fra Rambøll i spidsen taget hul på implementeringssamarbejdet og sammen med de lokale ERPprojektledere defineret fire procesområder, som kommunerne ønsker at ensrette. Fra 1. maj 2017 overtages den tværgående projektlederrolle af en intern ansat projektleder. De fire områder er henholdsvis: 1. Brugerstyring 2. Kontoplan 3. Refusionsprocessen 4. Bilag til betalingsprocessen. Dette arbejde vil fortsætte resten af 2017 til helt ind i Side 9

10 PROGRAM 0 FORENINGENS FUNDAMENT Ud over projektaktiviteter er der taget hul på flere store grundlæggende opgaver i sekretariatet, også kaldet Program 0. Konkrete Program 0-resultater Afklaring og igangsættelse af ensartet og tværgående registrering af kommunernes IT-system- og kontraktportefølje i Kommunernes IT Overblikssystem (KITOS). Herunder fælles rapportering på fordelingen af systemanvendelsen. Uddannelse af 17 interne proceskonsulenter blandt medlemskommunernes medarbejdere. Proceskonsulenterne frikøbes fra deres hjemkommuner til at gennemføre lokale gevinsttræ- og as-is- og to-beprocesworkshops i forbindelse med foreningens digitaliseringsprojekter. Læs mere om to proceskonsulenters oplevelser på side 20. Samarbejde med væsentlige eksterne interessenter er også et vigtigt redskab i at skabe mere effektiv digitalisering, og samarbejdet med KOMBIT er især af stor værdi for kommunerne. DIGITs ledelse har indgået en samarbejdsaftale med KOMBIT, hvor der afholdes løbende møder, og hvor der sker konkret planlægning af involvering af foreningens medlemskommuner i KOMBITs projektarbejde. Etablering af et foreningsspecifikt intranet, hvor foreningens projekter har arbejdsdokumenter liggende, og hvor det er muligt at tilgå alle dagsordner og referater fra møder i foreningen. Derudover har DIGIT i løbet af vinteren fået ny hjemmeside ( som både er åben for alle eksterne uden for medlemskommunerne, men også formidler overordnet status på foreningens arbejde til interesserede medarbejdere fra medlemskommunerne. Udarbejdelse af en række strategi- og konceptdokumenter for foreningen, som danner grundlag for det videre konkrete arbejde med projekter og programmer. Herunder en konkret handlingsplan for udvikling af foreningens processer, organisation, teknologi, information og kultur. Udarbejdelse af en standardiseret projekt- og programmodel for foreningen med tilhørende rolle- og ansvarsbeskrivelser for både foreningen og lokalt i kommunerne. Side 10

11 FORANALYSER Som forløber til egentlige fremtidige projektaktiviteterne er der i løbet af vinteren igangsat tre foranalyser på tværs af foreningen. Bruger og rettighedsstyring (IDM) Analysen gennemføres med interne ressourcer, som udarbejder et konkret projektoplæg på fremtidig bruger- og rettighedsstyring, herunder relevant optimering af forretningsprocesser og fælles systemanskaffelse. Indlånt tværgående ressource: Allan Eriksen, Vordingborg. Elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH) Analysen gennemføres med en lokal projektgruppe i samarbejde med Devoteam. Den afdækker nuværende anvendelse af ESDH-systemer i de 12 kommuner samt mulige tværgående gevinstpotentialer ved et fælles ESDH-udbud og -implementering. Indlånt tværgående ressource: Erik Steffensen, Holbæk. EU-dataforordningen/IT-sikkerhed Analysen gennemføres af en intern projektgruppe med bistand fra PricewaterhouseCoopers. Den giver en konkret handlingsplan for kommunerne på, hvad der skal til for, at alle kan leve op til den ventede EUdataforordning i maj På baggrund af analysen nedsættes der tværgående arbejdsgrupper, som hjælper kommunerne med at løse de konkrete implementeringsopgaver, og der iværksættes fælles indsatser, hvor det er muligt. Der ses betragtelige fordele ved at gennemføre ITsikkerhedsarbejdet frem mod EU-dataforordnings ikrafttræden i fællesskab. Nogle af de konkrete fælles gevinstpotentialer, som analysen påpeger, er fælles sikkerhedspolitikker, -klassificeringer, -regler, - procedurer og -kontroller fælles indsats omkring "awareness" hos medarbejdere og ledere fælles efteruddannelse fælles ressourcer til intern auditering den såkaldte databeskyttelsesrådgiverfunktion (DPO). Indlånte tværgående ressourcer: Brian Olsen, Køge Charlotte Fjeldberg, Odsherred. Side 11

12 INVOLVERING AF FORRETNINGSOMRÅDERNE En væsentlig grundsten i foreningens arbejde er relevant og værdiskabende involvering af fagområderne. Den fælleskommunale handlingsplan blev i løbet af 2016 præsenteret af KL med en række initiativer inden for hvert fagområde. DIGIT gennemførte i den sammenhæng et halvdagsseminar i januar for hvert fagområde med fokus på fælles afklaring af relevansen af initiativerne, samt hvorvidt der ville være konkrete samarbejdsmuligheder i dem. Seminaret blev holdt på Sørup Herregaard uden for Ringsted, og det var et velbesøgt og vellykket arrangement, hvor der ud over konkrete tilbagemeldinger på handlingsplanen også blev videndelt om foreningens virke, fremtidige muligheder samt de konkrete udfordringer, som fagområderne oplever i relation til digitalisering. Det er i den sammenhæng besluttet at gennemføre to årlige fagchefseminarer med forskellige relevante temaer. Næste seminar forventes i det tidligere efterår Fagcheferne er derudover involveret gennem de konkrete projektaktiviteter, som DIGIT arbejder med, inden for de enkelte fagområder. Dels som deltagere i styregrupper for specifikke projekter og dels som gevinstejere ved lokale gevinsttræworkshops. Dette er igangsat på beskæftigelses og borgerserviceområdet i forbindelse med monopolbrudsprojekterne. Side 12

13 Strategiplan Side 13

14 DIGIT STRATEGIPLAN kv kv kv kv Projekter Program 0 Monopolbrudsprojekterne - Sags- og Partsoverblik (SAPA) - Støttesystemerne (STS) - Kommunernes Ydelsessystem (KY) - Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD) Økonomi- og lønsystem (ERP) EU-dataforordningen/IT-sikkerhed Foranalyser besluttet med fagchefer Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Bruger- og rettighedsstyring (IDM)? => Elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH)? => Digitalisering - Udsatte Børn og Unge (DUBU)? => Aula - det nye SkoleIntra Fælles sprog III? => Foranalyser, som pt.er udsat efter råd fra fagchefer Omsorgssystem - pt. udsat da flere kommuner er i gang selv Kloge Kommunale Kvadratmeter - afventer nyt fra KL Analyse Udbud / Udvikling Udrulning Generalforsamling / Beslutning om fælles projekt? => Side 14

15 Medlemmernes oplevelser Side 15

16 PETER FROST Bestyrelsesformand DIGIT, Kommunaldirektør i Køge Kommune. Hvilke initiativer fra DIGIT har betydet mest for dig? Der er ingen tvivl om, at det, der er vigtigst for mig og for foreningens virke, er en succesfuld implementering af monopolbrudsprojekterne, og at vi kan hjælpe hinanden med at opnå gevinstrealiseringspotentialerne. Derudover har det været særligt glædeligt at se opbakningen til foranalysen på EU-persondataforordningen. Der er ingen tvivl om, at dette er en virkelig stor opgave for alle kommuner. Men at vi i fællesskab får et konkret grundlag at arbejde ud fra gennem foranalysen, samt at vi kan implementere i fællesskab det er yderst værdiskabende. Hvad ser du som det bedste ved, at foreningen er blevet etableret? Vores fælles erkendelse af, at det ikke giver mening, at hver kommune skal løse alle digitaliseringsopgaver alene, er foreningen styrke. Det er meget visionært set af politikerne. Både i forhold til de konkrete opgaver der skal løses, og de muligheder der opstår ved at løse dem sammen, men lige så meget i forhold til vores fælles digitale fremtid, som vil kræve væsentlige kompetencer at agere i. Hvilke konkrete potentialer ser du ved samarbejdet i DIGIT? Det at rodfæste os som forening på tværs af 12 kommuner og blive en interessant og væsentlig samarbejdspartner i forhold til både KOMBIT, KL, Moderniseringsstyrelsen og leverandører er et vigtigt og relevant potentiale, vi har. Vi kan og skal være med til at påvirke og kvalificere fremtidige strategier og beslutninger, som har påvirkning på kommunerne. Dette er svært som enkeltstående kommune, men sammen har vi en stor stemme. Er der et projekt eller initiativ, som du har et særligt forhold til? Der er ingen tvivl om, at jeg er meget optaget af vores fokus på gevinstrealisering. Har du nogle fremtidsønsker for DIGIT? Det er måske et meget personligt fremtidsønske, men jeg er meget optaget af det fremtidige teknologiske lederskab. Udviklingen på digitaliseringsområdet går ufatteligt hurtigt, og det kommer til at stille helt nye krav til men også åbne for helt nye muligheder for ledelse. Det skal vi forstå, at vi som ledere skal være på forkant med. Her kan foreningen spille en væsentlig rolle. Side 16

17 TINA PEDERSEN Fagven på KSD, Administrativ medarbejder i Odsherred Kommune. Hvilke initiativer fra DIGIT har betydet mest for dig? At vi som fagpersoner er en del af hele processen omkring projektet, og at man ikke er alene, synes jeg, har været rigtig fedt. Vi er 12 kommuner, der til daglig sidder med hver vores perspektiv. Her kommer vi helt ind til kernen i projektet, og det ville have været svært, hvis man skulle have gjort det selv. Derudover giver det stor tryghed, at vi har DIGIT til at tage fat i KOMBIT, hvis der et spørgsmål eller noget, vi ikke er enige i. Og så synes jeg, at det er rigtig godt, at vi får et fælles gevinsttræ og SMART mål, hvor vi kan tage tid på de forskellige opgaver, så de kommer til at ligne hinanden. Hvad ser du som det bedste ved, at foreningen er blevet etableret? Jeg tror, at vi får et bedre produkt, altså KSD, end vi havde gjort, hvis vi havde stået alene. Man kommer ikke i dybden på samme måde, når man sidder ude i kommunen alene så havde jeg kun siddet med KIGO-opgaverne og heller ikke været indenom gevinsttræet. Hvilke konkrete potentialer ser du ved samarbejdet i DIGIT? Jeg kan se en fordel i, at man fælles arbejder hen imod at få de samme systemer i de 12 kommuner. I dag har vi jo for eksempel det her med snitfladen til jobcentret, hvor vi sidder med forskellige systemer, og her kunne det have været fedt, hvis man havde fået det samme, så man snakkede i samme retning. Måske kan DIGIT arbejde hen imod, at det bliver en fælleskommunal opgave for de 12 kommuner. Er der et projekt eller initiativ, som du har et særligt forhold til? Måske det her med pensionssystemet, som jo har betydning for mine kollegaer hernede, der også sidder med pension. Jeg synes, at det er ret vigtigt for vores afdeling, at DIGIT har taget hånd om det nu. Mine kollegaer sidder og arbejder i de systemer og bliver påvirkede af det, hvis det ikke virker ordentligt. Har du nogle fremtidsønsker for DIGIT? At vi arbejder mere ensrettet fremtidsmæssigt. Og så synes jeg, at vores møder er vildt gode, målrettede og intense det må gerne fortsætte sådan. Jeg får rigtig meget ud af dem, og jeg har lært rigtig meget af at være med indtil videre. Noget andet, som jeg også har tænkt på, er, at når vi nu er de her 12 kommuner, så kan vi drage nytte af hinandens faglighed. Måske kan man udlåne hinanden og give en hånd med, hvis der for eksempel sidder en kommune, der er bagud med et eller andet. Det kunne være rigtig fint. Side 17

18 HENRIETTE JOHANSEN Gevinstejer for KSD, Fagchef sygedagpenge i Holbæk Kommune. Hvilke initiativer fra DIGIT har betydet mest for dig? At vi har fået proceskonsulenter ud til at oprette nogle faser i forhold til vores gevinsttræ, det, synes jeg, har været rigtig værdifuldt. De har hjulpet med at kigge på forandringerne rent forretningsmæssigt og på mellem- og slutgevinsterne i forhold til de overordnede målsætninger. Det har været en rigtig god proces. Hvad ser du som det bedste ved, at foreningen er blevet etableret? Samarbejdet mellem kommunerne gør, at man kan løse nogle problemstillinger til et højere formål. Man kan se tingene med et potentiale for øje, for eksempel gennem gevinsttræerne, og vi har mulighed for at få lavet nogle fælles målinger af systemerne. Hvilke konkrete potentialer ser du ved samarbejdet i DIGIT? Tingene bliver mere verificerede af, at flere kigger på det samme, måler det samme og har den samme viden. Hvis vi for eksempel laver en måling af samtaler med borgere, der ringer ind, som vi har gennemført og har en mere på vej af, så har vi nogle faktuelle tal som forbedringsforslag, vi kan gå videre med. Det giver et billede af, om vi arbejder ud fra det samme grundlag i kommunerne, eller om vi kan lære noget af hinanden og gøre tingene anderledes. Det har også bevirket, at vi er blevet mere bevidste om, hvad vi med fordel kan kommunikere på vores hjemmeside overfor både virksomheder som borgere for at yde en større service. Dette er, hvad en af processerne har bidraget til med proceskonsulenterne. Jeg har også været meget fascineret af proceskonsulenterne, der har renskrevet de her flows, og det har været meget positivt. Det skaber noget out put man får ikke kun talt om det, men der kommer noget konkret ud af det. Er der et projekt eller initiativ, som du har et særligt forhold til? Jeg synes, at det er rigtig rart, at vi kan få hjælp med de her business cases. Mange af kommunerne har kun ressourcer til at løfte de driftopgaver, der er. Så når man også skal kigge på alle de arbejdsgange, der skal beskrives og køres igennem, og der er de her forventninger til besparelse, så er det godt, at vi kan løfte det fælles i den her business case. Har du nogle fremtidsønsker for DIGIT? Jeg synes, at det var en gave at få de her konsulenter ud, og jeg tror, at mange føler sig løftet af det. Så det kan vi godt fortsætte med. Side 18

19 SANNE SNOGDAHL Tværgående DIGIT projektleder på KSD, IT-Projektleder i Køge Kommune. Hvilke initiativer fra DIGIT har betydet mest for dig? Vi har arbejdet rigtig meget med gevinstrealisering og gevinsttræer i dette tværgående projekt. Det har kommunerne ikke gjort sig i særlig meget i før, men det har været en kæmpe succes for dem alle sammen, og de har været rigtige begejstrede for det. Det er et af de initiativer, som jeg har været meget spændt på at se, hvad der ville komme ud af jeg troede faktisk ikke, at det ville være så positivt. Hvad ser du som det bedste ved, at foreningen er blevet etableret? Formålet med det hele er jo, at vi skal blive bedre til at køre digitaliseringsprojekter. Jeg kan allerede nu se, at det hjælper, at vi har et samarbejde på tværs og derfor ikke skal opfinde den dybe tallerken i hver kommune. Generelt set har man jo ikke haft problemer med at køre projekter igennem, men når man efterfølgende har spurgt folk, hvad de har fået ud af dem, så har det været meget pø om pø. De har ikke rigtigt kunne sige: Vi er blevet mere effektive eller Vi har fået mere tilfredse borgere. Det, håber jeg, bliver meget bedre, når vi arbejder sammen og har mere fokus på gevinstrealisering og allerede ved projekternes start taler om, hvad vi forventer at få ud af dem. Hvilke konkrete potentialer ser du ved samarbejdet i DIGIT? Jeg ser et potentiale i, at vi kører projekterne i fællesskab og med fælles ressourcer, som blandt andet proceskonsulentkorpset. Er der et projekt eller initiativ, som du har et særligt forhold til? Som tværgående projektleder på KSD er det her, jeg virkelig lægger min energi. Vi startede projektgruppen op i juni sidste år, og til at starte med var folk meget varsomme. Men nu har vi fået et sammentømret en gruppe, hvor fremmødet er rigtig flot, og folk arbejder rigtig godt sammen. Har du nogle fremtidsønsker for DIGIT? Jeg håber, at vi får nogle flere projekter, hvor det giver mening at køre dem på tværs. Man skal jo ikke samarbejde for samarbejdets skyld man skal gøre det, fordi det giver værdi. Vores samarbejde på tværs bliver bedre og bedre, selvom det var svært i starten. Det første år har været hårdt, for man skal lære hinanden at kende og lære at acceptere, at nogen tager beslutninger på ens vegne. Side 19

20 NINA JENSEN & LISBETH HALD Proceskonsulenter i DIGIT, Udviklingskonsulent i Greve Kommune & Socialfaglig IT-koordinator i Slagelse Kommune. Hvilke initiativer fra DIGIT har betydet mest for jer? Nina: I forhold til rollen som proceskonsulent, så har det betydet meget for mig at komme ud og afprøve det, vi har lært, i praksis. Det var et rigtigt projekt, som havde brug for at få kørt de her processer igennem. I undervisningen var der en kobling mellem teori og praksis, og så kunne vi erfaringsudveksle bagefter. Det var super godt planlagt og gav god mening. Der var en brændende platform det var ikke bare for sjov. At vi har været afsted på tværs af kommuner har også givet noget. Det er én stor erfaringsudveksling. Vi har jo fokus på forskellige ting, og man lærer helt vildt meget af at komme ud. Hvad ser I som det bedste ved, at foreningen er blevet etableret? Lisbeth: Vi kan virkelig lære en masse af hinanden på tværs, og det giver en masse værdi, når vi samles i forskellige fora. Det bedste ved, at foreningen er blevet etableret, er, at vi får øjnene op for de forcer, som vi hver især har. Det er derudover rart, at man prøver at lave noget på tværs af kommunerne så vi kan løfte en stor opgave, men i fællesskab. Hvilke konkrete potentialer ser I ved samarbejdet i DIGIT? Lisbeth: Vi har rent faktisk muligheden for at lave noget på tværs. Når vi for eksempel får de her nye store monopolbrudssystemer, så kan vi lave undervisningsforløb på tværs af kommunerne, i stedet for at sidde og vente på at vi selv er nok til at oprette et hold. Og samtidig får vi nogle medarbejdere, der er vant til at undervise og få erfaring heraf. Har I nogle fremtidsønsker for DIGIT? Nina: Jeg kunne godt tænke mig, at man lavede en slags digitaliseringsmesse i DIGIT-regi, hvor man samlede både proceskonsulenter, projektledere og fagchefer. I stedet for at man er ude hver for sig og hører forskellige ting, så kan man slå det lidt sammen på en eller anden måde. Jeg håber også, at vi fremadrettet på IT-området har fokus på, hvad der er til gode for foreningen, fremfor hvad den enkelte kommune har gavn af. Samtidig skal der være fokus på, hvordan vi kan arbejde sammen på kryds og tværs og understøtte hinanden. Lisbeth: Jeg kunne også godt tænke mig et forum, hvor man kan dele projekter, retningslinjer og lignende. Det er også en af de smarte ting ved SharePoint at man kan orientere andre, hvis der nu sker en vigtig afgørelse i en sag. Ved at systematisere sådan nogle ting bliver det nemmere at hjælpe hinanden. Side 20

21 Årets økonomi Side 21

22 RESULTATOPGØRELSE 2016 Resultatopgørelse 2016 Digitaliseringsforeningen Profitcenter Note Indtæger Udgifter Afvigelser - Digitaliseringsforeningen 1. Kommunalt basistilskud , ,00 2. Personale , ,59 3. Administration , ,95 Konsulentbistand , ,00 4. Aktivitet og materialer m.m , ,58 5. It, inventar, maskiner og materiel , ,01 I alt , , ,87 6. Driftresultat ,87 Noter: 1. Kontingentbetaling fra de 12 medlemskommuner: Greve, Guldborgssund, Holbæk, Kalundborg, Køge, Lejre, Næstved, Odsherred, Ringsted, Roskilde, Slagelse, Vordingborg 2. Aflønning af 3 fastansatte medarbejdere i sekretariatet samt frikøb af projektledelse af STS-projektet 3. Husleje, IT-udstyr og licenser, møder, arrangementer, frikøb af kommunale medarbejdere 4. Primært konsulentforanalyse vedr. støttesystemer 5. Primært indkøb af licenser til ADFS-adgang til rammearkitekturen 6. Jf. beslutning i bestyrelsen overføres mindreforbruget til 2017 Balancen Aktiver Overskud ,87 Aktiver i alt ,87 Passiver Overskud ,87 Passiver i alt ,87 Side 22

23 ANVENDELSE AF OVERSKUD I 2016 Som det fremgår af regnskabet har der været et væsentligt mindreforbrug i Dette er efter aftale med bestyrelsen konverteret til et lavere kontingent for medlemskommunerne i De primære årsager til mindreforbruget i 2016 er: Forsinkelser på Monopolbrudsprojekterne på min. 14 måneder Aktiviteter gennemført i 2016 er primært gennemført med interne ressourcer fra medlemskommunerne og behovet for eksterne konsulenter har dermed været minimalt Side 23