Den Kommunale Digitaliseringsforening (DIGIT) Den Kommunale Digitaliseringsforening CVR:

Transkript

1 Den Kommunale Digitaliseringsforening (DIGIT) Den Kommunale Digitaliseringsforening CVR:

2 LEDELSESPÅTEGNING Bestyrelse og direktion har dags dato aflagt årsrapporten for 2017 for Den Kommunale Digitaliseringsforening (DIGIT). Årsrapporten er aflagt i overensstemmelse med årsregnskabsloven. Vi anser den valgte regnskabspraksis for hensigtsmæssig, således at årsrapporten giver et retvisende billede af foreningens aktiver og passiver, finansielle stilling samt resultater. Årsrapporten indstilles til generalforsamlingens godkendelse. Side 2 Rapporten er udgivet den 5. maj 2018.

3 04 PRÆSENTATION AF DIGIT Vision Målsætninger Kerneopgaver Organisering Nyheder 08 PORTEFØLJEOVERBLIK ÅRETS PROJEKTRESULTATER Projekter og programmer Program 0 foreningens fundament Involvering af forretningsområderne 18 MEDLEMMERNES OPLEVELSER Peter Frost Anders Bjældager Susanne Lyk Nielsen Jesper Wulff Nielsen 23 ÅRETS ØKONOMI Resultatopgørelse 2017 Anvendelse af overskud fra FREMTIDSPERSPEKTIV Generalforsamling januar 2018

4 Præsentation af DIGIT Den Kommunale Digitaliseringsforening Side 4

5 Torsdag den 17. marts 2016 skrev kommunaldirektørerne fra 11 sjællandske kommuner under på at stifte Den Kommunale Digitaliseringsforening (DIGIT) et stærkt samarbejde med fokus på at sætte yderligere positivt skub i den kommunale digitale udvikling. Den 1. januar 2017 trådte Ringsted Kommune ind i foreningen, og dermed blev vi 12. VISION DIGITs vision er at etablere et fælles og ensartet fundament for fremtidens forretningsdrevne digitalisering og undervejs skabe synlige resultater for medlemmerne. Med det menes der, at der gennem foreningens arbejde med digitaliseringsprojekter sikres en ensretning af ITsystemlandskabet samt tilhørende forretningsprocesser på de store service- og myndighedsopgaver, så det bliver muligt at samarbejde, tænke nyt og innovativt samt effektivisere på tværs af medlemskommunerne. Samtidigt er det væsentligt, at forretningsområderne oplever foreningens arbejde som værdiskabende og understøttende i forhold til at kunne gevinstrealisere. MÅLSÆTNINGER Foreningens projektaktiviteter skal understøtte følgende strategiske målsætninger: Mere effektiv digitalisering: Omkostningseffektiv gennemførsel af fælles digitaliseringsprojekter og -programmer Øget effektivisering i driftsfasen af fælles projekter og programmer forudsat en større harmonisering af ITlandskabet blandt medlemskommunerne Øget antal gennemførte værdiskabende implementeringsaktiviteter i kommunerne, i forhold til hvad den enkelte kommune kunne gennemføre alene. Højere kvalitet i digitaliseringen: En mere ambitiøs og faglig kompetent tilgang til styring og implementering af digitaliseringsprojekter og -programmer Fokus på realisering af værdiskabende gevinster i forretningen Fokus på videndeling og kompetencemæssig kapacitetsopbygning på tværs af foreningen. Side 5

6 KERNEOPGAVER Kerneopgaverne i DIGIT er projekt- og programledelse af tværgående digitaliseringsprojekter nationale eller egne projekter, besluttet af generalforsamlingen på tværs af medlemskommunerne. DIGITs sekretariat understøtter kerneopgaverne med program- og projektledelsesressourcer, IT-arkitektressourcer og proceskonsulentressourcer. Derudover udvikler sekretariatet koncepter og konkrete metoder i form af projekt- og programmodel med tilhørende styringsdokumenter, ITarkitekturprincipper med tilhørende værktøjer samt koncept og værktøjer til business case-arbejde, gevinstrealisering, organisatorisk implementering og uddannelse. Se porteføljeoverblik side 8 med foreningens nuværende og kommende projektaktiviteter. ORGANISERING DIGIT er organiseret som en forening ud fra organisationsdiagrammet på næste side. Bestyrelsen og direktionen består af 3 repræsentanter fra henholdsvis de 12 kommunaldirektører og de 12 digitaliseringschefer. Der er årligt rotation i begge grupper, hvor et medlem skiftes ud, så alle kommuner får del i ledelsen af foreningen Fagcheferne fra de 12 kommuner udgør forretningsområderne. Når foreningen gennemfører digitaliseringsprojekter inden for et forretningsområde, udpeges der en projektstyregruppe med min. 3 fagchefrepræsentanter Sekretariatet står for den overordnede kommunikation med foreningens ledelsesfora, med følgegruppen af digitaliseringschefer samt med projektlederne Digitaliseringscheferne udgør single-point-of-contact i forhold til foreningens overordnede arbejde til hver enkelt kommune. NYHEDER Du kan følge med i DIGITs aktiviteter via foreningens hjemmeside hvor du også kan tilmelde dig vores nyhedsbrev, som udkommer ca. en gang i kvartalet. På kan du få nyheder i dit feed fra foreningen ved at følge Digitaliseringsforening Sjælland (DIGIT). Side 6

7 Generalforsamlingen Alle kommunaldirektører Bestyrelsen Kommunaldirektører: Peter Frost (bestyrelsesformand/sro), Køge Jan Lysgaard Thomsen, Kalundborg Claus Thykjær, Greve Beskæftigelse og borgerservice Fagchefer fra alle kommuner Børn og kultur Fagchefer fra alle kommuner Social og sundhed Fagchefer fra alle kommuner Teknik og miljø Fagchefer fra alle kommuner Følgegruppen (D12) Digitaliseringschefer fra alle kommuner Direktionen Digitaliseringschefer: Ole Bech (formand), Roskilde Ole Lollike, Holbæk Bo Guntofte, Næstved Sekretariatet Malene Barman Rasmussen (projektchef) Thomas Martinsen (IT-arkitekt) Masja Parby (projektkonsulent) Allan Eriksen (projektleder) Marie Erichsen (studentermedhjælper) Administration Fagchefer fra alle kommuner IT Fagchefer fra alle kommuner Fag-forretningsudvalg med tre fagchefer Side 7

8 Porteføljeoverblik Side 8

9 DIGIT PORTEFØLJE kv kv kv kv Program 0 (Koncepter, metodegrundlag, fælles ressourcer etc.) Monopolbrudsprojekterne - Sags- og Partsoverblik (SAPA) - Kommunernes Ydelsessystem (KY) - Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD) - Støttesystemerne (STS) Økonomi- og lønsystem (ERP) Informationssikkerhed Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Bruger- og rettighedsstyring (IDM) Elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH) Digitalisering - Udsatte Børn og Unge (DUBU) Aula - det nye SkoleIntra "Boblere" Omsorgssystem - pt. udsat da flere kommuner er i gang Kloge Kommunale Kvadratmeter - afventer nyt fra KL Besluttet ikke at gennemføre som fælles projekt Fælles sprog III Robotics Idéfasen Analysefasen Anskaffelsesfasen Gennemførselsfasen Realiseringsfasen (lokalt) Side 9

10 Side 10 Årets projektresultater

11 DIGIT har siden sin stiftelse den 17. marts 2016 haft fokus på at sætte yderligere positivt skub i den kommunale digitale udvikling. Det er blandt andet kommet til udtryk gennem faste dialoger med KOMBITs ledelse og projektorganisationer, fælles møder med de øvrige digitaliseringsforeninger på Sjælland samt eksterne oplæg hos både Det Dansk-Tyske Handelskammer, Kammeradvokaten samt andre kommuner. PROJEKTER OG PROGRAMMER Monopolbrudssystemerne Grundet længere forsinkelser fra KOMBIT og leverandørernes side har de fire monopolbrudsprojekter ligget mere eller mindre i dvale efter sommeren 2017: Sags- og Partsoverblik (SAPA) Projektleder: Heidi Larsen, Næstved Støttesystemerne (STS) Projektleder: Jesper Storgaard, Greve Kommunernes Ydelsessystem (KY) Projektleder: Henriette Orizi, Vordingborg Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD) Projektleder: Sanne Snogdahl, Køge I DIGIT-projektgrupperne på monopolbrudsprojekterne har de konkrete resultater i 2017 været: Fælles tværgående projektledelse, drevet af pilotkommunerne, som på vegne af alle medlemskommunerne sikrer fælles udførelse og opfølgning på projektopgaverne, opfølgende dialog med KOMBIT, udarbejdelse af fælles projektstyringsdokumenter og sparring projektlederne imellem. Hver medlemskommune har fået: Kvalificeret faglig sparring til de opgaver, som skal løses lokalt, så opgaverne løses hurtigere og med udgangspunkt i fælles best practice idet opgaverne tales igennem i fællesskab så alle har samme udgangspunkt for at løse dem lokalt Færre opgaver, der skal løses lokalt, idet alle opgaver, som kan løftes i fællesskab gennemføres af enkelte kommuner på vegne af alle. Dermed spares der tid og alle får mere kvalitet for pengene Øget projektprofessionalisering, idet alle medlemskommuner gennem sparring og videndeling er på samme høje projektniveau og dermed klar til, at monopolbrudsprojekterne kommer. Side 11

12 Konkrete opgaver, der er udført på tværs af medlemskommunerne, er: Ensartet business case-skabelon udarbejdet for KY og KSD, hvor gevinstpotentialerne oprindeligt udmeldt fra KOMBIT og KL i 2013 er genberegnet til 2017-niveau, således at alle medlemskommunerne har konkrete tal at indregne i budgetterne fra 2019 og frem. Alle kommunernes projektledere har været involveret i udarbejdelsen, og der er skabt høj faglig viden om beregningsgrundlaget samt mulighederne for anvendelsen af business case-grundlaget lokalt. Ensartet business case-skabelon for de samlede ITsystemprisomkostninger på KOMBITs 17 monopolbrudssystemer (tidligere KMD-systemer) er udarbejdet af Kalundborg Kommune på vegne af alle medlemskommunerne. Business case-sparringsmøder afholdt i 6 ud af de 12 medlemskommuner, hvor IT-systempris businesscasen samt KY- og KSD-business casen er gennemgået i detaljen lokalt med lokale gevinstejere. Her har kommunerne fået konkrete svar på budgetspørgsmål, rådgivning til implementering og gevinstrealiseringsarbejdet, samt rådgivning omkring, hvordan man skal forholde sig til fakturaer fra KMD, KOMBIT og UDK. Dette arbejde er gennemført af to indstationerede projektressourcer fra Køge og Kalundborg samt DIGIT sekretariatet. Resultatet er et ensartet og fagligt grundigt grundlag for gevinstrealisering i alle kommunerne udført med færre ressourcer og høj faglig kvalitet. Fælles best-practice forretningsprocesser udarbejdet på KY, KSD samt SAPA, som danner grundlag for den forestående implementeringsopgave i kommunerne. Processerne er udarbejdet af projektlederne og fagpersoner fra hver Side 12 kommune, hvilket har sikret et fagligt grundigt og meget konkret implementeringsgrundlag i alle kommunerne, hvor alle nu kender den forestående systemimplementering og også kender grundlaget for de nødvendige og relevante forretningsforandringer, som skal sikre solid lokal implementering. Fælles generisk gevinstkort med konkrete SMART-mål udarbejdet for KY, KSD og SAPA som grundlag for den lokale gevinstrealiseringsproces. På KSD er der derudover gennemført lokale gevinstkortworkshops i alle medlemskommunernes sygedagpengeteams (øvrige gevinstkortworkshops afventer projektnyt fra KOMBIT i forhold til forsinkelserne). Workshops er gennemført med det formål at sikre involvering og lokal forankring, samt at de nødvendige og relevante forretningsforandringer, der skal drives lokalt, er blevet diskuteret og defineret lokalt, så lokale implementeringsplaner kan udarbejdes. Alle workshops er gennemført af DIGITs fælles proceskonsulenter, som er betalt af foreningen, og som med et fælles metodegrundlag har sikret ensartet og grundig involvering af fagområderne. Fælles generisk interessentanalyse og kommunikationsplan udarbejdet for KY og KSD, som kan anvendes som grundlag for de lokale planer. Arbejdet er udført i fællesskab af projektlederne så alle har grundigt grundlag at arbejde videre med lokalt, igen et ensartet og højt fagligt grundlag så hver kommune ikke selv kan udarbejde en lokal variant. Næstved kommune har præ-pilot-opgaven på SAPA for KOMBIT. I DIGIT-samarbejdet har Næstved kunne dele konkrete forberedelseserfaringer med medlemskommunerne, og øvrige medlemskommuners SAPA-projektledere har løftet konkrete arbejdsopgaver sammen med Næstved. For eksempel er der dannet fælles arbejdsgrupper omkring udvikling af relevante adviser, afklaring af snitflader samt udarbejdelse af fælles SAPA-konfigurering og roller.

13 Informationssikkerhed EU-persondataforordningen Siden starten af år 2017 har DIGIT haft et fælles projekt omkring EU-persondataforordningen. Fokus for projektet har været udarbejdelse af relevante værktøjer, skabeloner og metoder, som de 12 medlemskommuner kunne anvende til lokal implementering af forordningens krav. Hovedresultaterne fra projektet har været: Udarbejdelse af én informationssikkerhedspolitik og ensartede informationssikkerhedsregler, hvilket understøtter mulighederne for samarbejde på tværs af kommunerne i forhold til fælles indkøb af systemer og ydelser. Eksisterende viden og gode erfaringer fra de enkelte kommuner er brugt til at skabe en fælles informationssikkerhedshåndbog. Resultatet er et ensartet, højt informationssikkerhedsgrundlag på regler og politiker i alle medlemskommunerne. Viden, værktøj og gode eksempler deles mellem informationssikkerhedskoordinatorer til gavn for alle. Materialer og knowhow, der skal anvendes til lokal implementering i den enkelte kommune, deles på Digitaliseringsforeningens SharePoint, Yammer og via foreningens adgang til informationssikkerhedsstandarder (ISO 2700x) hos Dansk Standard. Alle kommuner får dermed faglig sparring og rådgivning af hinanden i stedet for eksternt indkøbte ressourcer. Dette sparer tid, koster færre penge i hver kommune, men det sikrer også et højere internt vidensniveau, når vi selv løser opgaverne. Fælles udbud om DPO-service planlagt til gennemførsel i Et fælles DPO-udbud skal bidrage til at styrke samarbejdet mellem kommunerne på det databeskyttelsesmæssige område, idet en fælles DPO skal understøtte samarbejdet med en udstrakt videndeling mellem kommunerne. Proces for registrering af behandlingsaktiviteter udarbejdet gennem nyt fælles værktøj, som ved hjælp af KLE (KL s emneregister) understøtter nyt krav til dokumentation af databehandlinger af persondata og sikrer et overblik over kritiske opgaver. Værktøjet skal anvendes til at alle medlemskommuner får gennemført den nødvendige dataregistrering og kan dokumentere overholdelse af dokumentationskravene i EU-forordningen. Alle kommuner har dermed fået ensartet og fagligt højt kvalificeret input til lokal implementering udført af den fælles projektgruppe samt af den fælles indkøbte eksterne konsulent. Dette har sparet alle kommuner for både tid og penge til udarbejdelse af værktøjerne. Fælles IT-platform (Secure ISMS) er også indkøbt til styring og dokumentation af informationssikkerhedsarbejdet i de enkelte kommuner. Konkret opnåede vi ved fælles indkøb at få gratis konsulenttimer samt en ekstra kommunelicens med i købet. Side 13

14 ERP-projektet Økonomi- og lønsystem I januar 2017 besluttede de 7 ERP-kommuner (Køge, Næstved, Holbæk, Slagelse, Roskilde, Ringsted og Kalundborg) at fortsætte samarbejdet ved at gennemføre en fælles implementeringsfase. Projektet blev derfor en del af DIGITs portefølje og i løbet af året er følgende hovedresultater opnået: Ved facilitering af DIGITs proceskonsulenter er fælles best practice-grundlag udarbejdet på kontoplan, refusionsprocessen samt bilagsprocessen, som kan anvendes som grundlag for de lokale systemimplementeringer. Best practice processerne er udarbejdet med input fra alle 7 kommuner, baseret på gennemførte as-is-processer kommunerne og dermed de bedste nuværende erfaringer på tværs og de bedste nye muligheder med udgangspunkt i sparring fra leverandøren. Alle kommuner har dermed fået højt kvalificeret input til den lokale implementeringsproces af de fire områder. Fælles koncept og konkret plan for kontrakt- og leverandørstyring har været under udarbejdelse i 2017 og videreudvikles yderligere i Fælles generisk gevinstkort, interessentanalyse samt kommunikationsplan for implementeringen af KMD Opus er udarbejdet sammen med DIGITs proceskonsulenter, som kan anvendes som grundlag for de lokale organisatoriske implementeringer. Dette sikrer ensartet og højt fagligt grundlag for den lokale opgaveudførsel i alle kommunerne. Løbende sparring mellem de 7 kommuners projektledere og projektdeltagere med væsentlig videndeling og konkrete afklaringer på lokale udfordringer til følge. Der opleves både en øget kvalitet i de beslutninger, kommunerne har taget som kunde over for KMD, og der er sparet både tid og ressourcer ved at løsninger fra bølge 1-kommunerne er blevet delt med alle. Løbende fælles afklaringer af kontraktmæssige udfordringer med støtte fra Rambøll, der er indkøbt som ekstern juridisk rådgiver på tværs af de 7 kommuner. Det fælles indkøb har både sparet tid og kroner for de enkelte kommuner. Side 14

15 Aula Det nye SkoleIntra KOMBIT driver udbud og anskaffelse af en ny landsdækkende kommunikationsplatform mellem forældre, skoler og daginstitutioner. I regi af DIGIT er der i 2017 opstartet en fælles analysefase af, hvilke konkrete opgaver der kan gennemføres i fællesskab på tværs af medlemskommunerne med det formål at sikre, at alle 12 kommuner kommer godt igennem Aulaimplementeringen. Konkrete projektresultater fra i 2017 har været: Påbegyndelse af fælles afklaring af de kommende implementeringsopgaver med væsentlig sparring og afklaring kommunerne imellem. Resultatet er fælles forståelse for implementeringsopgaverne samt mulighed for at uddelegere opgaverne til enkelte kommuner, som varetager dem på vegne af alle. Etablering af arbejdsgrupper om systemlandskab og 2-faktor login, som løser opgaver på tværs af kommunerne med færrest mulige ressourcer og med højst mulige faglige kvalitet til gavn for alle. Fælles sparring omkring lokal organisering og projektledelse så en ensartet nødvendigt og relevant organisering etableres på tværs af kommuner, med hensyntagen til lokale organisationer. Alle får dog sparring til at sikre den mest optimale lokale organisering. Etablering af fælles styregruppe, som på tværs af medlemskommunerne skal sikre fokus på fremdrift i gennemførslen af de fælles udvalgte projektaktiviteter, som udarbejdes på vegne af alle kommunerne af arbejdsgrupper. Den fælles styregruppe sikrer ensartet ledelsesmæssig rammesætning overfor projektet og sikrer derudover ledelsesmæssig involvering af øvrige medlemskommuners fagchefer. Gennemførelse af fælles interessent- og risikoanalyse, så alle projektledere har ensartet grundlag at lave lokale tilpasninger til. DUBU Digitalisering udsatte børn og unge KOMBIT driver også genudbudsopgaven af DUBU, som forventeligt kommer i en version 3.0 i løbet af 4. kvartal af I efteråret 2017 påtog DIGIT sig en indledende afklaringsopgave blandt medlemskommunerne, i forhold til hvad der skal til, for at alle kommunerne får en god implementering af DUBU 3.0. De konkrete projektresultater i 2017 har været: Tværgående modenhedsmåling i forhold til implementering af DUBU 2.0 med fokus på at afdække de kommuner, der er nået i mål, og som kan være en inspiration og sparring til de kommuner, som ikke er i mål endnu. Side 15

16 Formålet med Program 0 er at etablere en række fællesressourcer bestående af kompetencer, systemer, metoder etc., som gør det muligt for DIGIT at gennemføre sin vision. PROGRAM 0 FORENINGENS FUNDAMENT Fællesressourcer I april 2017 blev en række af medarbejdere i DIGITs medlemskommuner færdiguddannet til at varetage rollen som fælles proceskonsulenter i DIGIT. Proceskonsulenterne har igennem 2017 gennemført en række workshops i DIGITs projekter både hos de tværgående DIGIT projektgrupper, men også lokalt i kommunerne hos gevinstejerne. Formålet har været at sikre, at DIGITs projekter som minimum alle har et generisk gevinstkort, asis- og to-be-processer samt definerede målbare gevinster, så vi sikrer grundlag for professionel projekthåndtering. I løbet af 2017 blev DIGITs IT-arkitekturfølgegruppe også etableret. Netværket har blandt andet sikret, at alle kommuner hurtigt fik koordineret og anskaffet de korrekte snitflader, da der skulle styr på fjernprint i forbindelse med implementeringen af Danmarks Adresseregister (DAR). Derudover har netværket været en del af afklaringen på dataflowet på brugerstyring. Systemer DIGITs fælles IT-arkitekt har i samarbejde med DIGITs ITarkitekturritegruppe anskaffet et kravmotorsystem, som skal sikre, at der i de fælles indkøbte IT-systemer stilles de nødvendige og relevante non-funktionelle krav til markedsleverandørerne. De fleste medlemskommuner har også tilsluttet sig kravmotoren og kan derfor anvende systemet til lokale anskaffelser. Metoder, modeller og skabeloner 2017 var året, hvor en række metoder, modeller og skabeloner både blev godkendt og begyndt anvendt af DIGITs igangværende projekter: Forenings-KPI er til at følge op på, om DIGIT er på rette vej i forhold til visionen DIGITs egen projektmodel inspireret af PRINCE2-modellens 5 faser med relevante styringsdokumenter Porteføljestyringsmodel til brug for styring af DIGITs projekter og fælles ressourcer. Herunder kriterier for, hvornår et projekt eller program kan optages i DIGITs portefølje Rolle- og ansvarsbeskrivelse for samtlige tværgående roller i DIGIT-projekter DIGITs kommunikationsstrategi og konkret kommunikationsplan med udgangspunkt i en kommunikationsundersøgelse blandt DIGIT medlemskommunernes kommunikationsafdelinger. I 2017 blev det muligt for interesserede via DIGITs hjemmeside at tilmelde sig foreningens elektronisk nyhedsbrev, som udkommer ca. hvert kvartal. Side 16

17 INVOLVERING AF FAGOMRÅDERNE DIGITs motto er sammen om fremtidens digitalisering, og en væsentlig grundsten i foreningens arbejde er derfor relevant og værdiskabende involvering af fagområderne startede med DIGITs første fagchefseminar i Ringsted, hvor den fælleskommunale digitaliseringsstrategi blev drøftet. Fagcheferne kunne prioritere konkrete ønsker til projekter og tiltag, som kunne håndteres fælles i DIGIT. Den 11. oktober 2017 afholdt DIGIT sit andet fagchefseminar i Køge under temaet Digital ledelse. I DIGIT defineres dette som de ledelsesmæssige kompetencer til at se digitalisering og IT som et middel til løbende forbedringer for at lykkes med kerneopgaven. I de fælles digitaliseringsprojekter er det derudover væsentligt, at styregrupper såvel som projektgrupper bemandes med deltagere fra fagområderne. De skal sammen med projekterne sikre, at projekterne er på rette spor i forhold til de konkrete behov og ønsker, som fagområderne har. DIGITs projekter ledes i vid udstrækning af projektledere, som udlånes fra medlemskommunerne. Det er med til at understøtte dem samlede professionalisering og kapacitetsløft i kommunerne. Ved seminaret var der blandt andet oplæg om DIGITs metoder til gevinstrealisering, der er baseret på, at det er forretningsforandringerne, som skaber gevinsterne. Herunder, at det er chefer og ledere i fagområderne, der skal drive de nødvendige forandringer for at kunne opnå de definerede gevinster. Digital ledelse handler også om at kunne håndtere kravene i den kommende EU-persondataforordning, der træder i kraft den 25. maj Derfor blev der på fagchefseminariet i oktober også kastet lys over, hvad forordningen kommer til at betyde for den enkelte chef og leder herunder hvilket ledelsesansvar og beføjelser, som den kommende forordning lægger op til, at hver leder har. I DIGIT vil vi gerne sikre, at vores seminarer opleves som værdiskabende for deltagerne, og derfor udsender vi altid en efterfølgende evaluering. Vi er glade og stolte over, at deltagerne på en skala fra 1-5 i gennemsnit har vurderet seminarierne i 2017 til 3,6. Side 17

18 Side 18 Medlemmernes oplevelser

19 PETER FROST Kommunaldirektør i Køge Kommune, Bestyrelsesformand i DIGIT. Hvad synes du, at DIGIT er lykkedes bedst med i 2017 og hvorfor? Når jeg ser tilbage på vores forenings samarbejde i 2017, så er jeg er mest stolt over og glad for, at vi står her i starten af 2018 og stadig holder sammen. Vi har ikke været dybt uenige undervejs, og vi er ikke gået fra hinanden tværtimod har vi fået et ekstra medlem ind med Ringsted. Jeg oplever, at vi står endnu stærkere sammen nu, og at vi har opnået en solid og sund samarbejdsform, hvor vi kan træffe store og væsentlige beslutninger sammen, og hvor der er etableret en kultur igennem beslutningslagene, som er baseret på åbenhed, dialog, samt at vi vil hjælpe og støtte hinanden og sikre, at alle er med ombord. Hvilke projekter eller initiativer fra DIGIT i 2017 har betydet mest for din kommune/dit fagområde? Det projekt, vi i foreningen er kommet længst med, er implementeringen af Økonomi- og lønsystemsprojektet også kaldet ERP. Selvom det kun er 7 kommuner, som er med i det projekt, så har det været og er stadig et stort projekt at arbejde sammen om. Her oplever jeg, at vi er kommet rigtig langt på det operationelle niveau. Foreningen og kommunerne har efter min opfattelse fundet en god balance i arbejdsdelingen, og projektet har virkelig banet vejen for mange af de efterfølgende projekter, vi kommer til at lave sammen, idet vi konkret har skulle samarbejde om implementeringsopgaven. Den sparring, der sker på både ledelses-, projektledelses- og medarbejderniveau, er meget værdifuld for kommunerne. Derudover mener jeg, at hele metodeudviklingen og sparringen mellem kommunerne omkring de opdaterede systempris- og effektiviseringsbusiness cases på monopolbrudssystemerne har betydet rigtig meget for os i kommunerne. Nok er der fortsat forsinkelser på ydelses- og sygedagpengesystemet, og vi har mange ubesvarede spørgsmål i forhold til den endelige implementering af systemerne, men vi er kommet langt i afklaringen af, hvad det er for et økonomisk grundlag, vi står på nu hvilket, jeg oplever, er værdifuldt for fagcheferne at vidensdele omkring. Endvidere ser jeg samarbejdet omkring EUpersondataforordningen som et godt eksempel på en stor opgave, som vi med fordel kan løfte i fællesskab. Det giver rigtig god mening at sparre omkring hele implementeringen af forordningen imellem kommunerne, hvilket vi fortsat skal tale med hinanden om og hjælpes ad omkring også efter maj Hvilke ønsker har du for samarbejdet i 2018? Mit største ønske for det videre samarbejde rækker egentlig videre end kun Jeg ønsker mest af alt, at robustheden i sammenholdet og opbakningen til foreningens virke fortsætter. Det, at det giver mening for os at samarbejde, er grundstenen i et godt samarbejde. Og med den digitaliseringsdagsorden, der fortsætter mod os de kommende år, så håber jeg, at den kommunale tilgang til at se samarbejdet som værdiskabende fortsætter i både 2018 og Det gælder både set fra administrationen, men også fra den politiske side, som vi ikke må glemme. Side 19

20 ANDERS BJÆLDAGER Økonomichef i Slagelse Kommune, Styregruppemedlem i ERP-projektet. Hvad synes du, at DIGIT er lykkedes bedst med i 2017 og hvorfor? Mit overordnede budskab er, at jeg synes, at konstruktionen DIGIT giver god mening og skaber værdi i hvert fald set fra der, hvor jeg sidder. I 2017 har jeg oplevet, at DIGIT har sat en digital strategi for kommunerne, som for mig ikke har været der så tydeligt før heller ikke internt i min egen kommune. Og strategien understøttes af DIGITs projektportefølje. Strategien gør det tydeligere for mig og mine kollegaer at se, hvad vi skal kommunikere internt i organisationen, og i samarbejdet i projekterne har vi nogle strategiske referencepunkter at gå ud fra. DIGIT har i årets løb også gjort en ihærdig indsats med afholdelse af fagchefseminar, hvor der sættes en fælles digitaliseringsdagsorden for kommunerne. Deltagerne på fagchefseminariet fik tydeligere defineret, hvad DIGIT er, hvad foreningen kan bruges til, og selvfølgelig hvad der arbejdes med. For et år siden tror jeg, at det var ret uklart for alle, præcist hvad DIGIT var for en størrelse, men det synes jeg faktisk, at foreningen nu er lykkes glimrende med at få sat en ramme for. Hvilke projekter eller initiativer fra DIGIT i 2017 har betydet mest for din kommune/dit fagområde? Side 20 Der er ikke nogen tvivl om, at det, der har haft størst betydning for mit fagområde, er det fælles ERP-projekt. For kommunen som helhed betyder Bruger- og rettighedsstyringsprojektet rigtig meget i forhold til de krav, som vi bliver stillet overfor både fra EU-databeskyttelseslovgivningen og generelle krav fra revision omkring dokumentation og gennemsigtighed af roller og adgange til systemer. Hvad mener du, at I som kommuner har fået ud af at lave ERP-projektet sammen i DIGIT? På det overordnede niveau mener jeg, at vi har fået et bedre tilbud fra leverandørerne, fordi vi er gået sammen. På det implementeringsmæssige niveau har vi fået en professionalisering af vores projektstyring på to måder: Dels kan vi trække på hinandens viden og erfaringer, og dels har vi fået volumen til at ansætte en fælles projektleder. På det indholdsmæssige niveau har vi også gjort to ting: Dels er vi begynde at tale om, hvordan vi kan bruge hinanden til at lave effektive processer, og dels har vi skabt et netværk imellem medarbejderne, som har styrket relationerne og netværkerne på tværs, som blandt andet har givet mulighed for at lave benchmark på tværs af kommunerne Hvilke ønsker har du for samarbejdet i 2018? I 2018 ønsker jeg, at DIGIT får endnu flere ambassadører i medlemskommunerne, der taler for den fælles forening, og som er koordinerede i deres kommunikation. DIGIT må godt skrue op for fokus på en fælles rammesætning for de kommuner, der er en del af foreningen på alle niveauer fra kommunaldirektør til fagchefer. Det er vigtigt, at vi i DIGIT udvikler kommunikationen om det, som DIGIT laver, og at vi hele tiden udvikler vores samarbejde. Som kommuner ønsker jeg, at vi bruger DIGIT og hinanden til at skabe samarbejder, fordi vi i for eksempel i ERP oplever, at det skaber værdi, når vi fra starten går ind i det med en tilgang om, at vi gerne vil hinanden.

21 SUSANNE LYK NIELSEN Koncerncenterchef i Ringsted Kommune, Nyt medlem af DIGIT den Noget af det, som især fylder rigtig meget, er de nationale digitaliseringsstrategier, herunder Monopolbruddet. Det stiller enorme krav til os som kommune, og vi har slet ikke ressourcer til at kunne håndtere det alene. Så denne nye digitale virkelighed er utrolig kompleks, og der har vi virkelig brug for fællesskabet i DIGIT. Hvad synes du, der er den største forskel for jer som kommune, ved at I er blevet en del af DIGIT-samarbejdet? Hvad synes du, at DIGIT er lykkedes bedst med i 2017 og hvorfor? Når man træder ind som et nyt medlem, så er det jo altid lidt spændende, om ens forventninger bliver indfriet. Men det synes jeg helt klart, at DIGIT har gjort især i forhold til implementeringen af Monopolbruddet, men også fællesudbuddene på ERP-systemerne. Man kan sige, at DIGIT især i forhold til ERP har taget projektlederskabet på sig, og det oplever jeg, at de har gjort rigtig godt. Vi havde simpelthen ikke kunne løfte den opgave uden at være en del af DIGIT. Derudover mener jeg, at Ringsted Kommune får det ud af medlemskabet, som vi gerne ville, ved at byde ind med ressourcer og blive en del af fællesskabet. Så er der hele EU-persondataforordningen der er en voldsom stor mundfuld for alle kommuner. Her er det positivt, at vi i fællesskab (og selvfølgelig også på baggrund af materialet fra KL) har udarbejdet konkret materiale til kommunerne. Man kan sige, at rammen for digitalisering skal vi selvfølgelig have sat lokalt, men dét, at DIGIT medvirker til at skabe en fælles retning og sikrer løsninger på tværs, det er super godt. Hvilke projekter eller initiativer fra DIGIT i 2017 har betydet mest for din kommune/dit fagområde? At vi kan være fælles om den komplekse digitale virkelighed, som vi alle skal forholde os til. Det, at vi kan sætte nogle medarbejdere i spil på tværs af kommunerne og byde ind med nogle kompetencer, som er til fællesskabets bedste, synes jeg også, er en rigtig god ting. Jo mere fælles vi gør, jo bedre. Vi er nu en del af et større fællesskab og laver standardløsninger, der kan bruges ude i organisationen, så vi kan sige: nu har vi besluttet os for at gå ind i DIGIT og gå i et udbud med en fælles løsning så nu holder vi os til den standard og udnytter de funktionaliteter, der er i de systemer, vi har. I stedet for bare at købe noget, som måske passer ude i en lille afkrog af vores kommune, men hvor man ikke ser på helhedsløsningen. Hvilke ønsker har du for samarbejdet i 2018? Mine ønsker for samarbejdet i 2018 er selvfølgelig, at vi fortsætter den gode stil i det nuværende set up det er jo fantastisk. Da jeg for eksempel var til kommunedag i KOMBIT oplevede jeg, at vi, fordi vi nu er en del af DIGIT, allerede var et halvt år foran det, som vi blev introduceret for. Der tænkte jeg: yes, det er vi allerede i gang med og vi er faktisk næsten allerede færdige på mit område. Den anden ting er, at når vi så samarbejder om projekterne, så åbner det op for nogle fantastiske muligheder for at benchmarke på tværs og dermed lære endnu mere af hinanden. Side 21

22 JESPER WULFF NIELSEN IT-chef i Vordingborg Kommune, Indtræder som nyt medlem i DIGITs direktion (D3) i Hvad synes du, at DIGIT er lykkedes bedst med i 2017 og hvorfor? Det, jeg synes, vi er lykkes bedst med, er, at vi har fået styr på en helt masse processer og vores opgavefordeling. Vi har fået skabt nogle rammer omkring både projektledere og proceskonsulenter, og så har vi haft et ERP-projekt at få erfaring fra. Så jeg tænker, at vi nu har skabt en rigtig god basis for, at vi for alvor kan komme i gang her i Jeg synes, det er positivt at se, at der er så stor vilje til at samarbejde. Hvilke projekter eller initiativer fra DIGIT i 2017 har betydet mest for din kommune/dit fagområde? Der har endnu ikke været et output i min kommune forhold til et konkret projekt, hvor man kan sige: dét har gjort en stor forskel men der er rigtig mange projekter, som er blevet søsat. Jeg har været meget involveret i Bruger og rettighedsstyringsprojektet, og med det projekt kan vi gøre en stor forskel i fællesskab. Det kan vi selvfølgelig også i forhold til nogle af de andre projekter og udbud, som vi går i gang med, for eksempel omkring IT-sikkerhed. Men det er mere kendte og bundne opgaver. Det her med organisations- og brugerstyring betyder, at vi virkelig kan betræde nyt land i fællesskab. I løbet af 2018 indtræder du i DIGITs ledelse hvad ser du mest frem til ved det? Jeg tænker, at det bliver en spændende opgave at gå ind i og få mulighed for at følge det hele lidt tættere på end i digitaliseringscheffølgegruppen. Jeg ønsker at fortsætte den linje, som allerede er blevet lagt, og sørge for, at der en kontinuitet i ledelsen. Samtidig håber jeg da, at jeg kan være med til at formidle noget af det tværgående samarbejde og skabe en ånd om, at hvis vi søger nogle kompromiser, så kan vi lykkes i fællesskab med mere, end hvad vi kan alene. Jeg er lidt en procesmand jeg kan godt lide, at der er styr på vores processer, og at vi ved, hvordan vi skal gøre tingene. Det er meget rart, at man har prøvet at sætte rammerne i så vid udstrækning som muligt, når man går i gang med nye ting. Men jeg er også pragmatiker, i forhold til hvis der skal hakkes en tå eller hæl, så kan det også være nødvendigt. Hvilke ønsker har du for samarbejdet i 2018? Mit største ønske er, at de ting, vi sætter i søen nu, begynder at bære frugt, for det er jo der, hvor vi for alvor skal se resultaterne af samarbejdet. Man kan sige, at det mest konkrete lige nu, det er ERP-projektet, som kun gælder de 7 kommuner. Nu skal vi for alvor ud som 12 kommuner og lave nogle fælles implementeringsopgaver, og det er mit store ønske, men også forventning, at det nok skal lykkes og blive godt. Så forventer jeg også, at Monopolbruddet kommer i gang igen. Det er lidt sjovt at sidde her i 2018 og vide, at DIGIT er startet på at løse en opgave, som slet ikke er nået at blive til noget endnu. Jeg håber, at det kommer i gang igen og at det fremdrift og de ting, der tidligere blev skabt, ikke er sandet helt til. Side 22

23 Årets økonomi Side 23

24 RESULTATOPGØRELSE 2017 Profitcenter Note Indtægter Udgifter Afvigelser 1. Kommunalt basistilskud , ,00 2. Personale , ,79 3. Administration , ,17 4. Konsulentbistand , ,10 5. Aktivitet og materialer m.m , ,22 6. It, inventar, maskiner og materiel , ,59 Overført fra , ,87 I alt , , ,00 7. Driftsresultat ,00 Noter 1. Kontingentbetaling fra de 12 medlemskommuner: Greve, Guldborgssund, Holbæk, Kalundborg, Køge, Lejre, Næstved, Odsherred, Ringsted, Roskilde, Slagelse, Vordingborg 2. Aflønning af 4 fastansatte medarbejdere i sekretariatet samt honorering af indstationerede projektledere fra medlemskommunerne 3. Husleje, IT-udstyr og licenser, møder, arrangementer, frikøb af ledelse 4. Udgifter til eksterne konsulenter ifm. udbud o. lign. 5. Kontorhold 6. Honorarer til bl.a. ekstern projektledelse 7. Jf. beslutning i bestyrelsen overføres mindreforbruget til 2018 Side 24

25 ANVENDELSE AF OVERSKUD I 2017 Balance pr. 31. december blev afsluttet med et mindreforbrug på Mindreforbruget skyldes primært forsinkelser i monopolbrudsprogrammet samt brug af egne projektledere i stedet for eksterne konsulenter. Det blev på den ekstraordinære generalforsamling d besluttet, at et mindreforbrug fra 2017 overføres til 2018 og anvendes til at nedsætte kommunernes kontingenter for Aktiver Overskud 2017 Aktiver i alt Passiver , ,00 Egenkapital ,00 Passiver i alt ,00 Side 25

26 Side 26 Fremtidsperspektiv

27 GENERALFORSAMLING JANUAR 2018 Den 23. januar 2018 afholdt de 12 DIGIT-kommuner ekstraordinær generalforsamling og traf tre væsentlige beslutninger, som tilsammen understøtter den fælles vision om øget harmonisering af det digitale fundament mellem kommunerne. Generalforsamlingens tre enstemmige beslutninger er: 1) At de 12 kommuner går i et fælles udbud omkring ekstern anskaffelse af databeskyttelsesrådgivning (DPO-rollen) jævnfør den kommende EU-persondataforordning, som træder i kraft den 25. maj FUS vil sammen med DIGIT -kommunerne stå for udbuddet, og alle 12 kommuner vil til maj have en aftale omkring ekstern varetagelse af DPOrollen. Det er besluttet, at en første kontrakt skal løbe i 2 år og derefter evalueres. 2) At de 12 kommuner går i et fælles udbud omkring anskaffelse af et fælles ESDH-system. Udbuddet forventes at løbe året ud, hvorefter de første kommuner vil starte implementeringen. 3) At de 12 kommuner indgår i det fælleskommunale samarbejde under OS2 omkring styring af IT-brugere (fælles implementering af rollekataloget og OS2MO). Side 27