Den kontraktstyringsmæssige ramme

Transkript

1 Den kontraktstyringsmæssige ramme Ved Thomas Richard Søefeldt, Gestion Consulting 24 Styring af komplekse kontrakter karakteristika Komplekse Kontrakter Simple Kontrakter Udarbejdelse af individuelle, ikkestandardiserede kontrakter hvor aftalens genstand har stor kompleksitet kræver specifik faglighed/ekspertise Konkurrenceudsættelse/udbud Relativt lange forhandlingsforløb Stor økonomi/kontraktsum Behov for risikovurderinger, sikkerhedsstillelser mv. Standardiserede (ramme) kontrakter kontraktgenerering (templates klausuler). Indkøb af standardiserede varer ydelser (standard sourcing proces) Fokus på kataler, priser (markedsanalyse, benchmark) Ingen, lille eller middel økonomi Relativ korte forhandlingsforløb Intet behov for sikkerhedsstillelser Komplekse leverancer (ofte faseopdelte) med relative lang implementeringstid lang samlet kontraktperiode Mange hændelser samt vigtige milepæle med betydelige konsekvenser fx ved forsinkelser /eller mangler Mange kontraktændringer kontrakttillæg Store krav til samarbejde/governance Mange issues, disputes, claims m.v. Mange kontrakter Fokus på operationelt indkøb, varemodtagelse, fakturering samt afstemning af disse Opfølgning på få hændelser f.eks. udløbsdato, udnyttelse af option på forlængelse prisjusteringer. Få eller ingen kontraktændringer /eller tillæg Få eller ingen issues, disputes, claims m.v. Kontraktindgåelse (før underskrift) Kontraktstyring (efter underskrift) 1

2 25 Den forretningsmæssige betydning for (manglende) styring af strategiske/komplekse kontrakter Kan påvirke forretningens ry omdømme Kan have en direkte påvirkning af forretningens indtjeningsevne Kan have en direkte indflydelse på virksomhedens leveranceevne Kan påvirke virksomhedens ROI Kan eksponere virksomheden for store operationelle risici Kan påvirke evnen til at servicere virksomhedens kunder 26 De forretningsmæssige udfordringer ved styring af komplekse kontrakter (hvad ser vi i praksis?) 1. Ingen overordnet strategi for opfølgning værdiskabelse Kun få virksomheder har en overordnet strategi for styring af sine komplekse kontrakter (komplekse kontrakter styres ofte individuelt uden at udnytte synergi effekter på tværs af kontrakter) Ingen kobling mellem strategisk operationel styring 2. Intet operationelt overblik over modpartens ( egen) performance Fokus på specifikke, udvalgte elementer (f.eks. servicemål projektmilepæle) Mange forskellige roller (fagområder) varetager dele af den operationelle kontraktstyring 3. Den operationelle opfølgning/styring er ofte ukoordineret/ustruktureret Problemer/afvigelser håndteres individuelt/ikke-standardiseret uden kontraktmæssig/juridisk indsigt/viden Der er ofte ingen klare processer for konflikthåndtering 4. Eksisterende systemunderstøttelse har mere fokus på simple kontrakter Fokus er ofte på dokumentopbevaring dokumentsøgning, adgangskontrol notifikationer Fokus er ofte ikke på forretningsmæssige risici /eller forretningsværdi Forretningsmæssig konsekvens Overfakturering Tab af rettigheder Øgede finansielle risici Manglende service Forsinkelser Tvister/retssager Manglende dokumentation Dårlig omtale Merarbejde/ekstraarbejder (tab) 2

3 27 Overordnet model for styring af komplekse kontrakter 1. Vi skal have en fælles strategi for styringen (hvad der skal styres efter hvad der ikke skal styres efter)? 2. Vi skal kunne operationalisere strategien for styring, så den bliver operationel ( ikkejuridisk) Styringsmodel Strategi 3. Vi skal kunne følge op på de enkelte styringselementer på tværs af organisatoriske kompetencemæssige skel 4. Vi skal kunne håndtere afvigelser (forsinkelser, brud på servicemål, non-performance m.v.) på en ensartet måde Nedbrydning planlægning Opfølgning rapportering Afvigelser 5. Vi skal have et værktøj, som understøtter forløbet på en nem simpel måde Systemunderstøttelse 28 Strategi for kontraktstyring (overordnet model) Hvor er vi nu? Forstå forretningsmæssige forudsætninger Ledelsens forventninger Sammenhæng med andre initiativer Afgrænsninger (organisatoriske, procesmæssige, tekniske m.v.) Påvirkninger fra omverdenen Forstå udgangspunkt Nuværende modenhed (organisatorisk, procesmæssigt, systemmæssigt) Organisering af kontraktstyringsfunktionen Eksisterende kontraktstyringsprocesser (fra vugge til grav) Eksisterende systemunderstøttelse Nuværende kontrakter/udfordringer Hvad er vores mål? Fastlæg styringsmål Identificering af mulige gevinstpotentialer, herunder f.eks. Besparelser cost avoidance compliance reducerede risici, Performance administration m.v. Fastlæggelse af relevante styringsområder (styringskategorier), herunder f.eks. Service Level Management (Servicemål) Projektleverancer Proactiveremedies (Risks) Relationship Management Service Request Management m.v. Hvordan når vi målet? Fastlæggelse af indsatsområder Organisatoriske Rolle- ansvarsbeskrivelser RACI Procesmæssige Operationalisering af styringskategorier Opfølgning på styringskategorier Klassificering af afvigelser handlingsplaner for disse Systemmæssige Valg af systemløsning Skabeloner pr. styringskategori (til import) m.v. Implementeringsmæssige Forberedelse gennemførelse af træning/udrulning m.v. Fase 1: Analysefase Fase 2: Visionsfase Fase 3: Planlægningsfase 3

4 29 Operationalisering, opfølgning afvigelsesbehandling Udarbejdelse forhandling Juridisk fokus (Bech-Bruun) Tvister retssager Nedbrydning planlægning CM fokus (Gestion) Afvigelser Operationalisering af kontrakten, herunder Identificering af rettigheder forpligtelser (enkeltstående, periodiske hændelsesbaserede) Udarbejdelse af operationelle instruktioner til brug for medarbejderes opfølgning Udrulning af operationelle instruktioner/ opfølgningspunkter Opfølgning rapportering Operationel opfølgning på kontrakten, herunder Opfølgning indsamling på indberetninger fra medarbejdere Rapportering af status op operationel performance samt identificering af potentielle Håndtering af manglende opfyldelse af rettigheder forpligtelser, herunder opfølgning på Forsinkelser Mangler Brud på servicemål Generelle misligholdelser m.v. Eskaleringer anvendelse af kontraktuelle håndtag med henblik på at løse men samtidig bevare rettigheder m.v. Dokumentation af hændelsesforløb til brug for juridisk behandling 30 Systemunderstøttelse En understøttelse med et fælles værktøj er vigtigt i forhold til at få især operationel opfølgning til at fungere Regnearksløsninger anvendes ofte men kan ikke anbefales i længden Der eksisterer en række løsninger på markedet, som har fokus på opfølgning af komplekse kontrakter (især itkontrakter) Eksempler på løsninger: SirionLabs ( Enlighta ( ServiceNow ( Bech-Bruun Gestion har udviklet egen løsning til styring af komplekse kontrakter, som primært adskiller sig på følgende områder Fokus på at det skal være simpelt at anvende Fokus på at det skal være billigt nemt/hurtigt at implementere Fokus på juridiske aspekter (f.eks. dokumentation) Fokus på komplekse kontrakter generelt (ikke kun it-kontrakter) Vores generelle råd er, at virksomheder skal fokusere mindre på systemløsningen mere på de forretningsmæssige værdier. 4

5 31 Afrunding Spørgsmål? 5