Kontraktstyring i praksis workshop på apvu-årsmøde på Nyborg Strand den 5. november Februar 2018

Transkript

1 Kontraktstyring i praksis workshop på apvu-årsmøde på Nyborg Strand den 5. november 2018 Februar 2018

2 Hvad skal vi i fællesskab omkring? Kontraktstyring definition, disciplin og modenhedsmodel Hvilke praktiske opgaver samt processer og arbejdsgange indeholder kontraktstyring som faglig disciplin? Hvorfor er kontraktstyring vigtig? Hvordan sikres en værdiskabende kontraktstyring i dagligdagen på jeres institutioner med færrest mulige ressourcer? Kort om kontraktstyring i SKI, herunder proces, roller og ansvar Hvilke værktøjer kan understøtte kontraktstyring? 2

3 Kontraktstyring - en definition. Contract management kan [tillige] beskrives som en proces, der skal gøre parterne i en kontrakt i stand til bedre at opfylde deres forpligtelser, udnytte deres rettigheder, og i det hele taget sikre at formålene med kontrakten opnås. Af andre beskrives contract management som en proces bestående af systematically and efficiently managing contract creation, execution and analysis for maximizing operational and financial performance and minimizing risk. (Citat: Børsen Ledelse, artikel af Niklas Korsgaard Christensen, advokat (L), partner, Plesner, nkc@plesner.com) 3

4 Kontraktstyring en mangeartet disciplin Praktisk - Opbevaring - Kontrakterne op af skuffen og registreres - Systemer - Styr på relevante milepæle - Forlængelse mv. Proces/arbejdsgange - Forankring i organisationen - Roller og ansvar beskrevet (disponent cntr. kontraktejer) - Alle der har en kontaktflade med leverandørerne - Fokus på kontraktens business case - Forandringsprojekt 4

5 Contract Management Maturity Model Niveau 1: Ad Hoc Papirbaseret, ustrukturerede elektroniske dokumenter, manuelle processer, isolerede systemer. Niveau 2: Basic Elektronisk håndtering af dokumenter, , ad hoc processer, internt organiseret folderstruktur. Niveau 3: Struktureret Elektronisk søgbar metadata, standardiseret workflow, elektronisk opbevaring. Niveau 4: Integreret Avanceret søgning på klausuler, avanceret workflow, validering afstemt med forretningsbehov. Niveau 5: Optimeret Fuld digital understøttelse, fortsat procesforbedringsindsatser i relation til standarder og dokumentation, komplet livscyklus. Kilde: Measuring Contract Management Process Maturity

6 Kontraktstyring i SKI 6

7 Contract Management i SKI Implementering (SKI): Drift: Sortimentsopdateringer Prisjusteringer Konkrete udfordringer Leveringstid Produktkvalitet Fejl/mangler i e-katalog Pre-implementering: Faktaark (bestillings- og leveringsbestemmelser, bodsbestemmelser, mindstebestillinger mv.) Vejledninger Opstartsmøder Status på implementeringsprojektet Vejledninger til praktisk anvendelse Tildeling (hvis relevant) Kontraktstyring (centrale kontraktuelle bestemmelser) Implementering: Status på implementeringsprojektet Test af den elektroniske understøttelse SKI kataloget E-handelskataloger Test af den elektroniske understøttelse SKI kataloget E-handelskataloger 7

8 Roller og ansvar Implementering decentralt Brugertilpassede vejledninger Ved tvister med leverandører 1st level: Direkte med leverandøren 2nd level: Centralt hos kunden (f.eks. indkøbsfunktionen) 3rd level: SKI kontraktansvarlig, som kan løfte en given problemstilling, som går på tværs af flere kunder 4th level: SKI s juridiske afdeling evt. ved inddragelse af ekstern juridisk bistand SKI kontraktstyring kommunikerer via driftsstatus på aftalesiderne Rammeaftalen Regulerer forholdet ml. Leverandør og SKI Regulering af sortiment, pris, aftaleperiode, rapportering til SKI mv. Leveringsaftalen Regulerer forholdet ml. Leverandør og kunden Leveringsvilkår, servicemål, bod, suppleringskøb mv. 8

9 Kontraktstyringsroller i SKI Økonomi & Analyse Katalogteam Kontraktansvarlige Aftalejura Kundepartnere Finansielt Indrapportering af omsætning Dokumentation for afløftning af udbudspligten Revisionserklæringer IT-understøttelse Opdaterede e-kataloger Styring sortiment Styring prisopdateringer Løbende rådgivning og samarbejde Single-point-of-contact for både leverandører og kunder Dag-til-dag drift Ejer af implementeringsprojekterne Input til genudbud Tvisthåndtering Udfordringer med fortolkning Kan eskalere til SKI jurdiske afd. Dialog med leverandører og kunder Dialog og formidling Varetager kunderelationer Rådgiver omkring aftaler overordnet Eskalerer til Kontraktansvarlige Input til genudbud

10 Fokus på kontraktstyring i SKI Det gode leverandørsamarbejde hvordan etableres og fastholdes det? Fokus på tæt dialog med leverandører ved implementering af aftaler Løbende dialog i aftaleperioden Værktøjer/skabeloner for kontraktstyring i driften I SKI arbejder vi på at etablere/udvikle skabeloner og værktøjer til brug for institutionernes kontraktstyring. Anvender SKI Aftalesystem til styring af deadlines (pris & sortimentsopdateringer) Erfaringer med positive incitamenter? I stedet for bod evt. ekstra betaling ved overholdes af SLA mål etc? 10

11 Støttespørgsmål ifbm. gruppedrøftelser Hvordan foregår kontraktstyring hos jer på de forskellige skoler? Hvilke typer af kontrakter har I på jeres institutioner? Hvilke barrierer ser I for en god og effektiv kontraktstyring på jeres institutioner giv gerne eksempler på nogle ting i jeres styring af kontrakter, som kunne fungere bedre? Hvordan kunne disse barrierer overvindes og håndteres i praksis? Er der forskel på jeres arbejde med at styre forskellige typer af kontrakter? f.eks. Indkøbsaftaler kontra driftskontrakter mv. Hvordan ser kontraktstyring ud i den perfekte verden på jeres institutioner? Hvad er jeres oplevelse af ledelsesopbakning til kontraktstying på jeres institutioner? Er kontraktstyringen samlet et sted på jeres institutioner eller ligger den decentralt hos f.eks. It-ansvarlige, bygningsansvarlige mv. Hvilke værktøjer anvender I i kontraktstyringen i dag - f.eks. Excel, Aquola eller andet CM værktøj? 11

12 Spørgsmål og dialog Jens Hedegaard Madsen Kundepartner Besøg ski.dk