FORSKNINGSPROJEKTER STØTTET AF. Dok-ID: CIT-DIR Version: 1.1 Dato: 25. september 1997

Transkript

1 RÅD, REGLER OG RETNINGSLINIER FOR FORSKNINGSPROJEKTER STØTTET AF CENTER FOR IT-FORSKNING (CIT) Dok-ID: CIT-DIR Version: 1.1 Dato: 25. september 1997 Status: Endelig Ansvarlig: Niels Damgaard Hansen Tilgængelighed: Offentlig Distribution: CIT, PROJ

2 Råd, regler og retningslinier for forskningsprojekter støttet af Center for IT-forskning (CIT) Indledning Denne vejledning giver en kort samlet beskrivelse af procedurer, regler og retningslinier for opstart og administration af projekter, der modtager tilskud fra CIT. Som det fremgår af vedtægterne for CIT (jvf. bekendtgørelsen) er et af CITs indsatsområder at fremme forskningssamarbejde mellem offentlig IT-forskning og dansk erhvervsliv. Langt størsteparten af CITs ressourcer vil blive rettet mod dette projektsamarbejde. Overvejer man at etablere et CIT-projekt, er det vigtigt at være opmærksom på to forhold: 1. CIT yder kun støtte til finansiering af offentlige forskeres del af budgettet for et samarbejdsprojekt. Det kan altså aldrig komme på tale at CIT yder økonomisk støtte til deltagende private virksomheder. 2. Til trods for at kun de offentlige forskere modtager økonomisk tilskud fra CIT, stilles der krav omkring budgettering og regnskabsaflæggelse til samtlige projektets parter - dvs. også til private virksomheder og forskningsinstitutioner, der deltager i projektet uden finansiering fra CIT. Dette er en oplagt konsekvens af kravet om dokumenteret samarbejde i CIT-projekter. Når et CIT-projekt er etableret, stiller CIT altså samme krav til alle projektets parter - uafhængigt af om de modtager økonomisk støtte fra CIT eller ej. Det skal understreges, at nedenstående regler og frister omkring f.eks. rapportering og regnskab er udsprunget af tilsvarende krav til CIT omkring rapportering til Forskningsministeriet. Det er derfor essentielt, at frister o.lign. overholdes, således at CITs rapporteringer til Forskningsministeriet og CITs bestyrelse bliver så fuldstændige som muligt. Nærværende regler kan kun fraviges ved skriftlig aftale med CIT. Nyeste og dermed gældende version af denne vejledning kan til enhver tid rekvireres hos CIT eller hentes via CITs hjemmeside ( Ansøgningsfasen Forslag til samarbejdsprojekter og andre aktiviteter kan løbende sendes til CIT. Send en kort beskrivelse, der skitserer temaet, deltagerne og deres interesse i idéen, ressourcer og eventuelt varighed. Da CIT er en distribueret organisation, foretrækker vi, at forslag indsendes pr. til cit@cit.dk, idet det giver en nemmere og hurtigere sagsbehandling. Forslag kan dog også sendes med almindelig post til: Center for IT forskning, Forskerparken, Gustav Wieds Vej 10, 8000 Aarhus C. Er man i tvivl om, hvorvidt en idé eller et forslag falder inden for CITs indsatsområder, kan man kontakte enten CITs direktør eller én af CITs afdelingsledere, før der laves en skriftlig henvendelse. 2

3 Endvidere tilrådes det at konsultere CITs World Wide Web server ( idet der her findes mere detaljerede beskrivelser af blandt andet CITs indsatsområder samt principper for etablering af projekter. Beskrivelserne her vil løbende blive revideret og uddybet efterhånden som vi får større erfaring med etablering af projekter. Det er meget svært at opstille generelle retningslinier for indholdet af CIT-projekter. Men for at et projekt kan komme i betragtning som et CIT projekt, skal det dog blandt andet indeholde: klare samarbejdsaspekter mellem offentlige forskere og erhvervsliv, en høj forskningsmæssig kvalitet samt en klar IT-forskningsprofil. Projektudformning På baggrund af det indsendte forslag startes en forhandling omkring etablering af et CITprojekt. Hvis idéen er bæredygtig, udarbejder ansøgerne i samarbejde med den CIT-ansvarlige: en projektbeskrivelse et projektbudget en tidsplan Projektbeskrivelsen Omfanget af projektbeskrivelsen afhænger i vid udstrækning af det konkrete projekt herunder selvfølgelig i høj grad af projektets størrelse. Projektbeskrivelsen skal dog udover at beskrive selve projektet dokumentere projektets IT forskningsmæssige kvalitet og samarbejdsaspekter dokumentere deltagernes forskningskompetence inden for området. Medmindre det drejer sig om et lille CIT-projekt, er det normalt et krav, at en etableret seniorforsker har projektet som sin hovedaktivitet. beskrive deltagernes kommercielle interesse i projektet beskrive deltagernes forsknings- og videnskabelige interesse i projektet beskrive de forventede kommercielle resultater af projektet f.eks. i form af prototyper, produkter etc. beskrive de forventede forskningsresultater af projektet herunder forskningspublikationer etc. Projektbudget Ansøgerne udarbejder et budget for projektet, der dels beskriver de enkelte parters engagement i projektet i form af arbejdskraft, udstyr, rejsemidler etc. og dels et samlet budget for projektet. Under forudsætning af, at projektet i øvrigt opfylder kravene til CIT-projekter, gælder tommelfingerreglen, at CIT giver mellem halvdelen og det dobbelte i tilskud af det, de deltagende private virksomheder investerer i projektet. Ved beregning af CIT-tilskuddet til et projekt tages både økonomi og personressourcer i betragtning. Et samarbejdsprojekt kræver en rimelig involvering (ikke blot økonomisk) af alle parter. I det tilfælde, hvor der er væsentlig forskel på parternes timepriser, tages der ved beregningen af CIT-tilskuddet udgangspunkt i omfanget af de investerede personressourcer. Også når man ser på investerede personressourcer gælder ovenstående tommelfingerregel. Ved opstilling af budgettet skal man endvidere være opmærksom på følgende: 3

4 Hvis én eller flere af projektets parter modtager tilskud til projektet fra andre offentlige institutioner - herunder EU - skal omfanget heraf klart fremgå af projektbeskrivelse og budget. I det omfang projektets parter overvejer at købe ydelser, udstyr og/eller software fra firmaer, hvori man selv har interesser, skal det som hovedregel ske ved, at dette firma deltager i projektet, og at firmaet så bidrager hermed som sin del af finansieringen. CIT accepterer kun i meget specielle tilfælde at projektdeltageres køb af hinanden figurerer i budgettet. Udstyrsanskaffelser skal afskrives. Normalt edb-udstyr forventes afskrevet over 3 år. Det betyder, at kortvarige projekter ikke skal forvente en fuldstændig dækning af udstyrsanskaffelser. Eks.: Til et projekt med en løbetid på 1 år skal forskergruppen anskaffe 3 PC ere. Som en tommelfingerregel vil CIT kun give støtte svarende til 1 PC er, idet udstyrets levetid på forskningsinstitutionen rækker langt ud over CIT-projektets løbetid. Tilsvarende gælder virksomheders udstyrsanskaffelser, idet kun den afskrevne del kan tælle med som medfinansiering. CIT tilstræber, at virksomheder og forskningsinstitutioner kan benytte deres normale budgetterings- og regnskabsrutiner i CIT-projekter. Forslag til udformning og indhold af et projektbudget fremgår af bilag 1. Tidsplan Projektets tidsplan skal indeholde identificerbare milestones, således at der findes nogle klare målepunkter for projektets fremdrift. Udformning af en samarbejdsaftale CITs FoU-aftale Når alle parter er enige om indholdet af projektet, skal der udformes og underskrives en samarbejdsaftale (Forksnings- og Udviklings-aftale, FoU-aftale). CIT har en standardaftale, der danner udgangspunkt for aftaleudformningen. Denne aftale tager blandt andet hånd om centrale punkter som ejendoms- og udnyttelsesret til resultater af samarbejdsprojektet. En kopi af CITs skabelon til en FoU-aftale kan rekvireres hos CIT eller hentes på CITs World Wide Web server. Selvom vi kalder det en standardaftale, er det ikke meningen, at alle CIT-projekter skal have enslydende aftaler. Det betyder blot, at CITs standardaftale/aftaleskabelon skal være udgangspunktet for aftaleudformningen. Formålet hermed er at sikre, at arbejdet med at få udarbejdet en aftale starter på nogenlunde neutral grund. CIT er dog indstillet på i videst muligt omfang at tage hensyn til de enkelte projekters ønsker til udformningen. Den foreløbige CIT-aftale Når idéen er skabt, har alle involverede parter som regel lyst til at smøge ærmerne op og komme i gang med arbejdet. Dette kolliderer til tider med, at det kan tage en rum tid at få FoU-aftalen på plads, godkendt og underskrevet af alle parter. Hvis det ikke er muligt, at få aftalen på plads før arbejdet ønskes påbegyndt, er der mulighed for, at projektets parter kan underskrive en Foreløbig CIT aftale. Den foreløbige aftale, der er af et betydeligt mindre omfang, har karakter af en slutseddel, og giver projektet en frist på 3 måneder til at få den endelige aftale på plads. Hvis den endelige aftale ikke er på plads inden for disse 3 måneder, bortfalder projektet. En skabelon for den foreløbige aftale kan ligeledes rekvireres hos CIT eller hentes på CITs World Wide Web server. 4

5 Projekthåndbogen Når aftalen er underskrevet (enten den foreløbige eller den endelige), udarbejder projektlederne (evt. i samarbejde med CIT) en Projekthåndbog for projektet. Projekthåndbogen er udformet som en hjælp i det daglige projektarbejde. Da CIT-projekter ofte består af et samarbejde mellem geografisk spredte personer og grupper, stiller det særlige krav til projektets infrastruktur. Derfor kan en projekthåndbog for et projekt f.eks. specificere: alle involverede personers adresser - både almindelige postadresser og -adresser, telefon- og fax-numre, -alias er til brug i projektet (evt. stillet til rådighed af CIT), formater for dokumentudveksling, placering af projektets elektroniske dokumentarkiv (evt. stillet til rådighed af CIT), samt andre oplysninger som måtte være relevante for netop dette projekt. Endvidere indeholder projekthåndbogen den aktuelle sammensætning af styregruppen, regler for mødeindkaldelse - herunder dagsordensforslag, frister etc. En skitse til projekthåndbogen kan rekvireres hos CIT eller hentes på CITs hjemmesider ( Projektadministration Bevillingsskrivelse Når FoU-aftalen (foreløbig eller endelig) er underskrevet, sender CIT en bevillingsskrivelse til de forskergrupper, der modtager støtte fra CIT. Denne bevillingsskrivelse angiver det forventede tilskud til projektet fordelt på finansår. En skitse til bevillingsskrivelse kan rekvireres hos CIT eller hentes på CITs hjemmesider ( Tilskud Tilskuddet til et projekt udbetales til forskergrupperne i rater som beskrevet i bevillingsskrivelsen. Den generelle regel er, at mindre projekter (dvs. projekter med et årligt tilskud på mindre end kr ) får tilskuddet udbetalt halvårligt. Øvrige projekter får tilskuddet udbetalt kvartalsvist. Udbetaling af tilskud for første periode (dækkende resten af indeværende finansår), sker efter indsendelse af budget dækkende projektets første år sammen med en anmodning om udbetaling af årets tilskud. Budgettet kan indsendes umiddelbart efter modtagelse af bevillingsskrivelsen. Udbetaling af tilskud fra og med andet år kan ske, når årsregnskaber for det forløbne år samt budgetter for det aktuelle år er modtaget og godkendt af CIT. Udbetaling CIT kan kun foretage udbetalinger af tilskud på baggrund af en skriftlig anmodning underskrevet af projektlederen/tilskudsmodtager for den forskningsinstitution, der modtager tilskuddet. Tilskudsmodtageren skal årligt anmode om udbetaling af dette års tilskud. Et skitse til anmodning om udbetaling af tilskud findes i bilag 2. Statusrapport Projekterne skal årligt samt ved projektets afslutning aflevere en statusrapport til CIT. Fristen herfor er henholdsvis 1. april og 3 måneder efter projektets afslutning. Statusrapporten skal godkendes af projektets styregruppe. Statusrapporten skal blandt andet indeholde en beskrivelse af følgende forhold: det arbejde, der er udført i den forløbne periode 5

6 de resultater, der er opnået hvilke publikationer, der er produceret. Af hensyn til formidling af projektresultater har CIT oprettet en rapportserie. CIT-projekterne opfordres til at publicere i denne rapportserie. Yderligere information herom kan fås ved henvendelse til CIT eller hentes via CITs hjemmeside ( om arbejdet skønnes at følge tidsplanen hvad der agtes gjort for at indhente en eventuel forsinkelse om der er ændringer i indholdet af opgaverne hvilke opgaver, der forventes udført i næste periode hvilke resultater, der forventes opnået i næste periode om der er ændringer i forventningerne til resultaterne af projektet de kommercielle aspekter af projektet. Har projektets parter kendskab til andre forhold af betydning for projektets gennemførelse, skal disse ligeledes omtales i statusrapporten. Projektet skal på forlangende afgive supplerende oplysninger, som CIT skønner er nødvendige for at kunne følge projektets forløb. I den afsluttende statusrapport skal følgende forhold endvidere omtales: det arbejde, der er udført i projektet som helhed de resultater, der er opnået de forventninger, der er til kommercielle resultater af projektet de forventninger, der er til projektets forskningsresultater. Hvis projektet ikke senest 14 dage efter modtagelsen af 2. rykker har fremsendt en statusrapport, anses dette som en misligholdelse af FoU-aftalen, og CIT forbeholder sig ret til at ophæve aftalen. Statusrapporten skal godkendes af CIT. Årsregnskab Projekterne skal aflevere et årsregnskab til CIT senest 1. april. Årsregnskabet skal dokumentere den enkelte parts aktuelle udgifter på projektet i det forløbne finansår. Årsregnskabet skal som minimum have samme detaljeringsgrad som budgettet og helst samme udgiftsposter. Projektets parter skal på forlangende afgive en mere detaljeret dokumentation for indholdet af de enkelte poster i regnskabet. CIT er indstillet på at acceptere regnskaber ført efter den enkelte parts sædvanlige regnskabsprincipper. CIT stiller med andre ord (modsat f.eks. EU) ikke specielle krav til udformningen af regnskabet. Forskningsinstitutioner dokumenterer typisk indsatsen ved en kontoudskrift af den konto, hvorfra alle udgifter til projektet er trukket. Nogle virksomheder dokumenterer derimod indsatsen ved antal mandtimer, en timepris plus indkøbt udstyr m.m. I et årsregnskab må kun indgå udgifter vedrørende det pågældende finansår og kun udgifter vedrørende dette projekt. Årsregnskabet skal underskrives af både projektlederen og den økonomiansvarlige fra den deltagende institution (virksomhed eller forskningsinstitution). Disse personer attesterer ved deres underskrift, at den deltagende virksomhed eller forskningsinstitutions regnskabsprincipper er overholdt. 6

7 Hvis projektet ikke senest 14 dage efter modtagelsen af 2. rykker har fremsendt et årsregnskab dækkende alle projektets parter, anses dette som en misligholdelse af aftalen, og CIT forbeholder sig ret til at ophæve aftalen. CIT ser helst, at projektets parter indsender årsregnskaberne samlet. Årsregnskabet skal godkendes af CIT. Har en forskningsinstitution, der modtager tilskud fra CIT, i henhold til årsregnskabet afholdt færre omkostninger i det forløbne år end budgetteret og således fået udbetalt et for stort á conto tilskud, kan det normalt overføres til det efterfølgende år, hvis det kan sandsynliggøres for CIT at de tilsvarende udgifter afholdes det efterfølgende år. Hvis der ikke laves en aftale med CIT om overførsel af midler modregnes det for meget udbetalte tilskud i førstkommende udbetaling. Slutregnskab Senest 3 måneder efter projektets afslutning afleverer projektets parter et slutregnskab for projektet. Slutregnskabet udarbejdes efter samme regler som årsregnskabet. Hvis der er sammenfald mellem finansårets afslutning og projektets afslutning afleveres kun et slutregnskab. Hvis det af års- og slutregnskaberne fremgår, at forskningsinstitutionen ikke har udnyttet hele det overførte tilskud fra CIT, skal det ubenyttede tilskud returneres til CIT umiddelbart efter udarbejdelsen af slutregnskabet. Slutregnskabet skal godkendes af CIT. 7

8 Bilag 1: Forslag til projektbudget Som en del af projektbeskrivelsen (evt. som bilag), skal der udarbejdes et projektbudget. Dette budget kan f.eks. bestå i, at et budgetskema udfyldes for hver deltagende part i projektet - herunder også et budget for eventuel medfinansiering fra de deltagende forskningsinstitutioner - f.eks. i form af aflønning af allerede ansatte forskere fra institutionerne. Der skal ydermere laves et budget for projektets samlede indsats f.eks. i form af en opsummering af de enkelte deltageres budgetter. Selve udformningen af budgettet, herunder de enkelte budgetposter, kan variere fra projekt til projekt og mellem de enkelte parter i et projekt. Dette kan skyldes at projektet eller deltageren har nogle specielle udgiftsposter eller at projektets parter har forskellige måder at opgøre/dokumentere et forbrug. Når projektets parter aflægger regnskab, skal der være en klar sammenhæng mellem de enkelte poster i budget og regnskab. Nedenstående budgeteksempel passer bedst til budgettet fra en forskningsinstitution, dels fordi det er baseret på en opdeling i budgetposter i henhold til statens kontoplan, og dels fordi der er en ekstra søjle, der beskriver forskningsinstitutionens medfinansiering. Er man i tvivl om opstillingen af budgettet, er man særdeles velkommen til at kontakte CIT. Budgetpost Lønninger Køb af varer og tjenesteydelser (herunder rejser) Erhvervelse af materiel... Diverse driftsudgifter Direkte omkostninger i alt Overhead (20%) Omkostninger i alt Budgetterede projektomkostninger søgt fra CIT Budgetterede projektomkostninger (institutionens medfinansiering) Hvis en partners udgift varierer væsentligt i projektets løbetid, bør dette fremgå af budgettet f.eks. ved at der udarbejdes et budget for hvert finansår. 8

9 For hver part i projektet skal der endvidere klart fremgå, hvor meget mandtid lønudgiften svarer til. Dette kan f.eks. gøres ved, at projektet udfylder et skema á la: Partner 1 Partner 2 Partner 3... Budgetterede lønudgifter Budgetteret mandtid (i mandmdr.) Kommentarer til udformningen af budgettet: 1. Budgetterne skal baseres på forventede direkte udgifter ved deltagelse i projektet. Det er f.eks. ikke acceptabelt at et konsulentfirma benytter sin normale konsulenttakst i beregningen af virksomhedens lønudgift ved deltagelse i projektet. 2. Budgettet skal være opdelt i uafhængige, identificerbare budgetposter. Det er f.eks. ikke acceptabelt med en udgiftspost, der hedder Løn og rejser. 3. CIT yder op til 20% af de direkte udgifter i overhead (administrationsbidrag) til de forskningsinstitutioner, der administrerer projektbevillingen. 4. Bemærk at der også skal udarbejdes et budget for forskningsinstitutionernes medfinansiering f.eks. i form af deltagende forskere i projektet. Der ydes ikke tilskud til projektomkostninger, der er afholdt og/eller betalt, før det i bevillingsskrivelsen anførte starttidspunkt. Ligeledes ydes der ikke tilskud til omkostninger, hvor tilskudsmodtager har indgået bindende aftale om køb eller levering inden det i bevillingsskrivelsen anførte starttidspunkt. 9

10 Bilag 2: Center for IT-forskning Forskerparken Gustav Wieds Vej Århus C Århus den 26. januar 1997 Vedrørende CIT-projekt nr. XXX Vi anmoder hermed om udbetaling af tilskud for Som det fremgår af det indsendte budget, beløber tilskuddet for 1997 sig til kr. xxx.xxx,xx. Beløbet bedes indsat på samme konto som tidligere tilskud. Med venlig hilsen Projektleder, CIT-projekt XXX. 10