FÆLLESDAG FOR AU IT OG IT- SUPPORTEN 8. MARTS 2016

Transkript

1 FÆLLESDAG FOR IT OG IT- SUPPORTEN

2 PROGRAMMET 09:45 10:00 Gulerodsbolle, kaffe og te 10:00 10:10 Velkomst v/peter Bruun 10:10 11:00 Vision for administrationen af og IT s rolle v/arnold Boon 11:00 11:45 Målbilledet og værdier for IT v/peter Bruun 11:45 12:15 Indsatser på vej mod målbilledet 1. del 12:15 13:00 Sandwich i vandrehallen 13:00-14:00 Online Universitetsuddannelse. Oplæg v/christian Dalsgaard, CUDiM 14:00 14:45 Indsatser på vej mod målbilledet 2. del 14:45 15:00 Afrunding v/peter Bruun

3 EN DEL AF NOGET STØRRE

4 NØGLETAL medarbejdere (årsværk) studerende, heraf ph.d.-studerende internationale studerende publikationer 6,2 mia. kr. omsætning m 2 areal (netto)

5 ANSATTE ANSATTE (2014) ANTAL Videnskabeligt ansatte Videnskabeligt ansatte (deltid) 466 Administrativt personale I alt (årsværk) I alt (antal personer)

6 LOKALITETER

7 MISSION, VISION OG VÆRDIER MISSION Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet, der skaber og deler viden. VISION Aarhus Universitet arbejder for at være et toneangivende, globalt orienteret universitet med et stærkt engagement i samfundsudviklingen. VÆRDIER Universitetet værner om den enkeltes forskningsfrihed og ønsker at bevare og udvikle en kultur, der fremmer samarbejde, kritisk dialog og nysgerrig og uafhængig søgen efter ny viden og erkendelse.

8 STRATEGI Aarhus Universitet arbejder for at være et toneangivende, globalt orienteret universitet med et stærkt engagement i samfundsudviklingen. Grundforskning og fagdiscipliner af højeste kvalitet, der skal skabe internationale forskningsmæssige nybrud og kombineres i ny interdisciplinær forskning. Stærke forskningsbaserede uddannelser for alle studerende kombineret med ekstra studieaktiviteter og udfordringer for de mest talentfulde og motiverede studerende. Internationalisering af uddannelses- og forskningsmiljøerne, der skal bidrage til en høj koncentration og mobilitet af talent på alle niveauer.

9 FREMTIDIGE RAMMER 2 % besparelser i perioden fordelt ud på VD-områder/administrative centre (råderum til kerneopgaverne) Faldende indtægtsgrundlag frem mod 2020 (300 mio. + eventuelt bøde for manglende fremdrift) Begrænsede midler i det offentlige og krav om højere produktivitet for at møde forventninger fra borgerne Ikke kun universiteterne som mødes med disse krav (regioner, kommuner andre statslige institutioner) Konklusion: Universitetet selv og det omgivende samfund har store ambitioner om, hvad skal leve op til i de kommende år, men begrænsede midler til rådighed. Hvordan kan IT bedst bidrage til, at når sine mål?

10 HVOR KAN VI GØRE EN FORSKEL? Fremtidssikret it-infrastruktur og sammenhængende sikkert systemlandskab Digitale løsninger Afprøve nye digitale løsninger Digitale medier i undervisnings- og læringssituationer (AV-udstyr, videokonference, videndelingsplatforme, live-streaming) Digitalisering og automatisering af arbejdsprocesser Gennemføre store forandringsprojekter Brugernær support og stabil drift

11 MÅLBILLEDE FOR IT IT er den foretrukne og naturlige samarbejdspartner på it-området for forskning, uddannelse og administration IT har en stærk leveranceevne på projekter, opgaver og it-support IT er garant for sikker og stabil it-drift IT skaber sammenhængende brugeroplevelser IT er medskaber af innovation gennem samarbejde med de kreative miljøer

12 VÆRDIER - FREMADRETTET Jeg synes: IT s nuværende værdisæt er sobert og gennemarbejdet, men Det vender meget indad Det er komplekst og svært at kommunikere (og måske også at efterleve) Jeg tror, vi har behov for et mere enkelt, udadvendt og offensivt værdigrundlag

13 VÆRDIER ANBEFALINGER/INPUT Vigtigt, at de fænger og er lette at huske Vi skal alle ledere og medarbejdere gøre værdierne levende bruge dem i det daglige arbejde Værdierne skal give mening vi skal kunne identificere os med dem

14 IT S VÆRDIER Solidt Smidigt Sammenhængende

15 VÆRDIER - CASE En forsker kommer midt i marts med en lille opgave, der går ud på at lave et webbaseret indtastningsformular til registrering af skadelige fluer i mango produktionen i Vestafrika. Det haster at få lavet opgaven, da der skal registreres fluer allerede fra juni måned. Forskeren havde egentligt aftalt med en kollega at denne skulle lave formularen men de er blevet uvenner. Der er ikke økonomi i projektet til at betale en ekstern leverandør.

16 PROCES INDTIL NU Etablering af målbilledet Valg af værdier Valg af indsatser Berigelse af indsatser Prioritering Fordeling af ansvar Begyndende udfyldelse af handlingsplaner

17 NU: LOKAL PROCES Uge 10 16: lokale processer Uge 17

18 MÅLBILLEDET PEJLEMÆRKER OG INDSATSER

19 SLG SEMINAR 2

20 DET SAMLEDE BILLEDE:

21 SKABELON TIL BESKRIVELSE AF INDSATSER Der er udpeget en Den som er tovholder på indsatsen og sikrer fremdrift. Typisk en teamleder. Der er udpeget en funktionschef som sponsor for hver indsats

22 TILRETTELÆGELSE AF LOKALE PROCESSER Tilrettelægges af den enkelte funktionschef sammen med teamledere og de ansvarlige for indsatserne. 1. På ugemøder 2. I faggrupper 3. Skriftligt 4..

23 MULIGHEDER I DE LOKALE PROCESSER Ud fra de udfyldte indsatsskabeloner at: 1. Foreslå nye indsatser og aktiviteter 2. Justere eksisterende indsatser og aktiviteter 3. Vurdere og korrigere tidsplanen Alle ideer, refleksioner, nye vinkler, holdninger mv. er vigtige og velkomne. Målbilledet skal være fælles for hele IT og supportenhederne.

25 SAMMENHÆNG TIL IT-UNDERSØGELSEN Anbefalinger 1) Skab fælles retning for it på 2) Skab mere enkelt og tydelige beslutningsstruktur på it-området 3) Revitaliser arbejdet med at skabe fælles rammer og prioriteringer for s it-projekter 4) Afklar IT s opgaveportefølje 5) Udfas gamle it-systemer 6) Styrk IT s evne til at samarbejde internt og med it-supporten og brugerne

26 DIGITALISERINGSSTRATEGI FOR Digitaliseringsstrategi for igangsat efter Universitetsledelses beslutning 2. februar 2016 Beslutning om IT-Governance indgår som en del af arbejdet med Digitaliseringsstrategien Digitaliseringsstrategien skal gennemføres som en proces med medinddragelse af alle brugergrupper og interessenter. I arbejdet med at udarbejde digitaliseringsstrategien vil indhente inspiration fra andre uddannelsesinstitutioner og fra virksomheder i sammenlignelige sektorer.

27 DIGITALISERINGSSTRATEGIENS INDHOLD? Digitaliseringsstrategien skal bidrage til at løser de udfordringer, digitalisering og internationalisering af universiteterne medfører. Digitalisering kan være middel til forbedringer og forenklinger af alle s aktiviteter: forskning, undervisning, administration. Digitaliseringsstrategien skal indeholde en vision og mål og en overordnet plan for at nå målene i form af et roadmap. Digitaliseringsstrategien er en strategi for hele (ikke en strategi for IT!).

28 TIDSPLAN FOR ARBEJDET MED DIGITALISERINGSSTRATEGIEN Tilrettelæggelse Fase 1 Afdækning af mål og behov/inspiration Fase 2 Udarbejde digitaliseringsstrategi As-is Itundersøgelsen i 2015 Tilrettelæggelse og opstart Afdækning af mål og behov Inddragelse med interviews og workshops Inspiration Fra andre universiteter, virksomheder Høring Vælge retning Opstil mål og fastlægge indhold Realitets-tjek Udarbejde strategi med roadmap Godkende strategi med roadmap Høring Godkendelse i UL Udvikle governancemodeller april sommerferie november Styregruppe

29 FASE 1 INDDRAGELSESMATRIX Interessent Rektor, vicerektor, universitetsdirektør LEA Fakultetsledelserne (dekanat og institutledere) Udvalget for forskning og eksternt samarbejde Uddannelsesudvalget De akademiske Råd It s ledelse og It-supportcheferne Studerende Ledelse på administrative centre Medarbejdere i It og i it-supporten Nøglepersoner i FA og på fakulteter Udvalgte lokale LSU er, fx i It og evt. i visse vicedirektørområder HSU Universitetsledelsen har understreget vigtigheden af inddragelse af interessenter i strategiprocessen, og nedenstående oversigt viser, hvordan det planlægges gennemført. Der foreslås to høringsrunder. I høringerne inddrages UL, LEA, Uddannelsesudvalg, Forskningsudvalg, de administrative råd og HSU. Første høring gennemføres i forbindelse med afslutningen af fase 1, hvor der er udarbejdet scenarier for digitaliseringsstrategiens indhold. Anden høring gennemføres når der er udarbejdet et udkast til digitaliseringsstrategi og inden behandling i UL. Inddrages med Interviews, beslutter vedr. governance og strategi Interviews, governance-gruppe, forelæggelse Interviews, governance-gruppe Deltagelse i workshops Deltagelse i workshops Deltagelse i workshops Interviews Deltagelse i workshops, gruppeinterview Interviews Deltagelse i workshops Interviews, deltagelse i workshops Besluttes og gennemføres lokalt Forelæggelse Udvalgte personer fra s sektor Udvalgte personer fra sammenlignelige sektorer Deltagelse i seminar: Erfaringer fra andre universiteter Deltagelse i seminar: Erfaringer fra virksomheder

30 DITALISERINGSSTRATEGI - STYREGRUPPE Arnold Boon, Universitetsdirektør formand Annemette Hammer, Sekretariatsleder, Institut for Datalogi Arne Kjær, Centerleder for Center for Undervisningsudvikling og Digitale Medier (CUDiM) Kasper Langgaard, Studenterrepræsentant Ole Jensen, Administrationschef ARTS Ole Steen Nielsen, Prodekan Health Peter Bruun Nielsen, Vicedirektør IT Søren Rud Keiding, Prodekan ST Thomas Pallesen, Dekan BSS

31 PORTEFØLJE 2016 OG GOVERNANCE

32 KAPACITETSPLAN/RESSOURCEALLOKERING I IT GODKENDT AF LEA ÅV fordelt på 63% forvaltning, 26% projekt, 11% buffer

33 PROJEKTER I IT 2016 Lang liste af øvrige ønsker eksplicit fravalgt indtil videre Godkendt af LEA

34 PRIORITERING AF PROJEKTER MED IT INVOLVERING

35 PROJEKT OG PORTEFØLJESTYRINGSMODEL Godkendt af LEA Modellen gælder alle prioriterede projekter, der involverer IT (forudsat de er så store, at de har en projektleder)

36 PEJLEMÆRKE SPONSOR KRISTINE STOUGAARD IT HAR EN STÆRK LEVERANCEEVNE PÅ PROJEKTER, OPGAVER OG IT-SUPPORT

37 IT HAR EN STÆRK LEVERANCEEVNE PÅ PROJEKTER, OPGAVER OG IT-SUPPORT o o o o o o o o Styrke vores evne til at estimere gennem kapacitetsstyring og tidsregistrering Løbende opfølgning på opgavestatus i servicemanagementsystem Blive bedre til at teste Sikre at der altid udarbejdes et konkret teknologiarkitekturdesign, når vi etablerer løsninger Etablere model for sikring af ressourcefleksibilitet (så vi er gearet til at håndtere udsving i efterspørgslen) Styrke design- og udviklingsprocesser i integrationsprojekter Udarbejdelse af digitaliseringsstrategi Opbygge governanceorganisatione for IT på

38 FROKOST! VI STARTER IGEN KL

39 ONLINE SUDDANNELSE OPLÆG V. CHRISTIAN DALSGAARD Lektor på Center for Undervisningsudvikling og Digitale Medier siden 2011 Forsker nu i online uddannelse og internettets læringspotentiale Med til at udvikle en delvis netbaseret uddannelse i IT-didaktisk design Hvordan kan en markant udvikling inden for online uddannelser potentielt ændre uddannelseslandskabet?

40 PEJLEMÆRKER SPONSOR SØREN CHRISTENSEN IT ER GARANT FOR SIKKER OG STABIL IT- DRIFT ER DEN FORETRUKNE SAMARBEJDSPARTNER PÅ IT-OMRÅDET - FOR FORSKNING, UDDANNELSE OG ADMINISTRATION

41 IT ER GARANT FOR SIKKER OG STABIL IT- DRIFT Styrke Change Management kultur i IT Etablere nyt datacenter Sikre etablere af systemforvaltningsaftaler og sikre bemanding af de interne roller, som knytter sig til systemforvaltning Blive bedre til at dokumentere i udvikling Bedre dokumentation målrettet supportens behov Blive bedre til udbudsprocesser og få lavet udbud, på områder hvor vi ikke allerede har. Få etableret et overblik over serviceaftaler og infrastruktur licenser Governance i forhold til klient licenser Gennemføre modenhedsvurdering på itsikkerhedsområdet Sikre 2-faktor validering/kryptering af klientmaskiner

42 SIKRE SYSTEMFORVALTNINGSAFTALER OG SIKRE BEMANDING AF DE INTERNE ROLLER, SOM KNYTTER SIG TIL SYSTEMFORVALTNING o o o o o o Opsamle erfaringerne, revidere skabelon: nem + udbytte o - nemt at se, hvor der er standard og hvor der skal tænkes konkret - fokusere opmærksomheden der hvor udbyttet er størst - måske flere skabeloner (minimums/maksimums/forskning/admin) Model for rollevaretagelse Overblik og plan for de systemer, der mangler Formidle fælles forståelse Indarbejde i fremtidige systemanskaffelser Q2-Q3-Q4

43 IT ER DEN FORETRUKNE SAMARBEJDSPARTNER PÅ IT-OMRÅDET - FOR FORSKNING, UDDANNELSE OG ADMINISTRATION Spille en større rolle i forhold til forsknings it Partnerskaber og kundeindgange Etablere formelle kunderelationer (partnerskaber og tydelige indgange) med tilhørende processer for løbende kontakt mellem it og forretningsområderne

44 PARTNERSKABER OG KUNDEINDGANGE o o o o o o Etablere tydelige kundeindgange for IT s brugere Styrke relationer og sikre løbende dialog mellem IT og brugerorganisationen Opbygge tillid til og forståelse for hinandens grundvilkår Definere og formidle standard-ydelser og services Etablere processer til håndtering af undtagelser Styrke IT s image gennem formidling af successer og saglige redegørelser ved nedbrud

45 PEJLEMÆRKER SPONSOR STEFFEN LONGFORS SAMMENHÆNGENDE BRUGEROPLEVELSER MEDSKABER AF INNOVATION GENNEM SAMARBEJDE MED DE KREATIVE MILJØER

46 SAMMENHÆNGENDE BRUGEROPLEVELSER Indsatser Brugerflader Brugerinddragelse Projekter SSO AV-området Unified kommunikation Videndeling

47 BRUGERGRÆNSEFLADER Dem vi køber os til - hvordan får vi stillet krav til leverandører + hvordan får vi forretningen til at huske, at stille krav til brugergrænseflader

48 DEM VI SELV LAVER Styrke hele processen fra behov til implementering

49 BRUGERINDDRAGELSE 1. IT skal blive bedre til at forstå, hvad brugerne egentlig tænker og mener 2. Vi skal have brugerne på besøg og vi skal sikre at de bliver ordentligt inddraget i alle vores projekter og udviklingsopgaver