Retningslinjer for kontrol af overholdelse af arbejds- og uddannelsesklausuler.

Transkript

1 Retningslinjer for kontrol af overholdelse af arbejds- og uddannelsesklausuler. Gældende fra 22. juni

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Forord Definitioner Klausuler Anvendelse af klausuler Retningslinjer for opfølgninger og kontrol Obligatorisk intern kontrol Faste årlige eksterne stikprøvekontroller Risikovurdering Niveauopdelt kontrol Ekstraordinære eksterne kontroller (ved mistanke) Årlig statusrapport Ansvar og roller Tværmagistratslig klausul-gruppe Indhold i den fælles edoc sag: Procedure, når der konstateres overtrædelse af klausuler Kompetenceudvikling Bilagsoversigt Bilag A: Oversigt over klausuler i Aarhus Kommune Bilag B: Vejledning i anvendelse af arbejdsklausuler Bilag C: Eksempel på arbejdsklausul Bilag D: Vejledning i anvendelse af uddannelsesklausul Bilag E: Eksempel på uddannelsesklausul Bilag F: Eksempel på følg eller forklar princippet Bilag G: Etik og socialt ansvar Bilag H: Kontrolniveauer til ekstern kontrol Bilag I: Kontrolskema til obligatorisk kontrol af overholdelse af klausuler Bilag J: Vejledning til kontrolskema Bilag K: Indberetningsskema uddannelsesklausuler

3 1 Indledning 1.1 Forord Byrådet har besluttet, at der skal anvendes arbejds- og uddannelsesklausuler i en række af Aarhus Kommunes kontrakter. Formålet med en arbejdsklausul er at sikre konkurrence på lige vilkår og forhindre social dumping, således at virksomheder og arbejdstagere ikke udsættes for unfair konkurrence. Formålet med at benytte uddannelsesklausuler er, at Aarhus Kommunes indkøb bidrager til at skabe praktikpladser mv. Den 31. oktober 2016 vedtog Magistraten, at der skal udarbejdes fælles retningslinjer for kontrol af klausuler og kompetenceudvikling for arbejds- og uddannelsesklausuler, for at sikre tilstrækkelig og ensartet opfølgning på overholdelse af klausulerne. 1.2 Definitioner Arbejdsklausuler: I det omfang et arbejdsforhold ikke er omfattet af kollektiv overenskomst, sikrer klausulen, at løn- og arbejdsvilkårene ikke er mindre gunstige end de vilkår, der gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Øvrige sociale klausuler: Overholdelse af ILO konventioner, herunder vedrørende menneskerettigheder, tvangsarbejde, ikke diskrimination i ansættelsen, børnearbejde m.v. Uddannelsesklausuler: Der er som udgangspunkt fire former for uddannelsesklausuler: 1. Krav om dokumentation for, at leverandøren har en personale- og uddannelsespolitik 2. Krav om ansættelse af ledige i løntilskud eller virksomhedspraktik 3. Krav om ansættelse af én eller flere erhvervsuddannelsespraktikanter 4. Partnerskabsaftaler vedrørende uddannelse af arbejdskraft Obligatorisk kontrol: En obligatorisk kontrol er en intern kontrol, der skal gennemføres. Kontrollen gennemføres enten ved kontraktstart eller i kontraktperioden. Kontrol af registrering i RUT (Registret for udenlandske tjenesteydere) og sundhed og sikkerhedsforhold foretages efter behov i hele udførelsesperioden. Faste årlige stikprøvekontroller: Ekstern kontrol baseret på stikprøver. Stikprøver udtages på tværs af Aarhus Kommunes kontraktportefølje. Ekstraordinær kontrol (ved mistanke): Ekstern ekstraordinær kontrol, der gennemføres på baggrund af mistanke eller tip om mistænkelige/kritiske forhold i forbindelse med krav om klausuler stillet i kontrakten. 3

4 Risikoområder: Er defineret som brancheområder, hvor erfaringerne har vist, at der er risiko for overtrædelse af klausulerne. Pt. udgør bygge- og anlægsområdet samt rengøringsområdet risikoområder. Risikofaktorer/indikatorer: Risikofaktorer er forhold, som indikerer, at der er risiko for, at klausuler overtrædes og at en særlig opmærksomhed derfor skal rettes mod projektet. Eksempler på risikofaktorer kan være: udenlandsk arbejdskraft, manglende sundheds- og sikkerhedsforhold, natarbejde/forcerede forløb. Ansvarlige magistratsafdeling: Magistratsafdeling, hvor ansvaret for den konkrete kontrakt er placeret. Projektleder/ansvarlig (Aak): Den medarbejder, som er projektleder eller ansvarlig for kontrakten. Ved tværgående udbud, hvor f.eks. Indkøb og Udbud er ansvarlig for den overordnede kontrakt, betragtes Indkøb og Udbud som ansvarlig frem til indgåelse af overordnet kontrakt, hvorefter at projektledere i øvrige magistratsafdelinger er ansvarlige. 2 Klausuler Jf. Byrådets beslutning stiller Aarhus Kommune som ordregiver krav til indfrielse af klausuler, herunder dokumentation af dette i sine kontrakter. Aarhus Kommune løfter sin kontrolforpligtelse ved at gennemføre opfølgning og kontrol af leverandørens/kontraktpartens indfrielse af krav fra klausulerne, som er angivet i denne retningslinje. Det er den kontraktholdende/ordregivende magistratsafdeling, som er ansvarlig for at følge denne retningslinjes fastlagte niveau og metoder for kontroller samt at sikre leverandørens dokumentation, journalisering af stikprøvekontrol og opnået effekt ift. praktikpladser mv. Opfølgning/kontrol består i at sikre, at bestemmelserne i arbejds- og uddannelsesklausulen overholdes. Kontrollen og ansvaret ligger i den afdeling, der er ordregiver, og dermed har ansvaret for den kontrakt, som klausulen er en del af. 2.1 Anvendelse af klausuler I forbindelse med udbud skal det afklares, hvilke (om nogen) sociale- og arbejdsklausuler, der skal anvendes jf. Aarhus Kommunes beskrivelse af klausuler i forbindelse med den specifikke opgave/kontrakt, jf. bilag A Arbejdsklausuler: Byrådet besluttede i januar 2005, at der skal indsættes arbejdsklausuler i Aarhus Kommunes kontrakter ved udbud af tjenesteydelser, der kun kan udføres i Danmark, samt på bygge- og anlægsydelser. Arbejdsklausuler indeholder regler om løn- og arbejdsforhold. I december 2013 besluttede byrådet, at arbejdsklausulerne skal indeholde en række bestemte krav til leverandøren blandt andet det såkaldte kædeansvar 1. Vejledning i anvendelse af arbejdsklausuler, jf. bilag B. Eksempel på arbejdsklausul, jf. bilag C. 1 Eksempel på arbejdsklausul indeholder ikke ordet kædeansvar. I eksemplet står i stedet tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget (dele af) kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det den virksomhed, der står som leverandør, at påse, at bestemmelsen finder anvendelse. 4

5 Uddannelsesklausuler: Byrådet besluttede i maj 2010, at der ved køb af bygge- og anlægsydelser efter en konkret vurdering skal indsættes uddannelsesklausuler om (1) erhvervsuddannelsespraktikanter, (2) ledige i løntilskud eller virksomhedspraktik, (3) uddannelsespolitik og/eller (4) partnerskabsaftaler. Byrådet vedtog i april 2012, at der også skal anvendes uddannelsesklausuler ved køb af tjenesteydelser, der kun kan udføres i Danmark. Staten vedtog i 2015 følg eller forklar princippet, som fastslår, at der skal stilles krav om uddannelsesklausul ved indkøb af tjenesteydelser eller bygge- og anlægsopgaver over 10 mio. kr., eller hvis løndelen minimum udgør 5 mio.kr. Hvis kravet ikke følges, skal Kommunen offentliggøre en forklaring på Kommunens hjemmeside. Indberetningsskema og vejledning i bilag K. Vejledning på anvendelse af uddannelsesklausul, jf. bilag D. Eksempler på uddannelsesklausul, jf. bilag E Eksempel på følg eller forklar princippet, jf. bilag F Øvrige sociale klausuler: Aarhus Kommune stiller ved alle udbud af tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver krav om overholdelse af ILO konventioner - herunder vedrørende menneskerettigheder, tvangsarbejde, ikke diskrimination i ansættelsen, børnearbejde mv. Byrådet har desuden besluttet, at det ved udliciteringer skal overvejes at indsætte en række øvrige sociale klausuler. Der henvises til bilag E og Retningslinjer for udbud og udlicitering af driftsopgaver i Aarhus Kommune, som kan findes på medarbejderportalen på dette. Vejledning i anvendelse af øvrige sociale klausuler, jf. bilag E. Ved varekøb og mindre aftaler, der ikke har været i udbud, eller tjenesteydelser som også kan udføres uden for Danmark, stiller Aarhus Kommune ikke krav om klausuler. 3 Retningslinjer for opfølgninger og kontrol Aarhus Kommunes opfølgning og kontrol ift. arbejds- og uddannelsesklausuler er opdelt i følgende fire opfølgnings- og kontroltyper: 1. Obligatorisk intern kontrol (kontrolskema udfyldes og registreres i edoc på den enkelte sag, uddannelsespladser registreres i database. 2. Faste årlige eksterne stikprøvekontroller (tværmagistratslig klausul-gruppe samler projektledernes registrering) 3. Ekstraordinære eksterne kontroller (tværmagistratslig klausul-gruppe samler projektledernes registrering) 4. Årlig intern statusrapport (Udføres af BA og registreres i fælles edoc sag) Koordinering af stikprøvekontroller (årlige og ekstraordinære) og opfølgning foretages af en tværmagistratslig klausul-gruppe, undtaget obligatoriske interne kontroller, som udføres af interne projektleder. Gruppen 5

6 består af en formand forankret i MBA i samarbejde med MSB samt en repræsentant fra hver magistratsafdeling. Samtlige kontroller vil relatere sig til de krav, der er stillet i de konkrete kontrakter. Kontrol af stillede krav i klausuler kan spænde fra dialogpræget kontrol til kontrol af lønsedler, bankoverførsler, skatteindbetalinger mv. Principperne for kontrollerne er følgende (uddybet i afsnit 4: ansvar og roller): - Kontrollerne skal sætte fokus på overholdelse og indfrielse af stillede krav. - Der er krav om registrering af både kontroller, resultat, handling og effekt, herunder indlevering af data til årlig statusrapport til Byrådet. Statusrapport udarbejdes af Borgmesterens Afdeling. - Den samlede kontrolindsats søges balanceret, således at indsatsen står mål med resultaterne. - Udgifter og interne ressourcer til kontroller afholdes af de kontraktansvarlige magistratsafdelinger som en del af kontrakt/projektomkostningerne. - Obligatoriske interne kontroller udføres af intern projektleder eller alternativt videreført til rådgiver, idet disse opfølgninger og kontroller bedst skal ske specifikt timet ift., hhv. kontraktindgåelse, på leverandørmøder, bygherre-, bygge- eller sikkerhedsmøder. - Faste årlige stikprøver til kontrol udtages af AaK s kontraktportefølje. Kontrollerne udføres af et eksternt firma, som kan håndtere kontrol af hele klausul-området. Kontroller fastlægges ud fra hhv. tilfældighedsprincip og risikovurdering af den tværmagistratslige klausul-gruppe i dialog med interne projektledere. - I forhold til eksterne kontroller arbejdes der med kontrolniveauer, (niv. 1, 2 og 3), hvortil forskellige typer af kontroller er tilknyttet hvert niveau. Kontrollerne kan påbegyndes på det niveau, som findes relevant og eskaleres fra niv. 1 til niv. 3. Kontrolniveauer er forklaret i afsnit 3.2.1, og fastlagt i bilag H. - Ekstraordinære kontroller udføres, når der opstår mistanke eller man får tip om forhold, som er kritiske. Disse kontroller kan gennemføres af eksternt firma i dialog med interne projektleder og registrering koordineres med den tværmagistratslige klausul-gruppe. 3.1 Obligatorisk intern kontrol Overordnet skal kontrollen sikre, at rådgiver/entreprenør/leverandør har fokus på og kan dokumentere indfrielse af arbejds- og uddannelsesklausuler. De interne opfølgninger og kontroller planlægges specifikt ift. projektplanen og vil typisk ske ved kontraktindgåelse, på leverandør-, bygherre-, bygge- eller sikkerhedsmøder. I forbindelse med udbud af rammeaftaler skal ansvar for intern kontrol fastlægges mellem udbyder og bestiller. Den interne opfølgning/kontrol udgør: I forhold til uddannelsesklausuler: - Indhentning af dokumentation for virksomhedens uddannelsespolitik (altid relevant) - Dokumentation af indgåede virksomhedspraktikstillinger (hvis relevant ift. krav i kontrakt) - Dokumentation af indgåede erhvervspraktikantstillinger (hvis relevant ift. krav i kontrakt) - Dialog om virksomhedsskole, aftale om proces vedr. dette (hvis relevant ift. krav i kontrakt/tilbud) I forhold til arbejdsklausuler 6

7 - Dialog om arbejdsklausuler (løn og arbejdsvilkår, RUT register, kædeansvar 2 ). Se bilag I: Kontrolskema til obligatorisk kontrol - Opmærksomhed i projektperioden vedrørende bl.a. udenlandsk arbejdskraft (arbejdstid, RUT - register mv.) Såfremt opfølgning/kontrol giver anledning til effektuering af sanktioner, skal dette håndteres skriftligt direkte til kontraktpart og dokumenteres ved: Bilag I: Udfyldt Kontrolskema til obligatorisk kontrol af overholdelse af klausuler. Øvrig dokumentation (sanktionsbrev mv.) og kontrolskema journaliseres på den fælles edoc sag i dialog med den tværmagistratslige klausul-gruppe. Ansvarlig for opfølgning/kontrol samt dokumentation, journalisering og sanktionering er Aarhus Kommunes eller den af Aarhus Kommune bemyndigede projektleder/bestiller. Såfremt en del af opfølgnings/kontrolansvaret lægges hos andre parter, er det den interne projektleders ansvar at sikre dokumentation på opfølgning, herunder udfyldelse af bilag I: Kontrolskema til obligatorisk kontrol af overholdelse af klausuler. 3.2 Faste årlige eksterne stikprøvekontroller Der udtages årligt stikprøver af den tværmagistratslige klausul-gruppe i dialog med de interne projektledere med udgangspunkt i hhv. tilfældighed og risikovurdering til kontrol af overholdelse af arbejds- og uddannelsesklausuler i følgende omfang: Kontrollerne udføres af eksternt firma, og gennemføres som niveaudelt kontrol (niveau 1 - niveau 3), hvor niv. 1 er laveste niveau. 1. Kontrakter over 5 mio. kr., herunder indkøb ved enkelte leverandører over 5 mio. kr. på rammeaftaler. - Hver magistratsafdeling udtager årligt 10 % af det samlede antal kontrakter til kontrol, dog mindst én kontrakt i hver magistratsafdeling. En kontrakt kan som udgangspunkt kun udtages én gang pr. kontraktperiode. 2. Kontrakter under 5 mio. kr., herunder indkøb ved enkelte leverandører under 5 mio. kr. på rammeaftaler. - Her udtages årligt 10 kontrakter til kontrol i Aarhus Kommune efter fordelingsnøglen: MTM: 4, MBU: 2, MSB: 1, MSO: 1, MKB: 1, MBA: 1. Dialog om kontrol og formidling af kontrakt (krav i klausuler), kontaktpersoner, mv. skal ske mellem eksternt kontrol-firma og intern projektleder/rådgiver. Dialog om evt. eskaleret kontrolniveau aftales mellem interne projektledere og eksternt firma. 2 Eksempel på arbejdsklausul indeholder ikke ordet kædeansvar. I eksemplet står i stedet tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget (dele af) kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det den virksomhed, der står som leverandør, at påse, at bestemmelsen finder anvendelse. 7

8 Den interne projektleder forventes at levere følgende til eksterne kontrol-firma: Kontraktgrundlag ift. klausuler, kontrakter, information om leverandørers kontaktpersoner, oplysninger om projektets placering, dokumentation vedr. udførte interne kontroller. Intern projektleder er ansvarlig for koordinerende dialog om registrering af kontrol herunder rapport udarbejdet af eksterne kontrolfirma og evt. opfølgning/eskalering/sanktionering med den tværmagistratslige klausulgruppe Risikovurdering Risikovurderingen består i en konkret afvejning af risikofaktorerne udenlandsk arbejdskraft, forceret tidsplan, natarbejde, mangel på arbejdskraft, særlige brancher herunder byggeanlæg og rengøring Niveauopdelt kontrol Niveauopdelte kontroller opdeles i niveau 1, 2 og 3, hvor niveau 1 er laveste niveau. Kontrol påbegyndes som udgangspunkt som niveau 1, men kan dog påbegyndes på andre niveauer, såfremt en konkret vurdering af risici eller specifikke forhold giver anledning til dette. Kontrolniveauerne til ekstern kontrol er fastlagt i bilag H. Kontrolniveauer kan justeres efter en årlig evaluering af kontrolfunktion. 3.3 Ekstraordinære eksterne kontroller (ved mistanke) Ekstraordinære kontroller udføres ved begrundet mistanke om kritiske forhold eller manglende indfrielse af krav i klausuler, eller hvis der er modtaget tip om samme og dette vurderes at give anledning til kontrol. Ekstraordinære kontroller gennemføres ligesom årlige stikprøvekontroller som niveauopdelte kontroller beskrevet under pkt Kontrollen kan udføres af et eksternt firma efter, at den interne projektleder har bedt om en ekstraordinær kontrol. Niveau for kontrol fastlægges af den interne projektleder evt. i samarbejde med eksternt firma ud fra omfang og risikovurdering i forhold til mistanke/tip. Intern projektleder er ansvarlig for koordinerende dialog om registrering af kontrol herunder evt. rapport udarbejdet af eksterne kontrolfirma og evt. opfølgning/eskalering/sanktionering med den tværmagistratslige klausul-gruppe samt håndtering af evt. sanktionering. 3.4 Årlig statusrapport Byrådet i Aarhus Kommune og parterne inden for byggeri, rengøring orienteres én gang årligt om følgende: Hvor mange erhvervspraktikantstillinger, der er indgået i forlængelse af krav i uddannelsesklausuler. Eventuelle konstaterede overtrædelser af uddannelses- og arbejdsklausuler i Aarhus Kommune Status ift. stikprøvekontroller, ekstraordinære kontroller mv. 8

9 Den årlige status udarbejdes af Borgmesterens Afdeling på basis af bidrag fra den tværmagistratslige klausul-gruppe. Der anmodes om bidrag fra de interne projektledere ca. 1. november, bidrag leveres ultimo november og status fremsendes til Byrådet primo januar. Statusrapporten journaliseres i den fælles edoc sag. I forlængelse af Byrådets behandling evalueres kontrolpraksis. 4 Ansvar og roller I Aarhus Kommune er ansvar og roller i forhold til at stille krav og til at sikre opfølgninger/kontroller som angivet i skemaet nedenfor: Opgave Handling / Aktivitet Tidspunkt for udførelse Ansvarlig Dokumentation og registrering 3 Stille krav om arbejds- og uddannelsesklausuler i udbuddet. Fastlæggelse af relevante klausuler. Klausuler indføjes i udbudsmaterialet samt udbudsbekendtgørelsen. Vurdering af hvilke klausuler, der skal anvendes og specifikke krav i hver klausul. Senest ved annoncering i udbudsbekendtgørelse eller ved indbydelse til licitation. Udarbejdelse af udbudsmateriale vedr. kontrakt med hhv. bygherrerådgiver/rådgiver. Projektleder (AaK) for udbud. PL kan overdrage ansvaret til intern (f.eks. indkøbsafdeling) eller ekstern rådgiver/bygherrerådgiver. 2 Projektleder/rådgiver/ bygherrerådgiver Udbudsmateriale journaliseres på sagen. Antallet af uddannelsespladser registreres i bilag K Herunder: Specifikke/særlige krav (dokumentation, opfølgning, dagbod, evt. særlige krav til sundhed og sikkerhed (bygge og anlægsprojekter). Krav til Uddannelsesklausul fastlægges i forhold til opgaven størrelse (kr.) og længde (md.). Hvis uddannelsesklausuler ikke anvendes forklares hvorfor (dokumentation). Sanktioner ved overtrædelse af fastlægges (dagbod, bortvisning el. andet). Projektering fastlæggelse af krav til entreprenører/leverandører. Projektleder har ansvar for at opfølgning sker af projektleder/ rådgiver/leverandør. Hvis uddannelsesklausul ikke tages i anvendelse, skal der i visse udbud udarbejdes en bekendtgørelse herom på Kommunens hjemmeside (jf. følg eller forklar princippet beskrevet under punkt 2.1 og i bilag F.) I forhold til rådgiverkontrakter, skal ansvar for indarbejdelse af klausuler og evt. opfølgning/kontrol indgå i rådgiverudbuddet. Fastlæggelse af ansvar for opfølgning Indarbejdes i rådgiverkontrakt, at dette skal krav skal præciseres i leverandørkontrakt. Opfølgning sker under udførelse. Indarbejdes i rådgiverkontrakt/leverandør afhængig af udbuds- 3 Se bilag I: Kontrolskema til obligatorisk kontrol af overholdelse af klausuler 2 Såfremt internt projektleder ansvar videreføres til enten bygherrerådgiver, rådgiver eller entreprenør, er det forsat den interne projektleders ansvar, at sikre overholdes af overleverede ansvar samt dokumentation og rapportering herom. 9

10 Opgave Handling / Aktivitet Tidspunkt for udførelse Ansvarlig Dokumentation og registrering 3 på klausuler. form. Obligatorisk kontrol Fast årlig eksterne stikprøvekontrol Der kontrolleres for: Uddannelsespolitik, Praktikpladser Oplysning/orientering om forpligtelser i forhold til arbejdsvilkår. Der holdes øje med overholdelse af kædeansvar 4 Udenlandske leverandører er registret i RUT Der udtages en stikprøve blandt relevante projekter iht. pkt Der kan bl.a. kontrolleres for: - Ansættelseskontrakter Lønsedler -Arbejdstid - dag/ugesedler -Overtid -Skattebetaling -Lønoverførsler -Underleverandører -Praktikpladser Kontrollen foretages i begyndelsen af projektet eller ved opstarten af rammeaftale. F.eks. ved det kontraktindgåelse og/eller ved det første projektmøde. Kontrol sker løbende gennem projektet, hvis det bliver relevant. Kontrol sker løbende gennem projektet tages op på bygherremøder I projektets eller rammeaftalens løbetid. Et projekt bliver ikke kontrolleret mere end en gang, med mindre, der opstår mistanke om forhold, som skal kontrolleres igen. Projektleder (Aak) /alternativt sikrer projektleder, at ekstern rådgiver/bygherrerådgiver håndterer kontrollen og sikrer dokumentation Kontrol af registrering i RUT bør foretages af byggeleder. Dialog med tværmagistratslig klausulgruppe om registrering af sanktioner mv. Udvælgelse foretages af den tværmagistratslige klausul-gruppe i dialog med intern projektleder. Kontrol foretages af ekstern revisionsenhed. Ved udfyldelse af kontrolskema som arkiveres på den specifikke projektsag i e-doc. Registrering af sanktionering og øvrig dokumentation journaliseres i fælles edoc sag i dialog med tværmagistratslig klausul-gruppe. Lønsedler, ansættelseskontrakter, Money transfers, uddannelseskontrakter. 5 Ekstern kontrollør udarbejder rapport. Intern projektleder koordinerer at registrering sker i fælles Edoc sag i dialog med tværmagistratslige klausul-gruppe. Ekstraordinære eksterne kontroller (på baggrund af mistanke) Der foretages en initial vurdering af problemets omfang. Intern projektleder kontakter evt. eksterne revisionsenhed og fastlægger kontrolniveau. Orientering til tværmagistratslig klausul-gruppe. Kontrol kan eskaleres på baggrund af de fundne resultater. Hurtigst muligt efter at forholdet er kommet til projektlederens kendskab. Ved mistanke om grove tilfælde/sort arbejdskraft medvirker Told, Skat gerne ved downraids. Intern projektleder kontakter evt. eksterne revisionsenhed og fastlægger kontrolniveau. Eksterne revisionsenhed kan gennemfører kontrol. Lønsedler, ansættelseskontrakter, Money transfers, uddannelseskontrakter (Ikke udtømmende). Intern projektleder koordinerer at registrering sker i fælles Edoc-sag i dialog med tværmagistratslige klausul-gruppe. Kontrol kan omfatte: 4 Eksemplet på arbejdsklausul indeholder ikke ordet kædeansvar. I eksemplet står i stedet tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget (dele af) kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det den virksomhed, der står som leverandør, at påse, at bestemmelsen finder anvendelse. 5 Tværmagistratslig arbejdsgruppe sikrer registrering 10

11 Opgave Handling / Aktivitet Tidspunkt for udførelse Ansvarlig Dokumentation og registrering 3 -Lønsedler -Medarbejderes identitet -Opholdstilladelser -Arbejdstid -Overtid -Skattebetaling løn -Lønoverførsler -Underleverandører -Praktikpladser (ikke udtømmende) 4.1 Tværmagistratslig klausul-gruppe Den tværmagistratslige klausul-gruppe er forankret i MBA (formand) i samarbejde med MSB og består af en repræsentant fra hver magistratsafdeling. Gruppen mødes kvartalsvist for at følge op på processen med koordinering og registrering af Aarhus Kommunes opfølgning og kontrol ift. arbejds- og uddannelsesklausuler. Gruppen er ansvarlig for i dialog med interne projektledere at ajourføre den fælles edoc sag med registrering af: Evt. opfølgning/sanktioner ved interne kontroller Faste årlige eksterne stikprøvekontroller og evt. opfølgning/sanktionering Ekstraordinære eksterne kontroller og evt. opfølgning/sanktionering Gruppen tilrettelægger den løbende koordinering af bidrag fra de interne projektledere/eksterne firma og de enkelte repræsentanter i gruppen har ansvaret for dialogen med de interne projektledere i hver magistratsafdeling. Den tværmagistratslige klausul-gruppe udtager projekter til stikprøvekontroller efter dialog med de interne projektledere (hver repræsentant i gruppen er ansvarlig for den konkrete proces og udvælgelse i de enkelte magistratsafdelinger) og proceduren i pkt. 3.2 følges. Registrering koordineres med de interne projektledere men foretages af gruppen i den fælles edoc sag. Ved ekstraordinære kontroller skal der ske koordinering mellem interne projektleder og den tværmagistratslige klausul-gruppe og punkt 3.3 følges. Registrering koordineres med de interne projektledere men foretages af gruppen i den fælles edoc-sag Indhold i den fælles edoc sag: Den fælles edoc sag oprettes af den tværmagistratslige klausul-gruppe s formand på årsbasis og afsluttes med den årlige statusrapport til Byrådet. Oversigt over medlemmer i den tværmagistratslige klausul-gruppe Procesplan for årets arbejde i den tværmagistratslige gruppe (kvartalsmøder, ansvar og frister) Oversigt over projekter med gennemførte sanktioner/opfølgning i forbindelse med obligatorisk intern kontrol. 11

12 Oversigt over udtagne projekter til faste årlige eksterne stikprøvekontroller herunder: o Angivelse af grundlag for udvælgelse (brug fordelingsnøgle angivet i pkt. 3.2) o Materiale til dokumentation og registrering af kontroller (leveres af interne projektleder/eksternt firma) o Dokumentation for evt. sanktionering samt opfølgning herpå/effekt (leveres af interne projektleder/eksternt firma) Oversigt over projekter med gennemførte ekstraordinære eksterne kontroller (indmeldes af interne projektledere), som opdateres kvartalsvist, herunder: o Angivelse af årsag til den ekstraordinære eksterne kontrol (se pkt. 3.3) o Materiale til dokumentation og registrering af kontroller (leveres af interne projektleder/evt. eksternt firma) o Dokumentation for evt. sanktionering samt opfølgning herpå/effekt (leveres af interne projektleder/evt. eksternt firma) Årlig evaluering af kontrolfunktion med henblik på evt. justering heraf. (jf. pkt ) Årlig statusrapport. Udføres af Borgmesterens Afdeling som beskrevet i pkt Procedure, når der konstateres overtrædelse af klausuler Sanktioner i forhold til manglende indfrielse af krav i klausuler fastlægges i udbudsmateriale og de enkelte kontrakter se vejledninger om klausuler herom, jf. bilag B og bilag D. Ved opfølgning på manglende indfrielse eller overtrædelse fastlægges handlingerne ud fra det niveau for sanktionering, som er fastlagt i kontrakten. Følgende sanktioner er typiske: 1. Rette op på forhold, herunder kædeansvar 6 2. Dagsbod (tidsfrister) 3. Kontraktophævelse/opsigelse 4. Erstatningsansvar Ved sanktionering som omfatter ophævelse/opsigelse af en kontrakt, skal projektansvarlig modtage rådgivning fra enten egne jurister eller eksterne advokater, så kontraktuelle risici afdækkes. 4.3 Kompetenceudvikling For at sikre en tilstrækkelig og ensartet opfølgning på overholdelse af klausulerne gennemføres årligt et kompetenceforløb, som udbydes af Teknik og Miljø. Kompetenceforløbet har til formål at uddanne medarbejdere i Aarhus Kommunes retningslinjer for kontrol af overholdelse af arbejds- og uddannelsesklausuler. Målgruppen vil være de relevante projektledere og administrativt personale med ansvar og opgaver inden for klausuler. Det påhvile de enkelte magistratsafdelinger at sikre en løbende kompetenceudvikling vedr. dette område. 6 Eksemplet på arbejdsklausul indeholder ikke ordet kædeansvar. I eksemplet står i stedet tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget (dele af) kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det den virksomhed, der står som leverandør, at påse, at bestemmelsen finder anvendelse. 12

13 Bilagsoversigt Bilag A: Oversigt over klausuler i Aarhus Kommune Bilag B: Vejledning i anvendelse af arbejdsklausuler Bilag C: Eksempel på arbejdsklausul Bilag D: Vejledning i anvendelse af uddannelsesklausul Bilag E: Eksempel på uddannelsesklausul Bilag F: Eksempel på følg eller forklar princippet Bilag G: Etik og socialt ansvar Bilag H: Kontrolniveauer til ekstern kontrol Bilag I: Kontrolskema til obligatorisk kontrol af overholdelse af klausuler Bilag J: Vejledning til kontrolskema Bilag K: Indberetningsskema uddannelsesklausuler 13