Mandag den 9. januar 2017 kl Mødet afholdes i HEI Hallen

Transkript

1 Til Fodbold bestyrelsen i HEI 9. januar 2017 Hermed indkaldes til ordinært bestyrelsesmøde: Dagsorden: Mandag den 9. januar 2017 kl Mødet afholdes i HEI Hallen 1. Velkomst 2. Medlemmernes kvarter 3. Opfølgning på og godkendelse af mødereferat 4. Status økonomi / foreløbigt regnskab 5. Budget Status på kunstgræs 7. Bestyrelsesmøde i Idé og Økonomiudvalget 8. Planlægning af generalforsamling Trænerteam for seniorgruppen inkl. økonomi 10. Forretningsorden vedr. godkendelse af referater 11. Eventuelt Mange sportslige hilsner HEI Fodbold Jan Elmstrøm Blaabjerg

2 Referat af bestyrelsesmøde i HEI Fodbold Mandag den 9. januar 2016 kl Tilstede: Jette Petersen (JP) Michael Spencer (MS) Kim Frank Pedersen (KFP) Lars Nygaard (LN) Susanne Yde (SY) Jan Elmstrøm Blaabjerg (JEB) Simon Steenholt under pkt. 1 og 2 Ej til stede: Afbud: Referat: Jan Elmstrøm Blaabjerg Ad 1) Velkomst JP bød velkommen. Ad 2) Medlemmernes kvarter Simon Steenholt deltog som repræsentant fra U6-U8 årgangene og kunne oplyse, at der havde deltaget 125 hold i den netop afholdte HEI Minicup. På forhånd var det aftalt, at overskuddet fra stævnet skulle øremærkes en særlig aktivitet. Simon udleverede et regnskab der viste, at stævnet i weekenden havde givet et overskud på tkr. 27. Simon præsenterede tilbud på nyt boldrum på tkr moms, idet han bemærkede, at de nok skulle finde pengene til moms. Arbejdet vil blive udført, så boldrummet er klar inden udgangen af uge 7. Bestyrelsen godkendte forslaget. Arbejdet koordineres med JP. Simon oplyste, at de forventer at kunne lave det dobbelte resultat til ÅM Ude. De ønsker også at overskuddet fra ÅM ude skal gå til et særligt formål. Bestyrelsen skal finde et egnet formål der udarbejdes en ønskeseddel. LN + JEB tager en snak med Flemming Voldby om kontrakten vedr. cafeteriaet idet der er et ønske om at kunne tilbyde mad mv. på anlægget evt. med fee-betaling. Ad 3) Opfølgning på og godkendelse af mødereferat MS har ikke talt med forældrene der havde indsendt klage. Det sker snarest. JP kunne oplyse, at der også er problemer på en anden årgang, hvor der er 6 trænere til 1. holdet og ingen til 2. holdet. Der er tilsyneladende indbyrdes konflikter (elite ctr. Bredde). MS skal også have et møde med dem. Ellers ingen kommentarer og referatet blev godkendt.

3 Ad 4) Status økonomi / foreløbigt regnskab SY gennemgik det foreløbige regnskab og oplyste at der netop var kommet lønrefusion på ca. tkr. 50. Dertil var der kommet nogle mindre fakturaer. SY forventer et årsresultat på ca. tkr Såfremt det bliver resultatet blev det besluttet at overføre tkr. 200 til kunstgræsbanen, hvorved der skabes ro omkring projektet. Der er i indeværende regnskab betalt til HEI hallen for Q2 og Q3 2015, i alt tkr. 28,6. Der vil kunne søges refusion på 70% af afholdte udgifter til LB Consult (bygherrerådgiver på kunstgræsbanen), svarende til ca. tkr. 94,1. Sidstnævnte skal omtales i en note i regnskabet. Ad 5) Budget 2017 JP gennemgik det udarbejdede budgetforslag, der er lavet uden indregning af kunstgræsbanen. Det kan blive nødvendigt at revidere budgettet, når vi kender den endelige konstellation i forhold til banen, herunder leje, udlejning mv. Det affødte følgende kommentarer/beslutninger: Kontingent hæves kr. 25 pr. halvår (betaling kunstgræs). Med ca. 500 aktive medlemmer vil det give en merindtægt på tkr. 50. Der er regnet med tkr. 50 i Diverse indtægter. Dette skyldes, at vi har lagt billet ind på lønnede arbejde i forbindelse med Kulturhovedstad 2017 aktiviteter + omdelingsopgaver for Føtex Egaa. Der mangler at blive afsat midler til uddannelse af trænere. Der skal afsættes ca. tkr. 30 til dette og budget på konto 2190 sættes ned med tkr. 5. Leje af HEI hallen nedsættes med tkr. 25. Der mangler udgifter til kampfordeler. Der mangler budget for regnskabsassistance på tkr. 40 Der mangler budget for kontorhold, porto etc. på ca. tkr. 7 JP udarbejder revideret budget med aftalte korrektioner og rundsender til bestyrelsen, således at endeligt budget kan godkendes på næste bestyrelsesmøde. Ad 6) Status på kunstgræs JEB gennemgik status på kunstgræsbanen. Der er udarbejdet forslag til entreprisekontrakt. Med udgangspunkt i denne har JEB udarbejdet revideret budgetter for et skrabet og et fuldt projekt hhv. tkr ,5 og 4.517,5. Vi mangler pt. tkr. 130 / 214 i egenfinansiering i at kunne realisere projektet. Stiftelsesdokument, vedtægter og forretningsorden blev godkendt med følgende tilføjelser til forretningsorden: Nyt pkt. 6.3: Den daglige ledelse omfatter ikke dispositioner, der efter selskabets forhold er af usædvanlig art eller stor betydning. Sådanne dispositioner kan direktøren kun foretage efter særlig bemyndigelse fra bestyrelsen, medmindre bestyrelsens beslutning - om fornødent gennem telefonmøde, telefoniske konsultationer eller på anden hensigtsmæssig måde - ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for selskabets virksomhed. Bestyrelsen skal i så fald snarest muligt underrettes om den trufne disposition. Bestyrelsens tilslutning kræves til beslutning om pantsætning og kaution og til køb og salg af fast ejendom samt til indgåelse af lejemål og til ændringer vedrørende direktørens ansættelsesforhold.

4 Nyt pkt. 6.4 Bestyrelsen skal påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på en efter selskabets forhold tilfredsstillende måde. Direktøren skal sørge for, at selskabets bogføring sker under iagttagelse af lovgivningens regler herom, og at formueforvaltningen foregår på betryggende måde. Overskydende likviditet anbringes i et eller flere pengeinstitutter på løbende konti herunder aftalekonti. Det blev besluttet, at direktion og bestyrelse er ulønnede hverv i selskabet. Bestyrelsen diskuterede om der skulle fremsættes et formelt beslutningsforslag på generalforsamlingen omkring etablering af kunstgræsbanen og besluttede at det ikke var nødvendigt. Der har løbende været informeret om projektet, også på sidste generalforsamling. Dertil har hovedparten af klubbens medlemmer givet et frivilligt bidrag. JEB formulerer et beslutningsforslag hvorefter bestyrelsen bemyndiges til at måtte optage et lån på maksimalt værdien af modtagne skriftlige tilsagn om fremtidige økonomiske tilskud fra fonde og virksomheder. Aktuelt tkr. 270 forudsat at Ide og Økonomiudvalget fastholder tidligere beslutning. JEB meddeler Flemming Voldby ovenstående. Ad 7) Bestyrelsesmøde i Idé og Økonomiudvalget JEB orienterede kort om hans deltagelse i udvalgets bestyrelsesmøde før jul. JEB deltager i møde med udvalget igen ultimo januar, når et nyt regnskabsudkast foreligger. Ad 8) Planlægning af generalforsamling 2017 Det blev besluttet at generalforsamling afholdes d. 15. marts kl JP sørger for at det snarest offentliggøres på HEIs hjemmeside. På valg: Jette Petersen Jan Elmstrøm Blaabjerg Kim Frank Petersen Alle genopstiller. Der skal vælges ny revisor. JP hører om X vil påtage sig opgaven. JP hører om X vil være dirigent på generalforsamlingen. JEB formulerer beslutningsforslag vedr. bemyndigelse til evt. optagelse af lån. Ad 9) Trænerteam for seniorgruppen inkl. økonomi KFP orienterede om, at han har fundet en løsning med Joachim Hebsgaard som cheftræner (tidl. Ungdomstræner) og Kasper Fisker som assistenttræner. Der er kun 23 medlemmer i seniorgruppen og dermed er der ikke nok til to hold. Et evt. 2. hold bliver selvstyrende i forhold til kampe. KFP meddeler truppen, at de senest 1. februar skal melde tilbage, om de vil meldes ind. Økonomiske rammer for trænerteamet blev aftalt.

5 Ad 10) Forretningsorden vedr. godkendelse af referater JEB foreslog at referat udsendes senest 7 dage efter mødeafholdelse og at referat betragtes som godkendt, såfremt der ikke er indkommet bemærkninger senest 14 dage efter mødeafholdelse. Herefter offentliggøres referat på Forslaget blev godkendt. Ad 11) Eventuelt Næste bestyrelsesmøde mandag d. 20/2 kl i HEI hallen.