JS orienterede om, hvordan likviditetsoversigten tog sig ud pr

Transkript

1 Den 7. februar 2013 Referat Bestyrelsesmøde i Aarhus Kommunes Feriefond d. 24. januar 2013 Til stede: Niels Jørgen Friis, Leon Kanstrup, Britha Lund Sørensen, Finn Nathan, Joan Sørensen, Jessie Madsen og Søren Laurids Tirstrup (Referent). Ikke til stede: Rikke Stengaard Madsen. Aarhus Kommunes Feriefond Feriefonden for ansatte ved Aarhus Kommune Rådhuset 8000 Aarhus C 1. Godkendelse af dagsorden samt underskrift af referat fra mødet den 29. november Sagsnummer Sagsbehandler Søren L. Tirstrup Dagsordenen blev godkendt og referatet underskrevet. 2. Likviditetsoversigt v/joan Sørensen (Bilag) JS orienterede om, hvordan likviditetsoversigten tog sig ud pr Telefon Direkte telefon Telefax E-post Feriefonden@aarhus.dk E-post direkte slt@aarhus.dk 3. Udlejningsoversigt for 1. og 2. kvartal 2013 (Bilag) - Herunder status på muligheden for justering af udlejningsoversigterne. Det har været en meget afmattet periode, hvor der ikke har været mange bookinger. Dette er dog som forventet. JM har været i kontakt med Fabricius ang. nogle mere retvisende oversigter. Dette kan godt lade sig gøre, men vil kræve noget ekstra. Det ønskes derfor at afgrænsningen skal være skarp og der laves en ordentlig beskrivelse. Vil være en engangsinvestering. Prissat, hvad det vil koste, i form af et overslag. Efterskrift: På et eftermøde er det aftalt, at der i stedet arbejdes mod en simpel løsning, hvor værdierne i den hidtidige udregningsmetode skal holdes op mod nogle normværdier i stedet for mod 100 % - samtidig opdeles oversigtsperioderne fremover i én lavsæson ( ), to mellemsæsoner og én højsæson. Referat - Bestyrelsesmøde i Aarhus Kommunes Feriefond d. 24. januar 2013

2 4. Stadie for arbejdsgangsanalysen (Inkl. spørgeskemaundersøgelse) v/sekretariatet SLT arbejder videre med arbejdsgangsanalysen, som forventes færdig i midten/slutningen af februar, så bestyrelsen kan arbejde ud fra denne på deres seminar d. 7. og 8. marts. Spørgeskemaet til de tilsynsførende blev uddelt til bestyrelsen, som ville kigge skemaet igennem og sende eventuelle ændringer til SLT, som implementerer ændringerne i spørgeskemaet. Ændringerne skal modtages senest fredag d. 1. februar. Det endelige spørgeskema sendes ud til bestyrelsen, som udvælger, hvilke tilsynsførende, der skal have tilsendt spørgeskemaet. 5. Status for køb af kamera til Gode billeder v/sekretariatet Forud for bestyrelsesmødet havde SLT forhørt sig hos Per Ryolf fra Kommunikation i Borgmesterens Afdeling om gode råd til køb af et nyt kamera. Per foreslog et Canon 550D, som blev fremlagt for bestyrelsen. Der var ønske om, at der blev indkøbt en taske, samt ekstra linse og hukommelseskort. SLT forhører sig hos PhotoCare på en pris, hvorefter denne sendes til LK til godkendelse. 6. Sidste nyt fra diverse huse v/leon Kanstrup og evt. andre. LK har været i kontakt med Sverige om hus nr. 49, hvor der nu er kommet styr på ral, som udlægges når sne og frost er væk. Der er kommet ny skraldeordning, hvor der skal sorteres skrald. Dette kan undgås, så lejerne ikke behøver dette. Koster ca kr. mere om året, som blev besluttet at benytte sig af. Fiskelauget har holdt bestyrelsesmøde ang. fiskekort til søen, til at have liggende i huset. Ønsket er ikke blevet indfriet. Lejerne bliver derfor nødt til at købe et personligt fiskekort, hvis de skal fiske. Det blev derfor besluttet, at det skal fremgå tydeligt, hvor kortet kan købes, både i lejemateriale og på tavlen i huset. Der har været en del problemer med at få DVD-afspilleren på hemsen til at virke. Hvis problemet ikke bliver løst, skal der bestilles en montør til at kigge på problemet. MB har været rundt i alle husene, hvor der ikke har været noget at bemærke denne gang, bortset fra problemet med terrassen i hus 24. Det besluttedes, at forny terrassen med kompositbrædder - MB har afsat tid dertil i april-maj. Hvis de viser sig at blive for glatte vil muligheden for afhjælpning deraf blive overvejet, f.eks. ved belægning med epoxy-sand. Referat - Bestyrelsesmøde i Aarhus Kommunes Feriefond d. 24. januar

3 BLS fortalte, at det er svært at holde varmen i bolig nr. 6 i Berlin. Dette er også hørt fra andre lejere. Problemet opstår, fordi gardinet hænger ned over radiatoren, hvorfor varmen ikke kommer ud i rummet. Dette er både et problem i stue og soveværelse. Gardinmanden er bestilt til at ændre gardinerne og deres placeringer arbejdet vil blive udført i februar-marts. 7. Iagttagelser og idéer fra sekretariatet og andre. JS orienterede om, at der har været mange bookinger indtil videre i år. Der skal foretages en mini -undersøgelse blandt lejerne. Bestyrelsen ønsker at finde ud af, hvad kunderne/medarbejderne gerne vil have, hvad der trækker og om tesen passer i forhold til bookingerne. Spørgsmålene skal blandt andet omhandle brugen af hjemmesiden, hvorfor de vælger den bolig som de vælger, hvorfor de ikke har valgt en af de andre og hvad der skal til for, at de vil søge andre ferieboliger. Undersøgelsen skal gennemføres ved at sekretariatet spørger de kunder der ringer ind. Derudover blev det foreslået, at spørgsmålene hæftes sammen med og sendes ud med mangellisterne, selvom der ikke var succes med dette ang. cykler i Berlin. Ved afleveringen af nøgle, mangelliste m.v. skal Rådhusvagterne minde lejerne om dette, hvis materialet ikke er udfyldt. Mange lejere efterspørger større boliger, som kan rumme mere end 10 personer. Det blev foreslået at købe et hus, som ligger ved siden af et af de eksisterende huse eller kigge efter et nyt større hus. På Samsø ligger de 2 huse lige overfor hinanden, hvorfor det blev besluttet at markedsføre disse som dobbelt. Det blev besluttet, at lejer sparer 30 % af prisen, hvis begge huse lejes på samme tid. Husene skal lejes ½ år før. Dette vil derfor blive annonceret på hjemmesiden, samt skrevet ind i lejematerialet. Forudsætningen for projektet er dog, at hus nr. 04 ikke bliver solgt. Kommunikationen mellem de tilsynsførende, MB og sekretariatet skal være bedre. Nogle af de tilsynsførende er ikke gode til at skrive og aflevere de røde sedler tilbage. I så fald skal de aktivt kontaktes, så materialet håndteres efter formålet. LK arbejder i øjeblikket på at lave en liste med arbejdsopgaverne, som de tilsynsførende har, hvor de vinger de forskellige opgaver af, og kvitterer for at de har udført opgaven. Listerne skal sendes til sekretariatet hvert kvartal, som følger op på dem. Listerne skal ikke erstatte men supplere mangellisterne, for at skærpe de tilsynsførendes fokus og sørge for, at de aftalte opgaver udføres som de skal. Referat - Bestyrelsesmøde i Aarhus Kommunes Feriefond d. 24. januar

4 8. Hvordan går det med salget af de ønskede boliger? Sekretariatet orienterede om, at der har været henvendelser på nogle af husene, men ingen fremvisninger. Der holdes fast i de indgåede mægleraftaler frem til udløbet af aftalerne pr. 30. april 2013, dels fordi der forhåbentlig kan være en øget efterspørgsel i det tidlige forår og dels fordi mæglerne jo har vurderet priserne som realistiske. 9. Har de entrerede mæglere givet forslag tilbage på købsemner? Forud for mødet var der sendt tilbud på 3 huse ud til bestyrelsen og sekretariatet. Der var ingen af de 3 huse der var interessante. Forslag om, at man kan bytte med et af de nuværende huse, hvis der dukker et attraktivt hus op. LK har forhørt sig hos mægler ang. et større hus, som kan rummer mere en 10 personer. Dette kunne evt. være en lystejendom eller en gårdejendom. Fundet en mulighed, som har udsigt til Råbjerg Mile og er i cykelafstand til diverse ting. Ønsker at mæglerne kigger videre efter ejendomme, hvor der er en rimelig afstand til noget der er værd at komme til. Opfordring til, at der på hjemmesiden gøres mere opmærksom på, hvilke seværdigheder der er i de enkelte ferieboligers områder. Forslag om at købe et hus mere i Gjern, ud fra samme vilkår som den nuværende. Byggeriet i Nørlev. MB skal kigge tegninger igennem igen, da huset skal udnyttes, så der kan være plads til flest mulige personer. Der blev foreslået at tage kontakt til 2 sommerhusfirmaer, for indhentelse af deres bud på etablering af et hus der kan imødekomme feriefondens visioner på grunden. Dermed vil der være 3 muligheder, som bestyrelsen kan beslutte sig ud fra på deres seminar. LK tager fat i typehusfirmaer for at få lavet 2 forslag til byggeriet med tilhørende overslag på prisen. 10. Endelig fastlæggelse af datoer for årets besigtigelsestur i uge 23. Besigtigelsesturen bliver fra tirsdag d. 4. til torsdag d. 6. juni i København og Sverige. Alle boliger i København besigtiges tirsdag med overnatning i København, hvorefter turen går til Sverige onsdag morgen. Forhøres om det er muligt at sove hos Lise-Gun Referat - Bestyrelsesmøde i Aarhus Kommunes Feriefond d. 24. januar

5 og Bo (LK) fra onsdag til torsdag og om vi kan leje det andet danske hus (NJF). 11. Eventuelt. Bemærkning til indretningsforslag, hvor der ikke har været vedlagt en skitse med placering af møbler. NJF og LK lægger et program for seminaret d. 7. og 8. marts, samt finder ud af, hvilket materiale der skal gennemgås. Det blev besluttet, at der efter hvert møde bliver afholdt et opsamlingsmøde, foreløbig med deltagelse af NJF, LK, RSM og sekretariatet. Formålet er at opnå en hurtig og præcis implementering af de beslutninger der blev truffet på det foregående bestyrelsesmøde. Niels Jørgen Friis Leon Kanstrup Britha Lund Sørensen Finn Nathan Referat - Bestyrelsesmøde i Aarhus Kommunes Feriefond d. 24. januar