Vælg den rigtige koncern-konsolideringsløsning

Transkript

1 Vælg den rigtige koncern-konsolideringsløsning 3 vigtige områder man bør overveje ved valg af en ny koncern-konsolideringsløsning Et Prophix whitepaper

2 Indhold INDLEDNING... KONCERNKOMPLEKSITET... Valutakurshåndtering... Ejerskab... Sub-koncerners konsolidering... Forskellige regnskabsstandarder... Simuleringer... AUTOMATISERING AF JUSTERINGER OG ELIMINERINGER... Automatisering af elimineringer og justeringer... Håndtering af noter og notekonsolidering... Workflowstyret dataindsamling... MODELOVERBLIK... Hvem forstår systemet?... Vedligeholdelse og dokumentation... Overblik over justeringer og elimineringer... OPSUMMERING Dette whitepaper: Dette whitepaper er udarbejdet af Manager Professional Services i Prophix Europe, Danny Stjerne. Copyright Notice: Copyright Prophix Software Inc All rights reserved. No part of this document may be copied without the express written permission of Prophix Software Inc. 2

3 INDLEDNING 3

4 Indledning Når man arbejder med koncernkonsolidering, er der nogle regnskabsmæssige opgaver og termer, som selv erfarne regnskabsmedarbejdere ikke nødvendigvis har indsigt i. Kravene til koncernregnskabet kan være lige store, om du arbejder i en koncern med blot et moderselskab og et datterselskab eller i en koncern med 20, 30 eller langt flere selskaber. Arbejdet med udarbejdelsen af koncernregnskabet kræver typisk de samme øvelser, om end omfanget af dataindsamling og mængden af justeringer og elimineringer naturligvis er forskellig. I den mindste koncern med blot et moderselskab og et datterselskab er konsolideringen mere overkommelig, og man kan typisk gennemføre dette i et regneark. Men når mængden af selskaber overstiger tre eller fire selskaber, bliver en regnearksløsning stadig mere kompleks og risikoen for formelfejl og håndtering af datavalidering bliver et stadigt større problem, som oftest kalder på en dedikeret konsoliderings-softwareløsning. Dette er endnu mere aktuelt, hvis konsolideringen også skal håndtere de indkomne selskabers data i forskellige valutaer, der skal konverteres til koncernregnskabets rapporteringsvaluta. Dette whitepaper ser på tre hovedområder, som man bør være opmærksom på, når man skal vælge et koncern-konsolideringssystem. 4

5 KONCERNKOMPLEKSITET 5

6 Valutakurshåndtering Der findes naturligvis enkelte koncerner, som alene opererer i én valuta og ikke forventer at skulle håndtere selskaber i andet end én lokal valuta. Rigtig mange koncerner har dog datterselskaber i udlandet, som afrapporterer i andre valutaer end danske kroner. Derfor skal et koncernkonsolideringssystem naturligvis kunne håndtere indrapportering af datterselskabernes tal i forskellige valutaer. Det skal være enkelt at vedligeholde valutakurser. Som minimum skal man kunne håndtere, at eksempelvis driftsregnskabet kan behandles efter én kurs (typisk gennemsnitskurser for måneden), mens balancekonti håndteres efter en anden kurs (typisk månedens slutkurser). Da de fleste koncerner oftest udarbejder diverse budgetter og forecasts, skal valutakurser let kunne håndteres i flere forskellige versioner såsom Aktuel, Budget, Forecast 1 etc. Et ikke uvæsentligt element i kursproblematikken er muligheden for at kunne specificere kursregulerings-differencer. Det er typisk forskellen mellem årets resultat beregnet til gennemsnitskurs kontra samme resultat bogført under egenkapital til ultimo kurs. Det samme gælder differencer på noter, hvor man specificerer åbningsbalance (som var til sidste periodes ultimokurs) samt til- og afgange (som kan være specificeret til gennemsnitskurs) og til slut balancesummen (som skal opgives til periodens ultimo kurs). Ejerskab I nogle koncerner opererer man med 100% ejede datterselskaber, mens man i mange andre tilfælde ikke nødvendigvis har 100% ejerskab. Selvom en koncern kun ejer 80%, skal der stadig udarbejdes et koncernregnskab. Ifølge dansk regnskabsstandard kan ejerskab under 50% stadig medføre krav om koncernkonsolidering, hvis koncernen har bestemmende indflydelse. 6

7 Ejerskabsforhold kan i praksis være rimeligt komplicerede med både kryds-referenceejerskab mellem to selskaber, eller mere komplicerede ejerskabsstrukturer med cirkulært ejerskab mellem tre eller flere selskaber. På trods af disse mere komplicerede ejerskabsformer vil det mest interessante - fra et koncernkonsoliderings-perspektiv - være det samlede ejerskab, som koncernkonsolideringen omhandler. Derfor kan sådanne mere komplicerede ejerskabsstrukturer oftest brydes ned til en samlet ejerskabsprocent på koncernniveau. Ejerskab kan også ændre sig over tid, så ejerskabsprocenter per selskab skal kunne håndteres tidsmæssigt og versionsmæssigt. Sidste vigtige element omkring ejerskab er konsolideringsmetoden. Ejerskabet kan have indflydelse på, hvorledes tallene konsolideres og beregnes. Ved 100% ejerskab skal selskaberne naturligvis konsolideres fuldt ud ( linje for linje ), mens man i andre sammenhænge skal lave fuld konsolidering med minoritetsinteresseberegning. Ved joint-ventures (50%-50% ejerskab) kan man også lave pro-rata konsolidering, mens man skal kunne håndtere en-linje konsolidering af associerede selskaber. Sub-koncerners konsolidering For nogle koncerner er der blot et krav om at kunne konsolidere koncernen som helhed, men i mere komplekse tilfælde ønskes der også, at man gennemfører sub-koncernkonsolidering. Dette kan være ønsket om at kunne rapportere og analysere ledelsesmæssigt for forskellige divisionsdirektører samt holde disse del-ledelser op imod de satte mål for hver del-koncern. I andre tilfælde ønsker man at kunne rapportere geografiske og/eller juridiske segmenter i forhold til omverdenen. Det er ikke nødvendigvis sikkert, at man ønsker at afrapportere en sub-koncern i samme valuta som koncernen, så konsolidering af forskellige koncernenheder i forskellige valutaer er ligeledes et vigtigt parameter i disse tilfælde. At være i stand til at gennemføre en sådan sub-koncern konsolidering, er derfor vigtigt for nogle selskaber. 7

8 Forskellige regnskabsstandarder Mange danske koncerner skal blot aflægge et koncernregnskab, der overholder dansk koncernregnskabslovgivning. Der kan være tilfælde, hvor en dansk koncern blot er en delkoncern af en anden større koncern. I det tilfælde ønsker man måske, at den danske koncern foretager en samlet konsolidering og videresender denne - men ikke nødvendigvis efter dansk konsolideringspraksis. Dette kan eksempelvis være efter US GAAP eller med mindre ændringer til IFRS standarderne. I visse tilfælde kan man blot gennemføre en konsolidering efter den ønskede standard, hvor man gennemfører koncernjusteringer. I andre tilfælde ønsker man at kunne se en konsolidering efter flere standarder, således at samme firmaer er konsolideret efter eksempelvis dansk lovgivning og US GAAP, således at man kan se de økonomiske forskelle på de to forskellige metodikker. Simuleringer Mange koncerner har også et ønske om muligheden for at kunne simulere hvad-hvis-scenarier. Det kan være, at man gerne vil simulere forventede akkvisitioner eller disinvestments i et eller flere firmaer eller hele sub-koncerner, eller man vil simulere ændringer af ejerskabsprocenter. Totalt set er det et ønske om at kunne lave forskellige scenariesimulationer for at se, hvilken indflydelse de tænkte ændringer vil få på det samlede koncernresultat, balance og pengestrøm. 8

9 AUTOMATISERING AF JUSTERINGER OG ELIMINERINGER 9

10 Automatisering af elimineringer og justeringer Et af de vigtigste elementer omkring koncernkonsolidering er muligheden for at automatisere koncernelimineringer og justeringer. Elimineringer er typisk: koncernintern omsætning med koncerninternt vareforbrug samt eventuel koncernintern profit på varelagre koncerninterne debitorer mod koncerninterne kreditorer koncernintern finansiel eliminering samt koncerngæld og tilgodehavender Ligeledes kan det være automatiseret beregning af internt dækningsbidrag på koncernlagre, som skal justeres mod koncerninternt vareforbrug. For at kunne foretage sådanne elimineringer automatisk er det en forudsætning, at oplysningerne er tilgængelige på konti eller som statistikoplysninger, der kan benyttes til en automatiseret eliminering. Systemet skal altså kunne opsættes til typisk at hente beløb fra kontoplanen (eller statistikkonti), som så benyttes til automatiseret eliminering hver måned. Dette kan også være automatisering af justeringer i forhold til forskellige regnskabsstandarder. Håndtering af noter og notekonsolidering I mange sammenhænge er en normal koncernkonsolidering af driftsregnskab og balance samt likviditet den lette del af konsolideringsopgaven. Men når et koncernregnskab skal opstilles, følger der en række notekrav med, hvor notespecifikationen også er en konsolidering og indeholder eliminering/justering på et lavere detaljeniveau. Hvis ikke man også håndterer notekonsolideringen i konsolideringssystemet, står man faktisk kun med en halv løsning, hvor man har inkluderet den mindste del af opgaven i en mere automatiseret model, mens resten håndteres manuelt typisk i regneark. En god løsning sikrer, at notespecifikationen er inkluderet i dataindsamlingen, således at notesummer er afstemt med elementerne i driftsregnskabet og balancen, så der også kan foretages konsolidering på noteniveau. 10

11 Workflowstyret dataindsamling Som angivet tidligere er en væsentlig opgave i konsolideringsprocessen at sikre dataindsamling fra de underliggende selskaber i koncernen. Det er typisk disse firmaers controllere eller finance directors, der indsender data. I visse tilfælde kan man indsamle data mere automatiseret med direkte importprocesser fra datterselskabernes ERP-systemer eller andre elektroniske kilder, hvor data er gemt. I andre tilfælde må datterselskaberne indtaste data manuelt. Uanset metode er det en væsentlig sikring af, at alle data bliver indsamlet og er opdateret i tide i en klart defineret proces, hvis dette sker via et workflow direkte i systemet. Da konsolideringen ofte er sidste proces i regnskabsaflæggelsen, er det vigtigt, at der i workflowet er indsat deadlines, som hjælper med at sikre, at alle data bliver indsamlet tiden. Et sådant workflow er samtidig en tjekliste. Den sikrer, at alle nødvendige oplysninger, der benyttes hver periode, bliver indsamlet og rapporteret og er synlige for alle. Således kommer der ikke overraskelser omkring, hvad der skal leveres og hvornår. 11

12 MODELOVERBLIK 12

13 Hvem forstår systemet? Når man ser på et koncern-konsolideringssystem, overvejer de færreste, hvor kompliceret det er at opsætte systemet, og hvor kompliceret det er for de konsolideringsansvarlige at mestre og administrere systemet. For nogle koncerner er konsolideringssystemet nærmest en black box, hvor overblik over opsætning, konsolideringsregler og funktionalitet kun er kendt af i værste fald en enkelt eller få personer. Risikoen for at miste overblikket bliver betydeligt større, hvis man har et system, hvor man skal programmere regler og kalkulationer. Selv når man forudsætter, at selve konsolideringsteorien er på plads inden, så kan læringskurven for de konsolideringsansvarlige være meget forskellig fra system til system, når de skal sætte sig ind i den reelle opsætning af de nødvendige selskaber, kontoplaner, elimineringer m.m. At kunne forklare funktionaliteten og opsætning af systemet på en simpel måde er afgørende for, om koncernen kan sikre, at man selv har viden om sin egen opsætning. Derfor er det så vigtigt at have flere medarbejdere, der kan administrere systemet. Vedligeholdelse og dokumentation Om koncernkonsolidering bliver en black box eller ej afhænger i høj grad af, om systemet er simpelt at sætte op, at man til hver en tid kan forstå den givne opsætning, og at alle elementer kan åbnes og gennemgås uden behov for indlagte programmeringer i diverse forgreninger. Ud over, at systemet skal have overskuelig dokumentation i sig selv, kræver dette dog også ofte, at koncernen udarbejder egen dokumentation omkring den opsatte model. Det er dog generelt gældende og er uafhængigt af systemvalg. Overblik over justeringer og elimineringer Det er væsentligt at have overblik over justeringer og elimineringer. Derfor bør man i et system kunne se, hvorledes oprindelige indlæste regnskabsdata så ud og derefter kunne følge de forskellige justeringsspor, så man kan opdele justeringer i deres elementer. Dette kan eksempelvis være en opdeling i koncernelimineringer, omposteringer, regnskabsstandard-ændringer etc. 13

14 OPSUMMERING 14

15 Opsummering Når man skal vælge et nyt system til koncernkonsolidering, så er der tre hovedområder, man skal være opmærksom på. Vær opmærksom på koncernkompleksiteten Valutakursomregning og overblik over kursdifference-indflydelse Subkoncern-konsolideringsbehov Behov for konsolidering med forskellige regnskabsstandarder Behov for konsoliderings-simulationsscenarier Vær opmærksom på automatisering Automatisering af koncernelimineringer og justeringer Mulighed for konsolidering på detaljeret noteniveau Mulighed for workflowstyring af dataindsamling og konsolideringsproces Vær opmærksom på overblik Simpel opsætning og ingen programmering med forståelig opsætningsfunktionalitet Simpel mulighed for ændringer og god dokumentation Overblik over elimineringer og justeringer 15

16 Om Prophix Prophix er den ledende leverandør af innovative budgettering- og rapporteringsløsninger, der er designet til at automatisere finansielle og operationelle processer. Tusindvis af ledere og virksomheder i næsten 100 lande bruger Prophix til at styrke deres organisation og få indsigt i strategiske målsætninger, målopfyldelse og resultater. Prophix leverer værdi ved at kombinere high-end funktionalitet med low-cost-of-owership samt en hurtig implementering. Med en kraftfuld og fleksibel løsning, bygget udelukkende på Microsoft SQL Server, strømliner Prophix budgettering, planning, rapportering, konsolidering og meget mere. Hovedkontor 350 Burnhamthorpe Road West, Suite 1000 Mississauga, Ontario Canada L5B 3J1 +1 (800) [email protected] Sydamerika Rio de Janeiro RJ - Brasil Av. Marechal Camara 160 sala 1612 Centro [email protected] Sydamerika São Paulo - SP - Brasil Rua Guararapes º andar - Brooklin Novo USA 707 SW Washington St. Suite 1100 Portland, OR Danmark Sankt Knuds Vej Frederiksberg C Denmark [email protected] Storbritannien Grove House Lutyens Close Basingstoke Hampshire RG24 8AG + 44 (0) [email protected]