N O T A T. Beregning af timepriser på ældreområdet

Transkript

1 N O T A T Beregning af timepriser på ældreområdet Forord KL har udviklet en generel timeprisberegningsmodel, der kan være et redskab for den enkelte kommune i beregningen af prisen på henholdsvis praktisk hjælp, personlig pleje i hverdagstimerne samt personlig pleje på øvrige tider i henhold til bestemmelserne om frit leverandørvalg på ældreområdet. Modellen giver mulighed for at nedbryde beregningen på et antal systematiske arbejdsprocesser og indlægge tal efterhånden, som disse kan udredes og beregnes. Samtidig kan ændringer priserne direkte aflæses når det indlægges ny information eller foretages yderligere korrektioner. Modellen blev første gang offentliggjort i efteråret 2002 med henblik på de første timeprisberegninger, der skulle indberettes til Socialministeriets database senest med udgangen af Efterfølgende er modellen blevet rettet til et antal gange blandt andet på baggrund af tilbagemeldinger fra kommunerne samt KL s egne erfaringer med brug af modellen i forbindelse med konsulentprojekter i kommunerne. Den 10. oktober 2008 kl@kl.dk Dir Weidekampsgade 10 Postboks København S Tlf Fax Side 1/22 En del kommuner har givet udtryk for ønske om en væsentlig større detaljeringsgrad i modellen. Dette har imidlertid kun delvist kunnet imødekommes, da praksis med hensyn til blandt andet organisering, kontoplan og økonomistyring varierer betydeligt fra kommune til kommune. En fælles model fordrer derfor en vis rummelighed med hensyn til datanedbrydning o.l. Det er vigtigt at være opmærksom på, at den vedtagne frit valg model kan bidrage til et betydeligt udgiftspres på ældreområdet. De fleste kommuner vil ikke have de store problemer med at reducere de variable omkostninger i ældreplejen, når en opgave skal løses af en anden leverandør. Men de faste omkostninger er mindre fleksible, og der er derfor en risiko for at de faste omkostninger ikke kan reduceres i samme takt som fx lønninger til udfø-

2 rende personel. Det er derfor centralt at kommunen er meget omhyggelig med at afgrænse udføreropgaven på områderne omfattet af frit valg i forhold til de øvrige opgaver på ældreområdet, herunder myndighedsopgaven. Endvidere er det vigtigt, at der i forbindelse med beregning af fællesudgifter ikke sker henføring af omkostninger til udføreropgaven, som ikke direkte er en betingelse for, at udførerenheden kan løse sin opgave. Indholdsfortegnelse: BEREGNING AF TIMEPRISER PÅ ÆLDREOMRÅDET...1 BEREGNING AF TIMEPRISER...3 GENERELT OM VEJLEDNINGEN...4 TRIN 1: OPDELING AF ÆLDREOMRÅDETS UDGIFTER...5 Tips og gode råd:...6 Regnearksmodellen "UdgifterÆldrepleje":...7 TRIN 2: BEREGNING AF FÆLLESOMKOSTNINGER OG KAPITALOMKOSTNINGER...9 Fællesomkostninger...9 Regnearksmodellen: "Fællesomk"...10 Kapitalomkostninger (trin 2 fortsat)...12 Tips og gode råd:...13 Regnearksmodellen: "BeregnedeOmk"...13 TRIN 3: FORDELING AF UDGIFTER TIL PRISKATEGORIER...15 Fordeling af udgifter der kan fordeles efter faktisk forbrug...15 Fordeling af udgifter efter fordelingsnøgler eventuelt med korrektion...16 TRIN 4: OPGØRELSE AF ANTAL LEVEREDE TIMER OG BEREGNING AF TIMEPRIS...18 Regnearksmodellen: "Lønfordeling"...19 Vejledning til fanebladet "Samlet"

3 Beregning af timepriser KL s timeprisberegningsmodel omfatter prisberegninger på hjemmeplejeydelser leveret i hjemmet, men ikke ydelserne indkøb og tøjvask, som der også kan beregnes særskilte priser på, ligesom vejledningen ikke omfatter priser på madproduktion og udbringning. Beregningen af timepriser tager grundlæggende udgangspunkt i, at Kommunalbestyrelsen skal fastsætte priskrav udfra kommunens langsigtede gennemsnitlige omkostninger. Beregningen kan overordnet opsplittes i fire trin: Opdeling af ældreområdets udgifter Beregning af kapital- og fælles omkostninger Fordeling af udgifter til priskategorier Opgørelse af antal leverede/ visiterede timer "ÆldreUdgifter" Beregningsmodellens faneblade "BeregnedeOmk" "Lønfordeling" "Fællesomk" Trin 1: Opdeling af ældreområdets udgifter I trin 1 foretages en opsplitning af de udgifter der er direkte konteret under ældreområdet. Konkret tages udgangspunkt i kontoplanen for ældreområdet - typisk konto og eventuelt konto 5.54, der efterfølgende fordeles med de udgifter der vedrører hjemmeplejens leverandørfunktion inden for frit-valg området og andre opgaver der vedrører andet som fx sygepleje, bolig, køkken, fysio- og ergoterapi mv. Til den foreliggende opgave er det kun nødvendigt at fordele til frit-valg området. Det kan imidlertid være nyttigt at fortage en fuld fordeling for at sikre fuld afstemning af samtlige udgifter og for at kommunen på egen hånd kan prisfastsætte alle ydelser på ældreområdet. Trin 2: Beregning af Fællesomkostninger og kapitalomkostninger I trin to beregnes fællesomkostninger og kapitalomkostninger for ældreområdet. Fællesomkostninger er omkostninger til administrative støttefunktioner som IT-, personale og økonomiafdeling og endvidere omkostninger til fælles puljer til fx IT-systemer, uddannelse, pensioner, elever mv. Kapitalomkostninger er de langsigtede gennemsnitlige omkostninger ved større aktiver med en levetid på mere end 1 år, som fx biler, gruppelokaler, større IT-investeringer mv. Trin 3: Fordeling af udgifter til priskategorier I trin 3 lægges udgifterne fra trin 1 sammen med de beregnede omkostninger i trin 2. Opgaven i trin 3 er derefter at fordele de samlede omkostninger der vedrører hjemmeplejen i de tre timepriskategorier: Personlig pleje i 3

4 hverdagstimerne, personlig pleje på øvrige tider og praktisk hjælp. Opgaven kan med fordel deles i to trin: 1. fordeling af udgifter der kan fordeles umiddelbart i den relevante kategori (fx tillæg for arbejde på ubekvemme tidspunkter). 2. fordeling af de resterende omkostninger efter nogle fastlagte fordelingsnøgler. Trin 4: Opgørelse af antal leverede timer og beregning af timepris I trin 4 opgøres antallet af leverede for de tre timepriser, der repræsenterer hver sin vagttype. Den primære opgave forbundet med dette er valideringen af data for tidsopgørelse. Har man fuldstændigt sikre data for leverede timer er der ingen opgave. Har man derimod alene opgørelser af visiterede timer eller eventuelt slet ingen opgørelser af timer for den relevante periode, er det nødvendigt med en validering af data. Efter validering af data beregnes timepriserne efter formlen: Omkostninger Leveredetimer Generelt om vejledningen Afgrænsning og definitioner: Vejledningen omfatter: Timeprisberegning for den del af hjemmehjælpen som er omfattet af bestemmelserne om frit valg Beregningsår: Det år, som lægges til grund for beregningen, fx R2007 Prisår: Det år, der beregnes pris for, fx 2009 Frit-valg området/leverandørfunktionen: Henviser til det område inden for hjemmehjælpen (madproduktion indgår ikke i modellens område) som er omfattet af frit valg af leverandør og den kommunale leverandørfunktion som producerer frit-valg ydelserne. Særligt om forrentning af driftskapital: Vejledningen om omkostningskalkulation i kapitel 9 til "Budget- og Regnskabssystem for kommuner og regioner" indeholder følgende anvisning: I omkostningskalkulationen indregnes omkostninger til forrentning af driftskapital, såfremt der er tale om en aktivitet, hvortil der knytter sig væsentlige omkostninger til likviditetsmæssige udlæg i forbindelse med opgavens udførelse. Forrentning af driftskapital skal modsvare de omkostninger, der er ved likviditetsmæssig udlægning i forbindelse med produktionen. Hjemmeplejen er et skattefinansieret område og det må forventes, at lønnen, der er den dominerende udgiftspost, udbetales stort set samtidig med at kommunen modtager sin 12. dels rate, hvorfor udgifter til forrentning af driftskapital må antages at være ubetydelige og sættes derfor til 0 i modellen. 4

5 Inden du går i gang: Du bør læse vedlagte vejledning og skabe et overblik over hvilke oplysninger der kræves, for at komme igennem beregningen og sammenholde disse med de muligheder der er for at skaffe oplysninger om udgifter og aktiviteter i kommunen. Når du læser vejledningen kan det være en god ide samtidig at se i beregningseksemplet og evt. ændre lidt i forudsætningerne for på den måde at få en ide om fleksibiliteten i modellen. Bl.a. kan det anbefales at se på konsekvenserne af anvendelse af model I og II i fanebladet "Lønfordeling" og korrektionsmulighederne i model II - A, B og C. Når du skal til at indsætte kommunens oplysninger i modellen, skal det bemærkes at det kun er muligt for kommunen at skrive i de grønne felter. Alle andre felter kan der ikke skrives i. Dette hænger naturligvis sammen med, at modellen i dens videre beregninger kun regner på oplysninger, der oprindeligt er indsat i de grønne felter. Trin 1: Opdeling af ældreområdets udgifter Forklaring: Formålet med denne beregning er at få adskilt hvilke udgifter fra ældreområdet der vedrører hjemmeplejens frit-valg del og hvilke der vedrører andre opgaver på ældreområdet som fx myndighedsopgaver, køkken, hjælpemidler mv. Opgaver der ikke vedrører hjemmeplejens frit-valg del : Myndighedsopgaver Hjemmesygepleje Plejehjem mv. Aktivitetsområdet (SEL 65) Træning (SEL 73A) Madproduktion til plejehjem mv. Særlige hjælperordninger (SEL 76-78) Konkret gøres dette ved at tage udgangspunkt i en regnskabsrapport for en beregningsåret og gennemgå rapporten konto for konto med det formål at fordele hver enkelt udgift til hhv. hjemmepleje og ikke-hjemmepleje. En del konti vil kunne fordeles umiddelbart efter den faktiske anvendelse som fx løn til hjemmehjælpsgrupper, der kan tillægges udgifterne til frit-valg området 100%. Der vil imidlertid også være en række udgifter til fx ledelse og administration, mobiltelefoner mv., som både vedrører hjemmeplejen, men også fx sygeplejen og fysio/ergoterapien. I de tilfælde skal man fordele ud- 5

6 giften så den så godt som muligt afspejler det reelle ressourceforbrug. Konkret kan man vælge at tage udgangspunkt i enten en proportional fordeling, optælling eller i et kvalificeret skøn. Det kvalificerede skøn foretages fx ved at lederen af ældreområdet skønner over eget og administrative medarbejderes tidsforbrug til hhv. hjemmepleje og øvrige områder, hvorefter udgifterne til ledelse og administration fordeles efter andel af tidsforbrug. Den proportionale fordeling gennemføres ved at beregne en proportional fordelingsnøgle udfra fx antal ansatte i hhv. fritvalg området og øvrige områder og derefter fordele udgifter udfra denne fordelingsnøgle. Kommunen skal være opmærksom på at fordeling efter antal ansatte ikke tager hensyn til at gennemsnitslønnen for det udførende personale i frit-valg området kan være anderledes end gennemsnitslønnen for ældreområdet som helhed, hvilket kan indebære en forkert beregnet pris. Der vil således indgå et individuelt skøn i forbindelse med de udgifter, der ikke umiddelbart kan fordeles med 100% i den ene eller den anden kategori. Tips og gode råd: Der tages udgangspunkt i driftsudgifterne, som bør gennemgås for ekstraordinære udgifter og for investeringsaktiver med en værdi over kr. og en levetid på mere end et år. Har der f.eks. i beregningsåret været gennemført et udviklingsprojekt, der er afsluttet, kan udgifterne til dette trækkes ud af beregningen. Udgifter til aktiver med en værdi på mere end kr. skal trækkes ud af beregningen og i stedet indregnes som kapitalomkostninger jf. trin 2 i modellen. Fordeling af omkostninger til Omsorgssystemer bør tage udgangspunkt i at systemet både varetager planlægningsopgaver for frit-valg området og andre områder fx hjemmesygepleje samt at systemet endvidere spiller en betydelige rolle i myndighedsopgaverne. Opgørelsen er en opgørelse af bruttopriser dvs. indtægter fra kommune- og amtsrefusion skal ikke regnes med. Opgørelsen omfatter ikke udgifter til plejehjem og lignende boformer og pleje og omsorg i disse. For nogle kommuner kan denne adskillelse være vanskelig, hvis man har fuldt integreret pleje ude og inde. I givet fald kan man blive nødt til at beregne en samlet timepris der også omfatter plejen på plejehjemmene. Dette forudsætter imidlertid at man kan opgøre visiterede/leverede timer lige så præcist i plejeboliger som for brugere i eget hjem. Kan man ikke det, er man nødt til at foretage en opdeling af udgifterne evt. gennem en stikprøve af tidsforbruget. 6

7 Regnearksmodellen "UdgifterÆldrepleje": Trin 1 svarer til regnearksmodellens faneblad "UdgifterÆldrepleje". Øverst på dette faneblad vises et Opsamlingsskema, der samler alle de oplysninger sammen som bliver beregnet på grundlag af oplysninger og fordelinger andre steder på fanebladet. Modellen forudsætter at kommunen kan identificere tillæg for arbejde på øvrige tider i frit-valg området. Dette felt skal derfor selvstændigt udfyldes. Såfremt kommunen kan isolere merbetalingen for vikarer på øvrige tider i forhold til hverdagstimer, skal denne udgift lægges til de løntillæg, der er angivet i feltet Tillæg. Værdien i feltet Tillæg vil således svare til den merudgift, som betales direkte til personalet, der er ved at levere praktisk hjælp og personlig pleje på øvrige tider. Endvidere skal lønudgiften til eget personale inklusive tillæg samt udgifter til eksterne vikarer på frit-valg området angives i søjle 12. I tabellen "Direkte og indirekte udgifter" kan kommunen med udgangspunkt i registreringer af udgifter på ældreområdet foretage en opdeling af udgifterne således at de direkte og indirekte udgifter der skal indgå i beregning af frit-valg prisen opgøres. Vigtigt: Når kommunen beregner afskrivning og forrentning af driftsmidler som indgår i frit-valg områdets drift, skal udgifter til anskaffelser af driftsmidler som måtte indgå i beregningsårets udgifter ikke indgå i udgifterne på dette faneblad. Driftsmidlerne skal i stedet for optages i driftsmiddel kartoteket på fanebladet "BeregnedeOmk" så der beregnes afskrivning og forrentning af aktivet. I søjle 1-3 skal kommunen indsætte udgifter for det år, som lægges til grund for beregningen (beregningsåret). Udgiftsoplysningerne kan lægges ind med udgangspunkt i en udskrift fra økonomisystemet vedrørende de relevante funktioner (Der er afsat plads til kontotekst i søjle 1, niveauopdeling i søjle 2 og beløb i søjle 3). Da de direkte udgifter til hjemmeplejen (omfattet af frit valg) skal kunne opdeles i løn og andre udgifter kan det være en fordel at sikre at udtrækket som lægges til grund tillige indeholder specifikation af løn (hovedart 1). Endvidere skal kommunen, som tidligere nævnt, opgøre den del af lønnen som vedrører tillæg for arbejde på øvrige tider fx med udgangspunkt i lønsystemet. Øverst i søjle 3 angives beregningsårets pl-niveau. Når beregningsåret er valgt omregnes udgifterne automatisk til prisårets pl. Prisårets pl angives ud for Til timeomkostningsberegning for året, som findes øverst til venstre i fanebladet. Det er den kommunale pris- og lønfremskrivningsprocent, der anvendes til at fremskrive til prisårets pl. 7

8 Søjlerne 5-9 er beregnet til at hjælpe kommunen med at systematisere og dokumentere fordeling og afgrænsning af de udgifter som vedrører frit-valg området og dermed skal med i prisberegningen. I søjle 5 skal kommunen angive om udgiften er direkte (d) eller indirekte (i) og dermed bestemme om udgiften indgår i søjle 11 eller søjle 13. (Hvis der angives andet end (d) eller (i) medgår beløbet ikke i udgiftsberegningen). Ved direkte udgifter forstås udgifter som direkte vedrører udførelsen af fritvalg områdets opgaver som fx løn til det udførende personale, transportudgifter mm. Ved indirekte udgifter forstås udgifter på ældreområdet, som understøtter de udførende funktioner på frit-valg området fx ledelse og andre udgifter som frit-valg området har fælles med den øvrige ældrepleje. Opdelingen er foretaget i henhold til Vejledningen om frit leverandørvalg af 9. oktober Opdelingen er ikke afgørende for det endelige resultat, bortset fra, at det er lønandelen af de direkte udgifter, som kommunen skal specifisere i søjle 12, der går videre i beregningen til fordeling på de tre priskategorier. Opdelingen udgør imidlertid en væsentlig del af dokumentationsforpligtigelsen i forhold til opgørelser, beregninger, skøn mv. Desuden kan opdelingen anvendes når der sammenlignes med andre kommuner. I søjle 6 og 7 kan kommunen angive hvilket fordelingsprincip og hvilken nøgle der er anvendt til at fordele udgiften mellem frit-valg området og det øvrige ældre område. Teksten skal understøtte kommunens egen arbejdsmetode og udveksling af oplysninger internt i kommunen under processen. Når alle beregninger er færdige og systematiserede, danner informationen en slags dokumentation af de i beregningsmetoden anvendte fordelinger. Søjlerne kan også anvendes til at angive hvor en evt. baggrundsanalyse kan findes fx Døgnplejens notat af Fordelingsprincipper (søjle 6) kan være faktisk (fx optalt eller registreret), proportional (forholdsmæssig fordeling fx efter antal ansatte, lønandele eller brugere) eller et kvalificeret skøn (fordelingen skønnet på grundlag af erfaringer eller overslag o. lign.). De valgte fordelingsprincipper skal kunne begrundes og dokumenteres. Nøglen (søjle 7) er den værdi der er anvendt i fordelingen jf. ovenfor fx ansatte, brugere mv. I søjle 8 og 9 skal angives de fordelinger som anvendes fx det optalte eller procentandele. I sølje 8 angives det samlede og i søjle 9 frit-valg områdets andel. Hvis for eksempel det samlede personale udgør 32 personer hvoraf de 19 indgår i "frit-valg området anføres "32" i søjle 8 og "19" i søjle 9. Beregnin- 8

9 gen henfører derefter 19/32-dele til frit-valg området". Hvis der anvendes procenter og det er opgjort at de 90 pct. vedrører frit-valg området anføres fx "100" i søjle 8 og "90" i søjle 9. Søjle 10 beregner den vægt som udgiften indregnes med i frit-valg områdets udgifter. Søjle 11 viser de udgifter som kommunen har angivet som direkte, indregnet med vægten i søjle 10 og opregnet til prisårets pl. I Søjle 12 skal kommunen anføre den del af den direkte udgift som er løn til det udførende personale i frit-valg området. Modellen opregner den anførte løn til prisårets pl og fører denne videre over i fanebladet "samlet" hvor lønnen indgår i timeprisberegningen. Lønnen anføres i beregningsåretes pl. Søjle 13 viser de udgifter som kommunen har angivet som indirekte, indregnet med vægten i søjle 10 og opregnet til prisårets pl. Trin 2: Beregning af Fællesomkostninger og kapitalomkostninger I trin 2 beregnes kapitalomkostninger for ældreområdet (fanebladet "BeregnedeOmk") og fællesomkostninger (fanebladet "Fællesomk"). Fællesomkostninger er omkostninger til administrative støttefunktioner som IT-, personale og økonomiafdeling og endvidere omkostninger til fælles puljer til fx IT-systemer, uddannelse, elever mv. Kapitalomkostninger er de langsigtede gennemsnitlige omkostninger ved større aktiver med en levetid på mere end 1 år, som fx biler, gruppelokaler, større IT-investeringer mv. Fællesomkostninger Der er overordnet tre opgaver forbundet med at beregne fællesomkostninger: 1. Identifikation af fællesomkostninger 2. Fordeling af fællesomkostninger til hhv. ældreområdet og øvrige områder. 3. Fordeling af fællesomkostninger til hhv. frit-valg området og det øvrige ældreområde Identifikation af fællesomkostninger omfatter processen med at få defineret hvilke udgifter primært fra hovedkonto 6, der bør regnes med som udgifter der er henførbare til ældreområdet og frit-valg området. Udgifterne omfatter bl.a.: Centrale stabsfunktioner som Økonomi-, Personale- og ITafdeling Socialforvaltning 9

10 Eventuel del af central bygningsvedligeholdelse placeret på teknisk forvaltnings område (se også vejledning til model vedr. overhead for kontorholdsomkostninger) Øvrige puljer og konti på hovedkonto 6 der vedrører ældreområdet fx puljer til forsikring, uddannelse, IT, pension, leasingudgifter mv. Særligt den sidste kategori af udgifter kan være vanskelige at få overblik over, men en mulighed kan være en generel gennemgang af hovedkonto 6 mhp. at få fordelt alle udgifter til hhv. udgifter der vedrører den politiske organisation, udgifter der vedrører de ydelser kommunen udfører på serviceområderne og endelig udgifter der vedrører administrative serviceydelser i sig selv som fx. sagsbehandling af sygedagpengesager mv. En sådan gennemgang kan gennemføres med en arbejdsgruppe med repræsentation af fx kommunens økonomiafdeling, personaleafdeling og udførerleddet repræsenteret af ældreområdet. Når fælles- og kapitalomkostninger er identificeret, er næste led i opgaven at vurdere hvor stor en andel af disse, der skal fordeles til ældreområdet generelt og heraf en andel til frit-valg områdets udføreropgaver. Denne fordeling kan overordnet ske gennem tre forskellige fordelingsprincipper: 1. Faktisk fordeling hvor man kan identificere den præcise fordeling af omkostningerne. Dette princip kan anvendes hvis der fx er præcise leasing udgifter til hjemmeplejens biler placeret i en central pulje. 2. Kvalificeret skøn hvor der anvendes et konkret skøn for fordeling af udgifterne. Kan fx anvendes til at fordele Økonomiafdelingens lønudgifter på baggrund af en konkret forespørgsel til tidsanvendelsen til opgaver vedr. ældreområdet. 3. Proportional fordeling hvor fællesomkostningerne fordeles efter en konkret fordelingsnøgle. Kan også anvendes til fordeling af fx Økonomiafdelingens lønudgifter der kan fordeles efter ældreområdets andel af samlede driftsudgifter. Uanset hvilket princip der vælges er det vigtigt at kommunen dokumenterer fordelingen og begrundelsen for den valgte metode. Regnearksmodellen: "Fællesomk" Trin 2 vedrørende fællesomkostninger svarer til regnearksmodellens faneblad "Fællesomk". 10

11 Vejledning til fanebladet "Fællesomk" I dette faneblad kan kommunen indlægge tal og beregninger af de fællesomkostninger som vedrører frit-valg området, som ikke er en del af ældreplejen. Ud over de direkte omkostninger fx til løn til det personale der servicerer leverandørfunktionen, kan der i modellen beregnes et overhead til øvrige kontorholdsomkostninger i fællesforvaltningen fx udgifter til kontor (husleje eller bygningsafskrivninger), telefon, varme, el, IT-udstyr mm. som vedrører de personer som varetager disse funktioner på rådhuset. Den fulde beregning af alle kontorholdsomkostninger på rådhuset er en relativt kompliceret beregning, der kræver at en række konti gennemgås for at identificere en lang række beløb. Endvidere skal der beregnes afskrivning og forretning af bygninger, driftsmidler mm. og endelig skal der derefter ske en forholdsmæssig fordeling vedrørende leverandørfunktionen. I DUTsammenhæng har man anvendt et skønnet overhead pr. årsværk på 20 pct. af lønudgifterne, hvilket med en lønniveau på kr. svarer til kr. Dette forudsættes at dække alle kontorholdsomkostninger vedr. personale i centralforvaltningen som servicerer leverandørfunktionen. Det skønnede overhead vil naturligvis afvige i den enkelte kommune. Beløbet illustrerer imidlertid, at det man kunne kalde overhead af overhead kun i meget begrænset omfang flytter den endelige timepris. Kommunen skal herudover kun finde eventuelle direkte omkostninger vedrørende frit-valg området fx præmier til arbejdsskadeforsikring, arbejdsgivernes elevrefusion mm., hvis dette betales centralt af løn- og personaleafdelingen. Endvidere skal kommunen beregne et træk i form af arbejdstimer i de forskellige fællesfunktioner og prisen på disse arbejdstimer. Timerne omregnes til årsværk via tabellen "Beregning af aktiv arbejdstid", hvor det er lagt til grund at et aktivt arbejdsår udgør timer efter fradrag af ferie og andet fravær. Skønnet for antallet af aktive arbejdstimer bygger på de generelle principper for dette, som KL har aftalt med Finansministeriet. Det er dog muligt at ændre dette tal, hvis man har bedre viden om de konkrete forhold i kommunen. Man bør være opmærksom på, at skønnet over antal aktive arbejdstimer i et årsværk (de timer) er udgangspunktet, når der optælles aktive timer til at løse opgaven. Hvis der optælles i årsværk, bør der således indregnes timer pr. årsværk i søjle 4. 11

12 Kommunens eget skøn vedrørende overheadomkostninger og timetal pr. årsværk kan indlægges i de "grønne felter" i tabellen "Beregning af aktiv arbejdstid". Vejledning til udfyldelse af tabellen "Fælles administrativ service" Tabellen har inddeling til de almindeligt forekommende omkostninger på funktionerne: Socialforvaltning Løn- og personalekontor Økonomisk afdeling Fællessekretariat IT-afdeling Andre udgifter I søjle 1 og 2 angives henholdsvis en tekst vedrørende udgiften og en eventuelt metode til fordeling af frit-valg områdets andel af udgiften. Af hensyn til omregning til årsværk kan det være hensigtsmæssigt at anføre løn og andre udgifter hver for sig. I søjle 3 angives det beregnede beløb vedrørende leverandørfunktionen. I søjle 4 angives antallet af optalte/skønnede aktive arbejdstimer (Som udgangspunkt er et årsværk = timer) I søjle 5 beregnes automatisk et overhead udfra det beløb kommunen har indtastet i tabellen Årsværk til fælles administration Overheadomkostningen dækker kontorholdsomkostninger i bred forstand inklusive husleje, afskrivning og forrentning af bygninger, inventar og ITudstyrsamt forbrug af varme, el, vand, vandafledning, papir og kontormaterialer, abonnementer, telefon og porto mm. Det er derfor vigtigt, at den type omkostninger ikke indgår i de udgifter som anføres i søjle 3. Kapitalomkostninger (trin 2 fortsat) Kapitalomkostninger vedrører aktiver med en værdi på min kr. og med en levetid på mere end et år. I følge vejledningen om prisberegning på frit valg skal der beregnes kapitalomkostninger på sådanne aktiver. Aktiver med en værdi mellem og kan man vælge at beregne kapitalomkostninger på. Konkret drejer det sig på ældreområdet primært om lokaler, inventar og biler og i mindre grad større investeringer i fx IT-systemer. I praksis er der følgende opgaver forbundet med beregningen af kapitalomkostninger: 12

13 1. Identificere de relevante aktiver ved at lade udførerfunktionen lave en fortegnelse over aktiver i brug eller lave en gennemgang af regnskabet 2. Korrigere beregningsårets udgifter til disse aktiver (konkret fratrækkes udgifter til fx anskaffelse af biler eller sikre at den ikke indgår i beregningsgrundlaget) 3. Beregne afskrivning og forrentning på aktiverne og lægge disse omkostninger til omkostningerne i de valgte regnskabsår. For en nærmere gennemgang af beregningsmetoderne til beregning af afskrivninger og forrentning henvises til regnearksmodellen. Tips og gode råd: Ved beregning af kapitalomkostninger er det muligt at anvende lejeog leasingudgifter i stedet for beregning af kapitalomkostninger. Tilsvarende kan man som alternativ til at lave beregninger af kapitalomkostninger for lokaler, kontakte en erhvervsmægler med henblik på at få oplyst et forventet lejeniveau, hvis der havde været tale om et erhvervslejemål. Hvis udførerfunktionen har lokale i et ældrecenter med ældrebolig kan lejen fastsættes med udgangspunkt huslejen pr. m 2. Hvis leje/leasing metoden anvendes, skal udgifterne indgå i de indirekte udgifter (fanebladet "ÆldreUdgifter"). Regnearksmodellen: "BeregnedeOmk" Trin 2 vedrørende kapitalomkostninger svarer til regnearksmodellens faneblad "BeregnedeOmk". Vejledning til fanebladet "BeregnedeOmk" Fanebladet beregner afskrivning og forretning af fysiske aktiver som driftsmidler, bygninger mm. når disse indlægges i arket. Endvidere skal kommunen beslutte og indlægge en rentefod til brug for forrentningsberegningen. Rentefoden kan fx være den rente, som kommunen kunne have opnået, hvis pengene var blevet forrentet som aftaleindskud hos kommunens sædvanlige bankforbindelse. OBS: Afskrivning og forrentning skal ikke pl-fremskrives og indgår altid i løbende priser Øverst i arket er vist en samletabel som viser de beløb vedrørende forrentning og afskrivning som går med i den videre beregning af timeprisen. For hvert aktiv skal der som minimum indlægges oplysning om; Søjle 1: Navn eller betegnelse for aktivet 13

14 Søjle 2: Anskaffelsespris Søjle 3: Scrapværdi (hvis den er relevant). Scrapværdi er kun relevant når kommunen på forhånd har bestemt at sælge aktivet på et bestemt tidspunkt og den pris der opnås herved er betydelig og nogenlunde forudsigelig. Fx hvis kommunen har en regel om, at biler udskiftes når de er fem år gamle. Scapværdien er da den forventede pris som kan opnås ved gensalg af bilerne. Hvis der anvendes scrapværdi sættes levetid = anvendelsestid d.v.s. fem år i det viste eksempel med biler. Søjle 4: Anskaffelsesår - det år aktivet er taget i brug Søjle 5: Anskaffelsesmåned angives med tal fra 1-12, som den måned i året aktivet er taget i brug. Anskaffelsesmåned har kun betydning for afskrivningen, hvis anskaffelsen sker i prisåret eller hvis afskrivningsperioden udløber i prisåret. Hvis anskaffelsesmåned ikke kendes eller er uden betydning kan måned "0" angives. Søjle 6: Levetid eller anvendelsestid - den forventede levetid eller anvendelsestid for aktivet (angives i antal år). I regnearkets første række er der anbragt to knapper som åbner og lukker for et antal søjler, hvor Indenrigs- og Sundhedsministeriet identifikationsnumre for aktiver kan anføres, jf. kapitel 8 i "Budget og regnskabssystem for kommuner og amtskommuner". Disse kan udfyldes, hvis kommunen på et senere tidspunkt ønsker at indføje aktiverne i et egentligt anlægskartotek. På baggrund af de indlagte oplysninger beregner modellen en lineær afskrivning (dvs. lige store afskrivninger pr. periode i hele aktivets levetid) samt en forrentning af anlægskapitalens værdi i gennemsnit for året på grundlag af den fastsatte forrentningsprocent. Søjle 7: Afskrivning for prisåret som tager hensyn til anskaffelsesmåned Søjle 8: Afskrivning pr. år - den beregnede afskrivning på årsbasis Søjle 9: Akkumulerede afskrivninger primo året - den fulde afskrivning frem til 1. januar i prisåret Søjle 10: Anlægskapital til forrentning i prisåret - gennemsnit af primo og ultimo prisåret Søjle 11: Den beregnede forrentning af anlægskapital, medio i prisåret 14

15 Søjle 12: Aktivets bogført værdi, primo i prisåret Søjle 13: Bogført værdi, ultimo i prisåret Trin 3: Fordeling af udgifter til priskategorier I trin 3 lægges udgifterne fra trin 1 sammen med de beregnede omkostninger i trin 2. Opgaven i trin 3 er derefter at fordele de samlede omkostninger der vedrører frit-valg området i de tre timepriskategorier: Personlig pleje hverdagstimer, personlig pleje øvrige tider og praktisk hjælp. Hjemmeplejen Fælles- og kapitalomkostninger Direkte- og indirekte udgifter, ældreområdet Praktisk hjælp Personlig pleje hverdagstimer Personlig pleje Øvrige tider Opgaven kan med fordel deles i to trin: 1. Fordeling af udgifter der kan fordeles efter en faktisk forbrug i den relevante kategori (fx tillæg for arbejde på øvrige tider ) 2. Fordeling af de resterende omkostninger efter nogle fastlagte fordelingsnøgler. Fordeling af udgifter der kan fordeles efter faktisk forbrug De udgifter, der umiddelbart kan identificeres som hørende til en af de tre priskategorier, kan umiddelbart fordeles til den relevante priskategori. Det vedrører fx: Løntillæg for arbejde på øvrige tider Løn til medarbejdere i rene rengøringshold (hvis det er muligt at udskille disse medarbejdere organisatorisk) 15

16 Det generelle princip for fordeling i denne kategori er, at udgifterne skal kunne fordeles 100% til den relevante kategori uden anvendelse af fordelingsnøgler. Det gør det imidlertid vanskeligt at fordele fx udgifter til hhv. dagvagt og aften/nattevagt i en bestemt timepriskategori, da fx dagvagten ofte indeholder både løn for arbejde i dagtimer lørdage (der hører med til personlig pleje øvrige tider) og for løsning af ydelser inden for praktisk hjælp. Hvis kommunens organisering betyder at en yderligere opsplitning af lønudgifterne giver uforholdsmæssigt store problemer, er man derfor nødt til at fordele udgifterne efter nogle fastlagte fordelingsnøgler. Fordeling af udgifter efter fordelingsnøgler eventuelt med korrektion De udgifter der ikke kan fordeles efter faktisk forbrug jf. ovenfor, fordeles efterfølgende efter en fastsat fordelingsnøgle. Udgangspunktet for denne fordelingsnøgle vil være tidsforbruget til ydelser indenfor de tre priskategorier jf. eksemplet nedenfor. Timefordeling uden korrektion Timer Procent Personlig pleje øvrige tider ,3% Personlig pleje - hverdage ,6% Praktisk hjælp ,2% I eksemplet vil alle øvrige udgifter (udover løntillæg) skulle fordeles efter ovenstående fordelingsnøgle. Da der efterfølgende divideres med det samme antal timer for at opnå en timepris, fører denne metode imidlertid til at kommunen opnår den samme timepris på praktisk og personlig hjælp, ligesom forskellen på timeprisen på hverdage og øvrige tider alene kommer til at afspejle forskellen i løntimeprisen. Der kan imidlertid konstateres 3 øvrige forhold der kan begrunde forskelle i timeprisen mellem de tre kategorier: 1. Forskelle i direkte brugertid rene rengøringshold har vist sig at have højere direkte brugertid end blandede plejegrupper. Derfor bør prisen på praktisk hjælp blive lavere end prisen på personlig pleje. Der kan også være forskelle i den direkte brugertid på hhv. bekvemme og ubekvemme tidspunkter. 2. Lønforskelle udover løntillæg for arbejde på øvrige tider I nogle kommuner er der en tendens til, at de lavest lønnede medarbejdere i hjemmeplejen på trin 9-11 i højere grad udfører praktisk 16

17 hjælp, mens medarbejdere indplaceret i højere løntrin, som fx trin i højere grad udfører plejeopgaver, uden at der er en egentlig organisatorisk opsplitning af opgaverne. Om dette er tilfældet kan enten afklares ved en stikprøvegennemgang af et antal medarbejderes løn og arbejdsopgaver eller ved en konkret opgørelse/registrering. Hvis det er tilfældet, bør det afspejles i en lavere timepris på praktisk bistand. 3. Forskelle i realiseringsgrad af visiterede timer indenfor alle ydelsestyper vil der forekomme brugeraflysninger af hjælpen, ligesom den reelt leverede ydelse vil afhænge af brugernes konkrete behov. Omvendt vil der også modsat forekomme akutopgaver, der ligger ud over den timeramme, der er afsat i visitationen. Der vil imidlertid i mange kommuner være en tendens til, at der forekommer flere akutopgaver i gruppen af brugere der modtager personlig pleje end i den gruppe der alene modtager praktisk hjælp, hvilket vil betyde at der samlet vil blive realiseret en højere andel af de visiterede timer indenfor personlig pleje end indenfor praktisk hjælp. Disse forskelle handler især om, at de svageste modtagere af hjælp oplever flere og mere massive udsving i behov og dermed hjælp, hvilket i sidste ende vanskeliggør den praktiske arbejdstilrettelæggelse med en lavere direkte brugertid til følge. Disse forskelle kan indregnes igennem en korrektion af fordelingsnøglerne til fordeling af udgifter udover tillæg for arbejde på øvrige tider jf. eksemplet nedenfor. Timefordeling uden korrektion Timer Procent Personlig pleje - øvrige tider ,3% Personlig pleje, hverdagstime ,6% Praktisk hjælp ,2% Forskel i løn eller antal akutopgaver Forudsætning 10% lønforskel - praktisk vs. personlig hjælp eller 10% forskel i realiseringsgrad Beregning Timer Procent Personlig pleje - øvrige tider =300*1, ,5% Personlig pleje hverdagstimer =1000*1, ,3% Praktisk hjælp =180* ,2% Forskelle i direkte brugertid Forudsætning forskel i direkte brugertid - praktisk vs. personlig hjælp 17

18 Beregning Timer Procent Personlig pleje - øvrige tider =300/52% ,6% Personlig pleje hverdagstimer =1000/52% ,7% Praktisk hjælp =180/60% ,7% Det skal understreges at korrektion med fordelingsnøgler enten skal hvile på en konkret registrering eller en stikprøve. Regnearksmodellen: Kan levere beregningen af fordelingerne, men kommunen skal selv beregne korrektionsfaktorer enten i form af en forskel i direkte brugertid eller en konkret korrektionsfaktor. Regnearksmodellens faneblad "Lønfordeling omfatter både trin 3 og 4 - se den samlede vejledning efter teksten til trin 4. Trin 4: Opgørelse af antal leverede timer og beregning af timepris I trin 4 opgøres antallet af leverede timer for de tre priskategorier, der repræsenterer hver sin vagttype. Den primære opgave forbundet med dette er valideringen af data for tidsopgørelsen. Har man fuldstændigt sikre data for leverede timer er der ingen opgave. Har man derimod alene opgørelser af visiterede timer eller eventuelt slet ingen opgørelser af timer for den relevante periode, er det nødvendigt med en validering af data. Efter validering af data beregnes timepriserne efter formlen: Omkostninger Leverede timer Opgaven i trin 4 er derfor primært en validering af data. Valideringen er meget central for beregningen af timeprisen, da det ikke mindst er opgørelsen af antal leverede timer i forhold til den konkrete normering, der er afgørende for den endelige timepris. Med mindre der foreligger stregkode- eller skanningsdata er det eneste reelle alternativ en stikprøveregistrering for en gruppe medarbejdere i en udvalgt periode. Valideringen kan herefter eksempelvis bestå af følgende aktiviteter; - Gennemgang af faste registreringer (eksempelvis fravær, præsterede tjenestetimer o.l.) herunder holde disse tal op mod stikprøveresultatet. Disse oplysninger vil ofte være tilgængelige elektronisk for alle medarbejdere. Herunder kan også adskillelsen mellem myndighed og drift valideres. - Sammenholde stikprøveresultater med almindelig viden om mødepraksis o.l. (sandsynlighedstjek) 18

19 Hvis det under valideringen af data viser sig at det er nødvendigt at korrigere forventningen til antal leverede timer for beregningsåret skal der korrigeres på baggrund af normeringen i dette år. Hvis der fx foretages en stikprøve gennemgang af leverede timer i uge i 2007, skal den direkte brugertidsprocent ganges med normeringen for 2007 for at beregne leverede timer i Brugertid, direkte fælles sprog Fravær Brugertid, indirekte Ferie med løn Kontakt med pårørende m.fl. Sygdom Vejtid Personligt fravær Fællesopgaver vedr. flere brugere Afspadsering Dokumentation (journal) Frokost/pause Kvalifikationstid Ikke disponeret tid Personlig kvalifikationstid Beredskabstid Organisering og planlægning Afvigelser (fejl-korrektion) Regnearksmodellen: "Lønfordeling" Trin 3 og trin 4 vedrørende Fordeling af udgifter og fordeling af visiterede/leverede timer svarer til regnearksmodellens faneblad "Lønfordeling". Vejledning til fanebladet "Lønfordeling" I dette faneblad foretages en fordeling af lønudgifterne på de tre ydelsestyper praktisk hjælp, personlig pleje hverdagstimer og personlig pleje øvrige tider. Arket indeholder to alternative modeller til fordelingen af lønudgifterne. Model I kan anvendes af kommuner, der har mulighed for organisatorisk at opdele lønudgifterne direkte på hhv. praktisk hjælp og personlig pleje. Det er fx kommuner, som er organiseret med rengøringsteams, der tager sig af den praktiske hjælp. I disse tilfælde skal der ikke ske en yderligere opdeling af lønudgifterne (bortset fra en korrektion for weekend, som omtales nedenfor). Model II kan anvendes af de kommuner, som ikke har mulighed for at opdele lønudgiften organisatorisk, og som derfor må fordele den samlede lønudgift (ekskl. tillæg for arbejde på øvrige tider ) på de forskellige ydelsestyper efter en fordelingsnøgle. I model II er der mulighed for at korrigere lønfordelingen på forskellige måder, således at der kan tages højde for at prisen på en leveret time prak- 19

20 tisk bistand og en leveret time personlig pleje reelt ikke er den samme. Der er i model II indlagt tre forskellige muligheder for at korrigere lønfordelingen: A: Korrektion vedrørende forskelle i direkte brugertid. B: Korrektion vedrørende lønforskelle. C: Kombination, hvor der både korrigeres for forskelle i direkte brugertid og løn. Mulighederne beskrives nærmere under gennemgangen af model II. NB: Hvis kommunen indtaster lønoplysninger i Tabel 1 (række 14-16), benytter modellen automatisk model I. Hvis der ikke indtastes tal her, benytter modellen automatisk model II. Anvendelse af model I: Hvis kommunen har mulighed for organisatorisk at opdele ydelserne på henholdsvis praktisk hjælp og personlig pleje, indtastes lønudgifterne (trækkes fra fx omsorgs- eller lønsystem) i Tabel 1 (række 14-16). Lønudgifter skal angives ekskl. tillæg for arbejde på øvrige tidspunkter,. men inkl. udgifter til vikarer. Bemærk, at lønudgifterne til personlig pleje hverdagstimer her indeholder lønudgifter til personlig pleje i dagtimer i weekenden, fordi lønudgifter til dagvagter i de fleste kommuner vil dække både dagvagter på hverdage og dagvagt i weekenden. Der korrigeres for dette nedenfor. I række fremskriver modellen lønudgifterne til prisårets pl. Løntillæg hentes fra arket udgifter ældrepleje, hvor disse udgifter blev indtastet og bliver ligeledes prisfremskrevet. I Tabel 2 indtaster kommunen oplysninger om antal leverede timer Disse oplysninger bruges dels til at trække weekendtimerne ud af lønudgifterne til personlig pleje dagtimer, og dels anvendes de leveredetimer i beregningen af de endelige timepriser i samle-arket. I række 42 til 45 beregner modellen en korrektion af lønudgifterne, således at weekendtimerne trækkes ud af lønoplysningerne for personlig pleje, hverdagstimer og tillægges lønudgifterne for personlig pleje, øvrige tider. Disse lønudgifter anvendes nu direkte til beregning af timepriserne i samlearket. 20

21 Anvendelse af model II: Hvis kommunen anvender model II, må der ikke indtastes lønoplysninger på dette faneblad i tabel 1, idet modellen trækker lønoplysningerne og oplysninger om løntillæg fra arket UdgifterÆldrepleje. I Tabel 4 skal kommunen indlægge oplysninger om antal leverede timer. Disse oplysninger bruges dels til at fordele lønudgifterne og dels anvendes de leveredetimer i beregningen af de endelige timepriser i samle-arket. I række 71 indtastes det samlede antal regnskabsnormerede timer (det vil sige det antal timer, kommunen faktisk har udbetalt løn for) og modellen beregner derefter en gennemsnitlig direkte brugertid i procent for den samlede hjemmepleje. I række 84 (drop-down menu) skal kommunen derefter vælge, hvilken metode der skal anvendes til at korrigere lønfordelingen. Der kan vælges mellem 3 metoder, som beskrives herunder. NB: Korrektionerne ændrer ikke på den vægtede gennemsnitlige timepris, men kun på det indbyrdes forhold mellem timepriserne. Bemærk at der også i forhold til model II gælder et grundlæggende dokumentations- og begrundelseskrav. A: Korrektion vedrørende forskelle i direkte brugertid. Denne korrektion er udtryk for, at den direkte brugertid ofte er højere ved udførelse af praktisk bistand end personlig pleje. Den direkte brugertid vil ofte være højere ved praktisk bistand, fordi de personer, der udfører praktisk bistand ikke skal bruge tid på eksempelvis morgenmøder, koordinering med aften/nat-hold mv., samt at praktisk bistand ofte kan tilrettelægges mere uafhængigt af tidspunktet på dagen og kundens deltagelse (indkøb/tøjvask/rengøring). Dette bør afspejles i en lavere lønudgift pr. time for praktisk bistand end for personlig pleje. Modellen giver derfor mulighed for, at der arbejdes med differentierede direkte brugertider på hhv. praktisk bistand, personlig pleje hverdagstimer og personlig pleje øvrige tider. Kommunen kan indtaste differentierede direkte brugertider i tabel 4. De differentierede direkte brugertider skal naturligvis fordele sig omkring den gennemsnitlige direkte brugertid (der foretages kontrolberegning af dette i række 98). For at kunne benytte denne metode, skal kommunen kunne dokumentere, at de direkte brugertider er højere på praktisk bistand end på personlig pleje, fx gennem stikprøver eller lignende. B: Korrektion vedrørende lønforskelle Denne korrektionsmetode er udtryk for, at lønudgifterne for de personer, der udfører personlig pleje typisk vil være højere end for de personer, der udfører praktisk bistand. Der kan eksempelvis være tale om, at de uuddan- 21

22 nede udfører forholdsvis flere rengøringsopgaver end de uddannede, eller at det primært er uddannede med længere anciennitet, der tager sig af de tungeste plejeopgaver. Hvis kommunen kan dokumentere en forskel i lønniveau for det personale som fortrinsvis udfører de forskellige ydelsestyper, kan der korrigeres for dette i Tabel 5. Er lønforskellen fx 8 pct. sættes lønniveauet for personlig pleje til index 1,08. C: Kombination, hvor der både korrigeres for forskelle i direkte brugertid og lønforskelle Modellen giver mulighed for at korrigere både på forskelle i direkte brugertider og på forskelle i lønniveauer på samme tid. Det kræver, at man både udfylder Tabel 4 (differentieret direkte brugertid) og Tabel 5 (lønforskelle). I beregningstabellerne nederst i arket kan man se de fremkomne korrigerede vægte og den korrigerede lønfordeling, afhængig af om man har valgt korrektionsmetode A, B, eller C. Den korrigerede lønfordeling overføres til samlearket, der på baggrund heraf beregner timepriser for de tre ydelsestyper. Vejledning til fanebladet "Samlet" På dette faneblad samles og specificeres de centrale oplysninger i beregningen og de beregnede timepriser vises i en række tabeller: Samlede omkostninger specificeret på: Direkte og indirekte udgifter, beregnede omkostninger, fællesomkostninger, lønudgifter inkl. tillæg, samlede omkostninger ekskl. løn. Fordeling af samlede omkostninger specificeret på: Omkostninger ekskl. løn, lønomkostninger (udførende personale) og samlede omkostninger for hhv. praktisk hjælp, personlig pleje hverdagstimer og øvrige tider. Samlet antal leverede timer specificeret på: Praktisk bistand, personlig pleje hverdagstimer og øvrige tider. Timeprisberegning specificeret på: Praktisk hjælp, personlig pleje hverdagstimer og øvrige tider 22