IKA e-fokusmøde d. 23. august 2012

Transkript

1 IKA e-fokusmøde d. 23. august 2012 Sted: Odense Rådhus, lokale 220A kl Deltagere Bjarne Dyrup, Region Syddanmark Helle Bjerregård, Silkeborg Mette Sivebæk, Silkeborg Helle Schade, DGST Freddy Christiansen, MultiLine Peter Dreymann, Multiline Jesper Borrisholt Lyreco Jesper Kervin Franke, GS1 Karsten Ydegaard, KMD Kathrine Andreasen, Atea Thomas Lau Kieler, Atea Per Hedeboe Jensen, TrueLink A/S Peter Vestergaard, KMD Marie Bodenhoff, Danske Regioner Keld Bodilsen, Fujitsu Bent Mentzler, SKI Lars Lauersen, Logica Mogens Christensen, Logica Tina Qvist Olsen, Højager Belysning Marit Lund, Ikast-Brande Kommune Birgitte Bach, Herning Kommune Lone Dalager Kristensen, Odense Kommune Afbud Martin Glintborg, BC Cater A/S Jane Pedersen, IKA Jens Christian Illnov, Næstved Thomas Vibæk Meijer, Comcare Søren Iversen, Comcare Charlotte Skovhus, mysupply ApS René Hilker, Højager Belysning Referent: Lone Dalager Kristensen Dagsorden Velkommen og bordet rundt Evt. kommentarer til referat fra sidste møde d. 01/02/12 Up-date fra Digitaliseringsstyrelsen (Helle Schade) UNSPSC - overgangsfase, konverteringsværktøj m.v. (Jesper Kervin Franke - GS1) Synliggørelse af OIOUBL parathed -(Mogens Christensen, Logica) Del-levering, - fakturering og betaling heraf (Keld Bodilsen - Fujitsu) OLIUBL ordrer - hvordan fremmes implementeringen? (Freddy Christiansen - Multiline) OIOUBL fakturaen - hvordan forbedres kvaliteten (Helle Schade - DIGST) Tjenesteydelser, er vi klar til e-handel? (Lone Dalager - Odense Kommune) Erstatningsvarer, - hvordan optimeres processen systemteknisk (Keld Bodilsen - Fujitsu) Opsamling og næste møde 1

2 Velkommen og bordet rundt Evt. kommentarer til referat fra sidste møde d. 01/02/12 Ingen kommentarer Up-date fra Digitaliseringsstyrelsen (Helle Schade) Se vedlagte præsentation fra Helle. Det begynder at køre mere stabilt med NemHandel. Udfordringen er blandt andet, at der er rigtig mange aktører på NemHandel sammenlignet med den tidligere opsætning. DIGST vurderer, at vi nu er på samme niveau som før OIOUBL. Der er implementeret et nyt register, som er kompatibelt med PEPPOL, hvor også opslagssiden kører. Generelt er der positivitet omkring NemHandel, flere begynder at have kompetencer indenfor området, som gør hverdagen nemmere. De store aktører indenfor NemHandel har etableret en gruppe, hvor de udfordringer, vi støder på undervejs, tages op og forsøges løst. I DIGST er der en villighed til at afsætte flere penge til NemHandel og dens udvidelse. Forudsætningen er en god argumentation for udvidelsen i form af optimering og besparelser (eks. en business case). Helle anmoder om, at hun kontaktes i det tilfælde, nogle har forslag til økonomisk fordelagtige udvidelser af NemHandel. Sverige er langt fremme med e-handel og har netop lovgivet omkring elektroniske ordrer. Første etape har deadline den 1. juni Det bliver spændende at følge deres udvikling. I forhold til PEPPOL har projektet fået go til fortsættelse grundet gode konkrete resultater, og Norge har adopteret projektet. Der er derfor oprettet en organisation OpenPEPPOL, som er finansieret af kommissionen. I alt er lande med og repræsenteret. I DK er der DIGST. Opgaven er vedligeholdelse og fejlretning af PEPPOL. På mødet i februar talte vi om, hvorvidt OIOUBL fortsat vil være den standard der satses på i offentlig regi. Og Helle kunne bekræfte, at der hos DIGST er opbakning til OIOUBL standarden både i forhold til at vedligeholde og fastholde OIOUBL standarden, men også i forhold til at benytte ressourcer til at udbygge brugen af standarden. Der er fra Århus blevet anmodet om, at DIGST bidrager til at højne kvaliteten af indholdet på faktura erne. Det er DIGST i gang med. Se punktet OIOUBL fakturaen hvordan forbedres kvaliteten side 4. Der var i lokalet generel efterspørgsel efter lovgivning i forhold til at få ordre- og katalog-dokumenterne flyttet over på OIOUBL. Desværre kunne Helle ikke nikke til den del. 2

3 UNSPSC - overgangsfase, konverteringsværktøj m.v. (Jesper Kervin Franke - GS1) GS1 oplever en større efterspørgsel efter en ny opdatering af den danske UNSPC version , og mener der reelt er et behov. Dette ønsker GS1 at imødekomme. Der er under GS1 Denmark nedsat en styregruppe. Det er styregruppens opgave at vejlede og prioritere arbejdet for dansk UNSPSC. I den forbindelse har der været udsendt forespørgsel om inputs til den nye version. Blandt andet er der sendt mail til alle IKAs medlemmer omkring muligheden for behov-specifik udvidelse. Tilbagemeldingen har været minimal. SAS Institute som også deltager i styregruppen, er blevet opfordret til at kategorisere den rest, de har registreret og generelt opfordres der til, at så mange som muligt melder ind, da selve klassificeringen ikke er bedre end den tilbagemelding, der kommer fra brugerne (red. institutioner og leverandører). Der opstod en del snak om, hvor ofte en opdatering skal ske. Det var der delte meninger om. Det er værd at bemærke, at der ved en opdatering/oversættelse vil blive taget udgangspunkt i den internationale version der offentliggøres i foråret 2013 (pt. benyttes den internationale version ), og ikke den danske version I nogle tilfælde kan et commodity lukkes. I de tilfælde vil der gå min. 5 år inden den tages i brug igen. De elementer gruppen var enige om er; UNSPC versionen skal opdateres oftere end tilfældet er i dag Det er vigtigt den danske version følger den internationale Det skal afklares hvem der har brug for en dansk version. Det mest optimale vil være, at alle nationalt benytter den samme version der kan evt. være tale om differentiering mht. oversættelsen Ønske om nyt mapnings-værktøj, der kan springe mere end en version af gangen Afklaring af om GS1 kan tilbyde vareleverandørerne yderligere hjælp, i forbindelse med ønske om udvidelse. Jesper (GS1) og Birgitte bringer ovennævnte punkter ind i styregruppens arbejde. Til information er det muligt i OIOUBL katalog standarden at angive mere et commodity. Synliggørelse af OIOUBL parathed - (Mogens Christensen, Logica) Som opfølgning til punktet fra februar-mødet blev dette punkt vendt. Mogens gav udtryk for at med NemHandel havde vi nu bedre muligheder for at måle udviklingen. Udfordringen er her, at der også benyttes andre kanaler til at distribuere UBL ordrer og kataloger. NemHandel kan derfor ikke alene benyttes til at måle paratheden. Der var enighed om enkelte initiativer, der kan kunne sættes i søen for at fremme øget digitalisering. For det første kan kommunerne stille krav i deres udbudsmateriale, således leverandørerne bliver opmærksomme. Der iværksættes et arbejde med at udforme en standard tekst, som skal være tilgængelig på IKA. 3

4 Der var enighed om, at det kan være med til at øge opmærksomheden og paratheden hos såvel ordregiver som tilbudsgiver. Der fremsendes oplæg til tekst som kan drøftes på vores næste møde. Til slut var der enighed om, at lovgivning omkring såvel UBL ordrer som kataloger, som det er gjort med UBL fakturaer, kan være med til at sikre udviklingen i retning mod øget digitalisering. Der var ikke flertal for at oprette en parathedsoversigt på IKA.dk, et af bekymringspunkterne var evt. manglende indmeldelse og vedligeholdelse af data. Del-levering, - fakturering og betaling heraf (Keld Bodilsen - Fujitsu) Behandles på næste møde OLIUBL ordrer - hvordan fremmes implementeringen? (Freddy Christiansen - Multiline) Freddy påpegede 3 ting, der er vitale for den digitale proces. Kataloget, ordrer og fakturaer er dokumenter i samme proces og skal indeholde ens informationer, hvorfor de bør benytte samme format. Eftersom fakturaen ved lov, skal afleveres som et OIOUBL dokument, bør øvrige dokumenter også være i OIOUBL formatet. Ellers vil der ikke kunne høstes de gevinster, der er ved digitaliseringen. Enheder er et godt eksempel på, hvor store problemer uoverensstemmelse mellem de 3 vitale dokumenter kan give. Erfaringen hos Multiline siger, at manual håndtering af ordre øger risikoen for fejl, hvor en automatisering er en fordel ikke blot hvad angår fejl men også i henhold til den mængde tid, der benyttes til håndtering af dokumenterne. Freddy nævner, at OIOUBL standarden netop gør det muligt for såvel store som små leverandører at være med i digitaliseringsprocessen og anmoder om, at der stilles krav om dette i udbudsmaterialet, kommunerne udarbejder. En af de store fordele ved OIOUBL standarden er, at det er muligt at levere direkte fra leverandør til det kommunale e-handelssystem, således der slippes for fordyrende mellemled, som blot i sidste end gør produkterne dyrere for kommunerne. OIOUBL fakturaen - hvordan forbedres kvaliteten (Helle Schade - DIGST) Der opleves ofte mange fejl i OIOUBL fakturaerne. Ikke i forhold til forsendelsen men indholdet. Det er meget vigtigt felterne i OIOUBL standarden benyttes korrekt, således modtager kan aflæse alle oplysninger. I den forbindelse var der flere løsningsforslag. Blandt andet en forbedring af style sheets på DIGST s hjemmeside med mulighed for test, en anvisning til hvorledes afsender skal forholde sig og en bedre vejledning til UTS. Samt en vejledning til kommunerne om, hvorledes udfordringer med information udredes, når leverandøren ikke sender informationen med. (efterspørg original xml dokument) Helle vil tage disse ideer med hjem. Generelt er DIGST løbende i dialog med indscanningsbureauerne for at forbedre deres data, og hun opfordrer til at NemHandel supporten benyttes. 4

5 Tjenesteydelser, er vi klar til e-handel? (Lone Dalager - Odense Kommune) På dagsordenen ved næste møde Erstatningsvarer, - hvordan optimeres processen systemteknisk (Keld Bodilsen - Fujitsu) Fujitsu er pt. i dialog med Silkeborg omkring etablering af erstatningsvare i deres e-handel, da leverandørerne skal finde en erstatning for de vare der udgår, hvis varen har været konkurrenceudsat. Fujitsu spurgte ind til hvorledes dette kan løses. 2 havde erfaring med dette. SKI sætter det gamle nummer på den nye vare. Det vil sige, du på den nye vare kan se den har erstattet et gammelt nummer. Truelink sætter det nye nummer på den udgåede vare. Det vil sige du på den udgåede vare kan se, der er en erstatning til den. I overensstemmelse med gruppens overordnede mål om ens brug af OIOUBL og at fremme effektive forretningsgange, opfordres der til at følge OIOUBL guidelinie som i flg. Charlotte (MySupply) er: I OIOUBL dokumenterne angives en erstatningsrelation i feltet ReplacementRelatedItem. I den tværgående guideline omkring relaterede varer står: Relationer til andre varer Under CatalogueLine findes fem RelatedItem klasser, der kan anvendes til at relatere andre varer til den pågældende vare, enten i form af komponenter, tilbehør (valgfrit eller obligatorisk), erstatningsvarer eller komplementære varer. De varer der relateres til bør findes i kataloget. ReplacementRelatedItem relaterer til erstatningsvare, altså varer som kan træde i stedet for den pågældende vare. I UBL dokumentationen star: An association that describes any catalogue items that may be replacements for this item Der er således lagt op til, at det er fra den gamle vare der refereres til den nye vare, og at det således er ID på den varer der kan erstatte den eksisterende vare der angives i ReplacementRelatedItem. 5

6 Opsamling og næste møde Ikke alle punkter blev behandlet, hvorfor nogle er rykket til næste møde. Følgende emner er foreslået: SKI kommer og fortæller om e-handel (udbudskrav og praksis) Up-date på Sveriges kommende lovgivning omkring elektroniske ordre Del-levering, - fakturering og betaling heraf (Keld Bodilsen - Fujitsu) Status på faktura (data kvalitet) Tjenesteydelser, er vi klar til e-handel? (Lone Dalager - Odense Kommune) Dialog omkring og afklaring af tekst til udbudsmaterialer, der stiller relevante krav til digital samhandel. (oplæg til tekst fremsendes forud for næste møde) Næste møde: 30. januar 2013 hos Logica, Århus kl. 10 til