Journalinstruks om brug af ATIS

Transkript

1 Journalinstruks om brug af ATIS At-intern instruks IN Arbejdsmiljøemne: Generelle instrukser uden arbejdsmiljøemne Ansvarlig enhed: IT Ikrafttræden: 1. januar 2014 Senest revideret: 1. januar Emne og baggrund Arbejdstilsynets journalinstruks handler om de forretningsgange mv, som skal følges i Arbejdstilsynet, når man arbejder med journal- og dokumenthåndteringssystemet ATIS (ArbejdsTilsynets InformationsSystem). Journalinstruksen er godkendt af Statens Arkiver som grundlag for journalisering i Arbejdstilsynet i perioden 1. januar 2016 til 31. december Journalinstruksen indgår som bilag til denne At-interne instruks. 2. Instruks Journalinstruksen gælder for Arbejdstilsynets medarbejdere, og den skal i sin helhed læses af alle administrative medarbejdere og sagsbehandlere. Denne At-interne instruks om journalinstruks om brug af ATIS gælder kun for Arbejdstilsynet medarbejdere. 1

2 Arbejdstilsynets Journalinstruks For anvendelsen af ESDH-systemet ATIS I forbindelse med Arbejdstilsynets tilsynsaktiviteter og sagsbehandling i tilsynscentrene Journalperiode: 1. januar december 2020 Version 3.0 Senest revideret 6. juni

3 Indholdsfortegnelse 1 Om ATIS Indledning Systemets formål Anvendelsesområdet og organisation Elektronisk journal- og arkivsystem Registreringssystematik Sagstyper Sager Principsager Sagsnummer Sagsoplysninger Akter og dokumenter Ændringer i sagstypelisten Journalisering og forretningsgange Dannelse af sager ifm. Arbejdstilsynets tilsynsaktiviteter og sagsbehandling i tilsynscentrene Hvad skal journaliseres? Hvorfor skal man journalisere? Hvornår skal der journaliseres Modtagelse af fysisk post Scanning af indgående fysisk post Post, der ikke scannes Decentral scanning Makulering af scannet post Registrering og journalisering af indgående scannet post Omscanning Værdipost Indgående E-post og Fax Registrering og journalisering af indgående e-post Indgående post fra Digital Post (e-boks) Registrering og journalisering af indgående Digital Post Journaliseringsregler Akter og dokumenter

4 7.2 Journalisering og arkivering af indgående post Udgående post Interne sagsrelevante dokumenter Særlig sikkerhed Kontrol med sagers ejerskab Omjournalisering Fejloprettede sager Sagsafslutning Restancekontrol Tilladte filformater i ATIS Håndtering af dokumenter i øvrige dokumentformater Sikring af bevaring God registreringsdisciplin Orden i det elektroniske arkiv Kvalitet er ledelsens ansvar Kvalitet er også alle medarbejderes ansvar Arbejdstilsynets kontrol med overholdelse af instruksen Arkivperioder og aflevering til Statens Arkiver...20 Bilag Journalplan...21 Sagstypeliste...21 Bilag Dokumenttypeliste...25 Bilag Data registreret for sager...27 Bilag Oplysninger, der logges vedr. scannede dokumenter...28 Bilag Materiale som ikke skal journaliseres...29 Bilag Data registreret ved journalisering af dokumenter...31 Bilag Indgående breve/dokumenter, der ikke egner sig til scanning eller ikke må scannes

5 4

6 1 Om ATIS 1.1 Indledning Denne instruks handler om de forretningsgange mv., som tilsynscentrene i Arbejdstilsynet, TC Nord, TC Syd og TC Øst skal følge, når de arbejder med journal- og dokumenthåndteringssystemet ATIS (ArbejdsTilsynets Informations- System). Instruksen skal i sin helhed læses af alle administrative medarbejdere og alle sagsbehandlere i TC Nord, TC Syd og TC Øst. 1.2 Systemets formål Journalinstruksen skal sikre, at ATIS anvendes af Arbejdstilsynets tilsynscentre på en måde, så de arkivmæssige hensyn i henhold til arkivlovgivningen til fulde varetages. Systemet skal støtte og kontrollere behandlingen af Arbejdstilsynets opgaver i tilsynscentrene og sikre en hurtig og effektiv sagsbehandling i tilsynscentrene. Systemet skal derfor bidrage til at løse følgende opgaver: sikre, at al sagsrelevant materiale registreres og lagres elektronisk, hurtigt finde verserende sager, hurtigt finde hvilende sager, som skal genoptages, finde sager, som kan benyttes som fortilfælde, finde breve, som kan benyttes som paradigma, kontrollere, at sagsbehandlingsfrister overholdes (restancekontrol), kontrollere, at modtagne anmodninger og høringer besvares inden for fastsatte frister (restancekontrol), sandsynliggøre, at post ikke er modtaget eller afsendt, let kunne udarbejde lister og statistikker til brug ved sagsstyring, dokumentation og informationsformidling, efterkomme anmodning om aktindsigt med den fornødne hurtighed, foretage søgning på tværs og nemt udskille sager, der skal bevares. 1.3 Anvendelsesområdet og organisation Arbejdstilsynets øvrige enheder og medarbejderne heri har ikke mulighed for at registrere og arkivere i ATIS, men har læseadgang til registreringerne og dokumenterne i ATIS. Arbejdstilsynets enheder i Arbejdsmiljøfagligt Center, Direktionssekretariatet og Service registrerer og arkiverer sager og tilhørende dokumenter i ESDH-systemet GetOrganized. 1.4 Elektronisk journal- og arkivsystem Tilsynscentrenes journalisering sker ved brug af ATIS. Alle dokumenter arkiveres elektronisk i ATIS. Materiale, der ikke kan eller ikke er egnet til scanning eller på andre måder overføres til elektronisk format kan arkiveres som fysiske arkivalier. De fysiske arkivalier må ikke overstige 5% af den samlede arkivmasse. 5

7 Nærmere oplysninger om systemet og dets brug findes på BMnet under Værktøjer IT i AT - ATIS: Generelle retningslinjer for registrering i ATIS ATIS Navigationssedler 2 Registreringssystematik 2.1 Sagstyper Arbejdstilsynets plan for registrering af sager i f.m. opgaver i Arbejdstilsynets tilsynscentre er en sagstypeklassifikation. Sagstypelisten er inddelt i: Interne administrative forhold Forberedelse af virksomhedsrettet arbejdsmiljøindsats Borgersager Samarbejde med andre myndigheder, inst., org. mv. Intern sag Ekstern oplysningsvirksomhed Systemsag (Ovennævnte fremgår af bilag 1 Journalplanen ). Borgersager er opdelt efter faglige emner med vægt på de sagstyper, der har tilknyttet særlige registreringer i ATIS. I sagstypelisten markeres, om der er tilknyttet overførsler til word-dokumenter, der er udover de almindelige sagsoplysninger som aktørnavn, sagstitel mv. Systemet vil foreslå sagsfrister, men disse kan ændres af brugeren. Sagsfristerne anvendes til egen sagsstyring, hvorimod opfyldelse af sagsmål vil blive opgjort efter de officielle sagsmål. Sagstype kan vælges på niveau 2 eller 3. Der skal vælges på det laveste niveau, og herved følger det øvre niveau med. Til fremfinding af sager kan der, foruden sagstyper, anvendes andre kriterier fx sagstitel, sagsparter mv. Se endvidere navigationssedler for Søg. 2.2 Sager Journalsystemet er baseret på enkeltsagsprincippet, dvs. at man i én sag samler de dokumenter (breve, tilsynsrapporter, notater mv.), der angår en enkelt tilsynsbegivenhed, henvendelse, etc., og lukker sagen, når sagsbehandlingen er afsluttet. Ved en henvendelse om et beslægtet problem fra en anden afsender oprettes en ny sag med mulighed for krydshenvisning. 2.3 Principsager Sager, som giver anledning til særlige overvejelser eller beslutninger, som er retningsgivende for andre sager af samme art, markeres som principsager. 6

8 2.4 Sagsnummer Der findes ikke et traditionelt betydningsbærende journalnummer i forbindelse med planen, men derimod dannes ved hver sagsoprettelse automatisk et entydigt sagsnummer, som er sagens systemmæssige identifikation. Der kan søges på dette sagsnummer. Nummeret er bygget op med et årstal og et efterfølgende løbenummer. Sagsnummeret består af 11 cifre. Sagsnummeret følger sagen i hele dens forløb og kan ikke ændres. Hvis en sag alligevel ønskes omregistreret, skal det ske efter omjournalisering, se afsnit Sagsoplysninger Sager tildeles automatisk et unikt nummer. Desuden registreres automatisk en oprettelsesdato for sagen. Ved oprettelse af en sag tildeles desuden en sagstype fra sagstypeklassifikationen, se bilag 1. Ved automatisk oprettede tilsynsakter sker tildelingen af sagstype automatisk. Ved manuel oprettelse af en sag, skal du selv tildele sagen den relevante sagstype. Du skal endvidere tildele sagen en kort dækkende sagstitel i forhold til sagens problemstilling. Endelig skal du registrere den ansvarlige enhed samt den ansvarlige sagsbehandler for sagen. Ved sagens afslutning (lukning) registreres automatisk afslutningsdatoen. I bilag 3 er listet de oplysninger, der skal/kan registreres på en sag. 2.6 Akter og dokumenter Akter tildeles et unikt nummer samt et aktløbenummer i sagen. Aktnummeret er ikke synligt i brugergrænsefladen. Til journalisering af akter anvendes en akttypeklassifikation. I brugergrænsefladen benævnt som Dokumenttype Akttypeklassifikationen er inddelt i Indgående dokumenter (akter) Interne dokumenter (akter) Udgående dokumenter (akter) Tilsynsdokumenter (-akter) Øvrige automatisk oprettede dokumenter (akter) (Ovennævnte fremgår af bilag 2. Dokumenttypeliste ) Ethvert dokument tilknyttes en akt på sagen. En akt kan bestå af ét hoveddokument og et antal bilagsdokumenter. Hvert dokument får hver sit unikke løbenummer. Titlen på aktens hoveddokument bliver automatisk registreret som titel på akten. Ved scanning af fysiske dokumenter logges det scannede dokument med de oplysninger, der fremgår af bilag 4. Hvis et indgående brev vedrører flere sager, oprettes en akt på hver sag. Dokumentet kopieres herefter på sagerne. 7

9 Når en akt er journaliseret, er alle dokumenter (hoveddokument og evt. bilagsdokumenter) også journaliserede. Der kan foretages fuldtekstsøgning på alle dokumenter i ATIS undtagen rene billed- video- og lydfiler. Søgeresultatet viser en liste over dokumenter med oplysning om akttitel, akttype og nummer på hoveddokumentet, samt oplysninger om sagens titel, sagstype og sagsnummer. De fremsøgte dokumenter kan åbnes direkte via et link. 2.7 Ændringer i sagstypelisten I journalperiodens forløb kan det blive nødvendigt at ændre sagstypeklassifikationen. Det kan blive aktuelt i forbindelse med eventuel ændring af Arbejdstilsynets sagsområde. Der er historik i ATIS. Hver klassifikation har en gyldighedsperiode, der er registreret i systemet og kan genfindes og anvendes. Den systemansvarlige sørger for at informere medarbejderne om rettelser og ændringer i sagstypelisten. Større og indgribende ændringer i sagstypelisten kræver fornyet anmeldelse til Statens Arkiver, og foretages så vidt muligt kun i forbindelse med journalperiodeskift. 3 Journalisering og forretningsgange 3.1 Dannelse af sager ifm. Arbejdstilsynets tilsynsaktiviteter og sagsbehandling i tilsynscentrene Modtages eller produceres et dokument, som ikke kan henføres til en eksisterende sag, oprettes en ny sag. Der må ikke af tilsynscentrene oprettes en sag i ATIS vedr. en henvendelse, begivenhed, problem etc., hvis der i GetOrganized allerede er oprettet en sag vedr. samme henvendelse, begivenhed, problem etc. af enten en enhed i AFC, Direktionssekretariatet eller Service. Som minimum antages en sag at omfatte alle de dokumenter, som har betydning for det pågældende hændelsesforløb. Eksempelvis de dokumenter som ligger til grund for, at sagen oprettes samt dokumenter, der kan betegnes som sagsakter, herunder påbud og andre afgørelser og dokumenter af betydning for sagens oplysning. Oprettelse af sager i ATIS bygger på enkeltsagsprincippet. Det vil sige, at man i samme sag samler dokumenter vedrørende samme begivenhedsforløb (en tilsynsbegivenhed, en straffesag, en forespørgsel osv.). 3.2 Hvad skal journaliseres? Ifølge arkivloven og offentlighedsloven skal alt materiale, der relaterer sig til sagsbehandlingen i den offentlige forvaltning, journaliseres på de sager, som materialet vedrører. Det gælder fx alle ind- og udgående breve, notater - herunder interne, telefonnotater, mails m.v. Oplysninger om en 8

10 sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for en sags afgørelse, og som ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter, skal man ifølge offentlighedsloven udarbejde et notat om ( notatpligten ). Disse dokumenter skal ligeledes journaliseres på sagen. Interne overvejelser er ikke omfattet af notatpligten, men hører hvis de nedskrives i et notat - ligeledes til sagens dokumenter og skal journaliseres. Det bemærkes endvidere, at oplysninger kan være omfattet af notatpligten, selvom oplysningerne ikke er omfattet af adgangen til aktindsigt. Som tommelfingerregel kan man sige, at alt materiale som bidrager til sagsoplysningen, skal journaliseres. En anden tommelfingerregel er, at der principielt ikke bør forefindes ujournaliserede dokumenter i et tilsynscenters regi, som er af relevans for tilsynscentretss konkrete sager. Derimod behøver man ikke at journalisere materiale, der ikke indeholder sagsrelevante oplysninger, og materiale, der ikke rummer selvstændige oplysninger om en sag, fx materiale, der er rent orienterende eller er registreret i andre godkendte systemer (fx regnskabssystemet). Materiale der ikke skal journaliseres fremgår af bilag Hvorfor skal man journalisere? Offentligheden har som udgangspunkt ret til at få aktindsigt i forvaltningen, herunder Arbejdstilsynets tilsynssager. For at kunne give offentligheden indsigt i forvaltningens sagsbehandling, er det en forudsætning, at der oprettes sager, og at sagsakterne løbende journaliseres på sagerne. Da sager således principielt altid skal være klar til aktindsigt, bør der allerede ved registreringen vises omhyggelighed med at registrere korrekt, herunder at vælge dokumenttype og at sikre, at interne dokumenter også tilknyttes sagen. Journalisering bidrager dermed til at sikre en hurtig og effektiv sagsbehandling. Man journaliserer bl.a. for at kunne: identificere dokumenter og sager entydigt og kunne dokumentere sagsforløb og opgavesammenhæng, finde oplysninger til besvarelse af forespørgsler eller til brug i sagsbehandlingen, genbruge tidligere behandlede sager, både som præcedens og ved genoptagelse, sikre et entydigt grundlag for indsamling af statistiske oplysninger gennem søgning efter dokumenter og sager eller på tværs af dokumenter og sager, medvirke til overholdelse af gældende love og regler - primært forvaltningslov, offentlighedslov, arkivlov og ved elektronisk data registerlov. Journalisering er herudover væsentlig på baggrund af følgende: Journalisering understøtter vidensindsamling og videndeling. Journalisering understøtter, at en opgaves forløb er klarlagt fra igangsætning til afslutning, herunder dokumentation af beslutninger og afgørelser, der træffes undervejs i forløbet. Journalisering sikrer, at man kan finde frem til tidligere sager. Journalisering sikrer, at man kan finde frem til oplysninger om bestemte sagstyper. Journalisering sikrer, at kolleger kan sætte sig ind i andre kollegers sager, fx i tilfælde af fravær, således at der kan sikres kontinuitet i en sags forløb. 9

11 Der er en forpligtelse til at bevare materiale af varig retlig, videnskabelig, kulturel eller historisk værdi og en pligt til at overdrage til Rigsarkivet i et omfang, der konkret fastsættes af Rigsarkivet. Rigsrevisionen vil ved forvaltningseftersyn kontrollere, at der er behørigt journaliseret. 3.4 Hvornår skal der journaliseres Indgående såvel som udgående breve skal efter offentlighedsloven journaliseres på sagen snarest muligt efter Arbejdstilsynet har modtaget eller sendt brevet, altså inden for maksimalt 3-4 dage. Interne dokumenter skal journaliseres på sagen senest, når de foreligger i endelig form. 4. Modtagelse af fysisk post Arbejdstilsynet har én officiel postadresse, hvortil al den daglige indgående fysiske post sendes. Adressen er: Arbejdstilsynet, Postboks 1228, 0900 København C Post Danmark leverer posten fra ovenstående postboks i Landskronagade ca. kl Den daglige indgående fysiske post åbnes af Service i Landskronagade og sorteres efter modtagende/sagsbehandlende enhed. Undtaget herfra er breve, der tydeligt er mærket med FORTROLIGT, PERSONLIGT, PRIVAT, breve hvor en medarbejders navn står anført øverst i adressen før Arbejdstilsynet, eller hvor posten er adresseret til Tillidsmand/Sikkerhedsrepræsentant/Daglig sikkerhedsleder. Post mærket personlig, fortrolig, privat, breve hvor en medarbejders navn står anført øverst i adressen eller hvor posten er adresseret til Tillidsmand/Sikkerhedsrepræsentant/Daglig sikkerhedsleder stemples Indgået i Arbejdstilsynet + dato og sorteres ud til direkte aflevering til adressaten/medarbejderen. Det er modtagerens ansvar, at post af denne art, som skal sagsbehandles, indscannes lokalt med henblik på efterfølgende journalisering. I bilag 7 er en liste over materiale, som ikke skal scannes. 4.1 Scanning af indgående fysisk post Der udpeges et antal scanneroperatører i Service, der får til opgave at forestå den daglige centrale scanning af Arbejdstilsynets papirpost. Systemadministrator giver scanneroperatørerne rettighed til adgang til det centrale scanningsudstyr. Scanneroperatørerne frasorterer inden scanning materiale i posten, der ikke egner sig til scanning eller ikke må scannes. Der henvises til oversigten i bilag 5. Scanneroperatøren logger sig med individuelt password på scanningsudstyret, vælger modtagende enhed og scanner den sorterede post ind i en batch for hver enhed. Scanneroperatøren foretager en umiddelbar kontrol på en skærm af det indscannede. Hvis det konstateres, at en side i et indscannet dokument ikke er læselig, scannes siden om. Efter at en enheds post er scannet ind, afslutningsmarkeres batchen. Den elektroniske version af de indscannede breve konverteres herefter 10

12 til PDF-format og sendes til modtagende enhed. Det enkelte scannede dokument logges med de oplysninger, der fremgår af bilag 4. Efter endt scanning skal scanningsoperatøren logge af scanningsudstyret. Dagens post, modtaget ved den ordinære udbringning ca. kl. 8.00, skal være scannet ind samme dag inden kl Post modtaget på arbejdsdage i Landskronagade fra andre end Post Danmark inden kl scannes samme dag. Efter scanning udtages så vidt muligt rettighedsbærende dokumenter i original (fx eksamensbeviser, dåbsattester, kørekort og andre førerbeviser, arbejdsmiljøcertifikater og kontrakter) med henblik på videresendelse til sagsbehandlende enhed. Den indscannede post i øvrigt samles i mapper for hver enhed. Batchnummeret for den enkelte enheds indscannede post noteres på mappen. Dagens samlede post pakkes, noteres med scanningsdato og lægges på aflåst sikret lager. Sagsrelevant materiale modtaget i hånden af medarbejdere i TC Øst afleveres til Service til central scanning med angivelse af ATIS-nr., modtagende tilsynscenter, sagsbehandler og modtagedato. 4.2 Post, der ikke scannes Breve, der i sin helhed ikke kan scannes, eller hvor hoveddokumentet ikke kan scannes, stemples med Indgået i Arbejdstilsynet + dato og sendes/afleveres af Service til relevant enhed med henblik på evt. journalisering som papirpost. Hvis hoveddokumentet kan scannes, men et eller flere af bilagene ikke kan scannes, scannes alt scanbart materiale. Der tages kopi af hoveddokumentet, og denne kopi samt de ikke scannede bilag fremsendes til modtagende enhed med oplysning om, at dele af brevet er scannet. 4.3 Decentral scanning I hvert af tilsynscentrene udpeges et antal lokale scanneroperatører. Systemadministrator giver de lokale scanneroperatører rettighed til adgang til lokalt opstillede scannere. Hvis der i Tilsynscentrene modtages sagsrelevant papirmateriale i forbindelse med tilsynsbesøg, på møder e.lign. overgiver sagsbehandleren materialet til en scanneroperatør i det pågældende TC med angivelse af ATIS-nr., sagsbehandler og modtagedato med henblik på scanning af materialet. Scanneroperatøren logger sig med individuelt password på scanningsudstyret, vælger modtagende enhed, indtaster ATIS-nr., sagsbehandler og modtagedato og indscanner materialet. Det enkelte scannede dokument logges med de oplysninger, der fremgår af bilag 4. Efter endt scanning skal scanneroperatøren logge af scanningsudstyret. Det indscannede materiale placeres i en mappe. Batchnummeret for det indscannede materiale noteres på mappen. Dagens samlede indscannede materiale pakkes, noteres med scanningsdato og lægges på aflåst sikret lager. 11

13 For så vidt angår dokumenter, der helt eller delvist ikke kan scannes forholdes som ovenfor under pkt Makulering af scannet post Arbejdstilsynets dokumentarkiv er som udgangspunkt elektronisk. Arkivversionen af scannet papirpost er derfor den scannede elektroniske version. Scannet papirpost kan derfor makuleres efter en periode, der sikrer mulighed for omscanning og udtagning af rettighedsbærende dokumenter, dokumenter der skal tilbagesendes til afsender, el.lign. En lagringsperiode på 6 måneder er tilstrækkelig til sikring af evt. omscanning eller udtagning af dokumenter, der ikke skal makuleres. Papirpost scannet i perioden januar 2016 makuleres august 2016, papirpost scannet i februar måned 2016 makuleres september 2016, osv. 4.5 Registrering og journalisering af indgående scannet post Hvert tilsynscenter udpeger et antal journalmedarbejdere, der får til opgave at efterbehandle den indscannede post, herunder registrere, journalisere og arkivere posten i ATIS. Journalmedarbejderne tildeles af systemadministrator rettighed til adgang til enhedens elektroniske postliste over den indscannede post mv. Den enkelte enheds journalmedarbejdere påbegynder efterbehandlingen af den indscannede post, straks efter, at enheden modtager den centralt indscannede post i enhedens postliste i Postregistreringsfunktionen i ATIS. Efterbehandlingen af posten skal foregå i Postregistreringsfunktionen i ATIS. Journalmedarbejderen skal foretage sig en af 4 følgende handlinger for hvert enkelt dokument, der optræder på enhedens postliste i Postregistreringsfunktionen i ATIS, uanset om der er tale om et indscannet dokument eller dokumentet kommer via Digital Post: Registrere, journalisere og arkivere dokumentet i ATIS som sagsrelevant, se afsnit Videresende ikke sagsrelevante dokumenter som e-post til en medarbejder. Videresende dokumentet til andet tilsynscenters postliste i Postregistreringsfunktionen i ATIS, Hvis dokumentet ikke henhører under eget tilsynscenters ressort. Tilbagesende dokumentet til Service hhv. lokal scanneroperatør med henblik på omscanning. Alle dokumenter, der tilgår tilsynscentrets postliste i Postregistreringsfunktionen i ATIS inden kl , skal journaliseres og arkiveres i ATIS eller på anden måde efterbehandles samme arbejdsdag. 4.6 Omscanning Hvis det i forbindelse med journalmedarbejdernes efterbehandling af den indscannede post konstateres, at hele eller dele af et indscannet dokument ikke er læseligt, sendes der direkte fra postregistreringsfunktionen i ATIS besked til Service hhv. den lokale scanneroperatør om, at det pågældende dokument skal omscannes. 12

14 Når scanneroperatøren i Service hhv. en lokal scanneroperatør får meddelelse om, at et dokument skal omscannes, fremsøger scannneroperatøren på lageret over indscannede dokumenter det pågældende dokument, og lægger et notat på dokumentets sted med oplysning om, at dokumentet er udtaget til omscanning. Dokumentet scannes herefter igen efter retningslinierne i afsnit 4.1, men som en selvstændig batch. Scanneroperatøren kontrollerer efter scanning på skærmen, at alle sider i dokumentet nu er læselige. Herefter oversendes dokumentet i elektronisk form til modtagende tilsynscenter. Papirdokumentet lægges herefter tilbage på lageret over indscannede dokumenter med oplysning om nyt scanningsbatch nummer. I tilfælde af, at det ikke kan lade sig gøre at scanne dokumentet, så det er fuldt læseligt, sendes papirdokumentet til enheden med bemærkning om, at dokumentet må opbevares i fysisk arkiv som ikke scanbart. Sagsbehandleren kontrollerer snarest og inden for én uge efter modtagelsen af et indscannet dokument på en sag i ATIS, at alle sider er fuldt læselige. I tilfælde af sagsbehandlerens fravær ud over en uge kontrollerer en administrativ medarbejder dokumentets læsbarhed inden for en uge efter modtagelsen. Hvis dokumentet ikke er fuldt læseligt, anmodes Service hhv. den lokale scanneroperatør om omscanning af dokumentet jf. ovenstående retningslinier. Ved anmodning om omscanning skal oplyses modtagedato(scanningsdato), modtagende tilsynscenter og brevets afsender. 4.7 Værdipost Værdibreve (breve med indlagt check eller kontanter) indskrives i værdibog med beløb, dato og afleveres til bogholderiet, hvor der kvitteres for modtagelsen i værdibogen. Hoved- eller følgebreve i værdipost scannes efter retningslinierne i afsnit Indgående E-post og Fax E-post til Arbejdstilsynets officielle e-postkasse, at@at.dk og fax til Arbejdstilsynets officielle hovedfax, nr visiteres af Service. E-post og fax, som anses for sagsrelevant videresendes af Service til relevant tilsynscenters postkasse med henblik på, at enheden registrerer og journaliserer indkommen e-post og fax i ATIS. Til registrering og journalisering af indkommen e-post i ATIS skal benyttes den særlige funktion hertil i skærmbilledet Dokumentlisten. 5.1 Registrering og journalisering af indgående e-post Ved modtagelse af elektronisk post i tilsynscentrets postkasse er der udpegede medarbejdere, der enten registrerer posten i ATIS eller videresender til sagsbehandler, der registrerer posten i ATIS. Se endvidere navigationssedler for E-post. 6 Indgående post fra Digital Post (e-boks) Indgående E-Boks breve, hvor afsender sender i egenskab af en virksomhed eller en borger, hentes automatisk ind i ATIS Postregistreringen. Hvis brevet er fra en virksomhed sorteres dette i ATIS ud 13

15 fra kommunenummeret for afsenderens juridiske enhed. Er brevet fra en borger sendes det til Tilsynscenter Øst. E-boks breve fra virksomheder og borgere, som er stilet til og/eller rettelig skal sagsbehandles i AFC, DIS og Service sendes til relevant enhed i AFC, DIS og Service som , ved benyttelse af funktionen Ikke journaliseringspligtig i Postregistrering. Indgående e-boks breve, hvor afsender sender i egenskab af en myndighed visiteres af AT s Call Center, og sendes videre til det relevante tilsynscenter eller sagsbehandler. 6.1 Registrering og journalisering af indgående Digital Post Ved modtagelse af elektronisk post i tilsynscentrets postkasse er der udpegede medarbejdere, der enten registrerer posten i ATIS eller videresender til sagsbehandler, der registrerer posten i ATIS. 7 Journaliseringsregler Oprettelse af sager, journalisering og arkivering af akter i ATIS skal ske efter retningslinierne i afsnit 2. I tilfælde af tvivl om den konkrete placering af en sag eller akt drøfter journalmedarbejderen spørgsmålet med enhedens chef. Ved oprettelse af en ny sag vil dens emne i nogle tilfælde vedrøre to eller flere sagstyper. I sådanne tilfælde journaliseres sagen som hovedregel på den sagstype, der vurderes mest væsentlig. Ved anvendelse af emneord kan der vises en anden emnemæssig indgange til sagen. Undtagelsesvis kan der oprettes flere sager på grundlag af samme brev, men således at der foretages krydshenvisning mellem disse sager. 7.1 Akter og dokumenter En akt kan bestå af et hoveddokument og et eller flere bilagsdokumenter og skal arkiveres som sådan i ATIS. Alle dokumenter på en akt skal fremstå som et selvstændigt afsluttet hele. Et dokument i ATIS må således ikke indeholde indlejrede dokumenter, links til selvstændige dokumenter på akten eller andre dokumenter i form af vedhæftede filer. Hvis der modtages indgående e-post, hvor et dokument indeholder indlejrede dokumenter, links til selvstændige dokumenter eller vedhæftede filer, skal hvert enkelt dokument oprettes på den indgående akt og arkiveres i ATIS som selvstændige dokumenter. Alle dokumenter registreres i journalsystemet med følgende dokumentklassifikation: 1 for dokument arkiveret fuldt elektronisk i ATIS 2 for dokument arkiveret fysisk som papirbrev e.lign. 3 for dokument arkiveret delvist elektronisk i ATIS, delvist fysisk som papirbrev e.lign. For indgående scannet post registreres disse oplysninger i forbindelse med journaliseringen af dokumentet i Postregistreringsfunktionen. For indgående e-post og for interne og udgående dokumenter registreres dette i forbindelse med registrering af dokumentet i ATIS. Hvis hele eller dele af en akt ikke kan/skal arkiveres i elektronisk arkiv, registreres dette desuden på 14

16 akten i ATIS som papirbrev hhv. delvist papirbrev. Sagsnummeret og brevnummeret på sagen noteres på dokumentet/bilaget, og der laves en fysisk delsag, til opbevaring af dokumenter og bilag, der ikke kan/skal ligge i elektronisk form på sagen. Der udskrives sagsomslag fra ATIS, der lagres sammen med den fysiske delsag. 7.2 Journalisering og arkivering af indgående post Journalisering af indscannet post og post modtaget via Digital Post (e-boks) sker via Postregistreringsfunktionen i ATIS. Journalisering af e-post til Arbejdstilsynets officielle e-post adresse sker via den særlige funktion hertil i skærmbilledet Dokumentliste. Den enkelte henvendelse tildeles i forbindelse med journaliseringen en sagsbehandler. Indgående e-post afsendt med anvendelse af digital signatur registreres i ATIS med denne oplysning på akten. Hvis sagsbehandleren modtager sagsrelevante e-post direkte, er sagsbehandleren selv ansvarlig for, at sådan post straks efter modtagelsen journaliseres og arkiveres i ATIS. Indgående post registreres i ATIS med de oplysninger, der fremgår af bilag Udgående post Udgående post, som skal sendes af tilsynscentrene, skal dannes via ATIS. Dette uanset om den udgående post skal sendes som fysisk post eller elektronisk som e-post eller via Digital Post. Sagsbehandleren eller efter aftale en administrativ medarbejder er ansvarlig for, at et udgående brev, uanset det sendes som papirpost eller som e-post registreres, journaliseres og arkiveres i ATIS. Udgående breve sendt fra ATIS journaliseres automatisk ved ordren Send. Alle udgående breve sendt elektronisk signeres digitalt med Arbejdstilsynets signatur. Udgående post registreres i ATIS med de oplysninger, der fremgår af bilag 6. Se endvidere navigationssedler for E-post. 7.4 Interne sagsrelevante dokumenter Interne akter, der rummer selvstændige oplysninger om en sag, eller i øvrigt er sagsrelevante, dannes via ATIS. Sagsbehandleren registrerer den interne akt i ATIS og arkiverer den i ATIS. Sagsbehandleren er ansvarlig for, at et internt dokument journaliseres straks efter, at det foreligger i endelig udgave. Interne akter registreres i ATIS med de oplysninger, der fremgår af bilag 6. 8 Særlig sikkerhed Særlig sikkerhed i ATIS består af sikkerhedsklasser (lås) og sikkerhedsgrupper (nøglehavere). Det fungerer på den måde, at en hel sag hhv. en enkelt akt eller dokument kan låses ved at påføre en sikkerhedsgruppe, hvorefter kun medarbejdere, som er indmeldt i denne sikkerhedsgruppe, kan få adgang hertil. 15

17 Særlig sikkerhed tildeles som udgangspunkt ved oprettelsen af sagen, akten eller dokumentet. Hvis der sættes særlig sikkerhed på en sag, vil de underliggende akter og dokumenter få tildelt samme sikkerhedsklassificering. Særlig sikkerhed, der tildeles efter sagsoprettelsen vil ikke have denne effekt for eksisterende akter og dokumenter, men kun for efterfølgende oprettede akter og dokumenter på sagen. Sikkerhedsklasser og sikkerhedsgrupper håndteres ved integration til Beskæftigelsesministeriets fælles Active Directory (AD). 9 Kontrol med sagers ejerskab Ved sagsoprettelsen registreres i ATIS sagsbehandlerens B-nummer (medarbejdernummer), navn og ansvarlig enhed. Skifter sagen sagsbehandler eller tilsynscenter, skal dette straks registreres i ATIS. Sagsvandring kan altid ses i ATIS. En fratrådt medarbejder må ikke stå som ansvarlig for en åben sag i ATIS. Foretages der ændringer i et dokument af andre end den sagsansvarlige, skal den sagsansvarlige altid underrettes herom. 10 Omjournalisering Såfremt en sag er oprettet med forkert sagstype, eller en akt/et dokument er akteret til en forkert sag, foretages en omjournalisering i ATIS af sagen med dens indhold eller af akten/dokumentet. Omjournaliseringen registreres i ATIS med krydshenvisning mellem gammel og ny sag/aktregistrering. I tilfælde af at enkelte akter/dokumenter i sagen foreligger i fysisk form skal der foretages en omregistrering af de fysiske arkivalier efter følgende retningslinier: Ved omjournalisering af en hel sag udskrives et nyt sagsomslag; sagsnummeret på dokumenterne ændres ved overstregning af det gamle sagsnummer og tilføjelse af det nye sagsnummer. Omjournaliseringen registreres i ATIS med krydshenvisning mellem gammel og ny sagsregistrering. Ved omjournalisering af en akt/et dokument ændres sagsnummeret på akten/dokumentet ved overstregning af det gamle sagsnummer og tilføjelse af det nye sagsnummer på dokumentet. Der må og kan ikke omjournaliseres fra én journalperiode til en anden. Journaliseringen af en akt i ATIS kan ikke hæves. I tilfælde af fejl må der ske omjournalisering. 11 Fejloprettede sager I de tilfælde, hvor der ved en fejl oprettes en sag i ATIS og der er journaliseret dokumenter på sagen, eller at det ved sagsbehandlingen viser sig, at sagen hører til AFC, DIS, eller Service skal de 16

18 journaliserede dokumenter, som er oprettet på sagen, sendes til Herefter omjournaliseres dokumenterne til ATIS fejlsag og sagen annulleres. 12 Sagsafslutning Når en sag afsluttes, dvs. ikke længere er under sagsbehandling og heller ikke skal fremlægges med henblik på senere behandling, registreres den af sagsbehandleren som afsluttet i ATIS. 13 Restancekontrol Arbejdstilsynet har interne regler for sagsmål (sagsfrister), som understøttes i ATIS. Indgående post, der journaliseres, og som kræver svar, forsynes automatisk med en svarfrist i forbindelse med journaliseringen. Det er endvidere muligt manuelt at sætte svarfrister på en indgående post. Den enkelte sagsbehandler kan i Opgavestyring i ATIS til enhver tid se, hvilke indgående dokumenter, der har åbne frister, som sagsbehandleren er ansvarlig for. Medarbejderne skal løbende kontrollere udeståender i Opgavestyring. Arbejdstilsynet kan via ATIS få udskrevet restancelister med henblik på at få en oversigt over ubesvarede henvendelser. Listen omfatter indgået journaliseret post, som skal besvares, og hvor svarfristen er overskredet. Listerne kan dannes på medarbejder- og tilsynscenterniveau. 14 Tilladte filformater i ATIS Dokumenter, der arkiveres i ATIS, skal kunne konverteres til TIFF-format eller godkendt audio- og videoformat i forbindelse med aflevering til Statens Arkiver. Liste over de filtyper, som er understøttet af arkivservice i ATIS er: MSG, OFT, ODF, RTF, DOC, DOCX, DOCM, DOT, DOTX, XLS, XLSM, XLT, XLSX, XLTX, PPT, PPTX, PPS, VCF, INI, LOG, TXT, URL, TIF, TIFF, BMP, JPG, JPEG, GIF, PCX, PNG, PDF, HTM, og HTML, MPEG2, MPEG4, Wav og MP3. Den enkelte sagsbehandler/bruger er ansvarlig for registrering af dokumenter i ATIS. Er man i tvivl om, hvorvidt filtypen skal arkiveres i ATIS, tages kontakt til superbruger. 15 Håndtering af dokumenter i øvrige dokumentformater Modtages et dokument via primært eller Digital Post, som ikke ligger i en af ovenstående filtyper, men som kan åbnes i Arbejdstilsynets systemer, kan sagsbehandleren vælge at konvertere dokumentet til et af ovenstående filtyper. Sagsbehandleren skal dog sikre sig, at der ikke sker informationstab ifm. en sådan filtype-konvertering. I tilfælde af, at der er usikkerhed om informationstab ifm. en filtype-konvertering, eller konverteringen er unødigt ressourcekrævende eller det ikke er muligt at åbne et modtaget dokument, må dokumentet ikke gemmes i ESDHsystemet. Afsender skal så anmodes om at sende dokumentet i et almindeligt kendt filformat, som kan håndteres, som udgangspunkt pdf-formatet. Er det ikke muligt at overføre dokumentet til et anerkendt format, som understøttes af ESDHsystemet, kontaktes superbrugeren med henblik på en teknisk løsning. 17

19 Desuden skal dokumenter, som har været forsynet med adgangskode, afkodes og adgangsbegrænsningen fjernes, inden de gemmes i ESDH-systemet. Modtages pakkede filer, fx i form af zip-filer skal disse pakkes ud og journaliseres enkeltvis eller som bilag til et hoveddokument i ATIS. Ligeledes gælder, hvis man modtager filer der kræver specielle viewers, at fil-indholdet fx udskrives til en PDF-printer eller en fysisk printer for herefter at blive indscannet. 16 Sikring af bevaring I ATIS sker der løbende arkivering af dokumenter og sager. Når et dokument bliver sendt til aflevering hos Statens arkiver, bliver et tidsstempel påtrykt dokumentet, og dokumentet vil derfor ikke blive sendt ved næste aflevering. Det er væsentligt, at det sikres, at der ikke sker datatab og dataforvanskning af såvel dokumenters indhold som udseende, herunder i forbindelse med afleveringsforretningen til Statens Arkiver. Arbejdstilsynet har valgt at gemme i det aktuelle filformat og konvertere til TIFF i forbindelse ved aflevering (TIFF version 6.0 baseline, komprimeret med LZW eller CCITT/TSS). Det er som udgangspunkt Arbejdstilsynets ansvar, at der ikke sker ændringer i dokumenterne eller ESDH systemet før, der er foretaget test af ændringerne. Den tekniske opgave vedrørende versioner m.v. varetages af leverandøren i samarbejde med Arbejdstilsynet. Leverandøren og Arbejdstilsynet er ansvarlige for at sikre, at alle ændringer, der ønskes foretaget i ESDH systemet fx ændringer i lagringsformater, skrifttyper/tegntabeller m.fl., først bliver foretaget, efter at ændringen er testet færdigt i et sikret testmiljø. Alle ændringer vil blive indført efter en formaliseret change management procedure, både hos Arbejdstilsynet og hos leverandøren. 17 God registreringsdisciplin I dette afsnit gives der eksempler på, hvad de enkelte enheder bør være opmærksomme på, specielt i implementeringsfasen, og når nye medarbejdere begynder at anvende ATIS. Husk på, at det er meget nemmere at skabe dårlige vaner end at komme ud af dem igen. Sagsbehandlerne skal derfor løbende sikre sig, at de registrerer sager, dokumenter og filer løbende i takt med sagsbehandlingen Orden i det elektroniske arkiv De enkelte enheder skal løbende sikre sig, at der på enhedsniveauet ikke er dokumenter på sager som ikke er journaliseret/akteret Kontorcheferne har initiativpligten til at sikre, at ovenstående forhold er i orden Kvalitet er ledelsens ansvar Det er hver enkelt enheds ansvar, at kvaliteten af data er i orden, således at høj datakvalitet opretholdes. 18

20 Ledelsen i hvert enkelt TC har ansvaret for, at det mindst én gang månedligt kontrolleres, at der for eget TC ikke ligger ujournaliserede ind- hhv. udgående dokumenter i ATIS med en modtaget- /sendtdato. IT i AFC skal hvert kvartal kontrollere, at obligatoriske oplysninger om sager og dokumenter registreres korrekt i ATIS at der i ATIS kun lagres de filtyper, som er tilladt efter journalinstruksens afsnit 14 at afsluttede sager bliver lukket at indgående og udgående dokumenter er journaliseret. IT forelægger én gang i kvartalet resultatet af sine observationer på et møde med tilsynsdirektørerne. ATIS tillader kun, at det er de tilladte filtyper jf. afsnit 14 som kan lagres i ATIS Kvalitet er også alle medarbejderes ansvar For at opfylde målsætningerne med brugen af ATIS i Arbejdstilsynet er det vigtigt: 1. at al registrering foregår med omtanke, dvs. at sagsbehandlerne navngiver titler på sager og dokumenter, således at de kan forstås af næste sagsbehandlingsled eller let kan genfindes efter lang tids passivitet på sagen. 2. at de foruddefinerede metadata i ATIS anvendes på en struktureret måde, således at de kan danne basis for hurtige og problemfri søgninger samt valid statistik. 3. at ATIS dagligt er opdateret, dvs. at man ved udtræk af sagsoversigter mv. får et billede af, hvad der faktisk er sket på sagen til dags dato. 4. at al indgående post inklusiv post fra tilsynscentrenes centrale e-postkasser dagligt er fordelt til de relevante medarbejdere. 5. at al relevant post dagligt registreres (journaliseres) på de relevante sager. 6. at alle dokumentudkast fremgår af dokumentlisterne i ATIS, således at en sagsbehandler eksempelvis kan arbejde videre med dokumentet, hvis den sagsbehandlende medarbejder bliver syg. 7. at dokumentudkast enten bliver gjort til færdige dokumenter eller slettes. 8. at sager lukkes, når sagen er afsluttet Arbejdstilsynets kontrol med overholdelse af instruksen For at understøtte arbejdet med at opretholde en god journaliseringsdisciplin følger IT i AFC én gang årligt op på, om der er et stort tidsmæssigt spand mellem dato for modtagelse af et dokument og registreringstidspunktet. Samtidig vil IT i AFC via udtræk fra ATIS kontrollere: at obligatoriske oplysninger om sager og dokumenter registreres korrekt i ATIS. 19

21 at der i ATIS kun er lagret de filtyper, som er beskrevet i afsnit 14, og som ATIS tillader. at afsluttede sager bliver lukket samt, at dokumenter som er modtaget og sendt er gjort endelige. 18 Arkivperioder og aflevering til Statens Arkiver Elektroniske arkivsystemer skal opdeles i arkivperioder på ca. 5 år. For ATIS gælder arkivperioden fra 1. januar 2015 til 31. december Der skal foretages periodeskift i et elektronisk arkivsystem, når arkivperioden udløber. Et periodeskift kan være med eller uden overlapningsperiode. Arbejdstilsynet afleverer efter et periodeskift det elektroniske arkivsystem for den afsluttede periode til Statens Arkiver i henhold til 18, stk. 1, B Øjebliksbillede i Rigsarkivets cirkulære nr af 21. juni Der skal altid ske anmeldelse til Statens Arkiver i forbindelse med arkivperiodens udløb. Herved sikres det, at også de mindre ændringer, der ofte foretages ved starten på en ny arkivperiode, godkendes af Statens Arkiver. Herudover skal der ske anmeldelse ved væsentlige ændringer: En væsentlig ændring af fremfindingssystemet kan være ændringer i den måde, hvorpå sammenhængen mellem sagligt sammenhørende dokumenter registreres. En væsentlig ændring af systemets anvendelsesområde vil forekomme, hvis systemet udstrækkes til at omfatte en større del af myndighedens virksomhedsområde, eller hvis flere myndigheder tager systemet i brug. En væsentlig ændring af registreringsdelens struktur og indhold vil ofte forekomme, hvis data skal konverteres til et andet system. Hvis et system skal anvendes af flere myndigheder, skal anmeldelsen foretages af den myndighed, som er ansvarlig for indførelse, udvikling og drift af systemet. Det kan fx være tilfældet, hvis to eller flere myndigheder beslutter sig til at dele et system, eller hvis en overordnet myndighed indfører samme system hos en række underordnede myndigheder. 20

22 Bilag 1 Journalplan Sagstypeliste Niveau 1 Niveau 2 Sagstype Forklaring Interne administrative forhold Budget og regnskab Bygningsmæssige forhold Til sager vedr. tiilsynscentrenes anvendte bygninger, lokaler m.v. Borgersager Aktindsigt Aktindsigt i en sag Til aktindsigt efter forvaltningsloven og offentlighedslsoven Stoffer og materialer Egenindsigt Anmodning om dataudtræk Anmeldelse af stoffer og materialer Til indsigt i oplysninger i ATIS om den enkelte person. Til anmodning om at få foretaget og udleveret en sammenstilling af oplysninger/tal fra ATIS Tekniske hjælpemidler Personlige værnemidler Bygge-anlægsarbejde Arbejdets udførelse Arbejdsstedets indretning Leverandørmangler, stoffer og materialer (kemi) Giftmeddelelser Godkendelse, stoffer og materialer Dispensation, stoffer og materialer Forespørgsel vedr. regler og praksis, stof & mat Øvrig (stoffer og materialer) Anmeldelse af tekniske hjælpemidler Leverandørmangler, tekniske hjælpemidler Godkendelse, tekniske hjælpemidler Dispensation, tekniske hjælpemidler Forespørgsel vedr. regler og praksis, tek. hj. Øvrig (tekniske hjælpemidler) Leverandørmangel, personlige værnemidler Forespørgsler vedr. regler og praksis, pers. Værn. Dispensation, personlige værnemidler Øvrig (personlige værnemidler) Anmeldelse af bygge-/anlægsarbejde Forespørgsel vedr. regler og praksis, byg anlæg Sikkerheds- og sundhedsplaner for byggeplads Øvrig (bygge-/anlægsarbejde) Orientering af bygherre eller hovedentreprenør Risikoanmeldelse Forespørgsel vedr. regler og praksis, arb. Udf. Dispensation, arbejdets udførelse Øvrig (arbejdets udførelse) Forespørgsel vedr. regler og praksis, arb. Indr. Byggesager Dispensation, arbejdsstedets indretning 21

23 Genteknologi Måling Forespørgsel Tilsynssager Øvrig (arbejdsstedets indretning) Anmeldelse af genteknologi Godkendelse, genteknologi Forespørgsel vedr. regler og praksis, genteknologi Dispensation, genteknologi Genteknologi i øvrigt Målerapport F. vedr. regler/praksis herunder byggesager (ikke prin.) Forespørgsel fra regionale og lokale organisationer mv. Indsatsbesøg Anmodning om besøg Detailtilsyn Klage over arbejdsmiljø Besøgsag Grov overtrædelse til vurdering Rygelovsovertrædelse til vurdering RUT overtrædelse til vurdering Risikobaseret tilsyn Til henvendelser via Mobbelinjen. Klagesag Klage efter arbejdsmiljølov 21 dage Til klager efter Arbejdsmiljøloven dvs. klage over TC s afgørelser. Særlig hurtig procedure - frist 21 dage. Klage efter arbejdsmiljølov 28 dage Til klager efter Arbejdsmiljøloven dvs. klage over TC s afgørelser. Klage over forbud og strakspåbud - frist 28 dage. Klage efter arbejdsmiljølov 42 dage Til klager efter Arbejdsmiljøloven dvs. klage over TC s afgørelser. Almindelig klage - frist 42 dage. Klage, administrativ afgørelse Til klage af TC s afgørelser af administrativ karakter. F.eks. En At-ansat's adfærd, at ATC ikke træffer en afgørelse (ikke afgiver påbud eller aflægger tilsyns-besøg af prioritetsmæssige hensyn), at TC ikke afgiver påbud fordi arbejdsgiveren selv er i færd med at løse problemet, at en sag sættes i bero m.v. Klage, Forvaltnings- og offentlighedslov Til klage over TC s afgørelser efter Forvaltningsloven/Offentligheds-loven. F.eks.aktindsigt, mgl. begrundelse, mgl. partshøring, mgl.klagevejledning, partsstatus, status om klageberettiget, habilitet. Klage beslutning Til klage over TC's beslutninger. F.eks. Tiltaleinstillinger, generelle vejledninger, valg af tilsynsmetode. Leverandørmangel, tjenesteydelser Tjenesteydelser Skade Elevatorer Trykbærende anlæg Øvrig (tjenesteydelser) Arbejdsbetinget lidelse Ulykke Undersøgelse af ulykke Anmeldelse af elevatorer Leverandørmangler, elevatorer Dispensation, elevatorer Forespørgsel vedr. regler og praksis, elevatorer Øvrig (elevatorer) Leverandørmangler, trykbærende anlæg 22

24 Hviletid og fridøgn Børn og unge Arbejdsmiljøorganisation ATEX Dispensation, trykbærende anlæg Forespørgsel vedr. regler og praksis, trykb. anlæg Øvrig (trykbærende anlæg) Forespørgsel vedr. regler og praksis, hvil. og fri Dispensation, hviletid og fridøgn Øvrig (hviletid og fridøgn) Dispensation, børn og unge Forespørgsel vedr. regler og praksis, børn og unge Øvrig (børn og unge) Anmeldelse af arbejdsmiljøorganisation Dispensation, arbejdsmijøorganisation Forespørgsel vedr. regler og praksis, amo Øvrig (arbejdsmiljøorganisation) Leverandørmangel, ATEX Forespørgsel om regler og praksis, ATEX Dispensationer. ATEX Øvrig, ATEX Henvendelse Henvendelse Anvendes til skriftlige og mundtlige klager over arbejdsmiljøforhold hos aktør (virksomhed) fra ansatte, amo el. andre. Må ikke anvendes til klager over AT s afgørelser eller beslutninger. Øvrige borgersager Dispensation i øvrigt Anvendes til øvrige dispensationssager, som ikke er nævnt andre steder. Samarbejde med andre myndigheder, inst., org., m.v. Samarbejde med andre myndigheder, inst., org., m.v. Anmeldelse i øvrigt Bindende forhåndsbesked Borgersag i øvrigt Anmeldelse af udenlandsk virksomhed Forhåndstilkendegivelse, byggesag Kap. 5-sag, renere teknologi mv. Vmt-samarbejde Øvrig (TC s lokaleog regionale samarbejde med andre myndigh., inst., org.) Dispensation for truck og kranførercertifikat reg. under disp teknik, dispensation for hviletid og fridøgn reg. under disp hvile o.s.v. Anvendes til andre anmeldelser, som ikke er anført andetsteds. Anmodning fra en rådgiver eller arbejdsgiver om en bindende forhåndsbesked. Kan IKKE bruges til forhåndstilkendegivelsessager, der ligger i sagstype 5. Anvendes til andre borgersager - sager der ikke kan henføres til mere specifikke grupper. F.eks. udtalelse om forholdene på en konkret virksomhed m.v. Anvendes til anmodninger fra kommuner om forhåndstilkendegivelse for "ukompliceret erhvervsbyggeri". Må kun anvendes til forhåndsgodkendelser jf. ATcirkulæreskrivelse nr. 1/1998. Anvendes til registrering af Kap. 5-sag fra Miljømyndighederne. En endelig miljøgodkendelse, et udkast til miljøgodkendelse, et tillæg til eksisterende miljøgodkendelse eller en revision af eksisterende. Anvendes til sager om VMT-samarbejde Anvendes til registrering af sager omkring samarbejde med lokale myndigheder, lokale institutioner, lokale organisationer 23

25 m.v. Intern sag Intern sag Intern tilsynscentersag Til TC s interne forretningsgange mv. Ikke til sager om TC s økonomi og lokaleforhold, her bruges sagstypen Ekstern oplysningsvirksomhed Ekstern oplysningsvirksomhed Systemsag Systemsag Postsag Ekstern, lokal oplysningsvirksomhed Fejlsag Digital varsling Bygningsmæssige forhold. Tilsynscentrenes regionale og lokale presseaktiviteter og øvrige oplysningsvirksomhed. Til varsling af tilsyn i f.m. risikobaseret tilsyn. 24

26 Bilag 2. Dokumenttypeliste Dokumentart Dokumenttype Kodeværdi Øvrige automatisk oprettede Ø dokumenter - Ø Flyttet Omjournaliseret Besøgsakt Besøgsakt Postdokument Postdokument Lidelse Lidelse Ulykkesundersøgelse Ulykkesundersøgelse Registrering Registrering Ulykke Ulykke Ulykkesnotat Ulykkesnotat Checkskema Checkskema Interne dokumenter - N N Rapport over grove Grov overtrædelse overtrædelser AML-undersøgelse AML-undersøg Undersøgelse (ulykker) Undersøgelse Notat Notat Høring N Høring N Indkald møde N Indkald møde N Rygelovovertrædelse RygelovOvertrædelse Adm. bøde rate AdmBøde rate Grov overtrædelse (RUT) RUT grov overtrædelse Udgående dokument - U U Varsling af besøg Varsling Indstilling vedr. retslig tiltale Indstil ret til Udsendelse af referat Udsend referat Afgørelse Afgørelse Bødevarsel Bødevarsel Kvittering Kvittering Anmodning om efterforskning Anmodning om efterforskning Indkald møde U Indkald møde U Meddelelse U Meddelelse U Rykker Rykker Orientering af bygherre Orientering bygherre Orientering af hovedentreprenør Orientering hovedentreprenør Besvarelse U Besvarelse U Brev U Brev U Rygelov Påbud RygelovPåbud Høring U Høring U Rygelov Strakspåbud RygelovStrakspåbud Udtalelse til klagenævn Udtalelse nævn Digital Besøgsrapport DigitalBesøgsrapport Administrativ bøde AdmBøde 25