Retnings. for arkivering
|
|
- Johanne Lindholm
- 7 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Retnings linjer for arkivering
2 Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? Hvorfor arkiverer vi? Hvad arkiverer vi? Hvem arkiverer? Hvilke opgaver påhviler forvaltningernes arkivansvarlige? 7 2. Varetagelse af arkivmæssige hensyn for digitale arkivalier 8 3. Varetagelse af arkivmæssige hensyn for papirbaserede arkivalier Tilgængelighed 11
3 Retningslinjer for arkivering I juni 2014 blev de to Retningslinjer for journalisering i Københavns Kommune og Retningslinjer for arkivering i Københavns kommune revideret. Det er væsentligt at være opmærksom på, at der er en kobling mellem journalisering og arkivering. Journalisering skal sikre kommunens borgere en korrekt sagsbehandling, samt at kommunen i praksis udfører god forvaltningsskik. Journalisering tjener også et effektivitetshensyn og et bevis- og dokumentationshensyn. Korrekt journalisering letter sagsbehandlingen og kan skabe et overblik over sagerne, så de arkivmæssige og bevaringsmæssige forpligtigelser efter arkivreglerne kan overholdes. Gode arkivalier for eftertiden skabes i nutiden. Når vi journaliserer, gør vi det derfor også med henblik på at sikre eftertiden. Journal- og arkivgruppen i Københavns Kommune, juni
4 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 1.1 Hvorfor arkiverer vi? Vi kan ikke gemme alt for eftertiden. Men vi skal gemme materiale, som dokumenterer væsentlige administrative og retlige forhold af betydning for borgere og myndigheder samt materiale, som kan bidrage til at skrive Københavns historie. Arkivlovgivningen fastsætter bestemmelser om offentlige arkivalier, herunder alt materiale, der produceres i Københavns Kommune. Desuden har Borgerrepræsentationen den 26. august 2004 vedtaget arkivbestemmelser for Københavns Kommune. Find al relevant materiale på Stadsarkivets hjemmeside Hvad arkiverer vi? Ved arkivalier forstås informationsbærende medier, der indeholder informationer, som er blevet tilvejebragt i forbindelse med kommunens virksomhed. Der kan være tale om informationer på følgende medier: digitale systemer af forskellig art, papir, kort og tegninger, mikrofilm, foto og lydoptagelser. 1.3 Hvem arkiverer? Det er forvaltningerne og tilhørende enheder, der er ansvarlige for at arkivere i Københavns Kommune, jf. arkivbestemmelser for Københavns Kommune. Hver forvaltning udpeger en arkivansvarlig, som skal sikre, at arkivmæssige hensyn varetages. En arkivansvarlig kan udpege en koordinator til det daglige arbejde med hhv. papir- og digitale arkivalier. Stadsarkivets opgave er at modtage og bevare arkivalier samt at stille dem til rådighed for myndigheder, offentlighed, og forskningsformål. Stadsarkivet skal endvidere bidrage til forskning, dokumentation og formidling af Københavns historie og arkivforhold. Organisatorisk hører Stadsarkivet under Kultur- og Fritidsudvalget, mens arkivansvaret hører under Økonomiudvalget. Stadsarkivet er Københavns Kommunes konsulent i arkivspørgsmål og således det naturlige kontaktpunkt for forvaltningerne i alle spørgsmål om arkivering. 6
5 1.4 Hvilke opgaver påhviler forvaltningernes arkivansvarlige? Det påhviler den arkivansvarlige at sikre, at der etableres arkivrutiner i overensstemmelse med gældende love, bestemmelser, forskrifter og god forvaltningsskik. Arkivrutinerne nedskrives i en forretningsgangsbeskrivelse, der gælder for alle de enheder i forvaltningen, der skaber eller opbevarer arkivalier. Det påhviler den arkivansvarlige, at alle enheder i forvaltningen er opdaterede om reglerne på arkivområdet. Stadsarkivet rådgiver inden for alle områder i arkivlovgivningen. Reglerne er omfattende, men de kan opsummeres i 2x5 gode vaner. Jf. endvidere nedenstående afsnit 2-4 om arkivmæssige hensyn og tilgængelighed. Opgaven med varetagelse af arkivmæssige hensyn har lidt forskellig karakter afhængig af, om arkivalierne er digitale eller papirbaserede og er i det følgende opdelt i to afsnit. Jf. endvidere arkivbestemmelser for Københavns Kommune. 2 x 5 gode vaner Papirarkivalier Alle papirsager skal være bevaringsvurderet iht. bevaringsbestemmelserne. Ved omorganisering og flytning af bevaringsværdige arkivalier skal Stadsarkivet kontaktes. Ikke-bevaringsværdige arkivalier skal kunne udskilles fra arkivet. Alle krav til arkivlokaler skal være opfyldt. Bevaringsværdige arkivalier, der ikke er afleveret til Stadsarkivet, skal kunne stilles til rådighed. Digitale arkivalier Alle systemer skal anmeldes i FISKK, inden de tages i brug. Alle systemejere skal vide, om deres systemer er bevaringsværdige. Stadsarkivet skal involveres i design og kravspecifikation for bevaringsværdige systemer. Alle systemejere skal vide, hvornår deres systemer skal afleveres til Stadsarkivet Der må ikke slettes i bevaringsværdige systemer, før en aflevering er modtaget og godkendt af Stadsarkivet. 7
6 2. Varetagelse af arkivmæssige hensyn for digitale arkivalier Alle it-systemer skal anmeldes til Stadsarkivet, inden de tages brug. Anmeldelsen foretages i FISKK (Fælles Information om Systemer i Københavns Kommune). Journalsystemer og systemer med digitale dokumenter skal godkendes af Stadsarkivet, før de kan tages i brug. Større ændringer til allerede godkendte arkivsystemer skal anmeldes til Stadsarkivet. Ved digitalisering af bevaringsværdige papirarkivalier og ønske om efterfølgende kassation, skal Stadsarkivet kontaktes. Projektet skal godkendes af Stadsarkivet og Statens Arkiver. Med anmeldelsen sikres, at bevaringsværdige data kan afleveres efter de gældende regelsæt. Tidspunkt for aflevering fastsættes af Stadsarkivet. Digitale arkivalier skal endvidere senest afleveres til Stadsarkivet, inden data skal slettes i henhold til persondataloven. Tidspunkt for aflevering kan dog være tidligere, hvis arkivmæssige hensyn tilsiger det. Det er den arkivansvarliges opgave at sikre, at forvaltningens procedurer omkring anmeldelse, godkendelse og aflevering til Stadsarkivet indgår i forretningsgangsbeskrivelsen. Varetagelse af arkivmæssige hensyn påhviler den arkivansvarlige, indtil systemet er afleveret og godkendt af Stadsarkivet (arkivlovens 8 og arkivbekendtgørelsen 1-3) og indebærer bl.a.: Systemet skal omdannes fra en driftsversion til en arkiveringsversion. Arkiveringsversionen er systemuafhængig og består af et udtræk af data kombineret med teknisk og administrativ dokumentation (Rigsarkivets bekendtgørelse nr af 24. august 2010 om arkiveringsversioner). Data skal til alle tider sikres mod datatab (arkivlovens 8, stk. 2). Den systemansvarlige skal lave en instruks til hvert system med registrering af digitale dokumenter (bestemmelser om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer i Københavns Kommune, 12). 8
7 Instruksen skal bl.a. indeholde: Beskrivelse af fremfindingssystemet (journalplan eller lignende). Regler for arkivering af sager. Beskrivelse af indskanningspraksis. Beskrivelse af reglerne for registrering og arkivering af dokumenter, som ikke indskannes. Beskrivelse af hvilke filtyper, der må arkiveres i systemet. Beskrivelse af reglerne for konvertering af dokumentfiler til arkiveringsversionens filtyper. Beskrivelse af regler for umiddelbar konvertering til arkiveringsversionens filtyper, hvis det er nødvendigt for at sikre bevaringen. Systemet må kun tillade filtyper, der kan konverteres til det format, som er beskrevet i bekendtgørelse 1007, bilag 5. Dokumenter, video, lyd, geodata og lign. bør konverteres til det tilladte afleveringsformat (bekendtgørelse 1007, bilag 5) så tæt på skabelsestidspunktet som muligt. Sletning i systemet må først ske efter, at en arkiveringsversion af systemet er afleveret og godkendt af et offentligt arkiv (arkivlovens 21 og bekendtgørelse ). Et digitalt arkivsystem skal sikre, at man kan finde dokumenter, der hører sammen både på sags- og emneniveau. Dokumenternes lagringsform og placering (dvs. på papir eller elektronisk) skal registreres i systemet i et felt særlig indrettet hertil. 9
8 3. Varetagelse af arkivmæssige hensyn for papirbaserede arkivalier Det påhviler den arkivansvarlige at varetage arkivmæssige hensyn. For arkivalier i papirform betyder det: At bevaringsværdige arkivalier skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk eller lign., og at kravene til arkivlokaler skal være opfyldt. At der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige arkivalier, og at denne orden skal være dokumenteret. Kravene skal sikre, at arkivalierne kan genfindes af forvaltningen selv og af offentligheden efter, at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv. At der skal kunne foretages en fysisk adskillelse af bevaringsværdige og ikke-bevaringsværdige arkivalier. Kravet skal sikre, at korrekt kassation kan finde sted uden unødige udgifter for forvaltningen. Bevaringsværdige arkivalier identificeres ved hjælp af bevaringsbestemmelserne for Københavns Kommune. Endelig skal forretningsgangsbeskrivelsen indeholde procedurer for varetagelse af arkivmæssige hensyn i forbindelse med organisationsændringer og nedlæggelser af enheder, ved overførsel af sagsområder både inden for den kommunale forvaltning og inden for den offentlige forvaltning. Endelig bør forretningsgangsbeskrivelsen fastlægge procedurer for evt. udlån af arkivalier uden for den offentlige sektor. 10
9 4. Tilgængelighed Hvis en forvaltning har arkivalier i sin varetægt, der er mere end 20 år gamle, er de omfattet af arkivlovens tilgængelighedsregler. Det betyder, at arkivalierne skal være til disposition for borgerne. Arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser fungerer parallelt med og som supplement til aktindsigtsreglerne i den øvrige forvaltningsretlige lovgivning, og regulerer hvornår offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser bringes til ophør. Derfor skal den arkivansvarlige udarbejde procedurer for håndtering af ansøgninger om tilgængelighed til offentlige arkivalier, herunder procedurer for behandling af ansøgninger om dispensation efter arkivlovens tilgængelighedsregler. Statens Arkiver foretager en årlig undersøgelse om aktiviteterne på tilgængelighedsområdet. Statens Arkiver fremsender et spørgeskema til Stadsarkivet, som formidler det videre til de arkivansvarlige. Der skal svares på, hvor mange anmodninger om arkivadgang efter arkivloven der er blevet imødekommet og hvor mange afslået. Statens Arkiver afrapporterer årligt disse aktiviteterne på tilgængelighedsområdet til det udvalg, som kulturministeren har nedsat og som årligt afgiver beretning til Folketinget jf. arkivlovens
10 Københavns kommune Redaktion Journal- og arkivgruppen og Stadsarkivet August 2014 Design KK Design
Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004
Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 1. Arkivbestemmelsernes gyldighedsområde 1.1. Bestemmelserne gælder for Københavns Kommunes valgte råd, udvalg
Læs mereRIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019
Grafisk design: Mette Secher RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019 VÆR MED TIL AT BYGGE BRO MELLEM FORTID, NUTID OG FREMTID Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K OM RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE
Læs mereKATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE
Læs mereRIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KURSER KONFERENCE ARKIVNETVÆRK
Grafisk design: Mette Secher Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K www.sa.dk/kurser RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KONFERENCE ARKIVNETVÆRK OM RIGSARKIVETS, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
Læs mereKATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID
KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2016 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE INDHOLD 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige
Læs mereVedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv
Byrådssekretariatet Sagsbehandler: Gitte Hedemark Sagsnr. 85.08.00-A26-1-15 Dato:21.10.2015 Forslag til Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv 1 Formål Horsens Kommunes Stadsarkiv har til formål 1.
Læs mereKURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK INDHOLD SIDE 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER STATSLIGE MYNDIGHEDER Få styr på regler og praksis for digital
Læs mereSpørg om bevaring, kassation og aflevering
Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen Netværksmøde 12. marts 2018 for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler
BEK nr 994 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 2. juli 2016 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004823 Senere ændringer til forskriften BEK nr 740
Læs mereUdkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer
Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer I medfør af 3, stk. 2, og 5, stk. 1 samt 10 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed
Læs mereI arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer:
Lovforslag (udkast) 17. februar 2015 Forslag til lov om ændring af arkivloven I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages
Læs mereBevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner
Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 343 af 6. maj 2008 om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne, bilag
Læs mereAflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder
Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Version 3, juni 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne
UDKAST 13.3.2015 RA j.nr. 2015-004774 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige
Læs mereSpørg om bevaring, kassation og aflevering
Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen 14-03-2017 Netværksmøde for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave Tal
Læs mereSpørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014
Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014 Side 1 Indhold Baggrund for undersøgelse... 3 Organisering... 4 Tilgængelighed... 5 Papirarkivalier... 7 Digitale arkivalier...
Læs mereLovgivning, arkivet som myndighed
Lovgivning, arkivet som myndighed Oplæg på NORDIG 3. juni 2014 Indhold Hvad er målet? Hvilke udfordringer er der? Hvordan kan udfordringerne imødegås? Hvad gør vi i Danmark? Spørgsmål? Oplæg til diskussion
Læs mereCirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt?
Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Ved specialkonsulent Mette Hall-Andersen Overordnede ændringer i cirkulæret Et samlet regelsæt for alle typer af itsystemer
Læs mereKOMBIT Videncenter. Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven. Version 1.0 (april 2017)
KOMBIT Videncenter Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven Version 1.0 (april 2017) KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR. 19 43 50 75 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...
Læs mereAnmeldelse og godkendelse af it-systemer i Danmark - Krav til myndigheders arkivdannelse. Arkivar Jette H. Kjellberg
Anmeldelse og godkendelse af it-systemer i Danmark - Krav til myndigheders arkivdannelse Arkivar Jette H. Kjellberg Hvordan stiller vi krav til arkivdannelsen? It-systemer skal anmeldes og godkendes af
Læs mereVEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV
VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV 1. Organisation Stk. 1. Rudersdal Stadsarkiv er en del af Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, og henhører under Rudersdal Kommunes Kulturområde samt det statsanerkendte
Læs mereVaretagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder
Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder Statens Arkiver 2005 journalperiode e-arkivsystem arkiveringsversion ESDH lagringsform afleveringspligt indskanning arkivalier
Læs mereKultur- og Fritidsforvaltningen Stadsarkivet ARKIVERINGSPRAKSIS I KØBENHAVNS KOMMUNE STATUS 2011
1 ARKIVERINGSPRAKSIS I KØBENHAVNS KOMMUNE STATUS 2011 2 INDHOLDSFORTEGNELSE Varetagelse af arkivmæssige hensyn i Københavns Stadsarkiv side 03 Forvaltningernes arkiveringspraksis side 10 Bilag A: IT-arkivering
Læs mereIntroduktion til arbejdet på et lokalhistorisk arkiv
The medium is the message Marshall McLuhan: : Understanding Media. 1964 De kulturbevarende institutioner (ABM) ARKIVE R -Offentlig e - Private Biblioteker - Bibliotekslov en Museer - Museumslov en Private
Læs mereVEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner
VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner Københavns Stadsarkiv oktober 2007 INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING
Læs mereBekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed
Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed I medfør af 9, 10, stk. 1-3, 12, stk. 2, 13, stk. 2-3, 14, 20, 21, stk. 2, 41, stk.
Læs mereRapport fra arbejdsgruppe arkivering
Rapport fra arbejdsgruppe arkivering. Valg af arkivstrategi Forslag til koordineret nedlæggelse af de gamle kommuners arkiver og udformningen af en ny arkivenhed. v/ Tove Bonnerup, Sønderhald Kommune,
Læs mereGladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997.
Vedtægter Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997. Gladsaxe Byarkiv er i henhold til Arkivloven, Lov nr. 1050 af 17. december 2002 7, samt
Læs mereVejledning om IT-arkivering
NUNATTA ALLAGAATEQARFIA, 2018 Vejledning om IT-arkivering Vejledningen er udformet som en mere praksisnær uddybning af de dele af arkivloven og arkivbekendtgørelsen som omhandler IT-arkivering. Den er
Læs mereVEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7
VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 GULDBORGSUND KOMMUNE APRIL 2011 INDHOLDSFORTEGNELSE Indhold 1. Formål... 3 2.
Læs mereAFTALE OM AKTIVOVERDRAGELSE ROSKILDE KOMMUNES FORSYNINGERS SERVICEVIRKSOMHED TIL ROSKILDE FORSYNING A/S (UNDER STIFTELSE) W:\42523\146102\000010.
AFTALE OM AKTIVOVERDRAGELSE AF ROSKILDE KOMMUNES FORSYNINGERS SERVICEVIRKSOMHED TIL ROSKILDE FORSYNING A/S (UNDER STIFTELSE) W:\42523\146102\000010.doc Side 2 BILAGSFORTEGNELSE Bilag 2.4. Anlægskartoteker
Læs mereEfter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner.
Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Møde: netværksmøde for kommuner og regioner, der afleverer arkivalier til Statens Arkiver Dato og tidspunkt: 23. april 2013 kl. 10-14 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra
Læs mereArtikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000
Praksis Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Denne artikel indeholder en præsentation af Statens Arkiver, Danmarks nuværende praksis for indsamling af elektroniske
Læs mereVejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013
Vejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013 Juni 2013 SOA bevaring @ instruks dokument Indledning Formålet med denne vejledning er at forklare
Læs merehos statslige myndigheder
IT-Universitetet i København Rued Langgaards Vej 7 2300 København S Sendt til: itu@itu.dk 25. juni 2015 Udtalelse til anmeldelsen Videnskabelige og statistiske undersøgelser hos statslige myndigheder Datatilsynet
Læs mereVedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv
Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Frederikshavn Stadsarkiv er i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Frederikshavn Kommune. 1. Formål Frederikshavn Stadsarkiv har til formål: 1) at sikre bevaring
Læs mereCAREArkiv. -Pligtaflevering af arkivdata fra RAMBØLL CARE.
-Pligtaflevering af arkivdata fra AMBØLL CAE. Pligtaflevering af CAE arkivdata hvorfor det? Da ambøll CAE er omfattet af lov om behandling af personoplysninger og endvidere opfylder kriterier for aflevering,
Læs mereSekretariat og Digitalisering ARKIVVEDTÆGTER ARKIV
Sekretariat og Digitalisering ARKIVVEDTÆGTER ARKIV AUGUST 2017 Indhold 1. Formål 3 2. Organisation 3 3. Arkivalierne 3 4. Bevarings- og kassationsretningslinjer 4 5. Aflevering til Arkivet 4 6. Pligtaflevering
Læs mereEksempel 1: Kvalitetskontrol ved stikprøver og opslag i it-systemet
Procedurer for kvalitetskontrol 3 eksempler ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Eksempelsamlingen
Læs mereForslag til. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler
Forslag til Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers
Læs mereFolketinget Retsudvalget Christiansborg 1240 København K
Retsudvalget 2017-18 REU Alm.del endeligt svar på spørgsmål 916 Offentligt Folketinget Retsudvalget Christiansborg 1240 København K Dato: 31. august 2018 Kontor: Sagsbeh: Databeskyttelseskontoret Christian
Læs mereStadsarkivet for Frederikssund Kommune. Årsberetning 2011 NOTAT. Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål
NOTAT Stadsarkivet for Frederikssund Kommune 10. januar 2012 Årsberetning 2011 Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål Stadsarkivet for Frederikssund Kommune (SFK) arbejder for at sikre bevaringen af arkivalier,
Læs mereJOURNALISERINGSSIKKERHED VED ELEKTRONISK KOMMUNI- KATION ENDELIG RAPPORT
JOURNALISERINGSSIKKERHED VED ELEKTRONISK KOMMUNI- KATION ENDELIG RAPPORT BORGERRÅDGIVERENS EGEN DRIFTUNDERSØGELSER JOURNALISERINGSSIKKERHED VED ELEKTRONISK KOMMUNI- KATION ENDELIG RAPPORT SIDE 4 JOURNALISERINGSSIKKERHED
Læs mereSyddjurs Kommunearkiv - vedtægter. Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7
Syddjurs Kommunearkiv - vedtægter Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november 2009 Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7 Vedtægter for Syddjurs Kommunearkiv 1 Syddjurs Kommunearkiv er oprettet som
Læs mereÅrsberetning 2013 Frederikshavn Stadsarkiv
Årsberetning 2013 Frederikshavn Stadsarkiv Side 1 af 7 Samlinger Indledning Den store indsamling af institutioner og skolearkiver i hele Frederikshavn kommune i 2012, har givet Stadsarkivet mulighed for
Læs mereKapitel 1 Anvendelsesområde. Kapitel 2 Behandling og opbevaring
Selvstyrets bekendtgørelse nr. 23 af 26. september 2016 om arkivalier I medfør af 8, 10, 11, stk. 1 og 13, stk. 2 i Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni 2015 om arkivvæsen og efter forhandling med Grønlands
Læs mereLad mig begynde med at hilse fra kulturministeren, som er ked af ikke at kunne være her i dag. Han er til et længe planlagt Nordisk ministerrådsmøde.
1 Kære allesammen Lad mig begynde med at hilse fra kulturministeren, som er ked af ikke at kunne være her i dag. Han er til et længe planlagt Nordisk ministerrådsmøde. Når vi i Kulturministeriet alligevel
Læs mereErindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015
Ringsted Kommune Att. kommunaldirektør Jacob Nordby Cc. Leon K. Johansen Dato: 14. april 2016 Journalnummer: 16/00460 Lokaltelefon: 41 71 72 84 Vores reference: CLA-BVT-MHA/ KVK Deres reference: Erindring
Læs mereVejledning til Bestemmelser om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer i Københavns Kommune
Vejledning til Bestemmelser om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer i Københavns Kommune Kµbenhavns Stadsarkiv november 2004 INDHOLDSFORTEGNELSE
Læs merePolitik for håndtering af arkivmateriale i Region Nordjylland
Politik for håndtering af arkivmateriale i Region Nordjylland Papirarkiver og IT-systemer 1 Kilde: www.sa.dk Økonomid Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Øst www.rn.dk Tlf. 97 64 80 00 kbt@rn.dk Juni 2016
Læs mereDet skal understreges, at kassation af dokumenter er en mulighed, og ikke en pligt for kommunerne.
KL notat 26-06-2014/FLN Beslutning om kassation i ESDH-systemer med tjekliste Notatet er til brug for den kommunale myndigheds beslutning, om den vil gøre brug af muligheden for kassation fra ESDH eller
Læs mereVedtægter. for. Sydvestjyske Museer
Vedtægter for Sydvestjyske Museer Vedtaget den 25. oktober 2011 1 Indhold Side 1. Navn og ejerforhold, art og status 3 2. Hjemsted, adresse og afdelinger 3 3. Formål og ansvarsområde 3 4. Samarbejde med
Læs mereRigsarkivets rolle for forskningsdata
Rigsarkivets rolle for forskningsdata Anne Sofie Fink, Brugerservices og Formidling og Mette Hall-Andersen, Indsamling og Bevaring Når juraen spænder ben for forskningen 1 Vores oplæg Hvilken rolle har
Læs mereJournalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021
Journalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021 Indhold Formål... 2 Lovgrundlag... 2 Lov om offentlighed i forvaltningen... 2 Forvaltningsloven... 2 Arkivloven...
Læs mereTilsyn med kommunernes arkivforhold 2015
Tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 1 Tilsyn 2005-2006 Tidligere tilsyn 300 hyldekilometer papirarkivalier mellem 20 og 30 % af disse 300 km skulle bevares, men 8 ud af 10 kommuner havde ikke truffet
Læs mereNæstvedArkivernes Årsberetning 2015
NæstvedArkivernes Årsberetning 2015 Vognmand Rudolf Petersen. Foto: K. Knudsen, 1942 Jette Madsen (th.) ved sin 25. landskamp den 12. dec. under VM i 1973. Foto: Casper Thorsøe Næstved Rådhus under opbygning,
Læs mereVejledning til aflevering af dokumenter fra it-systemer til Statens Arkiver. Marts 2012 @ 1
Vejledning til aflevering af dokumenter fra it-systemer til Statens Arkiver Marts 2012 0 @ 1 0 1 Indholdsfortegnelse 1. VEDLIGEHOLDELSE OG AFLEVERING AF DOKUMENTARKIVER...4 A. VEDLIGEHOLDELSE OG BEST PRACTISE...4
Læs mereReferat Bevarings- og Kassationsafdelingen
Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Statens Arkivers arkivnetværksmøde for kommuner 2013 Dato og tidspunkt: 19. juni 2013 Sted: Odense Rådhus Antal deltagere: 105
Læs mereGod Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune
God Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune Marts 2017 Indhold 1. Formål og anvendelse... 3 2. Lovgrundlag... 3 3. Ansvar... 3 4. Administrative Systemer... 3 5. Journalisering... 4 Sag... 4 Dokument...
Læs mereArkivmæssige hensyn - generelt
Arkivmæssige hensyn Arkivloven: 8: Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på en betryggende måde. Stk. 2: Myndighederne skal drage omsorg
Læs mereSTADSARKIVET FOR FREDERIKSSUND KOMMUNE ÅRSBERETNING 2013
STADSARKIVET FOR FREDERIKSSUND KOMMUNE ÅRSBERETNING 2013 Foto: Arkivar Ann-Sofie Wiil flytter arkivalier på Skibbyhøj I arkiverne treffer vi selve livet i dets usminkede heslighet, dets ubeskrivelige brutalitet
Læs mereVejledning om kvalitetssikring i it-systemer
Vejledning om kvalitetssikring i it-systemer - Rigsarkivets minimumskrav og anbefalinger Rigsarkivet, marts 2016 Indledning Ordet kvalitet bruges i forskellige sammenhænge og kan have mange betydninger.
Læs mereStrategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier
Strategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier Dette dokument beskriver Rigsarkivets strategi for modtagelse og bevaring af digitalt skabte arkivalier. Ved digitalt skabte arkivalier forstås upubliceret
Læs mereEn del af noget større - Kvalitetssikring og arkivering af bevaringspligtige data
En del af noget større - Kvalitetssikring og arkivering af bevaringspligtige data Rigsarkivets konference 7. november 2018 Innovation og dokumentation Mie Andersen, NæstvedArkiverne Christian Frederiksen,
Læs mereElektronisk arkivering til Rigsarkivet
Programplan Elektronisk arkivering til Rigsarkivet 9. november 2018/mbp Formål Formålet er at sikre bevaringen af de arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig
Læs mereBekendtgørelse om digital kommunikation i arbejdsløshedsforsikringen
BEK nr 1644 af 27/12/2013 (Gældende) Udskriftsdato: 17. juni 2016 Ministerium: Beskæftigelsesministeriet Journalnummer: Beskæftigelsesmin., Arbejdsmarkedsstyrelsen, j.nr. 2013-0015364 Senere ændringer
Læs mereAalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks
Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks Generelle Retningslinjer 2015 Indholdsfortegnelse 1. Forord...4 2. Hvad er Aalborg Stadsarkiv...5 3. Hvad er arkivalier?...5 4. Hvem gælder instruksen for?...6 5.
Læs mereRetningslinjer for foreningens forvaltningsretlige Sagsbehandling af godkendelser, tilladelser mv.
Side 1 af 5 Opgavefordeling KZ & V står for den daglige sagsbehandling på området. Sagsbehandlingen omfatter alle relevante sagsskridt, der relaterer sig til myndighedsbehandling af det sagsområde, der
Læs mereAfleveringsbestemmelse for Kingo
Kultur- og Fritidsforvaltningen Stadsarkivet Afleveringsbestemmelse for Kingo Efter drøftelse mellem Center for Specialundervisning, Børne- og Ungeforvaltningen og Københavns Stadsarkiv fastsættes hermed
Læs mereArkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007.
Arkivinstruks for Thisted Kommune Arkivinstruks Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Status Gl. Thisted Kommune Den gamle Thisted Kommune har i 1989-92 gennemført et kassationsprojekt,
Læs mereSags nr. 2012114521 4488 9344
Formateret tabel Dato 24. juli 2013 TRM@dkma.dk Sags nr. 2012114521 4488 9344 Slettet: 12. juli 2013 Bilag 1 Kravspecifikation Indholdsfortegnelse 1. Indledning 2 2. Kort beskrivelse af Sundhedsstyrelsen
Læs mereRingsted kommunes arkivalier
Ringsted kommunes arkivalier NOTAT Byrådssekretariatet Indledning Kommunen har siden 2001 drevet et IT-system til støtte for hjemmeplejen (CSC VITAE) og fra 2005 et Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem
Læs mereREVISION AF ESDH I ESBJERG KOMMUNE MED UDGANGSPPUNKT I ACADRE. ESDH-systemet Acadre KL-journalplanen
REVISION AF ESDH I ESBJERG KOMMUNE MED UDGANGSPPUNKT I ACADRE ESDH-systemet Acadre KL-journalplanen Baggrund Lang rejse med forskellige systemer tilbage fra 1989 Esbjerg Byhistoriske Arkiv blev indblandet
Læs mereReferat. Dato: 24. april 2017 Journalnr.: 16/01755 Referent: AHE/KVK. Privatarkivudvalget Dato og tidspunkt: 9. marts 2017 kl.
Referat Møde: Privatarkivudvalget Dato og tidspunkt: 9. marts 2017 kl. 10-13 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra SA: Rigsarkiver Asbjørn Hellum, vicedirektør Ole Magnus Mølbak Andersen, vicedirektør Kirsten
Læs mereReferat Indsamling og Bevaring
Rigsarkivet Referat Indsamling og Bevaring Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: 20. oktober 2014 kl. 10-13 Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 34 Deltagere fra Rigsarkivet: Kirsten Villadsen Kristmar, Jan
Læs mereLeverandørmøde. Rigsarkivet 10. november Leverandørmøde 1
Leverandørmøde Rigsarkivet 10. november 2016 Leverandørmøde 1 Leverandørmøde 10. november 2016 1. Velkomst og orientering fra Rigsarkivet Herunder ny strategi 2. Tilsyn med kvalitetssikring i statslige
Læs mereRigsarkivets tilsyn med statslige myndigheder
Rigsarkivets tilsyn med statslige myndigheder Leder af Indsamlingsområdet, Mette Hall-Andersen 23-11-2017 Nordig, d.25.-26. oktober 2017 1 Forskellige tilsynsformer Total tilsyn på tværs af hele sektoren,
Læs mere6. november 2017 FM 2018/xx. Bemærkninger til lovforslaget. Almindelige bemærkninger
6. november 2017 FM 2018/xx Bemærkninger til lovforslaget Almindelige bemærkninger 1. Indledning 1.1. Den overordnede baggrund for forslaget Den overordnede baggrund for ændringsforslaget er et ønske fra
Læs mereSikring af kvalitet i ESDHsystemer. Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015
Sikring af kvalitet i ESDHsystemer i drift Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015 Baggrund for ESDH-drift og udvikling i Vejle Stadsarkiv Januar 2009 fra projekt til drift Hidtil i direktionssekretariatet
Læs meremuseum, der er blevet til ved storisk Museum Museum Østjylland anden forskning har er kommu- Randers.
Vedtægter for Museum Østjylland Randers/ /Djursland 1. Navn og ejerforhold, art og status 1..1. Museum Østjylland Randers/Djursland er et statsanerkendt kulturhistorisk museum, der er blevet til ved en
Læs merePolitik for Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering Godkendt af Styregruppen for edoc
Politik for Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering Godkendt af Styregruppen for edoc Politik for Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering i Region Nordjylland (ESDH) Lovgivning/aftalegrundlag Politikken
Læs mereKommunebekendtgørelsens nye form
Kultur- og Fritidsforvaltningen Stadsarkivet 10-03-2017 Journalnr. 2017-0049656-1 /LVC Høringssvar fra Københavns Stadsarkiv, journalnummer 16/14206 Københavns Stadsarkiv takker for muligheden for at blive
Læs mereBevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske komiteer
Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 979 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale
Læs mereDen danske kommunal- og strukturreform 2007 Rigsarkivets erfaringer fra kommunesammenlægningen i Danmark
VOLUM 5 2014 http://dx.doi.org/10.7577/ta.1077 FAGARTIKKEL Christian Larsen Den danske kommunal- og strukturreform 2007 Rigsarkivets erfaringer fra kommunesammenlægningen i Danmark Det kommunale landskab
Læs mereArkivinstruks for Thisted Kommune. revideret juni 2016
Arkivinstruks for Thisted Kommune revideret juni 2016 Arkivinstruks for Thisted Kommune Generelle retningslinjer for arkivering og journalisering. Revideret juni 2016. Forord Arkivinstruksen er udarbejdet
Læs mereGod dokumentation hvad skal vi med den, og hvem har ansvaret?
God dokumentation hvad skal vi med den, og hvem har ansvaret? Redaktionen Offentlige arkiver spiller en vigtig rolle i et demokratisk samfund. Her skal magthaverne regering og myndigheder dokumentere deres
Læs mereKapitel 1. Inatsisartutlovens anvendelsesområde
Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni af 2015 om arkivvæsen Kapitel 1 Inatsisartutlovens anvendelsesområde 1. Inatsisartutloven gælder for alle dele af den offentlige forvaltning under Grønlands Selvstyre og
Læs mereOpen Science, open access, open data - Rigsarkivet som aktør indenfor e-science
Open Science, open access, open data - Rigsarkivet som aktør indenfor e-science Anne Sofie Fink, områdeleder for DDA Formidling af it-arkivalier og forskningsdata Rigsarkivet 14-10-2016 DeIC konference
Læs mereAflevering af arkivalier til offentligt arkiv. En vejledning til kommuner og regioner
Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv...1 En vejledning til kommuner og regionerindholdsfortegnelse...1
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne
Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003
Læs mereBekendtgørelse om indsendelse til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen samt kommunikation i forbindelse hermed
BEK nr 837 af 14/08/2012 (Historisk) Udskriftsdato: 1. juli 2016 Ministerium: Erhvervs- og Vækstministeriet Journalnummer: Erhvervs- og Vækstmin., Erhvervsstyrelsen, j.nr. 2012-0032241 Senere ændringer
Læs mereHorsens Kunstmuseum er et statsanerkendt kunstmuseum, der er forpligtiget til gennem indsamling, registrering, bevaring, forskning og formidling
Museernes arbejdsplaner Følgende filer er vedhæftet indsendelsen: Referencenummer: 117119 Formularens ID: 494 Sendt til: kunstmuseum@horsens.dk Sendt: 15-12-2010 16:19 ------------------------ MUSEERNES
Læs mereVejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden
Vejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden (Vejledningen vedrører mellemarkiverne og omfatter såvel forhold omkring aflevering af arkivalier til mellemarkiverne og
Læs mereArkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune
Side 1 af 1711117 Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune Indhold Indledning side 3 Lovgrundlag side 3 Arkivhensyn og sikkerhed side 4 Papirarkivalier Elektroniske arkiver Elektroniske sager side 5 Indscanning
Læs mereReferat af bestyrelsesmøde i MUD, Odense Bys Museer, d. 27. november 2012 kl. 09:15 13:30
Referat af bestyrelsesmøde i MUD, Odense Bys Museer, d. 27. november 2012 kl. 09:15 13:30 Tilstede: Mads Leen Jensen, fmd; Henrik Skousen, kasserer; Hugo Hvid Sørensen, medl.; Frederik Callesen, medl.;
Læs mereARKIVINSTRUKS Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune
ARKIVINSTRUKS Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune Vejledning om bevaring og kassation i områder, institutioner og for fælleskommunale samarbejder Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, marts 2008 Arkivinstruks
Læs mereVejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner
Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 id="docindex"> Indholdsfortegnelse Paragraf
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af digitalt skabte data og dokumenter fra kommunerne
BEK nr 183 af 26/01/2018 (Gældende) Udskriftsdato: 3. maj 2019 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Rigsarkivet, j.nr. 18/00580 Senere ændringer til forskriften Ingen Bekendtgørelse
Læs mereDokumentation i en digital tid Peter Damgaard, formand for Arkivforeningen
Dokumentation i en digital tid Peter Damgaard, formand for Arkivforeningen Den offentlige forvaltning er blevet digital. Hvad betyder det for informationshåndteringen hos nutidens arkivskabere og dermed
Læs mereRevision af kommunale og regionale bevaringsbestemmelser, herunder børnesager
Revision af kommunale og regionale bevaringsbestemmelser, herunder børnesager Netværk for kommuner og regioner, der afleverer til Rigsarkivet 12.3.2018 1 Bevaring: Terminologi Skal bevares til tid og evighed
Læs mere