Strategi og praksis for tilsyn med jernbanesikkerhed

Transkript

1 Strategi og praksis for tilsyn Oktober 2010

2

3 Strategi og praksis for tilsyn med jernbanesikkerhed Forord Forord En af Trafikstyrelsens kerneopgaver er at føre tilsyn med virksomhedernes håndtering af deres sikkerhedsansvar på jernbanen. Et tilsyn har altid begrænsede ressourcer i forhold til de mangfoldige aktiviteter i virksomhedernes dagligdag. Derfor må indsatsen prioriteres nøje. Denne publikation præsenterer, hvad styrelsen vil opnå ved tilsynsarbejdet, og hvordan tilsynet udmøntes i praksis. I 2005 præsenterede Trafikstyrelsen en strategi for tilsynsaktiviteten, som fastsatte to vigtige principper: Risikobasering af tilsynene og hovedvægt på at tilse (auditere) virksomhedernes sikkerhedsledelsessystemer frem for konkrete tekniske inspektioner. Disse to principper videreføres og konkretiseres i den nuværende strategi. Siden 2005 er der opsamlet en række tilsynserfaringer samtidig med, at der bl.a. er kommet ny regulering fra EU, som Trafikstyrelsen må forholde sig til. Der er nu fra EU krav om, at alle jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere har eget sikkerhedsledelsessystem, som er certificeret eller godkendt og løbende auditeres af myndighederne efter fælles retningslinier. Således er vægten på sikkerhedsledelsessystemer og myndighedens audits endnu større i dag end tidligere. I Trafikstyrelsens strategi for sikkerhed og interoperabilitet fra 2009 pointeres det, at Trafikstyrelsen som udgangspunkt vil vise virksomhederne tillid og gennemføre færre tilsyn, når virksomhederne dokumenterer styr på tingene og omvendt. Nærværende publikation forsøger at konkretisere, hvordan dette kan udføres i praksis. Endvidere har Trafikstyrelsen i 2009 udarbejdet fire principper for, hvordan styrelsens generelle tilsynsvirksomhed skal udføres: Klar rollefordeling mellem virksomhed og myndighed; effektiv ressourceudnyttelse; gennemsigtige tilsyn af høj kvalitet; og dokumenteret effekt af tilsynsaktiviteterne. Nærværende publikation forsøger at konkretisere, hvordan disse principper udmøntes i praksis. Især gennemsigtigheden i tilsynspraksis og effektmålinger er nyt stof, som præsenteres i denne publikation. Det er Trafikstyrelsens håb, at denne publikation gør det gennemskueligt for branchen og andre interessenter, hvad tilsynsarbejdet går ud på, og hvad styrelsen ønsker at opnå. Kun ved gensidig forståelse om mål og indsats kan der opnås varige effekter i sikkerhedsarbejdet. God læselyst! Jesper Rasmussen Sikkerhedsdirektør

4 Strategi og praksis for tilsyn med jernbanesikkerhed Forord Indhold 1 Formålet med tilsyn Fra indsats til effekt Langsigtet effektmål: Antallet af alvorlige ulykker må ikke stige Kortsigtet effektmål: Virksomhederne skal styrkes Årlige resultatkrav 8 2 Tilsynsopgaver: Audits og inspektioner Certificerende organ - audits Certificerings- og godkendelsestilsyn Tilsynsmyndighed - inspektioner Prioritering imellem audits og inspektioner 12 3 Auditprogram Prioritering af audits Samlet vurdering Den årlige auditplan Fokusområder Årlig evaluering 18 4 Tilsynsproces Tilsynsmetoder Certificeringskomité Organisering af tilsynsteamet Uddannelse og kompetencer Dokumenterede arbejdsgange og skabeloner 23 5 Reaktionsmuligheder Påbud og forbud Afvigelse Bemærkninger 28 6 Kommunikation og samarbejde Samarbejde Årsrapport 29

5 5 Strategi og praksis for tilsyn Formålet med tilsyn 1 Formålet med tilsyn Trafikstyrelsens tilsynsvirksomhed har som ultimativt mål, at bidrage til at fastholde det høje sikkerhedsniveau på jernbanen. Det skal især ske gennem at bevare og forbedre virksomhedernes egen sikkerhedsindsats. Tilsynet vil her se på regelefterlevelsen, men også på virksomhedernes evne til at lære af egne erfaringer. Trafikstyrelsens konkrete resultatmål ændres fra antal tilsyn til antal audit dage, som er et bedre mål for det omfang, virksomhederne kan forvente at møde tilsynet. 1.1 Fra indsats til effekt Formulering af effektmål er en måde, hvorpå det endelige resultat af tilsynsindsatsen kan måles. Trafikstyrelsen vil prøve at beskrive den forventede årsags- virkningskæde fra input af ressourcer, over aktiviteter, til opfyldelsen af den tilsigtede effekt. I årsags-virkningskæden arbejder man baglæns gennem de resultater, der må forudsættes for at nå den tilstræbte effekt, og de aktiviteter der skal gennemføres for at skabe resultaterne. Efterfølgende opsættes parametre for målopfyldelsen på de forskellige led i årsagsvirkningskæden. Se figur 1 for de forskellige led i kæden. Effekt langt sigt Effekt kort sigt Resultatkrav Output Aktivitet Input Figur 1: Målhierarki - fra konkret indsats til langsigtede effekter Opstilling af mål for den langsigtede effekt giver tilsynsaktiviteterne retning i forhold til, den gavn samfundet får af bestræbelserne. En af udfordringerne ved at opstille effektmål er, at det kan være meget vanskeligt at isolere effekten af én given tilsynsindsats fra andre påvirkninger. Omvendt, jo tættere effekten måles på de udførte tilsynsaktiviteter, desto større er den direkte sammenhæng mellem effekt og tilsynsindsats. Her er der dog en risiko for at tabe det langsigtede mål af syne.

6 6 Strategi og praksis for tilsyn Formålet med tilsyn Trafikstyrelsen vil opstille effektmål på både længere og kortere sigt, vel vidende at Trafikstyrelsens mulighed for at påvirke den langsigtede effekt er begrænset. Disse effektmål vil indgå i tilsynsarbejdet fra Trafikstyrelsen vil i 2011 videreudvikle både langsigtede og kortsigtede effektmål samt årlige resultatkrav, så der skabes bedst mulig sammenhæng mellem indsats og resultat. 1.2 Langsigtet effektmål: Antallet af alvorlige ulykker må ikke stige Trafikstyrelsens tilsynsaktiviteter skal, gennem tilsyn med de sikkerhedsansvarlige virksomheder, bidrage til, at jernbanesikkerheden i Danmark opretholdes på et højt niveau. Den samlede jernbanesikkerhed måles ved antallet af alvorlige personulykker, som er en EU standard målemetode. Antallet af alvorlige ulykker opgøres som antallet af dødsfald sammenvejet med alvorligt sårede 1. Danmark har opstillet et nationalt sikkerhedsmål opgjort på denne måde: Antallet af alvorlige ulykker må ikke overstige niveauet i 2004, hvor antallet var 0,3 alvorlige ulykker pr. mio. tog-km 2. Det langsigtede effektmål for tilsynsaktiviteterne er, at det nationale sikkerhedsmål overholdes. Da antallet af alvorlige ulykker for persongrupperne passagerer og medarbejdere allerede er meget lavt og i mange år lig nul er ambitionen, at tilsynsaktiviteterne skal medvirke til at bevare, og ikke nødvendigvis hæve, sikkerhedsniveauet målt på denne måde 3. Det langsigtede mål opgøres og evalueres i forbindelse med den årlige sikkerhedsrapport og den årlige evaluering af tilsynsaktiviteterne. Viser der sig en tendens i ulykkesmønstret, skal tilsynsarbejdet tage højde for dette i et forsøg på at standse tendensen og begrænse fremtidige lignende ulykker. Det langsigtede effektmål kan kun opgøres over en flerårig periode. Antallet af alvorlige ulykker opgøres som et 5-årigt løbende gennemsnit for at udjævne udsvingene i de i forvejen meget lave tal. Det er hensigten gradvist at raffinere det nationale sikkerhedsmål med parametre, som giver mere præcise indikationer af den aktuelle sikkerhedstilstand på jernbanen. Det vil typisk være antallet af ulykker, 1 Alvorligt sårede vejer 1/10 i forhold til dødsfald. Alle persongrupper regnes med, dog ikke selvmord. 2 Målet er beskrevet i Den fælleseuropæiske jernbane en strategi for høj sikkerhed og interoperabilitet Trafikstyrelsen, Se 3 Dødsfald på jernbanen udgør altovervejende af påkørsler af uautoriserede personer på sporet og af overkørselsulykker. En reduktion af disse ulykker bør naturligvis tilstræbes, men her vurderes tilsynsaktiviteten at have en meget begrænset indflydelse.

7 7 Strategi og praksis for tilsyn Formålet med tilsyn forløbere til ulykker og sikkerhedsmæssige uregelmæssigheder inden for forskellige risikoområder. I det omfang det nationale sikkerhedsmål raffineres, forventes det også at kunne anvendes som effektmål for tilsynsaktiviteten. Det kan således godt være et mål, at tilsynsaktiviteten skal bidrage til at opretholde og gerne forbedre sikkerhedsniveauet målt på forløbere til ulykker og sikkerhedsmæssige uregelmæssigheder. Disse data indrapporteres i Trafikstyrelsens hændelsesdatabase 4. Og på disse parametre har tilsynsarbejdet en mere direkte påvirkningsmulighed. Trafikstyrelsen vil i 2011 forsøge at raffinere det danske sikkerhedsmål med ulykker, forløbere til ulykker og sikkerhedsmæssige uregelmæssigheder. I kølvandet heraf fastlægges mere præcise effektmål for tilsynsarbejdet. 1.3 Kortsigtet effektmål: Virksomhederne skal styrkes Det langsigtede effektmål er ikke tilstrækkelig tæt på resultaterne af Trafikstyrelsens konkrete tilsynsaktiviteter til alene at kunne anvendes til at evaluere, om tilsynsindsatsen er god nok. Virksomhederne har iflg. EU's Jernbanesikkerhedsdirektiv det konkrete ansvar for sikkerheden på jernbanen. De er således de centrale aktører for et højt sikkerhedsniveau. Derfor er det et mål for tilsynsindsatsen på kort sigt, at sikre at virksomhederne er i stand til at løfte dette ansvar. Dette kan formuleres på følgende måde: Det kortsigtede effektmål for tilsynsaktiviteterne er at opretholde og gerne øge virksomhedernes evne til at styre egne risici. Antagelsen er, at når virksomhederne selv har fokus på sikkerhed i al deres aktivitet, medvirker det til at mindske sandsynligheden for ulykker og hændelser. Det kortsigtede effektmål (virksomhedernes egen evne) understøtter derved det langsigtede effektmål (antallet af ulykker) i årsags- virkningskæden. Effektmålet er vanskeligt at måle umiddelbart. Der kan dog identificeres en række parametre, som tilsammen giver en indikation af virksomhedernes evne til at styre risici: Regelefterlevelse i virksomhederne: Observation af væsentlige fravigelser af reglerne ved tilsyn. Dette er den klassiske tilsynsopgave. Overholdelse af regler vil i princippet begrænse risici. Læring i virksomhederne: Tilsynet vil vurdere, om virksomhedernes sikkerhedsledelsessystemer sikrer en løbende intern læring af fejl, hændelser, ulykker mv. Kontinuerlig læring vil direkte forbedre virksomhedernes risikostyring. 4 Bekendtgørelse nr. 575 af 25/05/2010 om indberetning af data vedrørende ulykker, forløbere til ulykker og sikkerhedsmæssige uregelmæssigheder mv. til Trafikstyrelsen.

8 8 Strategi og praksis for tilsyn Formålet med tilsyn Vurdering af Trafikstyrelsens egen regulering: Myndighedsregler har til formål at understøtte sikkerheden. Tilsyn vil sikre implementeringen (regelefterlevelsen), men også bidrage til en løbende læring for regeludstedelsen. Effektive og let forståelige regler fremmer virksomhedernes regelefterlevelse og begrænser deres risici. Det kortsigtede effektmål og tilhørende indikatorer beskriver, hvad Trafikstyrelsen ønsker at opnå indenfor en periode på omkring 3 år. Der findes ikke en præcis opgørelse af udgangspunktet vedr. virksomhedernes evne til at håndtere risici målt på ovenstående tre indikatorer. Det er heller ikke sikkert, at en sådan præcis måling er mulig. Således vil vurderingen af det kortsigtede effektmål indtil videre primært være kvalitativ. Trafikstyrelsen vil i 2011 udvikle metoder til at gennemføre mere præcise målinger af de tre indikatorer. Vurderingen af om effektmålet - inkl. de tre indikatorer er opnået, vil finde sted i den årlige sikkerhedsrapport. 1.4 Årlige resultatkrav Under det kortsigtede effektmål i målhierarkiet findes årlige resultatkrav. Et resultatkrav er det konkrete, målbare udbytte af tilsynsindsatsen. Trafikstyrelsen har igangsat en proces omkring definering af nye resultatkrav idet de eksisterende resultatkrav ikke afspejler den virkelighed som kendetegner Trafikstyrelsens nye strategi og praksis for tilsyn med jernbanesikkerhed. Trafikstyrelsen har hidtil haft et resultatkrav, som er antal tilsyn. Trafikstyrelsen vurderer at dette resultatkrav ikke længere er et velegnet mål, idet det kun i ringe grad afspejler den indsats som ydes. Trafikstyrelsen er gået fra at gennemføre tilsyn som rene inspektioner under Jernbanetilsynets tid, til i de senere år at bruge langt hovedparten af ressourcerne på at gennemføre audits. Mens inspektioner typisk er relativt korte og hyppige, kan en audit vare fra 1 til 10 dage i virksomheden. Derfor er antal tilsyn ikke et velegnet mål, når hovedaktiviteten er audits. Fra 2011 vil Trafikstyrelsen anvende resultatkravet antal audit-dage. Auditdage er de dage som virksomheden reelt oplever Trafikstyrelsen i virksomheden den reelle konfrontationstid. Dette krav afspejler i højere grad tilsynsindsatsen. Der er tilknyttet overhead tid på enhver auditdag i form af planlægning, koordinering, nedfældning af resultater, efterfølgende dialog med virksomheden mv. Trafikstyrelsen vil i de kommende år forsøge at effektivisere tilsynsarbejdet med det formål at øge antallet af auditdage. Ud over audit dage etableres også et konkret måltal for tekniske inspektioner. Trafikstyrelsen vil i 2011 opstille et mere komplet og sammenhængende målhierarki, jf. figur 1 oven for, med tilhørende antagelser om årsag og virkning af tilsynsindsatsen.

9 9 Strategi og praksis for tilsyn Tilsynsopgaver: Audits og inspektioner 2 Tilsynsopgaver: Audits og inspektioner Trafikstyrelsen er både tilsynsmyndighed, der udfører tekniske inspektioner, og certificerende organ, der gennemfører audits af virksomhedernes sikkerhedsledelsessystem. Dette giver forskellige roller i samspillet med virksomhederne. Trafikstyrelsen ønsker mest mulig jernbanesikkerhed for tilsynsressourcerne. Derfor anvendes ca. 80 pct. af ressourcerne til at gennemføre audits, mens ca. 20 pct. anvendes til inspektioner. Fordelingen vurderes løbende, men forventes at fortsætte så længe jernbanens sikkerhedstilstand fortsat vurderes at være god. Trafikstyrelsen har grundlæggende to forskellige tilsynsopgaver: Som certificerende organ for virksomhedernes sikkerhedsledelsessystemer; og som klassisk tilsynsmyndighed med beføjelser til at foretage tilsyn med alle forhold inden for jernbanens sikkerhed. 2.1 Certificerende organ - audits Et sikkerhedscertifikat eller en sikkerhedsgodkendelse udgør sammen med en licens de grundlæggende forudsætninger for, at virksomheder må beskæftige sig med jernbanevirksomhed eller drive virksomhed som infrastrukturforvalter. EU's Jernbanesikkerhedsdirektiv foreskriver, at sikkerhedsmyndigheden (Trafikstyrelsen) i den medlemsstat, hvori jernbanevirksomheden eller jernbaneinfrastrukturforvalteren har til hensigt at udføre sine aktiviteter, foretager den nationale certificering eller godkendelse af virksomhedernes sikkerhedsledelsessystem. Sikkerhedsmyndigheden skal ved hjælp af tilsyn sikre, at virksomhederne til stadighed opfylder vilkårene for certificering eller godkendelse af deres sikkerhedsledelsessystemer og opererer i overensstemmelse med national og EU lovgivning. EU har udarbejdet en række fælleseuropæiske krav som fastsætter vilkår for Trafikstyrelsens virke som certificerende organ, i forbindelse med certificering og godkendelse af virksomhedernes sikkerhedsledelsessystemer. Disse fælleseuropæiske krav skal sikre en ensartet baggrund for sikkerhedscertifikater og sikkerhedsgodkendelser. 2.2 Certificerings- og godkendelsestilsyn Trafikstyrelsen gennemfører certificerings og godkendelsestilsyn med udgangspunkt i virksomhedernes sikkerhedsledelsessystemer. Denne type tilsyn benyttes ved nyudstedelse, fornyelse, opfølgning og ændring af sikkerhedscertifikater eller sikkerhedsgodkendelser.

10 10 Strategi og praksis for tilsyn Tilsynsopgaver: Audits og inspektioner Udstedelse af sikkerhedscertifikat og sikkerhedsgodkendelse Udstedelse af et sikkerhedscertifikat eller en sikkerhedsgodkendelse initieres ved, at en virksomhed fremsender en ansøgning til Trafikstyrelsen jf. krav i bekendtgørelse om henholdsvis sikkerhedscertifikater og sikkerhedsgodkendelser. Trafikstyrelsens fremgangsmåde i forbindelse med et certificerings og godkendelsestilsyn, vil i store træk følge den typiske fremgangsmåde i forbindelse med en kvalitets- eller miljøcertificering i forhold til DS/EN ISO standarderne. Et certificerings- eller godkendelsestilsyn ved udstedelse vil typisk forløbe i to faser. En dokumentgennemgang efterfulgt af et tilsyn i virksomheden. EU har fastsat krav til indholdet af en virksomheds sikkerhedsledelsessystem, for at en national sikkerhedsmyndighed kan udstede et sikkerhedscertifikat eller en sikkerhedsgodkendelse. Opfølgning på sikkerhedscertifikat og sikkerhedsgodkendelse Trafikstyrelsen foretager løbende opfølgning på udstedte sikkerhedscertifikater og sikkerhedsgodkendelser i løbet af gyldighedsperioden for at sikre at virksomheden til stadighed opfylder de opsatte krav. Trafikstyrelsen benytter sig af en risikobaseret tilgang i tilsynsplanlægningen for at opnå den bedst mulige udnyttelse af tilsynsressourcerne. Dette er nærmere beskrevet i afsnittet om auditprogram. Udgangspunktet for at vurdere det nødvendige tilsynsomfang er blandt andet baseret på, at alle virksomheder skal have minimum 2 besøg i den periode som certifikatet eller godkendelsen gælder (5 år). Tilsynsomfanget skal være tilstrækkeligt til, at Trafikstyrelsen kan vurdere om virksomhederne overholder kravene. Samtidig skal virksomhederne have tid til at arbejde med sikkerhed på en systematisk måde uden at virksomheden oplever at Trafikstyrelsen styrer og leder sikkerhedsarbejdet. Opfølgning på et sikkerhedscertifikat eller en sikkerhedsgodkendelse tilpasses den enkelte virksomhed, men for at få objektivt vidnesbyrd for opfyldelse af de opsatte krav vil tilsynet som oftest forløbe som et funktionstilsyn, nærmere beskrevet i afsnittet omkring tilsynsmetoder. Fornyelse af sikkerhedscertifikat og sikkerhedsgodkendelse Sikkerhedscertifikater og sikkerhedsgodkendelser har en gyldighedsperiode på maksimalt 5 år. Virksomhederne skal i god tid inden udløb ansøge Trafikstyrelsen om fornyelse af sikkerhedscertifikat eller sikkerhedsgodkendelse. Ansøgningen skal fremsendes senest 6 måneder før sikkerhedscertifikatet eller sikkerhedsgodkendelsens udløb. Herved sikres det, at virksomheden har mulighed for, at få fornyet sit sikkerhedscertifikat eller sikkerhedsgodkendelse inden udløb af det eksisterende. Fornyelse af et sikkerhedscertifikat eller en sikkerhedsgodkendelse vil blive tilpasset den enkelte virksomhed, men for at få objektivt vidnesbyrd for opfyldelse af de opsatte krav vil tilsynet som oftest forløbe som et funktionstilsyn, nærmere beskrevet i afsnittet omkring tilsynsmetoder.

11 11 Strategi og praksis for tilsyn Tilsynsopgaver: Audits og inspektioner Trafikstyrelsen skal sikre sig, at virksomhedens sikkerhedsledelsessystem opfylder alle opsatte krav, samt at sikkerhedsledelsessystemet er implementeret i virksomheden. Ændring af sikkerhedscertifikat og sikkerhedsgodkendelse Hvis en virksomhed ønsker at ændre sit sikkerhedscertifikat eller sikkerhedsgodkendelse, skal virksomheden anmode Trafikstyrelsen herom. Virksomheden skal søge Trafikstyrelsen om ændring af sit sikkerhedscertifikat eller sikkerhedsgodkendelse, såfremt virksomheden ændrer i karakteren eller omfanget af virksomhedens aktiviteter. Dette kan for eksempel være væsentlige ændringer i infrastrukturen, signalsystemet, energiforsyningen eller principperne for drift og vedligeholdelse herunder inddragelse af nye kategorier af personale eller det at tage nye typer af køretøjer i brug. Trafikstyrelsens sagsbehandling af en ændring af et sikkerhedscertifikat eller en sikkerhedsgodkendelse tilpasses omfanget og karakteren af ændringen. Trafikstyrelsen kan vælge at benytte sig af et funktionstilsyn eller et skrivebordstilsyn, nærmere beskrevet i afsnittet omkring tilsynsmetoder. En virksomhed kan til enhver tid kontakte Trafikstyrelsen med henblik på at få klarlagt om en kommende ændring af virksomhedens organisation, drift eller sikkerhedsledelsessystem vil føre til krav om ændring af sikkerhedscertifikat eller sikkerhedsgodkendelse. 2.3 Tilsynsmyndighed - inspektioner Trafikstyrelsen er ligeledes tilsynsmyndighed på jernbaneområdet og fører tilsyn med alle aktører i jernbanebranchen med hjemmel i jernbaneloven. En række bekendtgørelser sætter krav til virksomhederne indenfor blandt andet områder som jernbanesikkerhed, beredskab, uddannelse og ibrugtagningstilladelser. Trafikstyrelsen skal gennem tilsyn med virksomhederne sikre, at virksomhederne opfylder fastsatte krav samt overholder regler. De enkelte love og bekendtgørelser fastsætter principperne for Trafikstyrelsens tilsyn. Som tilsynsmyndighed gennemfører Trafikstyrelsen en række tilsyn, som ikke direkte har relation til virksomhedens sikkerhedsledelsessystem, men som bygger på en konkret vurdering af aktuelle risici på jernbanen. Disse tilsyn kan tage udgangspunkt i: Konkrete godkendelsessager Ibrugtagningstilladelser Tilladelser/Licens til virksomheder Fokusområder, se kapitel 3 Specifikke begivenheder/hændelser Henvendelser til Trafikstyrelsen Et tilsyn kan initieres på baggrund af informationer, en begivenhed eller en henvendelse fra anden myndighed, virksomheden selv eller privatperson. I disse situationer skal Trafikstyrelsen i hvert enkelt tilfælde tage stilling om der skal gennemføres et tilsyn for at afdække en specifik problemstilling.

12 12 Strategi og praksis for tilsyn Tilsynsopgaver: Audits og inspektioner Omfanget af tilsynet tilpasses den enkelte situation og vil blive gennemført som skrivebordstilsyn eller som funktionstilsyn (besøg), se kapitel 4 for nærmere gennemgang af tilsynstyperne. 2.4 Prioritering imellem audits og inspektioner I gennem de seneste år er tilsynsmetoderne ændret markant i Danmark. I det tidligere Jernbanetilsyn ( ) var konkrete tekniske inspektioner den dominerende tilsynsform. Fra 2005 og med fremkomsten af EU-kravene til sikkerhedsledelsessystemer er tilsynet blevet gradvist mere auditbaseret. Audits har i de seneste år været den altovervejende tilsynsform. Denne bevægelse reflekteres også generelt i EU. I de nordiske lande er audits i dag dominerende mest markant i Norge, hvor tilsynet er lagt fuldt an på audits. I visse andre EU-lande udgør tekniske inspektioner dog fortsat en stor del af sikkerhedsmyndighedens arbejde. Men det er forventningen, at disse lande i stigende grad vil bevæge sig i retning af den nordiske model med større vægt på audits. Audits er procesorienterede Audits tager udgangspunkt i virksomhedens sikkerhedsledelsessystem. I sikkerhedscertifikatets og sikkerhedsgodkendelsens gyldighedsperiode skal audit dække alle virksomhedens processer med relation til sikkerhedsarbejdet, bl.a. processer vedr. teknisk håndtering af vedligehold, ændringer mv. Audits giver derfor et godt billede af virksomhedens evne til selv at tage ansvar, styre egne risici samt fastholde og udvikle sikkerhedsniveauet i virksomheden. Inspektioner er objektorienterede Inspektioner tager udgangspunkt i et specifikt emne, og bruges til at vurdere sikkerheden omkring dette emne, fx. vedligehold af hjul på togsæt. Resultaterne fra inspektioner giver en yderligere dimension til arbejdet med virksomhedernes sikkerhedsledelsessystemer, idet man ved en inspektion typisk starter nedefra ude i marken, på værkstedet el.lign. og derved har mulighed for at gå mere i dybden med et konkret område Ved at kigge på sikkerheden nedefra vil det vise sig, om virksomhedens sikkerhedsledelsessystem faktisk dækker de teknisk og organisatorisk relevante forhold. Inspektioner er dermed et godt supplement til audits. De giver en god lakmustest på, om virksomheden og dens sikkerhedsledelsessystem dækker sikkerhedskritiske forhold tilstrækkeligt. Resultatet fra inspektioner vil derfor indgå i opfølgningsarbejdet omkring virksomhedens sikkerhedsledelsessystem. Der er dog nogle ulemper ved inspektioner. Inspektioner kan kun være snævre stikprøver. Man får ikke et helhedsbillede og samme dialog med virksomhederne omkring deres ansvar. Af samme grund er inspektioner isoleret set meget ressourcekrævende i forhold til den opnåede effekt på sikkerheden. For bedst muligt at støtte op om det kortsigtede effektmål, jf. kapitel 1, og få styrket virksomhedernes eget sikkerhedsarbejde, anvender Trafikstyrelsen ca. 80 pct. af tilsynsressourcerne til at udføre audits og ca. 20 pct. anvendes til inspektioner.

13 13 Strategi og praksis for tilsyn Tilsynsopgaver: Audits og inspektioner Denne fordeling vurderes løbende, men forventes at fortsætte i det omfang jernbanens sikkerhedstilstand fortsat vurderes at være god. Forskellen mellem audits og inspektioner er illustreret i figur 2. Fokus Formål Proces Bidrag til effektmål Metode (en eller flere af ) Audits Procesorienteret Top-down Certificering af virksomhedens ledelsessystem, således at virksomhedernes evne til at styre egne risici opretholdes eller øges. Gennemgang af virksomhedernes sikkerheds-ledelsessystem, der over en fastsat tidsperiode dækker hele systemet. Direkte afledt af det kortsigtede effektmål. Forventes at bidrage til effektmålene i højere grad end inspektioner. Dokumentgennemgang Funktionstilsyn Skrivebordstilsyn Inspektioner Objektorienteret Bottom-up Skal skabe gennemsigtighed omkring et specifikt emne, og initiere forbedringer vedr. dette emne. Punktvis kontrol af specifikt emne i en eller flere af virksomhederne. Forventes at bidrage til effektmålene i mindre grad end audits. Funktionstilsyn Skrivebordstilsyn Ressourcer anvendt ved hvert enkelt tilsyn timer timer Forholdet mellem de samlede ressourcer anvendt i TS Tilsyn 80 % 20 % Figur 2:: Illustration af de to tilsynstyper - audits og inspektioner.

14 14 Strategi og praksis for tilsyn Auditprogram 3 Auditprogram Trafikstyrelsen ønsker at anvende ressourcerne, hvor virksomhederne har de største potentielle risici, eller hvor kontrollen med sikkerheden er svagest. Trafikstyrelsen planlægger fra 2011 audits baseret på en samlet, systematisk og gennemskuelig risikovurdering af virksomhedernes forhold. Heri indgår bl.a. tidligere års erfaringer med virksomheden samt virksomhedernes evne og vilje til at styre egne risici. 3.1 Prioritering af audits Trafikstyrelsen ønsker at målrette tilsynsressourcerne ved en prioriteret indsats. For at sikre en målrettet styring af ressourcerne, har Trafikstyrelsen udviklet en metode - på baggrund af en model udviklet af det norske jernbanetilsyn - til at systematisere prioriteringen af audits baseret på risikobilledet for de enkelte virksomheder. Metoden er ikke et værktøj til at risikoanalysere den danske jernbanesektor i sin helhed, men derimod et risikobaseret prioriteringsværktøj til brug for tilsynsmyndigheden. Metoden benyttes til at prioritere omfanget af auditaktiviteter overfor den enkelte virksomhed baseret på den relative risiko for passagerer, tredjepart og miljø. Principperne i metoden er: Vurdering og beskrivelse af hensigt og behov for audits Gennemførelse af en risikoanalyse af virksomhederne ved brug af metoden og de valgte vurderingsfaktorer Evaluering af risici op imod de valgte faktorer samt en klassificering af virksomhederne Vurdering/estimering af auditbehovet og et udkast til 5 års auditplan Løbende evaluering af auditindsatsen Metoden skal benyttes til at vurdere virksomhedernes relative risikopotentiale i forhold til hinanden således, at de kan sorteres i prioriteringskategorier som igen vil definere antallet af audits. Det er ikke intentionen at definere kriterier som til fulde kvantificerer risici for den enkelte virksomhed. Udarbejdelse af detaljerede vurderinger af risici knyttet til den enkelte virksomhed er virksomhedens eget ansvar og vil desuden kræve mere dybdegående kendskab til virksomhedens forudsætninger og drift. Metoden benyttes til at sikre en mere systematisk og objektiv kvalitativ vurdering af hvilke virksomheder som har det største relative risikopotentiale i forhold til de øvrige virksomheder. Oplysningerne som lægges til grund for vurderingen af virksomhederne skal i størst mulig grad være konstante, men der lægges op til at vurderingen af virksomhederne skal opdateres årligt, blandt andet baseret på erfaring og hændelsesstatistik. Der er defineret et minimums auditomfang for hver af de fire kategorier. Udgangspunktet for at vurdere det nødvendige auditomfang er blandt

15 15 Strategi og praksis for tilsyn Auditprogram andet at alle virksomheder skal minimum have 2 audits i den periode som certifikatet eller godkendelsen gælder (maksimalt 5 år), og at omfanget skal være tilstrækkeligt til, at myndigheden har kendskab til og kontrol med at krav overholdes. Samtidig er det nødvendigt, at virksomhederne får tid til at arbejde med sikkerhed på en systematisk måde uden at Trafikstyrelsen styrer og leder sikkerhedsarbejdet. Kategorierne vil lede til en indbyrdes rangering imellem virksomhederne, men ikke en vurdering af hvorvidt risici er acceptable eller ej. I tilfælde hvor Trafikstyrelsen ved audit vurderer, at virksomheden har uacceptable risici skal disse behandles og virksomhedens certificering eller godkendelse må tages op til fornyet vurdering Grundlæggende eksponering for risici De aktuelle virksomheder præges af stor variation. Eksponering for aktiviteter som indebærer risiko vil derfor også variere meget. For alligevel at kunne sortere virksomhederne i risiko-/prioriteringskategorier er det nødvendigt at foretage en indledende sortering, der placerer virksomhederne i de enkelte kategorier og derefter benytte de øvrige identificerede vurderingsfaktorer. Togkilometer giver et godt billede af i hvilken grad en virksomhed bidrager til det overordnede risikobillede. Togkilometer er desuden en fælles faktor for virksomhederne. Antallet af togkilometer eller passagerkilometer en virksomhed vurderes at køre er mindre vigtig end den totale mængde togkilometer, idet de fleste risici er knyttet til selve fremføringen af tog. Antal passagerer eller mængde gods (og type) påvirker som udgangspunkt konsekvensen af ulykker og ikke antallet af ulykker. Konsekvensen af ulykkerne håndteres til gengæld i vurderingsfaktorerne i vurderingen. At benytte togkilometer som en faktor er også i tråd med de fælles sikkerhedsmål (CST), hvor togkilometer benyttes til beregning af samfundsrisiko Vurderingsfaktorer: art, erfaringer og hændelser Faktorerne er udvalgt for at vurdere bestemte risikoforhold ved virksomheden. Faktorerne påvirker både frekvens og konsekvensen for uønskede hændelser. Summen af værdierne sat for hver af de tre faktorer vil kunne justere virksomheden op eller ned i den totale prioritering/risikovurdering. Der benyttes en blanding af mere eller mindre konstante værdier for virksomhederne og en mere erfaringsbaseret løbende vurdering. Virksomhedens art Virksomhedens art beskriver, hvilken type virksomhed, der er tale om, og hvad dens drift indebærer risikomæssigt. Det skal vurderes om virksomhedens aktiviteter er af en art, som generelt påvirker risici i positiv eller i negativ retning. Trafikstyrelsen foretager en kvalitativ vurdering af om virksomhedens aktiviteter bidrager til at risici øges, reduceres eller ikke påvirkes, i forhold til gennemsnittet af virksomheder i Danmark. Følgende faktorer indgår i vurderingen: Kompleksitet i organisationen, driften, bemanding og rullende materiel. Grænseflader. Omfanget af leverandører og samarbejdspartnere. Hastighedsforhold. Eksponering mod 3. mand. Omfanget af overkørsler og overgange.

16 16 Strategi og praksis for tilsyn Auditprogram Eksponering mod andre jernbanevirksomheder. Topografiske forhold. Kørsel på eller forvaltning af dæmninger, broer eller lukket infrastruktur. Infrastrukturens tilstand. Andre særlige risici. Erfaringer fra audits og inspektioner og kontakt med virksomheden Trafikstyrelsens første kontakt med virksomheden i forbindelse med certificering eller godkendelsesprocessen og videre i forbindelse med de enkelte audits, inspektioner, møder, godkendelsessager, sagsbehandling og den generelle kontakt med virksomheden, giver Trafikstyrelsen et indtryk af virksomhedens evne til at styre identificerede risici. Derudover indsamler tilsynsmedarbejderne informationer fra virksomheden, fra ansatte i virksomheden og indtryk i offentligheden. Denne vurdering relateres i forhold til om virksomheden skiller sig ud fra gennemsnittet af virksomheder i Danmark. Følgende faktorer indgår i vurderingen: Udstedte påbud og forbud til virksomheden Alvoren af afvigelser identificeret i forbindelse med audits Virksomhedens evne og effektivitet i forbindelse med lukning af afvigelser og korrigerende aktiviteter Virksomhedens forståelse for mekanismerne i et ledelsessystem. Virksomhedens lederfokus og forståelse for problemstillinger og udfordringer Væsentlige mangler og forståelse for processen i forbindelse med ansøgning om godkendelser hos Trafikstyrelsen, styring af projekter, forståelse for styring af trafikale regler og virksomhedens vilje til at imødegå krav. Udover den årlige evaluering af den enkelte virksomhed bliver der løbende fulgt op på de enkelte virksomheder. Dette kan føre til gennemførelse af audits og inspektioner udover de aktiviteter som fremgår af auditplanen. Data fra hændelser Hændelsesregistreringer benyttes for at få et billede af den faktiske risikostyring i virksomheden sammenlignet med andre virksomheder. Vurderingen baseres på rapporterede hændelsesdata fra virksomhederne. Disse data er ikke begrænset til ulykker som har medført alvorlig skade eller dødsfald. Trafikstyrelsen udvælger en række hændelseskategorier til at indgå som vurderingsfaktor. Vurderingen indbefatter en vurdering af virksomhedens evne til at arbejde med nærved hændelser og den generelle indsats i forbindelse med sikkerhedsarbejdet, sikkerhedskulturens forankring, rapporteringsgrad, opfølgning, korrigerende og præventive tiltag mv. Virksomhedernes årsrapport, indberetning til Trafikstyrelsen samt erfaringer fra Havarikommissionen indgår ligeledes i vurderingen af den enkelte virksomhed. 3.2 Samlet vurdering Den samlede vurdering af virksomhederne tager udgangspunkt i grovsorteringen (mio. tog-km) og de efterfølgende 3 vurderingsfaktorer: Art, erfaringer og hændelser. Efter en samlet vurdering af de forskellige bidrag til de enkelte vurderingsfaktorer, udregnes en talværdi (-1, 0, 1) for hver af de tre vurderingsfaktorer. Tallene udtrykker en sammenligning med

17 17 Strategi og praksis for tilsyn Auditprogram gennemsnittet, hvor 0 betyder at virksomheden er gennemsnitlig. Vurderingen foretages af en sammensat gruppe af tilsynsmedarbejdere. Baseret på den totale talsum justeres virksomhedernes relative niveau for Trafikstyrelsens auditintensitet. Figur 3.1 illustrerer en samlet vurdering for en Virksomhed 4. På baggrund af dens kørte togkilometer placeres virksomheden i basisprioritet niveau 2. Justeringsfaktorerne - erfaringer fra konkrete tilsyn (dvs. audits eller inspektioner) i virksomheden samt virksomhedens art - indikerer imidlertid forøgede risici. Det leder til en 2justering af audit-intensiteten for Virksomhed 4. Den er hævet et niveau (blå felt) i forhold til basisprioriteringen (gult felt). Det vil sige, at den vil opleve flere audits i løbet af den 5-årige periode end andre virksomheder med samme antal kørte togkilometer. Figur 3.1: Eksempel på en samlet vurdering for en konkret virksomhed. 3.3 Den årlige auditplan På baggrund af den samlede vurdering af den enkelte virksomhed fastlægges auditplanen for det kommende år, samt en prognose for de følgende år i sikkerhedscertifikatet/sikkerhedsgodkendelsens gyldighedsperiode. Den samlede vurdering, illustreret i figur 3.1, anviser hvorvidt den enkelte virksomhed udpeges til at modtage et eller flere opfølgningsaudits fra Trafikstyrelsen. Omfanget og emnerne for de enkelte audit fastsættes efterfølgende. Auditplanen offentliggøres på Trafikstyrelsens hjemmeside hvert år i januar måned. Auditplanen afspejler planlagte audits i forbindelse med opfølgning på jernbanevirksomhedernes sikkerhedscertifikater og jernbaneinfrastrukturforvalternes sikkerhedsgodkendelse. Virksomhederne kan forvente, at tilsyn der figurerer på den offentliggjorte auditplan, vil blive opstartet i den periode, der er angivet i auditplanen. Ud over de planlagte audits vil Trafikstyrelsen i løbet af året gennemføre en række audits og inspektioner, når behovet herfor opstår. 3.4 Fokusområder Trafikstyrelsen definerer en række fokusområder for det enkelte år. Fokusområderne udvælges med udgangspunkt i den årlige risikoanalyse, erfaringer fra audits, erfaringer fra godkendelser samt trends og udvikling i

18 18 Strategi og praksis for tilsyn Auditprogram branchen. Trafikstyrelsen offentliggør fokusområderne for året i januar måned og fastsætter mål for året. Fokusområderne kan føre til selvstændige audits og inspektioner i virksomhederne eller som tillæg til planlagte audits. Fokusområderne evalueres i forbindelse med den generelle evaluering sidst på året. Enkelte fokusområder kan løbe over flere år, det vil fremgå af de kommissorier som udarbejdes for hvert af fokusområderne. 3.5 Årlig evaluering Den samlede vurdering af virksomhederne, tilsynsproces, auditplan, fokusområder tages op til fornyet vurdering mindst én gang om året. Denne vurdering samt evaluering af årets generelle tilsynsindsats, resultatkrav og effektmål vil ligge efter virksomhedernes indrapportering i forbindelse med sikkerhedsrapporten. Resultatet af Trafikstyrelsens evaluering vil fremgå af den årlige sikkerhedsrapport fra Trafikstyrelsen. Ud over sikkerhedsrapporten, resultatkrav og planlægning af tilsynsaktiviteten for det kommende år vil den årlige evaluering indgå som feedback til Trafikstyrelsens godkendelsesaktiviteter samt regeludvikling. PLANLÆGNING GENNEMFØRELSE Risikobaseret tilsynsplan Effektmål Fokusområder Tilsynstyper Tilsynsmetoder Opfølgning på det enkelte tilsyn EVALUERING Godkendelser Regeludvikling Årsrapport Effektmåling Tilsynserfaring Vurdering af virksomheder Figur 3.2: Årlig tilsynscyklus Den årlige evaluering ligger til grund for fastsættelse af resultatkrav for det følgende år. På baggrund af evalueringen opdateres effektmålene, jf. kapitel 1.

19 19 Strategi og praksis for tilsyn Tilsynsproces 4 Tilsynsproces Trafikstyrelsen vil sikre en ensartet tilgang til tilsynsopgaver, således at sagsbehandling er konsistent og uafhængig af sagsbehandler og virksomhed. Der skal være gennemsigtighed omkring arbejdsmetoder, således at virksomheder ved hvad de kan forvente i forbindelse med tilsynet. Trafikstyrelsen har implementeret et kvalitetsledelsessystem hvor tilsynsproces, roller, uddannelse og kompetencer er fastlagt. 4.1 Tilsynsmetoder Trafikstyrelsen benytter sig af to tilsynsprincipper: Audits og inspektioner, jf. kapitel 2. Ved hjælp af auditbaserede tilsyn sikrer Trafikstyrelsen, at virksomheden har beskrevne processer samt metoder til at styre risici og fastholde og udvikle sikkerhedsniveauet i virksomheden. Trafikstyrelsen benytter sig af audits med udgangspunkt i virksomhedens processer, med stikprøvevis afprøvning af dokumentation og data hos virksomheden. Trafikstyrelsen gennemfører derudover inspektioner med udgangspunkt i et objekt, en problemstilling eller en aktivitet, hvor dette anses for at være formålstjenligt. Trafikstyrelsen skal gennem valget af tilsynsmetode opfylde formålet for det enkelte tilsyn og bringe værdi for den enkelte virksomhed. Trafikstyrelsen benytter sig gerne af dialogbaserede tilsyn, hvor der er mulighed for at indhente erfaringer og oplevelser fra virksomhederne, men hvor der også er mulighed for vejledning. Trafikstyrelsen oplever det positivt, at virksomhederne forbereder sig på de enkelte tilsyn idet dette kan være medvirkende til at skabe fokus på og udvikling af sikkerhedsledelsessystemet. På den baggrund bestræber Trafikstyrelsen sig på at varsle alle tilsyn i god tid for virksomheden. Der kan dog være situationer, hvor tilsynets karakter eller emnets alvor fordrer, at varslingsperioden vil være meget kort eller at tilsynet er uvarslet. Trafikstyrelsen benytter sig af 3 forskellige definerede metoder (dokumentgennemgang, funktionstilsyn og skrivebordstilsyn) til at løse Trafikstyrelsens tilsynsopgaver. På den vis sikres en ensartet tilgang således, at sagsbehandlingen er konsistent og uafhængig af sagsbehandler og virksomheden. De 3 forskellige tilsynsmetoder er efterfølgende hver især beskrevet. Tilsynsmetodernes anvendelse i forbindelse med de forskellige tilsynstyper er illustreret i nedenstående figur 4.

20 20 Strategi og praksis for tilsyn Tilsynsproces Figur 4: Tilsynstyper og tilsynsmetoder Dokumentgennemgang Ved en dokumentgennemgang granskes virksomhedens dokumentation, som ligger til grund for certificering eller godkendelse af virksomhedens sikkerhedsledelsessystem. Formålet er at evaluere om virksomhedens dokumenterede sikkerhedsledelsessystem er fyldestgørende i forhold til gældende regler. Ansøgeren skal fremsende dokumentation for at virksomheden har etableret et sikkerhedsledelsessystem i henhold til kravene for udstedelse af et sikkerhedscertifikat eller sikkerhedsgodkendelse. Trafikstyrelsen vil ved tilsynet gennemgå de enkelte krav med virksomheden således, at der ikke er tvivl om opfyldelsen af de enkelte krav. Eventuelle mangler identificeres, hvorefter ansøgeren skal rette dokumentationen til inden næste tilsyn. En dokumentgennemgang afsluttes typisk med et tilsynsnotat, som fremsendes til virksomheden. En dokumentgennemgang vil altid være en del af et længere forløb som yderligere indbefatter et funktionstilsyn for at opnå objektivt vidnesbyrd for, at virksomhedens sikkerhedsledelsessystem er implementeret i organisationen Funktionstilsyn Et funktionstilsyn er et besøg i virksomheden. Funktionstilsynet har til formål at sikre objektivt vidnesbyrd for, at virksomhedens dokumenterede sikkerhedsledelsessystem er implementeret i virksomheden. Trafikstyrelsen vil normalt inden tilsynet fremsende forslag til en dagsorden til virksomheden hvorefter aktiviteter, tidspunkter og lokaliteter aftales med virksomheden. Trafikstyrelsen vil i særlige tilfælde gennemføre et

21 21 Strategi og praksis for tilsyn Tilsynsproces uvarslet tilsyn. Dette vil kunne forekomme, hvor der er anledning til at formode, at varslet i sig selv kan lede til at Trafikstyrelsen ikke har mulighed for at afdække en problemstilling. Virksomheden har selv ansvaret for at opdatere sikkerhedsledelsessystemet og gennemføre de nødvendige risikovurderinger. Trafikstyrelsen gemmer ikke en kopi af virksomhedens sikkerhedsledelsessystem, hvorfor det i forbindelse med planlægningen kan være nødvendigt at rekvirere opdateret dokumentation. Objektivt vidnesbyrd opnås ved gennemgang af virksomhedens aktiviteter, stikprøvevis gennemgang af dokumentation for gennemførte aktiviteter samt stikprøvevis interview af medarbejderne. Tilsynet afsluttes med en evaluering i virksomheden. Tilsynsteamet evaluerer tilsynets resultat i umiddelbar forlængelse af tilsynet således, at virksomheden ikke er i tvivl om resultatet. Efter evalueringen afholder Trafikstyrelsen et afslutningsmøde, hvor Trafikstyrelsens søger at nå til enighed med virksomheden omkring Trafikstyrelsens observationer og konklusion. Efter endt tilsyn fremsender Trafikstyrelsen et notat eller en rapport som beskriver tilsynet, observationer samt eventuelle reaktioner fra Trafikstyrelsens side. Tilsynet afsluttes først når virksomheden tilfredsstillende har imødekommet eventuelle påbud eller afvigelser. Såfremt funktionstilsynet er en del af et certificeringstilsyn i forbindelse med udstedelse, fornyelse eller ændring af et sikkerhedscertifikat eller sikkerhedsgodkendelse, skal tilsynets resultat forelægges for en certificeringskomité, beskrevet efterfølgende Skrivebordstilsyn Et skrivebordstilsyn foregår som udgangspunkt i Trafikstyrelsen, uden besøg hos virksomheden. Denne type af tilsyn gennemføres ved at Trafikstyrelsen rekvirerer dokumentation fra den eller de berørte virksomheder for derefter at træffe en afgørelse. Skrivebordstilsyn benyttes blandt andet i situationer, hvor der skal afdækkes problemstillinger med udgangspunkt i en konkret hændelse. Skrivebordstilsynet kan initieres efter en henvendelse fra offentligheden eller ved Trafikstyrelsens og virksomhedens egen foranledning. 4.2 Certificeringskomité Når der efter endt tilsyn ønskes udstedt et nyt sikkerhedscertifikat eller sikkerhedsgodkendelse skal der foreligge en indstilling til en certificeringskomité. Dette gælder uanset om det drejer sig om nyudstedelse, fornyelse eller ændring af et sikkerhedscertifikat eller sikkerhedsgodkendelse. Certificeringskomitéen nedsættes til lejligheden og består af tilsyns- og godkendelseschefen samt mindst én tilsynsmedarbejder, der ikke har deltaget i tilsynsteamet ved det pågældende certificeringstilsyn. Den ledende tilsynsførende indstiller efter endt sagsbehandling ansøgeren til at modtage sikkerhedscertifikat eller sikkerhedsgodkendelse. Den

22 22 Strategi og praksis for tilsyn Tilsynsproces ledende tilsynsførende skal dokumentere overensstemmelse mellem alle krav til et sikkerhedsledelsessystem og virksomhedens system. På baggrund af certificeringskomitéens gennemgang af den fremlagte dokumentation og eventuelt afklarende møde, tager certificeringskomitéen beslutning om indstilling kan imødekommes. Certificeringskomitéen sikrer således kvalitet og uafhængighed i sagsbehandlingen og afgørelserne. 4.3 Organisering af tilsynsteamet Trafikstyrelsens tilsynsteam består som hovedregel af to personer; En ledende auditor og en medauditor. I enkelte tilfælde kan en fagspecialist erstatte eller supplere ledende auditor. Hver af tilsynets deltagere varetager specifikke opgaver i forbindelse med planlægning, gennemførelse og afslutning af et tilsyn Ledende auditor Den ledende auditor er ansvarlig for forberedelse, gennemførelse og opfølgning på tilsynet. Den ledende auditor er Trafikstyrelsens kontaktperson til virksomheden. Den ledende auditor leder det enkelte tilsyn og beslutter sammensætningen af tilsynsteamet for at sikre de nødvendige kompetencer i tilsynsteamet. Den ledende auditor sagsbehandler og gransker den nødvendige dokumentation samt sikrer, at tilsynets formål opfyldes Medauditor Det er medauditorens rolle at bistå den ledende auditor i alle tilsynets aspekter. Medauditor deltager i sagsbehandlingen og granskningen af dokumentationen og er behjælpelig med notater og supplerende spørgsmål Fagspecialist For at sikre den fornødne faglige kompetence til gennemførelse af de enkelte tilsyn, inddrages eksperter fra relevante områder i Trafikstyrelsen. Fagspecialister besidder en specifik jernbanefaglig viden med værdi for tilsynet. Dette vil være indenfor områder omkring godkendelse af infrastruktur, rullende materiel, sikkerhedsmæssige uddannelser, tekniske og trafikale sikkerhedsregler samt indenfor beredskab. De enkelte fagområder inddrages efter behov under planlægningen af tilsynet, deltager i vurdering af fremsendt materiale og medvirker ved udarbejdelse af tilsynets tjekliste. Den ledende auditor afgør i hvilket omfang fagområderne skal inddrages i det enkelte tilsyn. Fagspecialisten kan deltage i planlægningen og gennemførelsen af det enkelte tilsyn, men også i den efterfølgende evaluering af tilsynet samt ved udarbejdelse af tilsynsrapporten. I enkelte tilfælde kan en fagspecialist være en person, der ikke er ansat i Trafikstyrelsen.

23 23 Strategi og praksis for tilsyn Tilsynsproces 4.4 Uddannelse og kompetencer Ledende auditor og medauditor er personer med overordnet viden om jernbanebranchen suppleret med en certificeret uddannelse som auditor. Trafikstyrelsen sikrer en ensartet og professionel gennemførelse af tilsyn ved sidemandsoplæring af auditorer intern godkendelse af ledende auditor løbende interne koordineringsmøder Alle auditorer bliver løbende uddannet i jernbanerelevante uddannelser bl.a. færden på og ved jernbanen normer og sikkerhedsregler lovgivning risikovurdering 4.5 Dokumenterede arbejdsgange og observationer fra audits/inspektioner For at sikre en ensartet tilgang til sagsbehandlingen har Trafikstyrelsen beskrevet arbejdsgange ved ovenstående metoder i detaljer ved hjælp af flow-diagrammer i Trafikstyrelsens interne kvalitetsstyringssystem. Kvalitetsledelsessystemet indeholder desuden skabeloner for alle dokumenter som anvendes ved et tilsyn. Trafikstyrelsen har oprettet en database, hvor observationer fra de enkelte tilsyn registreres. Dette muliggør videndeling internt i tilsyn men også på tværs imellem de forskellige godkendelsesområder i Trafikstyrelsen. Denne database anvendes ligeledes ved planlægningen af efterfølgende tilsyn.

24 24 Strategi og praksis for tilsyn Reaktionsmuligheder 5 Reaktionsmuligheder Trafikstyrelsen har en række muligheder for at reagere på konstaterede uregelmæssigheder og afvigelser i virksomhederne. De reaktioner, som Trafikstyrelsen gennemfører for at sikre regelefterlevelse, skal stå i forhold til de sikkerhedsmæssige risici og alvorligheden af den afvigelse, som konstateres. Trafikstyrelsen benytter sig af differentierede og definerede reaktionsmuligheder for at håndtere manglende overensstemmelse eller efterlevelse af lovkrav. Når Trafikstyrelsen vurderer, om der er taget de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger, skal graden af risici vurderes i forhold til omkostningerne herved. Trafikstyrelsen har pligt til at reagere såfremt der i forbindelse med tilsyn observeres forhold som strider imod gældende regler, hvor sikkerheden er i fare, eller hvor der konstateres manglende overensstemmelse med gældende krav til sikkerhedsledelsessystemet. Reaktionsmulighederne varierer med henvisning til Trafikstyrelsens rolle som enten tilsynsmyndighed eller certificerende organ. I tilfælde, hvor sikkerheden er i fare, er Trafikstyrelsens reaktionsmuligheder fastlagt i Lov om jernbane. I forbindelse med en observation, hvor sikkerheden er i fare, skal Trafikstyrelsen sikre, at de nødvendige risikostyrende foranstaltninger iværksættes men også vurdere årsagen til faren. Årsagen kan bunde i de processer som knyttes til sikkerhedsledelsessystemet. Er dette tilfældet vil observationen ligeledes føre til, at der foruden det udstedte påbud eller forbud udarbejdes en afvigelse. Trafikstyrelsen har en række reaktionsmuligheder til rådighed. Nedenstående figur 5 illustrerer sammenhængen imellem de enkelte reaktionsmuligheder. Figuren er ikke et udtryk for en mekanisk automatik, men for de trin der findes i sanktionsstigen. Manglende regelefterlevelse og risiko for sikkerheden vil altid blive vurderet konkret, så Trafikstyrelsen kan reagere proportionalt hermed.