Ekstraordinært bestyrelsesmøde kl. 09:00 09:30, lørdag 27. februar 2016

Transkript

1 1 Ekstraordinært bestyrelsesmøde kl. 09:00 09:30, lørdag 27. februar 2016 Til stede: Louis og Dres Ikke til stede: Daniel (driftsleder) og Viktor Der var forud for mødet, til trods for at kun to medlemmer er nok, til et beslutningsdygtigt møde, indhentet respons fra Viktor på størstedelen af de emner som skulle på dagsordnen. Disse spørgsmål var udformet som er du enig i spørgsmål, med en opfordring til ja og nej svar. Jeg vil bede dig om blot at svare ja og nej til nedenstående udsagn MEGET gerne efter hvert udsagn. Viktor efterlyste at jeg sendte ham, Dres s svar på samme spørgsmål. De vil fremgå af nedenstående beslutningsreferat. "Professionalisme": 1)Er du enig i at vi efter bedste evne skal forsøge at adskille personlige følelser og vores bestyrelsesarbejde? Beslutning: En samlet bestyrelse er enig i at vi skal prøve at komme positivt og professionelt videre. Louis og Dres vil henstille til Viktor, at vi gerne sammen vil mødes, til enhver tid for at snakke om tingene. Da både Dres og jeg er trætte og slidte af det manglende samarbejde. 2)Er du enig i at vi bliver nødt til at finde en måde at kommunikere på. På telefon, sms eller mail således at vi kan lave det praktiske arbejde i en bestyrelse? Beslutning: Viktor ønsker at kommunikere på mail. Det er hermed noteret. Vi andre forstsætter som hidtil uden begrænsninger. Bestyrelsesrelaterede kurser, samt øvrige kurser der koster rådighedsmidler: 3)Er du enig i at vi i bestyrelsen fremover altid laver en flertals afklaring om hvem som deltager fra bestyrelsen i kurser der er tilbudt medlemmer af bestyrelsen? Dette gælder hvis disse kurser koster penge, eller der et et begrænset antal pladser, eller begrænsede gratis pladser og/eller hvis de efterfølgende pladser koster penge som skal tages ud af bestyrelsens rådighedsmidler. Viktor forstod ikke dette spørgsmål. Beslutning: Et flertal i bestyrelsen vedtog at tilføje oventsående regler om deltagelse i kurser i forretningsordnen

2 2 Tilføjelse til forretningsordnen vedr rådighedsmilder: Beslutning: et flertal i bestyrelsen vedtog at reglerne for brug af rådighedsmidler er at man ikke må købe/eller forpligte sig økonomisk, til noget forud for en afklaring med et flertal i bestyrelsen, mindst to (heriblandt formanden). Dette kan ske mundtligt, per telefon, sms eller mail. Højbede & urtehaveprojekt: Fra vores forretningsorden, vedr. nedsættelse af udvalg: Opgaverne formuleres i afdelingsbestyrelsen og der udpeges mindst et medlem af bestyrelsen som deltager i udvalget. Hvis ingen i bestyrelsen ønsker at deltage i udvalget skal der udnævnes en kontaktperson for udvalget iblandt beboerne. Udvalg nedsat af bestyrelsen refererer til bestyrelsen og har pligt til at informere om aktiviteter og anvendelse af de til enhver tid bevilgede aktivitetsmidler. Denne information skal tilgå bestyrelsen fra kontaktpersonen og/eller formanden af det pågældende udvalg. 4)Er du enig i at der ikke er et højbedsudvalg? Beslutning: En samlet bestyrelse er enige i dette. 5)Er du enig i at vi nedsætter et sådant? Beslutning: En samlet besturelse er enige i dette. 6)Har du lyst til at være formand dette udvalg, jeg (Louis) er ikke interesseret i dette udvalg? Beslutning: En samlet bestyrelse bakker op om at Viktor er formand/kontaktperson for dette udvalg. Indtil september, eller før hvis en anden beboer vil overtage har Viktor skrevet. 7)Er du enig i at der ikke er et urtehave udvalg eller urtehaveprojekt udvalg? Beslutning: En samlet bestyrelse er enige i dette. 8)Er du enig i at vi nedsætter et urtehaveprojekt udvalg? Beslutning: En samlet bestyrelse er enige i dette. 9)Har du lyst til alene at være en del af og eller at være formand for dette udvalg?

3 3 Beslutning: En samlet bestyrelse bakker op om at Viktor er formand/kontaktperson for dette udvalg. Indtil september, eller før hvis en anden beboer vil overtage har Viktor skrevet. Jeg (louis) forestiller mig, at du (Viktor) fra bestyrelsen, står for begge udvalg, således har du dermed en formaliseret tilgang til at udvide medlemmer til begge udvalg søndag den 28. februar. Jeg (Louis) foreslår også at begge udvalg (som jo kan have samme medlemmer) har en løbetid frem til afdelingsmødet 2016 og at det sidste udvalg naturligvis har til formål at kvalificere et forslag til afdelingsmødet om at lave Anjas fine projekt. Så kan udvalget jo altid forlænges eller oprettes under afdelingsmødet. Højbeds udvalgets formål skal også beskrives. Du er det naturlige valg syntes jeg. Forstod igen ikke Viktors svar! Opsummering, en samlet bestyrelse var ovenfor, enige om at der hidtil IKKE har været det ene eller det andet udvalg. Hvis Viktor har yderligere afklarende spørgsmål opfordres han til at kontakte Birthe Quasem, hvilket Louis, allerede har gjort og i den forbindelse føler sig fuldt informeret. Beslutning: Et flertal i bestyrelsen beder Viktor om at beskrive løbetid, formål og deklarere sine to udvalg senest senest fredag den 4. marts og fremsende formål/deklarationen for begge udvalg til Formanden (Louis) per mail. Hobbyrummet: ************************************* 10)Er du enig i at der hverken eksisterer et værkstedsudvalg eller et hobbyrumsudvalg? Beslutning: En samlet bestyrelse er enig om at der ikke er etableret et værkstedsudvalg eller et hobbyrumsudvalg 11)Er du enig i at vi nedsætter et hobbyrumsudvalg? Beslutning: En samlet bestyrelse er enig om at der skal nedsættes et hobbyrumsudvalg 12)Har du lyst til at være en del af dette udvalg? (Jeg, Louis) vil gerne være en del af det) Jeg, Louis, forstod ikke Viktors svar. Viktor henviser til hans forslag. Dette handler dog om etablering og drift og evt gode råd. Et udvalg er ikke nedsat på afdelingsmødet (jf. skrivelse fra Birthe Quasem) og efter 5 måneder er der endnu ikke udarbejdet retningslinjer for brug af og deltagelse for brugere i hobbyrummet.

4 4 Hobbyrummet er etableret. Da det ikke (formelt) er åbnet for beboere, er der således ingen drift og ej heller nogle medlemmer at give gode råd. Viktor skal være velkommen til at bruge hobbyrummet, på lige fod med andre brugere/beboere, når det åbner og i samarbejde med hobbyrums udvalget, være en engageret beboer og komme med gode råd. Som situatione er lige nu vurderes det bedst, at Viktor og Louis sidder i hvert deres udvalg og ikke i samme. Beslutning: Et flertal i bestyrelsen vedtog derfor, at Louis er formand og kontaktperson for hobbyrums udvalget. Hvis formål er at kvalificere et forslag til afdelingsmødet i september 2016 vedr. brug af og retningslinier for samme. Få nedsat et udvalg direkte under afdelingsmødet, og søge egne midler til løbende at vedligeholde inventar og værktøjspark og evt. forbrugs goder. Samt i samarbejde med driften, at finde ud af hvordan man kan opbevare værktøj sikkert. Evt. få monteret elektronisk dørlås og tyverialarm. 13)Er du enig i at det fremover kun er medlemmer af hobbyrumsudvalget eller brugere af et officielt åbnet hobbyrum der skal have nøgler til dette (samt driften)? Beslutning: En samlet bestyrelse er enig i dette. Således er det fra 28. februar 2016, kun Formand og kontaktperson for hobbyrumsudvalget Louis og ejendomskontoret der skal have nøgler til rummet. Indtil udvalget er udvidet og/eller der er kommet tilmeldte brugere/nøglebærere til et åbnet hobbyrum, for alle beboere i Dommerparken. Vi vil derfor henstille til Viktor om at aflevere nøgler til hobbyrummet samt til den sorte Bacho værktøjsvogn. Senest fredag den 4. marts i ejendomskontorets kontortid imellem 08:00 08:30. 14)Er du enig i at hobbyrummet ikke skal bruges til privat opmagasinering af nogen art? Beslutning: En samlet bestyrelse er enig i dette. 15)Er du enig i at alt der ikke har noget med hobbyrummet at gøre straks skal fjernes Beslutning: En samlet bestyrelse er enig i dette. Viktor har udbedt sig en uge til at fjerne ALT som er hans personlige ejendom. Viktor har udbedt sig en uge til at få fjernet. Det handler konkret om 8/9 fyldte flyttekasser, tomme flyttekasser, 6 auto sæder, to motorcykler og evt. andet af personlig karakter. En uge fra fredag den 26. februar er fredag den 4 marts. Vi vil derfor ligeledes henstille til Viktor om at aflevere nøgler til hobbyrummet samt nøgle til den sorte Bacho værktøjsvogn. Senest fredag den 4. marts i ejendomskontorets kontortid imellem 08:00 08:30. **********************************************************************

5 5 Værktøj indkøbt for bestyrelsens aktivitetsmidler: 16)Er du enig i at det af bestyrelsens aktivitetsmidler indkøbte værktøj til hobbyrummet samles i og forbliver i kælderen under bestyrelseslokalet, (da det bl.a. her er beskyttet af tyverialarm) indtil andet er besluttet af et flertal i bestyrelsen. Samt at der skal forelægges et, af et flertal i bestyrelsen godkendt regelsæt og retningslinjer for hobbyrummet før ovennævnte værktøj stilles til rådighed. Beslutning: En samlet bestyrelse er enig i dette. Tilføjelse: Hvis Viktor, ekstraordinært, i egenskab af formand for højbedsudvalget og urtehave projekt udvalget har brug for at låne værktøj til søndag den 6. marts, så bedes han kontakte Louis for at få adgang til dette værktøj. Viktor og jeg (Louis) kan således lave en flertals beslutning om ekstraordinært, at udlåne dette værktøj den 6 marts, før de retningslinjer er opfyldt, som er nævnt i punkt )Er du enig i at der at der straks udarbejdes en inventarliste over de af bestyrelsen tildelte aktivitetsmidler indkøbt værktøj (jvf.faktura/følgeseddel fra samtlige indkøb 2016). Jeg,(Louis) har rekvireret dokumentationen. Beslutning: En samlet bestyrelse er enig om dette. Louis udarbejder en sådan snarest muligt. Viktor opfordres ligeledes til at tilse at alt det (af aktivitetsmidler) indkøbte værktøj, er enten i Hobbyrummet eller afleveret på ejendomskontorer senest fredag den 4. marts i ejendomskontorets kontortid imellem 08:00 08:30. Således at en komplet optælling kan udfærdiges straks. ********************************************************************** 18)Er du enig i at det bestemmes ved at flertal i bestyrelsen hvem som har nøgle til vores værkstedrum? Her er har jeg (Louis) som spørgsmålsstiller kommet til at skrive værkstedsrum der skulle have stået værktøjsrum. Et flertal i bestyrelsen har vedtaget dette forslag, blot med ordet værktøjsrum. Det bliver således som 18 b nedenfor. **********************************************************************

6 6 18 b)er du enig i at det bestemmes ved at flertal i bestyrelsen hvem som har nøgle til vores værktøjsrum? Beslutning: Et flertal i bestyrelsen har vedtaget dette Referent: Louis