VEJLEDNING Fødevarer og engangsartikler. Kundevejledning - praktisk anvendelse af aftalen

Transkript

1 VEJLEDNING Fødevarer og engangsartikler Kundevejledning - praktisk anvendelse af aftalen

2 Indholdsfortegnelse Introduktion...3 Sortiment...3 Hvordan handler du på rammeaftalen...4 Gældende for periodekøbsaftaler...4 Leverandører på rammeaftalen er:...4 Hvordan køber jeg ind...5 Webshop...5 Oplysninger ved bestilling...5 Levering af de bestilte produkter...5 Leveringsgebyr og ordrestørrelser...5 Leveringsfrist fra bestilling til modtagelse...5 Krav til følgesedlen...5 Din undersøgelsespligt...6 Hvornår kan leverandøren opkræve et gebyr...6 Minimumsordre...6 Returpant & -emballage...7 Oftest stillede spørgsmål...7 Hvilke produkter, kan jeg købe på aftalen?...7 Hvor og hvordan bestiller jeg?...7 Hvordan får jeg et e-handelskatalog til aftalen? (kun for den kontraktansvarlige enhed)...7 Hvordan ændrer jeg i min bestilling...7 Hvad gør jeg ved fejlleverancer...7 Hvor og hvordan leveres mine varer?...8 Hvad gør jeg hvis de bestilte varer er i restordre...8 Hvad gør jeg ved mangler i forbindelse med leverancen...8 Hvornår og hvordan kan jeg reklamere...8 Hvordan er bodsbestemmelserne på aftalen?...8 Kan jeg købe i anbrud...9 Varer leveret i anbrud...9 Undtagelser for anbrudstillæg:...9 Hvem kan hjælpe med spørgsmål vedrørende aftalen samt e-handelskatalog hos SKI? (kun for den kontraktansvarlige enhed)...9 Hvordan får jeg et log in til Kontakt... 10

3 Introduktion I denne vejledning får du en kort introduktion til SKI s frivillige aftale Fødevarer og engangsartikler. Du får bl.a. indblik i aftalens sortiment, hvordan du køber ind på aftalen samt svar på en række oftest stillede spørgsmål. Aftalen er en del af SKI s frivillige aftaler. Det betyder, at den som udgangspunkt frit kan benyttes af alle offentlige institutioner. Sortiment Sortimentet på Fødevarer og engangsartikler omfatter 13 hovedproduktgrupper, der er fordelt på ca varelinjer. Overordnet kan aftalens sortiment fordeles på følgende måde: Hovedproduktgruppe Produktgruppe Fisk, frost Mejeri Grøntsager Frugt Frugt og grønt frost Snitgrønt og frugt Brød og kager Fisk, frisk Fisk, frost Fisk, kølet Fisk, opdræt økologisk Mælk Fløde Smør Ost Gær Æg Syrnede produkter Mælkeproteindrik Grønt, frisk Grønt, krydderurter Kartofler Kartofler friske Frisk frugt Frugt & Bær, frost Grøntsager, frost Grønsagsblandinger, frost Snitgrønt Snitfrugt Frisk brød Kager & Småkager Frosne brød & kager Fisk Oksekød, fersk, halal Oksekød, frost, halal Oksekød, fersk Oksekød, frost Kalvekød, fersk Kalvekød, frost Ungkvæg, fersk Ungkvæg, frost, halal Svinekød, fersk Svinekød, frost Lammekød, fersk Lammekød, frost Lammekød, frost, halal Hakket kød, fersk Fjerkræ, fersk Fjerkræ, frost Fjerkræ, frost, halal Bacon Kød, pålæg, hel Pålæg Pålæg, frost Leverpostej, Paté Leverpostej, Paté, frost Middagsprod. Fisk, frisk Fisk, frost Fisk, kølet Fisk, opdræt økologisk Kød & pålæg Færdigretter Kolonial Færdigretter diverse Bageprodukter Bouillon, Suppe & Saucer Chips & Croutons Dessert produkter Drikkevarer Eddike & Smagsforstærkere Eddiker Frugt & Grøntkonserves Hævemidler, gelering Jævning/Fortykningsmidler Kaffe, the, Kakao Ketchup, Sennep & Løg Knækbrød, kager og kiks Konfekture, marcipan & chokolade Konserves, frugt Konserves, grønt Krydderier & Salt Margarine, Olie & Fedt Marmelade & Frugtgrød Mayonnaise/Remoulade Mel, gryn og kerner Morgenmadsprodukter Nødder & Tørrede frugter Pasta & Kartoffelmos Ris, Gryn, Frø & Bønner Salat & Dressing

4 Engangsartikler Fødevareemballage Sild & Fiskekonserves Specialiteter Sukker, honning og sirup Vin, Øl & Spiritus Borddækning Alufolie Bagepapir Bakker & Forme i alu. Bakker til madudbringning Film Kageforme Mellemlægspapir One-size magnetisk handske Poser Svejsefilm til fødevarer Transportemballage Vær opmærksom på, at I ved tildelingen kan have undtaget produktgrupper på enkelte områder. [DU KAN SELV SORTERE I OVENSTÅ- ENDE SKEMA, HVIS DIN ENHED IKKE HAR INDGÅET AFTALE PÅ ALLE PRODUKTGRUP- PER ELLER HAR UNDTAGET UNDERPRO- DUKTGRUPPER OG HEREFTER SLETTE DEN GULE MARKERING] Hvordan handler du på rammeaftalen Når du skal købe ind på aftalen, skal du finde din leverandør i henhold til nedenstående vejledning og retningslinjer. Se tillige aftalens Bilag B. Rammeaftalen giver både mulighed for at bruge direkte træk, tildeling af periodekøbsaftale og miniudbud, alt efter købets omfang. Se nedenstående beskrivelse af tildelingsmetoder. De tre leverandører er blevet tildelt på baggrund af Økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det er blandt disse tre leverandører, at du skal foretage din tildeling, når du køber ind på aftalen. Husk, at du skal tildele til den leverandør, der har den laveste pris på din samlede varekurv. SKI har udarbejdet vejledning samt hjælpeværktøj i form af tildelingstools, der skal sikre du nemmere kan tildele på aftalen. Tildelingskriterier se tillige Bilag B Direkte køb - enkelt træk Direkte køb periodekøb Miniudbud periodekøb I skal gennemføre et miniudbud når en af følgende to vilkår er opfyldt: Anvendes, når jeres årlige indkøb på rammeaftalen maksimalt andrager kr. ekskl. moms opgjort på cvr-nummer. Her anvendes aftalens bilag B.2 og Bilag C.2 og aftalen indgås med Hørkram Foodservice A/S Anvendes, når jeres årlige indkøb på rammeaftalen udgør mere end kr. og mindre end 10 mio. kr. ekskl. moms opgjort på cvr-nummer. Her anvendes aftalens bilag B.2 og Bilag C.1 I har et årligt indkøbsvolumen på minimum 10 mio. kr. ekskl. moms opgjort på cvr-nummer Flere enheder (cvr-numre) foretager et samlet indkøb (miniudbud), der har en estimeret volumen på minimum 5 mio. kr. pr. år, og hver enhed har et årligt indkøb på minimum 0,5 mio. kr. (ekskl. moms). Hver enhed får efterfølgende en selvstændig aftale med den vindende leverandør. Her anvendes aftalens miniudbudskit OBS.: Alle aftalens dokumenter findes på ski.dk. Når du anvender aftalen, skal Bilag B.2 udfyldes og fremsendes til SKI, for at dokumentere afløftning af udbudspligten. Gældende for periodekøbsaftaler Dit køb er begrænset til de underprodukt-grupper på aftalen, som du har behov for jf. pkt Dog har du i perioden mulighed for, at købe varer fra ikke identificerede underproduktgrupper svarende til en værdi af maksimalt 10 % af din estimerede indkøbsvolumen på rammeaftalen, dog maksimalt svarende til tærskelværdien for udbud. Leverandører på rammeaftalen er: Hørkram Foodservice Catering Engros Danske Cater Leverandøroplysninger: [NÅR DU HAR TIL- DELT TIL AF OVENSTÅENDE LEVERANDØR,

5 KAN LEVERANDØRENS KONTAKTOPLYS- NINGER INDSÆTTES HER] Jeres navn (organisationen) og eventuelt CVR-nummer Kontaktperson: [HVIS DU FÅR EN FAST KON- TAKTPERSON, KAN OPLYSNINGER PÅ DENNE INDSÆTTES HER] Har du spørgsmål kan du altid kontakte kundesupporten via telefon, eller leverandørens hjemmeside. Kundesupporten er åben for henvendelser mandag-torsdag fra kl. 8:00-16:00 og fredag fra kl. 8:00-15:30. Hvordan køber jeg ind På aftalen er det muligt at købe ind via e-handelssystem, leverandørens webshop, pr. , telefon eller bestillingsskema/favoritliste iht. jeres tildeling og udarbejdet af din organisation, der eventuelt kan bruges til centrale og decentrale institutioners bestilling. Webshop Første gang du skal bestille via din tildelte leverandørs webshop, skal du kontakte dem for at få oprettet et log-in til din organisation. Det sikre, at I kun køber ind på aftalens sortiment. Din indkøbsafdeling eller anden offentlige organisation kan have truffet en beslutning om, at du skal købe ind på en bestemt måde i overensstemmelse med aftalen. Oplysninger ved bestilling [INDSÆT EVT. UDVALGT INDKØBSMÅDE] Når du bestiller, skal du som minimum oplyse: Bestillerens navn Husk, at én bestilling godt kan indeholde en eller flere leverancer med flere forskellige leveringsdatoer. Det afhænger dog af e-handelssystemet. [SLET AFSNIT, HVIS DIN ENHEDS E-HAN- DELSSYSTEM IKKE UNDERSTØTTER DETTE]. Du modtager en skriftlig ordrebekræftelse fra leverandøren senest en arbejdsdag efter bestilling, uanset hvilken af ovenstående bestillingsmetoder, du har brugt. Du har mulighed for at fravælge ordrebekræftelsen. Du skal dog selv aftale dette med leverandøren. Levering af de bestilte produkter Du skal ved opstart af aftalen fastlægge leveringstidspunkter i samarbejde med leverandøren. Korrekt levering sker indenfor +/- 30 minutter på det aftalte leveringstidspunkt. Den generelle leveringsfrist gælder ikke for levering til ikke-brofaste øer. Her følges leverandørens generelle leveringsvilkår. Leveringsgebyr og ordrestørrelser Leveringsfrist fra bestilling til modtagelse Levering For bestillinger til levering næstekommende dag gælder følgende: De produkter, der ønskes bestilt, herunder; o Leverandørens varenummer Bestilling skal afgives inden kl for Hovedproduktgrupperne - Kød og Pålæg, Snitgrønt og -frugt samt Frisk fisk o Antal, mængde og omfang af produkter Bestilling skal afgives inden kl for øvrige Hovedproduktgrupper Adresse, hvor produkterne skal leveres, leveringsstedets EAN-nummer samt angivelse af eventuel anvist plads Fakturaadresse hvis denne ikke er identisk med leveringsadresse Krav til følgesedlen Følgesedlen skal som minimum indeholde: Kundens navn (organisationen) og EAN-nummer/CVR-nummer

6 Bestillerens navn Leveringssted (adresse) Ordrenummer Produkternes SKI-ID nr. Leverandørens produktnummer Antal/mængde af produkter Oplysning om evt. restordre Felterne Manglende byttepaller og Returpalle modtaget. At den leverede umiddelbart konstaterbare mængde ikke stemmer overens med det bestilte, fx du har bestilt fem kasser, men får kun én. At emballage er beskadiget Dette kan fx ske ved, at du skriver det på kvittering for modtagelse af leverancen. Samme dokumentation sendes til leverandøren på . Hvornår kan leverandøren opkræve et gebyr Priser Leverandøren indestår for, at der ikke tilbydes priser i forbindelse med kundens anvendelse af rammeaftalen, der er i strid med rammeaftalens bestemmelser om priser og prisregulering. Betalingsbetingelser Vederlaget forfalder til betaling 30 dage efter kundens modtagelse af fyldestgørende faktura. Prisreguleringer og sortimentsopdateringer Information omkring prisreguleringer og sortimentsopdateringer findes i rammeaftalens Bilag F og J. Din undersøgelsespligt Når du modtager dine produkter, er det vigtigt, at du undersøger, om du har fået, det du har bestilt, samt om emballagen er beskadiget. Ved modtagelse skal du kontrollere om produkterne, der fremgår af følgesedlen, stemmer overens med de modtagne varer. Du skal dog ikke bryde den yderste forsegling og fysisk optælle, om der er lige præcis den mængde, du har bestilt men blot konstatere, at du har fået de varer, der fremgår af følgesedlen. Du skal skriftligt påtale det over for fragtmanden, hvis du ved din gennemgang af leverancen konstaterer: Leverandøren kan kun opkræve et gebyr eller depositum for: Levering af ordre under minimumsordre Ikke returnerede EUR-paller Pantemballage Minimumsordre Bestillinger på minimum kr. eller mere leveres gebyrfrit, mens leverandøren kan opkræve 200 kr. i gebyr for bestillinger under kr. Samtidig har leverandøren ret til at afvise bestillinger på under kr. Afbestilling er muligt inden kl den dag, ordren er afgivet. Alle de obligatoriske vare skal kunne leveres fra dag til dag. Øvrige vare som er markeret som skaffevare, skal kunne leveres indenfor fem arbejdsdage fra bestillingstidspunktet. Kan leverandøren kun pålægge leveringsgebyr én gang for den samlede ordre. (Læs mere i aftaledokumenterne: bilag C.1 Leveringsaftale Periodekøb samt bilag C.2 Leveringsaftale - Enkeltkøb) At du ikke har modtaget alle produkter

7 Returpant & -emballage Leverandøren kan i forbindelse med en levering vælge at benytte emballage, fx paller, bure, kødkasser mv. der skal returneres til leverandøren. Hvis der leveres i papemballage, skal papemballagen være af genanvendeligt pap. Leverandøren kan i den forbindelse, hvor der ikke byttes tilsvarende emballage lige over, opkræve et depositum for emballagen, som tilbagebetales til kunden inden for 30 dage fra leverandørens afhentning. Beløbet for depositummet må ikke være højere, end hvad der er sædvane inden for branchen eller tilsvarende emballage. Leverandøren holder regnskab med depositum, herunder tilbagebetaling, for emballage. Leverandøren er forpligtet til vederlagsfrit at afhente returemballagen og returpant i forbindelse med en efterfølgende levering til samme leveringsadresse. Ved returpant forstås emballage som er omfattet af den til en hver tid gældende pantbekendtgørelse. Oftest stillede spørgsmål I det følgende finder du svar på en række spørgsmål, du kan blive i tvivl om, når du bruger aftalen. Hvilke produkter, kan jeg købe på aftalen? På kan du finde et katalog over sortimentet Sortimentet omfatter leverandørens fulde katalog af varer inden for hovedgrupperne og produktgrupperne, og dertilhørende undergrupper, der er listet under punkt 2. Hvor og hvordan bestiller jeg? Du kan tage kontakt direkte til leverandøren via din kommunes elektroniske indkøbssystem, eller via mail, telefon eller fax. OBS.: Såfremt du ikke anvender elektroniks bestilling, skal du huske altid at oplyse; EAN nummer, Rammeaftale nummer samt korrekt leveringsadresse og leveringssted. Oplysninger om priser og produktsortiment kan findes på Husk, at købet skal foretages inden for rammeaftalens sortiment. Køb af varer uden for aftalens sortiment er ikke omfattet af rammeaftalen, og skal aftales med indkøbskontoret eller den aftaleansvarlige for din kommune. Leverandøren skal levere de varer, der fremgår af din bestilling. Hvordan får jeg et e-handelskatalog til aftalen? (kun for den kontraktansvarlige enhed) På kan du på aftalens side vælge at modtage e-handelskatalog fra SKI. Når der er ændringer i e-kataloget og disse er godkendt af SKI, får du automatisk tilsendt et opdateret e-handelskatalog sammen med en ændringsliste, hvor der er beskrevet hvilke ændringer, der er foretaget i kataloget i forbindelse med opdateringen. Desuden får du en opdateret prisliste, som kan anvendes af brugere, der ikke anvender elektronisk bestilling. Du kan som led i din almindelige drift udarbejde et bestillingsskema over udvalgte varer på rammeaftalen, der kan anvendes til både centrale og decentrale institutioners bestilling. Hvordan ændrer jeg i min bestilling Du kan ændre i din bestilling eller foretage afbestilling helt eller delvist inden kl senest dagen før leveringsdagen. Dvs., at hvis du fx skal have leveret dine produkter torsdag, skal du ændre i din bestilling senest onsdag inden kl Dette må leverandøren ikke tage gebyr eller anden kompensation for. Hvad gør jeg ved fejlleverancer Levering af varer, om du ikke har bestilt, skal returneres på leverandørens regning.

8 Du skal indenfor én arbejdsdag meddele leverandøren om fejlleverancen, og opbevarer varen forsvarligt indtil leverandøren kan afhente varen, hvis du har mulighed for det. Leverandøren er forpligtet til at afhente eventuelle fejlleverancer hurtigst muligt, og senest næstekommende arbejdsdag. Leverandøren skal senest 30 arbejdsdage efter afhentning udstede kreditnota til dig på det fulde beløb for fejlleverancerne uden fradrag af nogen art, herunder for omkostninger ved afhentning. (Læs mere i aftaledokumenterne: bilag C.1 Leveringsaftale Periodekøb samt bilag C.2 Leveringsaftale - Enkeltkøb) Hvor og hvordan leveres mine varer? Varerne skal frit leveres på den eller de adresse(r) i Danmark, og på det eventuelt specifikt anviste sted, som er oplyst af dig i forbindelse med en bestilling. Anvist sted kan f.eks. være ved gadedør, rampe, ved elevator eller på etageniveau, herunder i lofts- og kælderrum, og køle- og fryserum mm, under hensyn til regler om arbejdsmiljø. Der skal dog altid leveres på et sted, hvor varerne står overdækket af tag. Hvis dette ikke er muligt, forudsætter korrekt levering, at du som kunde accepterer, at varerne leveres et ikke overdækket sted. Dette skal accepteres ved din kvittering på fragtbrevet. Foreligger denne accept ikke skriftligt, er varerne ikke korrekt leveret, og leverandøren hæfter for eventuelle skader på varen. (Læs mere i aftaledokumenterne: bilag C.1 Leveringsaftale Periodekøb samt bilag C.2 Leveringsaftale - Enkeltkøb) Hvad gør jeg hvis de bestilte varer er i restordre I tilfælde hvor leverandøren ikke har en tidsmæssig mulighed for at opnå telefonisk kontakt med kunden, fx i tilfælde hvor bestilling håndteres uden for kundens åbningstid, skal leverandøren medbringe en erstatningsvare, som efter leverandørens bedste overbevisning kan erstatte den bestilte vare. Ved levering af ikke aftalte erstatningsvarer, skal dette senest meddeles i forbindelse med levering, således at du har mulighed for at acceptere eller afvise den medbragte erstatningsvare, dog under hensyntagen til varernes kølekæde mv. Hvis du vælger at afvise den medbragte erstatningsvare og samtidige fastholder købet af varen, som er i restordre, kan varen betragtes som værende forsinket. Adgangen til at levere erstatningsvarer, herunder indhold og omfang, aftales mellem dig og leverandøren. Hvad gør jeg ved mangler i forbindelse med leverancen Hvis du opdager en mangel, skal du meddele leverandøren dette skriftligt indenfor rimelig tid, hvis du ønsker at påberåbe misligholdelsesbeføjelser på baggrund af manglen. Foreligger der en mangel ved varen kan du kræve et forholdsmæssig afslag, såfremt manglen er værdiforringende. Afslaget udgør forskellen mellem værdien af varen med mangel og værdien af varen uden mangel. Alternativt kan du kræve om levering eller ophævelse af købet. Du kan enten ophæve den del af købet der er mangelfulde eller hele købet, såfremt dette er begrundet i sammenhængen med de øvrige (mangelfrie) varer. (Læs mere i aftaledokumenterne: bilag C.1 Leveringsaftale Periodekøb samt bilag C.2 Leveringsaftale - Enkeltkøb) Hvornår og hvordan kan jeg reklamere Hvis du opdager en mangel, du ønsker at klage over til leverandøren, skal du skriftligt meddele leverandøren herom inden for rimelig tid. Ved eventuelle tvister mellem leverandøren og dig selv, kontakt dit indkøbskontor, så de kan hjælpe med at løse tvisten. Hvordan er bodsbestemmelserne på aftalen? Du kan som kunde opkræve bod i følgende situationer:

9 Bod - Forsinkelse med levering i tilfælde af forsinkelse på hele eller dele af din bestilling, kan du opkræve en dagsbod, der udgør 5% af prisen på den del af købet, der er forsinket. Den samlede bod for forsinkede varer kan ikke overstige 25% af den samlede pris for disse varer inklusiv moms. Bod Forsinkelse med leverandørstatistik kan opkræves hvis leverandøren er forsinket med leverandørstatistik i mere end 5 Arbejdsdage fra det aftalte tidspunkt. Boden udgør 100 kr per dag frem til modtagelse af leverandørstistikken. Bod Fejlbehæftede fakturaer hvis Leverandøren fremsender mangelfulde eller fejlagtige fakturaer, har du som kunde mulighed for at opkræve 500 kr. per tilfælde. (Læs mere i aftaledokumenterne: bilag C.1 Leveringsaftale Periodekøb samt bilag C.2 Leveringsaftale - Enkeltkøb) Kan jeg købe i anbrud Ja, du kan købe i anbrud, hvis leverandørens mindste salgsenhed er for stor i forhold til dit konkrete indkøbsbehov og så længe inderforpakningen (den inderste emballage) ikke er brudt. Dette kan dog kun lade sig gøre, hvis den inderste forpakning er egnet til fragt. Inderforpakningen er den emballage varen/varerne er indpakket i. Dette skal være på en måde, så varen/varerne ikke bliver berørt, påført smuds og beskadiget ved håndtering eller fragt. Varer leveret i anbrud Du har mulighed for at udbede dig kollivarer leveret i anbrud, hvor leverandøren herefter er berettiget til at tillægge de anbrudte varer en merpris på maksimalt 5 % (marginal meromsætning). Eksempel (2); Kunden ønsker at købe 12 stk. af kolli på 10 stk. Anbrudstillæg kræves for den resterende del af leverancen ud over de 10 stk., dvs. 2 stk. Anbrudstillæg kan ikke tages for bestillinger, som er tilsvarende eller delelige med mindste salgsenhed til levering, sådan som denne fremgår af bilag E.2, leverandørens hjemmeside eller fysiske varekatalog. Det skal til enhver tid fremgå af e-kataloget og leverandørens webshop hvilke varer, der er kollivarer med mulighed for levering i anbrud, og om der er anbrudstillæg herpå. Undtagelser for anbrudstillæg: Hovedproduktgrupperne frugt og grønt må ikke tillægges et anbrudsgebyr. Bestillinger fortaget til undervisningsformål inden for levnedsmiddelområdet må ikke tillægges et anbrudsgebyr. Hvem kan hjælpe med spørgsmål vedrørende aftalen samt e-handelskatalog hos SKI? (kun for den kontraktansvarlige enhed) Spørgsmål omkring SKI s e-handelskatalog på aftalen kan stilles til SKI s kontraktansvarlige du kan finde kontaktinformation på Hvordan får jeg et log in til Som brugere skal du tage kontakt til den person i din kommune, der har ansvaret i forhold til SKI log-in. Er du den kontraktansvarlige i din organisation skal du rette henvendelse til SKI s kundeservice på tlf.: eller mail: kundeservice@ski.dk, så vil de hjælpe dig i gang. Eksempel (1); Kunden ønsker at købe 8 stk. af kolli på 10 stk. Anbrudstillæg kræves for hele leverancen, dvs. 8 stk.

10 Mere information Du kan finde mere information om aftalen på ski.dk. Her finder du bland andet flere vejledninger og øvrige dokumenter, der kan hjælpe dig med at bruge aftalen. Du er altid velkommen til at kontakte SKI s kundeservice på telefon , hvis du har spørgsmål til aftalen. Kontakt Rikke Eistrøm Rahimic Kontraktansvarlig, Telefon , rer@ski.dk Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen, H.C. Hansens Gade København S Telefon