85 Drøftelse af praksis og status for journalføring mv. i fagsekretariater og stabe

Transkript

1 Dagsorden Dato: :00:00 Udvalg: Direktionen Sted: Mødelokale 8, Rådhuset, Skanderborg 84 Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: P Dagsordenen blev godkendt. 85 Drøftelse af praksis og status for journalføring mv. i fagsekretariater og stabe Sagsnr.: A Det indstilles med denne sag, at direktionen tager spørgsmålet om praksis i arbejdet med sikring af dokumentation og journalisering på sagerne i henhold til forvaltningslovens bestemmelser op i Koncernledelsen. Der lægges med denne sag op til, at der gennemføres en statusdrøftelse vedrørende praksis i arbejdet med sikring af dokumentation og journalisering på sagerne i henhold til forvaltningslovens bestemmelser. Statusdrøftelsen tager udgangspunkt i følgende vejledning: Om journalisering Pligten til at journalisere omfatter kort sagt alt det materiale, som er indgået til eller oprettet af Skanderborg Kommune som et led i den administrative sagsbehandling i forbindelse med kommunens virksomhed. Pligten til at journalisere omfatter således også mundtligt modtagne oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder med betydning for afgørelsen af sagen. I disse tilfælde skal der på sagen gøres et notat om indholdet af oplysningerne. Reglerne om notatpligt betyder, at der er pligt til at notere oplysninger, som modtages mundtligt eller på anden måde i en sag, hvis de har betydning for den afgørelse, der efterfølgende skal træffes, eller hvis de i øvrigt er væsentlige. Det er uden betydning for notatpligten, om der rent faktisk træffes en afgørelse, eller om sagen henlægges, uden at der er truffet en afgørelse.

2 Reglerne om notatpligt fremgår af offentlighedslovens 13, som lyder: I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en myndighed mv., skal den pågældende myndighed mv., når den mundtligt eller på anden måde bliver bekendt med oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse snarest muligt gøre notat om indholdet af oplysningerne eller vurderingerne. Det gælder dog ikke, hvis oplysninger eller vurderingerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. Stk. 2. En myndighed mv. skal i sager, hvor der vil blive truffet en afgørelse endvidere snarest muligt tage notat om væsentlige sagsbehandlingsskridt, der ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. Ved siden af 13 gælder desuden en almindelig forvaltningsretlig grundsætning (dvs. en regel der gælder på samme måde som en lov). Retsgrundsætningen forpligter til at notere alle væsentlige ekspeditioner i sagen. Retsgrundsætningens anvendelsesområde begrænser sig ikke til oplysninger af betydning for sagens afgørelse, men rækker ud over dette. En væsentlig ekspedition i sagen kan for eksempel være, at en borger ringer ind og rykker for svar i sin sag og får en orientering om den forventede sagsbehandlingstid. Skanderborg Kommunes interne arbejdsdokumenter skal ikke journaliseres, men i den praktiske hverdag vil det ofte være meningsfyldt at gøre det alligevel. Det er det, fordi vi derved optimerer udbyttet af at anvende esdh i forhold til at sikre en fælles dokumentation af konkrete sagsforløb, videndeling på sagerne mv. Om aktindsigt For det journaliserede materiale gælder offentligheds- og forvaltningslovens bestemmelser om aktindsigt det vil som udgangspunkt sige, at enhver kan forlange at blive gjort bekendt med fortegnelser over konkrete sagers dokumenter samt med indholdet af alle de dokumenter, der vedrører konkrete sager. Omfanget af den aktindsigt, som man har ret til, varierer lidt afhængigt af, om man som part i en sag søger om aktindsigt efter forvaltningsloven, eller om man søger om aktindsigt efter offentlighedslovens alment gældende regler. I henhold til reglerne gælder det i forbindelse med begæring om aktindsigt, at retten til at blive gjort bekendt med indholdet af dokumenterne på en sag ikke omfatter Skanderborg Kommunes interne arbejdsdokumenter. Samtidig er det dog i lovgivningen præciseret, at Skanderborg Kommune kan yde aktindsigt i et videre omfang end krævet (meroffentlighed) med mindre andet følger af regler om tavshedspligt mv. Om meroffentlighed Som udgangspunkt anvendes princippet om meroffentlighed (åbenhed) ved begæringer om aktindsigt i Skanderborg Kommune. Dette udgangspunkt betyder i kombination med princippet om journalisering af interne arbejdsdokumenter på sagerne af hensyn til dokumentation og videndeling at vi som oftest vil udlevere også interne arbejdsdokumenter ved begæring om aktindsigt i en konkret sag. Enkelte

3 interne arbejdsdokumenter vil naturligvis efter en konkret vurdering - kunne undtages aktindsigten, men betragtningen bag princippet om åbenhed og meroffentlighed er, at der sjældent vil være noget, som det er nødvendigt at undtage for offentligheden i interne arbejdsdokumenter, og at en tilbageholdelse af disse i forbindelse med anmodninger om aktindsigt ofte vil efterlade et uhensigtsmæssigt indtryk af det modsatte. Om mail-kultur s er den mest udbredte kommunikationsform i Skanderborg Kommune, når det gælder den interne kommunikation herunder kommunikation om koordinering af konkrete sagsforløb og om udveksling af viden vedrørende konkrete sager. Det betyder, når dette sammenholdes med ovennævnte regler og principper for journalisering, aktindsigt og meroffentlighed, at vi ofte vil journalisere interne mails som et led i sikring af dokumentation og videndeling på sagerne og dermed også, at vi ofte vil være stillet over for en udlevering af mail s med intern kommunikation i forbindelse med anmodninger om aktindsigt i sagerne. HUSK derfor altid, at anvende et ordentligt sprog og en ordentlig sprogbrug i interne mail s, så de tåler journalisering og udlevering ifm begæring om aktindsigt at sende en mail pr. sag. Omtale af forhold vedrørende flere forskellige sager i den samme mail giver problemer i forhold til journalisering og udlevering efterfølgende at undlade at omtale private forhold i interne mails, der i øvrigt har karakter af arbejdsdokumenter, og som dermed skal journaliseres mv. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at direktionen tager spørgsmålet om praksis i arbejdet med sikring af dokumentation og journalisering på sagerne i henhold til forvaltningslovens bestemmelser op i Koncernledelsen at sagen - på baggrund af behandlingen af spørgsmålet i Koncernledelsen - genoptages til beslutning vedrørende behovet for præcisering af praksis. Direktionen vedtog at godkende indstillingen fra kommunaldirektør Lisbeth Binderup.

4 Sagen fremsendes til koncernledelsen. 86 Afståelse af areal Sagsnr.: G Låsbyhallen er blevet udvidet. Udvidelsen er foretaget på Skanderborg Kommunes areal. Det foreslås her, at Låsbyhallen overtager det omhandlede areal. Skanderborg Kommunes Byråd godkendte den 31. marts 2016 anlægsregnskabet for udvidelse af Låsbyhallen. Udbygningen af hallen er foretaget på et areal, der i dag tilhører Skanderborg Kommune. Det foreslås, at det omhandlede areal på 639 m 2 overdrages til Låsbyhallen. Det kan ske på følgende måder, idet det forudsættes, at overdragelsen af arealet sker uden omkostninger for Låsbyhallen: 1. Gratis overdragelse af arealet til Låsbyhallen. Skanderborg Kommune har hjemmel til at yde støtte til Låsbyhallen samt at overdrage arealet til Låsbyhallen uden udbud og til en pris, der ligger under markedsprisen 1. Indgåelse af kontrakt på langtidsleje (maksimalt 30 år) uden beregning af leje. Denne løsning fastholder ejerskabet af det relevante areal hos Skanderborg Kommune, men det vurderes, at Skanderborg Kommune ikke har en særlig interesse, der begrunder denne løsning. Endvidere afstedkommer det, at bygningen bygges over en matrikelgrænse, hvilket ikke er ønskværdigt. Det indstilles på den baggrund, at arealet overdrages gratis til Låsbyhallen. Sekretariatschefen indstiller, Sekretariatschefen indstiller, at Låsbyhallen overdrages den angivne del af det kommunalt ejede område på i alt 639 m2 at arealet overdrages til Låsbyhallen vederlagsfrit.

5 Sagen fremsendes til Økonomiudvalget og Byrådet. Direktionen vedtog at tiltræde indstillingen fra sekretariatschefen om, at Låsbyhallen overdrages den angivne del af det kommunalt ejede område på i alt 639 m2 Direktionen indstiller, at Låsby Hallen selv afholder omkostningerne ved overdragelsen. Sagen fremsendes til Økonomiudvalget og Byrådet. 87 Lukket punkt Lukket 88 Opsigelse af kutymer og aftaler i forbindelse med flytning til Fælleden Sagsnr.: A MMU har på møder den 23. februar og 16. marts 2016 drøftet optakt til leveregler og kultur på Fælleden og opnået enighed om at indstille, at hidtidige kutymer og aftaler opsiges i forbindelse med flytning til Fælleden. MMU tog i mødet den 23. februar 2016 hul på drøftelsen af optakt til leveregler på Fælleden. Det nye administrationscenter giver nye muligheder for udvikling af arbejdsformer og leveregler, og gode muligheder for øget tværgående opgaveløsning og mere smidigt samarbejde. I forbindelse med flytningen er der tillige et krav om effektivisering, og en forventning om at gevinsterne ved det nye administrationscenter høstes. Målet skal være, at alle skal have en bedre arbejdsplads end før, og vi skal lære nye bevægelsesmønstre, nye indretninger, bevæge os rundt og have en varieret arbejdsdag. For at give ledere og medarbejdere det bedste udgangspunkt for at udvikle samarbejdsformer, og finde de bedste løsninger set i et effektiviseringsperspektiv, og for at understøtte de nye muligheder for nye leveregler, skal tavlen viskes ren. Derfor skal eksisterende kutymer og aftaler for fagsekretariater og stabe siges op til ophør ved flytning til Fælleden.

6 MMU drøftede i mødet den 16. marts 2016 oplistningen af de eksisterende kutymer, og der var enighed om, at de hidtidige kutymer og aftaler skal opsiges. Det betyder ikke, at man ikke længere kan/må eksempelvis afholde fælles morgenmad når en medarbejder rejser - men det ønskes, at det fremadrettet ses ind i vores nye hus, og måske kan/vil der opstå nye måder at gøre dette på. Altså er det hensigten, at der skal tænkes nyt og anderledes. Der synes ikke at være indgået særlige aftaler om personalepolitiske forhold, udover de overenskomstfastsatte aftaler, som ikke kan fraviges. Der er enighed om, at der ikke kan laves nye leveregler for Fælleden før flytningen, og at det anbefales, at lade en periode gå før der tages stilling til, hvad man ikke kan leve uden aftaler for. Indstilling Eftersom MMU på mødet den 16. marts 2016 har besluttet at indstille, at eksisterende kutymer og aftaler opsiges i forbindelse med flytning til Fælleden, indstiller HR-chefen, at eksisterende kutymer og aftaler opsiges i den nuværende form. Rammerne på Fælleden giver mulighed for at tænke nyt ift. eksisterende kutymer og vaner, således at der ved indflytning på Fælleden kan skabes en samskabende kultur med fortsat fokus på de 4 kulturforstærkere: Hav tillid, skab relationer, del ressourcer og tænk nyt. På den baggrund har direktionen besluttet, at eksisterende kutymer og aftaler, der vedrører arbejdets tilrettelæggelse, opsiges i deres nuværende form, hvorved der gives mulighed for at tilrettelægge arbejdet på nye måder. 89 Rammer for sundhedsordningen i forbindelse med udbud Sagsnr.: A Hermed sendes forslag til rammer for Sundhedsordningen i forbindelse med udbud i Siden 2008 har Skanderborg Kommune haft sin egen sundhedsordning. Ordningen er

7 finansieret af de aftale- og kontraktstyrede enheder via de årlige forsikringspræmier. Skanderborg Kommune står overfor at skulle i udbud med Sundhedsordningen i 2016, og i den forbindelse har Forsikring & Arbejdsmiljø valgt at tage indholdet i Sundhedsordningen op til revision. Den nuværende ordning drives af Falck Healthcare og udløber med udgangen af Udgiften hertil er 2,6 mio. kr. årligt. I bilaget kan der læses mere om den nuværende ordnings tilbud. Forsikring & Arbejdsmiljø ønsker at reducere ydelserne i Sundhedsordningen med kr. 1,0 mio. årligt, således udgiften hertil fremadrettet bliver kr. 1,6 mio. kr. Det sker af hensyn til de konstaterede økonomiske udfordringer, der er med at skabe balance i forsikringsbudgettet. Endvidere er der fokus på at forsætte arbejdet med de forebyggende indsatser indenfor en lang række forsikringsområder. Projekt sundhed på arbejdspladsen målrettet FOA-grupper er et eksempel på en kommende forebyggende indsats i et samarbejde mellem Forsikring & Arbejdsmiljø og Sundhedsfremmecenteret. Forsikring & Arbejdsmiljø har kigget på de ydelser, der findes i den nuværende ordning, med henblik på at finde frem til de ydelser, der vil være vigtigt at fastholde i en fremtidig ordning. Kerneydelser som fysioterapi, kiropraktik og holdtimer vil fortsat være et omdrejningspunkt for Sundhedsordningens virke. Andre ydelser som f.eks. zoneterapi og psykomotorisk behandling vil forsvinde i den nye udgave, og ville skulle behandles i andet regi. Derudover fastholdes nogle af de gode forebyggende tiltag som Sundhedsordningen i dag varetager i organisationen, men ikke alle tilbud vil være at finde i den nye udgave. I bilaget bliver disse forebyggende tiltag uddybet. Den nuværende ordning med sundhedsydelser til medarbejderne har givet Forsikring & Arbejdsmiljø en god og bred viden om hvilke ydelser, der er nice-to-have og hvilke ydelser, der er need-to-have. I den nye udgave vil der blive fokuseret på need-to-have ydelserne, så det gavner flest mulige medarbejdere med de forebyggelsesmidler, der årligt er til rådighed. Den nye udgave af Sundhedsordningen vil betyde, at der er ydelser, der ikke længere kan tilbydes i ordningen. Konsekvensen heraf vil være, at medarbejderne vil blive henvist til privatpraktiserende udøvere af de ydelser, der ikke længere findes i Sundhedsordningen, og dermed afholde disse behandlingsudgifter selv. Ventetiden for behandling kan derfor blive forlænget, og i yderste konsekvens kan dette betyde øget sygefravær for en medarbejder, der f.eks. er i behandling for en arbejdsskade. Indstilling HR-chefen indstiller, at forslag til rammer for Sundhedsordningen i forbindelse med udbud i 2016

8 godkendes. Direktionen vedtog, at der indhentes tilbud fra eksterne leverandører, hvor der anmodes om 2 forskellige tilbud: Et tilbud, som angiver, hvor meget der kan opnås for 1,6 mio. kr. Et tilbud, som modsvarer det nuværende serviceniveau, eksklusiv de ydelser, som ikke åbenlyst har en sundhedsforebyggende virkning. Sagen fremsendes til HMU. Opgørelse af sundhedsordningen 2015.docx 90 Politikkontrol arbejdsklausuler og bankgarantier Sagsnr.: P Økonomiudvalget skal i denne sag tage stilling til eventuelle ændringer af standarderne til Indkøbs- og Udbudspolitikken. Økonomiudvalget besluttede den 16. marts 2016, i forbindelse med politikkontrollen af Indkøbs- og Udbudspolitikken, at invitere 3F, FOA, KL og Dansk byggeri til at give input til, hvorvidt kommunens Standard for brug af arbejdsklausuler medvirker til at sikre ordentlige løn- og arbejdsvilkår og modvirker social dumpning i forbindelse med udbud af kommunale opgaver. Derudover blev Skanderborg og Omegns Byggelaug og ErhvervSkanderborg inviteret til at give input til brugen af sikkerhedsstillelse i forbindelse med Skanderborg Kommunes bygge- og anlægsarbejder. Efter at fristen er udløbet, har alle seks parter fremsendt deres input. Dette er en fortsættelse af en sag fra Økonomiudvalget af 16. marts 2016 vedr. politikkontrol af arbejdsklausuler og bankgarantier. Økonomiudvalget skal i denne sag tage stilling til de input, som er kommet tilbage fra de relevante parter og træffe beslutning om: 1. Standard for brug af arbejdsklausuler skal revideres

9 1. der skal udarbejdes en ny standard til Indkøbs- og Udbudspolitikken for sikring af Skanderborg Kommune ved indgåelse af kontrakter. Ad. 1) Standard for brug af arbejdsklausuler 3F (Bilag 1), FOA (Bilag 2), KL (Bilag 3 og 3A) og Dansk Byggeri (Bilag 4) har valgt at give input til denne drøftelse. Hovedessensen i de indkomne inputs er generelt, at 3F og FOA ønsker mere kontrol, skarpere sanktioner og mere udførligt beskrevne arbejdsklausuler, end Skanderborg Kommune har i dag. Dansk Byggeri anbefaler, at arbejdsklausuler slet ikke benyttes, idet overenskomstmæssige forhold ses som et anliggende for arbejdsmarkedsparterne og kan være i strid med EU-retten. KL lægger sig lidt imellem ovenstående synspunkter, men op ad Horten notatet omkring fortolkning af ILO 94 (Bilag 11) og kommer med et konkret forslag til udformning af en arbejdsklausul, som de vurderer, er indenfor grænserne for, hvad man kan forlange. Det er herudover KL s vurdering, at yderligere krav kan give anledning til vanskeligheder i forhold til EU-retten. Det er administrationens generelle vurdering, at såfremt Skanderborg Kommune ønsker at skærpe indholdet af kommunens arbejdsklausul, bør Standard for brug af arbejdsklausuler justeres således, at ét eller flere af følgende tiltag tilrettes i standarden: at KL s forslag til en arbejdsklausul i sin helhed erstatter den nuværende formulering at der indføres en fast proces for indhentelse af oplysninger omkring løn- og arbejdsvilkår forud for og efter indgåelse af kontrakt. (Forslag er vedlagt i bilag 9.) at der indføres et udbudsbilag omkring løn- og arbejdsvilkår, som skal udfyldes af leverandørerne, ved udbud af tjenesteydelser og udbud af bygge- og anlægsopgaver (bilag 12). Hermed forpligtes leverandørerne til at anføre, hvilken repræsentativ overenskomst denne vil lægge sig op ad, for at overholde arbejdsklausulen at der indføres en fast bodsbestemmelse over for manglende overholdelse af en arbejdsklausul i de pågældende kontrakter evt. andre tiltag, som Økonomiudvalget måtte ønske.

10 I forhold til den løbende kontrol og yderligere stikprøvekontroller af en ekstern leverandør, kan Økonomiudvalget desuden overveje, hvorvidt dette skal indføres i standarden. Det kan i den forbindelse oplyses, at Bureau Veritas, som foretager ca stikprøvekontroller om året i Københavns Kommune, har oplyst en pris på ca kr. pr. stikprøvekontrol/medarbejder, der skal kontrolleres i Skanderborg Kommune. Ad2) Standard for sikring af Skanderborg Kommune ved indgåelse af kontrakter Både ErhvervSkanderborg (Bilag 5) og Skanderborg og Omegns Byggelaug (Bilag 6) har fremsendt deres input til udarbejdelse af en evt. ny standard for sikring af Skanderborg Kommune ved indgåelse af kontrakter. Inputtene indeholder en klar enstemmighed om, at det er en god idé at harmonisere kravene til sikkerhedsstillelse i Business Region Aarhus på byggeog anlægsopgaver og foreslår samtidig en bagatelgrænse for, hvornår der skal stilles en garanti, på mellem mio. kr. På baggrund heraf har administrationen i samarbejde med Teknik og Miljø udarbejdet et forslag til Standard for sikring af Skanderborg Kommune ved indgåelse af kontrakter, hvor der ligeledes er indført et afsnit med generelle principper for anvendelse af bankgarantier ved udliciteringer af kommunens driftsopgaver. Forslag til ny Standard for sikring af Skanderborg Kommune ved indgåelse af kontrakter, er vedlagt i bilag 7. I bilag 8 er desuden en oversigt over niveauerne for anvendelse af sikkerhedsstillelse ved bygge- og anlægsopgaver i de kommuner, der er omfattet af Business Region Aarhus. Yderligere bilag Herudover er vedlagt fra den tidligere sag af 16. marts 2016 den nuværende standard for anvendelse af arbejds- og sociale klausuler (Bilag 10), Hortens notat om fortolkning af ILO 94 (Bilag 11) og forslag til udbudsbilag vedrørende løn- og arbejdsvilkår (Bilag 12). Indstilling Økonomichefen indstiller, at de indkomne inputs, som fremgår af sagsfremstillingen, drøftes at der tages stilling til, hvilke punkter under ad 1), som man ønsker indarbejdet i en evt. ny standard at det fremsendte udkast til Standard for sikring af Skanderborg Kommune ved indgåelse af kontrakter (Bilag 7) drøftes.

11 Sagen fremsendes til Økonomiudvalget. Direktionen vedtog at tiltræde indstillingen fra økonomichefen. Direktionen indstiller endvidere, at ved indgåelse af kontrakter med firmaer, der ikke har indgået overenskomst, skal udgiften til kontrol af overholdelse af arbejdsklausulen medregnes i kontraktsummens størrelse, idet det forventes, at kontrol af overenskomstens overholdelse og dermed arbejsklausulen påhviler arbejdsmarkedets parter. Det skal bemærkes, at satserne for garantistillelse drøftes i regi af Business Region Aarhus på 1 mio. kr., hvor der i standarden jf. bilag 7 lægges op til en grænse på kr. Det kan derfor blive relevant at tage punktet op igen. Sagen fremsendes til Økonomiudvalget. Såfremt standarderne ændres, skal sagen fremsendes til Byrådet. Bilag 1 - Input fra 3F Bilag 2 - Input fra FOA Bilag 3 - Input fra KL Bilag 3 A - Supplerende kommentar fra KL Bilag 4 - Input fra Dansk Byggeri Bilag 5 - Input fra ErhvervSkanderborg Bilag 6 - Input fra Skanderborg og Omegns Byggelaug Bilag 7 - Standard for sikring af Skanderborg Kommune ved indgåelse af kontrakter Bilag 8 - Oversigt over niveauerne for anvendelse af kommunale garantier Bilag 9 - Procedure for indhentning af oplysninger omkring løn- og arbejdsvilkår Bilag 10- Standard for anvendelse af arbejds- og sociale klausuler Bilag 11 - Horten Advokatfirma - Notat om fortolkning af ILO 94. Bilag 12 - Udbudsbilag vedrørende løn- og ansættelsesvilkår 91 Udmøntning af besparelsen på administrationen i budget 2016

12 Sagsnr.: S Der er i budgetaftalen for 2016 vedtaget en reduktion på administrationsområdet på 1,5 mio. kr. I denne sag fremgår de høringssvar, der er kommet på besparelserne vedr. reduktion af antal elever og feriefondens betaling af administrationsomkostninger. Besparelse på det administrative område fra budgetaftalen 2016 I budget blev der bevilget en permanent opnormering på ét årsværk samt en opnormering på to år, begge inden for natur- og miljøområdet med henblik på nedbringelse af sagsbehandlingstiderne. en blev omsat til en fast opnormering af virksomhedsområdet samt en tidsbegrænset ansættelse på vandforsyningsområdet. Den i budget 2016 vedtagne forandring permanentgjorde den tidsbegrænsede ansættelse svarende til kr. årligt. Udgiften skal - jf. budgetaftalen - dækkes via en omprioritering på det samlede administrationsområde. Af budgetforliget fremgår desuden, at opkrævningsafdelingen via en øget indsats skal nedbringe kommunens tilgodehavende ved borgerne. Det løses inden for Staben for Kultur, Borger og Planlægnings eget område. Samlet er der tale om, at der skal udmøntes en reduktion på 1,5 mio. kr. på det administrative område. Forslag til udmøntning af besparelsen Besparelsesforslag og frem Betaling for arbejde udført for feriefonden (se bilag for, hvilke opgaver det omfatter) kr kr. Reduktion i antal kontorelever fra 3 til 1 årlig elevstilling i administrationen fra den 1. september Afklaring af den sidste elevstilling vil ske i løbet af Forslaget skal ses i sammenhæng med en forventning om, at antallet af praktikpladser til professionsbachelorer i offentlig administration øges i de kommende år begrundet i en større efterspørgsel på administrative medarbejdere med et højere uddannelsesniveau inden for HK-området kr kr. Når administrationen samles på Fælleden vil huset danne ramme om et moderne administrationscenter,

13 som giver nye muligheder for udvikling af arbejdsformer med afsæt i den samskabende kultur. Der vil være gode muligheder for øget tværgående opgaveløsning og smidigere samarbejde. Endvidere vil der ske en række personaletilpasninger i forbindelse effektiviseringskrav på 3 mio.kr. i 2018 og 6 mio.kr. i 2019 ved samling af administrationen på Fælleden. Ændret organisering af HR, Løn og Personale, herunder nedlæggelse af afdelingslederstilling i HR kr kr. Nedlæggelse af én IT-support stilling kr kr kr kr. Den manglende udmøntning i 2016 finansieres af overførte puljer. Det bemærkes, at der ikke udelukkende er tale om rene besparelser, men forslag, der i nogen grad også er udtryk for effektiviseringer, og at det derfor kan blive aktuelt at gennemføre besparelser, som supplement til evt. kommende effektiviseringer på det administrative område. Forslag til besparelserne på antal kontoelever har væres sendt i høring i de lokale MEDudvalg i administratioen. De indkomende høringssvar fremgår af bilag. Feriefondens betaling for udført arbejde af administrationen, har været behandlet i Feriefondens bestyrelse. Bestyrelsens bemærkninger fremgår af bilag. Der er desuden udarbejdet et notat vedr. det arbejde, som feriefonden fremover skal betale for. Indstilling Direktør Lars Clement indstiller, at høringssvarene tages til efterretning Sagen fremsendes til orientering til Økonomiudvalget. Direktionen udsætter behandling af sagen, til sag om Feriefonden har været til behandling i HMU.

14 Notat; forslag om serviceforringelse som følge af administrative besparelser; opkrævning af betalin g for administration fra de ansattes Feriefond.pdf Høringssvar vedr. reduktion i antallet af kontorelever Høringssvar feriefonden.pdf 92 Forandringsforslag til budget 2017 vedrørende en analyse af mulighederne for at r educere administrativt bureaukrati i kommunen Sagsnr.: G Denne sag er en drøftelse af et forandringsforslag til budget 2017 vedrørende reducering af administrativt bureaukrati i kommunen. Økonomiudvalget bad på det seneste møde den 20. april 2016 om, at der som et forslag til forandring i budget 2017 udarbejdes en analyse af mulighederne for at reducere administrativt bureaukrati i kommunen. Denne sag indeholder et forslag til en sådan forandring. Det er intentionen, at dette forslag indgår som en del af Økonomiudvalgets drøftelser af budget se også vedlagte bilag. Det er Økonomiudvalget, der igennem deres drøftelser af budget 2017 har taget initiativ til dette forslag til forandring. Kommunens Effektiviseringsstyregruppe har drøftet ønsket om forandringen og kan tilslutte sig en sådan analyse. Indstilling Økonomichefen indstiller, at forslaget oversendes til Økonomiudvalgets arbejde med forslag til forandringer i budget Direktionen vedtog at tiltræde indstillingen fra økonomichefen. Analyse af mulighederne for at reducerer administrativt bureaukrati i kommunen 93 Forandringsforslag til budget 2017; Forbedring af sagsbehandlingstider for lokalpla nlægning

15 Sagsnr.: A Økonomiudvalget har ønsket forslag til forandring vedr. bedring af sagsbehandlingstider for lokalplanlægning. Denne sag indeholder et forslag til en forandring af sagsbehandlingstider for lokalplanlægningen. Det er intentionen, at dette forslag indgår som en del af Økonomiudvalgets drøftelser af budget se også vedlagte bilag. Der er efter nogle år med afmatning igen godt gang i byggeriet i Skanderborg Kommune. Der er inden for de sidste 2 år modtaget anmodninger om lokalplanlægning pr. år. Et årsværk svarer til en produktion på ca. 3-4 lokalplaner afhængig af kompleksitet og omfang. Normeringen på planområdet svarer i dag til en produktion på ca lokalplaner pr. år. Ekstraordinære opgaver som f.eks. betjening af 17, stk. 4- udvalg, byudviklingsprojekter som følge af 17, stk. 4-udvalgenes arbejde, andre ønskede forandringer, revision af kommuneplanen med videre medfører lavere lokalplanproduktion. Der er på nuværende tidspunkt en venteliste på ca. 15 lokalplaner. Der er afvist 3 lokalplanønsker inden for det sidste år med begrundelse i ressourceknaphed (jf. Byrådets prioritering). Det vurderes, at med yderligere en lokalplanmedarbejder vil normeringen svare til det nuværende antal indkomne ønsker. Ved yderligere ansættelse af en midlertidig planmedarbejder i 4 år, vil den nuværende venteliste kunne afvikles over samme periode. Forslag til forandring: Sagsbehandlingstider vedr. lokalplanlægning skal afspejle Skanderborg Kommunes ønske om en effektiv og dynamisk sagsbehandling, og at Skanderborg Kommune ønsker at være attraktiv for investeringer i erhverv og bolig. Der afsættes kr. permanent samt desuden kr. i en fire årig periode. Indstilling Stabschefen for Kultur, Borger og Planlægning indstiller, at forslaget fremsendes til Økonomiudvalgets arbejde med forslag til forandringer i budget

16 Direktionen vedtog at tiltræde indstillingen fra stabschefen for Kultur, Borgere og Planlægning. Forandringsforslag_ forbedring af sagsbehandlingstider for lokalplanlægning 94 Forandringsforslag til budget 2017; Analyse af øget tværgående samarbejde omkri ng ydelser og indsatser Sagsnr.: G Denne sag er en drøftelse af et forandringsforslag til budget 2017 vedrørende en analyse af øget tværgående samarbejde omkring ydelser og indsatser. Økonomiudvalget bad på det seneste møde den 20. april 2016 om, at der som et forslag til forandring i budget 2017 udarbejdes en analyse af det økonomiske potentiale i en mere koordineret sagsbehandling på de sociale områder. Denne sag indeholder et forslag til en sådan forandring. Det er intentionen, at dette forslag indgår som en del af Økonomiudvalgets drøftelser af budget Det er Økonomiudvalget, der på deres drøftelser af budget 2017 har taget initiativ til dette forslag til forandring. Inspirationen til dette kommer som det fremgår af forslaget fra temamødet om effektiviseringer i Byrådet den 12. april Indstilling Økonomichefen indstiller, at forslaget oversendes til Økonomiudvalgets arbejde med forslag til forandringer i budget Direktionen vedtog at tiltræde indstillingen fra økonomichefen. Direktionen vedtog endvidere, at forslaget justeres således, at det gennemføres med ekstern bistand. Forandringsforslag om analyse af øget tværgående samarbejde om ydelser og indsatser 95 Forandringsforslag til budget 2017; Afdækning af interessen for, at Skanderborg Ko

17 mmune faciliterer en alternativ Byg- og Bo udstilling Sagsnr.: A Økonomiudvalget har ønsket en forandring vedrørende Afdækning af interessen for, at Skanderborg Kommune faciliteter en alternativ Byg- og Bo udstilling. Denne sag indeholder et forslag til en forandring af afdækning af interessen for, at Skanderborg Kommune faciliteter en alternativ Byg- og Bo udstilling. Det er intentionen, at dette forslag indgår som en del af Økonomiudvalgets drøftelser af budget se også vedlagte bilag. De årlige Byg- og Bo udstillinger er tilløbsstykker, hvor interesserede huskøbere får lejlighed til at møde en række typehusfirmaer, se, gå rundt i og spørge ind til hustyper, materialer, priser og så videre. Skanderborg Kommune har som de flest andre kommuner en række parcelhuskvarterer, som fremstår lidt utidssvarende og nedslidte. Det vurderes, at der er et stort potentiale i at skabe interesse for modernisering og eventuel fortætning og dermed værdiøgning af disse kvarterer. I samarbejde med Danske Byggeri Østjylland, ErhvervSkanderborg og lokale håndværkere afdækkes muligheden for udvikling af et koncept for fornyelse af parcelhuskvarterer, samt forslag til, hvorledes der kunne skabes et udstillingsområde for vellykket fornyelse til inspiration for investorer, håndværkere og ejere. Forslag til forandring: I samarbejde med Danske Byggeri Østjylland, ErhvervSkanderborg og lokale håndværkere afdækkes muligheden for udvikling af et koncept for fornyelse af ældre parcelhuskvarterer samt forslag til, hvorledes der kunne skabes et udstillingsområde for vellykket fornyelse til inspiration for investorer, håndværkere og ejere. Der afsættes kr. i Indstilling Stabschefen for Kultur, borger og planlægning indstiller, at forslaget oversendes til Økonomiudvalgets arbejde med forslag til forandringer i budget Direktionen vedtog at tiltræde indstillingen fra stabschefen for Kultur, borger og planlægning.

18 Forandringsforslag_ facilitering af alternativ Byg og Bo udstilling 96 Udkast til mødekalender for politiske møder Sagsnr.: P Mødeplan for de stående udvalg, Økonomiudvalget og Byrådet i 2017 forelægges til godkendelse. Med henblik på fastlæggelse af møder i de stående udvalg, Økonomiudvalget og Byrådet forelægges forslag til mødekalender for de politiske møder i Endvidere fremgår plan for direktions- og koncernledelsesmøder i Temamøder for Byrådet, udvalgenes dialogmøder, 4 årlige møder for udvalgsformændene og 2 årlige gruppeformandsmøder er ligeledes indarbejdet i forslaget til mødeplan. Møder i de stående udvalg er indarbejdet i mødeplanen efter samme princip som i 2016 med afholdelse af møder på tirsdage og torsdage - med undtagelse i uge 5, hvor der er Børn & Unge Topmøde. Møderne er så vidt muligt lagt i samme uge, så partierne har mulighed for at gennemgå begge dagsordener på deres gruppemøder. Møder i de stående udvalg er ligeledes indarbejdet, så de så vidt muligt ikke ligger dagen før udsendelse af dagsorden til Økonomiudvalget (af hensyn til videreførelse af sager fra de stående udvalg). Mandage er friholdt til arbejde i partigrupperne. Byplandagene er ikke endeligt fastlagt, men planlægges til enten den oktober 2017 (ny model) eller oktober 2017, hvis samme princip som øvrige år. Folkemøde Bornholm i 2017 finder sted i uge 24. De endelige datoer offentliggøres under Folkemødet Indstilling Sekretariatschefen indstiller, at direktionen godkender plan for møder i direktion og koncernledelse i 2017

19 at direktionen fremsender forslaget til fastlæggelse af de politiske møder i 2017 til godkendelse i de stående udvalg, Økonomiudvalget og Byrådet. Direktionen vedtog at godkende indstillingen fra sekretariatschefen. Direktionen vedtog følgende ændringer i mødekalenderen ift., at den politiske mødekalender justeres, så direktionensmøder og møder i koncernledelsen ikke fremgår. Der udarbejdes en særskilt administrativ kalender at dato for kommunalvalget samt dato for optælling, fintælling og konstiturende møde indarbejdes i mødekalenderen at økonomiudvalgets møde den 22. november flyttes til den 23. november 2017 på grund af kommunalvalg, og afløser temamødet i Byrådet at Byrådets temamøde i december benævnes reserveret til et eventuelt temamøde i Byrådet Mødekalenderen justeres inden fremsendelse til den politiske behandling af sagen. Udkast til mødekalender for politiske møder.pdf 97 Gensidig orientering om andre fora, direktionen deltager i Sagsnr.: P Der blev bl.a. orienteret om udvikling ift. arbejdet med det regionale arbejdsmarkedsråd set ift. Skanderborg Kommune samt kommende møde i turismeudvalget.

20 98 Eventuelt Sagsnr.: P Intet at bemærke.