Der lægges med denne sag op til en drøftelse af indholdet i DIA 2018 samt retænkning af kontrakt- og aftaleholderprocessen.

Transkript

1 Dagsorden Dato: :00:00 Udvalg: Direktionen Sted: Fælleden, lokale 1.Ø Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: P Dagsordenen blev godkendt. 184 DIA og kontrakter og aftaler for 2018 Sagsnr.: A Resume Der lægges med denne sag op til en drøftelse af indholdet i DIA 2018 samt kontrakt- og aftaleholderprocessen. Der er udarbejdet en supplerende sagsfremstilling samt vedhæftet udkast til DIA Sagsfremstilling Der lægges med denne sag op til en drøftelse af indholdet i DIA 2018 samt retænkning af kontrakt- og aftaleholderprocessen. Input til DIA samt kontrakt- og aftaleproces for 2018 har været drøftet i direktionen den 3. maj, 21. juni samt 17. august 2017 samt i koncernledelsen den 10. maj, 1. juni samt 14. august Emnet er også drøftet på kontraktholdermødet den 29. maj Der er til sagen vedhæftet en tidsplan for DIA og kontrakt-og aftaleholderprocessen. Indhold i DIA 2018 Forventning om, at alle kontrakter og aftaler tager farve af alle tre innovationsspor Form og indhold i DIA fastholdes dvs. fortsat 3 innovationsspor retning fastholdes, og der tilføjes supplerende fokusområder under hvert innovationsspor det skal fortsat være et fokus med langsigtede udviklingsindsatser selvom DIA er 1-årig kort og overskuelig form kort indledning med formål, indhold og forventninger til processen se ovenfor

2 hvert afsnit afsluttes med kort opsummering af forventninger til kontraktholder/aftaleholder. Indhold i de tre innovationsspor Fremtidens Folkestyre Vores relation til lokalsamfundets politisk valgte ledelse. I dette spor ligger bl.a. forpligtelsen for kontraktholderne til at fokusere på virkeliggørelse af Byrådets politikker og forandringer og formidle resultater af politikker og forandringer fortsat fokus på betjening af politikere og nye måder at arbejde på generel forventning om, at arbejde for aktiv deltagelse i lokaldemokratiet i alle dets former, - herunder at motivere en eventuel bestyrelse til at deltage aktivt i borgerrepræsentationen (fra bestyrelsesmedlem til borgerrepræsentant, - at arbejde for, at borgerne (unge, ældre og alle andre) motiveres i retning af at deltage aktivt i alle former for demokrati. Kommunen 3.0 Fortsat fokus på kerneopgaven og kernefagligheden i tråd med Kommunen 3.0 Forventning om at forbedringer/udviklingsmål er i tråd med de vedtagne politikker/kommunen 3.0's mestringstankegang Fokus på sprogbrug - både i forhold til borgerne og indbyrdes mellem os ansatte, jf. sag på direktionen den 13. juni 2017 samt koncernledelsesmøde den 14. august 2017 Udvikling af bedre borgermøder, jf. koncernledelsesmøde den 12. juni samt 14. august 2017 (Fremtidens Folkestyre?). Det Fælles Vi Selvstændige enheder, men også del af det store fællesskab Fortsat fokus på samarbejdet mellem enheder og fælles opgaveløsning, f.eks. i samme lokalområde eller inden for det faglige fællesskab Effektivisering i fællesskab Bæredygtigt arbejdsmiljø Fokus på overgange skabe sammenhæng og helhed Udvikling af arbejdskulturen på Fælleden. Indhold, form og proces for kontrakter og aftaler Forventning om at alle kontrakter og aftaler tager farve af alle tre innovationsspor I kontrakter og aftaler skal det kunne ses, hvilken betydning udviklingsmålet vil få for

3 borgerne (eller andre målgrupper, f.eks. medarbejderne) Kontrakter og aftaler skal have tydeligere spor af en ledelses- og partnerskabsproces ift. udvikling af udviklingsmålene og virkeliggørelse af målene. Den involverende proces er en konsekvens af, at ledelse ses som det at få andre med sig, og som konsekvens af Det Fælles Vi (partnerskaber med andre enheder) og Kommunen 3.0 (partnerskaber med dele af civilsamfundet og Fremtidens Folkestyre (partnerskaber med bestyrelser, råd og nævn - Borgerrepræsentationen) Der er friere formkrav til aftaler og kontrakter dokumentet skal afleveres på en pdf-fil til godkendelse. Det undersøges, i hvilket omfang det nuværende system kan understøtte dette Der er fortsat krav om, at kontrakter og aftaler skal synliggøre hvilke mål, der arbejdes med i 2018, og hvilke aktiviteter man forventer at igangsætte for at nå målet. Hvilken fremstillingsform der anvendes, kan der eksperimenteres med, så det bliver relevant og involverende formidling Fagsekretariaterne undersøtter kontraktholderne i udviklingen af mål som hidtil. Der kan bl.a. tilbydes workshops i oktober/november 2017, der understøtter kontraktudformningen og involvering samt skabelse af fælles mål på tværs. Opfølgning på kontrakter og aftaler samt DIAs innovationsspor Dialogmøder mellem kontraktholder og ansvarlig direktør afholdes i februar/marts Ud over direktør og fagchef udpeger kontraktholder selv 'et hold', der sammen med kontraktholderen deltager i dialogmødet. Dialogmøderne skal ses i et læringsperspektiv, hvor der skal være fokus på, hvilken effekt kontrakter og aftaler har haft og virkning for borgere. Til dialogmøderne medbringes baggrundsmateriale ift. sygefravær og andet relevant materiale. Opfølgning på innovationssporene kan ske ved, at direktører tager på fælles kontraktholdermøder i de faglige fællesskaber én gang årligt i august/september og drøfter status på udviklingsmål og innovationsspor efter behov. Det kan aftales særskilt. Koncernledelsen følger op på aftalemål hvert halve år eventuelt som en del af et miniseminar. Supplerende sagsfremstilling til direktionens møde den 6. september 2017 Der er udarbejdet et udkast til Direktionens Udviklingsramme for 2018 (tidligere kaldet DIA) på baggrund af tidligere drøftelser på kontraktholdermødet den 29. maj 2017 samt direktions- og koncernledelsesmøder. Udkast til Direktionens Udviklingsramme er vedhæftet. Der er til dagsordenspunktet også vedhæftet tidsplan, forslag til skabelon for aftalerne samt vejledning til udfyldelse af skabelon. Indstilling

4 Sekretariatschefen indstiller, at sagen drøftes. Direktionen drøftede sagen. Der udarbejdes ny sag til næste direktionsmøde, hvor de 3 udviklingsspor uddybes og ordliste overvejes. Direktionen, 17. august 2017, pkt. 166: Direktionen drøftede DIAs indhold og proces. Der udarbejdes et udkast til DIA på baggrund af sagsfremstillingen, hvor der lægges op til metodefrihed i fremstillingsformer, og hvor den nuværende skabelon fortsat benyttes. Direktionen, 21. juni 2017, pkt. 155: Direktionen drøftede sagen og vedtog, at formen og indhold i DIA fastholdes at indholdet i de 3 innovationsspor suppleres med: Fremtidens Folkestyre: fortsat fokus på udvikling fra borgerrepræsentant til bestyrelsesmedlem, og hvordan man kan understøtte denne udvikling som kontraktholder og hvad det betyder for rollen som kontraktholder eks. ved at gå fra indflydelse til inddragelse fortsat fokus på politikimplementering Kommunen 3.0: Fortsat folde kerneopgaven og kernefagligheden mere ud ift. kommunen 3.0 hvad betyder det, og hvad forventes? Udvikling af borgermøder Udvikling af kommunikation til og med borgere Udvikling af fællesskaber også lokalt Det Fælles Vi: Fokus på samarbejde på tværs af kontraktholderområder og aftaleholdere Fortsat Fokus på, at udvikle Det Fælles Vi er vigtigt. Der er stadig udviklingspotentiale - man er selvstændige enheder, men også del af et fællesskab Samarbejde kontraktholdere imellem ift. fælles mål, opgaver mv. Fokus på overgange skabe sammenhæng og helhed

5 Fokus på fælles opgaveløsning Udvikling af arbejdskulturen på Fælleden at der fortsat udvikles på kontrakt-og aftaleholderprocessen ift. sagsfremstillingen og ift.: kontrakternes indhold skal vise, hvorledes der arbejdes med de 3 innovationsspor, og hvorledes man har involveret MEDudvalg, medarbejdere, bestyrelser og andre før og efter kontrakterne er indgået dvs. i selve tilblivelsesprocessen og i implemteringen af indholdet at formen på kontakter og aftaler udvikles, så der eventuelt kan tænkes i andre kommunikationsformer at det fortsat overvejes om benævnelsen kontrakter og aftaler skal ændres at direktionen fastholder de årlige dialogmøder. Det kan aftales særskilt, hvis der halvårligt skal ske opfølgning at sagen drøftes i koncernledelsen og i koordineringsgruppen. PDF PDF PDF PDF UDKAST til Direktionens Udviklingsramme for 2018.docx Tidsplan for Skabelon for udviklingsaftale 2018 Vejledning for aftaleholdere - aftalen og den digitale platform 185 Forslag til program for kontraktholdermøde den 24. oktober 2017 Sagsnr.: A Resume I denne sag fremlægges forslag til program for release af Direktionens Udviklingsramme for Mødet afholdes den 24. oktober Sagsfremstilling Der afholdes release af Direktionens Udviklingsramme den 24. oktober 2017 fra kl ca Fra kl til er der fælles aftensmad. Mødet afholdes i Byrådssalen på Fælleden. Forslag til program fremgår nedenfor.

6 Tidsramme Program Ansvarlig bemærkninger Præsentation af programmet - Kl Velkommen v. Release af Direktionens LB (5 min.) Lisbeth Binderup Udviklingsramme og opstart på proces med aftalerne Kl (40 min.) Direktionens Udviklingsramme 2018 LB Nyt navn og nye klæder hvad vil vi med Direktionens Udviklingsramme de 3 udviklingsspor - hvad indeholder de? forventninger til udviklingsaftaler: de 3 spor skal forme og farve udviklingstiltag tilblivelse i partnerskab med andre fælles udviklingsmål på tværs betydning for borgerne dialogmøder med direktionen -gerne med partnerskaberne Kl Pause kaffe, kage, frugt Kl Indledning til arbejdet i partnerskaber og udvikling af fælles udviklingstiltag på tværs af faglige Direktør fællesskaber med udgangspunkt i det fælles vi og Kommunen 3.0 v. direktør Kort indledning med baggrund i Direktionens Udviklingsramme 2-3 eksempler på projekter, som er gennemført i partnerskab med andre. Det er de decentrale aftaleholdere, der holder oplæg

7 Kl (ca min. pr. oplæg) Erfaringer og ideer til at arbejde i partnerskaber med andre v. 2-3 aftaleholdere Eksempler indhentes men kunne være (idéerne er ikke afstemt med mulige oplægsholdere): Naturfællesskabsprojekt - opkvalificering af naturfagskompetencer på tværs af flere skoler Åben skole - samarbejde med lokal virksomhed og skole babyrytmik og ældrepleje - samarbejde ml. dagpleje og ældrecenter Bæredygtighed i børnehøjde - samarbejde ml. Miljø og Teknik og dagtilbud Proces kunne være: (30 min.) Fælles proces, der understøtter idégenering og udvikling af mål på tværs af faglige fællesskaber direktør indleder og styre proces 3 former 3-6 borde med overskrifter fra de 3 udviklingsspor - man går hen til bordene og kommer med sin idé til et udviklingsmål - så kan man koble sig på hinandens idéer eller giver input speed-dating koncept - hvor man sidder på række. Den ene række lytter og giver sparring - den anden række kommer med idéer til, hvad man har tænkt sig af udviklingsmål på eget område. Der roteres efter 3 min. De enkelte fag-og stabschefer går i grupperum med aftaleholderne for at drøfte fælles rammer for og tilrettelæggelse af arbejdet med udviklingsmålene:

8 Kl (1 time) Opstart på aftaleproces 2018 i faglige fællesskaber - rammer for proces og opstart Fagchef + aftaleholdere for Børn og Unge Fagchef + aftaleholdere for Ældre og Handicap Fagchef + aftaleholdere for Miljø og teknik Stabschef for kultur, borgere og planlægning + aftaleholdere Stabschef for byrådssekretariatet + Fælleden stabschef for Økonomi, og personale og HR - evt. sammen med andre fagchef for sundhed og beskæftigelse Kl Afslutning og fælles aftensmad Direktion går rundt til de enkelte drøftelser og giver input Indstilling Sekretariatschefen indstiller, at forslag til program for release af Direktionens Udviklingsramme drøftes. Fraværende: Lone Rasmussen Direktionen drøftede programmet. Der fremkom bemærkninger til fordelingen mellem direktørerne. Der arbejdes videre med programmet, som behandles igen på et kommende møde. 186 Kunstværk til vielseslokalet på Fælleden Sagsnr.: A Resume

9 Med denne sag bedes direktionen godkende indkøb af kunstværk til vielseslokalet på baggrund af anbefalinger fra Kunstråd Skanderborg. Sagsfremstilling Som en del af afhændelsen af kunsten fra de tidligere administrationscentre og rådhus ved indflytning til Fælleden blev følgende besluttet: "at eventuelle øvrige indtægter fra salg af kunstværker anvendes til køb af kunst til vielseslokalet på Fælleden" jf. Økonomiudvalgets møde den 28. september På Byrådets møde den 26. april 2017 blev det yderligere besluttet, at der afsættes kr. til indkøb af kunst til vielseslokalet, og at Kunstråd Skanderborg inddrages i valget af kunstværk. Kunsten skal kunne flyttes, så multianvendeligheden jf. visionen for Fælleden fastholdes samt være i tråd med den arkitektoniske linje. Kunstråd Skanderborg har nu anbefalet et kunstværk - se vedhæftede. Kunstrådet anbefaler, at Inka Sigels maleri Herkunft indkøbes som udsmykning til vielseslokalet. Finansieringen af kunstværket afholdes indenfor det afsatte beløb til udsmykning på Fælleden. Det vurderes, at kunstværket er i tråd med den arkitektoniske linje. Der gøres opmærksom på, at værket placeres i vielseslokalet, som iøvrigt byttes rundt med den nuværende politikerlounge, for at skabe en mere optimal og stemningsgivende atmosfære i lokalerne. Indstilling Driftschefen for Fælleden indstiller, at Kunstråd Skanderborgs anbefaling af indkøb af kunstværk til vielseslokalet godkendes. Fraværende: Lone Rasmussen Direktionen vedtog at godkende Kunstråd Skanderborgs anbefaling af indkøb af kunstværk. PDF Kunstråd Skanderborgs anbefaling af kunstværk til Vielseslokalet 187 Lukket punkt Lukket 188 Lukket punkt Lukket 189 Gensidig orientering

10 Sagsnr.: P Fraværende: Lone Rasmussen. Direktionen drøftede emner til Byrådets temamøder og HMU møde. 190 Eventuelt Sagsnr.: P Fraværende: Lone Rasmussen. Intet at bemærke.