Referat af Bestyrelsesmøde d 18 maj 2015 kl i BS lokalet v3

Transkript

1 Referat af Bestyrelsesmøde d 18 maj 2015 kl i BS lokalet v3 1 Godkendelse Dagsorden godkendt som udsendt af Luc Luc: tilføjelse: Evaluering af Udlån af Klublokaler til Freja Husk at sende evt. forslag til drøftelser og kort orientering til BS inden mødet. Tilstedeværende: Alle minus Palle Per på BS mail listen Michael (done) 2 Referat Referat af sidste BS møde d 19 marts godkendt 3 Post og anden orientering Luc input fremsendt før mødet (se nederst i referatet) 4 Udvalg 4.1 Junior / Jolle (Per). Per: 1. Møde afholdt for 2-3 uger siden hvor man gik igennem tingene og div. ting blev gennemgået, forsikring på Yngling er nu i orden (ansvar). 2. Forsikring. Vigtigt at alle der bruger klubbens både/ grej, skal være medlemmer mm. Derfor skal man have mulighed for dagmedlemsskab/ gæstemedlemsskab et dagskort skal registreres. PNA: f.eks. kursister til sejlerskolen er der en liste over der vedligeholdes af Hans Jørgen. Det samme for SUP. Luc: Det vigtige er en logbog over hvem der får gæstemedlemsskab/ evt. dagskort F.eks. en løst tilknyttet forælder må ikke sejle med klubbens materiel. 4.2 Huset (Christian) Christian: 1. Vedligeholdelsesplan for øl og vand automat er lavet. Lagerlister på depotet (de tunge og dyre ting, øl, vand, kaffe mm) plus liste over vedligehold af huset. Styres og bruges af havnefoged. 2. Udendørs. Peder og Christian var igennem udenoms arealer hvad skal laves liste vil blive lavet.

2 3. Nøgler? For mange A nøgler i omløb. Derfor skal vi have nye A-Nøgler. Opgradering af låsesystem. Tilbud på kr. Måske noget til næste møde. Alternativ kr hvis både kort og A-Nøgle. 4.3 Sejlerskole (Hans Jørgen) Hans Jørgen: 1. Duelighedsprøve. Der var stk. igennem. Undervisning var rigtig god. Planlagt at bruge samme underviser fremover. 2. Luc: Hvad gør vi med gæstemedlemsskab? 3. Diskussion af hvad gør vi mht. medlemskab? 4. Konklusion: Man skal være medlem (ordinært eller gæstemedlem). Selve sejlerskolen koster Gæstemedlemsskab vedr. kurser gælder kun alm adgang til klubben m.m. i kursusperioden, ikke andre aktiviteter. 5. Prislisten. Peder opdaterer prislisten med sejlerskolen og betingelser for gæstemedlemsskab 6. God tilslutning! Men der er nogle der springer fra og så skal der hentes ind fra reservelisten og flere har naturligt nok fundet alternativer. Næste år skal vi have et depositum ved tilmelding for at sikre at man ikke falder fra før opstart. 4.4 Sejladsudvalg (Søren) Søren: 1. Onsdagssejlads er startet og det kører OK, om end diskussion af regler 2. Målerbrev på Mille (skolebåden) afventer 4.5 Aktivitetsudvalg (Sonja) Sonja: 1. Standerhejsning var velbesøgt og godt med frokost som omdrejningspunkt. 2. Problem med tilmelding nogen bliver væk men der kommer så andre til. 3. Luc: Skal vi over til forhåndsbetaling? Diskussion, men ikke nemt - udsættes 4. Sct. Hans aften. Båltale svært at finde nogen 5. Skrab. Giver et lille overskud. 30 lodder er blevet væk, Sonja ved hvordan. 6. Hans Jørgen: arrangement ved Standerhejsning: giver det overskud? Øl og vand ja. Mad nej, løber rundt. Luc: vigtigt med aktiviteter fremfor overskud 7. Luc: Oprydning på bålpladsen: Sonja spørger Gunnar mht. plads og Ib mht. hjælp 4.6 Havnen (Palle) Palle er fraværende, Luc fremlagde: 1. Oprydning. Husk oprydning på havnen, bl.a. på moler ud til fjorden vi skal selv rydde op, det er ikke et ANF anliggende 2. Peder: Der mangler strøm på LP 4 3. Christian: EL udtag på broerne er ANF- Nogle gl el tavler sidder løse i de gamle kasser

3 4. Landpladser. Husk oprydning på landpladsen efter søsætning meget står der fortsat. Skal vi gøre noget ved det? Christian: skal der udleveres en sæk til oprydning? Vi skal have et system? Skal med på medlemsmøde der er en udfordring. Ofte er det også blandet sammen, f.eks. maling m.m. med det resultat at havnefogeden skal sortere det! 5. Oprydningsdag. Kun 8 medlemmer+4 BS-medlemmer til oprydningsdagen meget affald blev samlet sammen annoncering skal være bedre, mere synlig og i god tid! 6. Bro 9. Bådstørrelse og længde på slingers skal passe sammen. Vi skal have det strammet op idet det koster klubben penge at leje for store pladser ud! 7. Luc: Blå flag-administrationen er en pestilens, vi dropper det fremover? Tages op i Skilte. Generelt mangler der skilte, f.eks. for miljøstation Palle. Luc rykker ANF for skiltemanual. Haster! 4.7 Kasserer (Peder) Peder: 1. Regnskab generelt OK. Evt. kommentarer til Peder inden for 3 dage 2. Restancer. Ordet restancer er udgået af ordbogen vi har ingen restanter 3. Traveliften har haft meget lave udgifter i år til dato 4.8 Formand (Luc) Luc (ud over det fremsendte): 1. Sejlunionen og FLID (Foreningen af Lystbådehavne i Danmark) har nu lavet en 8 MDKK kampagne for bredden. Danske tursejlere er ved at overtage. FLID har lavet havneguiden.dk. ANF er medlem af FLID. Projekt i gang med Vild med Vand, skal køre næste år (2016). Skal vurderes efter sommerferie. Måske åben havn? 2. Det er dyrt at være en del af Dansk Sejlunion betaler vi kr / år. For flid er det ca kr, men vi er måske automatisk medlem via ANF? 4.9 Sekretær / WEB (Michael) Michael: 1. Ny hjemmeside, afventer PR udvalg og Luc fremhæver det er svært at finde nogen til PR udvalget. Lidt diskussion og (som vanligt) blev fremhævet forskellige eksisterende klubbers hjemmesiden. Beslutning: Hans Jørgen, Luc og Michael sætter sig sammen nogle timer og prøver at finde pasende layout. Peder fremhæver KDY, Limfjorden og Dansk Sejlunion. Evt. Lemvig og Løgstør er også fornuftig. Mødet skal være inden 7. juni. Og gerne fra Opdatering af gammel hjemmeside stille og roligt 3. Booking (under PNA) 4. Ferieplan følger snarest via mail gerne snarest muligt 5 ANF Luc redegjorde for status

4 Næste møde den kort BS- møde og derefter forhandlingsmøde, kommunen deltager. 6 Drøftelser beslutninger: 6.1 Nye haller dispensation fra lokalplanen- ny placering LG Luc redegjorde for nyeste forslag med placering vest for røde haller, som kommunen har anvist som den eneste option. Kan sikkert håndteres via ansøgning og dispensation og klubben skal have en hal for truck mm. Det hele skal være efter AS krav omkring vedtægter mm. Luc m.fl. går videre med projekt- gruppen 6.2 Medlemsmødet 28. maj 2015 Dagsorden bør endelig fastlægges, men punktet startede også en diskussion omkring haller og medlemmer generelt. Ingen tvivl om at der er stor frustration i bestyrelsen over det her med frivilligt administration for en stor sejlklub, og der går rigtigt meget tid med havneadministration og et højtråbende mindretal. Diskussion: 1. Vi bør have en ordstyrer på medlemsmødet vi vælger på dagen Det skal være en neutral person og dermed ikke en fra BS 2. Dagsorden som i oplæg (hjemmeside: 3. Bemærk specielt punkt 4: BS medlemmer bruger mange timer på det her måske vi skal have en lønnet administration på havnedelen? 4. Arbejdet der sker i bestyrelsen er for ALLE medlemmer og det gøres ikke for at genere nogen. F.eks. regelsæt er jo for at kunne behandle alle ens Dette punkt på dagsorden er væsentligt! 5. Specielt halejerne er vanskelige sidder på nogle goder, som man ikke vil dele med andre, f.eks. det med flere haller til samme medlem. Vi skal have formaliseret dette! 6. Ingen sammenhæng imellem bestyrelsesarbejdet og den utak det giver. Alternativet skal fremlægges på medlemsmødet, herunder budget! 7. Aalborg Sejlklub er anderledes, fordi vi har selve havneadministrationen (via ANF), modsat mange andre, hvor det er en kommunal havn, hvor det ikke er klubben der styrer havnen. F.eks. Egå havn har 5 mand fast ansat. Men dette vil selvfølgelig også medføre en væsentlig stigning i pladslejen m.m. 8. Sonja fremhæver at der er risiko for flere klubber i klubben f.eks. hal / ikke hal 9. Vi er BS for 400 medlemmer og det er p.t. ca. 80 (husejere) vi nu slås med! 10. Enighed om alt for meget brok og klynk mangler hjælp fra medlemmer og det er kun enkelte der tilbyder deres assistance. Vi skal finde ud af om det kun er de ca 80 hus- ejere eller samtlige 400 medlemmer der er utilfredse? 11. Vigtigt med debat hvor ALLE kan udtale sig

5 Vi gør følgende: 1. Luc laver oplæg til debat 2. Kaffe og kage fremfor øl og vand. Sonja sikrer det. 3. Bordopstilling, hovedlokale og undervisning. Vi regner med ca 90 deltagere 4. Vi sender referat mm. efter mødet både på hjemmeside og som (mange vigtige informationer skal ud inden ferien). 6.3 Vedtægtsudvalget udkast til brugsaftaler (udsendt) PNA Der er afholdt møde om brug aftale med Jollehusene, kommende møder mad medlemmer i øvrige foreninger, hver for sig inden samlet afslutning med alle foreningsbestyrelser. de 6.4 Klubpolitiske tiltag vedrørende andelsforeninger udkast LG Peder og Luc har udsendt oplæg omkring vedtægtsændring til AS. Vigtigt at det ikke er med tilbagevirkende kraft, dog skæringsdag for nye projekter pr. 01 jan Vedtaget (og vedlagt). Peder sender endeligt til Michael (og alle i bestyrelsen) og det vedlægges referatet. 6.5 Junior/Jolleudvalget reorganisering Yngling / medlemssag- PM Diskussion: 1. Yngling. Gunnar ville leje den ud og så er der en træner der hopper på og nu er den på vandet. Det er godt! Men de unge som sejler i den er desværre ikke medlemmer og det giver et problem vi skal have det løst. De mener selv at de har betalt kontingent og dermed er dækket ind. Beslutning: De tre får konverteret gæstemedlemskabet til ungdomsmedlemmer (indmeldes uden indskud) og den sidste skal melde sig ind og betale som ungdomsmedlem uden indskud (kompensation for istandsættelse af båden). 2. Derudover skal vi stille krav at min 1 af dem kan være bådfører / kan sejle og det styrer Junior / jolleleder 3. Fremover skal vi være lidt skarpere på hvad gæstemedlemsskab omfatter. 4. Per håndterer det fremover 5. Hans Jørgen fremhæver at det normalt er kalenderåret der gælder for et (gæste) medlemskab det er svært når det starter i oktober. 6.6 Havn: renovering af mastekran tidsplan, varsel m.m. Materiale osv. er klar, men kranen er så lukket i min 2 dage. Forslag om midt juni eller senere. aht. brugere. Skal annonceres på nettet når kranen lukkes. Liften kører ikke fra d 26. juni 20. juli 2015 pga. ferie for havnefoged (ingen afløser).

6 Michael / Peder: P pladsen mod øst er fyldt med vogne fra den store fælleshal de skal fjernes snarest.( oprydningsdag den ). Der henvises til det rev Landpladsreglement af maj Kasserer: Div ting: a. Forsikringsskade PNA informerede om det. Special båd gav problemer, kræver ekstra tilbehør til vores std. Stativ. Skaden er anmeldt til forsikring, taksator besigtiger den b. Brug af Winkas / uddannelse? PNA demonstrerer efter mødet c. Leasingkontrakt, ny ramme på kr.- vi mangler ca. 70 stativer d. Bookingsystem / Winkas. Vi dropper Winkas, de vil ikke love at lave det vi skal bruge. Vi kan ikke bruge det til optagning og isætning af både. Vi vil bruge Gecko booking som også bruges af Egå. Link via vores egen hjemmeside. Det er 1200 dyrere / år. Også f.eks. booking af onsdags sejlads. Peder og Michael har opgaven. Det skal virke fra og med optagning til efteråret. Data kan overføres fra Winkas til Gecho e. Nøglesystem. Det kommer til at koste kr at ændre det. Måske fordel med el-låse altså dem vi har. Der skal findes en fælles løsning for A og B nøgler. Action: PNA / CG 6.8 Aktivitetsleder: SUP-udlån Sonja: kr for hel sæson lån for et bræt,sonja vil arbejde på booking- dagleje :20 kr 2. Per og Sonja koordinerer mht. SUP og opbevaring i Jollehuset 3. Måske instruktør problem er der nok? 6.9 Handicapudvalget: kaskoforsikring af både ved kapsejlads? Vi fastholder at bådene kun ansvarsforsikres. Det vil koste et par tusinde ekstra for kasko, dette forelægges for Idræts Handicap Foreningen/Handicap- udvalget 6.10 Sekretær- opgradering af hjemmesiden Udvalg bestående af Luc, Hans Jørgen og Michael for at finde konsensus. Michael foreslår et par dage fra ca Bookingsystem ledsagerbåde Måske en tavle i skuret eller en logbog i lederrummet? Per foreslår noget? Check mht. RIB både

7 6.12 Jollehuse byggeri: lån af handicap toilet og del af klublokale ifm. Teknisk Skole assistance. Luc: OK. Bestyrelsen kræver dog daglig renghold pga andre brugere i klubben. Forslag om bytning af ydelse vedr. optegning af et skilt (GMJ) Ferieplanen vagter Næste møde pga ferieplanen. 7 Eventuelt Div: 1. Christian: Evaluering af udlån af lokaler til Freja : problemer med lås / nøgler. Ikke som aftalt. Rengøring ok 2. Landpladsreglement skal ajourføres. 3. Åbning af gæsteafsnit: sker nu 4. Peder: wifi på havnen? Der skal 5-6 støttepunktertil og det vil koste kr plus moms og kr om året plus moms. Søren checker en evt. lavere pris? 8 Næste møde 04 juni kl 1800 Luc: Orientering fremsendt inden mødet: Hej alle, hermed lidt opsamling siden sidst: 1. SparNord Fonden ansøgning om støtte til H-både og SUP ( ): afventer svar fra kommunen vedr. evt. tilskud. Ansøgning sendes snarest (dead-line i maj?) 2. Junior-Jolleområdet: Per overtager som bestyrelsens repræsentant. Jan Skall Sørensen er frivilligt koordinator- møde afholdt med forældrerepræsentant (Anne), trænernes repræsentant (Christian), koordinator(js), bestyrelsen (PNA, PM, LG ). Enighed om at der skal styr på tilmeldinger, bådoplag, bådudlån, medlemsskaber, kommunikation m.m. Indtægter går ubeskåret til afdelingen, dog skal budget overholdes (indtægter / udgifter i balance rapporter til JS). Budget udleveret. Opfølgning: PM, JS, PNA 3. Ægir regatta den 20. juni kl 12-14: trænerne bemander 2 RIB og laver direkte aftaler med Ægir. Benzinudgift/indtægt fra sejladsen dækkes af Junior/Jolleafdelingen. 4. DS-FLID: projekt Vild med Vand vi afventer, evt. Åben Havn i 2016?? 5. Blå Flag: spørgeskema og billeder indsendt masser af arbejde! Afventer flaget som kommer ultimo maj. 6. Redningsudstyr: redningspost ved bro 4 mangler stang med krog. Action: PK

8 7. Miljøstation / affald: mangler henvisningsskilte på havnen + opslag uden på Miljøstationen. LG rykker ANF for skiltemanual!! 8. Overdækning grillplads: materialer indkøbt ex jordankre, sejl bestilt (leveringsdato??). Action CG LG?? 9. Arbejdsdag den 07 maj : kun 8 medlemmer + 4 BS-medlemmer deltog konklusion: savner bedre annoncering! 10. Krabbeanlæg flyttet og afmærket med reflekser. 11. Støj fra mast ved bro7: der arbejdes på en løsning samen med bådejeren. 12. Frivillige: supplerende hold til ad-hoc opgaver, løbende over året (for dem som ikke kan deltage i en hel sæson)? Hvem tager initiativet? Venlig hilsen AS-formand Luc Ghysels