Referat af Bestyrelsesmøde d 23 april 2015 kl i BS lokalet v3.

Transkript

1 Referat af Bestyrelsesmøde d 23 april 2015 kl i BS lokalet v3. Referat fra d 19 marts 2015 godkendt Husk alle at sende status til bestyrelsen inden mødet 1 Konstituering Konstituering fortsat fra sidste møde 1. Morten stopper i BS. Derfor skal konstituering lige have en runde mere. Vi beder Morten komme med en kort redegørelse som vi kan offentligøre. Hans Jørgen 2. Suppleant indkaldes som erstatning, men først klar om en uges tid. Per Madsen. 3. Per Madsen træder ind som sidste suppleant. Luc har talt med ham og han vil gerne overtage kontakt imellem BS og Junior/ Jolle afdelingen. Luc og Peder hjælper lidt i gang også mht. økonomi budget mm. Der indkaldes til et møde med Koordinator og trænerne. 4. Trænerne vil gerne selv køre sagerne, men de skal have en reference ind i BS. Der skal en afklaring til. Jan Skall Sørensen vil gerne hjælpe påtage sig koordinator- rollen, han har selv børn i klubben. 5. Aktivitetsleder køber øl, vand osv. ind. 6. Husinspektør tager sig af automat, incl. afklaring med havnefoged af daglig drift. 7. Hans Jørgen fastholder handicap området 2 Indkommen post Luc: 1. Blå Flag: alle havne bliver interviewet vedr. manglende oplysninger, har viderestillet til Peder, som kigger på supplerende oplysninger 2. Ægir roklubben - afholder regatta d 20 juni 2015 fra , hvor de forespørger på, om vi kan vi deltage med grej og folk. Ingen i BS kan de fleste er på ferie. Det kræver 2 mand. Måske trænerne kunne gøre det? Men det skal nok koste løn. Luc checker med trænerne og arrangørerne. 3. Cruising skibe anløber havnen. Vi har fået en forespørgsel om vi vil indgå i noget eskadre sejlads. Vi har ikke kapacitet. 4. SIFA indbydelse til repræsentantskabs møde. Nogen der vil? Måske Luc deltager, 04/05 5. SUP deltagelse i Tallship med stand, således at deltagere kan prøve SUP. Sonja kigger på det. Det vil blive betalt kr. Søren fremhæver at der måske er andre muligheder, hvor Telenord også er aktiv i arrangementet. Action : Sonja 6. Vestre Bådelaug har 100 år jubilæum, Hans Jørgen og Peder. De medbringer gave plus en AS stander. Hans Jørgen køber gaven

2 3 Beretning 3.1 Havn Palle: 1. Går godt med ny havnefoged! 2. Frist for at fjerne gamle stativer og bestilling af nyt stativ er annonceres! 3. D 7 maj 2015 vi har arbejdsdag noget skal på nettet. Michael/Palle 4. Arbejdsdag start kl og der er pølser bagefter 5. Møde med ANF, Palle og Kim nåede ikke til mødet. Se referat fra ANF 3.2 Huset Christian: 1. En onsdag tilbage, så er vi færdige med de arbejdsfri i denne omgang. Div. ting forsøges klaret inden sommerferien. 2. Kim har endnu ikke været involveret i klubhuset, men bliver det her efter søsætning -sæson er ovre 3. Hjertestarter skal tilmeldes Christian. Noget på nettet Christian Michael. Er placeret indendørs ved Gæstesejlerindgang (døgnåben i sæsonen). 3.3 Undervisning Hans Jørgen: 1. Duelighedsprøve- teoriundervisning kørt igennem, alle bestod stor ros til underviser Andreas fra de 19 deltagere 2. Lån af båd til den praktiske del husk booking, Rydsjollen anvendes. 3. Vi starter et hold mere op til vinteren Andreas vil gerne gentage det. 4. Sejlerskolen Forrige onsdag startet op med rekord tilslutning, dog enkelte frafald, vi tager lidt fra ventelisten. Fortsat lang venteliste. 5. Vi har fået nogle nye som instruktører. Vi mangler nogle enkelte dage, men Hans Jørgen regner med at Michael som vanligt er klar til at tage enkelte dage og det er han. 6. Handicap udvalg mm. kører rimeligt autonomt, bådene er forårsklart gjort og i vandet 7. Luc fremhævede at han fik en henvendelse fra en 21 årig der gerne vil lære at sejle, kan vi gøre noget her? Evt opstart i mini-12 og senere på Sejlerskolen. 8. Et hold fra Sejlerskolen deltager i onsdagssejladser i skolebåden, 9. Skolebåden mangler at blive målt, Action: Hans Jørgen 3.4 Sejlads Søren:

3 1. Trim sejlads via Elvstrøm på programmet stort fremmøde til teori- delen og det var rigtigt godt siger deltagerne. Praktik på vandet sker d 9 maj fra morgenstunden. Min tilmelding er 10 både og der er pt Onsdagssejladserne starter 07 maj. Skippermøde næste onsdag 3.5 Aktivitetsleder Sonja: 1. Fredagsspisning er slut for denne sæson og fredagsbaren slutter 24 april 2. Som del af forårsklargøring var arrangeret 2 x frokost meget sjovt givet overskud. Mange deltagere og flere som ikke deltager i så meget andet deltagere / gang. Måske også til efteråret? 3. Generelt god tilfredshed med arrangementerne 4. Steen har lavet krabbe- kravlegård nu mangler vi bare nogle krabber 5. Standerhejsning. Nu 58 deltagere til buffet. Der kommer en ekstern foredragsholder til selve standerhejsningen kl SUP. Søren er instruktør og vi har en afløser klar også. 7. SUP: personligt lån mod betaling vil kræve en løsning, Søren fremhæver at det ligner en roklub ordning og dermed først til mølle. Dog kan de ikke bruges til individuel sejlads i den fælles undervisningstid booking påkrævet 8. Peder: Sonja kom med et oplæg om SUP vedr. økonomi (kursus, leje mmm ) Der var spørgsmål, om man kunne få informationer hurtige ud til medlemmerne bl.a. via vores hjemmeside. Michael svarede at generelt har Sonja selv adgang til at lægge noget på, men der er tekniske problemer der gør at fil upload ikke virker og det hele blev så yderligere kompliceret af e- mail problem med Sonja s gamle . Begge dele kommer på plads snart 3.6 Kasserer Peder: 1. Winkas (administrations system) er oppe at køre igen vi fik ikke meget hjælp fra dem, men vi kan nu gennemføre årsafslutning 2. Udestående på kr og har over 1 Mill kr i kassen. Dette betragtes som særdeles tilfredsstillende 3.7 Sekretær / WEB: Michael: 1. AS data på Dansk Sejlunion skal igennem opdatering Michael har fået login Michael retter så også! 2. Møde med Winkas ang. booking deres holdbooking er et standard modul og sandsynligvis klar til brug. Deres kapacitets booking er helt nyt og ikke færdigt vi kan ikke anvende det, f.eks. for huset, for søsætning mm. 3. Hjemmeside under udvikling. Oplæg til lay-out laves af PR-udvalget, haster

4 4 ANF Luc og Peder: 1. Et par møder afholdt (Kontaktpersoner og bestyrelsesmøde- se ANF-hjemmeside for referater) 2. D 16. april 2015 blev afholdt bestyrelsesmøde som Peder deltog. Deltagelse fra kommunen, stille og roligt møde. 3. Genforhandling på vedtægter og det bliver d 21. maj 2015, hvor man holder kort BS møde først og dernæst forhandling. Kommunens mand deltager i disse møder også 4. Luc sender ref. Fra bestyrelsesmøde rundt 5. Luc og Peder tager forhandlingen den 21.05, fremsender vores oplæg til øvrige klubber inden. 6. ANF har likviditetsproblem og derfor har alle klubber indbetalt anden del af blok lejen 5 Drøftelser / beslutning 5.1 Støj fra master Luc og BS har modtaget en klage over støj fra master: 1. Nok primært fra den store mast på en af bådene i vandet. Vi indkalder ejeren til et lille møde for at finde en løsning. Luc og Palle / Peder 2. Master på land. Vi flytter rundt til næste år, så både med mast ikke placeres på arealer nærmest boligerne. 5.2 Kasserer Peder: 1. Budget gennemgang med de nye i BS. Christian og Per får en gennemgang plus Jan Skall (ny koordinator for Junior og jolle afdeling) 2. Mail korrespondance. Vi skal have en ordentlig tone specielt når det er uden for BS, f.eks. havnefoged. Og dette inkluderer også til møderne. Luc fremhæver at BS beslutninger er kollektive, dvs. fælles ansvar og vi står ALLE bag dem. Dette er der også helt enighed om. Generelt er der 100 % enighed om den linje vi kører i bestyrelsen. 3. Booking system. Der er to ting vi skal bruge i klubben: a. Holdbooking. Dvs. så det er muligt at etablere events og koble hold på disse events, hvor man så kan melde sig til. F.eks. kunne det bruges til standerhejsning, hvor eventen er standerhejsning og holdet er alle klubbens medlemmer, der så kan melde sig til morgenmad, frokost osv. Winkas holdbooking virker i orden og Sonja vil gerne prøve det af i forbindelse med SUP. Onsdags sejlads kunne potentielt være en mulighed også? b. Ressource booking. Dette er booking, hvor enkelt medlemmer ønsker at booke ressourcer i klubben, f.eks. et lokale i klubhuset eller f.eks. bådisætning. Denne del var vi nogle fra AS der var oppe og se hos Winkas og konklusionen er, at der mangler noget omkring fortrydelsesret inden for en tidsfrist for overhovedet at kunne bruge det. Michael: Som professionel opfatter jeg denne del af Winkas løsningen

5 som et modul de stadig har under overvejelse, og så lader de dem der vil bruge det om at afprøve div. prototyper. Dette vil derfor være alt for usikkert at bruge det nu i AS. Måske skal vi have to adskilte systemer? Peder og Michael kigger på det og evt. en snak med Egå der bruger et andet system. 4. Betaling via hjemmeside. Ikke på endnu skal nok kobles til ressource booking 5. Forsikring. Alle der gør noget på havnen, sejler både mm. skal være medlem af AS. Husk at dette altid gælder. Dagsmedlemsskab, f.eks. 20 kr. for intro mm. Hvordan med forsikring på SUP, hvis det lånes / mistes: evt. depositum for at leje brættet? 5.3 Formand Luc har to ting: 1. Havnefoged er godt booket op her i båd isætnings sæsonen, så der sker ikke så meget andet fra hans side. 2. Serviceniveau på havnen: Luc fortæller om hvad vi har gjort og hvad der er sket i Påsken, og er noget uforstående over for den støj der var i løbet af Påsken. Det medførte en større diskussion, hvor der generelt var meget stor tilslutning til linjen, nedenstående er hovedpunkter og konklusioner fra diskussionen Diskussion af støj, fakta og Linjen: Generelt tror vi i BS at langt de fleste medlemmer i AS er tilfredse med linjen i BS; altså at det her er frivilligt arbejde uden løn ( lav pris og kontingent ), at alle behandles lige og man kan ikke komme igennem med vennetjenester, men: 1. Der er enkelte medlemmer der notorisk er utilfredse og som støjer, stiller urimelige krav 2. Der er selvfølgelig forståelse for at medlemmer skal høres og hver gang der er noget konkret tager Luc og Peder eller Palle fat i sagerne og i næsten alle tilfælde er der meget lidt at komme efter 3. Lige nu er der åbenbart utilfredshed med, at man ikke kan få sin båd i vandet når man er klar til det altså krav om noget der ligner en 24/7 service 4. Fakta er blot noget helt andet: Vi har i AS vi langt større fleksibilitet for bådisætning end alle andre klubber vi kender til, vi tilbyder isætning alle hverdage fra samt 5 lørdage her i foråret plus mandage helt til kl og generelt er vores havnefoged meget fleksibel. Vi er ikke vidende om andre klubber der bare kommer i nærheden af denne service, det tætteste er nok Egå, der har 4 lørdage men også næsten dobbelt så stor. 5. Fakta er også at langt de fleste havne i nærområdet har kun få muligheder for isætning, f.eks. har Egense 2 muligheder i foråret (ja det er rigtigt TO), som sker på faste datoer via en ekstern vognmand 6. Sonja og Luc fremhæver at kommunikation nok er et af de største problemer, det er svært at få overblikket over hvad der egentligt er muligt og ikke muligt. Michael fremhæver at hjemmesiden jo fint kan indeholde de helt specifikke regler, men nogen er altså nød til at komme med teksten 7. Der er tilsyneladende nogen derude der tror det er lønnet at være i BS og /eller der er mange frynsegoder tilknyttet jobbet og derfor kan man stille store krav til BS. Det er der nu engang IKKE og det dur altså ikke hvis holdningen er at der skal ske mere end det en frivillig kan tilbyde.(op til 8 timer dagligt med klubopgaver).

6 8. Sagerne omkring Andelsforeninger/ byggeri- aftaler, er heller ikke fremmende for motivationen i BS, der fremføres meget egoistiske krav. Vi har besluttet at: 1. Vi (BS) vil sikre at der er opbakning til linjen og det vil vi gøre til næste medlemsmøde (se senere) og hvis ikke der er det, vil vi trække os som BS medlemmer det er ikke tilfredsstillende at indgå i frivilligt og ulønnet arbejde og det så blot skaber utilfredshed så må der andre til. 2. Vi gør mere ud af kommunikation, dvs. får opdateret de relevante ting på hjemmesiden, så det er HELT KLART hvad man kan forvente 5.4 Hovedsponsor Luc og Hans Jørgen har afholdt møde med Sparnord. SUP er et godt projekt bred aldersspredning. Ligeså for H både. Behandling 2 og 3. juni, så vi skal snart indsende ansøgninger om finansiering til SparNord-Fonden. Fordel hvis vi selv kan komme med noget af finansieringen fra anden side, f.eks. kommunen som i tilfældet med SUP-projektet (50 % tilskud ). Luc og Hans Jørgen kører sagen. Snak med sportshøjskolen, måske projekt med noget længerevarende samarbejde hvor vi kommer med bådene og de har uddannelsen 5.5 Overdækning grill plads Sonja og Michael har talt med Tarpline Mogens. Det er muligt med en løsning. Vi skal regne med 100 kr / m2 for materiale og arbejdsløn (plus moms?). Dertil kommer en pind til støtte, ophæng mm. Budget godkendt: kr. ex. moms Det vil vi gerne. Vi skal finde nogen der kan og vil hjælpe med søjlen. Vi har et medlem: Jess Glavin, vi spørger? Luc hjælper gerne med teknikken. Der blev gennemført et site survey, altså en tur ud på pladsen for at inspicere mulighederne. Overdækning skal være over grillpladsen mod trappen til 1.sal, ca. 50 m2. Pladsen måles op. 5.6 Sekretær / WEB Michael fremhæver omkring hjemmeside 1. Sådan helt generelt mener Michael for nuværende ikke det er muligt at etablere en ny hjemmeside, fordi: a. Første oplæg omkring ny WEB fik jo ingen respons (okt. 2014) og den efterfølgende prototype ultimo 2014, fik en respons som ser godt ud, men prøv at kigge på og så 4-5 forskellige forslag til en løsning, som alle pegede i hver sin retning

7 b. Til forrige møde blev aftalt at PR udvalget ville prøve at etablere et basis oplæg, men dette udvalg mangler jo medlemmer? PR-udvalget søger hjælp blandt medlemmerne til dette punkt. 2. Vi fortsætter med det vi har, får rettet op på div. mht. indhold det vil næppe ændre sig meget hvis vi får noget nyt 3. Luc og Michael gennemgik den gamle hjemmeside i marts 2015 og ganske meget er rettet, men der mangler en del fra de involverede men det vil MBA rykke for snarest. 5.7 Vedtægtsudvalget: Peder og Luc orienterer. Der er input fra Jollehus- gruppen vedr en ny Brugsaftale. 1. Nyt møde med Jollehus gruppen d 27. april 2015 kl Ideen med brugsaftaler gav en del støj i de enkelte foreninger man vil ikke alle steder acceptere det faktum at man bor på en grund man har lånt af AS, som igen har lånt den af Aalborg Kommune, og der findes ingen skriftlige aftaler herom. 3. Det essentielle i problemstillingen er en opdeling i brugeraftale de tekniske forhold og AS-regler for erhvervelse /anvendelse m.m., en del som nok er mere politisk og denne skal omkring en AS-generalforsamling. 4. Nogle medlemmer mener at Jollehusene er taget som gidsel for at få brugsaftaler på plads, men det ændrer jo ikke ved det faktum at vi skal have det gjort rigtig fra nu af og det gælder de nye projekter. 5. Planen nu er at gennemføre et møde med hver forening for at blive enige om at det her er vigtigt/ nødvendigt for at sikre Andelsforeningen sine rettigheder, derefter suppleres vedtægtsudvalget med en repræsentant fra hver forening. Denne gruppe laver Brugsaftalerne færdige. 6. Gunnar har foreslået et udvalg med alle repræsentanter så vi kan få løst det basale i fællesskab det er en god ide og det lever ovenstående op til 7. Det politiske tages til en GF i foråret Der er generelt noget uro om det her og BS holdingen er at vi skal igennem det her, det er til alles fordel at der foreligger klare aftaler om rettigheder / forpligtelser for Andelsforeningerne, alt andet er amatørarbejde som kun kan give problemer fremadrettet. 9. Dokumentation for at AS råder over arealerne : ANF-dokumenter omtaler det i Overenskomsten fra 1992, disse er ifølge ANF annulleret og afløst af de nuværende vedtægter. det har vi protesteret imod idet der mangler regulering af nogle forhold i de nye vedtægter, f.eks. står der intet om opkrævning af havneleje o.l. Vi fastholder at Overenskomsten af 1992 er gældende indtil den afløses af et nyt dokument som alle bestyrelser godkender med deres underskrift. Dette løses ved færdiggørelsen af forhandlingerne. P.t. accepterer alle (ANF, AK, AS) at klubberne hver for sig administrerer og vedligeholder landarealerne i de respektive havne dette har kostet AS en del penge.

8 6 Medlemsmøde Vi afholder medlemsmøde, d 28 maj kl 1900 Dagsorden bliver: 1. Kort status på ANF-situationen 2. Service niveau i havnen: to modeller skitseres: A-som nu med stort frivilligt /ulønnet arbejde. B med lønnet administration og ekstra personale for 24/7 betjening af medlemmerne., inkl. økonomi! 3. Orientering om Stativ bestilling mm. dato og deadline som er første 1. august Vi tager bådene op i den rækkefølge de har bestilt stativer, dvs. hvis ikke man har bestilt til tiden kommer man sidst i rækken. 4. Eventuelt alle kan byde ind. Generelt vil vi i BS have opbakning til linjen. Hvis ikke det kan opnås (inkl. brugeraftaler og frivillighed) skal vi have afholdt en ekstraordinær GF snarest muligt for at vælge en ny bestyrelse. Medlemsmødet skal annonceres på hjemmesiden ca. 8. maj 2015og suppleres med direkte mail. 7 Eventuelt Følgende: 1. Vagtplan sommerferie. Egon vil godt tage kontoret i uge 27, 28 og 29, med udvidede åbningstider. Kim har ferie i disse uger. 2. Lift i perioden den er så lukket i 3 uger i sommer perioden. Diskussion af om vi skal tilbyde service til gæster mm. Michael fremhæver, hvorfor skal vi som eneste havn i Nordjylland tilbyde en sådan service til gæstesejlere? Søren fremhæver, den del kan f.eks. Mathis værft godt håndtere 3. Ferieplan fra alle til MBA, så samler han sammen og udsender til BS internt 4. Infotavle ved indkørsel? Ca kr. for skilt og opsætning. Sonja taler med Gunnar om at få tegningen tilrettet. Teknik/ opsætning: Luc + frivillige 5. Administration af nøglesystemer overtaget af Christian, samtidig er der lavet en større opdatering, så vær opmærksom på det, hvis nøgler ikke virker som tidligere, f.eks. begrænsning på BS lokale og depotet. 6. Peder: Vi skal have mærker på alle joller og alle trailere. Kommunikeres ud. 7. Der skal laves lagerliste på depotet. 8. Havnefoged kan kun kode nøgler for medlemsniveau (ikke BS niveau) 9. Sonja: Vi mangler bestik. Køb noget billigt i Ikea 8 Næste møder D 18. maj og 4 juni Palle melder afbud til begge møder pga. ferie