Referat af bestyrelsesmøde i Vinterbaderforeningen Morgenrøden

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Vinterbaderforeningen Morgenrøden Tid: Onsdag den 10. januar 2018 kl Sted: Deltagere: Sandnæsvej 28, 7100 Vejle. Blok, Henning Damsbo Brix, Else- Kathrine Pedersen, Klaus Lindholm, Ingeborg Yde, Raabjerg Kirketerp, Charlotte Juhl Dagsorden: GODKENDELSE Bilag Ansvarlig 1.1. Godkendelse af dagsorden. Godkendt Godkendelse af referat af møde den 4. december Der blev tilføjet præcisering i formulering af punkt 5: Fastsættelse af regler for afregning af mødeudgifter. Følgende er herefter gældende: Foreningen betaler op til 200 kr. til værten der skal vedlægges bilag for mødeudgifter. Præciseringen er fremhævet med fed skrift. Herefter blev referatet godkendt. ORIENTERING 2.1. Deltagelse i møde den 13. december 2017 med initiativtagere til Vejle Outdoor. Henning orienterede om deltagelse i et møde om evt. stiftelse af Vejle Outdoor som en overbygning på følgende foreninger: VIF, Vejle Tennisklub, Vejle Skytteforening, Vejle Kajakklub, Vejle Mountainbike klub og Vinterbaderforeningen Morgenrøden. Vejle Outdoor ville hermed repræsentere et samlet medlemstal på ca medlemmer. Formålet med denne overbygning skulle være at stille foreningerne stærkere i evt. kommende forhandlinger med Vejle Kommune samt at sikre fastholdelse af medlemmerne i de enkelte foreningerne ved give dem mulighed for at deltage i de enkelte foreningers aktiviteter. Repræsentanterne fra de 6 foreninger besluttede at forsøge at lave et åbent hus arrangement for foreningernes medlemmer i sommeren 2018, hvor medlemmerne kan prøve de forskellige aktiviteter i foreningerne. Herefter vil man vurdere, om der er interesse for at arbejde videre med ideen Deltagelse i generalforsamling i Vinterbaderforeningen i Danmark lørdag den 17. marts 2018 i Aalborg. og Charlotte deltager i generalforsamlingen. / Charlotte 2.3. Udvikling af foreningens hjemmeside, herunder brug 1

2 af funktionsbestemte mailadresser: Henning orienterede om udviklingen af hjemmesiden, som forløber planmæssigt. Det forventes fortsat, at hjemmesiden er klar til brug den 1. marts Bestyrelsen besluttede at oprette følgende funktionsbestemte mailadresser til formand og kasserer på hjemmesiden: og samt en generel mailadresse: som kan anvendes, hvis medlemmer og andre ønsker kontakt til foreningen. Denne beslutning begrundes i, at man ønsker at beskytte bestyrelsesmedlemmernes private mailadresser. Af samme grund oplyses bestyrelsesmedlemmernes private telefonnumre heller ikke på hjemmesiden. Bestyrelsesmedlemmerne kan følge udviklingen af hjemmesiden på følgende link: Evt. spørgsmål og kommentarer kan rettes til Henning, som så drøfter det videre med Paul. Bestyrelsen besluttede endvidere at undersøge forskellige muligheder for anskaffelse af et foreningsmodul til administration af bl.a. foreningens økonomi og medlemsregistrering. og arbejder undersøger disse muligheder og vender tilbage til bestyrelsen med forslag om anskaffelse af et sådant modul. / BESLUTNING 3. Udarbejdelse af endeligt program for den 31. januar 2018 om samværspolitik i foreningen Bestyrelsen gennemgik det udsendte forslag og knyttede enkelte kommentarer til oplægget. Bl.a. blev det besluttet, at der min. skal deltage 30 personer og af pladsmæssige hensyn max. 50 personer for at gennemføre arrangementet. Invitationen udsendes mandag den 15. januar 2018 sammen med nyhedsbrev nr. 4. Henning/ Herefter fordelte bestyrelsen de praktiske opgaver mellem sig. Denne fordeling fremgår af medsendte bilag Godkendelse af notat om oprettelse af medlemskab i Vinterbaderforeningen Morgenrøden. Bestyrelsen godkendte det udsendte forslag med de tilføjelser, at der skal oplyses om både fødselsdag og år samt om privat telefonnummer og privat mailadresse. 5. Evaluering af saunagusaftener den og , herunder en drøftelse af, om der skal planlægges yderligere saunagusaftener i denne sæson, evt. hvornår, hvem skal være saunagusmester, model? kontakter klubbens saunagus-mestre Polykatis og Leif 2

3 for at lave aftale om nye saunagus arrangementer. Det er ikke tanken, at der fremover skal finde tilmelding til saunagus arrangementerne sted, men at medlemmer blot kan deltage frit i disse. aftaler endvidere med Polykratis og Leif, hvordan der skal informeres om kommende saunagus arrangementer. Informationen sættes bl.a. op på opslagstavlen på badeanstalten. 6. Booking af saunatider ifm. arrangementer uden for de normale badetider (morgen og eftermiddage) laver et action-card, så alle bestyrelsesmedlemmer i fremtiden vil kunne tænde saunaen. 7. Afregning med fundraiser.dk. Bestyrelsen besluttede at afregning med fundraiser.dk for det arbejde, som er blevet udført i forbindelse med udarbejdelse af ansøgninger til de forskellige fonde, skal finde sted nu selv om fordelingen af økonomi mellem Vejle Kommune og foreningen endnu ikke er på plads. Beløbet lyder på kr. inkl. moms. overfører beløbet til fundraiser.dk. Foreningen vil herefter i forbindelse med den endelige afregning med Vejle Kommune forhandle om, at kommunen dækker dette beløb, idet kommunen pålagde foreningen at søge fondsmidler hjem til finansiering af anlægget. 8. Tegning af kollektive forsikringer gennem idrættens hovedorganisationer DIF eller DGI Bestyrelsen besluttede at tegne medlemskab af DGI for derigennem at blive dækket af idrættens kollektive forsikringer. Et årligt medlemskab koster pt kr. sender ansøgning til DGI om optagelse i organisationen. 9. Åben for tilføjelser 9.1. Den nuværende gæstepolitik. Bestyrelsen drøftede om den nuværende gæstepolitik skulle ændres allerede i indeværende sæson, idet den opleves som usmidig og uhensigtsmæssig af både medlemmer og bestyrelse. Det blev besluttet at fastholde den nuværende politik sæsonen ud, men at udarbejde en ny gæstepolitik, som skal gælde fra næste sæson Nøglebrik- systemet. vil have spurgt kommunen om, hvor stor kapacitet nøglebrik-systemet har, og hvad det kan udvides til. Vi er pt. 340 medlemmer. Han har 450 brikker minus 20 til bl.a. kommunen. Der kan måske derfor blive behov for at anskaffe yderligere brikker Udvidet åbningstider på badeanstalten i forenin- 3

4 gens regi. På grund af det øgede medlemstal og dermed øget pres på badefaciliteterne især på lørdage og søndage besluttede bestyrelsen at undersøge ved Vejle Kommune om foreningens åbningstiderne for lørdage og søndage kan udvides fra kl til undersøger dette. 10. Næste møde Mandag 19. februar kl. 19 i det røde klubhus. Klaus klarer opvarmning. 11. Eventuelt Intet. For referatet: Klaus og Henning 4

5 Punkt 3 bilag 1 referat af bestyrelsesmøde onsdag den 10. januar PRAKTIK to do liste: Emne Materialer m.m. Ansvarlig Antal Max. 50 personer Min. 30 personer Menu Gullaschsuppe 40 kr. pr. Henning pers. Engangsservice Dybe tallerkener, skeer Drikkevarer Øl og vand Kager til kaffe/the Småkager findes i skabene Måske skal der indkøbes flere Er i skabene i det røde hus Sang Klubsangen skal kopieres - én sang til hver anden Varme Varmen tændes 1 døgn før arrangementet Borddækning m.m. Charlotte og Ingeborg Oprydning Alle Oplæg til temaaftenen fra foreningens side Ordstyrer Materialer til brug ved formulering af udsagn Papir, skriveredskaber AV-materialer til oplægsholderne fra Jomsborg Charlotte Kontakt til repræsentanter fra Jomsborg. Invitation via nyhedsbrev 2 fl. rødvin pr. pers. og kørepenge. 3 personer Udsendes den 15. januar 2018 Henning / 5