Referat, vi strammer lidt op på møde gennemførsel og opdeling i Orientering og forslag til drøftelse. Så kan referatet blive mere præcist

Transkript

1 Bestyrelsesmøde den 26 maj 2014 kl 1800 v2 Referat 1 Godkendelser Følgende: 1. BS møde d 5 maj 2014 er godkendt maj 2014 forberedelse til medlemsmøde afholdt også godkendt maj 2014 medlemsmøde, referat er lavet og lagt på hjemmeside. Skal gøres aht. informationer for dem der ikke deltog. Referat, vi strammer lidt op på møde gennemførsel og opdeling i Orientering og forslag til drøftelse. Så kan referatet blive mere præcist 2 Indkommen post Luc: 1. Marine guide: udsendt. Måske en nem måde at gøre os synlige. Elektronisk kalender for gæster til havnen, kommer i nær landene, incl. havnens egne info mm. Kan også give eksterne kalender entry. Koblet sammen med lokale events. Kulturguide mm. Pris 4500 kr. oprettelse 950 kr, 400 kr forventet for oversættelse. NB papir versionen koster ca kr. Medlemmer af div. ting Visionsudvalget kigger på den generelle del og dernæst afgør vi, hvad vi vil. 2. Blå flag. Vi har fået flaget blå flag. Luc retter os som ny bruger 3 Orientering Følgende er orientering (altså ingen beslutninger og diskussioner): 1. Husudvalg (Henrik): Nøglesystem er nu indført og det virker 2. Havneudvalg (Palle): Besøg i Egå og brug af systemet og nogle foldere retur. De har et elektronisk booking system via web, incl. ipad / mobil. To løft er gratis, dernæst betaling for løft. Program koster 298 kr/ måned med kalender mm. Peder har fået demo system fra det samme som Egå bruger. Kan håndtere 5 kalendere, og via WEB løsning. Gecko booking og det virker ifølge Egå. Kan selv, eller via havnefoged 3. Aktivitetsudvalg (Sonja): Har lagt div. ting på nettet, bl.a. Sct. Hans. Har booket 3 piger, en skal være voksen aht. hoppepuden. Spisning kl 18 og vi prøver med gebyr for sen tilmelding. Bål er kl Endnu INGEN båltaler. Måske genbrug Freja mand Keld? Der er lidt musik i klubhuset. Kl der lukker vi. Helstegt pattegris. Glenholm vinslot som næste event. 4. Sejladsudvalg (Søren): Onsdagssejladserne er på plads. Invitationer til alle årets sejladser på plads skal lige på web. Vi mangler stadig en til at tage køkkentjansen. Mangler styring

2 på hvordan og hvem som kan operere jollerne//benzinskur. Evt. hjælp fra forældre / udvalg, Gunnar checker 5. Uddannelsesudvalg (Hans Jørgen): Sejlerskolen kører efter planen med det begrænsede elevantal, og tilsyneladende er de også kommet godt igang med onsdagssejladserne, hvor "Mille" klarer sig godt. Kunne godt tænke mig, at få lavet noget PR omkring Sejlerskolen. Burde vi ikke forsøge at invitere en journalist med ud på en tur (evt.. onsdagssejladserne). Det må der kunne komme en god historie ud af, til glæde for Sejlerskolen og klubben i særdeleshed. 6. Kasserer (Peder): Orientering, ingen udeståender stort set. Cash loaderen er success pengene kommer i kassen, pt. under 10KDKK. Der er sket enkelte fejl i forbindelse med medlemmer og isætning, men generelt virker det rigtigt godt. Tre både solgt, en meldt ind i klubben. 59 stativer er kasseret 7. Formand (Luc): a. Blå Flag er ankommet og sat op uden invitation til en repræsentant fra Friluftsrådet b. Livredderpatruljen besøger AS den 10. juli, det sker på egen hånd idet vi ikke kan stille kontaktperson til rådighed, evt. kan Havnefogeden være der hans tlf.nr. er sendt videre c. Handicapudvalget: der er oprettet konto hos Nordjysk Marineservice navn: IHA således at småting kan købes på kredit af udvalgets ansvarlige for materiel.faktura sendes til AS-kasserer d. Udvalget har fået brik for adgang omfang af adgange skal oplyses HJS / HN e. Der er afleveret en brugt fok til Mini-12 hos Elvstrøm-Aalborg, pris på ny undersøges. f. Arbejdsfrie: bør have brik på instruktørniveau omfang af adgange bør defineres. HN g. Broformænd afholdt se ref. Michael har overtaget. h. Aalborg regatta 21 juni: program afsendt til AK plakater: tryk på fiberdug undersøges transport af mini-12 som blikfang aftalt (Allan Pedersen) mangler repræsentant for AS på stedet kl 10-16, mangler 5 både for sejlads med publikum. Mangler detaljer vedr. handicaprampe. i. Medlemsmøde : ca. 100 deltagere godt forløb og accept vedrørende indførelse af nye opstillinger og transportstativer, liftstatus mm kun et par stykker går direkte imod. Stor udfordring bliver at definere hvad der må/kan oplagres af private grejer og hvor det skal være efter j. Ansættelse af ekstra hjælp i 1-2 måneder (uden udgifter for klubben) info på mødet k. Nøglesystem for ledsagebåde upraktisk at adskille låse-nøgler til trailere og startnøgler til bådene. l. Log på brug af bådene: skal udfyldes inden sejladsens start, så det fremgår hvem der bruger båden. m. Stort behov for gennemgang af trailere til bådene elendig tilstand på el-delen. Folk stjæler stik fra de både som er i orden og efterlader vragene til de efterfølgende / andre brugere. Evt. sættes Havnefogeden på opgaven at gennemgå alle trailere i juni? n. DS standere: Jeg har bestilt 300 stk. men min mail kom retur efter et par måneder! Har nu ringet til DS som sender dem snarest. Hvis de har flere o. Anlægsarbejde sidste nyt, sti lavet fint arbejde! Måske problem med kloakdæksel ved bålplads

3 p. Arbejdsdagen: Palle har styr på programmet vi skal prøve at få folk til at samle deres private sager på stativet, surret sammen så stativet kan flyttes med truck. Skal der bestilles containere til affald (Grønt / Brændbart)? ANF betaler! 8. Junior og jolle udvalg (Gunnar). Vi mister medlemmer inden for junior / jolle de vil noget andet, holder pause og nogle flytter ud af DK, totalt 4 stk. Vi mangler ikke grej! Vi har haft deltagere til div. stævner. Sommerlejr afholdes junior udvalg Jan + forældre. Plads til 30 deltagere, sammen med DS. Selv om Jollehuset er aflåst, må det konstateres, at der er nogen, der stjæler trailerstikkene. Konstateret torsdag aften kl 22. Måske bede havnefoged teste hvad vi har af trailere / reparere på dem? 9. Sekretær / WEB (Michael): a. Broformænds møde afholdt bekymring omkring travelift / landpladser nok mest pga. usikkerhed og manglende viden (Hvilket blev afklaret på flot vis til medlemsmødet) b. Større oprydning på hjemmesiden gennemført efter konsultation med Luc det har været de muliges kunst håbet at bliver helt færdig i denne week-end c. Velkomstpakke klar (introduktions brev, folder samt vedtægter resten på hjemmesiden). Skal lige hente brochurer de er ankommet d. WEB admin. Bliver nu muligt for de relevante (Sonja er startet), vi har (måske) noget uafklaret på hus / rum allokering e. Div mail / brev udsendelser har medført ca 15 mere på det går fremad om end langsomt, mangler nok ca. 45 medlemmer på s 4 ANF Diskussion omkring oplæg, nogle noter: ANF: udmelding vedr. restbeløb Aconto skal ske senest drøftet på mødet Oplæg til forhandlingsmøde d 24. september se udkast drøftet på mødet Godkendt! Specifikt: Vi deponerer pengene, men på spærret konto, ca 270 KDKK Sonja fortalte at der er potentielle problemer med sorte dimser på pælene til tovværk det kan måske skade fribord på bådene undersøges af PK Husk at få dokumentation for det der skal laves i havnen og ikke laves der må gerne rykkes 5 Indkomne forslag 5.1 Bådhaller Diskussion om bådhaller: 1. Noget besvær fra bådhals bestyrelserne med at acceptere at BS blander sig i vedtægterne. 2. Formålet er at få en bedre sikkerhed for at haller mm. Kan blive stående og evt. udvides 3. Generelt er bådhuse / jollehuse beregnet til opstilling af både, INTET andet. Vi skal finde nogle fair- regler. Nøglen er nok mindste mål på både i enkelt- haller.

4 4. Fælles hal og dermed den grønne hal er OK, fordi den er fyldt. 5. Princippet er således at man skal have hal efter bådlængde, dvs. mindst 50% af hal- længde. 6. Arealadministration = ANF, dernæst AS og sidste foreningen. Bemærk at brugsaftale kan opsiges af Aalborg Kommune Diskussion om Grejhuse / Jolle huse: 7. Hvad er egentligt intentionerne? Port mm. er vigtigt aht. joller evt. på sigt. Man skal være jolle- eller bådejer! Det skal ikke bruges som kælder eller kolonihavehus, dvs. ikke uden båd -ejerskab 8. Dvs. spekulations elementer skal fjernes og der skal være nok huse 9. Projekter skal også annonceres, hjemmeside mm. Besluttet: Nye regler vedr. Bådhaller/ Grejhuse / Jollehuse. Rev oplæg til fællesregler LG-bilag. Plus krav om 50% på længde for enkelt rum. Sendes til de 5 foreninger og det skal op på en AS generalforsamling 5.2 Havneudvalget: 1. Liften renoveres NU INCL. el, skal være klar 1 aug Foretrukket i juli. Pris ca: El 20 KDKK og ca 65 KDKK for renovering. Vigtigt at den virker! 2. Truck købes nu, årgang 2005, 5900 timer 2500 kg, 2.3 m. tvillinge dæk og lange gafler, 3 mdr. garanti, incl. eftersyn. Ca 130 KDKK. 3. Beslutning om indkøb af transportvogn nok 5 meter. Istandsættelse af lift/ budget (diverse tilbud) Transport vogn : Pris 220 KDKK. Dette er IKKE med i budget. Beregnet til at tage både med lavt ror både frem og tilbage træ / stål- stativer/bådvogne er kasseret. Ca 20 tilmeldte til de nye stativer. Ca 50% er købere, resten leje 5. Der skal kommunikeres omkring det her fremover, specielt dem med kasserede stativer. 6. Opstilling blev jo godt taget imod på medlemsmødet. To rækker inderst dvs. kun nødvendigt at aftale med ham foran.rest er mobile stativer + bilparkereing, dog ikke i søsætning/optagningsperiode, der skal der parkeres på rene p-pladser. 7. Vi har styr på hvordan man må parkere sine grejer på staiverne, men det skal kommunikeres! Vi laver nogle foto af gode eksempler, dvs. hvor stativ og div. ting er pakket rigtigt. 5.3 Kasserer: 1. Revideret takstblad: Nyt prisblad, ?- refusion betalte havneafgifter ved udmeldelse der kommer en opdatering til web. 2. Leasing-tilbud vedr. stativer / vogn: Bilag besluttet som princip, Palle og Peder kører sagen. Vi går efter 5 år.. Lidt noter (se også bilag): Renten er ca. 2.2% effektivt i gennemsnit og fast rente over 5 år. Evt. kunne transport vognen lægges på leasing. Hovedparten af

5 investeringen bliver således via leasing. Koster 3KDKK ved en ændring. Endelig beslutning ved næste BS møde. 3. Regnskab. OK, gerne dato for udskrift 4. Kapsejlads, det koster 200 kr, men burde være 400 kr ifølge aftale med HJS ( ikke i budget? ) Er der en misforståelse her mellem budget og kapsejlads? Generelt må udvalget sikre at vi finder flere midler, hvis det er nødvendigt. Generelt er der et problem omkring budget - lægning og hvem der arver budgettet. Søren gennemgår budget og så tager vi den på næste møde i BS. 5. Vi har oprettet konto ved Nordea, krav pga. leasing aht. sikkerhedsstildelse 5.4 Sekretær: 1. Tilslutning elektronisk havneguide? Nej, vi venter på visions udvalget 2. Ferieplan alle + havnefoged. Sendes ud til BS + HF 5.5 Formand: 1. Medlemsmøde den (opfølgning), Den rigtige måde at gøre det på! 2-3 gange pr. år. Evt. et møde, hvor vi hører medlemmerne! Evt. som arrangement? Debat møde 2. Aalborg regetta. Måske nogen plakater / bannere der kan genbruges. Ca 1500 kr ex moms + trærammer. Luc organiserer materialet. Vi beder Bent om at gøre det færdigt. Vi skal bruge lidt penge til det. Vi søger om 9500 kr fra Aalborg kommune.budgetterede udgifter ca kr, heraf til præmier (SK ) Huset 1. Låsesystem. Drøftelse af hele låsesystemet. Adgang, hvem, hvad og hvornår. Det er nemt nok at dele ud, men det er svært at kalde tilbage. Beslutning: vi udleverer kun nøgler til de specielle, dvs. ikke til udvalgene. F.eks. broformændene og havne udvalget kan klare sig med alm. Kort. Ovewrsigtsskema udsende til BS, så BS kan oplyse om rettigheder til udvalgsmedlemmer Haster! 2. Hus Kalender. Generel drøftelse af, hvem der lægger ind i kalenderen. Michael fremhæver at huskalender og rettigheder må være en sag imellem Husinspektør og dem der skal bruge lokaler, altså så f.eks.sonja sender en liste til Henrik til godkendelse og derefter er det ligegyldigt hvem der rent faktisk lægger det ind. Dvs. Sonja kan selv gøre det. Peder fremhævede at Egå bruger et booking system til deres lift booking. Det kan måske også bruges til huset? Vi afprøver Gecko booking, kan måske løse det hele. 3. Camping vogne. Henrik: Kan vi bruge landpladse til f.eks. camping vogne: Luc: Nej, desværre ikke, kun både må opstilles på de kommunale arealer jf brugsaftale med Aa Komm.

6 5.6 Sekretær / WEB: Til Diskussion / beslutning: 1. Revideret hjemmeside, hvem gør nu hvad? Udvalg har hver sin side, Sonja er i gang og broformænd er etableret. Alle udvalg skal igennem et lign. forløb Michael kontakter udvalgene individuelt. Nogle er i gang / gennemført 5.7 Aktivitets udvalget: 2. Hoppeborgen, forsikring: er et problem. Vi må spørge Top Danmark, Codan og Pantanius (vores eget forsikrings selskab). Sonja finder en forsikring! 3. Hoppeborgen skal opstilleren tage ansvaret for! Opstilling aftales med havnefoged 4. Kan Bent være deltager til Sct. Hans aften? Han bruger for mange timer. Inviter ham og konen som gæst til mad mm. 5. Cigarkassen: Ingen aht. overskud / underskud, vi vil ikke have klub i klubben. Men OK med aktiviter inden for området og det er ok inden for budget. 6. Søren fra mit udvalg kom med et forslag, om at klubben fik sat en øl og vandautomat op igen uden kontantbetaling. Når der købes øl, skulle der betales med kort. Det har han set i Struer? sejlklub. Her fungerer det rigtig godt. Søren siger, at han ofte møder gæstesejler, der gerne vil købe en øl/vand. De har herved muligheden for det via deres gæstekort. Vi har forsøgt at finde en, men de er meget dyre og meget dyre i drift. 6 Aalborg Regatta (21.06 ) mm Lidt div: 1. DS havne -info: Opdateret af Peder for Blå flag: Luc retter kontaktoplysninger, kontakter Friluftsrådet ( ny kode ) 3. Handicap udvalget søger sponsor til Handicaphus hos Folkeoplysningsudavlget budget mangler. 4. Arbejdsdag (program, tovholder, forplejning mm).pk 5. Ny kontakt hos kommunen vedr Marina Fjordparken, Luc tager møde med ham Beslutning om indkøb af transportvogn. Istandsættelse af lift/ budget ( diverse tilbud ) Opstillingsplan efterår 2014 endelig plan. PK m.fl 7 Todo liste Ingen opdateringer 8 Eventuelt 1. Luc redegjorde for Uheld med bådoptagning har været drøftet og afklaret med havnekontoret 2. Div ting til opslagstavle hænges op 3. Lift reglement er lagt på web mangler opdatering vedr optagning med mast og ledsagelse foran liften under kørsel PK /MBA. Haster. 4. Web: Noget omkring stativer, bør nok samles sammen Michael

7 5. 1 juni 15 sept 2014: Kontortid fra 09: samt mandage 18-19, skal opdateres på web Michael 6. Peder: Volvo regning er betalt ca kr.istedet for ca kr 7. Vi checker ansvarsforsikring på lift op til f.eks. 2 MDKK - PN 8. Forslag omkring ankerbøjer ved aalborg centrum og kombineret med en overnatning hos os. 9. Mini seminar / BS møde 02 oktob kl 1800 for visioner ( erstatter visionsudvalget) 9.Næste møde : 08 sept, 20 okt, 17 nov kl 1800