Bestyrelsesmøde Aalborg Sejlklub, 19 marts 2015

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Aalborg Sejlklub, 19 marts 2015 Deltagere: Michael, Sonja, Peder, Palle, Hans Jørgen, Søren, Luc. Suppleanter: Henrik, Morten Afbud: Gunnar, Christian, Per (suppleant) Dagsorden Godkendelse af dagsorden: OK med følgende udvidelser: 1. Godkendelse af ref. møde den Konstituering 3. GF - evaluering / opfølgning Budget / Kontingent fastsættelse ændret tidspunkt? 4. Nedsættelse af vedtægtsudvalg kommissorium 5. Hovedsponsoraftale - orientering fra PR-udvalget og Sonja: tilskud fra kommunen 6. Beslutninger: 6.1. Standerhejsning program m.m medlemsmøde forår 2015? 6.3. Aftale med Fiskerklyngen vedr. adgang til lille mastekran- pakkeløsning, 3 tilbud Parkering af bådvogne på landpladser generelle regler udkast (herunder svar til Vinterhallerne) 6.5. Info skilte opgradering budgetforslag Affaldspladser bro 2 og bro 8 bevares? genopførelse af plads ved bro 2 (flyttes til bro 3?) 6.7. Omlægning af lån til klubhuset? muligheder? 6.8. Marina Guide abonnement? 6.9. Trekanttavle ved Havnekontoret nedtages og rammer flyttes på masteskuret De Røde Haller behov for lokalplan forespørgsel fra Aalborg Kommune/ Andelsforeningen Projekt Nye Jollehuse ansvar vedr. følgearbejder m.m. 7. Eventuelt 7.1. Sportshøjskolen aftale (SUP) 7.2. Brugsaftale 7.3. Winkas og booking 7.4. Oprydning på hjemmesiden 7.5. Diverse punkter far bestyrelsen. 8. Næste møde (r) Velkommen til Henrik og Morten! Ud over dagsorden, var der ikke fremsendt materiale forud for BS mødet. Der kom enkelte ad-hoc punkter til under mødet 1 Referat af 5 marts Godkendt. Det er blevet kortere, men stadigt for lange. En kort diskussion:

2 1. Skal de være offentlige, måske med medlemslogin? 2. Generelt er vi offentlige med vores referater 3. Vi vil kun have 1 referat, altså ikke kun et beslutningsreferat 2 Konstituering Luc indstiller at suppleanter kan deltage i BS møder, dvs. sidestilles med BS medlemmer, men uden stemmeret. Det blev diskuteret: 1. Vi bliver mange og dermed lange møder, hvis alle skal med og det skal have en mening 2. Vi skal frem til beslutninger og ikke så meget andet. Peder: Vigtigt med noget beslutningsoplæg FØR mødet 3. Luc: Vi har nok brugt meget tid på orientering. Det SKAL være skriftligt forud og det skal ikke gentages til selve mødet. 4. Mht. , vi skal have to grupper for, bestyrelse og suppleanter Michael Luc fremlagde forslag til konstituering, der blev vedtaget: 1. Formand - Luc 2. Kasserer Peder (Per Madsen valgt som suppleant til administration) 3. Sekretær - Michael 4. Aktivitetsleder Sonja 5. Sejladsleder Søren 6. Fartøjsinspektør Palle 7. Uddannelse, Sejlerskole og Handicap Hans Jørgen (Henrik Knudsen valgt som suppleant) 8. Husinspektør - Christian 9. Gunnar havde inden mødet skriftligt meddelt at han ikke mener han kan sidde i AS - BS, idet der opstår et habilitets problem for vedtægter vedr. det nye byggeri (Jollehusene). Junior / Jolle leder Gunnar ønsker ikke at fortsætte som næstformand og Junior / Jolleleder. Morten vil gerne, men kan ikke lægge alle de timer som Gunnar har lagt, så vi skal have mere involvering fra forældrene. Bestyrelsen vælger Morten Morthorst som Junior/Jollerepræsentant. 10. Næstformanden: Peder valgt. bliver opdateret, vi har [email protected] og vi skal have bestyrelse_total@aalborg_sejlklub.dk for både bestyrelsen og for suppleanter. Michael opdaterer og sender en rundt, hvor alle bedes svare Michael

3 3 GF evaluering Luc: Generelt gik det ok 1. Uheldigt at vi ikke kunne nå i mål med fælles regler for vedtæger til hal, jolle og grej huse. Men trods alt ok, at vi kan arbejde videre med det. 2. Godkendelse af budget der er i gang er jo et problem. Måske det kunne flyttes til efteråret? Det kræver at vedtægter tilpasses Indeværende år skal stå under godkendelse af budget. - Vi skal alligevel rette i vedtægter snarest. 3. Hans Jørgen hjælper gerne med referat gennemgang det er dog gennemført for GF via Kirsten og det er lagt på hjemmesiden 4 Vedtægtsudvalg Diskussion: 1. Pga. diskussion vedr. Andelsforeninger bør vi kigge på vedtægtsændringer hvilket også blev bestemt som en del af GF beslutning. Der skal være et link til vores vedtægter. 2. Luc fremhævede at det skal der være. Vi bør samarbejde med de nye andelsforeninger før der opstår problemer. Det haster fordi vi er bagud og der er huller! 3. Hans Jørgen: Mål er et fælles sæt regler og få det ind i AS -vedtægter. Det er uforsvarligt ikke at få det gjort. 4. Peder: Vi skal have lavet oplæg der skal bruges til forhandling med alle de nuværende foreninger. Vi bør kunne blive enige 5. Luc: og så skal det omkring en ekstraordinær GF 6. Michael: Det er dem med hal der er mest aktive og kommer til GF og dermed en skævhed mht. beslutninger 7. Luc: Forslag: Peder, Søren, Per Madsen, Luc valgt til Vedtægtsudvalget. 8. Oplæg: inden sommerferie vi skal i gang nu! 5 PR udvalg. Diskussion: 1. Søren indtræder i udvalget. 2. God ide med at få en hovedsponsor og det skal være nu. Vi forsøger at etablere en samlet pakke, forhåbentligt en tre års aftale plus gerne en sum til start (investering) 3. Vi laver en udvidelse af flåden af sejlbåde og grej: en Yngling (en ekstra), to H-både og 10 SUP, i alt søger vi fonde for tre år på en gang. Der søges også tilskud til driften., under forudsætning af medfinansiering af AS (50 % ). 4. Udfordringen er etablering af bådhold, der kan varetage driften

4 5. Unge på Yngling, taskesejlads og Sejlerskole-elever på H-både 6. Sponsoren kan få ture efter behov mm. 6 Beslutninger: 6.1 Standerhejsning program m.m. Information og diskussion: 1. Luc: repræsentant fra Limfjordsrådet som oplægsholder vedr. FJORDHAVER? Til standerhejsning d 25. april kl Luc ansøger 2. Luc: Friluftsrådet formand i Nordjylland, Thyge Steffensen inviteres som repræsentant for Blå Flag 3. Aktivitetsudvalget planlægger nu 6.2 Medlemsmøde forår 2015? Skal vi have noget inden sommerferie / sæson start? Diskussion: 1. Peder: Måske mere information ang. nye mobile stativer, men der skal nok mere kød på det 2. Vi har oprydningsdag d 7. maj Forslag om medlemsmøde d 28. maj 2015? Reservering Michael til kalenderen 4. Vi har planlagt cafe møde I nov Fiskerklyngen Aftale med Fiskerklyngen vedr. adgang til lille mastekran- pakkeløsning.: 1. Luc redegjorde for sagen og vi er åbenbart blevet frihavn for maste op/nedtagning 2. Luc: Tilbud til dem om frit lejde ved forudbetaling/ aftale: 5 både 625 kr. / år 10 både = 1000 kr., 15 både = 1500 kr.. Og det kan evt. genbruges til andre små foreninger. Vedtaget! Luc kontakter FK. 3. Søren: Vi skal kunne kontrollere det. Måske et mærkat? De får X årsmærker, som de bare sætter på båden. De skal tage masten med herfra 4. Peder: Måske vi også kan tage betaling for deres maste- opbevaring hvis vi har plads? 6.4 Vinterhaller- plads til bådvogne? Parkering af bådvogne på landpladser generelle regler udkast (herunder svar til Vinterhallerne). 1. Diskussion og enighed om 2 uger som max-tid udenfor hallerne (gælder alle haller) Andet aftales med Fartøjsinspektøren- plads for en hel sæson kan lejes (1.500 kr. ) 2. Luc orienterer Vinterhallerne og Fælleshallen 3. Regler indføres i Landpladsreglementet snarest PK/ MBA

5 6.5 Info skilte opgradering budgetforslag. Gunnar har forberedt et oplæg på et stort skilt ved indgangen til havne området. 1. Det er ikke i budgettet 2. Forslag om 1 x 4 meter. 3. Opstilling på stolper kan udføres af de arbejdsfrie. Max kr. skal på konto til opstillings-pladser 4. Sonja forslag: Information omkring indkøb mm. Luc: Det findes på opslag ved havnefoged, men det bør lige undersøges og under alle omstændigheder er det ikke hensigtsmæssigt at have det på skiltet, eftersom det kan ændres 5. Vi skal også have nye info-plancher (A3) ud på broerne 6. Michael: Og på hjemmesiden 6.6 Affaldspladser bro 2 og bro 8 bevares? Genopførelse af plads ved bro 2 (flyttes til bro 3) Vedtaget- LG koordinerer med Jollehusene 6.7 Omlægning af lån til klubhuset? muligheder? Emnet blev rest til GF. 1. Restløbetid:10 år i Realkredit DK, vil koste / år, altså ca. det samme som nu.( Afdrag p.t. er kr. / år 2. Peder: Problemet er vi ikke ejer vores jord og så er det alt andet lige en større risiko 3. Evt. via Sparnord? Vi tror ikke det er muligt, men det kan forsøges. Måske ide med kassekredit? 4. Peder: vi er ikke et godt papir vi ejer ikke grunden og kommunen kan opsige leje af grunden med 2 års varsel (?? ) 5. Konklusion: vi får ikke bedre tilbud fastholder nuværende lån. 6.8 Marina - Guide abonnement? Det har ingen interesse der er kun 100 havne med på sitet! 6.9 Trekanttavle ved Havnekontoret nedtages og rammer flyttes på masteskuret. OK Action: Christian 6.10 De Røde Haller behov for lokalplan forespørgsel fra Aalborg Kommune/ Andelsforeningen Måske alligevel håb, måske er dispensation fra nuværende lokalplan muligt, men så må der ikke forventes en ny lokalplan i de nærmeste år (3 år?) Det er OK, Luc orienterer andelsforeningen, pointerer at vi ønsker at ombygge benzinskuret og håber at det kan gøres som byggesag uden dispensation fra lokalplanen.

6 6.11 Projekt Nye Jollehuse ansvar vedr. følgearbejder, vedtægter m.m. Diskussion: 1) Betaling for pladsen Michael mener der er et misforhold imellem den plads en hal optager og så det faktum at der ikke direkte betales for arealet. Luc og Peder redegjorde for at det er noget mere kompliceret, hvis man ændrer på afregning af vandplads og landplads- leje. Det kan ende med et for lavt provenu hvis for mange fravælger landpladsen, som nu er indeholdt i vandpladslejen. Derudover er hovedformålet med at kræve at der faktisk er en båd /jolle i en hal / jollehus jo netop at der på denne måde betales for landpladsen. 2) I øvrigt fylder opbevaringen i hallerne ikke ret meget mere end på øvrige pladser, idet mellemarealerne er køreveje eller opstillingsplads ligesom på øvrige pladser. 3) Formålet med at godkende vedtægterne for Haller / Jollehuse er at AS-bestyrelsen får indført krav til en brugsaftale for arealet, og det er den del skal vi have løst snarest aht. de nye projekter. 4) Forslag til Fællesregler for Bådhaller / Jollehuse / Grejhuse: Der ligger nu en GF beslutning om at BS skal arbejde videre på et samlet oplæg til forelæggelse på en GF, og at dette skal ske i samarbejde med Andelsforeningerne. De nye Jollehuse har ingen godkendte vedtægter. Vi (BS) har ikke modtaget nogen vedtægter til godkendelse endnu, men det vil vi kræve. Følgende væsentlige punkter for Jollehusene kræves medtaget i vedtægterne: 1. Andele kan kun erhverves af Aktivt medlem med båd/ jolle 2. Jollehuse skal bruges til opbevaring af jolle/ båd med landplads (betalt), og min 50% af Jollehusets længde udnyttes til opbevaring af jolle / båd 3. Ejerforhold: man kan kun eje en andel i en Andelsforening under AS, per aktiv medlem i AS 4. Vedtægter og ændringer af vedtægter for Andelsforeninger skal godkendes af AS BS Og fremadrettet: 5. De nuværende andelshavere vil ikke blive påvirket af de nye regler (Gælder ikke for nye projekter- Andelsforeningen Jollehusene). Vi skriver til Jollehusene at vi ikke kan godtage vedtægterne Vedtægtsudvalget kommer med et oplæg meget snart. Forudsætningen for at de kan starte anlægsarbejdet op er at AS BS godkender Vedtægterne. Forslag om møde snarest, så vi får lavet en aftale hurtigst muligt 7 Eventuelt / Diverse: 1. Sportshøjskolen aftale vedr. lån af lokaler mod lån af SUP til demodag er afklaret. Låneaftale med vilkår laves af LG / CG. Sonja vælger dato for lån af grej. 2. Fredagsspisningsholdet vil gerne give noget til grillplads samt en krabbelegeplads i alt 5000 Inkl. krydreurter og skilt på Gratis krydreurter kr.. Det er BS meget glade for, men vi skal lige have projektet startet op. Hilsen Sonja

7 3. Michael: Prøv at høre Tarpline, hvad der kan laves med presenning? 4. Brugsaftaler vedr. Andelsforeninger: udarbejdes af Vedtægtsudvalget Haster. 5. Kreditkort til indkøb af varer kan lånes ved Havnefoged- kontor og koden fås af havnefogeden. Der er lukket for konti i forretninger, bortset fra Stark og Carl Ras. Eventuelt laves kontant udlæg som refunderes ugentligt. 6. Peder: BS- ansvarsforsikring, vi er forsikret via DS så vidt vi kan læse. Har endvidere forespurgt via , det kommer 7. Palle: Vi har mulighed for at købe en hjertestarter til ca kr. plus moms, plus 1500 kr. for kasse. Godkendt. Action: PK 8. Palle: Kran-eftersyn og test er bestilt 9. Palle: Plan for ekstra landstik er afleveret til ANF- sættes op inden Sonja: Påske Skraber fra SIFA, bliver hentet i morgen? Koster 20 kr, de 10 kr går til sejlklubben stk. Fredagsbaren og Søren vil forsøge at sælge nogen Winkas og booking 11. Peder har haft seriøse problemer med afslutning af regnskab i Winkas, der er aftalt med dem, hvad der skal til for at blive færdige. 12. Der er kommet betalingsmodul mm. til booking osv. 13. Ide: Mobile- Pay til fredagsbaren? 14. Sonja vil gerne afprøve Winkas- booking. Det skal prøves af! 15. Sejlerskolen skal også i gang og vi kan bruge Winkas til det, og så kan man tilmelde sig der og betale via Winkas. Hans Jørgen noget mere tvivlende det nuværende fungerer ok 16. Havnen kan også bruge booking Peder har lavet set-up 17. Ligeså med taske-sejlads? 18. Nogen skal på kursus, nogle timer, helst efter kl Sonja og Michael tilmeldt 8 Næste møde(r) 23 april 2015, 18 maj 2015, 4 juni 2015, alle dage kl på de nye i BS sammenhæng: Morten Morthorst: [email protected] Christian Gram: [email protected] Henrik Schellerup Knudsen: [email protected] Per Printz Madsen: [email protected] Forkortelser: GF = Generalforsamling BS = Bestyrelse ANF = Aalborg Nørresundby Fritidshavne SUP = Stand Up Padling