Tilbudsindhentning på koncessionsaftale på pasautomat

Transkript

1 Tilbudsindhentning på koncessionsaftale på pasautomat

2 Indholdsfortegnelse 1.Indledning Opgavens omfang betingelser Udvælgelseskriterier, vurdering af leverandørs egnethed (minimumskrav) Tildelingskriterier ved valg af tilbud Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Krav Kontraktperiode Offentlige påbud Lovvalg og afgørelse af tvister Forbehold Priser Prisregulering Myndighedskrav Vedståelsesfrist for tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Kontrakt... 7 Bilag Bilag 1 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige... 8 Bilag 2 Forbehold 9

3 1.Indledning Odder Kommune ønsker at indgå en koncessionsaftale på hardware og software (ét system), der på et sted kan indsamle al den information, der er nødvendig for at kunne udstede pas og kørekort. Systemet skal derfor give mulighed for at en borger kan få taget sit billede, afgive fingeraftryk og få hentet sine personlige data ud fra personnummer til brug for udfyldelse af ansøgning og stamkort. Det skal derudover være muligt at kunne underskrive den udfyldte ansøgning og stamkort samt udskrive disse. Se i øvrigt punkt 2.7. Det skal bemærkes, at Odder Kommune efter processens afslutning kun handler med den til opgaven valgte koncessions-kontrakthaver - i det følgende benævnt som leverandør kontrakten tiltrædes som individuelle juridiske parter. Det er hensigten at lave aftale med den efter Odder Kommunes opfattelse - der bedst løser opgaven. Valg af leverandør er ikke afsluttet før koncessessions-kontrakten i det følgende benævnt som kontrakt - er underskrevet af begge parter. 1.1 Opgavens omfang Odder Kommunes Borgerservice ønsker en: Sammenhængende og fleksibel løsning der sikrer løsning af pas - opgaven indenfor gældende lovkrav og en brugervenlig og funktionel løsning. Systemet skal kunne modtage fingeraftryk senest den 1. december Det samlede årlige antal pas udstedelser anslås til i alt at udgøre omkring 3000 stk. for børn og voksne tilsammen i Odder Kommune. Odder Kommune vil kun fotografere børn, der også skal have taget fingeraftryk. Kontrakten skal sikre levering, montering, installation og drift af et system til håndtering af pas ekspeditioner inkl. fotografering af borgeren, fingeraftryk scanning, automatiseret udfyldning af data og udskrivning af stamkort. Der skal også være mulighed for udstedelse af kørekort. Der skal installeres èn ekspeditionsplads i Borgerbutikken på Odder Rådhus, bestående af 1 E-station og 2 ekspeditionssteder. Tilbudsgiver skal i tilbuddet beskrive arbejdsgangene i forbindelse med pas udstedelser herunder Erklæring om bortkommet pas Provisorisk pas Betaling af pas/billede Opsætningen af IT-løsning mellem leverandørs fotomaskine og Odder Kommune Desuden skal ALLE krav i punkt 2.7 krav efterleves, for at kunne komme i betragtning som leverandør til Odder Kommune. Odder Kommune deltager ikke økonomisk for løsning af opgaven, og garanterer ingen minimumsomsætning. Tilbud skal afgives i henhold til nedenstående betingelser. 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Tilbudsindhentning sker i henhold til annonceringspligten i henhold til Tilbudslovens bestemmelser - LBK nr af 07/12/ a. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser: Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger under pkt. 2.2 I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering og sammenligning af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt rammeaftalen. Tildelingen vil ske på baggrund af de angivne tildelingskriterier jf. punkt 2.3.

4 2.2 Udvælgelseskriterier, vurdering af leverandørs egnethed (minimumskrav) Leverandør skal sammen med tilbuddet aflevere følgende oplysninger: Leverandør skal medsende en referenceliste på levering af sammenlignelige ydelser gennem de seneste 2 år med angivelse af kundenavn og kontaktoplysninger, hvorvidt en leverandør anses for egnet vurderes ud fra denne referenceliste Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang leverandør har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13 maj 1997). Fortrykt bilag er vedlagt materialet bilag 1. Tilbudsgiver bedes bemærke at manglende indlevering af dokumentation vil medføre, at tilbuddet afvises som ugyldigt. 2.3 Tildelingskriterier ved valg af tilbud Koncessionskontrakten tildeles den leverandør, som tilbyder den mest brugervenlige og funktionelle løsning på opgaven. Vurderingen foretages egenhændigt af fag-personalet, samt kommunens IT-personale, som til dagligt varetager disse opgaver. Odder Kommune forbeholder sig ret til, at afvise tilbud, der ikke er skrevet på dansk, og tilbud der ikke kan sandsynliggøre, at kommunikation med leverandør i hele aftalens løbetid kan ske på dansk. 2.4 Tilbudsfrist Tilbud bedes mailet til Indkøbschef Jan Møller, jan.moller@odder.dk senest den 4. november 2011 kl Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbuddet eller for udarbejdelse af oplysninger om indholdet heraf. Modtagne tilbud er Odder Kommunes ejendom. 2.5 Spørgsmål til tilbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende tilbudsforretningen skal være skriftlige og rettes til Jan Møller, pr. jan.moller@odder.dk, med emnet: "Spørgsmål koncessionsaftale Odder Kommune senest den 28. oktober 2011, kl Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive vist på Odder Kommunes hjemmeside, under Aktuelle udbud. 2.6 Åbning af de indkomne tilbud. Det bemærkes, at tilbudsgivere ikke har adgang til at overvære åbningen af tilbud eller få oplysninger om indholdet heraf, udover det der hjemles efter offentlighedslovens bestemmelser med tilhørende undtagelser. Åbningen foretages af personale, der har fuldmagt hertil. 2.7 Krav Tilbudsgiver bedes fremsende tilbud på følgende: Systemet skal give mulighed for at en borger kan få taget sit billede, afgive fingeraftryk og få hentet sine personlige data ud fra personnummer til brug for udfyldelse af ansøgning og stamkort. Det skal derudover være muligt at kunne underskrive den udfyldte ansøgning og stamkort samt udskrive disse. Systemet skal gennem hele kontraktperioden og til enhver tid, kunne indfri de krav som rigspolitiet har til udstedelse af pas/kørekort/id kort. Det er den valgte leverandørs opgave, at udarbejde løbende opdateringer af software til brug for systemet og sikre implementeringen af denne løbende. Leverandøren skal i aftaleperioden kunne levere de nødvendige forbrugsmaterialer til systemet, herunder fotopapir og farvepatroner. Systemet skal være kompatibelt med Odder Kommunes IT- og sikkerhedssystem. Systemet skal overordnet bestå af to enheder. En E-station og to ekspeditions-pcere.

5 E-stationen er pas automaten, som borgerne benytter i forbindelse med billedetagning, fingeraftryks scanning og underskrivning. Endvidere består E-stationen af en stander med motor til højderegulering, kamera, pc,fingerscanner og underskriftsplade. Ekspeditionen består af en PC, stillet til rådighed af Kommunen med tastatur, mus, der printes automatisk, ansøgning, stamkort og kvittering. Leverandør installerer et Ekspeditionsprogram på PC`en og levere og tilslutter følgende udstyr Digital barscanner Billed- /kortprinter Dokumentprinter Ved fejl i software til pas-ekspeditioner, skal leverandøren påbegynde udbedringen heraf senest den efterfølgende arbejdsdag. Leverandøren skal påbegynde service, reparation eller udskiftning af systemet senest 4 timer efter modtagelsen af en fejlmelding fra kommunen, medmindre fejlen opstår kortere tid før ophør af normal kontortid i kommunen. I så fald er fristen ved kontortidsstart den efterfølgende dag. Der skal registreres følgende oplysninger for at kunne behandle en ansøgning: TerminalID Kommunekode Ansøgningstype Fødselsdato CPR-nummer (krypteret inden lagring) Postnummer Højde Køn Evt. mobil-telefonnummer Evt. adresse Ansøgningspris Billedpris Fingeraftrykspris Ansøgningsstatus Tidspunkter for begivenheder i ekspeditionen Ansøgeren giver i forbindelse med indsamlingen af oplysninger samtykke til, at leverandør kan behandle oplysningerne til brug for udfærdigelse af det dokument, ansøgningen vedrører. Oplysninger om CPR-nummer, telefonnummer og adresse slettes automatisk fra den centrale server senest 35 dage efter indsamlingen. Medarbejdere ved leverandøren er underlagt samme tavsheds- og fortrolighedsregler, som gælder for de kommunale medarbejdere. Oplysninger lagres for, at kommunerne selv kan tilgå data. Leverandør er ikke berettiget til at benytte de personfølsomme oplysninger eller overdrage disse. Ekspeditionen består af software installeret på selvstændige arbejdsstationer. Opdateringer af systemet leveres elektronisk uden yderligere omkostninger til kommunen. Leverandøren er forpligtiget til i aftaleperioden at levere forbrugsmaterialer til kommunen. Med forbrugsmaterialer menes fotopapir og farvepatroner til systemet der leveres af leverandøren. Levering af forbrugsmaterialer skal ske SENEST 7 dage efter at leverandøren har modtaget bestillingen fra kommunen. Leverandøren skal i forbindelse med aftaleophør modtage ubrugte forbrugsmaterialer fra kommunen. Afregning af forbrugsmaterialer skal være indeholdt i prisen og kan ikke på noget tidspunkt i aftaleperioden afregnes særskilt. 2.8 Kontraktperiode Kontraktperioden er gældende fra installation, senest den 1. december 2011 til den 31. december 2014.

6 Ordregiver kan forlænge kontrakten med op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 2 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse Både kommunen og leverandøren kan dog opsige kontrakten med 3 måneders varsel til udløbet af en måned efter 1. marts Ved misligholdelse og hvis systemet ikke kan leve op til gældende lovgivning kan kontrakten opsiges straks. 2.9 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i pkt vedr. afgørelser af tvister for afklaring af eventuelle tvivlsspørgsmål. Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse Lovvalg og afgørelse af tvister Kontrakten vil være undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Kan parterne ikke blive enige, skal der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er udbyders retskreds Forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkelig fremgå af bilag 2. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i tilbudsmaterialet, vil medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet Priser Leverandørens betaling består i den betaling der opnås for borgernes anvendelse af løsningen. Prisen pr foto skal således dække tilbudsgivers omkostninger og indtjening. Odder Kommune deltager ikke økonomisk for løsning af opgaven, og garanterer ingen minimumsomsætning. Af hensyn til Odder kommunens lokale detailhandel, så er det Odder Kommune som fastsætter prisen for pasfoto, ud fra en gennemsnitlig betragtning. Odder Kommune ønsker dog i forbindelse med tilbudsgivning at få oplyst vejledende pris for 1 billede inkl. Moms fra leverandøren. Prisen bruges ikke i tilbudsvurdering, men som en oplysning, hvor den nedre grænse prismæssigt ligger, for prisfastsættelse af billeder. Prisen skal oplyses i bilag 3: vejledende pris. Prisen på forbrugsmaterialer skal være indeholdt i prisen Prisregulering Tilbudte priser holdes faste i et kalenderår af gangen, og reguleres én gang årligt pr. 1. jan. Første gang 1. januar Priserne reguleres i henhold til markedsprisudviklingen. Reguleringen kan ikke overstige den procentvise udvikling i nettoprisindekset, offentliggjort af Danmarks Statistik Myndighedskrav Der tages forbehold for de bevilgende myndigheders godkendelse. Leverandør indestår for, at leverancer omfattet af en evt. kontrakt opfylder samtlige myndighedskrav på leveringstidspunktet Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende minimum til den Kontrakt Kontrakten udfærdiges efter leverandørvalg og fremsendes til underskrift efter tildeling.

7 Bilag 1 - Erklæring om ubetalt, forfalden gæld ERKLÆRING om ubetalt forfalden gæld til det offentlige I henhold til lov nr af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr.. Virksomhedens navn og adresse: Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr.. Dato og underskrift

8 Bilag 2 - Eventuelle forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkelig fremgå med specifikation af forbeholdet og med specificeret angivelse af, på hvilken måde og i hvilket omfang forbeholdet øver indflydelse økonomisk.

9 Bilag 3 Vejledende pris. Leverandørens betaling består i den betaling der opnås for borgernes anvendelse af løsningen. Prisen pr foto skal således dække tilbudsgivers omkostninger og indtjening. Odder Kommune deltager ikke økonomisk for løsning af opgaven, og garanterer ingen minimumsomsætning. Af hensyn til Odder kommunens lokale detailhandel, så er det Odder Kommune som fastsætter prisen for pasfoto, ud fra en gennemsnitlig betragtning. Odder Kommune ønsker dog i forbindelse med tilbudsgivning at få oplyst vejledende pris for 1 billede inkl. Moms fra leverandøren. Prisen bruges ikke i tilbudsvurdering, men som en oplysning, hvor den nedre grænse prismæssigt ligger, for prisfastsættelse af billeder. Prisen på forbrugsmaterialer skal være indeholdt i prisen. Vejledende pris: Dkr inkl. Moms