Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 10. maj 2011 kl , Kronprinsessegade 14, Kantinen Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Mødeleder: Hans Peter Nielsen Indstillings- og drøftelsespunkter 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 28. marts 2011 indstilles til godkendelse og underskrift.. Referat af forretningsudvalgsmøde den 14. april samt 2. maj er vedlagt til orientering. 2. Revisionsprotokol I forbindelse med revisionen af foreningens årsregnskab er der indsat vedlagte protokolsider i revisionsprotokollen. Protokollen vil blive behandlet under dagsordens punkt 3 og gennemgået på mødet af statsautoriseret revisor John Krarup Nielsen. Det indstilles, at protokollen tages til efterretning. 3. Godkendelse Årsregnskab for foreningen 2010 med tilhørende afdelinger Bestyrelsen fik på møde den 28. marts præsenteret udkast til foreningens regnskab. Efterfølgende har revisionen færdiggjort regnskabet. Det reviderede regnskab, inkl. noter, sideaktivitetsregnskaber, spørgeskema er vedlagt. Desuden er vedlagt revisionsprotokol. Revisor John Krarup Nielsen vil på mødet gennemgå protokollen, men det skal for god ordens skyld nævnes, at revisionen ikke har givet anledning til forbehold. I forbindelse med færdiggørelsen af regnskabet er der sket en regulering af årsresultatet med 25 t.kr., således at det samlede overskud udgør t.kr. Heraf udgør / ral 1

2 driftsoverskuddet 416 t.kr. og nettorenteoverskuddet 611 t.kr. For en gennemgang af regnskabet henvises til det udsendte materiale til mødet den 28. marts. Årsregnskabet kan sammenfattes i følgende poster (i kr.) Årsresultat Egenkapital Arbejdskapital Dispositionsfond Opskrivningshenlæggelse Udover hovedregnskabet indgår afdelingerne - Ekstern ejendomsadministration o.l. - Indskud m.v. i andre virksomheder også i foreningens hovedregnskab. Der henvises hertil. Spørgeskemaet er også en del af hovedregnskabet. Der henvises hertil, specielt til noterne i spørgeskemaet. Der er vedlagt oversigt over alle afdelingsregnskaber.. For de afdelinger, hvor der ikke er afdelingsbestyrelse, er det organisationsbestyrelsen, der behandler regnskaberne. Regnskaberne for - afdeling 1017 Sønderlundsvej Børneinstitution - afdeling 1020 Børneinstitutionen Anishaven - afdeling 1024 Herlev Skole, Motionssal - afdeling 1025 Herlev Skole, Områdekontor - afdeling 1026 Bofællesskab - afdeling 3055 Dyvekevænget - afdeling 3073 Egelunden - afdeling 6073 Hørgården 3 - afdeling 6092 Dannebrogsgade - afdeling 6093 Bogfinkevej - afdeling 6096 Ved Kratttet - afdeling 6097 Ellehjørnet er alle vedlagt til behandling. Det indstilles, at bestyrelsen godkender - foreningens årsregnskab - regnskaberne for sideaktivitetsafdelinger / ral 2

3 - afdelingsregnskaber for de afdelinger, hvor der er afdelingsbestyrelse / afdelingsmøde, der behandler regnskaberne, under forudsætning af disses godkendelse - afdelingsregnskaber for de afdelinger, hvor det er bestyrelsen, der behandler regnskaberne, jf. ovenfor. Desuden indstilles, at revisionsprotokollen tages til efterretning. 4. Strategiplan 2015 Bestyrelsen har siden oktober arbejdet med strategiplan 2015 og har senest ved bestyrelsesseminar den 17. marts behandlet strategiplanen Strategien lægger op til, at 3B organisationen - med udgangspunkt i, at 3B er en non-profit og brugerstyret organisation - skal udvikle sig til en mere effektiv organisation med fokus på helhed i alle elementer fra den centrale del ud til driften af ejendommen og videre ud til beboerne. Hernæst er der fokus på kvalitet i det daglige arbejde og arbejdsrutiner; igen centralt og ud til den driftsmæssige del af organisationen. Vækst ses som en nødvendighed for at få en tilstrækkelig størrelse til at organisationen i højere grad kan fokusere på opfølgning, bedre processtyring, service og på kvaliteten af boligerne. Det grundlæggende budskab i strategien er, at 3B skal hæve sit ambitionsniveau. Øges det til et givet niveau, vil det påvirke alle dele af forretningen i et givent omfang. Ligeledes vil et øget ambitionsniveau medføre investeringer i optimeringer af forskellig art, opgradering af personalekompetencer, processer og itsystemer mv. Det øgede ambitionsniveau afstedkommer behov for følgende primære indsatser: en vækst på boliger øget fokus på en mere synlig branding med et klart budskab design af nye optimere tværgående arbejdsgange indførelse af sagsbehandlingssystemer opgradering af medarbejderkompetencer / ral 3

4 øget fokus på tidssvarende boliger øget fokus på tidssvarende service mere konkrete målsætninger. For hvert indsatsområde er opstillet en række initiativer, som alle er afgørende for strategiens gennemførelse og indgår som centrale delmålsætninger. Bestyrelsen tilsluttede sig på bestyrelsesseminaret den fremlagte strategi samt de skitserede initiativer med den undtagelse, at der ønskes en viderebearbejdning af demokratidelen. Derfor foreslås, at der nedsættes en arbejdsgruppe i bestyrelsen, som beskriver forskellige beboerdemokratiske initiativer. Arbejdsgruppens arbejde skal være afsluttet inden 31. december Strategiplan 2015 er samlet i vedlagte slutrapport og Handlingsplan. De forskellige powerpoint rapporter, som bestyrelsen løbende har fået, vil være tilgængelige på X3B. Det indstilles, at bestyrelsen godkender strategiplan 2015 samt handlingsplan og at bestyrelsen nedsætter en arbejdsgruppe der skal komme med beboerdemokratiske initiativer, som kan forelægges bestyrelsen på det første møde i Indstilling vedr. salg af Kronprinsessegade 14, indstilling vedr. samarbejde med Boligkontoret Danmark om køb af nyt domicil, indstilling vedr. nyt domicil, Njalsgade 99 samt organisering af projektet i 3B Bestyrelsen godkendte på seneste bestyrelsesmøde betinget købsaftale og lejekontrakt for Kronprinsessegade 14. Køber havde i den forbindelse betinget sig 14 dages due diligence periode, hvorfor den udløb tirsdag den 12. april. Jf. mail af 17. april til bestyrelsen, gik salget desværre i vasken, da køber ikke var i stand til at gennemføre handlen. Siden har der været kontakt til en række andre interesserede købere, og der foreligger nu en ny betinget købsaftale fra SAP9 Group A/S / ral 4

5 I forhold til tidligere tilbud er der følgende ændring: Købesum er 26 mio. kr. Overtagelsesdag er flyttet fra 1. juli til 1. september 2011 Køber har 14 dage fra underskrift til due diligence 3B dækker købers udgifter til due diligence såfremt handlen ikke gennemføres som følge af vores betingelser (godkendelse i bestyrelse og i tilsynet), dog maksimalt kr. ekskl. moms. I forhold til lejeaftalen mellem køber og 3B er der ingen ændringer, udover konsekvensrettelse som følge af ny overtagelsesdato. Aftalen har været drøftet med FU, senest på FU møde den 2. maj. På baggrund heraf har FU og direktionen underskrevet den betingede købsaftale og lejeaftale under forudsætning af bestyrelsens efterfølgende godkendelse.. Betinget købsaftale og lejeaftale vedlagt. På baggrund af ovenstående indstilles, at bestyrelsen tiltræder den betingede købsaftale og lejekontrakt. Bestyrelsen fik på møde den 7. april hos BIG / Bach gruppen præsenteret muligheden for erhvervelse af nyt domicil i Njalsgade (Batteriet) sammen med Boligkontoret Danmark. Notat vedlagt. På baggrund heraf indstilles, at 3B indleder et formelt samarbejde om erhvervelse af fælles domicil sammen med Boligkontoret Danmark (BDK) at 3B sammen med BDK indleder forhandling om erhvervelse af ejendommen Njalsgade 99 Der ønskes en drøftelse af bestyrelsens involvering i køb / opførelse. Købet skal naturligvis behandles og godkendes af bestyrelsen, men skal der laves en overordnet styregruppe med et bestyrelsesudvalg? (fx FU). Dette har været drøftet med FU og der er enighed mellem FU og direktionen om at indstille, at FU og direktionen udgør den overordnede styregruppe for projektet / ral 5

6 Administrativt vil der blive en styregruppe med direktion og ledergruppe, ligesom der vil blive en stor grad af medarbejderinvolvering i indretning m.m. af huset. 6. Indstilling vedr. godkendelse af Beretning 2010 Bestyrelsen godkendte på møde den 28. marts udkast til beretning med forskellige mindre forslag til ændringer. Disse er blevet indarbejdet og det endelige udkast til beretning foreligger nu til bestyrelsens behandling. Det indstilles, at bestyrelsen godkender beretning Forberedelse af repræsentantskabsmødet samt bestyrelsens mundtlige beretning Indkaldelse til repræsentantskabsmødet er udsendt den 29. april. Dagsorden for mødet er bl.a. - valg af dirigenter, her foreslår FU Lars Emanuel og Aksel Nielsen fra bestyrelsen - aflæggelse af beretning for bestyrelsen og administrationen v. Villy og Bent - aflæggelse af årsregnskab 2010 v. Bent - valg af næstformand - valg af 5 bestyrelsesmedlemmer - valg af 4 suppleanter Materiale til mødet vil blive udarbejdet i den kommende periode, herunder en kort beskrivelse af de opstillede. Materiale forventes udsendt torsdag den 19. maj. Kort drøftelse af mødeafviklingen. 8. Forvaltningsrevision og målepunkter I september 2010 godkendte organisationsbestyrelsen 11 mål. I vedlagte bilag har administrationen samlet op på resultaterne for 2010 og sammenholdt dem med de vedtagne mål. Resultaterne bygger på data fra den ligeledes vedlagte ledelsesinformationsrapport med årsdata for / ral 6

7 Kriterierne for målene har været, at de var relevante, ambitiøse og dog realistiske målsætninger og samtidig har været mulige at indsamle data på. Målene og ledelsesrapporten er centrale elementer i virksomhedens egenkontrol. Det er vanskeligt at konkludere samlet på målene, som indbyrdes er meget forskellige. Nogle er fuldt indfriede, andre kun delvist. Generelt er billedet dog tilfredsstillende, særligt taget i betragtning, at målene blev vedtaget i september 2010, og der derfor kun er blevet arbejdet med dem i en del af året. Administrationen vil fortsat have fokus på målene samt arbejde på at koordinere dem med den forventede implementering af Strategi I forbindelse med næste årsrapport forventer administrationen på den baggrund at evaluere de vedtagne mål samt komme med indstillinger om initiativer på en række af målene. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigt over mål og ledelsesinformationsrapporten til efterretning. 9. Evaluering af formandsmødet den 14. april Evaluering og drøftelse af formandsmødet den 14. april, herunder mødeformen og mødefrekvens for dette forum. 10. Bemyndigelse til administrationen vedr. prækvalifikationer, boligsociale helhedsplaner I løbet af de kommende 6-12 måneder skal 3B ansøge om prækvalifikation til nye boligsociale helhedsplaner i de områder, der allerede er dækket af boligsociale helhedsplaner. Prækvalifikation vil sige, at man på grundlag af en kortfattet ansøgning søger om at få lov til at deltage i en endelig ansøgningsrunde. Med prækvalifikationen følger støtte til at udarbejde den egentlige, meget omfattende ansøgning. Endvidere er der formentlig grundlag for at ansøge om prækvalifikation vedr. helhedsplaner i nye områder, / ral 7

8 herunder f.eks. i Valby-området, Hjortegården mv. Frister og fremgangsmåder er forskellige i kommunerne, og Landsbyggefonden kan nu ansøges løbende, men der udmeldes alligevel foreløbige henstillinger om at søge på bestemte tidspunkter, der endnu ikke ligger helt fast. Det er derfor vanskeligt at planlægge et ansøgningsforløb med inddragelse af organisationsbestyrelsen. Endvidere er ansøgningen om prækvalifikation kun i meget begrænset omfang forpligtende for 3B. Det indstilles derfor, at administrationen bemyndiges til at kunne ansøge om prækvalifikation til nye eller fortsatte boligsociale helhedsplaner under forudsætning af de pågældende boligafdelingers accept. Bestyrelsen vil på det efterfølgende møde blive orienteret om prækvalifikationsansøgningen. 11. Indstilling vedr. Udlejningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Hvidovre Kommune I henhold til bestemmelserne i 59 og 60 i lov om almene boliger samt støttede private andelsboliger m.v. er indgået nedenstående udlejningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Hvidovre Kommune for de af 3B s boliger, der ligger i Hvidovre Kommune. Aftalen skal gælde for perioden 1. januar 2011 til 31. december 2014 og omfatter boligafdelingerne Danalund og Søbyvej. Notat der beskriver detaljerne i aftalen er vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen tilslutter sig udlejningsaftalen. 12. Indstilling vedr. Udlejningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Ballerup Kommune I henhold til bestemmelserne i 59 og 60 i lov om almene boliger samt støttede private andelsboliger m.v. er indgået nedenstående udlejningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Ballerup Kommune for de af 3B s boliger, der ligger i Ballerup Kommune / ral 8

9 Aftalen gælder for perioden 1. januar 2011 til 31. december 2013 og omfatter boligafdelingerne Måløv Park, Østerhøj (undtagen ungdomsboliger og ældreboliger), Grønhøj samt seniorbofællesskaberne Solsikken, Jægerbo, Valmuen og Kløvermarken. Notat der beskriver detaljerne i aftalen er vedlagt. Bestyrelsen behandlede også denne aftale på mødet den 28. marts, men da der er kommet en ændring vedr. anvisning / præcisering i Grønhøj omkring oprykningsventelistens ret til boliger, ønskes aftalen behandlet på ny. Det indstilles, at bestyrelsen tilslutter sig udlejningsaftalen. 13. Indstilling vedr. henlæggelsespolitik Organisationsbestyrelsen behandlede på sit seneste møde et forslag til henlæggelsespolitik. Der er siden da foretaget nogle mindre tekstjusteringer, hvilket indstilles til orientering. På baggrund af sin gennemgang af afdelingernes regnskaber for 2010 indstiller Forvaltningsudvalget, at henlæggelsespolitikken tilføres et afsnit om henlæggelser til tab ved fraflytninger, jf. vedlagte henlæggelsespolitik. Byggesager 14. Købsaftale og revideret skema A, Taastrup Torv Bestyrelsen godkendte på møde i november 2010, at 3B gik ind i projektet i samarbejde med Høje Taastrup Kommune og Sophienberg Ejendomsudvikling. I den forbindelse blev FU bemyndiget til at lukke købsaftalen. Siden har der været ført forhandlinger om økonomiske vilkår, grænseflader og tidsplan for erhvervelsen af byggeret til 12 senior-/plejeboliger inkl. fællesareal og serviceareal samt 16 familieboliger / ral 9

10 I forbindelse med specielt grænsefladerne er der fremkommet omkostninger, som 3B skal afholde og derfor er der udarbejdet nyt skema A, med en samlet anskaffelsessum på 54,4 mio. kr. mod tidligere 51,1 mio. kr. Den maksimale ramme for byggeriet udgør 55,4 mio. kr. hvorfor der kun er 1 mio. kr. til uforudsete udgifter. På baggrund heraf har FU og direktionen drøftet om 3B skulle udtræde af projektet, men det er vurderingen, at 3B vil stå sig bedst ved at fortsætte i projektet, så der gennemføres udbud og udarbejdes skema B. Viser det sig på baggrund af udbuddet, at sagen ikke hænger sammen økonomisk, vil vi fortsat kunne trække os ud. Orienteringspunkter 15.. Budgetopfølgning 1. kvartal Budgetprognosen for 2011 baseret på bogføringen indtil 31. marts og forventningerne til resten af Budgetprognosen viser et forventet overskud på ca. 728 t.kr. Heraf udgør driftsoverskuddet ca. 368 t.kr. og nettorenteindtægten 360 t.kr. For en uddybning henvises til vedlagte bilag. 16. Investeringsopfølgning for 1. kvartal 2011 Afkastet for 1. kvartal har ikke været tilfredsstillende. Alle tre aftaler giver et negativt resultat, mellem 0,69 pct. til 0,92 pct. for perioden. Benchmark viser et plus, hvilket ikke kan forklares p.t. Resultatet skal ses i lyset af rente uroen samt stille og rolig tilpasning af renteniveauet til normalt niveau. Derfor må der også forventes yderligere rentestigninger i årets løb, men det forventes fortsat, at året slutter med en positiv rente. Afkast opgørelse er vedlagt / ral 10

11 17. Ledige boliger og lejetab Vedlagt oversigt over ledige boliger pr. 31. marts, hvor lejetabet afholdes af dispositionsfonden. Det samlede lejetab udgør pr. 31. marts ,75 kr. Som det fremgår af oversigten, har det primært været ledige boliger i Egedalsvænge og Valby, der har medført lejetab. I Egedalsvænge er der fortsat problemer med udlejning af ungdomsboliger. Samarbejdet med DTU har taget toppen af problemet. I Valby har det været førstegangsudlejningen af de nye boliger der har giver lejetab. Dette er nu løst og alle boliger er udlejet pr. 1. marts Ind- og fraflytningsstatistik Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdomsboliger og ældreboliger i perioden 1. januar 2011 til 31. marts Heraf fremgår, at der har været 278 fraflytninger, og fraflytningsprocenten var 2,48%. De tre største fraflytningsprocenter har været i afdeling Kronprinsessegade, Bogfinkevej og Ellehjørnet. I Kronprinsessegade har fraflytningen været i forbindelse med en bytning. På Bogfinkevej har der været tre fraflytninger, det er en afdeling hvor kommunen har 100% kommunal anvisning. I Ellehjørnet har der været en bolig ledig, det er boliger som bliver anvist af kommunen. I 19 boligafdelinger har der ingen fraflytninger været / ral 11

12 19. Restancer og udsættelser Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over vores rykkerprocedure. Heraf fremgår, at der i perioden 1. januar 2011 til 31. marts 2011 er sendt: stk. rykker 1 (påkrav) 466 stk. rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 57 stk. rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 22 stk. er udsat at deres bolig (9 stk. havde afleveret opsigelse/nøgler inden fogeden kom). Der er udsættelsessager, som vi ikke vil forhindre, fx klagesager i forbindelse med husordensager eller ulovlig fremleje i de pågældende boliger. I disse situationer fastholder 3B med vilje sagerne til lejer bliver sat ud med fogeden. Der er nedsat en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra Københavns Kommune og nogle boligorganisationer. Denne gruppe er i gang med at gennemgå procedurer og nye tiltag med henblik på at finde områder, hvor blandt andet kommunikationen kan forbedres for at forebygge udsættelser. 20. Orientering om driftsjusteringerne De forskellige elementer af justeringen af driftsstrukturen er ved at falde på plads. Alle afdelingsbestyrelser har modtaget information om både generelle ændringer og lokale konsekvenser, de to driftsområder er etableret, driftsprojektchefen er trådt i funktion, nogle lokalinspektører er rokeret, en ny sekretærstilling er beskrevet og slås snarest op, en eksisterende sekretærstilling er opnormeret mv. Nogle afdelinger har gjort indsigelser imod de lokale konsekvenser af driftsjusteringen. Administrationen vil efter aftale med FU gå i dialog med de pågældende afdelinger om de kritiserede forhold. Efter endnu en gennemgang af de HR-udgifter, der knytter sig til lokalinspektøren og betjeningen af lokalinspektøren (sekretær, kontorlokaler mv.) viser lokalin / ral 12

13 spektørtaksten at kunne beregnes til 979,25 kr. pr. lejemål i 2011-niveau og ikke som tidligere beregnet 853 kr. pr. lejemål i 2011-niveau. Dette har ingen samlet økonomisk betydning (der er altså ikke noget, der er blevet dyrere), men forstærker de lokale konsekvenser en lille smule. 21. AlmenBolig+ - status udlejning Amagerfælledvej Til bestyrelsens orientering er der til dags dato følgende informationer: 27 boliger: Ansøgerne sendt til Kommunal godkendelse i Københavns Kommune 14 boliger: Ansøgerne sagt ja tak til boligen, men mangler at sende dokumentation for fleksibel udlejning 12 boliger: Er igen sendt i tilbud til ansøgerne Kommunen har ikke på nuværende tidspunkt ønsket at gøre brug af deres anvisningsret til 1/3 af de 53 boliger. 22. Indkøbsfunktion FU har tiltrådt, at administrationen i samarbejde med Boligkontoret Danmark etablerer en indkøbsfunktion, der skal øge koordinationen af indkøb inden for hver af de to boligorganisationer. Begge boligorganisationer vurderer, at de er for små til selv at bære en hel medarbejder og går derfor sammen om at dele en. Formålet er at opnå direkte besparelser ved at afgive større ordrer og administrative forenklinger ved at afgive færre ordrer. Der sigtes ikke på at ændre fordelingen af kompetence mellem beboerdemokrati og administration/drift. Udgiften til indkøbsfunktion finansieres i 2011 inden for administrationsbudgettet / ral 13

14 Initiativet skal ses i sammenhæng med strategiinitiativerne, og en første opgave for indkøbsfunktionen vil være på grundlag af en gennemgang af 3Bs indkøbspraksis at fremlægge et forslag til indkøbspolitik for organisationsbestyrelsen. 23. Dokumentationspakke 2011 Kort aktuel status over arbejdet med dokumentationspakken for Dokumentationspakken består af elektroniske oplysningsskemaer 1 samlet for 3B og 1 for hver boligafdeling. Inddragelse af afdelingsbestyrelser Arbejdet med at inddrage afdelingsbestyrelserne i udfyldelsen er gået i gang. Alle afdelingsbestyrelsesformænd får et brev og et tilhørende spørgeskema, som afdelingsbestyrelsen bliver bedt om at udfylde i fællesskab i forbindelse med budgetformøderne. Spørgeskemaerne sendes ud løbende i umiddelbar optakt til budgetformøderne. De første er allerede sendt ud. En del af svarene fra spørgeskemaet overfører administrationen til oplysningsskemaet. Andre dele af spørgeskemaet bruger administrationen til 3Bs egen boligsociale kortlægning. I år har administrationen valgt kun at sende spørgeskemaet til formændene. Men de øvrige afdelingsbestyrelsesmedlemmer kan se skemaet og orientere sig på X3B, hvor administrationen også efterfølgende løbende vil orientere om forløbet. Efterfølgende forløb I forlængelse af inddragelsen af afdelingsbestyrelser, vil den lokale drift samt afdelinger i administrationen på samme måde som sidste år arbejde med oplysningsskemaerne. Der er lavet en intern ansvarsfordeling for denne del af arbejdet. Direktionen udarbejder herefter i dialog med forretningsudva get organisationsskemaet, hvorefter den samlede dokument / ral 14

15 tionspakke forelægges organisationsbestyrelsen til drøftelse og godkendelse. Den politiske orientering sker jf. tidsplanen i september måned. 24. Orientering fra formand / direktion / andre Fra formanden: Fra direktionen: Andre: 25. Øvrigt / ral 15