Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 30. oktober 2014 kl , Havneholmen, ML-Danmark Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Susan Sagnsby, Jens Wenzel Andreasen, Flemming Løvenhardt Mødeleder: Indstillings- og drøftelsespunkter Præsentation ny direktør Morten Boje 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 19/20. september er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referat af forretningsudvalgsmøde den 21. oktober 2014 er vedlagt til orientering. (eftersendes) 2. Revisionsprotokol Der er ikke indskrevet nyt i protokollen siden sidste møde. 3. Indstilling - Budget 2015 for foreningen Forud for udarbejdelse af afdelingsbudgetterne blev der udarbejdet et budgetforslag for foreningen i marts Budgettet blev forelagt og godkendt på bestyrelsesmødet i marts. Marts-budgettet balancerede med et underskud før renter på 478 t.kr. og 207 t.kr. efter renter. Det var på daværende tidspunkt direktionens vurdering, at det var muligt at finde driftsbesparelser eller merindtægter, der kunne dække budgetmankoen. Nærværende budgetforslag udviser et overskud på 222 t.kr., svarende til nettorenteoverskuddet. Budgettet balancerer med 150,6 mio. kr. Der henvises i øvrigt til vedlagte budgetnotat. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender budget 2015, som indebærer, at grundbidraget (administrationsbidraget) er forhøjet med to pct. i forhold til budget 2014, svarende til et grundbidrag på kr. pr. lejemålsenhed. 1

2 4. Indstilling - Budget 2015 for afdelinger med ikkegodkendte budgetter Drifts- og serviceudvalget behandlede afdelingsbudgetterne på sit møde den 8. oktober og indstiller dem til bestyrelsens godkendelse, jf. vedlagte uddrag af referat.. Vedlagt notat vedr. afdelingsbudgetter og oversigt over alle lejereguleringer i Oversigten er opdelt på boligafdelinger, ældreboliger, almen bolig+ boliger, institutioner og særboliger samt oversigt over afdelinger, hvor budget er blevet nedstemt. Institutioner og særboliger behandles ikke på afdelingsmøder, men drøftes med de respektive kommuner. Disse budgetter skal godkendes af organisationsbestyrelsen. 4 boligafdelinger har ikke godkendt budgettet på deres afdelingsmøde. Det drejer sig om Bogfinkevej Händelsvej Teglværkshaven Ved Rosenhaven. Vedlagte bilag med indstillinger af ikke godkendte afdelingsbudgetter indeholder sagsfremstilling af det enkelte budget. Disse indstillinger fremsendes ligeledes til de respektive kommuner. Det indstilles, at bestyrelsen godkender alle afdelingsbudgetter, herunder afdelinger, der ikke har afdelingsbestyrelse afdelingsbudgetterne for Bogfinkevej, Hãndelsvej, Ved Rosenhaven og Teglværkshaven at Bogfinkevej ydes et driftsstøttelån fra dispositionsfonden på kr., indtil der er en afklaring af mellemværendet med Københavns Kommune at de ikke godkendte budgetter fremsendes til godkendelse i de respektive kommuner 2

3 5. Evaluering - Budgetforløb og afholdte budgetafdelingsmøder Til brug for organisationsbestyrelsens evaluering er vedlagt et kort rids af administrationens indtryk fra debatterne på afdelingsmøderne og oplevelsen af årets budgetproces. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen drøfter budgetforløbet og afviklingen af årets afdelingsbudgetmøder. 6. Indstilling - Politik inkasso (fraflytning/boende) Boligforeningen 3B ønsker at være en effektiv og konkurrencedygtig servicevirksomhed. Samtidig påtager 3B sig et medansvar for at løfte de samfundsmæssige udfordringer og skabe rammerne for et godt hverdagsliv. For at kunne navigere i dette spændingsfelt er det derfor nødvendigt med en politik på området, så der ligger en fast procedure. Udkast til denne politik er vedlagt til bestyrelsens drøftelse og godkendelse. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter og godkender politik for opkrævning af tilgodehavender hos nuværende og tidligere beboere. 7. Indstilling SURF Valby Styregruppen i SURF Valby ønsker at udvide det boligsociale projekt i de sidste 2 år af projektperioden med en 4. medarbejder, da det har vist sig at være utilstrækkeligt med kun tre medarbejdere til at løfte de mange udfordringer. 3B har derfor udarbejdet en tillægsansøgning på kr. for 2015 og 2016, og det kræver en lokal medfinansiering på 12½ % hvilket svarer til kr. årligt. Der lægges op til, at de tre boligafdelinger Folehaven, Valbyejendommene og Hornemanns Vænge og 3B/PAB deles om udgifterne, så 3B skal betale årligt kr. i 2015 og Redegørelse vedlagt. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender 3B s engagement i indsatsen som 3

4 beskrevet oven for samt at administrationen på dette grundlag bemyndiges til på vegne af 3B og PAB at indsende tillægsansøgning til Landsbyggefonden 8. Indstilling - Dokumentationspakke 2014 Dokumentationspakken består igen i år af elektroniske oplysningsskemaer - en samlet for 3B (vedlagt) samt en for hver afdeling (tilgængelig på x3b). Afdelingsskemaerne er lavet med input fra afdelingsbestyrelserne. I år har 63 % deltaget. I løbet af sommeren har de endelige udkast til skemaer været i høring hos afdelingsbestyrelserne. Der kom to kommentarer (Valmuen om skimmelsvamp-sag, Vinhaven om støjende unge). De ekstra kommentarer er medtaget. FU har behandlet punktet på møde den 21. oktober og indstiller, at bestyrelsen godkender dokumentationspakken 2014 samt drøfter den politiske deltagelse til styringsdialogmøder 2014 med Københavns, Herlev, Ballerup, Høje-Taastrup. Vi kender endnu ikke datoer for møderne, udover mødet med Fredensborg, som finder sted allerede 11. november. Vi forventer de øvrige møder finder sted primo Indstilling Udlejningsaftale Københavns Kommune BL s 1. kreds og Københavns Kommune har gennem snart mange år haft en stor udlejningsaftale, omfattende godt almene boliger i kommunen. Aftalen har været en succes og hjælper på beboersammensætningen i afdelingerne. Den nuværende aftale udløber med udgangen af 2014, hvorfor der siden februar 2014 har været forhandling om en ny aftale for de kommende fire år ( ). Forhandlingerne er nu så langt, at resultatet er præsenteret for 1. kreds på et informationsmøde den 8. oktober. Efterfølgende skal aftale behandles på et kredsrepræsentantskabsmøde i november og i Borgerrepræsentationen i december. 4

5 . Udlejningsaftalen og dias om aftalen er vedlagt. Desuden er vedlagt notat, der beskriver administrationens indstilling til, hvordan de fleksible regler skal implementeres i 3B. Aftalen er en rammeaftale, som skal behandles i alle boligorganisationer i København og efterfølgende udfyldes af de enkelte boligorganisationer. Da den nye aftale træder i kraft den 1. januar 2015, skal implementeringen af den igangsættes nu. Derfor indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender udlejningsaftalenaftalen bestyrelsen godkender implementeringen af de fleksible regler, som beskrevet i notatet 10. Status - Egedalsvænge Der vil blive givet en mundtlig orientering på mødet. Til bestyrelsens orientering har den afsatte afdelingsbestyrelse indbragt beboerklagenævnets afgørelse for retten, hvorfor der er udtaget stævning mod 3B. Stævning vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 11. Indstilling - Kontaktpersonordning og områdemøder Demokrati- og kommunikationsudvalget har på sit seneste møde drøftet kontaktpersonordning og områder og har på baggrund heraf udarbejdet nedenstående indstillinger: Kontaktpersonordning Bestyrelsen har tidligere besluttet, at alle afdelingsbestyrelser skal have en direkte kontakt til organisationsbestyrelsen kontaktpersonordningen - for på den måde at styrke båndet mellem afdelingsbestyrelserne og bestyrelsen. 5

6 Demokrati- og kommunikationsudvalget blev på sidste møde bedt om at formulere principperne i ordningen: Hvad ordningen går ud på, hvad afdelingsbestyrelserne kan forvente af deres kontaktperson og hvad kontaktpersonen som minimum skal tilbyde afdelingerne. Udvalget indstiller, at bestyrelsen godkender vedlagte notat om principperne for kontaktpersonordningen. Områdemøder Bestyrelsen har tidligere besluttet, at netværksmøderne skal erstattes af områdemøder, hvor der både kan behandles generelle og lokale emner. Demokrati- og kommunikationsudvalget har udviklet et forslag til koncept for møderne. Der lægges op til fem lokale områder, hvor der holdes to årlige møder et efterår og et forår. I ulige år afløser fælleskonferencen forårets områdemøder. Møderne holdes i lokale beboerhuse og foreslås indledt med et fagligt indlæg gerne fra en ekstern oplægsholder. Herefter vil faste punkter være Nyt fra organisationsbestyrelsen og fra virksomheden 3B og der sluttes af med tid til erfaringsudveksling. Det er medlemmerne af Demokrati- og kommunikationsudvalget, der er tovholdere i de enkelte områder, men kontaktpersonerne og de relevante medarbejdere har ansvar for at komme med input til aktuelle temaer. Udvalget indstiller, at bestyrelsen godkender vedlagte koncept for områdemøder og inddeling af områderne. Byggesager 12. Nybyggeri Vedlagt notat, der giver en status på de to igangværende nybyggerier, Sundholm Syd og Midgård. Byggerierne kører efter planen med den tilføjelse, at Sundholm Syd er ca. 2 måneder forud for tidsplanen. 6

7 Notatet giver også en status på fire godkendte nybyggerier, som endnu ikke er igangsat, nemlig Teglholmen, Kløverbladsgade, Skovkvarteret i Ørestad Syd og Hørgården 3, Alle sager kører efter planen, men pga. lokalplansforhold vil Kløverbladsgade og Teglholmen trække lidt ud. København Kommune er i gang med udbud af grundkapital. Byggeudvalget drøfter på deres møde den 20. oktober mulighederne og vil på baggrund heraf udarbejde en indstilling til bestyrelsen om 3B s deltagelse i udbuddene. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager vedlagte orientering vedr. igangværende og godkendte byggesager Temadrøftelser 13. Budgetlægning herunder administrationsbidrag og prissætning Oplæg ved Bent Frederiksen. Dias og evt. andet materiale eftersendes. Orientering fra udvalgene 14. Ad-hoc udvalg Ad-hoc udvalget har holdt møde den 20. oktober. Formanden for udvalget giver en orientering, referat fra møde vedlagt til orientering. (eftersendes) Det indstilles, at orienteringen tages 15. Byggeudvalg Byggeudvalget har holdt møde den 20. oktober. Formanden for udvalget giver en orientering, referat fra mødet vedlagt til orientering. Det indstilles, at orienteringen tages 7

8 16. Demokrati- og kommunikationsudvalg Demokrati- og kommunikationsudvalget har holdt møde den 15. oktober. Udvalget konstituerede sig med Ellen Vedelsby som formand. Formanden for udvalget giver en orientering, referat fra mødet vedlagt til orientering. Det indstilles, at orienteringen tages 17. Drifts- og service udvalg Drifts- og serviceudvalget har holdt møde den 8. oktober. Formanden for udvalget giver en orientering, referat fra mødet er vedlagt til dagsordens punkt 4 til orientering. Det indstilles, at orienteringen tages Orienteringspunkter 18. Status workshops Invitationer til de fire workshops er udsendt. Der vil på mødet blive orienteret om tilmeldinger m.m. Det indstilles, at orienteringen tages 19. Status bestyrelsesudvikling (program, datoer mm.) Der vil blive givet en orientering på mødet. 20. Status samdrift Øst/Vest Vedlagt er oversigt med status på de forskellige samdriftsområder. 21. Sociale mål 2020 Som orienteret om på et tidligere bestyrelsesmøde er Kundechef Solvejg von Barm blevet inviteret til at deltage i følgegruppen for Socialstyrelsens projekt omkring forankring af resultaterne fra Hjemløsestrategien. 8

9 Vedlagte bilag beskriver status på dette arbejde samt øvrige aktiviteter på området, hvor 3B er involveret. 22. Udlejningssituationen Vedlagt oversigt over ledige boliger og erhvervslejemål/institutioner pr. 30. september 2014, hvor det samlede lejetab udgør kr ,53. Hovedforklaringen på det store tab er, som det er bestyrelsen bekendt, Solvang Centret. 23. Fraflytning 3. kvartal Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdomsboliger og ældreboliger; hvor det fremgår, at der i 3. kvartal 2014 har været 274 fraflytninger, samt at fraflytningsprocenten var 2,39 %. 24. Indflytning 3. kvartal Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over indflytninger for alle familieboliger i 3. kvartal Restancer 3. kvartal Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over restancer og udsætteler for de første tre kvartaler af Som det fremgår af statistikken, har der været 30 udsættelser i de første tre kvartaler af

10 26. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Fra direktionen: Andre: 27. Eventuelt 10