VALUERING AF PILOTPROJEKT

Transkript

1 EVALUERING AF PILOTPROJEKT KLINISK LOGISTIK REGIONSPSYKIATRIEN HORSENS REGION MIDTJYLLAND Regionshuset Viborg Psykiatri og Social Psykiatriplanlægning Juni 2014

2 Indledning Styregruppen for It i Region Midtjylland godkendte den 25. oktober 2012, at Klinisk Logistik udrulles til alle hospitaler i Region Midtjylland indenfor 2-3 år, nærmere betegnet inden udgangen af Psykiatri- og socialledelsen besluttede den 19. marts 2013 at udpege Regionspsykiatrien Horsens som pilotafdeling, hvor udrulning og implementering af det initielle system skulle ske i 2013 og Formålet var at afklare, hvilke funktioner der bør tilføjes løsningen for, at Klinisk Logistik fungerer godt i psykiatrien, samt afprøve om Klinisk Logistik med fordel kan anvendes i forbindelse med stationær behandling i psykiatrien. Klinisk Logistik blev afprøvet ved Regionspsykiatrien Horsens i perioden 10. december 2013 til 15. maj Formålet med Klinisk Logistik Formålet med Klinisk Logistik er, at det skal: Give klinikerne et hurtigt overblik Bedre kommunikationen mellem klinikerne Sikre koordinering og optimering af arbejdsgangene Understøtte et sikrere, hurtigere og bedre patientforløb Sikre at kapacitet og ressourceudnyttelse optimeres Klinisk Logistik er ikke et dokumentationsværkstøj, idet dokumentation fortsat alene sker i MidtEPJ. Klinisk Logistik erstatter de fysiske whiteboards, der hænger i personale og konferencerum, patienttavlerne på gangene samt diverse koordinerende sedler og kalendere. Klinisk Logistik består af touch-/storskærme samt Anywhere 1 på pc ere. Klinisk Logistik fokuserer på klar videndeling og på hele forløbet, fra en patient henvender sig et sted i sundhedsvæsenet til patienten er rask og 'ude' igen, hvorfor det tilsvarende bruges i forhold til 'det lange patientforløb' og 'det gennemsigtige hospital'. Manglende flow kan bremse fremdrift i patientens forløb. Der blev ved opstart af projektet ikke udarbejdet et lokalt formål, men anvendte i stedet regionens. Tilsvarende har Region Midtjylland ikke udarbejdet en decideret business case til Klinisk Logistik, i stedet skal en gevinstrealiseringsskabelon bruges på Klinisk Logistik. Psykiatrien har anvendt skabelonen i forbindelse med evalueringen. Gevinstrealisering Motivationen for evalueringen var at se hvilke gevinster, der er ved på det enkelte afsnit at have synlig visning af patienternes essentielle kliniske informationer på elektroniske overblikstavler. Disse informationer drejer sig især om tvang, udgang, brøset score og skærmning. Fremadrettet vil disse data blive overført fra MidtEPJ, men da denne integration mellem MidtEPJ og Klinisk Logistik endnu ikke er klar, indtastes op- 1 Klinisk Logistik består af flere brugergrænseflader: Storskærmskomponenten (også kaldet IDF Interactive Display Framework) og den webbaseret løsning, Anywhere til arbejdspc er. Anywhere giver adgang til dine data uanset hvilken platform, du foretrækker at arbejde fra og hvorhenne. Arbejdet er mobilt. Kræver login for at bruge Anywhere. Side 2

3 lysningerne manuelt på nuværende tidspunkt. Samtidig er det målt, hvorvidt arbejdet udføres på en ny og forbedret måde. Implementering af Klinisk Logistik er ikke kun af teknisk karakter. Det er velbeskrevet, at implementering også har en menneskelig dimension, da ændringer af arbejdsrutiner fundamentalt set er en vanskelig disciplin og kræver tid, oftest over 6 måneder. Gevinster realiseres først, når IT og organisation er afstemt. Der har under hele forløbet derfor været fokus på, at ledere og brugere af systemet er vigtige aktører i at udløse og realisere gevinsterne. Fokusering på succeshistorier samt omprioritering undervejs har været væsentligt for at sikre, at gevinsterne kan høstes, og fodfejlene ikke udbredes til hele organisationen ved efterfølgende implementering. Definering af de tiltag, der skal gennemføres for at realisere succeshistorier og/eller omprioriteringer, har tilsvarende haft betydning for, at erfaringerne kan bruges i implementering på andre psykiatriske afdelinger. Regionens tiltag i Klinisk Logistik specielt for psykiatrien Programstyregruppen for Klinisk Logistik har i efteråret 2013 besluttet, hvilket tiltag der skal ske indenfor Klinisk Logistik, hvilket fremgår at tabel 1. Det skal dog tilføjes, at der løbende sker justeringer i systemet, som også kommer psykiatrien til gavn. Tabel 1: Nogle af de planlagte ændringsønsker, som kommer psykiatrien til gavn Beskrivelse Visning på storskærm og Anywhere Hvornår til brug i klinikken 3 dropdowns på storskærmen Brøset Efteråret 2014 (manuel indtastning, men egne Udgang felter) Skærmning Tvang (integration fra MidtEPJ)* Den dokumenterede SFI-tekst vedr. tvang Før sommeren 2014 overføres OBS-oplysninger fra MidtEPJ* Ingen genoplivning Før sommeren 2014 Ikke respiratorkandidat Ingen blodtransfusion Isolation Introspektion af integration mellem MidtEPJ og Klinisk Logistik PAS-integration mellem MidtEPJ og Klinisk Logistik* Psykiatriske integrationer (integreres fra MidtEPJ)* Løsning der sikre, at man kan stole på oplysningerne i Klinisk Logistik, som er overført fra MidtEPJ, hvis et af systemerne går ned Akutte ambulante kontakter CPR-oplysninger o Fletning af CPR-nr o Mors-oplysning Brøset Skærmning Udgangsaftaler Før sommeren 2014 Ultimo 2014 Ultimo 2015 Fase 2 PAS-integration* Understøttelse af akutområdet (relevant Ultimo 2015 når psykiatrien er en del af akutområdet) Indlæggelser Formentligt højreklik fra MidtEPJ til Klinisk Logistik og modsat *Dataene fødes i MidtEPJ og overføres til Klinisk Logistik. Fra beslutningen om integration tages til integrationen er klar til udrulning går ca. 1½ år, samme procedure som ændringer vedr. MidtEPJ. Metode Projektets målemetoder er foretaget ved manuelle målinger i to uger før pilotprojektet og gentaget de to sidste uger af projektperioden. De øvrige kvantitative målinger er Side 3

4 foretaget i InfoRM, PAS-datamarten samt journalaudit i samme periode i hhv og Spørgeskemaer blev udsendt til sengeafsnittenes medarbejdere. Svarprocenten var 52 %, hvor medarbejdere på ferie, barsel mv. i svarperioden er talt med i antal medarbejdere. Projektets gevinster Projektets gevinster er en præcisering af formålet med Klinisk Logistik jf. ovenfor. Måleparametrene blev valgt med henblik på at kunne høste gevinsterne. Gevinsterne har en indbyrdes afhængighed, fx er nedbringelse af den gennemsnitlige liggetid afhængig af fokus på sengedage, prioritering i patientrækkefølge, tilgængelighed til informationer, fokus på patientforløbet, alle opgaver er udført til tiden, udskrivning mv. Forventede overordnede gevinster på baggrund af somatikkens erfaringer: Forbedret samarbejde på tværs af afdelingerne Øget behandlersikkerhed grundet bedre overblik Højere patientsikkerhed Højere kvalitet i behandlingen af patienter Yderligere gevinster: Øget læsbarhed og standardisering af patientinformationer Opdaterede informationer altid tilgængelige Hurtigere overblik over diagnose Bedre prioritering i patientrækkefølge Optimering i prioritering af arbejdsopgaver Lette at give pårørende relevant information Større overblik over ledige senge Bedre udnyttelse af sengekapaciteten Lettere at finde patient Finde kontaktsygeplejerske Finde kontaktlæge Notere patienter på overblikstavler Fremstille patientlister ved vagtskifte Færre afbrydelser i arbejdet Minimering i behov for statusmøder Optimeret morgenkonference Optimerede rapportoverleveringer Flere udskrivelser Kortere gennemsnitlig indlæggelsestid. En del af gevinsterne er ikke-målbare, men ikke desto mindre yderst værdifulde og kan medvirke til øget produktivitet. Efter-målingerne blev foretaget umiddelbart efter indførelse af systemet, dvs. 1-4 måneder efter implementering, hvorfor data ikke kan forventes at kunne vise den store forskel, når systemet ikke var fuldt indarbejdet i medarbejdernes arbejdsgang. En kortere måleperiode på kvantitative data vil ikke kunne vise en reel gevinst omend der også er medtaget målinger fra de sidste 4 uger af projektet med henblik på at vise en Side 4

5 forskel. Det har ikke været muligt at foretage målingerne senere pga. det ved opstart af projektet blev besluttet, at evalueringen skulle foreligge, når projektperioden stoppede. Erfaringerne fra bl.a. Region Midtjylland viser, at det tager 3-6 måneder før et nyt system er indarbejdet i alle arbejdsgange Nedenfor opgøres gevinsterne i hhv. økonomiske og kvalitative gevinster. Ikke alle opstillede gevinster gennemgås nedenfor, hvilket ikke er ensbetydende med, at gevinsten ikke er til stede. I stedet fokuseres på de områder, hvor gevinsterne har været størst. Økonomiske gevinster De økonomiske gevinster kan opdeles i tre parametre: Besparelse på antal sengedage og flere udskrivelser Besparelse på personaleressourcer ved effektivisering af konferencer og rapport Nedbringelse af personaleudgifter grundet sygefravær. Besparelse på antal sengedage og flere udskrivelser Aktiviteterne realiseres ved ændrede arbejdsgange, hvor fokus er på udskrivelse til rette tid samt logistisk overblik over patienten og patientforløb. Regionspsykiatrien Horsens opnåede gevinsten ved at kunne få flere patienter behandlet på samme tid. Gevinsten blev opnået med et fald i antal sengedage fra 17,78 til 13,92, altså 3,86 dag og en stigning i antal udskrivelser fra 65 til 73, hvor der i begge tilfælde blev målt på samme 4 ugers periode i 2013 og Kigges der i stedet på en 4 måneders periode ses det, at den gennemsnitlige liggetid reduceres fra 16,2 til 14,6 sengedage (1,6 dag svarende til 10 %)) mens antal udskrivelser steg fra 356 i 2013 til 438 i 2014, en stigning svarende til 23 %. En samlet opgørelse af de øvrige psykiatriske afdelinger i Region Midtjylland i samme periode havde ikke en stigning. Opgørelsen viste desuden, at Regionspsykiatrien Horsens havde markant flere endagsindlæggelser end før anvendelsen af Klinisk Logistik. Stigningen i endagsindlæggelser gik fra 97 til 152 (57 %) mod status quo regionalt. Korrigeres der for en-dagsindlæggelserne ligner Regionspsykiatrien Horsens og de øvrige afdelinger hinanden. Pga. den korte projektperiode har det ikke være muligt at undersøge, hvorvidt diagnoserne har haft indflydelse. Besparelse på personaleressourcer ved effektivisering af konferencer og rapport Personaleressourcer bespares ved effektivisering af konferencer og rapportgivning samt stuegang. Dette opnås ved ændrede arbejdsgange med fokus på optimering af tidsforbrug samt logistisk overblik over patienter og patientforløb. Regionspsykiatrien Horsens opnåede gevinsten ved at få mere tid til patientnært arbejde. Gevinsten blev hovedsagligt opnået på O2 og O3, hvor tidsforbruget i rapportgivning faldt mellem 3 % og 41 %, mens den gennemsnitlige tid på konference faldt med hhv. 16 % og 52 %. Tidsforbruget inden Klinisk Logistik var meget ens på de tre afsnit. Eftermålingerne har vist, at O3 har effektiviseret konferencer og rapportgivning mest og opnået en reducering af medarbejdernes tid med op til 50 %. O2 har fasthold tiden ved natrapport og onsdagskonferencerne, hvor sidstnævnte nu også indeholder andre elementer end tidligere. O1 registrerede ikke konference og rapportgivning ved eftermålingerne, hvorfor der ikke kan udregnes en effektivisering for dette afsnit. Rapportgivning sker dels ved Side 5

6 storskærmene dels ved udprint af lister fra Klinisk Logistik dels fra MidtEPJ-lister. Målet var en reducering af tidsforbruget og mere tid til patientnært arbejde. Nedbringelse af personaleudgifter grundet sygefravær Regionspsykiatrien Horsens oplevede en lille stigning i sygefraværet, hvilket afsnittene selv pålægger andre parametre end indførelsen af Klinisk Logistik. Indførelsen af Klinisk Logistik har ikke haft den forventede effekt i form af mindre sygefravær. Kvalitative gevinster De kvalitative gevinster kan opdeles i tre parametre: Bedre arbejdsmiljø Øget patientsikkerhed Efterlevelse af servicemål De kvalitative gevinster blev opnået ved reducering af forstyrrelser i afsnittene, kortere tid på rapportgivning og konferencer. De kvalitative gevinster skal ligeledes ses i sammenhæng med hinanden. Nogle af de faktorer, som har nedbragt antallet af forstyrrelser i afsnittene er: Mulighed for at følge med i forløbet af stuegang på tværs af teams o Personalet skal ikke forstyrre hinanden for at få oplysninger om forløbet af stuegangen Patienter og pårørende kan finde personlige kontaktpersoner på patientinfoskærmen o Patienter og pårørende kan henvende sig direkte til kontaktpersonen uden at forstyrre andet personale På skærmene kan status på personalet ses på tværs afsnittet o Personalet kan se, hvem der er på arbejde og hvem der er tilknyttet det kliniske arbejde o Personalet telefonnummer fremgår, hvorfor personalet kontaktes direkte o Det fremgår, hvis personalet har samtale med patient og ikke skal forstyrres o De studerende kan se, hvilket personale de skal henvende sig til Advis-listen viser modtagende og afsende personale på den enkelte patient o Personalet kan henvende sig direkte til modtagende/afsendende personale på tværs af afsnit (senere afdelinger) Liste der viser patienten med aktiviteten eftersamtale ved tvang mv. o Personalet kan se, hvilke patienter der skal have samtalen og undgår at skulle spørge kollegaerne om status Bedre arbejdsmiljø Bedre arbejdsmiljø opnås bl.a. ved mere ro i afdelingen. Arbejdsro medfører højere produktivitet. Regionspsykiatrien Horsens mål var en reducering på 30 % i antal afbrydelser ved både relevante og ikke relevante forstyrrelser. Opgørelserne viser, at målet blev nået, idet den laveste reducering på antal forstyrrelser var på 36 % og den højeste var 57 %. Medarbejderne kan hurtigt se oplysningerne på storskærmene eller Anywhere frem for at forstyrre kollegaerne. Afdelingssygeplejerskerne fremhæver ligeledes de færre forstyrrelser som et positivt element i en i forvejen travl hverdag. Side 6

7 Et bedre arbejdsmiljø er samtidig en forventning om, at personalet får et bedre overblik og derved større arbejdsglæde. En spørgeskemaundersøgelse blandt personalet viste, at 74 % af de adspurgte svarede, at det samlede overblik over afsnittets patienter er bedre end før indførelsen af Klinisk Logistik, mens 88 % svarede, at overblikket over opgaven hos den enkelte patient er meget eller lidt bedre. Det samlede overblik over opgaver for alle afsnittes patienter er 76 % meget eller lidt bedre sammenholdt med før indførelsen. Overblikket over kollegaerne i løbet af dagen er 41 % meget eller lidt bedre mens 50 % svarede uændret. Højest 7 % svarede, at overblikket er blevet meget eller lidt dårligere. 69 % af medarbejderne oplevede, at Klinisk Logistik har hjulpet dem meget eller lidt med at udnytte ressourcerne, at lave det rigtige og have en mere effektiv arbejdsdag. Den generelle tilfredshed med arbejdet var 43 % meget eller lidt højere mens 45 % svarede uændret. Øget patientsikkerhed Det samlede antal utilsigtede hændelser nedbringes med henblik på øget patientsikkerhed. Gevinsten høstes af både patienter og personale. Regionspsykiatrien Horsens opnåede en reducering på 28 % i antal utilsigtede hændelser sammenholdt med perioden før indførelsen af Klinisk Logistik. Øget medarbejderoplevet patientsikkerhed viste, at 34 % svarede meget eller lidt bedre end før indførelsen mens 59 % svarede uændret. Kvaliteten af stuegang oplevede 31 % som meget eller lidt bedre mens 48 % svarede uændret. Efterlevelse af servicemål Antal gennemførte eftersamtaler til tiden skulle øges til servicemålet på 90 % mod 35 % før indførelsen. Ved måletidspunktet blev 78 % af alle eftersamtaler gennemført til tiden, hvilket er en klar forbedring, selvom målet ikke blev opfyldt. Udlevering af behandlingsplaner til tiden skulle øges fra 52 % til 90 %. Gevinsten opnås hos patienten og i forbedring af servicemålet. Ved måletidspunktet blev 57 % af behandlingsplanerne udleveret til tiden, hvorved hverken målet eller servicemålet blev opfyldt. Side 7

8 Tabel 2: Manuelle målinger (tallet i parentes viser reduktion i procent)* Førmåling Eftermåling Måleparameter Gnssnisnit Gns- O1 O2 O3 O1 O2 O3 Relevante forstyrrelser 24/14 34/35 19/31 12/6 21/19 12/ (målt 2 dage) Ikke-relevante forstyrrelser 11/2 12/13 11/ /1 3/4 7/9 --- (målt 2 dage) Morgenrapport (minutter) (3%) (26%) (4%) Middagsrapport (minutter) Aftenrapport (minutter) (18%) (41%) (18%) Natrapport (minutter) (0%) (11%) på konference (minutter) (16%) (52%) (22%) på stuegangskonference (O1, O3), onsdagskonference (O2) (minutter) (0%) (43%) (52%) Kilde: Manuelle målinger foretaget af O1, O2 og O3 før implementeringen og ved projektslutningen. * Tallene skal sammenlignes i før- og eftermålingerne. Ved relevante forstyrrelser viser fx 24/14 for O1: antal forstyrrelser i to uger. Tallene skal fx sammenlignes med 12/6, hvor 24 og 12 sammenholdes og 14 og 6 sammenholdes. Procenterne i parentes er reducering udtrykt i procent sammenholdt med tallet i førmålingen. Tabel 3: Registrerede målinger Måleparameter (tallene er trukket i samme tidsperiode i 2013 og 2014) Før-måling Gennemsnit for alle afsnit Efter-måling Gennemsnit for alle afsnit Behandlingsplaner udleveret til tiden * 52 % 57 % Gennemførte eftersamtaler (efter tvangsanvendelse) 35 % 78 % Indlæggelsestid i dage 17,78 13,92 Antal udskrivelser Utilsigtede hændelser Registrering af volds- og chikaneepisoder 4 8 Sygefravær 7,08 % 7,59 % Kilde: PAS-datamarten uge 21, InfoRM 2/ og journalaudit. Udtræk fra inforrm er sket i samme periode i 2013 og 2014 mhp. at kunne sammenligne tallene. * Eneste opgørelse baseret på journalaudit. Tabel 4: Sengeopgørelser i en 4 måneders periode i 2013 og 2014 Regionspsykiatrien Horsens Alle afdelinger i RM Gennemsnitlig liggetid 16,2 14,6 (10 %) 16,8 16,1 (4 %) Antal udskrivelse (23 %) (3 %) Antal én-dagsindlæggelser (357 %) (-3 %) Kilde: PAS-datamarten Gevinsterne ved Klinisk Logistik De økonomiske gevinster blev opnået dels ved en besparelse på antal sengedage dels ved besparelse af personaleressourcer ved effektivisering af konferencer og rapportgivning. De kvalitative gevinster blev opnået ved bedre arbejdsmiljø og øget patientsikkerhed. Helt overordnet svarede 53 % af de adspurgte, at de vil anbefale andre psykiatriske afdelinger at indføre Klinisk Logistik, mens 14 % svarede nej. Samtidig mener de tre Side 8

9 afdelingssygeplejersker, at de hellere vil arbejde videre med Klinisk Logistik frem for tilbage til whiteboards, specielt forventes gevinsten når integrationen til MidtEPJ er på plads. Projektets opstillede gevinster blev opfyldt. Flere gevinster blev opnået gennem målepunkterne, andre via opsætningen (fx synliggørelse af kontaktsygeplejersker og kontaktlæge). En længere projektperiode med stabilitet i afdelingen vil med stor sandsynlighed høste større gevinster. Hvordan Klinisk Logistik understøtter dagligdagen i en psykiatrisk afdeling Klinisk Logistik understøtter hverdagen bedre end de almindelige whiteboards gjorde. Ingen medarbejdere ønsker de gamle whiteboards med diverse informationer med papirlister, gule labels mv. tilbage, eftersom Klinisk Logistik har givet en bedre arbejdsdag med færre forstyrrelser, bedre overblik og bedre arbejdsmiljø. Arbejdsrutiner er blevet ændret til det bedre. Patientsikkerheden er blevet bedre pga. hurtigt overblik over brøset scoren, udgang, skærmning og tvang. Det er blevet nemmere at få overblik over meldte og ventende patienter i Modtagelsen samt sende patienterne videre til sengeafsnit med relevante oplysninger. Patienterne er desuden glade for oversigttavlerne og føler sig bedre orienteret. Anywhere er meget brugbar og de udprintede lister er medvirkende til kortere og mere effektiv rapportgivning. Hurtigt overblik over opgaver hos den enkelte patient og afsnittets patienter. Bedre samarbejde på tværs af afsnittene. Samarbejde med Hospitalsenheden Horsens. Klinisk Logistik vil blive endnu bedre, når integrationen til MidtEPJ kommer, både til tavlerne og til Anywhere. Integrationen er væsentlig, eftersom personalet i dag bruger tid på dobbeltdokumentation (hvilket der også blev med whiteboards). Viden om, at dette kommer, har betydet tiltro til systemet. I Anywhere printes lister ud fra de oplysninger, der er indtastet for hver patient (fx stuegang). Disse lister har medført kortere rapportgivning, synlighed af udførte opgaver, overblik samt informationer om, hvilke opgaver der mangler at blive udført. Listerne fra Anywhere kan printes og haves i lommerne, hvorved opgaverne altid er synlige. Lister eksisterer kun i Klinisk Logistik og er et brugbart redskab i understøttelse af dagligdagen på en psykiatrisk afdeling. Lægerne ved Regionspsykiatrien Horsens har ligeledes ønsket brug af disse lister, hvilket styrker forventningen til, at alle medarbejdere opdaterer listerne. En væsentlig forudsætning for optimal brug af systemet er ressourcer til oplæring, hvor alle medarbejdere skal lære at bruge systemet. Dette sikrer, at alle bruger systemet ensrettet samt tavlerne altid vil være opdateret og pålidelige. Lister vil ligeledes være opdateret og rapportgivning kan gøres mere endnu mere effektivt end tilfældet er i dag. Samtidig vil lægerne også kunne drage stor nytte af systemet. Et afsnit havde i implementeringsperioden en medarbejder dedikeret til oplæring og opdatering af Klinisk Logistik skærme, hvorved alle lærte systemet at kende, hvilket medførte opdaterede lister og større arbejdsglæde. Somatikkens forventninger til psykiatrien Somatikken implementerer Klinisk Logistik på alle afdelinger frem til Deres forventninger til psykiatriens anvendelse af Klinisk Logistik ses bl.a. på områderne: Side 9

10 Akutafdelingerne videre visitation til psykiatrien forventes at ske via Klinisk Logistik Patienten skal fra psykiatrien til somatikken (Fx selvskadende piger eller blodprop mv) overflyttes via Klinisk Logistik Indlagt somatisk patient skal over i psykiatrien overflyttes via Klinisk Logistik Serviceafdelingen (rengøring, flytning af senge, portør mv.) overblik skabes via Klinisk Logistik Køkkenet (kan se belægning samt fx særkost (minus svinekød, vegetar) Udviklingspotentiale i forhold til Klinisk Logistik Ved implementering af Klinisk Logistik på de øvrige psykiatriske afdelinger, har erfaringen fra pilotprojektet vist, at det er væsentligt med følgende fokus: Stram ensartet opsætning på tværs af alle afdelinger Kursus/oplæring af medarbejdere, Ledelsesmæssig opbakning vilje, fokus og opfølgning på alle niveauer Gevinsterne skal høstes via effektivisering Ekstra ressourcetræk i Psykiatriplanlægning til understøttelse af Klinisk Logistik Fokus på, hvad Klinisk Logistik skal kunne i ft. MidtEPJ Regionspsykiatrien Horsens har både i forberedelsen, under implementeringen og i driften oplevet udfordringer i forbindelse med Klinisk Logistik, som har haft indflydelse på pilotprojektet. På trods af de udfordringer Regionspsykiatrien Horsens har haft, har pilotprojektet vist, at de forventede resultater blev opnået - om end gevinstrealiseringen formentlig kunne være blevet endnu bedre, hvis ovenstående havde været mere til stede. Implementering af nyt it-system er kulturændring og ændring af arbejdsrutiner. Undersøgelser af implementering af it-systemer viser, at gevinster normalt først kan måles efter 6 måneder pga. medarbejdernes modstand og tilvænningsperiode, hvilket også har gjort sig gældende i dette projekt mhp. medarbejdernes tilvænning. Hvorfor udrulle Klinisk Logistik til alle psykiatriske afdelinger Beslutningen om integrationen mellem MidtEPJ og Klinisk Logistik er taget og der er regionalt afsat udviklingsmidler hertil. De konkrete integrationer vil ske løbende. Såfremt psykiatrien fravælger at udrulle Klinisk Logistik til de øvrige psykiatriske afdelinger på nuværende tidspunkt, har psykiatrien ingen mulighed for indflydelse på de kommende udviklingspunkter. Implementeringen af Klinisk Logistik imødekommer samtidig Region Midtjyllands vision om udnyttelse af it til at opnå en effektiv disponering af ansatte, faciliteter og hospitalsudstyr for herigennem at kunne yde en god service til patienter og deres pårørende. Medarbejdernes hovedkritikpunkt af Klinisk Logistik har været manglende integration til MidtEPJ, herefter manglende ledelsesopbakning og medarbejdere, som ikke anvend- Side 10

11 te systemet systematisk, hvorved tavlerne ikke var 100 % opdaterede. Såfremt udviklingspotentialet opfyldes kan Klinisk Logistik med fordel bruges på de psykiatriske afdelinger frem for almindelige whiteboards. Fordelene ved Klinisk Logistik er udover overblik, koordinering, kommunikation og optimering af arbejdsgang også tværfaglighed mellem afsnit, koordinering til konferencer og bedre patientflow. Tavlerne er designet således, at den nuværende udgave kan udrulles til alle psykiatriske afdelinger med relativ få lokaltilpasninger. Det anbefales, at Klinisk Logistik med fordel også bruges på følgende områder: Synlig visning af forventet udskrivelsesdato på tavlerne FMK aktivitet sikre aktiviteten finder sted Se de andres afdelingers belægningstavler dette kan gøres uden personfølsomme oplysninger og være medvirkende til det gennemsigtige hospital. Kan opstilles som det ønskes mht. hvor meget skal afdelingerne se hos hinanden mhp. at sikre produktivitet. Større samarbejde med de somatiske sygehuse end tilfældet er i dag (er påbegyndt med akutafdelingen, ECT og serviceafdelingen) Prioritering af patienter op til weekenden hurtigt overblik Overbelægning: hurtigt overblik over hvem kan/skal udskrives der kan prioriteres Ambulatorierne kobles på. De vil kun kunne se ambulatoriets patienter mht. om de er indlagte sikre bedre overgang mellem sengeafsnit og ambulatorierne samt tværfaglighed mellem afsnittene Lægekonferencer Udstyre læger med en tracer, så det fremgår af tavlerne, hvor lægerne er og ikke forstyrres unødigt. Eventuelle kvalitetsfaktorer ind på skærmene dog med fokus på overblik. Side 11